Dave Zamorski. Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens

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1 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens Dave Zamorski Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens a

2 Über den Autor Integral Metrix Group (IMG) ist ein Geschäftsent wicklungsunternehmen im Bereich der Grafikindustrie, das Dienstleistungen von der Geschäftsplanung und -entwicklung bis hin zu Marketing und Workflow-Integration, anbietet. Unser Fokus ist die gemeinsame Arbeit mit dem Kunden an der Weiterentwicklung seines Unternehmens durch die Rationalisierung der Geschäftsprozesse, um so eine betriebliche Effizienz und eine bessere Produktivität zu erreichen - das steigert den Ertrag und die Rentabilität. Dave Zamorski, Präsident von IMG, und sein Team besitzen umfangreiche Erfahrungswerte im Bereich der grafischen Industrie und das in mehreren Disziplinen, wodurch IMG in der Lage ist, einzigartige und relevante Perspektiven zu bieten, die Sie in diesem Buch nachlesen können. Dave ist Mitglied des Beirats der Delaware Manufacturing Extension Partnership, die mit den Produzenten an einer schlanken Produktion arbeitet, wie z. B. ISO, 5S usw. Er ist ein Mitglied der Association for Operations Management und des Steering Committee of the Automation Solutions Network (zuvor die JDF Users Group), die den Digitaldruck repräsentieren. Dave gibt internationale Vorträge über automatisierte Workflows, Geschäftsentwicklung, schlanke Produktion und über den Übergang von PSPs zu MSPs. Gedruckt auf einer Xerox igen4 Presse auf Original Xerox Verbrauchsmaterial Xerox Corporation. Alle Rechte vorbehalten. XEROX, XEROX und Design and igen4 sind Markenzeichen der Xerox Corporation in den USA und/oder in anderen Ländern. 04/12 T460 Version: 1.0 Alle anderen Markenzeichen und Urheberrechte sind Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Buch darf ohne die schriftliche Erlaubnis des Inhabers der Nutzungsrechte weder ganz noch teilweise vervielfältigt oder in irgendeiner Form oder auf irgendeine Weise, sei es elektronisch oder mechanisch und egal für welchen Zweck, kopiert werden. Haftungsausschluss: Die in diesem Buch ausgedrückten Ansichten und Meinungen stammen vom Autor und spiegeln nicht unbedingt die offiziellen Grundsätze, Positionen oder Vorgehensweisen von Xerox wieder.

3 Inhaltsverzeichnis ii Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens 2 Organisieren Sie Ihr Unternehmen neu 4 Die nackten Tatsachen Organisieren Sie Ihr Unternehmen neu steht für einen rationalisierten Betrieb, der schnell auf aktuelle und aufkommende Kundenbedürfnisse reagieren kann. 5 Die Druckindustrie wird weiter schrumpfen 6 Die Anzahl der Druckbetriebe wird weiterhin abnehmen 10 Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeitsprozesse 11 Verborgenes Kapital und Gewinne ausfindig machen 12 Schritt 1: Definition Ihrer Strategie 12 Schritt 2: Erarbeiten Sie einen formellen Geschäftsplan 16 Schritt 3: Rationalisierung Ihres Workflows 17 Auswahl einer Workflow-Lösung 18 Erfassung des aktuellen Status 19 Schritt 4: Wertstromanalyse 25 Haben Sie die Chance verpasst? 26 Ein Fallbeispiel 27 Der strategische Fahrplan zur Rentabilität Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens i

4 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens Es existieren zahlreiche Artikel und Whitepaper darüber, wie die Hersteller gedruckter Artikel ihre Unternehmen umgestalten müssen, um der Realität des modernen Marktes besser begegnen zu können. Manche werben für die Vorteile eines Wandels vom Anbieter für Druckleistungen zu einem Anbieter für Marketingdienstleister, aber nur wenige bieten Details darüber, wie genau dieser Übergang profitabel über die Bühne gebracht werden kann. ii Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens

5 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens 1

6 Organisieren Sie Ihr Unternehmen neu Die Notwendigkeit, Ihr Unternehmen an die Bedürfnisse der technisch fachkundigen Kunden anpassen zu müssen, ist offensichtlich. Die Kosten für diesen wichtigen Übergang sind jedoch beachtlich und es bestehen Risiken und Stolpersteine. Unternehmen, die diesen Übergang bereits durchschritten haben, bereuen es auf keine Weise. Diese neu strukturierten Unternehmen wachsen in einem sich verkleinernden Markt - oftmals mit zweistelligen Wachstumsraten. Dieses Buch bietet einen strategischen Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. Es behandelt die für den Übergang zu einem neuen Geschäfts- und Betriebsmodell erforderlichen spezifischen Schritte, das besser auf die Anforderungen des modernen Marktplatzes ausgerichtet ist und über die Flexibilität verfügt, sich in eine profitable Zukunft weiterentwickeln zu können. Es versteift sich nicht auf bestimmte Märkte des Bereichs, da das von Unternehmen zu Unternehmen variiert. Aber es wird Sie durch die Schritte leiten, die Ihr Unternehmen wieder in die Spur bringen. Es stellt Ihnen die benötigten Aktivitäten bereit, die Sie optimal positionieren und Ihre Rentabilität steigern werden. Dadurch kann der Übergang leichter und eventuell sogar mit vorhandenem Kapital finanziert werden, das Sie bis jetzt noch nicht einmal in Ihrem Unternehmen vermutet haben. Der in diesem Buch dargelegte strategische Fahrplan lässt sich für alle Unternehmen anwenden. Diesen Weg einzuschlagen ist äußerst wichtig, um erfolgreich die aktuellen Möglichkeiten neu zu strukturieren oder um für Ihr Unternehmen neue Möglichkeiten zu schaffen. Unabhängig davon, in welche Richtung Sie Vertrieb und Marketing des Unternehmens steuern, der hier angebotene strategische Fahrplan wird Anwendung finden, auch wenn Sie beim Hauptgeschäft des Druckbetriebs bleiben, anstatt auf Marketing oder andere Dienstleistungen zu erweitern. In diesem Buch verwenden wir den Begriff Druckbetrieb zur Beschreibung dieser sich weiter entwickelnden Unternehmen. Das ist, was ein Anbieter für Druckdienstleistungen ist - ein Hersteller eines Produkts. Es ist ein Trugschluss, zu denken, jeder durchgehende Auftrag in Ihrem Unternehmen ist ein anderer, 2 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens

7 individueller Auftrag, ohne Beziehung zur anderen Arbeit, die Sie produzieren. Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein Kundenprojekt mit einem statischen Dokument, wie z. B. eine Broschüre mit verschiedenen Mengen, oder um eine ausgeklügelte, integrierte Kampagne handelt, die soziale Medien, personalisierte URLs, SMS-Nachrichten und Druck beinhaltet, es handelt sich immer um Produkte und es bestehen Ähnlichkeiten innerhalb der einzelnen Produktkategorien, die es Ihnen erlauben, eine signifikante Produktionseffizienz zu erreichen, wodurch Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens steigen. Ihr Unternehmen neu zu strukturieren, bedeutet, sicherzustellen, dass Sie die kostengünstigsten Arbeitsprozesse einsetzen, um so Ihren Kunden ausgezeichnete Preise, Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können. Dadurch wissen Ihre Kunden, dass ihr investiertes Geld bei Ihnen und Ihren Dienstleistungen gut aufgehoben ist, und auch für sie eine gewisse Rentabilität besteht. Ihr Unternehmen neu zu organisieren hat einen rationalisierten Ablauf zur Folge, der schnell auf aktuelle und aufkommende Kundenbedürfnisse reagieren kann. Dadurch wird die Basis einer langfristigen und äußerst zufriedenstellenden Kundenbeziehung geschaffen und für fortgesetztes Wachstum können neue Kunden und Anwendungen hinzugefügt werden. Der hier zur Verfügung gestellte strategische Fahrplan liefert Ihnen spezifische und detaillierte Aktivitäten, die Sie zum Erreichen dieser Ziele einsetzen können: Kontrolle der Arbeitsprozesse Definition Ihrer Strategie Rationalisierung des Workflows Wertstromanalyse Auswahl einer Workflow-Lösung Um in diesem dynamischen und hoch konkurrenzbetontem Markt bestehen zu können, müssen sich die Druckbetriebe anpassen, aber müssen auch sicherstellen, dass ihr Kerngeschäft produktiv und profitabel ist, bevor man sein Angebot auf neue Produkte, Dienstleistungen und Zielmärkte ausrichtet. Dieser strategische Fahrplan wird die erforderlichen Schritte beschreiben, die das aktuelle Geschäft in den Fokus rücken und Ihre Firma für zukünftiges Wachstum positionieren. Lassen Sie uns zuerst einen Blick auf den Zustand der kommerziellen Druckindustrie als Ganzes werfen und begrenzen wir dann unser Gespräch auf die Schritte, die Sie zur Steigerung Ihrer Leistung über dem Durchschnitt unternehmen können. Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens 3

8 Die nackten Tatsachen 4 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens

9 Die Druckindustrie wird weiter schrumpfen Es gibt zahlreiche Datenquellen, die einen zukünftigen Status der kommerziellen Druckindustrie hochrechnen. Für dieses Buch zitieren wir die aktuelle Vorhersage von Dr. Joe Webb, dem Direktor vom WhatTheyThink s Economics and Research Center. Auch wenn die hier präsentierten Zahlen nicht sehr ermutigend sind, haben die einzelnen Unternehmen dennoch die Möglichkeit, dem Trend entgegenzutreten und für eine erfolgreiche Zukunft zu sorgen, indem der in diesem Buch präsentierte strategische Fahrplan eingehalten wird. Unternehmen, die ihre Geschäfte auf die bisherige Weise weiterführen, werden wahrscheinlich zu einem Opfer der Änderungen werden, die sich auf die Branche auswirken. In Abbildung 1 zeichnet Dr. Webb ein dermaßen düsteres Bild des fortwährend bestehenden Abwärtstrends bei Drucksendungen für den kommerziellen Druckmarkt in den USA, der ab 2011 bis 2017 einen Rückgang von 35% anzeigt. Drucksendungen, die 2011 mit 85 Milliarden Dollar abschlossen, sollen sich bis zum Ende der Zeitraumvorhersage auf 55 Milliarden Dollar einpendeln. Aber auch wenn andere Quellen vielleicht nicht einen solch dramatischen Rückgang vorhersagen, rechnet keine davon mit einem Grad an Wachstum der Industrie, wie es in der Vergangenheit zu sehen war. Dr. Webbs Vorhersage bezieht sich auf den US-Markt, aber Experten der Branche berichten über ähnliche Bedingungen für Kanada und Westeuropa. In vielen Entwicklungsländern ist der Druckbereich weiterhin wachsend; es wird allerdings nur eine Frage der Zeit sein, bevor auch diese Märkte einen Rückgang erfahren werden. Abbildung 1. Ein Blick auf die kommerzielle Druckindustrie: Vorhersagen nach Statistikmodell WTT ERC Konservativ Aggressiv BIP (+2,5 %) Qualitätsvorhersage 2010 $87.2 $87.2 $101.6 $ $85.7 $79.0 $99.1 $ $82.7 $72.0 $96.5 $ $79.9 $64.5 $93.9 $ $77.2 $56.5 $91.2 $ $74.5 $48.1 $88.4 $ $72.0 $39.3 $85.6 $55.0 Quelle: WhatTheyThink Wirtschafts- und Forschungszentrum Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens 5

10 Die nackten Tatsachen Die Anzahl der Druckbetriebe wird weiterhin abnehmen Die Konsolidierung in Nordamerika und Westeuropa wird durch die schwache Wirtschaft beeinflusst, hat sich aber aufgrund der Ausgabenverlagerung durch die Marketer vom traditionellen hin zum digitalem Marketing beschleunigt. Als Resultat gab es einen noch nie da gewesenen Rückgang bei der Anzahl der Druckeinrichtungen über die letzten 10 Jahre. Druckbetriebe müssen Konkurs anmelden, fusionieren mit anderen Unternehmen, werden aufgekauft oder schließen einfach die Türen, wie in Abbildung 2 der US-Daten dargestellt. Werden Sie eines davon sein? Die Schritte unseres strategischen Fahrplans werden sicherstellen, dass Sie nicht zu diesen bedauernswerten Statistiken gehören werden. Gleichzeitig gab es ein explosives Wachstum digitaler und Online-Technologien, die die Art und Weise verändert haben, wie die Kunden Informationen kommunizieren und empfangen. Das Internet, Wachstum von Mobilanwendungen und die sozialen Netzwerke haben die Kommunikationsplattform, wie wir sie kennen, für immer verändert. In einer Präsentation der Jahreskonferenz der Direct Marketing Association zeigte Bruce Biegel, geschäftsführender Teilhaber der Winterberry Group, alarmierende Daten, die das rapide Wachstum dieser neuen digitalen Alternativen zum Druck wiedergaben (Abbildung 3 auf der folgenden Seite). Diese Explosion bei der Nutzung digitaler Alternativen im Vergleich zum Druck ist sicherlich nicht auf die USA beschränkt, sondern es handelt sich hier eher um ein globales Phänomen. Diese wachsende Unabhängigkeit digitaler Alternativen ist auch nicht auf die jüngere Generation beschränkt. Alle Altersgruppen bewegen sich zu einer Online-Welt hin, die einen sofortigen Zugriff auf Informationen und eine Kommunikation in Echtzeit ermöglicht. Die Marketer müssen zu jeder Zeit wissen, wie die Zielmärkte kommunizieren möchten, damit genau im richtigen Moment die Verbindung aufgenommen werden kann. Suchgigant Google nennt diesen Moment der Entscheidungsfindung die Nullstunde der Wahrheit (Zero Moment of Truth). Abbildung 2. Kommerzieller US-Druckmarkt in systematischem Abschwung Druck und dazugehörige Support-Industrie in den USA (NAICS 323): Beschäftigung und Anzahl der Einrichtungen, ,000 Anzahl Angestellte ,000 35,000 30,000 25, ,000 15,000 10,000 5, Arbeitsplätze Anzahl Unternehmen Quelle: Bureau of Labor Statistics 6 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens

11 Wenn Sie der Meinung sind, es handelt sich hier um ein Strohfeuer - das ist es nicht. Die Geschäfte werden nie wieder so ablaufen, wie früher. Während die Marketer auch weiterhin in mobile, soziale Medien und andere digitale Kanäle investieren werden, wird sich der Rückgang traditioneller Druckmedien fortsetzen. Eine wichtige Attraktion der Online-Kanäle für Marketer ist die nahezu zeitnahe Nachverfolgung und Berichterstattung, wodurch sichergestellt werden soll, dass die Kampagnen auch die erwartete Rendite bringen. Das sorgt für noch mehr Investitionen in den Bereichen Auswertung und Analysen und bietet Marketing-Plattformen und Werkzeuge, die eine exakte Messung und Nachverfolgung der Marketingausgaben ermöglichen. Das genau ist der Grund, warum personalisierte, zielgerichtete und medienübergreifende Plattformen zukünftig zur Norm werden. Der Druckbereich wird zwar eine Rolle spielen, aber eine andere als bisher. Mit steigendem Maße wird der Druckbereich dafür verwendet, die Kunden zu den verschiedenen Online-Kanälen zu locken, damit die Marketer so einen andauernden Dialog führen können. So können Loyalität aufgebaut und mehr Informationen über die Kunden gesammelt werden, wodurch zukünftige Kommunikationen verfeinert und die Kunden in der Nullstunde der Wahrheit in den richtigen Kanälen positioniert werden können. Für Druckbetriebe, insbesondere für diejenigen, die medienübergreifende Dienstleistungen anbieten, sollten das gute Nachrichten sein. Um nur ein Beispiel zu nennen: Eine medienübergreifende Kampagne, die sauber entwickelt und ausgeführt und zu einem anständigen Preis angeboten wird, bietet höhere Gewinnspannen als der Druckbereich allein. Zweitens: Dieser Grad an Beteiligung des Kunden platziert den Druckbetrieb etwas höher in der Wertkette des Marketingprozesses und steigert den Gesamtwert des Herstellers für den Marketingkunden. Es handelt sich nicht um ein Allerweltsangebot und diese Art von Dienstleistungen entwickeln sich oftmals in wiederkehrende, programmatische Bindungen, die den Kunden einschließen und die Gesamtkosten des Verkaufs für den Druckbetrieb reduzieren. Abbildung E U.S. Ausgaben für digitale Werbung, 32,6 Milliarden Dollar Suche $16.6 M (+27%) Generierung von Kundenkontakten $0.2 M (+6.6%) Quelle: Winterberry Group analysis Social Apps und Widgets $0.4 M (+10.5%) $1.6 M (+18.1%) Mobil $1.2 M (+41.2%) Display $12.5 M (+27%) Durch die Sicherstellung eines effizienten, kostensparenden und hochproduktiven Betriebsablaufs können Sie nicht nur Ihre Preise mit den Markterwartungen abstimmen und wären wahrscheinlich auch überrascht, was für einen Geldfluss Sie für die Bezahlung erforderlicher Investitionen freisetzen können. Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens 7

12 Die nackten Tatsachen Denken Sie jedoch daran, dass höhere Gewinnspannen nicht unbedingt höhere Preise bedeuten müssen. Und das Betreten des medienübergreifenden Bereichs oder der Ausbau Ihrer Präsenz erfordern Investitionen in Menschen, Prozesse und Technologien. Angesichts der strukturellen Änderungen, die die Druckindustrie und Geschäftskommunikationen im Allgemeinen, erfahren, unterstützen diese Tatsachen noch mehr die Bedeutung dafür, Ihr Unternehmen neu zu organisieren. Durch die Sicherstellung eines effizienten, kostensparenden und hochproduktiven Betriebsablaufs können Sie nicht nur Ihre Preise mit den Markterwartungen abstimmen. sondern wären wahrscheinlich auch überrascht, was für einen Geldfluss Sie für die Bezahlung erforderlicher Investitionen freisetzen können. Der Rest dieses Buchs versorgt Sie mit wichtigen Informationen, um Sie und Ihr Unternehmen bei der Vorbereitung für die erforderliche Geschäftstransformation zu unterstützen, und damit Sie in einer turbulenten Umgebung nicht nur überleben, sondern auch aufblühen können. Es bietet wertvolle Vorschläge für kleine und große Unternehmen und stellt die Kernelemente bereit, die für den Aufbau eines Unternehmens, das sich mit der heutigen Marktsituation befasst und sich auf diese konzentriert, erforderlich sind. Abbildung 4. Die Nutzung sozialer Netzwerke durch ältere Benutzer steigt weiter an % 86% 80 73% 76% 67% 60 58% 61% 48% 47% 40 36% 36% 25% 25% 22% 26% 20 16% 12% 11% 16% 13% 0 7% 5% Sept % Mai % Nov April 2009 Dez Mai 2010 Quelle: Pew Research Center s Internet and American Life Project Surveys, September 2005 Mai Alle Befragungen sind für Erwachsene ab 18 Jahren. 8 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens

13 Abbildung 5. Technologie, deren Nutzung die Vertriebsleiter in den nächsten 3-5 Jahren erhöhen möchten, Juni 2011 Percentage of respondents Soziale Medien Kundenanalyse CRM Mobilanwendungen Content-Management Tablet-Anwendungen Einzelansicht des Kunden Kollaborationswerkzeuge 82% 81% 81% 80% 73% 72% 70% 68% Vorhersageanalysen Reputationsmanagement Suchmaschinenoptimierung Kampagnenmanagement Berichtskarten/Dashboards -Marketing 46% 56% 66% 63% 62% 61% Quelle: IBM, From Stretched to Strengthened: Insights from the Global Chief Marketing Officer Study, 11. Oktober 2011 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens 9

14 Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeitsprozesse Für die meisten Unternehmen stellt die Gehaltsabrechnung eine der größten - wenn nicht sogar die größten - Ausgaben dar. Die Gehaltsabrechnung verschlingt im Allgemeinen 35% bis 40% der Betriebskosten. Und diese Kosten werden sich auf einer Pro-Kopf-Basis nur noch weiter erhöhen. Für viele Druckbetriebe stellen die Kosten der Gehaltsabrechnung eine signifikante Barriere zu den Investitionen dar, die für den Übergang zu einem Anbieter für Marketingdienstleistungen erforderlich wären. Eine im Jahr 2009 durchgeführte NAPL-Studie bestätigte, dass die unteren 25% der kleinen bis mittelgroßen Druckbetriebe über einen Zeitraum von zwei Jahren einen Anstieg der Arbeitskosten um 6% und einen Gewinnverlust von 5% erlebten. Wie Abbildung 6 jedoch wiedergibt, erhält man über die Durchschnittswerte kein Gesamtbild der Situation. Während die Kosten für Gehaltsabrechnungen im Durchschnitt und für die Nachzügler weiter steigen, konnten die führenden Unternehmen (die Top 25% der Unternehmen) einen Rückgang der Kosten verzeichnen. Das Ziel für die Druckbetriebe liegt in der Reduzierung der Gehaltsabrechnung auf vertretbare 20% bis 22%. Das lässt sich erreichen, wenn der Hersteller zu den erforderlichen Änderungen bereit ist. Das ist keine leichte Aufgabe, aber die Mühe ist es wert! Selbst kleine Änderungen können sich stark auf das Endergebnis auswirken. So, wo beginnt jemand mit der Verbesserung der Rentabilität, um so Geld für die Investition in benötigte Technologien freizumachen? Die Antwort könnte Sie überraschen. Abbildung 6. NAPL-Kostenanalyse für Druckbetriebe 2009 Führende Top 25% Durchschnitt 287 Firmen Nachzügler untere 25% Erlöse in US$ 1,016,447 1,016, ,100 Verkauf % COG % Gehaltsabrechnungen % Gemeinkosten % Gewinn % 2007 Führende Top 25% Durchschnitt 287 Firmen Nachzügler untere 25% Erlöse in US$ 1,194,351 1,181,915 1,338,012 Verkauf % COG % Gehaltsabrechnungen % Gemeinkosten % Gewinn % 10 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens

15 Verborgenes Kapital und Gewinne ausfindig machen Bisher bestand das primäre Hilfsmittel der Druckbetriebe zur Steigerung des Gewinns in der Erhöhung der Verkaufszahlen. Es werden hohe Summen für Werbung oder für eine unbedeutende Produktdifferenzierung ausgegeben und das Verkaufspersonal wurde dazu getrimmt, sich auf diese zu konzentrieren. Aber unter der Annahme eines Bruttogewinns vor Steuer von 10% muss das Verkaufsteam für jeden ausgegebenen Dollar mit dem Ziel der Steigerung des Gewinns zusätzliche 11$ an gedrucktem Material verkaufen, wie in dem vereinfachten P&L-Beispiel in Abbildung 7 demonstriert. Hinweis: Das ist ein sehr vereinfachtes Beispiel. Die Auswirkung auf das Endresultat durch eine Reduzierung der Kosten oder durch einen Verkaufsanstieg könnte je nach exakter Natur der einzelnen Ausgabenstrukturen des Druckbetriebs geringer oder höher ausfallen. Hauptelemente, wie z. B. Ersparnisse durch Produktionsvergrößerung, und feste, variable und Mehrkosten können abweichen. Demgegenüber wandert der Hauptanteil eines jeden von der Kostenstruktur entfernten Dollars direkt als Gewinn vor Steuer zum Endergebnis. In diesem sehr vereinfachten Beispiel führt eine Reduzierung der Ausgaben um 10% zu einem Anstieg des Gewinns vor Steuer um 9%. Ein Anstieg des Erlöses um 10% wiederum sorgt für einen Anstieg des Gewinns vor Steuer um 1%. Daher ist es für eine Steigerung des Gewinns besser und schneller, die Ausgaben durch Kostenreduzierungen zu senken. Durch die Einhaltung des in diesem Buch dargelegten strategischen Fahrplans profitieren Sie von höheren Kapazitäten, Cash-Flows und Gewinnen und befinden sich so als Druckbetrieb auf dem Weg in eine goldene Zukunft. Die Möglichkeit, Hunderte großer und kleiner Bestellungen ohne den Eingriff durch den Menschen bearbeiten zu können, ist heute schon Realität. Ihre digitalen Druckpressen können im wahrsten Sinne des Wortes Bestellungen verarbeiten und drucken, während sich niemand im Druckbetrieb befindet. Von Büchern bis hin zu Broschüren und Direktpost - das kontaktlose Drucken findet hier und heute statt. Abbildung 7. Auswirkung der Kosten Basisfall Reduzierung der Ausgaben um 10% Steigerung des Erlöses um 10% Bruttoerlös $1, % $1, % $1, % Kosten für verkaufte Waren $750 75% $660 66% $825 75% Bruttogewinn $250 25% $340 34% $275 25% Vertriebs-, Allgemein- und Verwaltungskosten $150 $150 $150 Gesamtkosten $900 90% $810 81% $975 89% Umsatzrendite $100 10% $190 19% $125 11% Gewinn vor Steuern (kein Zinsaufwand) $100 10% $190 19% $125 11% Steuern $50 $95 $63 Gewinn nach Steuern $50 5% $95 10% $63 6% Ihr Weg zur Rentabilität liegt in greifbarer Nähe. Erstellen Sie einen Plan und organisieren Sie Ihr Unternehmen neu. Beginnen Sie heute mit einer neuen Zukunft. Damit als Hintergrund bewegen wir uns zu den wichtigen Schritten, die für eine zukünftige Positionierung Ihres Unternehmens von hoher Bedeutung sind. Quelle: Integral Metrix Group (IMG) Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens 11

16 Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeitsprozesse Schritt 1 Definition Ihrer Strategie Erklären Sie, was bei der Neuorganisation Ihres Unternehmens der erste wichtige Schritt sein soll. Mithilfe dieses Schritts identifizieren und bestimmen Sie, welche Anforderungen an Ressourcen und Personal bestehen, welche Workflow- und Softwarelösungen implementiert werden müssen, die angebotenen Anwendungen und Dienstleistungen, die Zielmärkte und schließlich Ihre Unternehmensfinanzen. Schlüsselüberlegungen zur Bestimmung, was enthalten sein soll: Wie soll Ihr Unternehmen am Markt positioniert werden? Für was möchten Sie bekannt sein? Als Marketing-Unternehmen? Als Anbieter für Marketingdienstleistungen? Als Druckbetrieb? Was sind Ihre derzeitigen Fachgebiete, Kernangebote und Differenzierungspunkte und wo möchten Sie in ein, drei oder fünf Jahren stehen? Bestehen weitere Marktsegmente, auf die Sie sich auf der Basis Ihrer Kernfähigkeiten und Erfahrung konzentrieren sollten? Wie können Sie diese Fähigkeiten und das Fachwissen für andere Märkte zu Ihrem Vorteil nutzen? Schritt 2: Erarbeiten Sie einen formellen Geschäftsplan Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, besteht der nächste Schritt aus der Entwicklung eines formellen, ausführbaren Geschäftsplans mit definierten Zielen und Geschäftsvorgaben. Auch wenn sich die meisten Menschen der Bedeutung eines formellen Geschäftsplans bewusst sind, der eine klare Strategie und Richtung vorgeben soll, nehmen sich nur die wenigsten davon die Zeit, diesen auch auf Papier zu bringen. Heutzutage muss man sich mehr und mehr die Zeit nehmen, auszudrücken, wer Sie heute sind und wo Sie in der Zukunft sein möchten. Binden Sie die Geschäftsführer unbedingt in den Prozess der Geschäftsplanung über die verschiedenen Disziplinen hinweg mit ein. Jedes Teammitglied wird während dieses Prozesses wertvolle Einsichten liefern. Auch wenn sich die meisten Menschen der Bedeutung eines formellen Geschäftsplans bewusst sind, der eine klare Strategie und Richtung vorgeben soll, nehmen sich nur die wenigsten davon die Zeit, diesen auch auf Papier zu bringen. Heutzutage muss man sich mehr und mehr die Zeit nehmen, auszudrücken, wer man ist und wo man in der Zukunft sein möchte. 12 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens

17 Die Kernkomponenten eines praktikablen Geschäftsplans beinhalten: Geschäftsvorgaben: Es sollten drei bis vier spezifische, messbare Ziele vorhanden sein (wie z. B. Vorgaben für Gesamtabrechnungen, Personalkosten). Die Schlüssel zum Erfolg: Die definierten Punkte, die den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg Ihres Unternehmens ausmachen. Sie basieren auf Dingen, wie z. B. ein definierter Verkaufsprozess oder Marktund Anwendungserfahrung. Dienstleistungen: Definieren Sie spezifisch die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und wie und von wem diese in Ihrer Organisation bereitgestellt werden. Berücksichtigen Sie Pläne für zukünftige Dienstleistungsangebote. Zielmärkte/Marktanalysen: Welche Strategie setzen Sie für Zielmärkte ein? Warum konzentriert sich Ihr Unternehmen auf diese spezifischen Märkte? Für die Marktanalysen müssen Sie eventuell etwas Recherche betreiben, um besser definieren zu können, warum diese spezifischen Ziele von Ihnen ausgewählt werden (wie z. B. Chancen für Marktwachstum oder Anwendungen, die für diese Segmente spezifisch sind). SWOT-Analyse: Ein wichtiger Schritt ist die Bewertung der Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen Ihres Unternehmens (SWOT). Eine SWOT-Analyse ist eine Methode für die Durchführung einer Bewertung Ihrer internen Stärken und Schwächen, die Chancen und externe Bedrohungen für das Unternehmen auf der Grundlage Ihres Marktes und der Gesamtumgebung, in der Sie tätig sind oder tätig sein möchten, erkennt. Bestimmen Sie Ihre Konkurrenz und Ihren Wettbewerbsvorteil und wie Sie Ihre Angebote differenzieren können. Strategie und Implementierung: Bestimmen Sie Ihre Organisationsstrategie für die Finanzierung neuer Initiativen und das Erreichen der Marktsegmente, die von Ihnen mit primärer Priorität angegeben wurden. Finanzen: Die Finanzdetails müssen unbedingt anhand der Geschäftsziele bewertet und festgelegt werden. Die Hauptelemente der Finanzen beinhalten eine Kostendeckungsanalyse und Gewinn- und Verlust- Projektionen. Steps Schritte to zur Taking Kontrolle Control 1. Define Definition Your Ihrer Strategy Strategie 2. Develop Erarbeiten a Formal Sie einen Business formellen Plan Geschäftsplan 3. Streamline Your Workflow 3. Rationalisierung Ihres Workflows 4. Value Stream Mapping 4. Wertstromanalyse Andere Überlegungen: Welches Wachstum wird für das Unternehmen erwartet? Wie soll das Wachstum finanziert werden? Wachsen Sie langsam und generieren Gewinne? Benötigen Sie zur Unterstützung Ihrer Geschäftspläne eine Person mit Führungsqualitäten? Führungsqualitäten sind teuer; verfügen Sie über Personal im Haus, das andere Rollen übernehmen kann? Was lässt sich auf Basis der Wachstumspläne für das Unternehmen finanzieren? Welche Investitionen in Hardware, Software oder Infrastruktur ist für das Erreichen dieser Geschäftsziele erforderlich? Wie implementieren Sie profitable Geräte und Workflow? Falls Sie vollständig integrierte Kampagnen bereitstellen, können sie die Nebenkosten längerer Verkaufszyklen auffangen? Umfangreichere Kampagnen können während längerer Verkaufszyklen drei bis sechs Monate an Nebenkosten erzeugen. Nachdem Sie die Rahmenbedingungen des Geschäftsplans bestimmt haben, können Sie die Marketing-, Verkaufs- und Betriebskomponenten zur Unterstützung dieser Bemühungen ausarbeiten. Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens 13

18 Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeitsprozesse Marketing Ihr Marketingplan sollte sowohl interne Marketingstrategien als auch eine externe Botschaft für Kunden und potenzielle Kunden enthalten. Intern müssen Sie eine knackige Fahrstuhlrede halten und wichtige Werteversprechen anbieten, die Ihre gesamtes Team auf einfache Weise kommunizieren können. Der Plan für externe Kommunikation konzentriert sich auf den Aufbau von Bewusstsein; Bereitstellung konstanter Botschaften; und Positionierung und Promotion Ihres Unternehmens über zahlreiche Kanäle, wie z. B. Direktmarketing, Werbung, Verkaufsförderung, Soziale Medien, Public Relations und viele mehr. Die von Ihnen zur Bereitstellung geplanten differenzierenden Dienstleistungen sollten auch bei Ihren Bemühungen zur Selbstbewerbung zum Einsatz kommen. Auf Worte Taten folgen lassen ist eine der effektivsten Möglichkeiten zur Darstellung Ihrer Fähigkeiten. Ihr Plan muss klar die Ihren Marketingbemühungen zugewiesenen Budgets, eine Zeitleiste für die Implementierung und was am wichtigsten ist, die Messung des Erfolgs Ihrer Marketinginvestitionen (Ihre Anlagenrendite), definieren. Verkauf Verkauf und Marketing sind nicht dasselbe. Die Verkaufsstrategie konzentriert sich auf den Abschluss eines vom Marketing generierten Kundenkontakts. Ihr Marketingplan muss Programme zur Förderung der Generierung von Kundenkontakten für Ihre Verkaufsteams beinhalten. Die Verkaufsstrategien sollten Folgendes beinhalten: Verkaufsvorgang: Wie werden die Kundenkontakte für Opportunitäten auf Ihr Team aufgeteilt? Wie stellen Sie sicher, dass wertvolle Kundenkontakte richtig behandelt werden? Nachdem die Chance verkauft ist, wer implementiert? Wie werden Sie mit diesem Kunden wachsen? Kunden Späh-/ Spürsystem: Definition von Prozess und Auswertung, um sicherzustellen, Sie verfügen über einen 30/60/90-Tage-Plan für Aktivitäten und deren Ziele. Was sind Ihre Strategien für bestehende und neue Unternehmen? Kompensierung: Möchten Sie nur eine Provisionsstruktur verwenden, Basis plus Provision? Welche Lösung funktioniert auf der Basis der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen am besten? 14 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens

19 Abläufe Während des Vorgangs der Geschäftsplanung sollten Sie Ihre aktuellen Prozesse und Workflows überprüfen. Ein Ablaufplan sollte insbesondere enthalten: Einrichtung: Größe, Kapazität und Standort. Müssen Sie entweder Ihre Einrichtungen konsolidieren oder möchten an einem anderen Standort erweitern? Ausrüstung und Software: Welche zusätzliche Ausrüstung ist auf der Basis aktueller Kapazitäten und des erwarteten Unternehmenswachstums und/ oder neuer Produktangebote erforderlich? Laufen Leasingverträge aus, sollte die Entscheidung darüber, was mit den Assets geschehen soll, sorgfältig und unter Ausrichtung der Gesamtgeschäftsvorgaben getroffen werden. Welche Zusatzsoftware sollte auf der Basis der von Ihnen geplanten Dienstleistungen in Erwägung gezogen werden? Informationssysteme: Stehen bessere Abrechnungssysteme zur Verfügung? Verfügen Sie über eine CRM-Lösung zur Unterstützung einer effektiven Verwaltung der Verkaufsbemühungen und Ihrer Kundenbasis? Websites: Die permanente Pflege interner und öffentlicher Seiten ist von großer Bedeutung. Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz: Was muss auf der Basis der Hauptmarktsegmente konform sein? Die Personalbesetzung ist ein Teil des Betriebsplans: Wie ist die Verwaltungsstruktur Ihres Unternehmens? Ist sie klar definiert und kommuniziert? Sind die Rollen und Verantwortlichkeiten dokumentiert? Jede Position sollte über eine festgelegte Stellenbeschreibung mit messbaren Zielen und Vorgaben für jede Position verfügen. Wie bewerten Sie Ihr Personal? Die besten Mitarbeiter besitzen die richtige Kombination aus: Fachwissen und Fähigkeiten - was sie wissen Werte und Präferenzen - was tun sie gerne Komplexität der Informationsverarbeitung - was sie derzeit bearbeiten oder wie sie sich anpassen können Die ersten zwei Komponenten sind ziemlich unkompliziert und können relativ einfach gemessen werden. Die dritte Komponente, die Fähigkeit im Umgang mit Komplexität und die Fähigkeit zur Anpassung an Änderungen, ist eher subjektiv. Prüfliste für die Durchführung einer Mitarbeiterbeurteilung Vollständige Liste der Mitarbeiter und deren formelle und informelle Meldungsbeziehungen. Verantwortung der Mitarbeiter für wichtige Lieferungen. Das beinhaltet direkte und indirekte Verantwortung sowie das Berücksichtigen der Dringlichkeit der Lieferung. Bestimmen Sie die Problematik eines Mitarbeiter ersatzes, einschließlich vorhandener be reichs übergreifend geschulter Mitarbeiter. Berück sichtigen Sie die Kosten für Schulungen, die Möglichkeit der Auslagerung der Funktion usw. Stufen Sie Mitarbeiter bezüglich deren Ergebnisse und auf Basis des bisherigen Leistungsverlaufs ein. Stufen Sie Mitarbeiter in Bezug auf ihre Vielseitigkeit ein - ihre Fähigkeit, mehrere Arbeiten erledigen zu können. Bewerten Sie den Bedarf für die Fähigkeiten des Jobs auf dem Markt. Bestimmen Sie Stärken und Schwächen, Chancen und Bedrohungen in Bezug auf die Mitarbeiter. Erstellen Sie ein Leitdokument für den Übergang vom Ist- zum Sollzustand (einschließlich Neupositionierung, Neueinstellung, Outsourcing, Neuschulung, Neuorganisation usw.). Berücksichtigen Sie bei vorgeschlagenen Positionsänderungen unbedingt die Änderung der Zahlungsstrukturen. Unter Umständen finden Sie in Ihrem "eigenen Garten" verborgene Schätze, die für zu füllende Positionen eingesetzt werden können. Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens 15

20 Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeitsprozesse Fragen, die Sie sich in Bezug auf die Schulungen stellen sollten Was sind die Ziele und Vorgaben der Schulung? Welche Themen nach Priorität sollten abgedeckt werden und von wem? Woraus besteht das neue Einstellungstraining? Welche permanenten Schulungen werden Sie anbieten, um Ihre Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten? Wie ist die Zeiteinteilung für die Schulungen auf der Basis von Themen? Wie werden Sie Leistungsmaßnahmen einsetzen, um effektive Schulungen zu gewährleisten? Wie werden Sie Feedback zur Aktualisierung der Schulungskomponenten erfassen und nutzen? Schulung Nachdem Sie artikuliert haben, wer Sie sind, wohin Ihr Unternehmen sich bewegt, welche Dienstleistungen Sie anbieten und was Ihre Zielmärkte und Verkaufsziele sind, ist die nächste wichtige Komponente die Schulung Ihres Teams. Stellen Sie sicher, dass Ihre gesamte Organisation vom Administrationspersonal bis hin zu den Kundendienstberatern und Produktionsmitarbeitern klar kommunizieren kann, was Ihr Unternehmen repräsentiert, die Dienstleistungen, die Sie bereitstellen und für wen und warum. Alle Mitarbeiter sind während ihres Arbeits- und Privatlebens potenzielle Evangelisten für Ihr Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Verkaufsteam bezüglich des Einsatzes konsistenter Verkaufspräsentationen und Kundenangebote geschult ist. Auch der Einsatz von Planungsdokumenten und Lastenheften während des Verkaufszyklus auf der Basis der von Ihnen bereitgestellten Dienstleistungen sollte zum Repertoire gehören. Das Personal und insbesondere Neueinstellungen müssen permanent geschult werden, damit jeder mit der Positionierung und den Dienstleistungen Ihres Unternehmens vertraut ist. 16 Ein strategischer Fahrplan zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens Schritt 3: Rationalisierung Ihres Workflows Wie effizient sind Ihre aktuellen Geschäfts- und Produktionsprozesse? Ein wichtiger Teil der Unternehmensumwandlung ist die Bewertung des aktuellen Status des Unternehmens. Automatisieren Sie ausschließlich nicht funktionierende Prozesse, kann nur schlechte Arbeit schneller erledigt werden. Durch das Erkennen der verbesserbaren Bereiche innerhalb Ihrer Organisation erhöhen sich Leistung und Kapazität und die Profitabilität wird gesteigert. Auch ein effizienter Workflow ist ein wichtiger Wegbereiter für die Entdeckung vieler Vorteile, die wir hier besprochen haben. Das beinhaltet das Freimachen von Betriebsmitteln, Kürzung der Zykluszeit und Abfallreduzierung. Denken Sie daran: es gibt zwei Stufen zur Rationalisierung Ihres Workflows: Änderungen können ohne Automatisierungssoftware an bestehenden Prozessen vorgenommen werden; und weiter softwareunterstützte Effizienzen. Diese Änderungen sind von zentraler Bedeutung dafür, die Kontrolle über Ihre Abläufe zu erhalten. Oftmals können Verbesserungen zur Freimachung signifikanter Zeit und/oder Geldmittel mithilfe geringer oder ohne Kosten implementiert werden. Beginnen wir mit der Definition des Workflows und verknüpfen wir dann die Auswirkung des Workflows mit Ihren Geschäftsvorgaben und Zielen.

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