Verkauf: Vom Angebot zur Rechnung

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1 Anleitung mention Management Environment unterstützt Sie im Verkauf bei der Erstellung der Belege vom Angebot bis zur Rechnung. Sie greifen auf die bereits erfassten Kunden und Artikel zu. Bestandsänderungen werden automatisch gebucht. Zur Einführung in den Verkauf können Sie das folgende Beispiel mit der Demoversion von mention im Mandanten 1 nachvollziehen. Melden Sie sich als Benutzer MUSTER mit dem Kennwort kennwort an. Das Beispiel Frau Knaack von der Firma Electronics Instruments ruft bei Ihnen an. Sie möchte Artikel erwerben und bittet Sie um ein Angebot. Das Angebot 1. Öffnen Sie das Verkaufsmodul. Wählen Sie die Tastenkombination Alt+V A (Menüpunkt Verkauf / Abwicklung) oder betätigen Sie die Symbol-Schaltfläche. Es öffnet sich das Fenster Abwicklung Verkauf. 2. Suchen Sie den Kunden. Drücken Sie die Funktionstaste F2 (Menüpunkt Verkauf / Suchen / Kunde) oder klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche. Abbildung: Die Symbol-Schaltfläche Kunde suchen ist vorgewählt Es öffnet sich das Fenster Suchen Kunden. Hier geben Sie im Feld Name 2 'elec' ein und betätigen die Eingabetaste. Abbildung: Die Suche nach dem Kunden Ist nur ein Kunde zum Suchbegriff vorhanden, wird er sofort in das Verkaufsfenster übernommen. 1

2 Anleitung Andernfalls werden zunächst alle zutreffenden Kunden aufgelistet. Wählen Sie den Kunden mit den Pfeiltasten oder. Betätigen Sie die Eingabetaste. Ist die automatische Wahl des Ansprechpartners zum Kunden nicht aktiviert (siehe Arbeitsplatz / Standardwerte), öffnet sich zunächst das Fenster Ansprechpartner wählen. Abbildung: Die Wahl des Ansprechpartners zum Kunden Wählen Sie Frau Knaack mit der Pfeiltaste und betätigen Sie die Eingabetaste. Abbildung: Der Kunde wurde mit dem Ansprechpartner in das Verkaufsfenster übernommen 3. Wählen Sie als neuen Beleg ein Angebot. Über die Funktionstaste F3 öffnet sich das Untermenü Beleg / Neu. Wählen Sie mit der Pfeiltaste Angebot und betätigen Sie die Eingabetaste. Wählen Sie den Menüpunkt Angebot. Abbildung: Das Menü Beleg / Neu 2

3 Anleitung Tipp: Im Verkaufsfenster können Sie mit der rechten Maustaste auch das Kontextmenü öffnen und dort den Menüpunkt Angebot wählen. 4. Erfassen Sie die vom Kunden gewünschten Artikel. Frau Knaack möchte das Angebot für einen Konferenztisch und zwölf passende Stühle. Hinweis: Die Belegwährung kann nur vor der Erfassung der ersten Position geändert werden. Ist zum Kunden keine abweichende Währung hinterlegt (Stammdaten Kunden, Registerkarte Weitere), wird die im Mandanten angegebene Leitwährung (Stammdaten Mandanten, Registerkarte Weitere) voreingestellt. Abbildung: Die Bearbeitungsleiste unter der Liste der Positionen Der Cursor blinkt jetzt in der Bearbeitungsleiste unter der noch leeren Liste der Positionen. Hier geben Sie einen Suchbegriff ein, um die gewünschten Artikel in das Angebot zu übernehmen. Ist im Listenfeld (siehe folgende Abbildung, (1)) nicht A für Artikel voreingestellt, wählen Sie dieses zuerst an. Damit suchen Sie in den Stammdaten der Artikel und Gruppen (Stücklisten). Hinweis: Standardmäßig wird für neue Positionen im Beleg A - Artikel vorgeschlagen. Eine abweichende Einstellung nehmen Sie auf der Registerkarte VK/EK (unter Arbeitsplatz / Standardwerte) vor. Im Folgenden stehen drei Felder zur Eingabe eines Suchbegriffes zur Verfügung. Standardmäßig steht der Cursor im zweiten Feld. Per Arbeitsplatzeinstellung (Registerkarte Allgemein unter Arbeitsplatz / Standardwerte) kann die Suche nach Nummern voreingestellt werden. Im folgenden Feld (2) kann über Nummern nach dem Artikel gesucht werden (Standard- Suchreihenfolge: 1. Artikelnummer, 2. EAN-Code, 3. Seriennummer). (2) In diesem Feld kann über die Artikelnummer, den EAN- Code oder eine Seriennummer gesucht werden. (3) Als Suchbegriff können Sie in dieses Feld die Anfangsbuchstaben (konf) oder mit einem Stellvertreterzeichen einen Teil der Benennung angeben. (4) In diesem Feld kann über die Artikelkategorie gesucht werden. (1) A für Artikel Abbildung: Die Suche nach Artikeln Im nächsten Feld (3) geben Sie 'konf' als Suchbegriff ein. Hier suchen Sie über die Benennung des Artikels (Standard-Suchreihenfolge: 1. Artikelbenennung, 2. Hersteller-Nr. des Artikels, 3. Seriennummer). Sind die Anfangsbuchstaben der Benennung nicht genau bekannt, können Sie mit Stellvertreterzeichen nach dem Artikel suchen (z. B. Stellvertreterzeichen * vor einen bekannten Teil der Benennung: *tisch). 3

4 Anleitung Hinweis: Die Suchreihenfolge kann auf der Registerkarte Stammdaten 2 (unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines) angepasst werden. Nach der Eingabe des Suchbegriffes betätigen Sie die Eingabetaste. Wird nur ein Artikel zum Suchbegriff gefunden, wird dieser sofort in die Bearbeitungsleiste übernommen. Achtung: Vermeiden Sie die Suche ohne Eingabe eines Suchbegriffes. Bei größeren Datenmengen kann der Suchvorgang recht lange dauern. Werden mehrere Artikel zum Suchbegriff ermittelt, öffnet sich das Fenster Suchen Artikel. Wählen Sie den gesuchten Artikel mit den Pfeiltasten oder aus und betätigen Sie die Eingabetaste. Sind zum Suchbegriff so viele Artikel vorhanden, dass der gesuchte Artikel nicht schnell in der Liste zu finden ist, können Sie die Suche mit weiteren Suchbegriffen erneut starten (z. B. über den Hersteller). Auswahl des gesuchten Artikels Suchbegriffe Abbildung: Das Fenster Suchen Artikel Der Artikel 'Konferenztisch De Luxe' wird mit Artikelnummer und Benennung in die Bearbeitungsleiste übernommen. Voreingestellt werden die Menge 1, Einzel- und Bruttopreis. Der Verkaufspreis wird gemäß Preiskalkulation und Preisgruppe des Kunden unter Berücksichtigung eines festgelegten Rabattes vorgeschlagen. Abbildung: Der Artikel in der Bearbeitungsleiste Die voreingestellte Menge = 1 entspricht hier der gewünschten Stückzahl. 4

5 Anleitung Links neben den Eingabefeldern für Menge und Preis werden zur Information die Bestände zum Artikel und die Nettopreise aus dem jeweils letzten Beleg zum Kunden (Angebot, Bestellung, Rechnung) angezeigt. Mit Strg+Eingabe oder Betätigen der Symbol-Schaltfläche wird der Artikel als Position in das Angebot übernommen. Die Suche nach der nächsten Position erfolgt gleichermaßen: Abbildung: Suche nach der nächsten Position Geben Sie in der Bearbeitungsleiste als Suchbegriff '*stuhl' für die Benennung an und betätigen die Eingabetaste. Gesucht werden jetzt alle Artikel, deren Benennung die Zeichenfolge 'stuhl' enthält. Öffnet sich zunächst das Fenster Suchen Artikel, verfahren Sie wie beim ersten Artikel beschrieben. In der Bearbeitungsleiste steht nun der Konferenzstuhl De Luxe (passend zum zuvor gewählten Konferenztisch De Luxe). Die Menge für diesen Artikel ändern Sie auf 12 und betätigen die Eingabetaste. Mit Strg+Eingabe oder Klicken auf die Symbol-Schaltfläche wird auch der zweite Artikel als Position in das Angebot übernommen. Abbildung: Die Liste der Positionen zum Angebot Zum Angebot haben Sie damit die Kundendaten und die gewünschten Positionen. 5

6 Anleitung 5. Geben Sie einen Bezugnahmetext und die Zahlungsbedingung an. Achtung: Ohne Zahlungsbedingung kann der Beleg nicht gespeichert werden. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte Detail: mit der Tastenkombination Alt+A oder durch Anklicken des Reiters Detail mit der Maus. Auswahl-Schaltfläche für den Zugriff auf hinterlegte Tabellen Abbildung: Detaildaten zum Angebot Der Cursor steht automatisch im Feld Bezugnahme. Geben Sie hier z. B. den Text 'Ihre telefonische Anfrage' ein oder wählen Sie über die Auswahl-Schaltfläche einen Eintrag aus der hinterlegten Tabelle Bezugnahmetexte. Im folgenden Datumsfeld ist das aktuelle Datum bereits voreingestellt. Tipp: In Eingabefeldern, die mit der Auswahl-Schaltfläche versehen sind, öffnen Sie mit der Tastenkombination Alt+ die hinterlegte Tabelle oder das Suchfenster zur Suche und Auswahl des gewünschten Begriffes. Dazu muss der Cursor im Eingabefeld stehen. Das gleiche gilt für Listenfelder. Zahlungsbedingung (ZB) und Versandart können bereits aus den Kunden-Stammdaten voreingestellt sein. Hinweis: In ein neues Angebot bzw. eine neue Bestellung wird die erste zum Kunden hinterlegte Zahlungsbedingung (Stammdaten Kunden, Registerkarte Weitere) übernommen. Ist dort keine Zahlungsbedingung gespeichert, wird die zum Arbeitsplatz für Angebote/Bestellungen angegebene Zahlungsbedingung (Registerkarte ZB unter Arbeitsplatz / Standardwerte) voreingestellt. Fehlt die Angabe oder möchten Sie eine andere Zahlungsbedingung wählen, müssen Sie einen Eintrag aus der Tabelle Zahlungsbedingungen übernehmen. Stehen Sie mit dem Cursor im Eingabefeld ZB und betätigen die Tastenkombination Alt+, öffnet sich die Tabelle Zahlungsbedingungen. Die Tabelle öffnet sich auch, wenn Sie die hinter dem Feld stehende Auswahl-Schaltfläche betätigen. 6

7 Anleitung Wählen Sie die Zahlungsbedingung 2 mit der Pfeiltaste und betätigen die Eingabetaste. Die Nummer der Zahlungsbedingung wird in das Eingabefeld übernommen, der Text dahinter. Mit der Maus können Sie die Zahlungsbedingung mit einem Doppelklick übernehmen. 6. Ergänzen Sie den Beleg um einen Hinweis zur Gültigkeit des Angebotes. Dazu wechseln Sie auf die Registerkarte Zusatztext Beleg: mit der Tastenkombination Alt+Z oder durch Anklicken des Reiters Zusatztext Beleg mit der Maus. Natürlich könnten Sie sich den Text jetzt überlegen und in das Eingabefeld tippen. Abbildung: Der Zusatztext zum Beleg Einfacher geht's, wenn Sie die Schaltfläche Texte 1 betätigen (mit der Tabulatortaste aktivieren und die Eingabetaste betätigen oder mit einem Mausklick auf die Schaltfläche). Dann öffnet sich die Tabelle Zusatztexte Belege, in der häufig verwendete Zusatztexte erfasst sind. Die Bezeichnung des markierten Zusatztextes Dieser Text wird zum Beleg übernommen. Abbildung: Die Tabelle Zusatztexte Belege 7

8 Anleitung In der Liste mit den Bezeichnungen der Zusatztexte wählen Sie den Eintrag 'Angebotsbindung'. Den Text selbst, der dann auf das Angebot übernommen wird, sehen Sie unten sehen im Feld Zusatztext. Mit der Eingabetaste übernehmen Sie den zuvor mit der Pfeiltaste angewählten Zusatztext in den Beleg. Mit der Maus genügt ein Doppelklick auf die Bezeichnung des Zusatztextes. Sie befinden sich jetzt wieder auf der Registerkarte Zusatztext Beleg. Der übernommene Zusatztext kann hier noch geändert oder ergänzt werden. Sie könnten den bisherigen Text auch durch einen weiteren Text aus der Tabelle ersetzen oder ergänzen. 7. Speichern und drucken Sie das Angebot. Damit ist alles erfasst. Das Angebot kann gedruckt, per Fax oder per an den Kunden geschickt werden. Mit der Funktionstaste F12 öffnen Sie das Menü Beleg / Bearbeitung beenden. Mit der Pfeiltaste wählen Sie Speichern und drucken und betätigen die Eingabetaste. Nach dem Speichern öffnet sich das Fenster Drucken Beleg. Das Fenster öffnet sich auch, wenn Sie auf eine der drei nebenstehenden Symbol- Schaltflächen klicken. Dementsprechend ist die gewählte Funktion aktiviert. Im Kontrollkästchen zum Drucken ist das Häkchen schon gesetzt. Auch die Anzahl der Exemplare ist für die Belegart eingestellt. Der für Angebote hinterlegte Drucker wird angezeigt. Abbildung: Das Fenster Drucken Beleg Hinweis: Die Anzahl der Druckexemplare wird unter Arbeitsplatz / Standardwerte auf der Registerkarte Anzahl Exemplare voreingestellt. Die für die verschiedenen Belegarten eingesetzten Drucker werden unter Arbeitsplatz / Druckeransteuerung hinterlegt. Andernfalls wird auf den am Windows-Arbeitsplatz hinterlegten Standarddrucker zugegriffen. Betätigen Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Das Angebot wird ausgedruckt. Sie können es nun an den Kunden abschicken. Zum Test können Sie das Angebot stattdessen auch nur speichern. Mit der Funktionstaste F12 öffnen Sie das Menü Beleg / Bearbeitung beenden. Die Funktion Speichern ist vorgewählt, betätigen Sie die Eingabetaste. Alternativ kann die Symbol-Schaltfläche zum Speichern des Beleges betätigt werden. 8

9 Anleitung 8. Schließen Sie das Verkaufsmodul. Mit Betätigen der Esc-Taste wird der Kunde geschlossen, mit erneutem Betätigen der Esc- Taste wird das Verkaufsmodul geschlossen. Verwenden Sie die Maus, betätigen Sie zwei Mal die Symbol-Schaltfläche. Die Bestellung Frau Knaack wieder bei Ihnen an. Sie bestellt Konferenztisch und -stühle, wie im Angebot vorgeschlagen. Sie erfassen jetzt also die Daten für eine neue Bestellung. Da bereits ein Angebot vorliegt, kann dieser Beleg in eine Bestellung kopiert oder umgewandelt werden. Angebot in Bestellung kopieren: Angebot in Bestellung umwandeln: Die Positionen, Zusatztexte, Detaildaten werden in die neue Bestellung kopiert. Das Angebot bleibt als Beleg erhalten. Beim Umwandeln wird das Angebot als neue Bestellung gespeichert. Das Angebot selbst wird gelöscht. Der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. Hinweis: Eine neue Bestellung können Sie auch erstellen, ohne zuvor ein Angebot zu erfassen. 1. Öffnen Sie das Verkaufsmodul. Wählen Sie die Tastenkombination Alt+V A (Menüpunkt Verkauf / Abwicklung) oder betätigen Sie die Symbol-Schaltfläche. 2. Rufen Sie den Kunden auf. Da Sie für den Kunden vor kurzem einen Beleg bearbeitet haben, können Sie ihn in der Liste der zuletzt aufgerufenen Kunden auswählen. Die Schaltfläche öffnet die Liste. Abbildung: Die Liste der zuletzt aufgerufenen Kunden im Verkauf Öffnen Sie das Listenfeld mit Alt+, wählen Sie den Kunden mit der Pfeiltaste und betätigen dann die Eingabetaste. 3. Suchen Sie das Angebot heraus. Da der Kunde in das Verkaufsfenster übernommen ist, können Sie jetzt Belege ausschließlich zu diesem Kunden suchen. Hinweis: Nach Belegen zu allen Kunden suchen Sie über den Menüpunkt Suchen / Belege (Tastenkombination Alt+F2) bzw. die Symbol-Schaltfläche. Mit der Funktionstaste F4 (Menüpunkt Beleg / Gespeicherte) öffnet sich das Fenster Gespeicherte Belege. 9

10 Anleitung Mit der Maus genügt ein Klicken auf die Symbol-Schaltfläche. Öffnen Sie hier das Listenfeld Auswahl mit Alt+, wählen Sie 'Bestellungen/ Angebote' und betätigen die Eingabetaste. Jetzt werden alle Bestellungen und Angebote zum Kunden aufgelistet. Ist das Kontrollkästchen zu Positionen anzeigen markiert, sehen Sie in einer zweiten Liste die Positionen zum angewählten Beleg. Gesuchtes Angebot Positionen des Angebotes Abbildung: Gespeicherte Bestellungen und Angebote zum Kunden Hinweis: Unter Arbeitsplatz / Standardwerte kann die sofortige Anzeige des Fensters nach Wahl des Kunden im Verkauf aktiviert sowie die Auswahl der Belegarten voreingestellt werden. Mit der Eingabetaste oder doppeltem Mausklick wird das markierte Angebot in das Verkaufsfenster übernommen. 4. Wandeln Sie das Angebot in eine Bestellung um. Mit der Tastenkombination Alt+F12 bzw. über den Menüpunkt Beleg / Umwandeln in / Bestellung wandeln Sie den Beleg um. Bei der Umwandlung des Angebotes in eine Bestellung führt mention eine automatische Verfügbarkeitsprüfung durch. Positionen, die für den Verkauf nicht verfügbar sind, werden hier rot angezeigt. Neben den Positionen werden auch Detaildaten und Zusatztexte in die Bestellung übernommen. Deshalb sind die Angaben, die nur für das Angebot zutreffen (z. B. ein Zusatztext zur Angebotsbindung), in der Bestellung zu ändern. 10

11 Anleitung Hinweis auf den Zusatztext zum Beleg Abbildung: Die neue Bestellung 5. Prüfen Sie die Detaildaten. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte Detail: mit der Funktionstaste F7 (Menüpunkt Verkauf / Beleg / Detaildaten) oder durch Anklicken des Reiters Detail mit der Maus. Abbildung: Die Detaildaten zur Bestellung Zahlungsbedingung (ZB) und Versandart aus dem Angebot werden übernommen. 11

12 Anleitung Ein Bezugnahmetext mit dem entsprechenden Datum aus dem Angebot ist zu ändern. Sie möchten sich auf die heutige telefonische Bestellung von Frau Knaack beziehen. Stehen Sie mit dem Cursor im ersten Eingabefeld Bezugnahme und betätigen die Tastenkombination Alt+, öffnet sich die Tabelle Bezugnahmetexte. Die Tabelle öffnet sich auch, wenn Sie die hinter dem Feld stehende Auswahl-Schaltfläche betätigen. Wählen Sie den Bezugnahmetext 'Ihre telefonische Bestellung' mit der Pfeiltaste und betätigen die Eingabetaste. Der Text wird in das erste Eingabefeld übernommen. Mit der Maus genügt ein Doppelklick auf den ausgewählten Text. In das folgende Datumsfeld geben Sie das Datum der Bestellung ein. Für einen längeren Bezugnahmetext kann auch das zweite Eingabefeld genutzt werden. 6. Aktivieren Sie den Druck des Lieferscheines. Für den Lieferschein ist kein gesonderter Beleg zu erfassen. Der Druck des Lieferscheines ist in der Bestellung zu aktivieren. Beim Druck der Rechnung wird dann automatisch ein Lieferschein mit ausgedruckt. Aktivieren Sie dazu (falls nicht bereits voreingestellt) das Kontrollkästchen zum Feld Lieferschein auf der Registerkarte Detail mit der Tastenkombination Alt+L. Mit der Maus wird das Kontrollkästchen mit einem Klick aktiviert. Hinweis: Automatisch aktiviert ist die Option, wenn auf dieser Registerkarte eine Versandanschrift zugeordnet ist oder im Kundenstamm der Druck des Lieferscheins voreingestellt ist (LFS, Leih- /Teststellung auf der Registerkarte Weitere). Abbildung: Der Druck des Lieferscheines ist aktiviert 7. Ändern Sie den Zusatztext. Dazu wechseln Sie auf die Registerkarte Zusatztext Beleg: mit der Tastenkombination ALT+Z oder durch Anklicken des Reiters Zusatztext Beleg mit der Maus. Betätigen Sie die Schaltfläche Texte 1. In der Tabelle Zusatztexte Belege wählen Sie mit der Pfeiltaste den Zusatztext mit der Bezeichnung 'AGB's' an und betätigen die Eingabetaste. Beantworten Sie die folgende Frage Vorhandenen Text ersetzen? mit Ja. Der bisherige Zusatztext zum Angebot wird durch den ausgewählten Zusatztext überschrieben. 12

13 Anleitung Dieser Text wird auf der Bestellung ausgedruckt. Über die Schaltfläche Texte 1 wird die Tabelle Zusatztexte Belege geöffnet. Abbildung: Der Zusatztext zur Bestellung Hinweis: Für seriennummernpflichtige Artikel sind auf der Registerkarte Seriennummern die Seriennummern zu erfassen. 8. Speichern Sie die Bestellung und drucken Sie die Rechnung. Sind alle Angaben zur Bestellung erfasst, können Sie den Beleg speichern. Mit der Funktionstaste F12 öffnen Sie das Untermenü Beleg / Bearbeitung beenden. Wählen Sie mit der Pfeiltaste den Menüpunkt Speichern und Rechnung drucken und betätigen die Eingabetaste. Es öffnet sich das Fenster Drucken Beleg. Abbildung: Der Druck von Rechnung und Lieferschein 13

14 Anleitung Mit dem Druck der Rechnung wird die Bestellung als Rechnung gespeichert. Die Rechnung senden Sie Frau Knaack zu. Mit dem Lieferschein wird die Lieferung an den Kunden zusammengestellt. 9. Schließen Sie das Verkaufsmodul. Mit Betätigen der Esc-Taste wird der Kunde geschlossen, mit erneutem Betätigen der Esc- Taste wird das Verkaufsmodul geschlossen. Verwenden Sie die Maus, betätigen Sie zwei Mal die Symbol-Schaltfläche. 14

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