INHALTSVERZEICHNIS. 1. Die Geschäftsidee Wir über uns. 2. Unser Dienstleistungsangebot im Überblick
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- Angelika Eike Kramer
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2 INHALTSVERZEICHNIS 1. Die Geschäftsidee Wir über uns 2. Unser Dienstleistungsangebot im Überblick 3. Für wen sind unsere Dienstleistungen interessant? 4. Dienstleistungsangebot (1) Mikroverfilmung (2) Filmservice (3.1) Scannen von Schriftgut 5. Vorteile der Mikroverfilmung 6. Vorteile der digitalen Archivierung 7. Unser Service Ihr Angebot 8. Sicherheitsaspekte 9. Was geschieht mit Ihren Dokumenten? 10. Rechtliche Aspekte der Archivierung im Überblick 11. So erreichen Sie uns (3.2) Scannen von Plänen und Zeichnungen (4) Datenbank- / Webservice (5) Plotservice (6) Hard- und Software (7) Weitere Serviceleistungen (8) Outsourcing
3 1. DIE GESCHÄFTSIDEE WIR ÜBER UNS Die Firma wurde am gegründet und beschäftigt zur Zeit 5 Mitarbeiter. Wir sind ein junges und äußerst innovatives Unternehmen, das sich auf die Archivierung von Dokumenten spezialisiert hat. Unser Dienstleistungsangebot reicht von optischen bis hin zu digitalen Archivierungssystemen und bietet die Möglichkeit, Dokumente effizient, platzsparend, langfristig und kostengünstig zu archivieren. Somit ist unser Dienstleistungsangebot für Unternehmen interessant, die gesetzlich dazu verpflichtet sind Beleggut länger als 5 Jahre aufzubewahren. Sowie für Unternehmen, die einen schnellen und direkten Zugriff auf Unternehmensunterlagen ermöglichen möchten. Unser Ziel ist es, schnelle, kostengünstige und zuverlässige Dienstleistungen für unsere Kunden anzubieten.
4 2. UNSER DIENSTLEISTUNGSANGEBOT IM ÜBERBLICK Wir bieten von der Verfilmung bis zur Lagerung ein breites Angebot an Leistungen, die sich kombinieren und auf die Bedürfnisse unserer Kunden abstimmen lassen. Selbstverständlich können die einzelnen Angebote auch isoliert genutzt werden. Mikroverfilmung Film- Service Scan- Service Datenbank-, Web-Service Plot- Service Hard-/ Software Weitere Services Outsourcing Verfilmung Ausbelichtung Entwicklung Duplizierung technische Kontrolle Konfektionierung Scannen Bildbearbeitung Indexierung Vektorisierung Datenträger- Erstellung Access-Datenbanken Web-Lösungen FTP-Server Recherche Plotten Falzen Versand Beratung Verkauf Aktenaufbereitung Auslagerung Archiv- Liefer-Service Aktenvernichtung Lagerung 1, bzw. 24- Stunden-Service (Recherche)
5 3. FÜR R WEN SIND UNSERE DIENSTLEISTUNGEN INTERESSANT? Banken / Finanzdienstleister Versicherungen Bauunternehmen / Architekten Statistische Ämter / Archive Steuerberater / Anwälte Ärzte / Krankenhäuser MikroScan-Service GmbH Kfz-Zulassungsstellen Stadtverwaltungen Kleine und Mittelständische Unternehmen Industrieunternehmen Speditionen... und viele mehr
6 4.1. DIENSTLEISTUNGSANGEBOT MIKROVERFILMUNG Verfilmung von Akten und diversem Beleggut mit Hochleistungsdurchlaufkameras im Format bis DIN A3 (simplex / duplex). Verfilmung von Büchern, Zeitungen, Zeitschriften, Grundbüchern u.ä. Rückkopie von Mikrofilmen. Verwendbare Mikroformen: Rollfilm 16 und 35 mm, Jacket DIN A6, in schwarz/weiß.
7 4.2. DIENSTLEISTUNGSANGEBOT FILM-SERVICE Entwicklung Technische Kontrolle Jacketieren Konfektionierung Rückvergrößerungen von Film auf DIN A4 bis DIN A3. Duplizierung auf Diazo-Material oder Silberhalogenidfilm. Thiosulfatrestbestimmung
8 DIENSTLEISTUNGSANGEBOT SCAN-SERVICE BIS FORMAT DIN A3 Scannen von Papier in s/w oder Farbe mit Hochgeschwindigkeitsscannern Speicherung der Daten als Image. Indizierung der Dokumente. Bearbeitung der Belege, z.b. drehen, skalieren, ausrichten, bereinigen. Barcodeauslesung zur Indizierung der Belege. Erstellung von CD-ROMs oder anderen Datenträgern nach Wahl. High-End Mikrofilmscans mit Bildlagekorrektur und Image-Filter. Konvertierung von Film auf digitale Datenträger.
9 DIENSTLEISTUNGSANGEBOT SCAN-SERVICE VON TECHNISCHEN ZEICHNUNGEN BIS FORMAT 36 Scannen von Papier und Transparentzeichnungen in s/w oder farbe. Speicherung der Daten als Image. Indizierung der Dokumente. Bearbeitung der Zeichnungen, z.b. drehen, skalieren, ausrichten, bereinigen. Vektorisierung der Zeichnungen in Formate *dxf bzw. *dwg. Barcodeauslesung zur Indizierung der Belege. Erstellung von CD-ROMs oder anderen Datenträgern nach Wahl. Konvertierung von Film auf digitale Datenträger.
10 4.4 DIENSTLEISTUNGSANGEBOT DATENBANK- / WEBSERVICE Erstellen von individuellen Access-Datenbanken Datenbereitstellung über FTP-Server Speicherung der Daten auf MikroScan-Servern Abruf der Daten bei Bedarf über Web- Anwendung auch mit unterschiedlichen Zugangs-Rechten möglich
11 4.5 DIENSTLEISTUNGSANGEBOT PLOT-SERVICE Recherche Plotten in s/w und Farbe bis Format 36 Falzen Beschriften Versand / Lieferung 1-Stunden-Service per Fax / Stunden-Service per Post.
12 4.6. DIENSTLEISTUNGSANGEBOT HARD-/SOFTWARE Kurzfristige Bedarfsanalyse und Angebotserstellung. Als Partner von mehreren Herstellern bieten wir Ihnen die gesamte Produktpalette für die optische/digitale Archivierung (z.b. Scanner, Plotter, digitale Reprosysteme, Mikrofilmkameras, Sichtgeräte, etc.). Auf Anfrage können auch werkstattüberprüfte Gebrauchtgeräte und Archivschränke angeboten werden. Kurzfristige Miete von Geräten nach Absprache. Anforderungsspezifische Auswahl von Archivsoftwareprogrammen, auch speziell für Zeichnungsarchivierung.
13 4.7. DIENSTLEISTUNGSANGEBOT WEITERE SERVICE-ANGEBOTE Liefer-Service mit eigenem Fahrdienst. Aktenvernichtung nach gültigem Datenschutzgesetz. Lagerung von Datenträgern in speziellen Sicherheitsschränken. Recherche-Service 1-Stunden-Service, d.h. benötigte Belege können innerhalb einer Stunde herausgesucht, rückvergrößert und per Fax bzw. verschickt werden. 24-Stunden-Service per Kurier, bei Ausdrucken ab Format DIN A3.
14 4.8. DIENSTLEISTUNGSANGEBOT OUTSOURCING UNSER RUNDUM SERVICE Kurzfristige Sichtung des Belegumfangs und sofortige Angebotserstellung. Verpacken der Belege in speziellen, geschlossenen Transportkästen oder auf Rollwagen. Abholung der Belege mit eigenem Fahrdienst. Aufbereitung und Sortierung der Belege nach Kundenwunsch. Belegarchivierung nach Kundenwunsch (Mikrofilm, CD-ROM, WEB-basierend). Belegvernichtung in allen Klassen gemäß gültigem Datenschutzgesetz.. Einlagerung von digitalen oder analogen Datenträgern in speziellen Sicherungsschränken. Recherche-Service. Von Anfang bis Ende kümmern wir uns um alles: Wir holen die Belege ab und liefern Ihnen den fertigen Mikrofilm oder die CD-ROM zurück. Dabei kümmern wir uns um alle notwendigen Arbeiten. Schnell, zuverlässig und gemäß der gesetzlichen Bestimmungen. Nutzen Sie Ihre Kapazitäten für Ihre eigentlichen Kerntätigkeiten.
15 5. VORTEILE DER MIKROVERFILMUNG FÜR DIE ARCHIVIERUNG AUF MIKROFILM SPRECHEN FOLGENDE KRITERIEN: Der Mikrofilm ist ein weltweit bewährtes, standardisiertes, vielseitiges und preiswertes Speichermedium. Lesbarkeit und Reproduzierbarkeit ist stets gewährleistet und unterliegt nicht der Kurzlebigkeit, welche die EDV in der heutigen Zeit mit sich bringt. Ein schlichtes optisches Gerät reicht für die Wiedergabe der Daten aus. Die Bildauflösung einer optischen Aufnahme auf Mikrofilm ist hervorragend. Die Haltbarkeit des Mikrofilms liegt garantiert weit über 50 Jahre. Das Abbild auf Mikrofilm wird gerichtlich anerkannt wie ein Originalbeleg (Ausnahme: Beglaubigte Unterlagen, Bilanzen, notarielle Urkunden). Mikrofilm empfiehlt sich zur Langzeitarchivierung. Er bleibt das wirtschaftlichste und technisch sicherste Archivmedium.
16 6. VORTEILE DER DIGITALEN ARCHIVIERUNG FÜR DIE EINFÜHRUNG EINES EDV-ARCHIVSYSTEMS SPRECHEN FOLGENDE KRITERIEN: schnellere Zugriffszeiten. einfache Handhabung durch direkten Zugriff am PC-Arbeitsplatz. zentrale Steuerung durch Einsatz einer Juke-Box, PC- bzw. CD-Servern. Möglichkeit WEB-basierender Lösung geringerer Personalaufwand. bis zu 95% geringere Lagerkapazitäten. Der Einsatz eines EDV-Archivierungssystems ist zu empfehlen, wenn auf die Belege fortwährend Zugriff erfolgt und/oder eine geringe Aufbewahrungsfrist einzuhalten ist.
17 7. UNSER SERVICE - IHR VORTEIL Würden Sie Ihre eigene Inhouse-Archivierungslösung schaffen und Ihr Papieraufkommen selbst verarbeiten, dann wären folgende Kostenfaktoren zu berücksichtigen: Zusätzliches Personal oder Bindung von Stammpersonal. Räumlichkeiten für Verarbeitung und Zwischenlagerung des Belegguts. Technische Ausstattung, z.b. Hochleistungsscanner. Folgekosten, z.b. Wartung, Schulung, Hardware- und Software-Updates. Wir als Dienstleister nehmen Ihnen Investition, Arbeit und Verantwortung ab. Sie erhalten von uns ein fertiges Archiv auf CD und/oder Mikrofilm. Durch Nutzung von Synergien und einer guten Auslastung unserer technischen Einrichtungen, können wir die Verarbeitung Ihres Belegguts zu einem wirtschaftlicheren Preis übernehmen als Sie selbst.
18 8. SICHERHEITSASPEKTE Zu den wichtigsten Sicherheitsaspekten in unserer Firma gehören Datenschutz, Datensicherheit und Qualitätskontrolle. Datenschutz Selbstverständlich ist die Geheimhaltung vertraulicher Unterlagen oberste Pflicht. Datensicherheit Schon bei der Abholung garantieren wir mit speziell geschlossenen Transportbehältern die Sicherheit Ihrer Unterlagen. Datenträger werden in speziellen Sicherheitsschränken gelagert. Qualitätskontrolle Während der Verarbeitungsphase laufen mehrere Qualitätskontrollen, z.b.direkte Kontrolle der Belege am Bildschirm, Einzelblattkontrolle nach Verfilmung.
19 9. WAS GESCHIEHT MIT IHREN DOKUMENTEN? (Beispiel Scannen) TAGFERTIGES SCANNEN UND INDEXIEREN DER DOKUMENTE Ihre Belege werden bei angeliefert, wo sie, je nach Umfang, am selben Tag aufbereitet und digital erfasst werden. Innerhalb eines Arbeitsschrittes werden die Belege gescannt, am Monitor sofort zu Kontrollzwecken angezeigt, komprimiert und als Image-Daten abgespeichert. Die Erfassung des Index als Suchkriterium erfolgt entweder durch manuelle Eingabe oder durch automatische Erkennung von Barcode oder OCR/ICR (Optical Character Recognition / Intelligent Character Recognition) auf den Belegen. Die Anzahl, Benennung und Stellenzahl der Suchbegriffe richtet sich nach Ihren individuellen Erfordernissen. SPEICHERUNG UND RÜCKLAUF DER DATEN Die fertigen Dokument- und Inhaltsdaten erhalten Sie auf einem Datenträger, der nach technischen und wirtschaftlichen Kriterien am besten Ihre Anwendung unterstützt - ob CD-ROM, WORM, Streamer, Diskette oder Harddisk. Der Datentransfer kann auch über ISDN oder Internet, sowie über die Bereitstellung einer webbasierenden Datenbank erfolgen. So wird der schnellstmögliche Rücklauf der Daten sichergestellt. Mit dem Zuspielen der neuen Index-Daten in Ihr Dokument- Management-System (DMS) stehen die digitalen Belege in Ihrem Unternehmen sofort zur Recherche bereit.
20 9. WAS GESCHIEHT MIT IHREN DOKUMENTEN? (Beispiel Mikrofilm) LANGZEITARCHIVIERUNG AUF MIKROFILM Ihre Belege werden bei angeliefert, wo sie, je nach Umfang, am selben Tag aufbereitet und zur Langzeitarchivierung verfilmt werden. Eine Indexierung der Belege kann auf Wunsch durch manuelle Eingabe und durch Einfügen von Blips auf dem Mikrofilm erfolgen. Nach der Entwicklung des Mikrofilms erfolgt an einem Sichtgerät eine Einzelblattkontrolle. Eventuelle Fehler bei der Verfilmung (z.b. Doppelbelege, verzerrte Belege) werden hierbei protokolliert und gegebenenfalls nachverfilmt. RÜCKLAUF DER DOKUMENTE / MIKROFILME Die archivierten Belege, sowie die Fehlerprotokolle und etwaige Filmprotokolle erhalten Sie als Mikrofilm oder als Jacket. Fehlerfrei verfilmte Originalbelege können von nach gültigem Datenschutzgesetzt vernichtet werden.
21 10. DIE RECHTLICHE SEITE DER ARCHIVIERUNG IM ÜBERBLICK MIKROFILM Mikroverfilmte Dokumente gelten vor Gericht wie Originaldokumente. Die Anerkennung ist gewährleistet. Einzige Ausnahme: Notarielle Urkunden, Bilanzen und Dokumente, die einer Beglaubigung bedürfen, werden auf Mikrofilm nicht anerkannt. Sie müssen im Original aufbewahrt werden. CD-ROM Nach 257 Abs. 3 HGB und 147 Abs. 2 AO sind für die Speicherung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen alle Medien zulässig, auf denen Daten fixiert werden können. Bei der Einführung eines elektronischen Archivs ist keine Einzelfallzulassung durch die Finanzbehörden erforderlich. Wie auch beim Mikrofilm gilt: Notarielle Urkunden, Bilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse werden nur im Original anerkannt.
22 11. SO ERREICHEN SIE UNS Geschäftsführung Michael Wolff Frankfurter Straße Hochheim am Main Tel.: / Fax: / info@mikroscan.de Internet: Geschäftszeiten: Montag bis Freitag von 8:00 bis 18:00 Uhr
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