FileMaker Pro 8. Lehrgang

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1 FileMaker Pro 8 Lehrgang

2 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054, USA FileMaker ist eine Marke von FileMaker, Inc., eingetragen in den USA und anderen Ländern, und ScriptMaker und das Dateiordner-Logo sind Marken von FileMaker, Inc. Die FileMaker-Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Sie dürfen diese Dokumentation ohne schriftliche Genehmigung von FileMaker weder vervielfältigen noch verteilen. Diese Dokumentation darf ausschließlich mit einer gültigen, lizenzierten Kopie der FileMaker- Software verwendet werden. Alle in den Beispielen erwähnten Personen und Firmen sind rein fiktiv und jegliche Ähnlichkeit mit bestehenden Personen und Firmen ist rein zufällig. Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise finden Sie im entsprechenden Dokument, das mit der Software geliefert wurde. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website: Edition: 02

3 Inhalt Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen Einleitung 7 Beginn der Demonstration 7 Erläuterungen 7 Erstellen von Strukturen 7 Speicherort der Lektionsdateien 8 Wenn Sie von vorne beginnen müssen 8 Datenbankkonzepte 9 Was ist eine Datenbank? 9 Wozu werden Datenbanken verwendet? 9 Wie ist eine Datenbank aufgebaut? 9 Wie werden Felddaten angezeigt? 9 FileMaker Pro-Grundlagen 9 Erläuterung der FileMaker Pro-Modi 9 Weitere Informationen 10 Lektion 2 Blättern in Daten Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen 11 Unterschiedliche Darstellung von Daten 11 Anzeigen eines anderen Layouts 12 Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen 13 Weitere Informationen 14 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld 15 Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren Feldern 16 Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen 16 Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen 17 Gezieltes Suchen 18 Sortieren der Ergebnismenge 19 Weitere Informationen 19 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen Erstellen einer einfachen Datenbank und Definieren von Feldern 21 Die Beispieldatei 21 Felddefinitionen 22 Erstellen einer Datenbank 22 Eingeben von Daten in die Datenbank 23 Erstellen des ersten Datensatzes 23 Erstellen eines weiteren Datensatzes 23 Ändern von Daten in einem Datensatz 23 Weitere Informationen 24

4 4 FileMaker Pro 8 Lehrgang Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Anpassen der Ansicht im Layoutmodus 25 Layoutbeispiele 25 Erläuterung von Layouts und Tabellen 26 Allgemeine Hinweise 26 Anpassen eines Layouts 26 Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds 26 Auswählen und Ändern der Größe eines Felds 26 Verschieben eines Felds 27 Hinzufügen eines Feldes 27 Anzeigen einer Zahl als Währung 28 Hinzufügen von Farbe zu einem Layoutbereich 28 Hinzufügen von eigenem Text in ein Layout 29 Hinzufügen von Text 29 Ändern von Textgröße und -farbe 30 Einfügen einer Grafik in das Layout 30 Weitere Informationen 30 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen Erstellen einer Liste mit Spalten 31 Beispiel für eine Liste 31 Erstellen einer Liste mit Spalten 31 Erstellen von Adressetiketten 32 Beispiele für Etiketten 32 Etikettenlayouts 33 Erstellen eines Etikettenlayouts 33 Erstellen eines Serienbriefs 34 Beispiel für einen Serienbrief 34 Serienbrieflayouts 34 Erstellen eines Serienbriefs 34 Weitere Informationen 36 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe Eingeben von Daten mit Wertelisten 37 Beispiel für eine Werteliste 37 Definieren einer Werteliste 37 Zuweisen einer Werteliste zu einem Feld und Anzeigen der Liste als Optionsfeld 38 Erzeugen von Werten mit einem Formelfeld 38 Beschleunigen der Dateneingabe durch Formeln 39 Erstellen eines Formelfelds 39 Überprüfen der Formel 40 Automatisches Eingeben einer fortlaufenden Nummer 41 Beispiel für fortlaufende Nummern 41 Erstellen eines Felds für fortlaufende Nummern 41 Weitere Informationen 42 Lektion 8 Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts Ausführen einer Aufgabe mit einer Taste 43 Beispiel für Tasten 43 Erstellen der Taste 43 Durchführen einer Reihe von Aufgaben mit einem Script 44 Ausführen eines Scripts in der Beispieldatei 44 Erläuterung von Scripts 44 Erstellen eines Scripts zur Anzeige des Etikettenlayouts in der Seitenansicht 44 Zuweisen einer Taste zu einem Script 45 Weitere Informationen 46

5 Inhalt 5 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten 47 Beispiel für einen Bericht 47 Zwischenergebnisberichte 48 Erstellen eines Zwischenergebnisberichts 48 Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen 50 Beispiel für einen Bericht 50 Erstellen eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen 51 Weitere Informationen 53 Lektion 10 Erstellen relationaler Datenbanken Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz 55 Demonstration von Beziehungen anhand der Beispieldateien 55 Bezugstabellen 56 Anzeigen eines Bezugsdatensatzes in einer Datei 56 Anzeigen von Daten aus einer Liste von Bezugsdatensätzen 57 Arbeiten mit Bezugsdatensätzen in den Beispieldateien 57 Informationen zur Arbeit mit Listen von Bezugsdatensätzen 58 Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen 58 Weitere Informationen 60 Lektion 11 Sicherung Ihrer Daten Sichern Ihrer Datenbank 61 Zeitpunkt der Sicherung 61 Weitere Informationen 62

6 6 FileMaker Pro 8 Lehrgang

7 Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen Willkommen zum FileMaker Pro Lehrgang. Hier erfahren Sie, wie Sie mit FileMaker Pro Informationen verwalten können. Dieser Lehrgang erläutert, wie Sie mit FileMaker Pro folgende Vorgänge durchführen können: 1 Suchen und Sortieren von Informationen 1 Erstellen und Eingeben von Datensätzen in eine einfache Datenbank 1 Erstellen von Adressetiketten 1 Erstellen von Formeln, Tasten und Scripts 1 Erstellen und Ausführen von Berichten 1 Anlegen von Beziehungen zwischen FileMaker Pro- Datenbanktabellen Dieser Lehrgang dauert ca. 4 Stunden und kann in einer oder mehreren kürzeren Sitzungen durchgeführt werden. Einleitung In diesem Lehrgang werden die Funktionen von FileMaker Pro anhand der Mitgliederdatenbank der fiktiven Reisegesellschaft Geschäftsreisen GmbH erläutert. Geschäftsreisende, die Mitglied dieser Gesellschaft sind, sparen Reisekosten. Die Ausgaben der Geschäftsreisen GmbH werden durch einen jährlichen Mitgliedsbeitrag verrechnet. Mithilfe von FileMaker Pro werden Name, Adresse und Mitgliedsstatus der einzelnen Mitglieder erfasst sowie Etiketten und Serienbriefe erstellt, um die Mitglieder zu kontaktieren. Arbeiten Sie die Lektionen am besten nacheinander durch, da die nachfolgenden Lektionen auf dem Wissen aus vorangehenden Lektionen aufbauen. Sie können einzelne Lektionen jedoch auch überspringen oder zu einem späteren Zeitpunkt abschließen, da die Lektionen in sich abgeschlossen sind. In diesem Lehrgang wird vorausgesetzt, dass Sie mit dem Betriebssystem Ihres Computers vertraut sind. Das Öffnen von Dateien und die Suche nach Ordnern sowie weitere Aktivitäten, die gewisse Kenntnisse des verwendeten Betriebssystems erfordern, sind wesentlicher Bestandteil für die erfolgreiche Durchführung dieses Lehrgangs. Die in diesem Lehrgang enthaltenen Dateien sollen die Funktionen von FileMaker Pro veranschaulichen und eignen sich möglicherweise nicht als Vorlagen für zukünftige Entwicklungen. Beginn der Demonstration Zu Beginn jeder Lektion wird eine Beispieldatei erläutert, die eine Funktion oder einen Vorgang veranschaulicht. So haben Sie das Lernziel der Lektion stets im Blick. Erläuterungen Bei der Einführung in neue Techniken und Konzepte wird zunächst erklärt, wie Sie diese in anderen Situationen anwenden können. Erstellen von Strukturen Das Arbeiten mit FileMaker Pro ist die effektivste Möglichkeit, den Umgang mit der Anwendung zu erlernen. Daher enthält jede Lektion praxisnahe Aktivitäten, die Sie Schritt für Schritt durch Menüs, Bildschirme und Vorgänge führen.

8 8 FileMaker Pro 8 Lehrgang Speicherort der Lektionsdateien Die Lehrgangsdateien befinden sich auch auf der FileMaker Pro 8.0v2 CD: FileMaker Pro 8 CD\Deutsch Extras\Lehrgang Wenn Sie keine CD besitzen (wenn Sie z. B. von FileMaker Pro 8.0v1 auf FileMaker Pro 8.0v2 aktualisiert haben), können Sie den FileMaker Pro-Lehrgang herunterladen, indem Sie Hilfe > Downloads und Updates wählen. Blättern Sie zu Dokumentation und Publikationen und klicken Sie auf Produkt-Dokumentation. Klicken Sie dann auf Lehrgangsdateien. Wichtig Sie müssen den Lehrgangsordner auf Ihre Festplatte kopieren bzw. herunterladen, bevor Sie mit dem Lehrgang beginnen. Die Beispieldateien veranschaulichen die in den Lektionen erläuterten Konzepte und zeigen Ihnen die Arbeitsweise von Funktionen, bevor Sie diese erstellen. Bei Bedarf können Sie nochmals auf die Beispieldateien der einzelnen Lektionen zurückgreifen. Die Arbeitsdateien sind abgesehen davon, dass sie nicht die in bestimmten Lektionen erläuterten Funktionen enthalten den Beispieldateien nachgebildet. Diese fehlenden Objekte und Strukturen fügen Sie im Rahmen der einzelnen Lektionen hinzu. Übersicht über den Aufbau des Ordners FileMaker Pro Lehrgang Beispieldateien Beispiel02.fp7 Beispiel03.fp7 Beispiel04.fp7 Beispiel05.fp7 Beispiel06.fp7 Beispiel07.fp7 Beispiel08.fp7 Beispiel09.fp7 Beispiel10.fp7 FileMaker Pro 8.0v2 CD Deutsch Extras Lehrgang Arbeitsdateien MeineDatei05.fp7 MeineDatei06.fp7 MeineDatei07.fp7 MeineDatei08.fp7 MeineDatei09.fp7 MeineDatei10.fp7 Wenn Sie von vorne beginnen müssen Wenn Sie einen Fehler gemacht haben oder wieder von vorne beginnen müssen, ersetzen Sie den vorhandenen Lehrgangsordner durch eine neue Kopie. Weitere Informationen finden Sie unter Speicherort der Lektionsdateien auf Seite 8.

9 FileMaker Pro-Grundlagen 9 Datenbankkonzepte Was ist eine Datenbank? In einer Datenbank werden Informationen organisiert und analysiert. Wahrscheinlich haben Sie in letzter Zeit sogar mit Datenbanken gearbeitet, ohne es bemerkt zu haben. Hinter einem Terminkalender, einer Teileliste und sogar Ihrem persönlichen Adressbuch verbergen sich Datenbanken. Wozu werden Datenbanken verwendet? Das Speichern von Informationen in einer Datenbankdatei bietet viele Vorteile. In einer Datenbank werden Informationen nicht nur abgelegt, sondern können auch auf verschiedenste Weise organisiert und analysiert werden. Mit einer Datenbank können Sie beispielsweise Informationen für Berichte gruppieren, Informationen für Adressetiketten sortieren, Ihr Inventar erfassen oder eine bestimmte Rechnung suchen. Computergestützte Datenbanken bieten außerdem zusätzliche Vorteile gegenüber der traditionellen Datenverwaltung: Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit, Präzision und die Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Wie ist eine Datenbank aufgebaut? Eine Datenbankdatei enthält eine oder mehrere Tabellen. Tabellen speichern Datensätze. Ein Datensatz besteht aus einer Reihe von Feldern. Angenommen, Ihr Adressbuch ist eine FileMaker Pro- Datenbankdatei. Jeder Eintrag im Adressbuch entspricht einem Datensatz in einer Adressbuch-Tabelle. Jeder Datensatz enthält Informationen wie Name, Adresse, Ort usw. Jede dieser Informationen Name, Adresse und Ort wird in einem eigenen Feld gespeichert. Wie werden Felddaten angezeigt? FileMaker Pro zeigt Felder in Layouts an. Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Stellen Sie sich vor, dass Ihre Datenbank zusätzlich zur Tabelle Adressbuch eine Tabelle Aufgaben enthält. Ein Layout basierend auf der Tabelle Adressbuch zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle Adressbuch an. Ein Layout basierend auf der Tabelle Aufgaben zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle Aufgaben an. FileMaker Pro-Grundlagen Im Gegensatz zu Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen speichert FileMaker Pro Ihre Arbeit automatisch. Sie sollten daher jeden Schritt sorgfältig abwägen, wenn Sie umfassende Änderungen an Dateien vornehmen, insbesondere beim Löschen von Datensätzen. Einmal gelöscht Datensätze werden unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Wie später in Lektion 11 gezeigt wird, sollten Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Dateien erstellen. Sollten Dateien verloren gehen oder beschädigt werden oder Datensätze versehentlich gelöscht werden, können Ihnen Sicherungskopien viele Stunden unnötiger Arbeit ersparen. Erläuterung der FileMaker Pro-Modi In FileMaker Pro können Sie in einem von vier Modi arbeiten: 1 Im Blätternmodus geben Sie Daten ein und zeigen Datensätze an. 1 Im Suchenmodus suchen Sie nach Datensätzen oder Gruppen von Datensätzen. 1 Im Layoutmodus geben Sie an, wie Daten auf dem Bildschirm oder beim Drucken angezeigt werden. 1 Im Seitenansichtsmodus werden Ihre Seiten so angezeigt, wie sie gedruckt werden.

10 10 FileMaker Pro 8 Lehrgang Wenn eine Datenbank geöffnet ist, können Sie von einem Modus in den anderen wechseln, indem Sie entweder das Menü Ansicht, die Modus-Schaltflächen oder das Modus-Einblendmenü unten im Programmfenster verwenden. Aktueller Modus (Blättern) Modus Schaltflächen Name des Layouts Dateinamen Nummer des aktuellen Datensatzes Felder Weitere Informationen Weitere Informationen über die Grundlagen von FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 1 des FileMaker Pro-Handbuchs. Umfassende Informationen zu Vorgehensweisen und Konzepten finden Sie auch in der FileMaker Pro Hilfe. So rufen Sie die FileMaker Pro Hilfe auf: Wählen Sie Hilfe > FileMaker Pro Hilfe.

11 Lektion 2 Blättern in Daten Im Blätternmodus können Sie Daten anzeigen, eingeben oder ändern. Dies ist die einfachste Art, in Ihrer Datenbank zu arbeiten. Diese Lektion beinhaltet: 1 Öffnen einer Datenbank, die bereits Daten enthält 1 Wechseln zwischen Datensätzen 1 Anzeigen von Daten mit verschiedenen Layouts 1 Unterschiede zwischen Formularansicht, Listenansicht und Tabellenansicht Wichtig Kopieren bzw. laden Sie den Lehrgangsordner auf Ihre Festplatte herunter, bevor Sie diese Lektion beginnen. Weitere Informationen finden Sie unter Speicherort der Lektionsdateien auf Seite 8. Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen So öffnen Sie die Beispieldatenbank für diese Lektion: 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie den Ordner Beispieldateien. 3. Öffnen Sie die Datei Beispiel02.fp7. 4. Beachten Sie, dass sich die Datenbank im Blätternmodus befindet. FileMaker Pro öffnet eine Datenbank standardmäßig im Blätternmodus. Der aktuelle Modus wird oben im Statusbereich angezeigt Beachten Sie, dass sich 30 Datensätze im Statusbereich befinden, von denen der erste Datensatz angezeigt wird. Buchsymbol Schieberegler Aktuell angezeigter Datensatz Anzahl der Datensätze Statusbereich 5. Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchsymbols, um vorwärts zu blättern, und auf die linke Seite, um rückwärts zu blättern (jeweils um einen Datensatz). 6. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach vorne, indem Sie den Schieberegler nach rechts ziehen. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach hinten, indem Sie den Schieberegler nach links ziehen. Sie können auch die Nummer eines Datensatzes in den Bereich unmittelbar unter dem Buchsymbol eingeben, um den entsprechenden Datensatz anzuzeigen. Unterschiedliche Darstellung von Daten Obwohl Sie Daten nur einmal in FileMaker Pro eingeben, können Sie sie auf vielfältige Weise verwenden. Mit Layouts können Sie einige oder alle Ihrer Felder anzeigen lassen.

12 12 FileMaker Pro 8 Lehrgang Da es nicht notwendig ist, in jedem Layout alle Felder anzeigen zu lassen, stellen Layouts ein leistungsstarkes Werkzeug dar. Mit ihrer Hilfe haben Sie die Möglichkeit, nur mit den für eine bestimmte Aufgabe benötigten Daten zu arbeiten bzw. diese auszudrucken. 2. Beachten Sie das Häkchen neben dem Dateneingabe-Layout, Ihrem aktuellen Layout. Das Dateneingabe-Layout zeigt alle Felder der Tabelle Beispiel02.fp7. Jakob Henning Trautweinstr München Liebe Sophie, Telefonliste Anita Anders Michael Braun Andre Common Marie Durand Jean Durand Wilhelm John Johann Leer Patrick Murr Le Nguyen Kentaro Ogawa Maria Schmid Johann Schmid Sophie Tang Jakob Henning Bettina Wilhelm wir freuen uns, dass Sie die Reise bei uns gebucht haben. Wir wissen dies zu schätzen und werden Ihnen gern zu Diensten sein. Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns einfach an wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen John Lee Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen Anzeigen eines anderen Layouts Um einige Layoutversionen anzuzeigen, verwenden Sie die gerade geöffnete Beispieldatei Beispiel02.fp7. 1. Klicken Sie auf das Layout-Einblendmenü über dem Buchsymbol. Es erscheint eine Liste mit den für diese Datei verfügbaren Layouts. Das Dateneingabe-Layout zeigt alle Felder der Tabelle Beispiel02.fp7 3. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Mitgliederliste. Dieses Layout zeigt jeden Datensatz als eine Zeile in einer Liste mit Spalten an. Beachten Sie, dass das Layout Mitgliederliste nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout enthält, obwohl keine Daten aus der Datenbank entfernt wurden. Da sich in diesem Layout jedoch weniger Felder befinden, werden einige Daten lediglich nicht angezeigt. Layout- Einblendmenü

13 Blättern in Daten 13 Formularansicht Listenansicht Das Layout Mitgliederliste zeigt nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout an 4. Kehren Sie nun über das Layout-Einblendmenü zum Dateneingabe-Layout zurück Sämtliche Daten sind noch vorhanden. Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen Sie können Ihre Layouts auf drei verschiedene Arten anzeigen: als Formular, Liste oder Tabelle. 1 In der Formularansicht zeigt Ihr aktuelles Layout jeweils einen Datensatz an. 1 In der Listenansicht wird Ihr aktuelles Layout als Liste dargestellt, in der die Datensätze aufeinander folgend angezeigt werden. 1 In der Tabellenansicht werden mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt. Im Allgemeinen kann bei Layouts zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht gewechselt werden, während sich die Datenbank im Blätternmodus befindet. Tabellenansicht Das Layout Mitgliederliste als Formular, als Liste und schließlich als Tabelle Wechseln Sie in einem Layout zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht, um die Unterschiede zu verdeutlichen. 1. Wechseln Sie in der Datei Beispiel02.fp7 in das Layout Mitgliederliste. Daraufhin werden mehrere Datensätze in Form einer Liste angezeigt. 2. Wählen Sie Ansicht > Als Formular anzeigen. Es wird ein einzelner Datensatz im gleichen Layout angezeigt. Lediglich die Ansichtsoption wurde geändert. 3. Wählen Sie Ansicht > Als Tabelle anzeigen. Mit der Funktion Als Tabelle anzeigen können mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt werden.

14 14 FileMaker Pro 8 Lehrgang 4. Wählen Sie Ansicht > Als Liste anzeigen, um zur ursprünglichen Ansicht des Layouts Mitgliederliste zurückzukehren. 5. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS) wählen Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie eine Datenbank geöffnet, Datensätze durchblättert, zwischen Layouts gewechselt und den Unterschied zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht kennen gelernt. Weitere Informationen zum Blättern in FileMaker Pro-Daten finden Sie in Kapitel 1 im FileMaker Pro Handbuch.

15 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Ihre Datenbank ist eine Ansammlung von Datensätzen. Manchmal arbeiten Sie mit allen Datensätzen der Datenbank, beispielsweise um einen Jahreskatalog an jeden Kunden mit einem Datensatz in der Datenbank zu versenden. Häufig arbeiten Sie jedoch mit einer Untermenge Ihrer Datenbank, z. B. Personen in einem bestimmten Ort oder Datensätze in einem bestimmten Datenbereich. Dieser Vorgang, bei dem nach Datensätzen gesucht wird, die bestimmte Kriterien erfüllen, heißt bei FileMaker Pro Datensätze suchen. Wenn Sie die Datensätze, mit denen Sie arbeiten möchten, gefunden haben, können Sie deren Reihenfolge ändern, indem Sie sie sortieren. Datensätze können in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert werden. Diese Lektion beinhaltet: 1 Suchen von Datensätzen, die bestimmte Kriterien in einem oder mehreren Feldern erfüllen 1 Suchen von Datensätzen, die mit einem Datenbereich übereinstimmen 1 Gezieltes Suchen durch Ausschluss von Datensätzen 1 Sortieren von Datensätzen in auf- und absteigender Reihenfolge Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld Es sollen alle Mitglieder aus der Mitgliederdatenbank herausgesucht werden, die aus New York kommen. 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie den Ordner Beispieldateien. 3. Öffnen Sie die Datei Beispiel03.fp7. 4. Wählen Sie Ansicht > Suchenmodus. Im Suchen-Modus können Sie eine Suchabfrage erstellen. Hierzu verwenden Sie die Felder im angezeigten Layout. Geben Sie die Suchkriterien direkt in die Felder der Abfrage ein. 5. Geben Sie New York in das Feld Ort ein. 6. Klicken Sie auf Suchen im Statusbereich. Wichtig Kopieren bzw. laden Sie den Lehrgangsordner auf Ihre Festplatte herunter, bevor Sie diese Lektion beginnen. Weitere Informationen finden Sie unter Speicherort der Lektionsdateien auf Seite 8. Schaltfläche Suchen

16 16 FileMaker Pro 8 Lehrgang Ihre Suchabfrage gibt Datensätze von vier Mitgliedern zurück, die in New York wohnen. Dies ist die Ergebnismenge. Beachten Sie, dass FileMaker Pro in den Blätternmodus zurückkehrt, wenn Ihre Suche abgeschlossen ist. 3. Aktivieren Sie im Feld Art der Mitgliedschaft das Optionsfeld Neu. Aktivieren Sie im Feld Art der Mitgliedschaft das Optionsfeld Neu Anzahl der Datensätze in der Ergebnismenge 7. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um jeden der vier gefundenen Datensätze anzuzeigen. Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren Feldern Sie können auch nach Datensätzen suchen, die mit mehreren Kriterien übereinstimmen, z. B. Mitglieder, die in den USA leben und gleichzeitig neue Mitglieder sind. Diese Art der Suche wird gewöhnlich als UND-Suche bezeichnet Um in FileMaker Pro eine UND-Suche durchzuführen, geben Sie im Suchenmodus jedes Suchkriterium direkt in das entsprechende Feld ein. So suchen Sie nach allen Mitgliedern, die sowohl in den USA wohnen als auch neue Mitglieder sind: 1. Wählen Sie Ansicht > Suchenmodus. 2. Geben Sie USA in das Feld Land ein. Anzahl der Datensätze in der Datenbank 4. Klicken Sie im Statusbereich auf Suchen. Ihre Suchabfrage gibt zwei gefundene Datensätze für die zwei neuen Mitglieder mit Wohnsitz in den USA zurück. 5. Um alle Datensätze in Ihrer Datenbank zu suchen, wählen Sie Datensätze > Alle Datensätze anzeigen. Hinweis Es ist nicht notwendig, vor Beginn einer Suche die Option Alle Datensätze anzeigen auszuwählen, da FileMaker Pro Datensätze immer in der gesamten Datenbank sucht. Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen Manchmal müssen Datensätze gesucht werden, die innerhalb eines Felds mehr als einem Kriterium entsprechen. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise alle Mitglieder gesucht werden sollen, die entweder in New York oder in London leben. Diese Art der Suche wird gewöhnlich als ODER-Suche bezeichnet, da die gefundenen Datensätze einem beliebigen der angegebenen Suchkriterien entsprechen. Um in FileMaker Pro eine ODER-Suche durchzuführen, müssen Sie mehrere Suchabfragen verwenden. 1 Geben Sie das erste Suchkriterium in das entsprechende Feld der ersten Suchabfrage ein. 1 Erstellen Sie eine zweite Suchabfrage und geben Sie das zweite Suchkriterium in das gleiche Feld ein.

17 Suchen und Sortieren von Datensätzen 17 Wenn Sie auf die Taste Suchen klicken, wird FileMaker Pro alle Datensätze suchen, die einem beliebigen der eingegebenen Suchkriterien entsprechen. So suchen Sie nach allen Mitgliedern, die in New York oder London wohnen: 1. Wählen Sie Ansicht > Suchenmodus. 2. Geben Sie New York in das Feld Ort ein. 3. Wählen Sie Abfragen > Neue Abfrage hinzufügen. Beachten Sie, dass im Statusbereich zwei Abfragen angezeigt werden. Um diese Art von Suche in FileMaker Pro durchzuführen, verwenden Sie in Ihrer Suchabfrage ein spezielles Bereichssymbol, um die unteren und oberen Grenzen Ihres Suchkriteriums festzulegen. So suchen Sie nach allen Mitgliedern, die Ihren Mitgliedsbeitrag zwischen dem und dem gezahlt haben. 1. Wählen Sie Ansicht > Suchenmodus. 2. Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum das Datum ein. 3. Klicken Sie im Statusbereich auf das Einblendmenü Symbole. Wählen Sie in dieser Liste den Eintrag Bereich aus oder geben Sie ein Auslassungszeichen (...) ein. Anzahl der Abfragen 4. Geben Sie in das Feld Ort der zweiten Abfrage London ein. 5. Klicken Sie im Statusbereich auf Suchen. Ihre Suchabfrage gibt sechs gefundene Datensätze für die sechs Mitglieder zurück, die entweder in New York oder London wohnen. Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die innerhalb eines Felds einem Kriterienbereich entsprechen. Beispielsweise soll nach allen Datensätzen gesucht werden, die in den Zeitraum eines Monats fallen, oder nach allen Rechnungen mit Rechnungsnummern zwischen 500 und Einblendmenü Symbole Ihre Suchabfrage sollte nun im Feld Zahlungsdatum enthalten.

18 18 FileMaker Pro 8 Lehrgang 4. Geben Sie unmittelbar nach dem Auslassungszeichen (...) ein. 5. Klicken Sie auf Suchen. Ihre Suchabfrage gibt sechs Datensätze zurück, d. h., sechs Mitglieder haben ihren Beitrag innerhalb der ersten sechs Monate des Jahres 2004 bezahlt. Gezieltes Suchen Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die einem bestimmten Kriterium entsprechen und gleichzeitig ein anderes Kriterium ausschließen. Das ist der Fall, wenn beispielsweise nach allen Datensätzen gesucht wird, die in einem bestimmten Jahr außer im Monat Februar hinzugefügt wurden, oder bei der Suche nach allen Mitgliedern, die zwar im Staat New York, aber nicht in der Stadt New York leben. Diese Art von Suche kann durchgeführt werden, indem man mehrere Suchabfragen kombiniert und bestimmte Datensätze ausschließt. Da FileMaker Pro mehrere Suchabfragen in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie erstellt wurden, können auf diese Weise sehr spezifische und abgestufte Suchvorgänge erstellt werden. Beim Ausschluss von Datensätzen in einem Suchvorgang werden die Datensätze nicht aus der Datenbank gelöscht. So suchen Sie nach allen Mitgliedern, die ihren Beitrag innerhalb der ersten sechs Monate des Jahres 2004 mit Ausnahme des Monats Februar eingezahlt haben: 1. Wählen Sie Ansicht > Suchenmodus. 2. Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum das Datum ein. 3. Klicken Sie im Statusbereich auf das Einblendmenü Symbole. Wählen Sie in dieser Liste den Eintrag Bereich aus oder geben Sie ein Auslassungszeichen (...) ein. 4. Geben Sie nach dem Auslassungszeichen (...) ein. 5. Wählen Sie Abfragen > Neue Abfrage hinzufügen. Beachten Sie, dass der Statusbereich anzeigt, dass es sich um die zweite Abfrage handelt. 6. Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum das Datum ein. 7. Klicken Sie im Statusbereich auf das Einblendmenü Symbole und wählen Sie aus der Liste den Eintrag Bereich oder geben Sie ein Auslassungszeichen (...) ein. 8. Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum nach dem Auslassungszeichen das Datum ein. 9. Klicken Sie im Statusbereich auf Ohne. 10. Klicken Sie auf Suchen. Kontrollkästchen Ohne Ihre Suchabfrage gibt fünf Datensätze zurück, d. h., es existieren fünf Mitglieder, deren Beitragszahlung innerhalb der ersten sechs Monate des Jahres 2004, jedoch nicht im Februar, erfolgt ist.

19 Suchen und Sortieren von Datensätzen 19 Sortieren der Ergebnismenge Liegt Ihnen eine Ergebnismenge mit Datensätzen vor, mit der Sie arbeiten möchten, soll diese möglicherweise noch sortiert werden. Vielleicht möchten Sie die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge anzeigen oder sie nach Aktualität sortieren lassen. So sortieren Sie die Datensätze nach Nachnamen der Mitglieder in alphabetischer Reihenfolge: 1. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Mitgliederliste aus. In diesem Layout lässt sich das Ergebnis der Sortierung besser erkennen. 2. Wählen Sie Datensätze > Datensätze sortieren. 3. Sollten in der Spalte Sortierfolge rechts im Dialogfeld bereits Felder angezeigt werden, klicken Sie auf Alles löschen. 4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder Nachname aus und klicken Sie auf Kopieren. 5. Klicken Sie auf Sortieren. Die Namen in der Mitgliederliste sind nun alphabetisch nach Nachnamen angeordnet. 6. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS) wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie Datensätze nach einer Vielzahl von Kriterien gesucht und Ihre Suche durch das Ausschließen von Datensätzen eingeengt. Anschließend haben Sie die gefundenen Datensätze sortiert. Weitere Informationen zum Suchen und Sortieren von Datensätzen in FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 1 im FileMaker Pro Handbuch. Sobald ein Feld ausgewählt wurde, werden Optionen für die Sortierrichtung aktiviert Das Symbol der Sortierrichtung rechts vom Feld Nachname steigt von links nach rechts an. Das bedeutet, dass die Daten in aufsteigender Reihenfolge (von A bis Z) angeordnet werden, wenn die Datenbank nach diesem Feld sortiert wird.

20 20 FileMaker Pro 8 Lehrgang

21 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen In den vorhergehenden Lektionen wurde die Verwendung einer einfachen Datenbank mit bestehenden Daten erläutert. In dieser Lektion werden Sie eine eigene Datei erstellen und Datensätze hinzufügen. Diese Lektion beinhaltet: 1 Erstellen einer einfachen Datenbank 1 Definieren von Feldern für verschiedene Arten von Daten 1 Erstellen von Datensätzen 1 Eingeben von Daten 1 Ändern von Daten Wenn Sie mit den Grundlagen einer Datenbank noch nicht vertraut sind, sollten Sie, bevor Sie fortfahren, die ersten zwei Lektionen dieses Lehrgangs durchlaufen. Wichtig Kopieren bzw. laden Sie den Lehrgangsordner auf Ihre Festplatte herunter, bevor Sie diese Lektion beginnen. Weitere Informationen finden Sie unter Speicherort der Lektionsdateien auf Seite Öffnen Sie die Datei Beispiel04.fp7. 4. Wählen Sie Datei > Definieren > Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Definieren > Datenbank (Mac OS). 5. Klicken Sie im Dialogfeld Datenbank definieren auf die Registerkarte Felder, falls sie nicht bereits ausgewählt ist. 6. Wählen Sie aus dem Einblendmenü Tabelle den Eintrag Mitglieder, wenn er nicht bereits ausgewählt ist. Es werden alle Felder der Tabelle Mitglieder angezeigt. Erstellen einer einfachen Datenbank und Definieren von Feldern Die Beispieldatei Die Beispieldatei dient als Muster für die Datei, die Sie später erstellen werden. In dieser Datei können Sie sehen, wie Felder definiert werden und dass unterschiedliche Feldtypen unterschiedliche Arten von Daten enthalten. 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie den Ordner Beispieldateien. 7. Beachten Sie, dass die Felder unterschiedliche Feldtypen aufweisen. Die Felder Vorname und Nachname haben den Feldtyp Text. Gebühr bezahlt besitzt den Feldtyp Zahl, Zahlungsdatum den Feldtyp Datum.

22 22 FileMaker Pro 8 Lehrgang 8. Klicken Sie auf OK. 9. Beachten Sie, dass die in jedem Feld enthaltenen Daten dem jeweiligen Feldtyp entsprechen, also Zahlen in Zahlenfeldern und ein Datum im Datumsfeld. Felddefinitionen Für jede gewünschte Datenkategorie wird ein eigenes Feld erstellt, z. B. Vorname oder Ort. Um Daten korrekt suchen, sortieren, berechnen und anzeigen zu können, sollte der Feldtyp mit der Art Daten übereinstimmen, die das Feld enthält (Text, Zahl, Datum usw.). Sie können beispielsweise in einem Feld mit Feldtyp Zahl nicht nach Textwerten suchen lassen. In späteren Lektionen erhalten Sie Informationen zu anderen Feldtypen. Erstellen einer Datenbank 1. Wählen Sie Datei > Neue Datenbank (Windows) bzw. Ablage > Neue Datenbank (Mac OS). 2. Wenn das Dialogfeld Neue Datenbank angezeigt wird, wählen Sie Eine neue leere Datei erstellen und klicken Sie dann auf OK. Andernfalls gehen Sie zu Schritt Suchen Sie den Ordner Arbeitsdateien und legen Sie ihn als Speicherort für diese Datei fest. 4. Geben Sie als Dateiname den Namen MeineDatei04 ein. 5. Klicken Sie auf Speichern. Das Dialogfeld Datenbank definieren wird geöffnet. Standardmäßig erstellt FileMaker Pro eine Tabelle, die den gleichen Namen wie Ihre Datei besitzt. Sie können den Namen später, falls gewünscht, ändern. Jetzt werden Sie Felder erstellen, um Daten zu speichern. 6. Um das erste Feld zu erstellen, geben Sie in das Feld Feldname den Eintrag Vorname ein. 7. Beachten Sie, dass der Feldtyp Text lautet. Geben Sie einen Namen für das Feld ein 8. Klicken Sie auf Erstellen. 9. Geben Sie in das Feld Feldname den Eintrag Nachname ein. 10. Klicken Sie auf Erstellen. Geben Sie den Feldtyp an 11. Geben Sie in das Feld Feldname den Eintrag Beitragszahlung ein. Wählen Sie nun aus der Liste Typ den Eintrag Zahl aus und klicken Sie anschließend auf Erstellen. 12. Geben Sie in das Feld Feldname den Eintrag Zahlungsdatum ein. Wählen Sie nun aus der Liste Typ den Eintrag Datum aus und klicken Sie anschließend auf Erstellen.

23 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen Klicken Sie auf OK. Sie sehen nun die leeren Felder in einem neuen, leeren Datensatz. Die Felder sind durch Feldbeschriftungen gekennzeichnet. Nun können Sie die gewünschten Daten in Ihre Datei eingeben. Feldbeschriftungen Während Sie arbeiten, speichert FileMaker Pro Ihre Änderungen automatisch. Eingeben von Daten in die Datenbank Jetzt können Sie mit der Eingabe von Mitgliederdaten beginnen. Erstellen des ersten Datensatzes 1. Werden keine Eingabefelder angezeigt, drücken Sie die Tabulatortaste, um mit der Eingabe von Daten zu beginnen. 2. Geben Sie in das Feld Vorname den Namen Jane ein 3. Drücken Sie die Tabulatortaste, um in das nächste Feld zu gelangen. 4. Geben Sie in das Feld Nachname den Namen Doe ein. 5. Geben Sie unter Beitragszahlung den Wert 25 ein. Geben Sie die Daten hier ein In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Zahlenfelder so formatiert werden, dass sie Währungen anzeigen. 6. Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum das Datum ein. Der vollständige Datensatz sollte nun folgendermaßen aussehen: Erstellen eines weiteren Datensatzes 1. Wählen Sie Datensätze > Neuer Datensatz. 2. Genau wie bei dem Datensatz für Jane Doe geben Sie nun auch Daten für John Smith ein, der am den Betrag 75 Euro eingezahlt hat. Ihre Datenbank enthält nun zwei Datensätze. Klicken Sie auf das Buchsymbol, um jeden Datensatz anzuzeigen. Ändern von Daten in einem Datensatz Nehmen wir an, dass Jane Doe 75 Euro anstatt 25 Euro bezahlt hat. Sie können den Eintrag ganz einfach korrigieren. 1. Gehen Sie in den Datensatz von Jane Doe. 2. Markieren Sie den Betrag im Feld Beitragszahlung. 3. Geben Sie den neuen Betrag ein: Klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb eines Felds, um die Änderung zu speichern. 5. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS) wählen.

24 24 FileMaker Pro 8 Lehrgang Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie eine einfache Datenbank erstellt, Felder definiert und Datensätze hinzugefügt und geändert. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 1 und 2 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs. Sie können ebenfalls die in FileMaker Pro enthaltenen Vorlagendateien verwenden oder auf sie aufbauen. Weitere Informationen zur Eingabe von Daten in verschiedene Feldtypen und auf unterschiedliche Arten (einschließlich Import) finden Sie in Lektion 7 dieses Lehrgangs sowie in den Kapiteln 2 und 12 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs.

25 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Sie können das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch Hinzufügen von Grafiken und anderen Effekten verbessern. Diese Lektion beinhaltet: 1 Festlegen der Bildschirmansicht durch Layouts 1 Verändern der Größe, Hinzufügen und Verschieben von Feldern 1 Anzeigen von Werten in Zahlenfeldern als Währung 1 Hinzufügen von Text zu einem Layout, Veränderung von Textgröße und -farbe 1 Hinzufügen von Grafiken 1 Weitere Möglichkeiten zur Anpassung eines Layouts Wichtig Kopieren bzw. laden Sie den Lehrgangsordner auf Ihre Festplatte herunter, bevor Sie diese Lektion beginnen. Weitere Informationen finden Sie unter Speicherort der Lektionsdateien auf Seite 8. Beachten Sie, dass das Layout wie ein Standardformular mit Feldbeschriftungen links und Daten rechts strukturiert ist. Zudem sind aller Felder der Tabelle Mitglieder auf dem Layout Dateneingabe vorhanden. 5. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Gebühreninformationen aus. 6. Beachten Sie, dass die Daten unterschiedlich angezeigt werden, obwohl es sich um denselben Datensatz in derselben Tabelle handelt. 1 Vorname und Nachname werden nebeneinander angezeigt. 1 Sie sehen nur fünf Felder: 1 Vorname, Nachname, Ort, Land und Gebühr bezahlt. 1 Vor dem Betrag in Gebühr bezahlt wird ein Währungssymbol angezeigt. Anpassen der Ansicht im Layoutmodus Layoutbeispiele 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie den Ordner Beispieldateien. 3. Öffnen Sie die Datei Beispiel05.fp7. 4. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Dateneingabe aus, wenn es nicht bereits ausgewählt ist. Layout-Einblendmenü

26 26 FileMaker Pro 8 Lehrgang Sie werden diese Änderungen an MeineDatei05 später in dieser Lektion vornehmen. 7. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. Verwenden Sie den Layoutmodus, um das Erscheinungsbild Ihrer Daten anzupassen. Beachten Sie, dass die Daten hier nicht angezeigt werden, obwohl sie noch immer in der Datei gespeichert sind. Stattdessen werden die Namen der Felder angezeigt. Erläuterung von Layouts und Tabellen Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Wenn Ihre Datei nur eine Tabelle enthält, basieren alle Layouts in Ihrer Datei auf dieser Tabelle. Wenn Ihre Datei mehr als eine Tabelle enthält, müssen Sie bei Erstellung des Layouts angeben, welche Tabelle Ihr Layout verwendet. Diese Einstellung können Sie später bei Bedarf anpassen. Die Tabelle, die Sie als Basis für Ihr Layout auswählen, ist wichtig, denn sie legt fest, welche Felder und Datensätze für die Verwendung in diesem Layout verfügbar sind. Felder und Datensätze, die nicht in der aktuellen Tabelle ausgewählt sind, können dennoch verwendet werden, Allerdings muss über Beziehungen auf sie zugegriffen werden. Weitere Informationen über Beziehungen finden Sie in Lektion 10, Erstellen relationaler Datenbanken. Allgemeine Hinweise Layouts werden im Layoutmodus erstellt. Ein Layout kann beliebige Kombinationen von Feldern, Text und Grafiken enthalten. Sie können Schriftart und Farbe für Felder und Text ändern. Außerdem können Sie die Formatierung von Zahlen- oder Datumsfeldern verändern. Alle Änderungen, die Sie im Layoutmodus vornehmen, beeinflussen lediglich die Darstellung der Daten. Die Daten selbst bleiben so bestehen, wie sie eingegeben wurden. Tipp Lassen Sie die Beispieldatei geöffnet, so dass Sie sie bei der Arbeit mit der Arbeitsdatei als Referenz zur Verfügung haben. Anpassen eines Layouts In der Arbeitsdatei für diese Lektion wird ein einfaches Layout verändert, so dass es am Ende dem Layout Gebühreninformation in der Beispieldatei entspricht. 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie den Ordner Arbeitsdateien. 3. Öffnen Sie die Datei MeineDatei05.fp7. 4. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 5. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Gebühreninformationen aus. Ein Standard-Layout wird angezeigt. Dieses Layout werden Sie in den folgenden Abschnitten auf verschiedene Arten verändern. Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds Auswählen und Ändern der Größe eines Felds 1. Klicken Sie im Layoutmodus auf das Feld Vorname, um es zu markieren. 2. Ziehen Sie den Aktivpunkt der rechten unteren Ecke des Feldes nach links, um das Feld zu verkleinern. Es sollte jedoch noch genug Platz für den längsten Vornamen bieten, den Sie in die Datei eingeben möchten. 3. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus. Zum Auswählen klicken Auf den Aktivpunkt klikken und ihn ziehen, um die Größe zu ändern

27 Anpassen der Bildschirmanzeige Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen für dieses Layout zu speichern, wenn Sie dazu aufgefordert werden. FileMaker Pro kann Layoutänderungen automatisch speichern oder Sie auffordern, die Änderungen zu speichern, bevor Sie den Layoutmodus verlassen. Um Layoutänderungen automatisch zu speichern, wählen Sie die Option Layoutänderungen autom. speichern im Dialogfeld Wollen Sie die Änderungen an diesem Layout speichern?. 5. Blättern Sie im Blätternmodus durch die Datensätze. Zeigt das Feld nicht alle Namen vollständig an, kehren Sie in den Layoutmodus zurück und vergrößern Sie das Feld. 6. Wiederholen Sie diesen Vorgang für das Feld Nachname. Verschieben eines Felds 1. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 2. Klicken Sie in das Feld Nachname und ziehen Sie es neben das Feld Vorname. Hinzufügen eines Feldes Wurde ein Feld in einer Tabelle definiert, können Sie es in einem beliebigen Layout anzeigen lassen, das auf dieser Tabelle basiert. In dieser Datenbank werden einige der definierten Felder nicht in diesem Layout dargestellt. Eines dieser Felder werden Sie nun hinzufügen. Hinweis Sie können auch Felder anderer Tabellen in Ihren Layouts platzieren. Dies wird in Lektion 10 erläutert. 1. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 2. Ziehen Sie das Feld mithilfe des Feldwerkzeugs in das Layout und platzieren Sie es unterhalb des Felds Vorname. Feldwerkzeug Ziehen Sie das neue Feld 3. Ziehen Sie nun die Feldbeschriftung Nachname über das Feld Nachname. 4. Ziehen Sie anschließend die Feldbeschriftung Vorname über das Feld Vorname. 5. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus, um Ihre Ergebnisse anzeigen zu lassen. 3. Wählen Sie im Dialogfeld Feld angeben das Feld Ort aus. 4. Klicken Sie auf OK. 5. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus, um Ihr Feld anzuzeigen. Für jeden Datensatz wird ein Ort angezeigt. Diese Daten wurden vorher eingegeben. Das Feld speichert die Daten.

28 28 FileMaker Pro 8 Lehrgang Anzeigen einer Zahl als Währung Sie können eine Zahl als Währung anzeigen lassen, obwohl nur die Zahl in das Feld eingegeben wurde. 1. Wählen Sie Fenster > Beispiel Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus. 3. Beachten Sie, dass im Layout Gebühreninformation die Zahl im Feld Beitragszahlung als Währung angezeigt wird. 4. Klicken Sie auf die Zahl, um die Daten anzuzeigen, die tatsächlich in das Feld eingegeben wurden. Formatierungen beeinflussen lediglich die Art, in der Daten angezeigt werden. Die Daten selbst werden nicht verändert. 5. Wählen Sie Fenster > MeineDatei Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 7. Markieren Sie das Feld Beitragszahlung. 8. Wählen Sie Format > Zahl. 9. Wählen Sie die im folgenden Dialogfeld Zahlenformat angezeigten Optionen aus. Hinzufügen von Farbe zu einem Layoutbereich Sie werden die Farbe oben im Layout so ändern, dass Sie den Farben der anderen Layouts in der Datei entspricht. 1. Wählen Sie Fenster > Beispiel Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus und sehen Sie sich den Kopfbereich oben im Layout an. Dies ist Ihre Vorlage. 3. Öffnen Sie MeineDatei05.fp7, falls sie nicht bereits geöffnet ist. 4. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 5. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Gebühreninformationen aus. 6. Wählen Sie die Registerkarte Kopfbereich, um diesen Bereich des Layouts zu aktivieren. Windows: Die Beschriftung Kopfbereich wird farblich heller angezeigt, wenn der Bereich ausgewählt ist. Mac OS: Die Beschriftung Kopfbereich wird farblich dunkler angezeigt, wenn der Bereich ausgewählt ist. 10. Klicken Sie auf OK. 11. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus, um die formatierten Daten anzuzeigen. 7. Wählen Sie die Füllfarben-Palette. Füllfarben- Palette

29 Anpassen der Bildschirmanzeige Wählen Sie Andere Farbe aus der Füllfarben-Palette. Der Kopfbereich verwendet eine eigene Farbe. 9. Mac OS: Wählen Sie das Schieberegler-Symbol aus und wählen Sie RGB-Schieberegler aus dem Einblendmenü im Dialogfeld Farbe. (Windows-Benutzer können diesen Schitt überspringen.) 10. Geben Sie diese Werte in das Dialogfeld Farbe ein: Farbe Wert Rot 170 Grün 191 Blau Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Klicken Sie auf Farben hinzufügen und dann auf OK. 1 Mac OS: Klicken Sie auf OK. Der Kopfbereich ist jetzt eingefärbt. Hinzufügen von eigenem Text in ein Layout Als Nächstes werden Sie oben im Layout den Namen der Organisation einfügen und anschließend den Text formatieren. Hinzufügen von Text 1. Wählen Sie Fenster > Beispiel Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus und sehen Sie sich die Überschrift oben im Layout an. Dies ist Ihre Vorlage. 3. Öffnen Sie MeineDatei05.fp7, falls sie nicht bereits geöffnet ist. 4. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 5. Wählen Sie das Textwerkzeug aus. Textwerkzeug 6. Klicken Sie oben im Layout auf die Stelle, an der die Textzeile beginnen soll. 7. Geben Sie Organisationsreisen-Club ein. 8. Klicken Sie auf die Auswahlfunktion, um die Texteingabe zu beenden.

30 30 FileMaker Pro 8 Lehrgang Ändern von Textgröße und -farbe 1. Klicken Sie auf Organisationsreisen-Club, um den Text auszuwählen. 2. Wählen Sie Format > Text. 3. Wählen Sie Times aus der Liste Schrift. 4. Wählen Sie Spezial aus der Liste Größe und geben Sie 28 ein. 5. Wählen Sie für Farbe Weiß oder eine andere Farbe. 6. Klicken Sie auf OK. Einfügen einer Grafik in das Layout Fügen Sie neben dem Namen ein Logo ein. 1. Wählen Sie Fenster > Beispiel Wählen Sie im Layout Gebühreninformation Ansicht > Layoutmodus und achten Sie darauf, wo das Logo im Layout angezeigt wird. 3. Öffnen Sie MeineDatei05.fp7, falls sie nicht bereits geöffnet ist. 4. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 5. Klicken Sie neben dem Text Organisationsreisen-Club auf die Stelle, an der das Logo eingefügt werden soll. Zunächst werden auf dem Bildschirm noch keine Änderungen angezeigt. 6. Wählen Sie Einfügen > Bild. 7. Öffnen Sie den Ordner Arbeitsdateien. 8. Stellen Sie sicher, dass alle Dateitypen angezeigt werden, und wählen Sie logo.gif aus. 9. Klicken Sie auf Öffnen. 10. Um das Logo zu verschieben, ziehen Sie es an die gewünschte Position. 11. Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus, um das fertige Layout anzuzeigen. 12. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei > Schließen (Windows) bzw. Ablage > Schließen (Mac OS) wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie erfahren, wie Sie das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch Verwendung von Grafiken, Spezialtext, Formatierung von Feldern und geschicktes Platzieren von Objekten in Layouts verbessern können. Es gibt noch viele andere Arten, das Erscheinungsbild von Feldern und Layouts anzupassen. Beispielsweise können Sie nach der Erstellung eines Layouts folgende Vorgänge ausführen: 1 Effekte wie z. B. Reliefs oder Muster in Objekte einfügen 1 Linien oder Kästchen zum Hervorheben oder Abgrenzen von Daten verwenden 1 Einzelnen Feldern Rollbalken hinzufügen 1 Hintergrund- oder Feldfarbe ändern Bei der Erstellung eines neuen Layouts können Sie mithilfe eines Präsentationsstils Farben und Stile anwenden. Weitere Informationen finden Sie in der FileMaker Pro Hilfe. Die in FileMaker Pro enthaltenen Datenbankvorlagen enthalten ebenfalls Hinweise zur Gestaltung von Layouts. Weitere Informationen zur Verwendung von Vorlagen finden Sie im Handbuch Anpassen von Starter-Lösungen, das sich im Ordner Elektronische Dokumentation (im Ordner Deutsch Extras ) befindet.

31 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen Sie können sehr leicht Layouts erstellen, um Daten auf unterschiedliche Weise anzeigen und drucken zu lassen. Eine Liste mit einigen Ihrer Felder wird angezeigt. Diese Lektion beinhaltet die Erstellung folgender Elemente: 1 Listen mit Datensätzen 1 Adressetiketten 1 Serienbriefe Wichtig Kopieren bzw. laden Sie den Lehrgangsordner auf Ihre Festplatte herunter, bevor Sie diese Lektion beginnen. Weitere Informationen finden Sie unter Speicherort der Lektionsdateien auf Seite 8. Erstellen einer Liste mit Spalten Eine Liste mit Spalten zeigt gleichzeitig mehrere Datensätze an. Jede Reihe entspricht einem Datensatz. Jede Spalte besteht aus einer Datenkategorie wie z. B. Nachname oder Telefonnummer. Beispiel für eine Liste Sie können eine Liste von Datensätzen erstellen, die ausschließlich die gewünschten Daten enthält. 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie den Ordner Beispieldateien. 3. Öffnen Sie die Datei Beispiel06.fp7. 4. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Mitgliederliste. Layout-Einblendmenü 5. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus, um das Layout mit der Liste anzuzeigen, die Sie gerade gesehen haben. Jedes Feld erscheint einmal im Layout, in der Liste jedoch werden viele Datensätze angezeigt. Erstellen einer Liste mit Spalten 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. 2. Öffnen Sie den Ordner Arbeitsdateien. 3. Öffnen Sie die Datei MeineDatei06.fp7. 4. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. 5. Wählen Sie Layouts > Assistent für neues Layout. 6. Geben Sie als Layoutname Mitgliederliste ein. 7. Wählen Sie Liste/Bericht als Typ für das neue Layout und klicken Sie auf Weiter. 8. Wählen Sie Liste/Bericht als Typ für das neue Layout und klicken Sie auf Weiter.

32 32 FileMaker Pro 8 Lehrgang 9. Doppelklicken Sie auf jedes der folgenden Felder in der Reihenfolge, in der sie in der Liste erscheinen sollen: 1 Nachname 1 Vorname 1 Firma 1 Art d. Mitgliedschaft Diese Felder werden in die Liste Layoutfelder verschoben. 10. Klicken Sie auf Weiter. 11. Klicken Sie erneut auf Weiter, um die Standard-Sortierfolge zu akzeptieren. 12. Wählen Sie Standard aus der Liste der Präsentationsstile und klicken Sie auf Weiter. 13. Klicken Sie in den folgenden zwei Fenstern jeweils auf Weiter, um die Standardwerte zu akzeptieren. 14. Klicken Sie auf Fertig stellen. Die Daten aus allen Datensätzen der Felder Nachname, Vorname, Firma und Art d. Mitgliedschaft werden im Layout Mitgliederliste angezeigt. Das fertig gestellte Layout wird im Seitenansichtsmodus angezeigt, der alle Objekte so anzeigt, wie sie gedruckt werden. Erstellen von Adressetiketten Beispiele für Etiketten 1. Wählen Sie Fenster > Beispiel Wählen Sie Ansicht > Blätternmodus. 3. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü die Option Etiketten. Das Adressetikett für den aktuellen Datensatz wird angezeigt. 4. Wählen Sie Ansicht > Seitenansichtsmodus. Es wird eine Seite mit Etiketten angezeigt, wie sie gedruckt werden. 5. Beachten Sie, dass nicht alle Datensätze die gleiche Anzahl an Textzeilen aufweisen. Bei Datensätzen mit 4-zeiliger Adresse werden alle Zeilen angezeigt. In Datensätzen mit nur drei Zeilen wird die vierte, leere Zeile ausgeschlossen, so dass sich keine leeren Zeilen in den Etiketten befinden. 6. Wählen Sie Ansicht > Layoutmodus. Daraufhin werden die Namen der Felder angezeigt, die auf den Etiketten erscheinen. Platzhalter