Die 15 meist genutzten Checklisten im Datenschutz

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1 Ein Spezial-Report aus der Reihe BWRmed!a exklusiv Datenschutz Die 15 meist genutzten Checklisten im Datenschutz BWRmed!a

2 ein Unternehmensbereich der Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG Theodor-Heuss-Strasse 2-4 D Bonn Großkundenpostleitzahl: D Bonn Tel.: 0228/ (Kundendienst) Fax: 0228/ USt.-ID: DE Amtsgericht Bonn, HRB 8165 Internet Vorstand Helmut Graf Herausgeber Oliver Worms v.i.s.d.p. Copyright Vervielfältigungen jeder Art sind nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Verlags gestattet. Die Aufnahme in Online-Dienste und Internet sowie die Vervielfältigung auf Datenträger dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Verlags erfolgen. Haftung Die Beiträge und Inhalte auf werden mit Sorgfalt recherchiert. Dennoch wird eine Haftung ausgeschlossen.

3 Inhalt Editorial Checkliste 1: Heraus mit den Daten: Prüfen Sie, ob personenbezogene Daten richtig erhoben werden Checkliste 2: Zahltag So kommt die Gehaltsabrechnung rechtskonform beim Mitarbeiter an Checkliste 3: Mit dieser Checkliste übersehen Sie keinen wichtigen Punkt bei Online-Bewerbungen Checkliste 4: So gestalten Sie datenschutzkonforme Systemprotokolle Checkliste 5: 23 Praxis-Fragen zum sicheren Umgang mit s Checkliste 6: 12 Praxis-Tipps, wie Sie ein Passwort richtig gebrauchen Checkliste 7: Umgang mit Notfalluser und -passwörtern Checkliste 8: Einwilligungserklärung für -Werbung auf dem schriftlichen Weg Checkliste 9: Anforderung an Ihre Datenschutzerklärung im Internet Checkliste 10: Der 5-Minuten-Schnelltest für Ihren Internetauftritt Checkliste 11: Das digitale schwarze Brett: So wird Ihre Intranetseite zum Erfolg Checkliste 12: Multifunktionsdrucker Checkliste 13: Die 5 goldenen Regeln bei telefonischen Anfragen durch Behörden Checkliste 14: Ganz ohne Ärger: Wie Sie bei Datenschutzbeschwerden am besten vorgehen Checkliste 15: 10 Voraussetzungen zur Videoüberwachung Datenschutz aktuell 3

4 Editorial Andreas Würtz, Chefredakteur Datenschutz aktuell Liebe Leserin, lieber Leser, von Ihnen als Datenschutzbeauftragter wird erwartet, dass Sie mit Ihrem Wissen immer auf der Höhe der Zeit sind. Doch nicht nur das: Sie müssen stets nachweisen, dass Ihr Unternehmen sich an sämtliche Datenschutzvorschriften hält und müssen Anfragen von Aufsichtsbehörden, Kunden und Mitarbeitern souverän beantworten. Damit Sie bei der Flut an Informationen und Vorschriften den Überblick behalten, habe ich für Sie eine Broschüre mit den wichtigsten Checklisten zum Datenschutz zusammengestellt. Dieser Spezialreport Die 15 meist genutzten Checklisten im Datenschutz hilft Ihnen bei den wichtigsten Problemen rund um das Thema Datenschutz. Sie brauchen einfach nur noch eine Checkliste abzuhaken und schon haben Sie das Thema wieder vom Tisch. Ich bin mir sicher, dass dieses einzigartige Checklisten-Set Ihre tägliche Arbeit als Datenschutzbeauftragter erleichtern wird. Viele Grüße Andreas Würtz, Chefredakteur Datenschutz aktuell 4

5 Checkliste 1 Prüfen Sie, ob personenbezogene Daten richtig erhoben werden Grundsätzliche Zulässigkeit Rechtmäßigkeit der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung. (Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten nur dann erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder eine vorrangige Rechtsvorschrift erlaubt oder angeordnet wird oder der Betroffene gemäß 4a BDSG eingewilligt hat. Beachten Sie, dass ohne Rechtsgrundlage erhobene Daten unzulässig beschaffte Daten sind. Ihr Unternehmen darf mit diesen Daten dann nicht arbeiten und ist nach 35 Abs. 2 Satz 2 BDSG gesetzlich dazu verpflichtet, die unzulässig erhobenen Daten zu löschen.) Gibt es eine gesetzliche Verpflichtung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten? (Manche personenbezogenen Daten muss Ihr Unternehmen erheben und verarbeiten. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn es um Sozialversicherungsabgaben geht.) Dienen die personenbezogenen Daten der Erfüllung eigener Geschäftszwecke? im Rahmen eines Vertragsverhältnisses oder eines vertragsähnlichen Vertrauensverhältnisses ( 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BDSG). Hierunter fallen beispielsweise Daten von Mitarbeitern, Kunden oder Interessenten im Rahmen eines Vertrages oder zur Wahrung eines berechtigten Interesses, dem kein überwiegendes schutzwürdiges Interesse des Betroffenen entgegensteht ( 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG). Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie personenbezogene Daten von Ladendieben in einer Datei für ausgesprochene Hausverbote speichern möchten. Liegt die Einwilligung des Betroffenen in die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung seiner personenbezogenen Daten vor? (Wenn die obigen Rechtsgrundlagen die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten nicht abdecken, benötigen Sie die schriftliche Einwilligung des Betroffenen. In den Fällen, in denen besondere Arten personenbezogener Daten nach 3 Abs. 9 BDSG für eigene Geschäftszwecke erhoben, verarbeitet und genutzt werden sollen, muss sich die Einwilligung ausdrücklich auf diese Daten beziehen.) Datenschutz aktuell 5

6 Checkliste 1 Wenn eine Einwilligung erforderlich ist Ist die Einwilligungserklärung rechtskonform? (Wenn Sie für die Erhebung der personenbezogenen Daten eine Einwilligung des Betroffenen benötigen, dann müssen Sie unbedingt darauf achten, dass 4a BDSG eingehalten wird. Dort ist nämlich im Wesentlichen festgelegt, wie die Einwilligungserklärung eines Betroffenen auszusehen hat.) Wird die Einwilligung schriftlich gegeben? (Grundsätzlich muss eine Einwilligungserklärung schriftlich erfolgen. Nur ausnahmsweise kann eine Einwilligung auf andere Weise abgegeben werden. Dies hängt aber immer von den Einzelumständen ab. Wenn es um den Verzicht der Schriftlichkeit geht, sollten Sie aber immer eines bedenken: Nur wenn Sie ein vom Betroffenen unterschriebenes Stück Papier haben, dann können Sie im Zweifelsfall auch beweisen, dass man Ihnen auch tatsächlich die Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten gegeben hat.) Wird über die verantwortliche Stelle informiert? (Für den Betroffenen muss klar erkennbar sein, wer für die Erhebung der Daten verantwortlich ist. Hierfür müssen Sie den kompletten Namen Ihres Unternehmens und dessen Adresse angeben. Damit soll beispielsweise der Betroffene in die Lage versetzt werden, später seine Einwilligung zu widerrufen.) Wird der Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung für den Betroffenen deutlich? (Schon vor der Erhebung von personenbezogenen Daten muss Ihr Unternehmen festlegen, was es später mit diesen Daten machen möchte, und diese Information auch bei Abgabe der Einwilligung mitteilen.) Ist die Einwilligungserklärung als solche erkennbar? (Aufsichtsbehörden und Gerichte sehen es gar nicht gern, wenn Einwilligungserklärungen irgendwo im Kleingedruckten versteckt sind und dadurch leicht übersehen werden können. Achten Sie darauf, dass die Einwilligungserklärung gut lesbar ist und sich vom übrigen Text optisch und räumlich abgrenzt.) Werden die personenbezogenen Daten direkt beim Betroffenen erhoben? (Achten Sie darauf, dass personenbezogene Daten grundsätzlich beim Betroffenen selbst erhoben werden. Beschaffen Sie bei einem Dritten Daten über eine Person, dann wird die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung dieser Daten in aller Regel unzulässig sein.) 6

7 Checkliste 2 Zahltag So kommt die Gehaltsabrechnung rechtskonform beim Mitarbeiter an Schwerpunkt Bemerkungen Durch wen werden die Gehaltsabrechnungen erstellt, gedruckt, versendet? (Wird dies durch eine andere Firma erledigt, dann handelt es sich um Auftragsdatenverarbeitung. Es müssen Verträge nach 11 BDSG abgeschlossen sein) Wird jede Gehaltsabrechnung an den jeweiligen Arbeitnehmer adressiert? (Wenn nein, dann sollte dies geändert werden. Gehaltsdaten gehen außer den jeweiligen Arbeitnehmer niemanden etwas an) Werden die Gehaltsabrechnungen durch die Hauspost verteilt? (Wenn ja, dann sollte gewährleistet sein, dass diese Post den Empfänger ohne Umwege erreicht und nicht längere Zeit in zentralen Postkörben für alle griffbereit liegt) Werden die Abrechnungen in Standardbriefumschläge gesteckt? (Wenn ja, dann sollten diese durch Umschläge mit Firmenlogo ausgetauscht werden. So können Briefe nicht heimlich geöffnet, gelesen und wieder in einen normalen Briefumschlag gesteckt werden) Ist durch den Umschlag hindurch etwas lesbar? (Wenn ja, dann sollten zukünftig Kuverts verwendet werden, deren Innenseite geschwärzt ist und so keine neugierigen Blicke durch das Kuvert zulässt) Hat das Papier ein Sonderformat oder ein gedrucktes Firmenlogo? (Damit lässt sich sicherstellen, dass jemand nur mit viel Aufwand am Dokument etwas manipulieren kann) Datenschutz aktuell 7

8 Checkliste 2 Schwerpunkt Bemerkungen Enthält das Anschriftenfeld den Hinweis persönlich/vertraulich? (So wird verdeutlicht, dass nur der Adressat zum Öffnen des Briefes berechtigt ist) Wo werden nicht zustellbare Abrechnungen aufbewahrt? (Diese sollten nicht bei Abteilungsleitern verbleiben, sondern zur Personalakte des Arbeitnehmers genommen werden) Wie erhalten Außendienstmitarbeiter oder Monteure ihre Abrechnung? (Idealerweise sollten diese per Post an die private Adresse gesendet werden) Werden per Post versendete Abrechnungen in verschlossenen Umschlägen versendet? (Die Lasche des Umschlags nur einstecken, reicht nicht. Denn so kann jeder wie bei einer Postkarte die Abrechnung lesen) 8

9 Checkliste 3 Mit dieser Checkliste übersehen Sie keinen wichtigen Punkt bei Online-Bewerbungen Prüfungspunkte Kann die Online-Bewerbung verschlüsselt übermittelt werden? Wenn dies nicht der Fall ist: Haben Sie die Personalverantwortlichen in Ihrem Unternehmen darüber aufgeklärt, dass die Daten der Bewerber unter Umständen von Unbefugten zur Kenntnis genommen oder auch verfälscht werden können? Haben Sie die Personalverantwortlichen ferner dafür sensibilisiert, dass auch bei (nur) unverschlüsselter Übermittlung der Daten das Persönlichkeitsrecht der Bewerber zu gewährleisten ist? Werden die Internetnutzer auf der Homepage ausdrücklich darüber informiert, dass sie die Bewerbungsunterlagen nur unverschlüsselt übermitteln können? Arbeiten Sie mit einer Eingabemaske, damit die Online-Bewerbungen systematisch eingegeben und später verarbeitet werden können? Differenzieren Sie zwischen Pflichtangaben und freiwilligen Angaben der Bewerber und kennzeichnen Sie dies jeweils? Sollen die Bewerber Gelegenheit erhalten, Ihre Online-Bewerbung zwischenzuspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt zu vervollständigen? Ist für diesen Fall sichergestellt, dass die Bewerber automatisch per die dafür erforderlichen Zugangsdaten erhalten? Ist sichergestellt, dass die s der Bewerber direkt zur Personalabteilung übermittelt werden? Ist gewährleistet, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung auch die Online-Bewerbungen vertraulich behandeln? Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie die Daten der Bewerber ausschließlich erheben, verarbeiten und nutzen, um eine korrekte Abwicklung des Bewerbungsverfahrens sicherzustellen? Soll die Personalabteilung berechtigt sein, eine Online-Bewerbung innerhalb des Unternehmens bzw. der Unternehmensgruppe an andere Personalverantwortliche weiterzuleiten? Können Bewerber auf der Internetseite ein speziell dafür vorgesehenes Kästchen anklicken, um so ihr Einverständnis mit dieser Vorgehensweise zu erklären? Datenschutz aktuell 9

10 Checkliste 3 Prüfungspunkte Ist geregelt, wann die Bewerbungsunterlagen zu löschen sind? Weisen Sie auf der Internetseite ausdrücklich auf die Löschungsfrist hin? Sollen die Bewerber Gelegenheit erhalten, in eine Speicherung ihrer Daten in einem sog. Bewerberpool über einen längeren Zeitraum einzuwilligen? Weisen Sie darauf hin, dass die Bewerber ihre Einwilligung jederzeit widerrufen oder ihre Bewerbung zurückziehen können? Mit dieser Erklärung sorgen Sie für die erforderliche Transparenz: Zur Bearbeitung Ihrer Online-Bewerbung erheben, verarbeiten und nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten. Ihre Online-Bewerbungsdaten werden per Mail direkt zur Personalabteilung übermittelt und selbstverständlich vertraulich behandelt. Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ist sichergestellt, dass Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der gesetzlichen Bestimmungen vertraulich behandelt werden. Bitte beachten Sie beim Ausfüllen Ihrer Online-Bewerbung, dass die Übermittlung der Daten unverschlüsselt per erfolgt und die Daten unter Umständen von Unbefugten zur Kenntnis genommen oder auch verfälscht werden könnten. Gerne können Sie uns Ihre Unterlagen per Post zukommen lassen. Falls Sie sich auf eine konkrete Position beworben haben und diese schon besetzt sein sollte oder wir Sie für eine andere Position ebenfalls oder als noch besser geeignet ansehen, würden wir Ihre Bewerbung gern innerhalb unseres Unternehmens weiterleiten. Bitte informieren Sie uns, wenn Sie mit dieser Vorgehensweise nicht einverstanden sein sollten. Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens, spätestens jedoch nach 12 Monaten, werden Ihre personenbezogenen Daten automatisch gelöscht, es sei denn, Sie willigen ausdrücklich in eine Speicherung über einen längeren Zeitraum ein. 10

11 Checkliste 4 So gestalten Sie datenschutzkonforme Systemprotokolle Prüfungspunkte Werden ausreichend Informationen protokolliert? Ein Protokoll muss natürlich so viele Informationen enthalten, dass sich auch eine Aussage zur Benutzeraktivität entnehmen lässt. Folgende Informationen können in einem Protokoll verwendet werden: Uhrzeiten und Kennungen beim An- und Abmelden am System, das Starten und Beenden von Programmen, der Zugriff auf Dateien und Server, die Art der durchgeführten Aktion (z. B. Lesen, Ändern, Kopieren, Löschen). Sind alle Personen von der Protokollierung erfasst? Sie sollten darauf achten, dass alle Mitarbeiter, die mit einem System oder Programm arbeiten von der Protokollierung erfasst werden. Zu diesen Personen zählen natürlich auch die Systemadministratoren oder die Mitglieder der Geschäftsleitung. Besteht ausreichender Schutz vor Manipulationen? Das beste Protokoll belegt nichts, wenn es von jedem nach eigenen Wünschen verändert werden kann. Achten Sie also darauf, dass Protokolle nicht mehr nachträglich geändert oder durch Unbefugte sogar gelöscht werden können. Sind die Mitarbeiter Ihres Unternehmens über die Protokollierung informiert? Protokolldaten können auf Personen bezogen werden. Zeigen Sie den Mitarbeitern, welche Daten beispielsweise ein Rechner mitprotokolliert. Ihre Systemadministratoren werden Sie sicherlich bei dieser vertrauensbildenden Maßnahme unterstützen. Werden nur so viele Daten erhoben und protokolliert wie unbedingt notwendig? Wenn es um das Mitprotokollieren des Benutzerverhaltens geht, dann müssen Sie darauf achten, dass die Grundsätze der Datenvermeidung und der Datensparsamkeit berücksichtigt werden ( 3a BDSG). Ist die Zweckbindung der Protokolldaten festgelegt und gewährleistet? Legen Sie fest, für welche Zwecke die Protokolldaten genutzt und ausgewertet werden dürfen. 31 BDSG macht hier besondere Vorgaben. So dürfen Protokolldaten für keine anderen Zwecke als der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebes einer Datenverarbeitungsanlage gespeichert und in der Folge auch genutzt werden. Datenschutz aktuell 11

12 Checkliste 4 Prüfungspunkte Wer hat Zugriff auf die Protokolldaten? Es ist vollkommen ausreichend, wenn nur ein Mitarbeiter der Systemad - ministration und Sie als Datenschutzbeauftragter auf die Protokolldaten Zugriff haben. Alle anderen brauchen die Daten nicht zu interessieren. Was darf mit den Protokolldaten gemacht werden? Nur im Rahmen der Zweckbindung dürfen die Daten ausgewertet werden. Das bedeutet, die Protokolldaten dürfen nicht mit anderen Daten zusammengeführt werden. Legen Sie mit der Systemadministration fest, wie Auswertungen aussehen und wie detailliert diese ausgestaltet werden. Wann werden die Protokolldaten gelöscht? Besonders wichtig ist, dass auch Protokolldaten gelöscht werden. Dies ist natürlich vom jeweiligen System abhängig. Nach 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG hat dies grundsätzlich dann zu geschehen, wenn die Kenntnis der Daten für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist. 12

13 Checkliste 5 23 Praxis-Fragen zum sicheren Umgang mit s Prüfungspunkte Stehen Ihren Mitarbeitern Handbücher und Bedienungsanleitungen zur sicheren Nutzung ihres Internet- und -Anschlusses zur Verfügung? Können Ihre Mitarbeiter ihren PC und das EDV-System nur nach Eingabe ihrer Nutzerkennung und der Eingabe ihres Passworts benutzen? Arbeiten Ihre Mitarbeiter ausschließlich mit Programmen, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen? Setzen Ihre Mitarbeiter keine private Software und keine privaten Datenträger ein? Verarbeiten Ihre Mitarbeiter in ihren s nur solche personenbezogenen Daten, die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen? Sind Ihre Mitarbeiter angewiesen, in ihren s grundsätzlich so wenige personenbezogene Daten wie möglich zu verarbeiten? Ist geregelt, ob Ihre Mitarbeiter ihren -/Internet-Anschluss nur dienstlich oder auch privat nutzen dürfen? Wenn eine private Mitbenutzung erlaubt ist: Haben Sie den Umfang der zulässigen privaten Mitbenutzung geregelt? Haben Sie Ihre Mitarbeiter darüber informiert, ob und in welchem Umfang sowie zu welchem Zweck die Nutzung Ihres -/Internetanschlusses protokolliert wird? Haben Sie Ihre Mitarbeiter darüber informiert, welches Kontrollverfahren Anwendung findet, um die Nutzung des -/Internet-Anschlusses zu kontrollieren? Ist gewährleistet, dass stets die aktuellsten Sicherheitsupdates installiert sind? Werden per eingehende Dokumente automatisch auf Virenbefall überprüft? Werden eigene s vor dem Versand auf Viren überprüft? Wird der Virenschutz regelmäßig aktualisiert? Stehen die Einstellungen des Browsers auf einer sicheren Stufe? Ist sichergestellt, dass die automatische Ausführung von Macros bei s unterbunden ist? Datenschutz aktuell 13

14 Checkliste 5 Prüfungspunkte Verwenden Ihre Mitarbeiter wo immer möglich Formate ohne aktive Inhalte zum Datenaustausch (z. B. RFT-Format)? Ist geregelt, wie Ihre Mitarbeiter Dokumente erstellen müssen, die per versandt werden sollen? Werden -Anhänge von unbekannten und unerwünschten Absendern grundsätzlich nicht geöffnet? Haben Sie geklärt, ob bestimmte Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zur digitalen Signatur berechtigt sein sollen? Ist eindeutig und unmissverständlich geregelt, in welchen Fällen die digitale Signatur zu verwenden ist? Arbeiten Ihre Mitarbeiter ausschließlich mit Adressverteilern, die fortlaufend gepflegt werden und deshalb stets auf aktuellem Stand sind? Werden die Adressverteiler so zusammengestellt, dass sie tatsächlich auf den jeweiligen Adressatenkreis beschränkt sind? 14

15 Checkliste 6 12 Praxis-Tipps, wie Sie ein Passwort richtig gebrauchen Prüfungspunkte Nutzen Sie einen Bildschirmschoner mit Passwortschutz? Wird nach wiederholter (z. B. dreimaliger) fehlerhafter Eingabe des Passworts automatisch eine Bildschirmsperre ausgelöst (nur durch den Systemadministrator zu beseitigen)? Wird nach längerer Nichtbenutzung automatisch eine Bildschirmsperre ausgelöst? Falls der Hersteller ein Passwort voreingestellt hat: Haben Sie es durch ein eigenes Passwort ersetzt?geben Sie Ihr Passwort grundsätzlich in einem unbeobachteten Moment ein? Haben Sie Ihr Passwort nicht auf einer Funktionstaste gespeichert? Ist das Passwort nur Ihnen persönlich bekannt? Falls Sie Ihr Passwort für den Vertretungsfall (z. B. Dienstreise, Urlaub, Krankheit) schriftlich hinterlegen müssen: Geschieht dies in einem verschlossenen Umschlag? Können Sie Ihr Passwort nach Belieben wechseln? Wechseln Sie Ihr Passwort routinemäßig alle 2 bis 3 Monate? Wechseln Sie Ihr Passwort außerplanmäßig, wenn Sie befürchten müssen, dass es unbefugten Personen bekannt geworden sein könnte (z. B. Besuchern)? Verwenden Sie bei einem Wechsel nur solche Passwörter, die Sie zuvor noch nicht eingesetzt haben? Wenn Sie an unterschiedlichen Arbeitsplätzen tätig sind: Setzen Sie jeweils unterschiedliche Passwörter ein? Datenschutz aktuell 15

16 Checkliste 7 Umgang mit Notfalluser und -passwörtern Prüfungspunkte Ist definiert, wann eine Situation einen Notfall darstellt? Wie bei so vielen Dingen im Leben, so ist es auch hier Ansichtssache, wann ein Notfall gegeben ist. Für den einen Mitarbeiter bricht schon eine Welt zusammen, wenn der Drucker nicht mehr funktioniert, für den anderen müssen erst alle Räder stillstehen. Deshalb sollte genau festgelegt werden, in welcher Situation der Einsatz eines Notfallusers zulässig ist. Beispiel: Die Aktivierung des Benutzernamens Notfall1 und der Einsatz zur Behebung von Störungen sind in folgender Situation zulässig: Das System X reagiert nicht mehr und der Produktionsbetrieb kann nicht aufrechterhalten werden. Wurde in einem Notfallplan festgelegt, wer im Zweifel darüber entscheiden darf, ob es sich bei einer Situation um einen Notfall handelt? Wenn Sie festlegen, welche Situation einen Notfall darstellt, dann sollten Sie nicht vergessen: Egal, wie gut Sie formulieren, es kann immer Zweifelsfälle geben. Liegt ein solcher Zweifelsfall vor, dann ist es erforderlich, dass dennoch eine Entscheidung getroffen wird. Die entscheidungsberechtigte Person sollte immer leicht verfügbar sein, so dass sich ein viel reisender Geschäftsführer vielleicht weniger anbietet. Vielleicht wäre der Leiter der Produktion dann der bessere als leichter erreichbare Entscheidungsträger. Gibt es eine Arbeitsanweisung und gegebenenfalls eine Checkliste mit Punkten, die in einem Notfall abzuarbeiten sind? Wenn beispielsweise die Produktion stillsteht, dann bedeutet das für die beteiligten Mitarbeiter in aller Regel viel Hektik und Stress. Schnell kann so die Einhaltung unternehmenstypischer Entscheidungswege vergessen oder schlichtweg das Falsche gemacht werden. Machen Sie es den Mitarbeitern leichter, indem Sie mit der zuständigen Abteilungsleitung Notfallchecklisten bereitstellen. Ähnlich wie Piloten im Flugzeug können Ihre Mitarbeiter den Notfall nach und nach abarbeiten und sichergehen, dass stressbedingt kein wichtiger Punkt vergessen wird. Sind die Notfallpasswörter sicher aufbewahrt? Weil Notfalluser in aller Regel mit besonderen Rechten ausgestattet sind, müssen die zugehörigen Passwörter besonders sicher aufbewahrt werden. Es bietet sich hier an, dass Sie die Passwörter in Umschlägen beispielsweise im Unternehmenstresor aufbewahren. Auch ein Bankschließfach kann eine geeignete Alternative sein. Doch Vorsicht: Zwar können nur Berechtigte auf das Schließfach zugreifen, allerdings haben auch diese keine Chance, wenn der Notfall außerhalb der Geschäftszeiten der Bank eintritt. Prüfen Sie daher, wie schnell man an ein Notfallpasswort im Fall der Fälle kommen können muss. 16

17 Checkliste 7 Prüfungspunkte Wird über die Verwahrung der Notfallpasswörter Buch geführt? Damit der Einsatz eines Notfallusers bzw. eines Notfallpassworts nachvollziehbar wird, ist es erforderlich, dass ganz genau Buch geführt wird. Lassen Sie daher dokumentieren, wann von wem ein Briefumschlag mit dem enthaltenen Passwort zur Verwahrung im Tresor entgegengenommen wurde. Ähnlich sollte dokumentiert werden, wenn ein solcher Umschlag herausgegeben wird. Es sollte festgehalten sein, wer wann für welchen Zweck ein Notfallpasswort erhalten hat. Tipp: Idealerweise wird der Ein- und Ausgang solcher Passwortbriefe ganz klassisch in einem Buch schriftlich festgehalten. Eine Dokumentation per Computer birgt das Risiko, dass diese nicht als Beweis gilt. Ferner könnte aus irgendwelchen Gründen auch der Computer nicht funktionieren oder zerstört sein. Ein Buch hingegen ist zuverlässiger. Im Übrigen können Sie dort auch die Mitarbeiter bei der jeweiligen Eintragung unterschreiben lassen. Bei Missbrauch haben Sie so einen ohne weiteres gerichtsverwertbaren Beweis. Ist festgelegt, welcher Mitarbeiter den Passwortumschlag erhalten darf? Selbstverständlich muss festgelegt sein, an wen ein Passwortumschlag überhaupt herausgegeben werden darf. Hier bietet es sich an, dass eine Liste der Berechtigten mit in den Tresor gelegt wird. Natürlich muss die herausgebende Person dazu verpflichtet sein zu überprüfen, ob die anfragende Person auch tatsächlich als berechtigte Person auf der Liste steht. Achten Sie in diesem Zusammenhang immer darauf, dass die Liste aktuell ist. Leichter wird dies, indem das letzte Aktualisierungsdatum auf der Liste vermerkt ist. Beachten Sie: Wenn die berechtigten Personen viel auf Dienstreise sind, dann sollten Sie auch über eine Stellvertreterregelung nachdenken. Nur so verschenken Sie im Notfall nicht unnötig Zeit, wenn beispielsweise der IT-Leiter am anderen Ende der Welt gerade nicht erreichbar ist. Werden die mit dem Notfalluser durchgeführten Aktionen festgehalten? Manche Systeme ermöglichen es, dass bei Einsatz eines Notfallusers alle durchgeführten Aktionen in einer Datei protokolliert werden. Ist dies nicht möglich, sollten die Aktionen per Hand in einem schriftlichen Protokoll möglichst mit Datum und Uhrzeit aufgezeichnet werden. Dies kann auch dem Schutz des Mitarbeiters dienen, wenn diesem später vielleicht eine falsche und folgenreiche Entscheidung vorgeworfen wird. Werden die Passwörter nach Gebrauch abgeändert? Sorgen Sie dafür, dass nach dem Gebrauch eines Passworts dieses geändert wird. Schließlich ist es dem Benutzer nun bekannt und er könnte im schlimmsten Fall einiges Unheil damit anrichten. Denken Sie auch daran, dass das Passwort in einen neuen Umschlag kommt, bevor es im Tresor gelagert wird. Datenschutz aktuell 17

18 Checkliste 8 Einwilligungserklärung für -Werbung auf dem schriftlichen Weg Wann dürfen Sie die Opt-out-Variante anwenden? Anforderung Ja Nein Wurde die -Adresse schriftlich im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erfasst? Wird mit der -Werbung oder dem -Newsletter nur für eigene Waren und Dienstleistungen geworben? Sind die beworbenen Produkte und Dienstleistungen artverwandt mit den Waren und Dienstleistungen, bei deren Kauf die E- Mail-Adresse erfasst wurde? Wurde der Kunde bei Erhebung der -Adresse auf die mögliche Nutzung für Werbezwecke und auf die Möglichkeit des jederzeitigen Widerspruchs deutlich hingewiesen? Dies können Sie beispielsweise durch diese Formulierung sicherstellen: Wir nutzen Ihre angegebene -Adresse auch, um Sie über Neuigkeiten und interessante Informationen aus unserem Betrieb zu informieren. Sollten Sie dies nicht oder nicht mehr wünschen, so können Sie dieser Nutzung jederzeit widersprechen. Eine kurze mit dem Betreff Widerspruch an < adresse-die-die-widersprüche-bearbeitet> genügt. Wird in jeder deutlich auf die Möglichkeit des jederzeitigen Widerspruchs hingewiesen? Beispiel: Sollten Sie keine weiteren Informationen/Newsletter mehr von uns wünschen, so genügt eine kurze mit dem Betreff Werbewiderspruch an < -adresse-die-die-widersprüche-bearbeitet> und wir tragen Sie aus unserem Verteiler aus. Wird eine -, Internet- oder sonstige Adresse für den Widerspruch angegeben? Hat der Kunde der Nutzung seiner - Adresse für Werbezwecke nicht widersprochen? Auswertung: Nur wenn Sie in jeder Zeile Ja angekreuzt haben, dürfen Sie das vereinfachte Verfahren zur Einwilligung anwenden. Sobald mindestens einmal Nein angekreuzt wurde, ist die ausdrückliche schriftliche Einwilligung nötig! 18

19 Checkliste 9 Anforderung an Ihre Datenschutzerklärung im Internet Prüfungspunkte Erwähnen Sie ausdrücklich, dass Sie die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes und weiterer relevanter Datenschutzregelungen einhalten? Erklären Sie, was personenbezogene Daten sind und welche Angaben darunter fallen? Informieren Sie darüber, wie Sie die zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verwenden (z. B. zur Auftragsbearbeitung)? Informieren Sie darüber, ob und in welchem Umfang Sie mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten (z. B. bei der Pflege der Kundenbeziehungen durch Online-Umfragen)? Stellen Sie klar, dass Ihre Mitarbeiter und etwaige von Ihnen beauftragte Dienstleistungsunternehmen von Ihnen zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes verpflichtet wurden? Sichern Sie ausdrücklich zu, dass Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden weder an Dritte verkaufen, noch anderweitig vermarkten? Sichern Sie ausdrücklich zu, dass Sie die von den Kunden zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten nur für die von Ihnen mitgeteilten Zwecke erheben, verarbeiten und nutzen? Informieren Sie darüber, dass eine Weitergabe personenbezogener Daten grundsätzlich nicht ohne die Einwilligung des Kunden erfolgt? Klären Sie auf, welche nicht personenbezogenen Daten bei der Nutzung Ihrer Internetseiten automatisch gespeichert werden? Informieren Sie darüber, wie Sie diese Daten auswerten, zu welchem Zweck dies geschieht und dass eine Trennung von personenbezogenen Daten sichergestellt ist? Machen Sie Angaben dazu, inwieweit Sie Cookies verwenden? Informieren Sie darüber, was Cookies sind, welche Art von Cookies eingesetzt werden und wie sich diese auswirken? Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie personenbezogene Daten von Kindern und Jugendlichen weder anfordern noch sammeln oder an Dritte weitergeben? Datenschutz aktuell 19

20 Checkliste 9 Prüfungspunkte Weisen Sie ferner darauf hin, dass Personen unter 18 Jahren ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an Sie übermitteln sollten? Behalten Sie sich ausdrücklich vor, Ihre Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, soweit dies wegen der technischen Weiterentwicklung erforderlich ist, und dann auch Ihre Datenschutzerklärung entsprechend anzupassen? Weisen Sie darauf hin, dass sich Ihre Datenschutzerklärung nicht auch auf externe Links erstreckt, die auf Internetangebote Dritter verweisen? Informieren Sie darüber, wo und wie Ihre Kunden Auskunft über die von Ihnen über sie gespeicherten Daten erhalten? Klären Sie darüber auf, wo und wie Ihre Kunden ihre Zustimmung zur Erhebung und Speicherung ihrer personenbezogenen Daten widerrufen können? Informieren Sie darüber, wer für weitergehende Fragen zu Ihrer Datenschutzerklärung zur Verfügung steht und wie er zu erreichen ist? 20

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