Broschure BX MRO. Lösungen auf Basis von SAP Business One

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1 Broschure BX MRO Lösungen auf Basis von SAP Business One

2 Wartung, Reparatur & Instandhaltung für SAP Business One Diese Kombination von SAP Business One mit variatec BX MRO macht die SAP-Software zur idealen Lösung für Unternehmen mit Service- und Wartungsarbeiten. So fügt variatec BX MRO SAP Business One alle wesentlichen Funktionen zu, die für die präventive und korrektive Instandhaltung sowie umfassende Serviceaufträge einschließlich Auftragsplanung, Kapazitätsplanung und flexibler Rechnungsstellung nötig sind. SAP Business One für MRO unterstützt die Kalkulation von Serviceaufträgen basierend auf Vorlagen und vergangenen Projekten, die umfassende Rechnungsstellung inkl. Arbeiten und (Ersatz-)Teile und stellt darüber hinaus eine umfangreiche Service-Historie bereit. Zu den Vorteilen zählen die genaue und termingerechte Fakturierung, die optimierte Nutzung von Ressourcen, die bessere finanzielle Kontrolle, Übersicht und Rentabilität sowie natürlich eine höhere Kundenzufriedenheit. Die termingerechte und qualitativ hochwertige Ausführung von Wartungs- und Servicearbeiten im Sinne des Kunden stellt eine besondere Herausforderung dar und erfordert ein gut koordiniertes Zusammenspiel des gesamten Betriebs. Die Buchhaltung mit einer Vielzahl verschiedener Fakturierungsfrequenzen, die Koordination der Teile- und Materialbeschaffung sowie das gleichzeitige Ausbalancieren von Arbeit und Kapazitätsengpässen, um Kundenfristen einzuhalten, können die Komplexität Ihres Unternehmens deutlich erhöhen. Nicht selten führt dies zu Fehlern, Terminüberschreitungen oder einer verminderten Leistungsfähigkeit. Mitentscheidend für die eigene Wettbewerbsfähigkeit sind hier integrierte Softwarelösungen, die hinsichtlich der besonderen Ansprüche von Serviceund Wartungsarbeiten optimiert sind Lösungen wie SAP Business One für MRO. Es ist einerseits eine umfassende Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, kann andererseits aber auch als Abteilungslösung für große Organisationen dienen. Die wichtigsten Vorteile: Bessere Service-Reaktionszeiten und höhere Servicequalität Erhöhte Genauigkeit von Kalkulationen sowie bei der Angebotserstellung Einfache, schnelle und genaue Fakturierung Einfache und leistungsstarke Planung Schneller und bewährter ROI Optimierte Ablaufplanung und Ressoucenallokation Reduzierte Notreparaturen Einfache Bedienbarkeit, Drill-Downs, Warnmeldungen und Benutzerrechte SAP Business One für MRO eignet sich für fast jeden Betrieb: MRO als Kerngeschäft MRO für den internen Gebrauch MRO für Produktion u/o Handelsunternehmen

3 Funktionen von MRO für SAP Business One Automatische Fakturierung von Serviceverträgen Je nach Fakturierungsfrequenz gehen Serviceverträge zur Abrechnung automatisch in eine Warteschleife. Hierdurch ist eine effiziente und zeitnahe Abrechnung gewährleistet. Wartungsaufträge Auf Basis der Wartungszyklen der Equipment-Card des Kunden (Stammdaten) generiert das System automatisch Wartungsaufträge. Diese können zeitabhängig (frei wählbare Zeiträume), leistungsabhängig (Zählung von z.b. Stunden) oder optional in Abhängigkeit davon, was zuerst eintrifft, geändert werden. Serviceanrufe Basierend auf Serviceanrufen generiert das System Serviceaufträge. Auf dem Serviceanruf-Screen wird eine komplette Übersicht der bisherigen Serviceanrufe, früherer sowie geplanter Serviceaufträge angezeigt. Planung von Serviceaufträgen Grafische Planungstools machen Terminierung wie Planung schnell und einfach. Dabei sind Serviceauftragsund Kapazitätsplanung voll integriert. Serviceaufträge und Aufgaben werden den Mitarbeitern über eine einfache Drag & Drop-Schnittstelle zugewiesen. Auftragskostenrechnung Für jeden Serviceauftrag kann ein Finanzplan festgesetzt werden, mit Echtzeit-Zugriff auf die tatsächlichen Kosten, Auftragsmarge und WIP (Work in Progress). Dies ermöglicht einen aktuellen Einblick in den Status des Serviceauftrags und dessen Fortschritt. Ferner stehen umfangreiche Drill-Down-Möglichkeiten zu Aktivitäten, Material und Arbeit zur Verfügung. Rechnungsstellung von Serviceaufträgen Das System verfügt über flexible Fakturierungsoptionen. Rechnungen können kalendarisch, auf Basis von Meilensteinen, Percentage of Completion oder manuell auf Anforderung erstellt werden. Sie können Personal, Material und Aufwendungen umfassen. Jeder Serviceauftrag kann nach individuellem Muster abgerechnet werden. Beschaffung & Bestandsführung Es stehen umfangreiche Funktionalitäten zur Materialplanung und Beschaffung zur Verfügung. Material lässt sich mit spezifischen Aktivitäten oder Meilensteinen verknüpfen, sodass ein Just-in-time-Einkauf ermöglicht wird. Unterstützt werden mehrere Lager mit der Möglichkeit von Bestellvorschlag und Projektbestand. Stundenzettel Buchung von direkten und indirekten Stunden mit Echtzeit-Rollup zu einem Serviceauftrag und flexibler Rechnungsstellung. Der Zeiteintrag kann auch ferngesteuert über einen Web-Browser erfolgen. Finanzverwaltung Komplett integrierte Finanzverwaltung, die von allen anderen relevanten Komponenten der Software mit Daten gespeist wird. Eine flexible und umfangreiche Finanzberichterstattung ergänzt diese Komponente. CRM Robuste und einfach zu verwendende CRM-Funktion, die vollintegriert ist und für die Transparenz aller Kundeninformationen sorgt. Mit grafischer Auswertung.

4 MRO für SAP Business One in 6 Schritte... Schritt 1: Erstellen eines Servicevertrags Serviceverträge können schnell und einfach erstellt werden. Verknüpfen Sie die Serviceobjekte und definieren Sie Vertragsbedingungen sowie Fakturierungsfrequenz. Mit diesem Servicevertrag haben Sie nun eine einfache Grundlage für die Wartungsplanung und die Auftragsfakturierung. Er ist sehr flexibel. Fortan muss nicht mehr gesucht werden, was in Rechnung gestellt werden soll oder was bereits fakturiert wurde. Sie haben einen direkten Überblick über alle Serviceanrufe und Rechnungsbeträge. Schritt 2: Erstellen einer Kunden-Equipment-Card (Stammdaten) Die Kunden-Equipment-Card beinhaltet alle Details und die Historie eines bestimmten Artikels sowie die komplette Übersicht aller Serviceinformationen bezüglich Artikel, Kunde und der Wartungsverträge. Letztere können zeitabhängig (frei wählbare Zeiträume), leistungsabhängig (Zählung von z.b. Stunden) oder optional in Abhängigkeit davon, was zuerst eintrifft, erstellt werden. Die Equipment-Card umfasst außerdem Informationen wie Seriennummer des Herstellers, Ersatz-Seriennummer und Service-Intervall. Sie lässt sich einfach mit Serviceaufträgen verknüpfen und verbinden.

5 MRO für SAP Business One in 6 Schritte... Schritt 3: Serviceanrufe Alle eingehenden Serviceanrufe lassen sich einfach im System registrieren, das Aufzeichnungen der letzten Serviceaktivitäten enthält. Die Informationen können in einer umfassenden Service- Wissensdatenbank integriert werden. Es benötigt nur einen Mausklick, und ausgehend von einem Serviceanruf kann ein konkreter Serviceauftrag erstellt werden. Alle Informationen, die für einen Serviceauftrag benötigt werden, werden ausgehend vom Wartungsvertrag, der Kunden-Equipment-Card und dem Serviceanruf zusammengestellt. Schritt 4: Serviceauftrag Für viele Unternehmen ist der Serviceauftrag der Ausgangspunkt der aktuellen Wartungsaktivitäten. Der Serviceauftrag kann manuell oder automatisch aus einem Wartungsvertrag, der Instandhaltungsplanung oder einem Serviceanruf generiert werden. Alles, was der Techniker für seine Arbeit braucht, wie Auskünfte über Material, Kosten und weitere Informationen, kann in den Serviceauftrag einbezogen werden.

6 MRO für SAP Business One in 6 Schritte... Schritt 5: Serviceauftragsplanung Grafische Planungstools machen die Terminierung und Planung von Serviceaufträgen schnell und einfach. Projektplanung, Kapazitätsplanung und Terminierung sind vollintegriert. Alle Serviceaufträge, präventive und korrektive, können den Mitarbeitern mittels einer einfachen Drag & Drop-Schnittstelle zugewiesen werden. Nach Fertigstellung werden Arbeit, Material und Kosten gebucht und der Serviceauftrag kann abgeschlossen werden. Schritt 6: Servicefakturierung Das System bietet eine Vielzahl von flexiblen Fakturierungsoptionen. Rechnungen können alle Arbeitsstunden, Aufwendungen und das verbrauchte Material umfassen. Dabei werden Rechnungspreis und die gewünschte Fakturierungsfrequenz zeit- oder leistungsabhängig durch die Wartungsverträge spezifiziert. Rechnungen werden manuell erzeugt oder aber gehen automatisch in eine Warteschleife, um nach vorgegebenem Schema fakturiert zu werden. Nach Erstellung der Rechnungen gibt das System einen Überblick über die Auftragsmargen.

7 Über SAP Business One SAP Business One hilft Ihnen,... Vertrieb Finanzmanagement Banking Einkauf Herstellung Bestandsführung Kundenbeziehungsmanagement (CRM) in einem einzigen, flexiblen, reaktionsschnellen System zu vereinen. Mit dem Einsatz von SAP Business One eröffnen sich Ihnen und Ihren Mitarbeitern viele Möglichkeiten: Verschaffen Sie sich einen kompletten Überblick Ihres Unternehmens mithilfe einer einzigen, präzisen Datenquelle für alle entscheidenden und zeitkritischen Geschäftsdaten. Geben Sie Ihren Mitarbeitern sofortigen Zugriff auf die richtigen Informationen, die sie benötigen, um den Geschäftsbetrieb optimal ausüben zu können. Erweitern Sie Ihr Geschäft und Ihren Kundenkreis mithilfe der Web-basierten CRM- und E- Commerce-Funktionen. Eine vollständige Sicht auf den Kunden in den Bereichen Vertrieb, Distribution und Finanzen hilft Ihnen, neue Wege für eine schnellere und bessere Betreuung Ihrer Kunden zu entdecken. Steuern Sie Ihr Unternehmen proaktiv durch automatische Benachrichtigungen, Workflows und Rückmeldungen zu den wichtigsten Geschäftsprozessen und Kundenbedürfnissen. Machen Sie Schluss mit reaktiven, zeitaufwendigen Löschmanövern! Optimieren Sie Ihren Betrieb durch die nahtlose Zusammenführung wichtiger Geschäftsprozesse wie Vertrieb, Einkauf, Bestandsführung und Finanzen, alle zusammen out-of-the-box, und beseitigen Sie damit redundante Dateneinträge und Fehler. Begegnen Sie wechselnden Anforderungen mit den einfach zu handhabenden Anpassungstools für SAP Business One, um den spezifischen Bedürfnissen Ihres Geschäfts sowie individuellen Benutzerpräferenzen Rechnung zu tragen.

8 Lösungen auf Basis von SAP Business One Über variatec AG variatec AG produziert ERP-Lösungen auf SAP Business One basiert. variatec Software wurde in enger Zusammenarbeit mit SAP entwickelt und bietet vollständige Integration mit SAP Business One. variatec AG verfügt über mehr als 450 Kunden weltweit aus einer Vielzahl von Branchen. variatec AG Wilhelmstrasse D Aachen DEUTSCHLAND P: +49 (0) F: +49 (0) M: variatec AG. variatec, erwähnte variatec Logo und andere variatec Produkten und Dienstleistungen sind Marken oder eingetragene Marken der variatec AG in Deutschland und in mehreren anderen Ländern. SAP, das SAP Logo und andere SAP- Produkte und-dienstleistungen sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und in mehreren anderen Ländern.

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