RICHTLINIE ZU FORSCHUNGSKOSTENSTELLEN (F-KST.)

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1 RICHTLINIE ZU ORSCHUNGSKOSTENSTELLEN (-KST.) Alle im Nachfolgenden verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen sind geschlechtsneutral zu verstehen. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit ist die männliche Schreibweise gewählt und die Paracelsus Medizinischen Privatuniversität mit PMU abgekürzt. DEINITION ITION -KST. Die orschungsgelder des -Kst.-Inhabers (I) werden über eine eindeutige -Kst. dokumentiert. Je nach Bedarf wird ein -Kst. für laufende orschung oder für zeitlich befristete orschungsprojekte angelegt. Durch die Einrichtung der -Kst. ist eine klare Trennung dieser orschungsmittel von anderen inanzierungsbereichen gegeben. Damit ist nicht die Einrichtung eines eigenen Bankkontos verbunden. Eine orschungskostenstelle kann nicht eröffnet werden, wenn es sich um Auftragsforschung handelt. Auftragsforschung darf grundsätzlich nicht über die PMU abgewickelt werden, da die Gemeinnützigkeit der Stiftung dadurch gefährdet wird. Kernkriterien einer Auftragsforschung sind: - Leistungsaustausch zw. örderer und orscher - orschungsergebnisse sind Eigentum des örderers - orschungsergebnisse dürfen nicht von der PMU genutzt werden - Beschränkung der Publikationsmöglichkeit für die PMU Auftragsforschung wird über das CRCS (Clinical Research Center Salzburg) abgewickelt. Kontakt: Priv.-Doz. Dr. lorian Lagler ( / Tel: ). VERANTWORTLICHKEIT DES I Der I verantwortet neben der Einhaltung der Richtlinie zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis der PMU auch die Richtigkeit und Vollständigkeit aller Angaben in den örderansuchen, Berichten und Abrechnungen. Er haftet der PMU gegenüber dafür persönlich, unabhängig von Bestehen seines Dienstverhältnisses zur PMU bzw. einer anderen orschungsstätte. Er hat sicherzustellen, dass die relevanten Unterlagen geordnet und aufbereitet für alle ormen der Nachprüfungen/Audits über den dafür vorgesehenen Zeitraum (bei EU-örderungen: 10 Jahre nach Projektabschluss) verfügbar sind. Er hat an Nachprüfungen/Audits aktiv mitzuwirken, Entgegnungen und Kommentare zu Audit-- Berichten selbständig zu verfassen und der PMU jede nötige Unterstützung zu gewähren. Richtlinie zu orschungskostenstellen Beschluss durch den Kanzler der PMU am Seite 1 von 5

2 ERÖNUNG EINER -KST. Berechtigung zur Eröffnung einer -Kst. Berechtigt zur Antragstellung zur Eröffnung einer -Kst. sind Leiter von Universitätsinstitutionen der PMU und wissenschaftliche Mitarbeiter des Universitätsklinikums. Bei der Unterzeichnung von Verträgen und Verwendung von Mitteln in Bezug auf -Kst. sind die Zeichnungsberechtigungen der PMU (Rektor / Kanzler) einzuhalten. Nötige Angaben und Unterlagen zur Eröffnung der.-kst. Der Antrag auf Eröffnung einer orschungskostenstelle ist dem Controlling der PMU zu übermitteln. Dieser beinhaltet auch die Bestätigung der Akzeptanz dieser Richtlinie. Verträge und ördervereinbarungen sind, sofern sie durch die PMU abgeschlossen werden müssen, jedenfalls so rechtzeitig vor Unterzeichnung dem Controlling der PMU vorzulegen, sodass die PMU als Vertragspartner allenfalls notwendige Vertragsänderungen noch reklamieren kann. Auch in ällen, wo einzelne orschende gefördert werden und eine Unterzeichnung seitens der PMU nicht erforderlich ist, ist der Vertrag in Kopie an das Controlling der PMU zu übermitteln. Overhead Jedes orschungsprojekt verursacht Aufwendungen im Bereich der Administration der PMU, weshalb die Berücksichtigung von Overheads erforderlich ist. Je nach Administrationsaufwand und Beschaffenheit des Projekts wird ein Overhead festgelegt, mindestens jedoch 3,5 % der orschungsgelder. ZAHLUNGSVERKEHR Bankverbindung und Rechnungsadresse: ür den gesamten Zahlungsverkehr sind folgende Daten zu verwenden: Bankverbindung: Paracelsus Medizinische Privatuniversität Salzburg Privatstiftung Salzburger Landes-Hypothekenbank Kto.Nr BLZ: IBAN: AT Swift/BIC: SLHYAT2S Bei Einzahlungen muss die Kostenstellennummer und bezeichnung im Verwendungszweck angeführt werden, da sonst eine Zuordnung nicht möglich ist. Richtlinie zu orschungskostenstellen Beschluss durch den Kanzler der PMU am Seite 2 von 5

3 Rechnungsadresse: Paracelsus Medizinische Privatuniversität Salzburg - Privatstiftung Strubergasse Salzburg Verrechnung von Leistungen der I an Externe Wenn der I Leistungen an Externe erbringt, muss eine formal richtige Rechnungslegung (PMU- Rechnung) erfolgen. Ansprechpartner hierfür sind die Mitarbeiter der Buchhaltung der PMU. Die Rechnungslegung der PMU erfolgt Netto (ohne Ausweisung einer MwSt.) örderabrechnungen an externe ördergeber Abrechnungen/Zwischenreports, die durch die Universitätsleitung zu unterfertigen sind, müssen mindestens 10 Tage vor Abgabetermin, fertig aufbereitet dem Controlling der PMU zur reigabe vorgelegt werden. MITTELVERWENDUNG UND AUSZAHLUNG Mittelverwendung von orschungsgeldern auf der -Kst. Die Verwendung hat widmungsgemäß zu erfolgen. Das bedeutet in der Regel für orschungszwecke im engeren Sinne. Anschaffung von Sachmittel & Investitionsgütern (Geräten) Wenn über orschungsgelder Investitionsgüter (Geräte) oder Sachmittel angeschafft werden, so kann der I oder eine von ihm schriftlich bevollmächtigte Person über diese orschungsgelder entsprechend den allgemeinen PMU-Einkaufsrichtlinien verfügen. Beschaffung bis zu einem Bruttowarenwert bis zu 2.499,99 eigenverantwortlich 2.500,- bis nach reigabe durch den Kanzler der PMU. (Einkaufsantrag) Ab ,-- nach reigabe durch den Vorstand der PMU. (Einkaufsantrag) Angeschaffte Investitionsgüter (z.b. Geräte) stehen im Eigentum der PMU. Auch die Anschaffungskosten fallen bei der PMU Brutto (kein Vorsteuerabzug) an. Über die SALK angeschaffte Geräte mit Nettofakturierung müssen ebenfalls mit MwSt. an die PMU weiterverrechnet werden. Auszahlungsvoraussetzungen von einer -Kst. Zur Begleichung von orschungs-ausgaben sind die Originalbelege in der Buchhaltung der PMU einzureichen. Die Originalbelege haben aufzuweisen: - korrekter Rechnungsanschrift - Angabe der Kostenstelle - Unterzeichnung durch den I (oder der schriftlich bevollmächtigten Person) Angabe der UID-Nr. des Lieferanten und der UID-Nr. der PMU (ATU ) Richtlinie zu orschungskostenstellen Beschluss durch den Kanzler der PMU am Seite 3 von 5

4 Die Beschaffung von Materialien, Investitionsgütern bzw. personeller Ressourcen muss entsprechend den Einkaufsrichtlinien der PMU erfolgen. Personaleinstellungen und Werkverträge dürfen ausschließlich über die Personalabteilung der PMU abgewickelt werden. Ansuchen um Erstattung von Barauslagen und Reisekosten erfolgen mit dem entsprechenden ormular der PMU und ausnahmslos unter Einreichung des Originalbelegs. Eine Übertragung von Drittmittelgeldern an externe Bankkonten ist prinzipiell nicht möglich und bedarf in besonderen ällen (z.b.: örderansuchen für orschung, die an anderen orschungsstätten abgewickelt wird) einer Genehmigung des Vorstandes der PMU. Personalanstellungen Werden im Rahmen eines orschungsprojekts Mitarbeiter angestellt, sind folgende Prozesse einzuhalten: Meldung der Mitarbeiterdaten mittels Datenblatt (muss im Personalbüro der PMU angefordert werden) eine Woche VOR Beginn des Dienstverhältnisses, des freien Dienstverhältnisses oder der Werkvertragstätigkeit an die Personalabteilung der PMU. Meldung der Auflösung des Dienstverhältnisses, freien Dienstverhältnisses oder der Werkvertragstätigkeit umgehend nach Bekanntwerden an die Personalabteilung der PMU. Bekanntgabe von Änderungen (Beschäftigungsausmaß, Gehalt etc.) eine Woche vorab. Bei Projekten des W sind mit dem Datenblatt die Daten für die Selbstverrechnung an den W bekannt zu geben. Bei verspäteten Meldungen können Säumniszuschläge und erhöhte Abgaben anfallen, die von der Kostenstelle zu tragen sind. RECHTLICHE ZUORDNUNG UND BEHANDLUNG Rechtliche Zuordnung Sämtliche in die PMU eingebrachte orschungsgelder werden von der PMU vereinnahmt und sind damit Bestandteil des Stiftungsvermögens und nicht Eigentum anderer natürlicher oder juristischer Personen. Steuerrechtliche Behandlung der orschungsgelder Die orschungsgelder werden steuerrechtlich als PMU-Gelder behandelt, die hinsichtlich ihrer Verfügung einer besonderen Behandlung unterliegen (siehe Punkt 3.). Dies hat folgende Konsequenzen: Die Drittmittel unterliegen grundsätzlich keiner Einkommensbesteuerung. Der I ist für die vereinnahmten Drittmittel nicht einkommenssteuerpflichtig. Die PMU ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt (Privatstiftung). Das bedeutet, dass kein Vorsteuerabzug möglich ist und alle Kosten inkl. MwSt. anfallen. Bei der Weiterverrechnung von Personalkosten z. B. durch SALK oder CRCS fallen daher die Personalkosten mit 20% Mwst. an. Dasselbe gilt die Weiterverrechnung von Investitionsgüter und anderen Aufwendungen. Angeschaffte Investitionsgüter (z.b. Geräte) stehen im Eigentum der PMU. Richtlinie zu orschungskostenstellen Beschluss durch den Kanzler der PMU am Seite 4 von 5

5 Auszahlungen an Mitarbeiter der PMU sind nur über die Gehaltsabrechnung möglich. Ausnahme: Refundierungen an Mitarbeiter (z.b. für ortbildungskosten, Reisekosten, Barauslagen) können dann direkt überwiesen werden, wenn entsprechende Originalbelege vorgelegt werden und eine forschungsrelevante bzw. widmungsgemäße Verwendung gegeben ist. -KST. VERWALTUNG Überziehung einer -Kst. Grundsätzlich ist eine Überziehung der.-kst. nicht möglich. Sollte für bestimmte Projekte aufgrund eines nicht verhinderbaren ungünstigen Verlaufes der Ausgaben und Einnahmen eine Vorfinanzierung durch die PMU erforderlich sein, so muss diese vor dem Beginn des Projektes von der PMU genehmigt werden. Übertragung eines Guthabens am Ende des Wirtschaftsjahres Die PMU stellt durch interne Prozesse sicher, dass das Guthaben per ins olgejahr übertragen wird. Budgetierung Da jede.-kst. in das Gesamtbudget der PMU einfließt, ist eine Budgetierung (Planung der Einnahmen und Aufwendungen, sowie eine Personalplanung für das kommende Wirtschaftsjahr, i.e. jeweils ) notwendig. Die ausgefüllten Budgetblätter (werden vom PMU-Controlling 1x jährlich versandt) sind termingerecht bereitzustellen. Auswertungen/Monatsreports über die -Kst. I erhalten monatlich einen Report ihrer Kostenstelle. Alle Einnahmen und Aufwendungen im Berichtszeitraum sowie der Saldo des orschungsprojekts sind daraus ersichtlich. ür Rückfragen und eventuell erforderliche Sonderauswertungen steht das Controlling der PMU zur Verfügung. Beendigung einer orschungskostenstelle Nach Abschluss des orschungsprojekts wird die Kostenstelle geschlossen. Nicht ausgeschöpfte Mittel werden entweder (z.b. bei kompetitiven örderprogrammen) den Drittmittelgeber rückerstattet, oder verbleiben an der PMU und können ausschließlich forschungsrelevant verwendet werden. Richtlinie zu orschungskostenstellen Beschluss durch den Kanzler der PMU am Seite 5 von 5

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