Virtual Roundtable: Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung

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1 Virtual Roundtable: Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung Titel des Interviews: Name: Funktion/Bereich: Organisation: Geschäftsprozessoptimierung durch elektronische Rechnungsverarbeitung Peter Körner Senior Business Development Manager New Technologies Adobe Systems GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, europäische Unternehmen erstellen jedes Jahr mehr als 18 Milliarden Rechnungen. Die meisten davon erreichen ihre Empfänger in Papierform auf dem Postweg. Sind die Rechnungen angekommen, werden sie mit großem manuellem Aufwand in den IT-Systemen erfasst. Eine Vereinfachung des ganzen Prozesses stellt die elektronische Rechnungsverarbeitung dar. Electronic Bill Presentment & Payment (EBPP) so lautet der internationale Begriff für elektronische Rechnungsverarbeitung. Gerade, weil jedes Unternehmen Rechnungen erstellt und erhält, ist dieses Thema für alle Marktteilnehmer so spannend, nicht zuletzt wegen der Kosten, die bei der Posteingangsbearbeitung gesenkt werden können. Um aber allen rechtlichen Ansprüchen zu genügen, müssen die elektronischen Rechnungsdokumente offiziell anerkannt und rechtssicher gültig sein. Hier spielen elektronische Signaturen im EBPP-Prozess eine entscheidende Rolle. Weitere Fragen der Technik und Organisation sind zu klären, um den EBPP-Erfolg sicherzustellen. Auch die ökonomische Sinnhaftigkeit muss vorab abschätzbar sein, um eine Anwendung in der Breite sicherzustellen. Potenziellen Anwender fehlen z.t. noch die notwendigen Informationen zu diesen Fragestellungen. So freut es uns, dass in diesem Virtual Roundtable wir Ihnen gemeinsam mit dem Who-is-who der Branche die wichtigsten Fragen im EBPP-Umfeld diskutieren können. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Peter Körner, Frage 1: Etablierung der elektronischen Rechnung Immer mehr Unternehmen und Organisationen erkennen mittlerweile, wie wichtig es ist, Geschäftsdaten schnell, kostengünstig und präzise auszutauschen, um intelligente Rationalisierungsmaßnahmen einleiten zu können. Zugleich ist das Markt-Potenzial für EBPP aber sicherlich noch nicht ausgeschöpft. Was würden Sie sagen, war die Geburtsstunde der elektronischen Rechnungen (in Theorie und/oder Praxis)? Wie akzeptiert ist diese Form der Rechnungsstellung heute? Wo bestehen heute noch Hindernisse für eine noch breitere Anwendung? Was sind umgekehrt Treiber in Richtung einer höheren Verbreitung? Die Elektronische Rechnung muss aus gesetzlicher Sicht einer Reihe von formalen Anforderungen genügen, um Missbrauch vorzubeugen. Das Problem wurde technisch gelöst, resultierte aber in nahezu unbrauchbarer Handhabung von mehreren Dateien pro Rechnung und in großer Unsicherheit beim Rechnungsempfänger. Viele Nutzer kennen solche zwar gesetzlich korrekten, aber für den Alltagseinsatz umständlichen Rechnungen aus eigener Erfahrung. Die Akzeptanz solcher Minimallösungen ist trotz aller Bemühungen und Anreize nur gering. Das bloße Ersetzen des Papiers durch die elektronische Rechnungsstellung ist zwar ein erster Schritt, für den Kunden ergibt sich jedoch dadurch kein nachvollziehbarer Nutzen. Oft ist das Gegenteil der Fall durch erhöhten Aufwand in der Verwaltung der Dateien und die komplizierte Handhabung. Dazu kommen noch die rechtlichen Unsicherheiten und Bedenken. Bisherige Ansätze leiden unter technischen und besonders unter Akzeptanzproblemen, da ein Mehrwert auf der Empfängerseite nicht gegeben ist. Die Intelligente Elektronische Rechnung erlaubt weit mehr Spielraum. Verschiedenste Anreize zum Wechsel auf die Online Rechnung sind kombinierbar, und der Kundennutzen ist real gegeben. Das einfache Konzept in einer Standard Adobe Reader Umgebung garantiert höchste Akzeptanz. Vertriebs- und Marketingstrategien werden direkt im Konzept abgebildet und führen zum Erfolg in vielen Bereichen, abseits von einer reinen Kosteneinsparung durch Verzicht auf Papier. Seite 2

3 Das von Adobe verfolgte Ziel ist die Intelligente Elektronische Rechnung. Technische und gesetzliche Hürden haben die Umsetzung bisher erschwert, doch das ist mit Adobe basierten Lösungen nicht mehr der Fall, inzwischen auch unabhängig zertifiziert und testiert für beliebige Adobe PDF-Dokumente der kostenlose Adobe Reader auf Empfängerseite genügt. Diese Lösungen können jetzt die Lücke zum Kunden schließen, auf Basis offener Standards, verbindlich, sicher und geprüft. Frage 2: Anwendungs-Szenarien für EBPP EBPP ganzheitlich verstanden ist ein umfassendes Thema mit einer Vielzahl von Schnittstellen bzw. Verbindungen zu anderen Themen und Systemen. Wie sieht Ihrer Meinung nach ein optimaler Prozess der elektronischen Rechnungsverarbeitung aus und welche Vorteile können Anwender daraus ziehen? Können Sie beispielhaft ein Anwendungs-Szenario und die dabei relevanten Fragestellungen skizzieren? Wie verläuft die Realisierung von EBPP-Projekten? Rechnungen entstehen je nach Kundenbeziehungen (B2C, B2B) einmalig, in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich) oder auch mehrfach pro Kunde. Je nach Marktsegment fallen zusätzlich z. B. Einzelverbindungsübersichten oder Verbrauchs und Nutzungsstatistiken an. Im Umfeld der Telekommunikationsbranche handelt es sich hierbei um schützenswerte Daten aus Sicht des Datenschutzes. Eine Verschlüsselung beim Versand der Daten über das Internet ist gefordert. Die Rechnung soll bequem per Mail versandt werden können, damit sie offline beim Kunden vorliegt. Eine Abholung der Dateien vom Portal soll alternativ möglich sein. Um die Akzeptanz beim Nutzer zu garantieren, ist die Verwendung vom Standardformat PDF gewünscht, ebenso die Nutzung des Adobe Readers. Diese grundsätzlichen Anforderungen lassen sich jetzt bequem um die Möglichkeiten der Intelligenten Elektronischen Rechnung erweitern. In der Praxis sollten also alle Informationen, also Rechnung, Signatur, Rechnungsdaten im XML-Format und alle sonstigen Informationen innerhalb einer einzigen Datei, vorzugsweise PDF, enthalten sein. Der gesamte Kontext der Seite 3

4 Rechnung bleibt damit einfach in der Datei erhalten, auf Dauer. Ein Export der Daten zur automatischen Weiterverarbeitung kann dann auf viele Weisen, im einfachsten Fall durch Druck auf einen Export-Knopf innerhalb der signierten Rechnung abgebildet werden. Bei Fragen zur Rechnung genügt statt eines Anrufes im Call Center wieder ein einfacher Klick auf einen Fragen-Knopf in der Rechnung, der dann ein Formular öffnet, dass natürlich ebenfalls Teil der Rechnung ist. Und natürlich spart man sich die Eingabe der Kundenstammdaten, denn die sind selbstverständlich vorbefüllt.so muss eine vernünftige Rechnung aussehen. Und das schafft dem Rechnungsversender einen echten Merhwert und nicht Mehrarbeit. Frage 3: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bei EBPP Am Anfang eines EBPP-Projekt sollte eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung stehen. Hier besteht bei potenziellen Anwender oft noch Unsicherheit über die Investitionen, die laufenden Kosten und die ökonomischen Nutzen-Potenziale. Können Sie allgemein oder beispielhaft für das skizzierte Szenario die wirtschaftlichen Effekte von EBPP skizzieren? Für wen rechnet sich EBPP? Rentabilitätsrechnungen, die mehrere Unternehmensbereiche umfassen, lassen sich nur mit hohem Aufwand realisieren. Intelligente Rechnungen haben neben der reinen Kostensenkung auf viele weitere Bereiche positive Auswirkungen und können z.b. in Vertriebs- und Marketingstrategien eingesetzt werden. Dennoch können einige Aussagen zur Rentabilität gemacht werden. Selbst, wenn viele weiche Faktoren wie z.b. Kundenzufriedenheit, Kundenmehrwert durch Datenexport oder Tarifattraktivität durch Kopplung mit Intelligenter Rechnung unberücksichtigt bleiben. Unterm Strich sind die Einsparungen bei flächendeckenden Lösungen immens: Wir für ein Szenario in der Telekommunikationsbranche rund 40 Millionen Euro ermittelt! Seite 4

5 Frage 4: Rahmenbedingungenm: Signatur, Compliance, Standards,... Eng verbunden mit dem Thema EBPP sind auch die Themen Elektronische Signatur und Compliance. Weitere wichtige Rahmenbedingungen für EBPP sind Standards der Rechnungslegung und gesetzliche Regelungen. Können Sie den Status Quo bei der Elektronischer Signatur und die Wechselwirkung zwischen beiden Themen skizzieren? Was versteht man dabei unter einer sicheren Signaturerstelleinheit? Welche Rolle spielen Trust-Center? Welche weiteren Standards sind neben dem PDF-Format relevant? Welche Compliance-Richtlinien müssen beachtet werden? Welche Anforderungen kommen durch das neue Umsatzsteuergesetz auf alle Beteiligten zu? Elektronische Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug herangezogen werden sollen, müssen einer Reihe von Anforderungen genügen: 14 Abs. 3 UStG, GOBS, GDPdU und weitere. Sie müssen u.a. mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur nach Deutschem Signaturgesetz versehen sein. Der Empfänger muss diese Signatur vor der Verarbeitung der Rechnung auf seine Gültigkeit verifizieren und das Prüfprotokoll zusammen mit der Rechnung archivieren. Ein Wirtschaftprüfer nimmt eine Verfahrensprüfung des Gesamtprozesses vor und testiert die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Ein auch aus steuergesetzlicher Sicht wichtiger Aspekt ist die Art des XML- Datentransportes. Eine Intelligente Elektronische Rechnung soll die XML-Daten in einer auswertbaren Form transportieren. Jedoch scheidet das Verfahren einer einfachen Dateianlage von vornherein aus, da bei dieser Art der Dateneinbettung zwei Instanzen der Rechnung entstehen eine visuelle Darstellung innerhalb der PDF-Datei und eine zweite, unabhängige Version innerhalb der Dateianlage. Aus Wirtschaftsprüfersicht existieren somit zwei Rechungen, was nicht den Anforderungen der Ordnungsmäßigkeit entspricht. Zudem müssen die Rechnungen qualifiziert elektronisch signiert und alle Inhalte visualisiert werden können. Nur so können auch Manipulationen erkannt werden. Bei einer Dateianlage ist das nicht der Fall. Eine Einbettung auf Basis einer Adobe PDF- Vorlage visualisiert dagegen direkt die zugrunde liegenden XML-Daten innerhalb der PDF-Instanz. Es existiert also nur eine Instanz. Die Qualifizierte Elektronische Signatur auf Basis der OPENLiMiT Komponenten kann zudem jederzeit alle relevanten Inhalte rechtsverbindlich visualisieren. Seite 5

6 Die von Adobe und unserem Partner OPENLiMiT SignCubes umgesetzte Lösung unterstützt alle Anforderungen an die Intelligente Elektronische Rechnung auf Basis von beliebigen PDF-Dateien also auch Ihren vorhandenen Vorlagen inklusive Datentransport und Client-Unterstützung auf Basis des Adobe Reader. Die Lösung ist nach den höchsten Standards und Prüfkriterien in Deutschland beim BSI zertifiziert (Common Criteria EAL4+), nach dem Deutschem Signaturgesetz bestätigt (weitere Informationen unter und Wirtschaftsprüfersicht durch PriceWaterhouseCoopers (PWC) abgenommen. Der gesamte Monatsbericht wird (zusätzlich zur eigentlichen Rechnung) ebenfalls elektronisch signiert. Nach dem Öffnen des Monatsberichtes findet eine automatische Prüfung der Signatur statt. Der Nutzer kann an der Gültigkeit der Signatur erkennen, dass diese Datei unverfälscht ist und kann gleichzeitig die Echtheit des Absenders überprüfen. Auch das stellt eine fundamentale Neuerung im Vergleich zu bisherigen Ansätzen dar: Als Kommunikationsweg für den Monatsbericht kann jeder beliebige, also auch unsichere Übertragungskanal gewählt werden , CD, Portal-Download etc. Die Signatur lässt am Ende des Verteilweges verbindlich erkennen, dass der Inhalt des Monatsberichtes vollständig und authentisch übermittelt wurde. Diese elektronische Signatur kann auch automatisiert für alle ausgehenden Rechnungen angebracht werden. Seite 6

7 Frage 5: Markt, eigene Lösungen und Differenzierung Anwender müssen nicht nur die relevanten fachlichen und ökonomischen Fragestellungen für sich klären, sondern auch die richtigen Partner identifizieren. Welche Marktteilnehmer spielen Ihrer Meinung nach im EPBB-Markt (bzw. in den Teilmärkten) eine besondere Rolle? Wo im Markt sind Sie aktiv bzw. für welche Nachfrager und Probleme ist Ihre Lösung die passende Lösung? Wodurch differenzieren Sie sich von Wettbewerbern, die in Ihrem Markt aktiv sind? Die Intelligente Online Rechnung auf Basis von Adobe und OPENLiMiT Technologie erfüllt alle gesetzlichen und formalen Rahmenbedingungen vom Erstellungsprozess über die verwendete Signaturumgebung bis zum Client auf der Empfängerseite. Mit diesem Komplettangebot, technologisch führend und von staatlicher Seite als einziger Anbieter durchgehend zertifiziert, ist Adob erste Wahl für egovernmnet und innovative Lösungen in allen Unternehmen mit Bedarf an kundenfreundlichen Lösungen. Der Kernvorteil von Adobe: Die Intelligente Rechnung auf Basis von Adobe PDF adressiert neue Möglichkeiten. Adobe PDF kann als Umschlag bzw. Container für diverse Inhalte eingesetzt werden, bietet Interaktivität innerhalb der Rechnung und kann z. B. Teilnahme am Lastschriftverfahren einleiten. XML- Rechnungsdaten sind innerhalb der Rechnung eingebettet, die Qualifizierte E- lektronische Signatur nach Signaturgesetz GOBS ist möglich und Adobe Lösungen sind GDPdU konform für beliebige PDF-Inhalte. Auf Wunsch bieten wir Verschlüsselung von z. B. Verbindungsdaten auf Basis vorhandener Kundenzugänge (keine zusätzliche Datenbank!), Anwender können Dokumente lokal verwalten und weitere Mehrwertdienste in der Rechnung wie z. B. Werbung, Bonusprogramm-Verknüpfung etc. sind möglich. Der sich daraus ergebende Nutzen der "Intelligenten Online-Rechnung" ist weitaus größer als die triviale Einsparung durch Verzicht auf das Papier: Seite 7

8 Kosten- und Zeiteinsparungen durch Personalisierung.Jeder Kunde erhält genau die Rechnung, die er braucht. Schnellere Antwortzeiten im Call Center durch automatische Prozesse aus der Rechnung. Cross- und Upsellmöglichkeiten im Dokument. Exakt auf den Kunden zugeschnitten. Akzeptanzerhöhung der Online Rechnung durch mehrere echte Mehrwerte für den Empfänger wie z. B. XML-Export und Tarifoptimierung. Erhöhung der Kundenbindung und Kundentreue als Mitbewerbsvorteil, geringere Wechselbereitschaft. Frage 6: Ausblick für die elektronische Rechnungsverarbeitung Noch immer wird eine Vielzahl aller Rechnungen in Papierform erstellt und auf dem Postweg versendet. Wird die elektronische Rechnung die Papierrechnung in den kommenden Jahren ablösen? Mit welchen neuen Entwicklungen und Anforderungen wird zu rechnen sein, wenn eine solche Verdrängung stattfindet? Wird es globale Standards und Normen geben oder wird sich die Rechnungslegung weiterhin auf die gesetzlichen Richtlinien im Herkunftsland der Rechnung beziehen? Können wir nicht entscheiden. Vielen Dank für das Interview! Seite 8