Aktuelle Probleme und Fallstricke in der Entgeltabrechnung Michael Bühler geprf. Personalfachkaufmann geprf. Entgeltabrechner Bilanzbuchhalter

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1 Aktuelle Probleme und Fallstricke in der Entgeltabrechnung 2009 Michael Bühler geprf. Personalfachkaufmann geprf. Entgeltabrechner Bilanzbuchhalter

2 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

3 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

4 1.1 Allgemeine Informationen zum Bürgerentlastungsgesetz Informationen: ausgeschöpft Weitere Entlastung in Sicht: Das Bürgerentlastungsgesetz - Krankenversicherung knüpft daran nahtlos an. Der Kern des Gesetzes: Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung können besser von der Steuer abgesetzt werden. Davon profitieren sowohl privat als auch gesetzlich Versicherte.

5 1.1 Allgemeine Informationen zum Bürgerentlastungsgesetz Informationen: Durch die Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts ( Beschluss v , 2 BvL 1/0606, 2 BvR 1220/04, 2 BvR 410/05 u.a.) war die Bundesregierung verpflichtet die Abzugsmöglichkeiten bei der Kranken- und Pflegeversicherung zu ändern bzw. anzupassen. Mit dem Gesetzentwurf wird die steuerliche Berücksichtigung von Vorsorgeaufwendungen deutlich erweitert. Erstmals sollen die Aufwendungen für eine Kranken- und Pflegeversicherung auf sozialhilferechtlich gewährleistetem Leistungsniveau vollständig als Sonderausgaben nach 10 ff. EStG berücksichtigt werden. Darüber hinaus sollen privat Krankenversicherte erstmals die entsprechenden Beiträge für ihre mitversicherten Kinder steuerlich vollständig absetzen können. Beschluss vom 16. Juli 2009 (BGBl. I S. 1959)

6 1.1 Allgemeine Informationen zum Bürgerentlastungsgesetz Bisherige Regelung: Die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung konnten zusammen mit anderen Vorsorgeaufwendungen wie z.b. Unfall- und Haftpflichtversicherung oder Arbeitslosenversicherung bis zu einem Höchstbetrag von bzw angesetzt werden. Die Grenze war für gesetzlich Versicherte bestimmt, die einen steuerfreien Zuschuss zur Krankenversicherung erhalten und für Beihilfeberechtigte. Die Grenze bis zu galt für Steuerpflichtige die ihre Krankenversicherung selbst finanzieren mussten ( z. B. Selbstständige ).

7 1.1 Allgemeine Informationen zum Bürgerentlastungsgesetz Künftige Regelung ab VZ 2010: Die Abzugsgrenzen von und werden um 400 angehoben; d.h. zukünftig auf bzw ( 10 Abs. 4 EStG ) Des weiteren wird sichergestellt, dass für die Basiskranken- und Pflegepflichtversicherung gezahlten Beiträge in voller Höhe absetzbar sind. D.h. Beiträge zu diesen Versicherungen sind im Ergebnis unbeschränkt bzw. ohne Deckelung abzugsfähig. Die Finanzierung des Krankengeldes kann nicht angesetzt werden. Hierzu wird bei gesetzlichen Versicherten ein Abschlag von 4 % pauschal angenommen. ( 10 Abs. 1 Nr. 3 Satz 4 EStG ) Zusatzleistungen wie zum Beispiel Chefarztbetreuung oder Einzelzimmer fallen auch nicht unter die Absetzbarkeit. Folgerichtig auch das Krankentagegeld bei Privatversicherten.

8 1.1 Allgemeine Informationen zum Bürgerentlastungsgesetz Künftige Regelung ab VZ 2010: Sind in einem Versicherungstarif begünstigte und nicht begünstigte Versicherungsleistungen abgesichert, muss der geleistete Krankenversicherungsbeitrag aufgeteilt werden. Hierzu hat die Bundesregierung die Krankenversicherungsbeitragsanteil Ermittlungsverordnung ( KVBEVO ) beschlossen. Die Ermittlung erfolgt durch einheitliche prozentuale Abschläge auf die zugunsten des jeweiligen Tarifs gezahlte Prämie, soweit der nicht abziehbare Beitragsanteil nicht bereits als gesonderter Tarif ausgewiesen wird. Zusammengefasst heißt das, dass Beiträge die über die Basisversorgung hinaus gehen nicht absetzbar sind.

9 1.1 Allgemeine Informationen zum Bürgerentlastungsgesetz Künftige Regelung ab VZ 2010: Im Gegensatz zur Krankenversicherung sind die Beiträge zur Pflegeversicherung nicht zu kürzen. Hier erfolgt vielmehr eine Berücksichtigung zu 100 %. Übersteigen die Beiträge für die Grundversorgung i.s.d. 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG die Höchstbeträge des Absatzes 4 ( oder ), sind diese Beiträge als Vorsorge - Existenzminimum dennoch in voller Höhe abzugsfähig. Beiträge an die in 10 Abs. Nr. 3a EStG genannten Versicherungen können dann nicht mehr berücksichtigt werden.

10 1.1 Allgemeine Informationen zum Bürgerentlastungsgesetz Beispiel für gesetzlich Versicherte: Ein lediger Arbeitnehmer hat Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung in Höhe von und zur gesetzlichen Pflegeversicherung in Höhe von 400 gezahlt. Auf Grund der Krankenversicherung besteht auch ein Anspruch auf Krankengeld. Zusätzlich zahlt er auch Beiträge zur Arbeitslosenversicherung in Höhe von 800 und zur Haftpflichtversicherung in Höhe von 400. Nach dem neuen Gesetz sind die Krankenversicherungsbeiträge um 4 % zu kürzen. Somit sind ( = minus 112 ) abziehbar. Daneben können ebenfalls die 400 zur gesetzlichen Pflegeversicherung als Sonderausgaben abgezogen werden. Insgesamt können so als Sonderausgaben von der Steuer abgezogen werden. Die Beiträge zur Arbeitslosen- und Haftpflichtversicherung wirken sich zwar steuerlich nicht mehr aus, dennoch ergibt sich eine deutliche Verbesserung, da nach bisher geltendem Recht nur (Höchstgrenze) abgezogen werden konnten.

11 1.1 Allgemeine Informationen zum Bürgerentlastungsgesetz Beispiel privat Versicherter: Ein privat versicherter Arbeitnehmer zahlt Krankenversicherungsbeiträge in Höhe von Darin enthalten sind Beiträge für die Chefarztbehandlung in Höhe von 300. Des weiteren hat er für seine Pflegeversicherung 240 bezahlt. Hinzu kommen noch Beiträge für eine private Unfallversicherung und eine Haftpflichtversicherung in Höhe von 480. Krankenversicherung ( KV i.h.v abzgl. 300 Chefarztb. ) Pflegeversicherung 240 sonstige Vorsorgeaufwendungen 480 Summe Höchstens Mindestens jedoch Basisversorgung 3.540

12 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

13 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung Allgemeine Informationen: Während im Veranlagungsverfahren die tatsächlichen anrechnungsfähigen Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung berücksichtigt werden, bleibt es im Lohnsteuerabzugsverfahren weiterhin bei der pauschalierten Form der Berücksichtigung von Vorsorgeaufwendungen. Die Änderungen, die das Bürgerentlastungsgesetz - Krankenversicherung mit sich bringt, wirken sich deshalb nur indirekt auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus. Kernpunkte des Gesetzes sind im Bereich der Einkommensteuererklärung zu finden. Die Veränderungen bzw. notwendigen neuen Vorschriften werden in der Regel in die neuen Updates der Softwarehersteller eingebaut. Hiervon betroffen ist zum Beispiel die Lohnsteuertabelle.

14 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung Allgemeine Informationen: Damit sich bei Arbeitnehmern die regelmäßig anfallenden Vorsorgeaufwendungen für die Renten-, Kranken und Pflegepflichtversicherung nicht erst nach Ablauf des Kalenderjahres bei der Einkommensteuerveranlagung, sondern bereits im laufenden Jahr auswirken, wird bei der Lohnsteuerberechnung eine Vorsorgepauschale berücksichtigt. Durch diese Vorsorgepauschale wird ein möglicher Sonderausgabenabzug vorweggenommen. Die Eintragung eines Freibetrages für Vorsorgeaufwendungen auf der Lohnsteuerkarte ist daher nicht notwendig.

15 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung Änderungen allgemein: Die Vorsorgepauschale wird auf die Steuerklassen V und VI ausgeweitet. Dies soll erstmal ab dem VZ 2010 erfolgen. Die Folge dieser Erweiterung der Vorsorgepauschale auf die Steuerklassen V und VI ist, dass das Nettoeinkommen dieser betroffenen Personen steigt.

16 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung Änderungen allgemein : Ab 2010 wird die pauschalierte Vorsorgepauschale auf 12 % erhöht (bisher 11 %). Die maximale Begrenzung liegt in 2010 bei 1900,00 Euro (bisher 1500,00 Euro) für die Steuerklassen I, II, IV, V und VI. Für die Steuerklasse III beträgt die Mindestvorsorgepauschale höchstens 3.000,00 Euro. Sind die geleisteten Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung höher als die Mindestvorsorgepauschale, sind diese im vollen Umfang zu berücksichtigen.

17 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung Änderungen allgemein : Die Berechnung des Teilbetrages der Vorsorgepauschale bei der gesetzlichen Krankenversicherung wird auf Basis des ermäßigten Beitragssatzes durchgeführt, der ab dem ,3 % beträgt. Bei privat versicherten Arbeitnehmern können über die Mindestvorsorgepauschale hinaus selbst geleistete Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigt werden, wenn dem Arbeitgeber eine entsprechende Bescheinigung über die anrechnungsfähigen Beitragsanteile vorliegt.

18 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

19 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten Lohnsteuerbescheinigung : Die Lohnsteuerbescheinigung wird ab dem Veranlagungszeitraum um die neuen Zeilen 25 bis 28 ergänzt bzw. geändert. Zeile 25 Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung Zeile 26 Arbeitnehmerbeiträge zur sozialen Pflegeversicherung Zeile 27 Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung Zeile 28 Nachgewiesene Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege-Pflichtversicherung Hinweis: In der Zeile 25 werden vom Arbeitgeber die gesamten Beiträge zur Krankenversicherung bescheinigt. Der 4 %tige Abschlag wird vom zuständigen Finanzamt vorgenommen

20 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten Lohnsteuerbescheinigung 2010 Muster :

21 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten Großbuchstabe B entfällt : Der Großbuchstabe B wurde bisher bei Arbeitnehmer bescheinigt die nach der besonderen Lohnsteuertabelle abgerechnet wurden. Dies sind nicht rentenversicherungspflichtige Arbeitnehmer die nur die gekürzte Vorsorgepauschale in Anspruch nehmen konnten also keinen Vorsorgeanteil für die Altersvorsorge. Das wird auch in Veranlagungsjahr 2010 so bleiben. Trotzdem wird der Großbuchstabe B abgeschafft. Die steuerliche Berechnung nach der besonderen Lohnsteuertabelle wird weiterhin bestehen bleiben. D. h. die etwas höhere Lohnsteuerbelastung für den einzelnen Arbeitnehmer bleibt.

22 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

23 2.1 Was ist ELENA Elektronischer Entgeltnachweis ELENA Der elektronische Entgeltnachweis soll zukünftig die Grundlage für die Leistungsberechnungen der Wohn- und Elterngeld Behörde und der Bundesagentur für Arbeit sein. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales beabsichtigt hierzu eine Entgeltbescheinigungsrichtlinie zu erlassen ( Neuregelung in 108 Abs. 3 Satz 1 GewO i.d.f. ab ). Die Zielsetzung ist, dass durch die Speicherung von den Daten der Arbeitnehmer über eine zentrale Datenbank, die Arbeit von den Arbeitsagenturen und Behörden verbessert bzw. erleichtert wird. Die Richtlinie soll Mindeststandards für den Inhalt der Entgeltbescheinigungen bestimmen. Die Bescheinigungen in Papierform sollen bis 2012 entfallen. Die Daten können dann direkt per Online-Abruf von den zuständigen Behörden und Agenturen abgerufen werden. Diese Möglichkeit besteht aber nur gemeinsam mit dem Arbeitnehmer. Dieser muss mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur die Daten frei geben.

24 2.1 Was ist ELENA Zeitrahmen: Der Aufbau der Infrastruktur soll im Jahre 2009 abgeschlossen sein, so dass die Arbeitgeber ab Meldungen für die Arbeitnehmer übermitteln können. Ab dem wird das ELENA - Verfahren dann in der Praxis angewendet werden. Gleichzeitig soll bis zum Jahre 2015 geprüft werden, ob alle Bescheinigungen des Sozialrechts in das Verfahren eingebunden werden können.

25 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

26 2.2 Verfahren Teilnehmer an Verfahren: Leistungsberechtiger ( jeder Bürger ) Arbeitgeber Zentrale Speicherstelle ( ZSS ) Registratur Fachverfahren ( ITSG ) Trustcenter Antragstelle Leistungsgewährende Stelle ( im Moment Agentur für Arbeit und Wohn- und Elterngeldstelle )

27 2.2 Verfahren ELENA Verfahrensgesetz - Verfahrensbeschreibung Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie ( BMWi )

28 2.2 Verfahren Verfahrensbeschreibung Deutsche Rentenversicherung in Würzburg (DRV) ist als Speicherstelle vorgesehen. Sie fungiert als Zentrale Speicherstelle (ZSS). Diese speichert die nach 97 Abs. 1 SGB IV übermittelte Daten in verschlüsselter Form. Der Arbeitgeber übermittelt mit jeder Lohnabrechnung ab Januar 2010 elektronisch in einem multifunktionalen Verdienstdatensatz die erforderlichen Daten an die neue Zentrale Speicherstelle (ZSS). Die ZSS speichert diese Daten unter einem Pseudonym und bestätigt dem Arbeitgeber den Dateneingang per Protokoll. Um die entsprechenden Leistungen beantragen zu können, ist eine einmalige Anmeldung bei der Antragsstelle erforderlich. Die vom Leistungsberechtigten ( jeder Bürger ) durchgeführt werden muss.

29 2.2 Verfahren Verfahrensbeschreibung Die Antragsstelle gibt die Daten des Antragstellers weiter an die ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) um das Registratur Fachverfahren einzuleiten. Außerdem gibt die Antragsstelle die Daten des Leistungsberechtigten (Antragsteller) zur Prüfung an das Trustcenter. Nach erfolgreich durchlaufenem Prüfverfahren stellt das Trustcenter dem Leistungsberechtigten (Antragsteller) die Signaturkarte aus. Mit der neuen Signaturkarte wendet sich der Leistungsberechtigte an die leistungsgewährende Stelle (z.b. Bundesagentur ).

30 2.2 Verfahren Verfahrensbeschreibung In unserem Beispiel prüft die leistungsgewährende Stelle ihrerseits erneut die Signaturkarte des Antragstellers über das Trustcenter. Erst nach erneuter Prüfung und Genehmigung durch das Trustcenter kann die leistungsgewährende Stelle die persönlichen Daten des Antragstellers in der Zentralen Speicherstelle (ZSS) erfragen. Die Zentrale Speicherstelle stellt die gewünschten Daten bereit.

31 2.2 Verfahren Datenschutz Für das ELENA - Verfahren gelten die Bestimmungen zum Sozialdatenschutz des Zehnten Buches des Sozialgesetzbuches und weitere im Gesetz festgelegten Schutzrechte. Die Daten in der Zentralen Speicherstelle werden nach der Übermittlung durch den Arbeitgeber sofort geprüft, zweifach verschlüsselt und danach gespeichert. Eine Entschlüsselung ist nur im Rahmen eines konkreten, durch den Teilnehmer (Bürger) legitimierten Abrufs möglich. Ein direkter Zugriff auf die Datenbank ist weder für interne Mitarbeiter noch für Außenstehende möglich, da die Speicherung der Daten und deren Verschlüsselung in unterschiedlichen Verantwortlichkeiten liegt. Ein weiterer Vorteil des ELENA - Verfahrens ist darin zu sehen, dass zukünftig der Arbeitgeber keine Kenntnis darüber erlangt, ob sein Arbeitnehmer einen Antrag auf eine Sozialleistung stellt.

32 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

33 2.3 Bescheinigungen Gemäß 95 SGB IV wird das ELENA-Verfahrensgesetz angewandt : Arbeitsbescheinigung nach 312 des Dritten Buches Nebeneinkommensbescheinigung nach 313 des Dritten Buches Auskunft über die Beschäftigung nach 315 Abs. 3 des Dritten Buches Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach 23 Abs. 2 des Wohngeldgesetzes Einkommensnachweise nach 2 Abs. 7 Satz 4 und 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes.

34 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

35 2.4 Pflichten des Arbeitgebers Was muss vom Arbeitgeber gemeldet werden 97 Abs. 1 SGB IV Der Arbeitgeber muss, zusammen mit der Entgeltabrechnung, für jeden Beschäftigten einen so genannten Multifunktionalen Verdienstdatensatz ( MVDS ) elektronisch melden. Dieser enthält folgende Punkte: Ausnahme: Minijobs im Privathaushalt ( 8a SGB IV ) Name und Anschrift des Arbeitgebers Name und Anschrift und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers Versicherungsnummer des Arbeitnehmers das Datum des Beginns der Beschäftigung das Ende der Beschäftigung, wenn es in den letzten Entgeltabrechnungszeitraum fällt der bescheinigte Abrechnungszeitraum sowie die Anzahl der darin enthaltenen Steuer- und Sozialversicherungstage

36 2.4 Pflichten des Arbeitgebers Was muss vom Arbeitgeber gemeldet werden Abs SGB IV die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge, Konfession sowie ggf. Frei- oder Hinzurechnungsbeträge der Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Krankenkasse ggf. die Angabe, dass ein Beitragszuschuss für Kinderlose erhoben wird ( Kinderberücksichtigungsgesetz PV )

37 2.4 Pflichten des Arbeitgebers Was muss vom Arbeitgeber gemeldet werden 97 Abs. 1 SGB IV Die Richtlinie wird eine differenzierte Darstellung der Entgeltzahlung nach Steuern und Sozialversicherung regeln. Diese sind zum Beispiel: steuerpflichtiger Arbeitslohn Sozialversicherungsbruttoentgelt, ggf. abweichend je Versicherungszweig und getrennt nach laufenden und einmaligen Bezügen Gesamtbruttoentgelt ohne Trennung nach laufenden und einmaligen Bezüge Entgeltumwandlung ( betriebliche Altersvorsorge ) Sachbezüge Kurzarbeitergeld Zuschüsse des Arbeitgebers zu Sozialversicherungsbeiträgen Aufstockungsbeträge nach dem Altersteilzeitgesetz

38 2.4 Pflichten des Arbeitgebers AG hat den AN zu informieren 97 Abs. 1 Satz 3 SGB IV Übermittelt der Arbeitgeber die Daten an die Zentrale Speicherstelle ( ZSS ), so hat der Arbeitgeber die Pflicht, den Arbeitnehmer auf seiner Lohn- und Gehaltsabrechnung über die erfolgte Datenübermittlung zu informieren.

39 2.4 Pflichten des Arbeitgebers Stornierung und Korrektur von Meldungen 97 Abs. 5 SGB IV Daten, die nach Übermittlung an die ZSS beim Arbeitgeber für einen Abrechnungszeitraum geändert werden, sind nach 97 Absatz 5 SGB IV unverzüglich zu stornieren und in einer erneuten Meldung unverzüglich zu erstatten. Ist also eine Meldung zu berichtigen, ist die abgegebene Meldung zu stornieren und anschließend die korrekte Meldung abzugeben. Durch die Stornierung wird der MVDS bei der Zentralen Speicherstelle ( ZSS ) unwiderruflich gelöscht. Eine Rücknahme der Stornierung ist nicht möglich.

40 2.4 Pflichten des Arbeitgebers Protokollierung 97 Abs. 2 SGB IV Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die Meldung an die ZSS zu protokollieren. Die Protokollierung umfasst: den Absendezeitpunkt der Übermittlung den Monat für den die Meldung erfolgt die Versicherungsnummer- oder Verfahrensnummer des Teilnehmers die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes

41 2.4 Pflichten des Arbeitgebers Protokollierung 97 Abs. 2 SGB IV Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die Protokollierung nach Ablauf von zwei Jahren zu löschen, sofern diese Daten nicht darüber hinaus zu Beweiszwecken in einem bereits eingeleiteten Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt werden und der Arbeitgeber davon Kenntnis hat. Nach Mitteilung durch die abrufende Behörde, die das Verfahren abgeschlossen hat, ist die Protokollierung unverzüglich zu löschen. Die Mitteilung der abrufenden Stelle hat innerhalb von drei Monaten nach Eintritt der Unanfechtbarkeit der Verwaltungsentscheidung zu erfolgen.

42 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

43 2.5 Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung Nachhaltige Veränderung Es wird ein neues Datenübermittlungsverfahren geben! In einer Entgeltverordnung werden die geplanten Details des multifunktionalen Verdienstdatensatzes ( MVDS ) festgelegt. Im Moment sind noch nicht alle Verfahrensdetails bekannt. Diese werden hoffentlich bis zum Jahreswechsel geklärt sein. D. h. durch die Einführung des ELENA - Verfahrensgesetz wird die Arbeit im Personalbüro nachhaltig verändert.

44 2.5 Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung Beispiele für die Veränderung : Die Sachbearbeiter im Personalbüro benötigen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung viel mehr Information als bisher. Eine Angabe der wöchentlichen oder der monatlichen Arbeitszeit ist für eine fehlerfreie Datenübermittlung ab 2010 zwingend erforderlich. Es müssen unter bestimmten Voraussetzungen auch Meldungen an die ZSS getätigt werden außerhalb vom normalen Termin für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies kann zum Beispiel eine fristlose Kündigungen sein. Die bloße Eingabe des Austrittsdatums bei einer Kündigung reicht nicht mehr aus. Die Fragen gemäß der Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III müssen direkt in die Lohnabrechnung einfließen.

45 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

46 3.1 Änderung bei der Kurzarbeit Kurzarbeit plus Die Bezugsdauer für die Kurzarbeit wurde per Änderungsverordnung (vom ) von 18 auf 24 Monate verlängert und im BGBl I S am verkündet. Damit ist die Verlängerung der Bezugsdauer für die Kurzarbeit auf 24 Monate in Kraft. Die Regelung gilt für Arbeitnehmer, deren Anspruch auf Kurzarbeitergeld in 2009 entsteht. Volle Erstattung der Sozialversicherungsanteile des Arbeitgebers ab dem 7. Monat. Die Neuregelung tritt rückwirkend zum in Kraft und gilt bis zum ( 421t Abs. 1 SGB III). Damit wird sichergestellt, dass für Kurzarbeit ab dem durch die volle Erstattung der SV- Beiträge eine Entlastung der Arbeitgeber auch tatsächlich ab Juli 2009 erfolgen kann. Eine Unterbrechung der Kurzarbeit in einzelnen Betriebsteilen erfordert künftig keine neue Anzeige mehr, solange der Bewilligungszeitraum noch gilt.

47 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

48 3.2 Studiengebühren Änderung des 1 Abs. 1 S 1 neue Nr. 15 SvEV Bisher waren die durch den Arbeitgeber übernommenen Studiengebühren im Rahmen eines Ausbildungsverhältnisses, die der Arbeitgeber zusätzlich zum laufenden Arbeitsentgelt aus eigener Verpflichtung gegenüber einer Bildungseinrichtung trägt oder für den Beschäftigten übernimmt, zwar steuerfrei aber sozialversicherungspfichtig.

49 3.2 Studiengebühren Änderung des 1 Abs. 1 S 1 neue Nr. 15 SvEV Durch die Ergänzung im 1 Abs. 1 S. 1 neue Nr. 15 Sozialversicherungsentgeltverordnung gilt nun Folgendes: Studiengebühren, die der Arbeitgeber im Rahmen eines Ausbildungsverhältnisses übernimmt, werden nun beitragsfrei gestellt, wenn es kein steuerlicher Arbeitslohn darstellt. Die sozialversicherungsrechtliche Beitragsfreiheit von Studiengebühren wird damit mit dem Steuerrecht verknüpft. Steuerrechtlich sind die Studiengebühren kein steuerpflichtiger Arbeitslohn wenn: zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Ausbildungsverhältnis besteht, der Arbeitgeber arbeitsvertraglich zur Übernahme der Studiengebühren verpflichtet ist, die übernommenen Studiengebühren vom Beschäftigten zurückgefordert werden können, wenn der Beschäftigte innerhalb von zwei Jahren nach Studienabschluss freiwillig das Unternehmen verlässt.

50 Agenda 1. Bürgerentlastungsgesetz 1.1 Allgemeine Informationen 1.2 Was ändert sich bei der Lohnabrechnung 1.3 Bescheinigungs- und Aufzeichnungspflichten 2. Elektronischer Entgeltnachweis ELENA 2.1 Was ist ELENA 2.2 Verfahrensbeschreibung ( vorläufig ) 2.3 Bescheinigungen 2.4 Pflichten des Arbeitgebers 2.5 Auswirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung 3. Aktuelles 3.1 Änderungen bei der Kurzarbeit 3.2 Studiengebühren ( Arbeitgeberleistung ) 3.3 Informationen zur Besteuerung nach 37b EStG 3.4 Lohnsteuerliche Behandlung von sonstigen Bezügen 3.5 Erläuterungen zum Faktorverfahren ab 2010

51 3.3 Besteuerung nach 37b EStG 37b EStG (1) Steuerpflichtige können die Einkommensteuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten 1.betrieblich veranlassten Zuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden, und 2.Geschenke im Sinne des 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1, die nicht in Geld bestehen, mit einem Pauschsteuersatz von 30 Prozent erheben. Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer sind die Aufwendungen des Steuerpflichtigen einschließlich Umsatzsteuer; bei Zuwendungen an Arbeitnehmer verbundener Unternehmen ist Bemessungsgrundlage mindestens der sich nach 8 Abs. 3 Satz 1 ergebende Wert. Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, 1.soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder 2.wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von Euro übersteigen. (2) Absatz 1 gilt auch für betrieblich veranlasste Zuwendungen an Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen, soweit sie nicht in Geld bestehen und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. In den Fällen des 8 Abs. 2 Satz 2 bis 8, Abs. 3, 40 Abs. 2 sowie in Fällen, in denen Vermögensbeteiligungen überlassen werden, ist Absatz 1 nicht anzuwenden; Entsprechendes gilt, soweit die Zuwendungen nach 40 Abs. 1 pauschaliert worden sind. 37a Abs. bleibt unberührt.

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