Mandanten-Information: Aktuelle steuerliche Brennpunkte im Lohnbüro 2011

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1 Seelhorststr Hannover Fon Mandanten-Information: Aktuelle steuerliche Brennpunkte im Lohnbüro 2011 INHALT 1. GUTSCHEINE STATT BARLOHN OPTIMALE STEUERGESTALTUNG BEIM FIRMENWAGEN ENDGÜLTIGER ABSCHIED VON DER LOHNSTEUERKARTE VEREINFACHUNGSPLÄNE FÜR DIE BESTEUERUNG DES GEHALTS WEITERE AKTUELLE BRENNPUNKTE...8 Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant, auch Mitte 2011 sind wieder zahlreiche Neuerungen und gesetzliche Änderungen bei der Lohnabrechnung zu beachten. Dazu gehört beispielsweise die günstige aktuelle Rechtsprechung zum Firmenwagen und zur Ausgabe von Gutscheinen anstelle von Barlohn. Zudem plant die Bundesregierung viele Maßnahmen zur Steuervereinfachung, die auch den Lohnbereich betreffen. Besonders brisant ist auch die Umstellung auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ab 2012, für die das laufende Jahr Übergangsregelungen vorsieht. Die Umsetzung und Anwendung der neuen gesetzlichen Vorschriften ist umfangreich. Obwohl die EDV alles erleichtern soll, ist die Einmalumstellung zum Teil kompliziert und zeitintensiv. Lohn- und Personalabteilungen sollten sich daher frühzeitig den neuen Anforderungen anpassen und Unternehmen ihre internen Arbeitsabläufe sowie auch den Informationsfluss zwischen Arbeitgeber und Belegschaft sowie dem Steuerberater optimieren. Das stellt rechtzeitig sicher, dass die Regeln angewendet und die Informationen über die Ergebnisse weitergegeben werden. Nur dann ist auch gewährleistet, dass im Betrieb die nötigen Fakten und eine funktionierende EDV- Unterstützung für die korrekte Lohnabrechnung vorliegen. In dieser Mandanten-Information stellen wir die aktuellen Tendenzen vor, analysieren Chancen und Risiken für Arbeitgeber und Arbeitnehmer und zeigen, wo für Sie eventuell Handlungsbedarf besteht. Bitte beachten Sie, dass eine Mandanten-Information keine individuelle Beratung ersetzen kann. Auch wenn sie nach bestem Wissen erstellt wurde, muss wegen der Komplexität der Materie jegliche Haftung ausgeschlossen werden. Sollten Sie Fragen haben oder eventuell Handlungsbedarf sehen, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir gemeinsam klären können, ob und wie Sie von Änderungen betroffen sind. 1. Gutscheine statt Barlohn Ausnutzung der Freigrenze für Sachbezüge Gewähren Sie Sachzuwendungen, bleiben diese beim Arbeitnehmer monatlich bis 44 steuer- und sozialversicherungsfrei und ersparen insoweit auch den Arbeitgeber-Beitrag zur Sozialversicherung. Sachli-

2 che Vorteile von 44 statt einer Lohnzahlung von 60 monatlich bringen netto über diesen Umweg meist mehr. Unter die Freigrenze fallen Sachbezüge, die der Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt erhält, also auch Rabatt- oder Preisvorteile. Die 44 -Freigrenze findet ausschließlich auf Sachbezüge Anwendung, die mit dem üblichen Endpreis zu bewerten sind. Sie gilt folglich nicht für Barlohn. Eine solche Barzuwendung ist auch anzunehmen, wenn Sie eine von Ihren Arbeitnehmern im eigenen Namen begründete Verbindlichkeit in Bezug auf Gegenstände tilgen sollten. Möglich ist hingegen, der Belegschaft Sachzuwendungen in Form von Gutscheinen zu gewähren, um die Vorteile der 44 -Freigrenze auszuschöpfen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte hierzu in mehreren aktuellen Urteilen entschieden, dass auch dann bereits ein begünstigter Sachbezug vorliegt, wenn die überreichten Tank- oder Geschenkgutscheine bei einem Dritten (fremder Leistungserbringer) einzulösen sind und neben der Bezeichnung der abzugebenden Ware oder Dienstleistung auch noch ein anzurechnender Betrag oder Höchstpreis angegeben ist. In diesem Fall hat ein Gutschein keine Bargeldfunktion mehr. Hinweis: Somit können Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung nicht wie zuvor nur dann von einer begünstigten Sachzuwendung ausgehen, wenn Art und Menge der Zuwendung konkretisiert wird und dem Arbeitnehmer keine eigene Auswahlentscheidung mehr verbleibt. Nunmehr ist es auch möglich, dass der jeweilige Angestellte über den Gutschein selbst aus einem Angebot eine beliebige Sache oder Dienstleistung auswählt, ohne dass die Einordnung des Vorteils als Sachzuwendung gefährdet ist. Betriebe können nunmehr folgende Faustregel verwenden, wenn sie über die Ausgabe von Gutscheinen statt Gehaltszahlung nachdenken: Die Differenzierung zwischen Sachbezug (Ausnutzung Freigrenze) und Barlohn (Steuer ab dem ersten Euro) erfolgt nach dem Rechtsgrund des Zuflusses. Das bestimmt sich danach, was der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber letztendlich beanspruchen kann. Nicht entscheidend ist hingegen, auf welche Art und Weise der Dienstherr anschließend den Anspruch erfüllt und seinen Mitarbeitern den zugesagten Vorteil verschafft. Vor diesem Hintergrund und unter Ausnutzung der neuen BFH-Rechtsprechung beansprucht der Arbeitnehmer selbst dann noch lediglich Waren oder Dienstleistungen, wenn der Arbeitgeber zur Erfüllung dieses Anspruchs selbst tätig wird (Gegenstand aus dem eigenen Sortiment) oder er dem Arbeitnehmer gestattet, auf seine Kosten Sachen bei einem Dritten (z.b. im Buchladen) zu erwerben. In beiden Fällen kommen ein Sachbezug und damit die monatliche Freigrenze in Betracht. Dabei ist jedoch zwischen zwei verschiedenen Varianten zu unterscheiden: 1. Der Gutschein wird beim Arbeitgeber eingelöst: Hierbei kann in der Regel der Rabattfreibetrag von angewendet werden. Vorteil: Der Wert dieser Sachbezüge ist in Anwendung des Rabattfreibetrags steuerfrei, und die Anwendung der 44 -Freigrenze kann noch für andere Sachbezüge in Betracht kommen, da sie auf den Rabattfreibetrag nicht anzuwenden ist. 2. Der Gutschein wird bei einem Dritten eingelöst: Nach der neuen Rechtsprechung liegt kein Barlohn vor, und die 44 -Grenze ist selbst dann anwendbar, wenn der Gutschein neben der Bezeichnung des Vorteils auch einen Geldbetrag enthält. Diese aktuell günstige Rechtsentwicklung ist aber nicht automatisch ein steuerlicher Freibrief, denn auch weiterhin fallen nicht alle Zuwendungen unter die günstige Einstufung als Sachbezug. Als Geldleistung ohne Anwendung der Freigrenze gelten unverändert: zweckgebundene Geldleistungen des Arbeitgebers, z.b. Zuschüsse für Mitgliedsbeiträge der Arbeitnehmer an Sportvereine oder Fitnessclubs, eine nicht begünstigte Abkürzung des Zahlungswegs, z.b. wenn der Arbeitgeber auf Anweisung des Arbeitnehmers Gehalt zur Erfüllung einer Verbindlichkeit verwendet, Zahlungen in einer frei konvertiblen Fremdwährung, z.b. der 50-$-Schein auf der Weihnachtsfeier, oder wenn der Arbeitnehmer zwischen einem Sachbezug oder einer Geldleistung mit gleichem Wert wählen kann. Diese Option stellt selbst dann noch Barlohn dar, wenn der Arbeitgeber die Sache auf Wunsch des Beschäftigten zuwendet. Beispiel: Arbeitnehmer können vor der monatlichen Gehaltszahlung wählen, ob sie das ihnen zustehende Gehalt in Höhe von 44 aufs Konto überwiesen oder als Tankgutschein ausgestellt haben möchten. Es handelt sich dann um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Lukrative Gestaltungsüberlegungen Zur Senkung der Steuer- und Abgabenlast bei der Belegschaft haben Sie die Möglichkeit, eine Gehaltsumwandlung vorzunehmen, indem steuerpflichtiger Bruttolohn (laufendes Gehalt, Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder Gratifikationen) zugunsten der Aushändigung eines Gutscheins umgewandelt wird. Damit kommt es zur Ausschöpfung der 44 -Grenze. Aufs Jahr hochgerechnet lassen sich pro Mitarbeiter 528 steuerfrei zuwenden. Achtung: Hierzu muss eine Änderung des ursprünglichen Arbeitsvertrags mit Wirkung für die Zukunft erfolgen, denn der Tausch von Lohn in Waren darf nicht rückwirkend vereinbart werden. Sind alle Formalien korrekt erfüllt, erhält der einzelne Mitarbeiter mehr Nettolohn als bei einer Gehaltserhöhung von 60, weil neben der Lohnsteuer auch noch die Sozialabgaben entfallen. Der Vorteil fällt dabei umso größer aus, je höher die individuelle Steuerprogression des einzelnen Angestellten ist. 2

3 Beispiel: Der ledige Angestellte verzichtet zum Jahreswechsel auf seine anstehende monatliche Gehaltserhöhung von 60 und bekommt dafür pro Monat von seinem Arbeitgeber einen Tankgutschein über 44. Diese Änderung wird im Arbeitsvertrag festgehalten [Rechnung gerundet]. Gehaltsvariante Lohn Gutschein Jahresbruttolohn bisher Gehaltserhöhung 12 x Jahresbruttolohn neu Darauf Steuern * Darauf Sozialabgaben Nettogehalt Tankgutschein 12 x Nettogehalt Netto mehr 193 * Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag, Steuerklasse I für 2011 Hinzu kommt als Ersparnis der verminderte Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversicherung. Auch bei einer vereinbarten Gehaltsumwandlung gilt: Räumen Sie Ihrem Arbeitnehmer ein Wahlrecht zwischen einer Geld- oder Sachleistung ein, liegt keine steuerwirksame Gehaltsumwandlung vor. Das hat die negative Konsequenz, dass die Anwendung der 44 - Grenze nicht möglich ist, da Lohnsteuer anfällt. Vor diesem Hintergrund sollten Sie daher bei einer Gehaltsumwandlung das Wahlrecht zwischen Bar- und Sachlohn von vornherein ausschließen. Fünf Gestaltungsmöglichkeiten für den Praxisalltag Die folgenden fünf Beispiele geben Ihnen einige Anregungen für denkbare und zulässige Gestaltungen mit Gutscheinen im Praxisalltag. 1. Erstattung: Sie stellen Arbeitnehmern Gutscheine über jeweils 30 Liter Benzin zur Verfügung, und die Arbeitnehmer lösen sie bei einer Tankstelle ihrer Wahl ein. Die Beschäftigten bezahlen im Wege des abgekürzten Zahlungswegs in Ihrem Auftrag und lassen sich den eingelösten Bon vom Tankwart bestätigen. Nach Vorlage des unterzeichneten Gutscheins und der Quittung erstatten Sie den Beschäftigten den verausgabten Betrag. In diesem Fall entfallen Steuer und Sozialabgaben, wenn die 30 Liter pro Monat nicht teurer als 44 sind. 2. Höchstbetrag: Sie händigen den Arbeitnehmern Gutscheine aus, die von einer Tankstelle erstellt wurden. Der Literbetrag wird wegen der Preisschwankungen erst bei Einlösung eingetragen, und die Angestellten erhalten von der Tankstelle eine Rechnung über den Gutscheinwert. Tanken die Arbeitnehmer z.b. 50 Liter Benzin zum Preis von 1,30 pro Liter (65 ), werden 33,84 l (44 ) durch den Gutschein angerechnet. Den Rest von 21 müssen die Arbeitnehmer selbst bezahlen. Es handelt sich um einen Sachbezug. Ausreichend ist dabei, dass der Gutschein zum Bezug einer bestimmten, konkret bezeichneten Ware berechtigt, auch wenn weder Art noch Menge der Ware konkret angegeben sind. 3. Eigenbeleg: Sie erstellen selbst Gutscheine, auf denen Art und Menge des Kraftstoffs angegeben sind. Die Arbeitnehmer lösen diese bei der Tankstelle ein, mit der Sie eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen haben, nach der die Abrechnung über die eingelösten Gutscheine mittels einer betrieblichen Kundenkarte der Tankstelle erfolgt. Dass es sich dabei nicht um einen von Dritten ausgestellten Warengutschein handelt, ist zur Einordnung als Sachbezug unerheblich. 4. Firmenkreditkarte: Sie ermöglichen der Belegschaft, monatlich aufgrund einer Vereinbarung eine bestimmte Benzinmenge zu tanken, und zwar über auf den Betrieb lautende Tankkarten in Ihrem Namen und auf Ihre Rechnung als Arbeitgeber. Obwohl die Tankkarte die Funktion einer Firmenkreditkarte hat, hat die Zuwendung keinen Bargeldcharakter, so dass ein Sachbezug angenommen werden kann. 5. Freie Auswahl: Sie überlassen jedem Mitarbeiter monatlich einen Geschenkgutschein über 44, den dieser bei einer Einzelhandelskette für ein Produkt seiner Wahl aus dem Warensortiment einlösen kann. Denkbar ist diese Variante auch, wenn die Arbeitnehmer über eine auf monatlich 44 limitierte Kundenkarte sämtliche Produkte bei einer Tankstelle kaufen dürfen, also neben Treibstoff auch Tabak- und Süßwaren oder Zeitschriften. Vier steuerliche Grundregeln für Sachbezüge Um nicht etwa im Nachhinein im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung plötzlich das unangenehme Ergebnis präsentiert zu bekommen, dass es sich wider Erwarten doch um Barlohn handelt und die Ausschöpfung der 44 -Freigrenze nicht möglich ist, finden Sie nachfolgend einige steuerliche Bedingungen, die Ihr Lohnbüro beachten sollte. 1. Bei dem Betrag von 44 handelt es sich um eine Freigrenze und keinen Freibetrag! Das bedeutet: Schon ein geringes Übersteigen der Grenze führt dazu, dass der gesamte Wert des gewährten Sachbezugs ab dem ersten Euro steuer- und damit auch sozialversicherungspflichtig wird. 2. Bei den 44 handelt es sich um eine monatliche Freigrenze. Wird nun beispielsweise im Januar kein Gutschein ausgestellt, kann das im Februar nicht über den doppelten Betrag von 88 nachgeholt werden, weil sich zuvor nicht ausgeschöpfte Beträge nicht einfach vortragen lassen. Damit kann die Freigrenze auch nicht übers Jahr hinweg angesammelt werden, um etwa zu Weihnachten einen üppigen Tankgutschein von 528 (12 x 44 ) zu überreichen. 3

4 Hinweis: Auch die Mini-Jobber in Ihrer Firma können von der Freigrenze profitieren, so dass Sachzuwendungen bis 44 bei der Überprüfung der Geringfügigkeitsgrenze nicht einzubeziehen sind. Sie können zusätzlich neben der Barvergütung gewährt werden. 3. Für die Freigrenze werden alle unentgeltlichen und verbilligten Sachzuwendungen zusammengerechnet und Arbeitnehmer-Zuzahlungen abgezogen. Dabei können die 44 bei unterschiedlichen Sachbezügen in einem Monat nicht mehrfach beansprucht werden. Beispiel: Der monatliche geldwerte Vorteil aus einem zinsverbilligtem Kredit beträgt 30. Daneben erhält der Arbeitnehmer noch einen Warengutschein von 35 monatlich. Da die Grenze für den Freibetrag mit insgesamt 65 überschritten ist, ist beides steuerund sozialversicherungspflichtiger Lohn. 4. Der steuerlich maßgebende Zufluss erfolgt bei einem bei Dritten einzulösenden Gutschein bereits mit der Ausgabe durch Sie an Ihren Arbeitnehmer. An diesem Tag ist mithin die Höhe des geldwerten Vorteils zu bestimmen, und spätere Wertveränderungen (deutlich höherer Benzinpreis bei Einlösung) wirken sich nicht auf die Beurteilung der 44 -Freigrenze aus. Es ist also unerheblich, wann der Gutschein eingelöst wird. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, Gutscheine über mehrere Monate zu sammeln. Achtung: Ist der Gutschein hingegen bei Ihnen als Arbeitgeber einzulösen, fließt der Arbeitslohn erst bei Einlösung des Gutscheins zu. Die aktuell geänderte Rechtsprechung zu Gutscheinen wendet die Finanzverwaltung in allen noch offenen Fällen an. Insbesondere bei Lohnsteueraußenprüfungen kann hierauf Bezug genommen und eine Nachversteuerung auf ausgegebene Gutscheine in vielen Fällen vermieden werden. Sollte das Finanzamt in der Vergangenheit Gutscheine beanstandet und Sie als Arbeitgeber daher eine Nachversteuerung vorgenommen haben, kommt eine Änderung des durchgeführten Lohnsteuerabzugs regelmäßig nicht mehr in Betracht. Dafür ist jedoch eine Anwendung im Rahmen einer noch offenen Einkommensteuererklärung des einzelnen Mitarbeiters möglich, der die Gutscheine erhalten hatte. Tipp: Durch die Ausnutzung der Freigrenze können Sie Ihrer Belegschaft attraktive Steueralternativen bieten. Gutscheine für Warenhäuser oder Tankstellen lassen sich ohne größere Mühe bereitstellen. Der einzelne Mitarbeiter kann so bis zu 44 monatlich steuer- und sozialversicherungsfrei erhalten. 2. Optimale Steuergestaltung beim Firmenwagen Stellen Sie als Arbeitgeber einem Ihrer Angestellten ein betriebliches Fahrzeug kostenlos oder verbilligt auch für Privatfahrten oder die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung, ist diese Vorteilsgewährung lohn- und sozialversicherungspflichtig. Dabei besteht die Möglichkeit, den geldwerten Vorteil durch ein Fahrtenbuch nachzuweisen. Da dies in der Praxis sehr mühevoll ist, wird in der Regel oft pauschal nach dem Listenpreis gerechnet. Hierzu haben sich aktuell einige günstige Rechtsentwicklungen ergeben. Listenpreisregelung Bei der sogenannten Listenpreisregelung wird der private Nutzungswert mit monatlich 1 % des Listenpreises (zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen) im Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs angesetzt. Zahlt der Arbeitnehmer für die Kfz-Nutzung ein Entgelt, mindert dies den Nutzungswert. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit kommen im Regelfall zusätzlich 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer und Monat hinzu. Kürzungen wegen Übernahme der Benzin- oder Garagenkosten durch den Arbeitnehmer sind nicht zulässig. Sofern der Betrieb nur gelegentlich aufgesucht wird, gibt es eine Sonderregelung, die jetzt häufiger nutzbar ist und im folgenden Kapitel beschrieben wird. Auch wenn Arbeitnehmer für den Firmenwagen nichts zahlen müssen, gelten Pendelfahrten zur Arbeit über die Entfernungspauschale als Werbungskosten. Während für die Lohnsteuer immer die kürzeste Straßenverbindung maßgebend ist, kann bei den Werbungskosten auch die aus Zeitersparnis genommene weitere Umwegstrecke abgesetzt werden. Tipp: Im ungünstigsten Fall ist der pauschale Nutzungswert höher als die Kosten, die für den Wagen überhaupt entstehen. In diesem Fall dürfen die Gesamtkosten - auch ohne Fahrtenbuch - als geldwerter Vorteil angesetzt werden (sogenannte Kappungshöchstgrenze). Die Pauschalversteuerung nach der Listenpreismethode darf ganz entfallen, wenn dem Arbeitnehmer der Pkw für einen vollen Monat (etwa bei Krankheit oder Urlaub) nicht zur Verfügung steht und der Wagen im Betrieb abgestellt wird. Dann fällt die Lohnsteuer nur für die restliche Zeit des Jahres an. Sofern Ihr Angestellter wissen möchte, wann der nach dem Listenpreis berechnete geldwerte Vorteil geringer ist als die nach dem Fahrtenbuch berechnete Bemessungsgrundlage, können Sie Ihm als Beispiele nennen: Der Firmenwagen wird viel oder sogar ausschließlich privat vom Arbeitnehmer gefahren. Der überlassene Betriebs-Pkw weist einen geringen Listenpreis auf. Die Entfernung zwischen Arbeitnehmer-Wohnung und der Arbeitsstätte ist minimal. Wie viel Lohnsteuer für die Privatfahrten im Endeffekt tatsächlich anfällt, hängt einerseits von der überlassenen Fahrzeugklasse und andererseits von der Progression des jeweiligen Arbeitnehmers ab. 4

5 Günstige Rechnung fürs Pendeln ins Büro Für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeit wird ein zusätzlicher geldwerter Vorteil berücksichtigt. Pro Entfernungskilometer und Monat sind das 0,03 % des Autopreises. Den pauschalen Zuschlag müssen Sie für Ihre Arbeitnehmer grundsätzlich als festen Monatsbetrag ansetzen, und zwar unabhängig davon, wie oft das Fahrzeug tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit genutzt wird. Er entsteht deshalb auch, wenn das Fahrzeug nicht den ganzen Monat überlassen wird, der Arbeitnehmer wegen Urlaub oder Krankheit nicht den vollen Monat damit fährt oder der Arbeitnehmer den Betrieb wegen häufiger Außendiensttermine oder vieler Dienstreisen nur gelegentlich aufsucht. Wird der Betriebs-Pkw tatsächlich nur selten für die Pendelstrecke benutzt, kann aufgrund der Rechtsprechung des BFH, der sich die Finanzverwaltung jetzt angeschlossen hat, eine günstigere Rechnung verwendet werden. Denn die 0,03%-Regel geht von der pauschalen Annahme aus, dass der Pkw an 180 Tagen jährlich oder durchschnittlich an 15 Tagen monatlich genutzt wird. Sofern der überlassene Firmenwagen seltener hierzu verwendet wird, kann das Lohnbüro den geldwerten Vorteil durch eine sogenannte Einzelbewertung ermitteln und für die einzelne Fahrt jeden Entfernungskilometer mit 0,002 % des Listenpreises ansetzen. Über diese Regelung kann die Lohnsteuer nach der tatsächlichen Nutzung des Pkw und nicht nach der überhöhten Pauschalberechnung ermittelt werden. Für Arbeitnehmer, die mit dem Firmenwagen durchschnittlich an weniger als 15 Tagen im Monat von der Wohnung zur Arbeit pendeln, verbessert sich die steuerliche Situation grundlegend. Sie können dies in allen noch offenen Einkommensteuerfällen bis 2010 nutzen, indem sie eine entsprechende Berechnung beantragen. Für das laufende Jahr 2011 und die Folgezeit gelingt das entweder sofort über den Lohnsteuerabzug durch Sie als Arbeitgeber oder anschließend über die Steuererklärung für Beispiel: Ein Arbeitnehmer fährt pro Monat zehnmal 45 km von der Wohnung bis ins Büro. Der Listenpreis seines Firmenwagens beträgt Berechnung Pauschal Genau Listenpreis Faktor x 0,03 % x 0,002 % ergibt 18 1,2 x 45 km Entfernung x Monat/Tage x 1 x 10 Geldwerter Vorteil/Monat ergibt Ersparnis 270 x 12 = Ersparnis/Jahr Beim Lohnsteuerabzug sind Sie als Arbeitgeber nicht zur Einzelbewertung verpflichtet. Sie müssen jedoch in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer die Anwendung pro Jahr einheitlich festlegen und dürfen nicht wechseln. Bei der Einkommensteuerveranlagung ist der Arbeitnehmer jedoch nicht an diese Wahl gebunden und kann die Methode einheitlich für das gesamte Kalenderjahr wechseln. Hinweis: Der Ansatz mit pauschal 0,03 % pro Monat geht von 15 Tagen pro Monat oder 180 pro Kalenderjahr aus, an denen der Angestellte seine Arbeitsstätte aufsucht. Dies wirkt sich in der Regel zugunsten des dienstwagennutzenden Arbeitnehmers aus. Er berechnet den geldwerten Vorteil auch dann für 180 Tage jährlich, wenn die tatsächliche Nutzung bei 220 oder 270 (Sechstagewoche) Jahresarbeitstagen liegt. Liegt die Anzahl der Pendelfahrten jährlich unter 180, ist die Einzelbewertung mit 0,002 % günstiger. In einigen Fällen ist die Ermittlung des Zuschlags grundsätzlich dennoch weiter mit 0,03 % vorzunehmen. Denn die Einzelbewertung ist zulässig, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Der Arbeitnehmer erklärt dem Arbeitgeber monatlich schriftlich, an welchen konkreten Tagen (mit Datumsangabe) er den Firmenwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt hat. Stehen dem Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Firmenwagen zur Verfügung, ist der Zuschlag entsprechend seinen gemachten Angaben fahrzeugbezogen zu ermitteln. Wird im Lohnsteuerabzugsverfahren eine Einzelbewertung vorgenommen, ist dies jahresbezogen auf insgesamt 180 Fahrten beschränkt. Bei mehr Fahrten ist die Einzelbewertung für den Arbeitnehmer ungünstig. Um im Veranlagungsverfahren zur Einzelbewertung wechseln zu können, muss der Arbeitnehmer gegenüber dem Finanzamt darlegen, an welchen konkreten Tagen er den Firmenwagen tatsächlich für die Fahrt zur Arbeitsstätte genutzt hat. Zudem muss er durch Belege glaubhaft machen, dass und in welcher Höhe der Arbeitgeber den Zuschlag ermittelt und versteuert hat - z.b. durch die Gehaltsabrechnungen oder eine gesonderte Bescheinigung des Arbeitgebers. Minderung des Listenpreises Der Listenpreis bemisst sich inklusive der Zusatzausstattungen des Wagens und der Umsatzsteuer. Dieser Betrag kann jedoch gemindert werden: Kosten für Autotelefon, Freisprecheinrichtung, einen zusätzlichen Reifensatz einschließlich Felgen sowie die Zulassungskosten dürfen außen vor bleiben. Nach einem aktuellen BFH-Urteil ist zudem der nachträgliche Einbau von zusätzlichen Ausstattungen grundsätzlich nicht einzubeziehen. Im Streitfall ging es um den Einbau einer Flüssiggasanlage nach Auslieferung des Fahrzeugs. 5

6 Laut BFH handelte es sich einerseits nicht um werkseitig eingebaute Zusatzausstattungen des Kfz und andererseits war das Extra auch nicht bei der Erstzulassung vorhanden. Nach dem Einkommensteuergesetz ist nämlich der Fahrzeugzustand bei Erstzulassung maßgebend. Anderenfalls müssten nämlich - ohne zeitliche Begrenzung - sämtliche nachträglichen Umbaumaßnahmen an gebrauchten Fahrzeugen nachvollzogen werden, um die Lohnsteuer auf den geldwerten Vorteil zu berechnen. Nachträgliche Wertveränderungen sollen aber gerade nicht von der 1%-Regelung erfasst werden. 3. Endgültiger Abschied von der Lohnsteuerkarte Für Arbeitgeber und Belegschaft ergeben sich wesentliche Veränderungen durch die Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale und die Abschaffung der bisherigen Lohnsteuerkarte. Sie soll 2012 durch ein elektronisches Verfahren ersetzt werden. Da die Lohnsteuerkarte für 2010 die letzte ihrer Art war, müssen im laufenden Jahr Übergangsregeln beachtet und anschließend die Komplettumstellung auf EDV vorgenommen werden. Abschied von der Lohnsteuerkarte Die Lohnsteuerkarte 2010 behält für den Übergangszeitraum 2011 bis zur erstmaligen Anwendung des elektronischen Verfahrens ihre Gültigkeit. Der Arbeitgeber muss sie aufbewahren und die darauf enthaltenen Eintragungen unabhängig vom Gültigkeitsbeginn einmalig auch für den Lohnsteuerabzug im laufenden Jahr zugrunde legen. Erst nach Einführung des elektronischen Verfahrens darf sie vernichtet werden. Wird im Jahr 2011 erstmalig eine Lohnsteuerkarte benötigt, stellt das zuständige Finanzamt auf Antrag eine Ersatzbescheinigung aus. Bei ledigen Arbeitnehmern, die 2011 eine Ausbildung beginnen, kann der Arbeitgeber die Steuerklasse I unterstellen, wenn ihm seine Steuer-Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Religionszugehörigkeit bekannt sind und der Azubi schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Schon Anfang 2011 war die Zuständigkeit für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (z.b. Steuerklassenwechsel, Eintragung von Freibeträgen) von den Meldebehörden auf die Finanzämter gewechselt. Umstellung im Jahre 2012 Die Angaben auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, sonstige Freibeträge und Religionszugehörigkeit) werden in einer Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und künftig als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet. Für den Arbeitgeber werden die ELStAM seiner Arbeitnehmer nach einer Registrierung im ElsterOnline- Portal zur Anfrage und zum Abruf bereitgestellt. In der Regel besteht eine solche Registrierung schon, da dieser Weg für die Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen bereits gesetzlich vorgeschrieben ist. Änderungen der ELStAM des Arbeitnehmers werden dem Arbeitgeber in einer Änderungsliste elektronisch bereitgestellt und müssen von diesem monatlich abgerufen werden. Kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht zum Abruf der Änderungsliste nicht nach, wird die Finanzverwaltung den Abruf anmahnen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, sich für den betreffenden Arbeitnehmer aus der ELStAM-Datenbank abzumelden. Das elektronische Verfahren soll auch zu einer nachhaltigen Entlastung der Arbeitgeber führen, verspricht der Gesetzgeber. Die bisher jährlich zu erfolgende Aufzeichnung der Lohnsteuerabzugsmerkmale oder deren Abgleich mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Vorjahres, die Verwaltung und Vernichtung der Lohnsteuerkarten sowie eine etwaige Erinnerung des Arbeitnehmers an die Abgabe der Lohnsteuerkarte entfallen zukünftig. Zudem behalten die ELStAM des Arbeitnehmers solange ihre Gültigkeit, bis deren Änderung dem Arbeitgeber durch die Änderungsliste angezeigt wird. Für den Arbeitgeber sind nur noch die abgerufenen und elektronisch gespeicherten Daten verbindlich. Im sogenannten Beitreibungsrichtlinie-Umsetzungsgesetz, das Ende 2011 verabschiedet werden soll, werden einige Vorschriften für die Anwendung der ELStAM flächendeckend ab 2012 umgestellt. In diesem Zusammenhang werden auch die noch geltenden Übergangsvorschriften aufgehoben. Dieses neu geplante Regelungspaket stellt endgültig die Weichen für eine umfassende EDV-Modernisierung des Lohnsteuerabzugsverfahrens - für Arbeitgeber, Belegschaft sowie die Finanzverwaltung. Im Zuge dieser Verfahrensumstellung werden in den einzelnen Vorschriften diverse Regelungsbereiche komprimiert und das gesamte Lohnsteuerabzugsverfahren neu strukturiert. Hierzu werden insbesondere folgende Paragraphen im Einkommensteuergesetz geändert: 38b: Lohnsteuerklassen, Kinderfreibeträge 39: Lohnsteuerabzugsmerkmale 39a: Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag 39b: Einbehaltung der Lohnsteuer 39c: Lohnsteuer ohne Abzugsmerkmale 39e: EDV-Anwendung der Abzugsmerkmale 42b: Lohnsteuerjahresausgleich durch Arbeitgeber 51: Umstellung Lohnsteuerermäßigungsantrag Wichtige Detailpunkte Worauf müssen Sie sich als Arbeitgeber in Zukunft einstellen? Wir haben für Sie die wichtigsten Neuregelungen zusammengefasst. Kinderfreibeträge werden automatisch für mehrere Jahre gebildet - regelmäßig bis zum 18. Geburtstag. Volljährige Kinder werden dann nur auf Antrag des Arbeitnehmers berücksichtigt. 6

7 Die Finanzverwaltung bildet die ELStAM und stellt sie für den Abruf durch den Arbeitgeber bereit. Dieser kann sie dann abrufen, aber auch der Arbeitnehmer kann im Hinblick auf ein künftiges Dienstverhältnis einen Antrag stellen. Zuständig für ELStAM ist das BZSt. Dieses erhält täglich von den Meldebehörden die Daten (Familienstand, Kinder, Religionsgemeinschaft). Fehlen dem Arbeitgeber Daten, muss er den Steuerabzug wie bisher nach Klasse VI durchführen, etwa wenn der Arbeitnehmer die zum Abruf erforderliche Steuer-ID und das Geburtsdatum nicht mitteilt. Zudem kann ein Beschäftigter die Übermittlung der ELStAM sperren lassen, für bestimmte Arbeitgeber zulassen oder untersagen (Positiv- oder Negativliste). Dann ermittelt der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach Klasse VI. Eine Heirat teilt die Meldebehörde dem BZSt mit; die Steuerklassen werden programmgesteuert angepasst. Ist nur ein Ehegatte Arbeitnehmer, erhält er Klasse III; ansonsten beide Partner Klasse IV. Auf Antrag des Paars beim Wohnsitzfinanzamt kann eine andere Kombination gewählt werden. Da die Regelung erst ab 2015 vorgesehen ist, wird bis dahin automatisch nur die Klasse IV gebildet. Davon abweichende Steuerklassenkombinationen müssen also zunächst beantragt werden. Wenn keine Sperrung vorliegt, ruft der Arbeitgeber die ELStAM beim BZSt ab und übernimmt sie. Das ist nur möglich, wenn bei der Finanzverwaltung ein sogenanntes Arbeitgebersignal angelegt ist. Das bedeutet, dass diese Personen oder Unternehmen bei der Finanzverwaltung als Arbeitgeber erfasst sind. Anschließend werden die Abzugsmerkmale monatlich abgefragt und in der Gehaltsabrechnung ausgewiesen. 4. Vereinfachungspläne für die Besteuerung des Gehalts Im Jahr 2011 können Steuerzahler über das Steuervereinfachungsgesetz 2011 mit einer Reihe von Erleichterungen rechnen. Die für das Lohnbüro wichtigsten Änderungen fassen wir für Sie zusammen: Einheitsregel bei Fahrten zur Arbeit Benutzen Angestellte für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte abwechselnd öffentliche Verkehrsmittel und den Pkw, wird ab 2012 nur noch jahresbezogen geprüft, ob die Entfernungspauschale oder die Summe der tatsächlichen Fahrpreise höher ist. Damit entfallen zwar umfangreiche Berechnungen, aber die Berufspendler können nicht mehr wie derzeit pro Tag den jeweils höheren Abzug von Werbungskosten geltend machen. Werbungskostenpauschbetrag Die Pauschale für Arbeitnehmer soll von derzeit 920 auf steigen. Die Erhöhung bringt nur den Angestellten Vorteile, die entweder geringe oder gar keine Werbungskosten haben oder denen die beruflichen Aufwendungen vom Arbeitgeber erstattet werden. Der Werbungskostenpauschbetrag für Betriebsrenten von 102 steigt hingegen nicht an. Hinweis: Die Erhöhung soll bereits 2011 wirksam werden, indem der Betrag von 80 bei der Lohnund Gehaltsabrechnung für Dezember 2011 berücksichtigt wird. Eine rückwirkende Korrektur der Lohnsteuerabrechnungen ab Januar 2011 durch die Arbeitgeber ist somit nicht erforderlich. Vorsorgepauschale bei Arbeitnehmern Arbeitnehmer mit geringem Einkommen mussten bislang eine Steuererklärung abgeben, wenn sie hohe Mindestvorsorgepauschalen für die Kranken- und Pflegeversicherung hatten. Diese Pflicht wurde zwar erst durch das Bürgerentlastungsgesetz eingeführt, soll aber ab dem Veranlagungszeitraum 2010 bereits wieder entfallen, um unnötigen steuerbürokratischen Aufwand zu vermeiden. Das gilt bei einem Jahresarbeitslohn bis zu (Ehegatten: bis zu ). Insoweit werden Arbeitnehmer von der Abgabepflicht einer Einkommensteuererklärung allein wegen einer zu hohen Mindestvorsorgepauschale befreit. Haben Betroffene aber z.b. Nebeneinkünfte, müssen sie die Formulare weiterhin einreichen. Neue Vorteile für die Kinderbetreuung Die Vereinfachung der steuerlichen Absetzbarkeit von Kinderbetreuungskosten stellt für Familien mit Kindern eine deutliche Entlastung von jährlich 60 Mio. dar. Ab 2012 können alle Eltern 2/3 der Betreuungskosten und maximal pro Kind absetzen. Derzeit müssen noch beide Eltern erwerbstätig sein. Denn auf die persönlichen Anspruchsvoraussetzungen bei den Eltern (Erwerbstätigkeit, Krankheit oder Behinderung) kommt es nicht mehr an. Hinweis: Die Kinderbetreuungskosten werden künftig einheitlich als Sonderausgaben und nicht mehr wie derzeit als Werbungskosten abgezogen. Das bedeutet, dass der Gesamtbetrag der Einkünfte bei den Eltern höher ausfallen wird, weil Sonderausgaben erst anschließend - beim Einkommen - im Steuerbescheid abgezogen werden. Volljährige Kinder Kindergeld, steuerliche Vergünstigungen (z.b. Kinder- und Ausbildungsfreibetrag, Abzug von Schulgeld, Ermäßigung beim Solidaritätszuschlag und bei der Kirchensteuer) und sonstige Privilegien (z.b. Riester-Zulage) erhalten Eltern für ihre volljährigen Kinder künftig ohne Einkommensgrenze. Derzeit entfällt die Förderung z.b. für den Nachwuchs in Berufsausbildung, wenn dessen Einkünfte und Bezüge auch nur einen Euro über im Jahr liegen. Im Rahmen dieser Umstellung werden Kinder über 18 nur noch bis zum Abschluss der ersten Berufsausbildung begünstigt. Insoweit müssen Arbeitgeber beachten, dass ein beschäftigtes volljähriges Kind ab 7

8 2012 einer schädlichen Erwerbstätigkeit nachgehen kann und damit die Förderung bei den Eltern entfällt. Hinweis: Erlaubt ist aber eine regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit unter 20 Stunden oder ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis (400 -Job). Erklärungsabgabe im Zweijahrestakt Wer möchte, soll künftig wahlweise nur noch alle zwei Jahre eine Einkommensteuererklärung abgeben müssen. Die geplante Vereinfachung zielt auf Arbeitnehmer und Bezieher von Alterseinkünften mit über die Jahre hinweg im Wesentlichen gleichbleibenden Einkünften. Sie können die Wahl jederzeit durch Abgabe der jährlichen Einkommensteuererklärung wieder rückgängig machen. Bezieht eine Person auch noch andere private Einkünfte (z.b. Miete), gilt das Wahlrecht ebenfalls, wenn die Summe der jährlichen Einnahmen daraus maximal beträgt. 5. Weitere aktuelle Brennpunkte In den vergangenen Monaten hat der BFH auch zu weiteren Themen Entscheidungen gefällt, die insbesondere für Arbeitgeber und ihr Lohnbüro wichtig sein können. Entlassungsentschädigungen Enthält ein Arbeitnehmer anlässlich einer Kündigung eine Abfindung, bekommt er hierfür eine Tarifermäßigung, wenn diese über dem regulären Gehalt liegt. Der BFH hat jüngst zwei Ausnahmen von dieser Grundregel zugelassen: 1. Kam es im Vorjahr etwa wegen einer Provision oder Bonuszahlung zu einem außerordentlich hohen Gehalt, darf der Schnitt mehrerer Jahre als Bemessungsgrundlage genommen werden. Bleibt dieser Durchschnittswert dann unter der Abfindung, liegen begünstigte Einkünfte vor. 2. Wird eine Abfindung in zwei oder mehr Jahren ausgezahlt, scheidet grundsätzlich die Tarifermäßigung aus. Die begünstigten Einkünfte müssen zusammengeballt entweder komplett vor oder nach dem Jahreswechsel fließen. Von dieser Grundregel gibt es aber eine Ausnahme, wenn eine geringfügige Zahlung in einem anderen Jahr erfolgt. Dieser Nachschlag darf aber im Verhältnis zur Hauptleistung maximal 5 % betragen. Steuerfreie Gehaltszulagen Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind nur dann steuerfrei, wenn sie für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlt werden. Hierzu hat der BFH klargestellt, dass pauschale Zuschläge, die Teil einer einheitlichen Tätigkeitsvergütung sind und nicht als Abschlagszahlungen bzw. Vorschüsse für tatsächlich geleistete Arbeit zu ungünstigen Zeiten gezahlt werden, nicht steuerfrei sind. Dies gilt z.b. wenn der Arbeitgeber einen monatlichen Aufschlag zum regulären Gehalt bezahlt und hierin auch Erschwerniszuschläge enthalten sein sollen. Eine im Tarif- oder 8 Einzelvertrag vorgesehene pauschale Aufteilung der Zulage genügt dem BFH nicht. Tipp: Erlaubt sind hingegen steuerfreie pauschale Zuschläge, wenn die Angestellten fast ausschließlich zur begünstigten Nachtzeit arbeiten und der Aufschlag so bemessen wird, dass er aufs Jahr gesehen unter Einbeziehung von Urlaub und Krankheit die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit erfüllt. Verpflegungspauschale bei Fahrtätigkeit Mehraufwand für Verpflegung kann der Arbeitnehmer grundsätzlich nicht als Werbungskosten abziehbar und insoweit kann der Arbeitgeber diese auch nicht steuerfrei erstatten. Bei einer Auswärtstätigkeit oder einer Dienstreise ist jedoch ein nach der Abwesenheitsdauer gestaffelter Pauschbetrag möglich, beschränkt auf drei Monate bei einer vorübergehenden auswärtigen Tätigkeit am selben Ort. Der BFH hat nun entschieden, dass die Dreimonatsfrist für den Abzug von Verpflegungspauschalen bei einer Fahrtätigkeit und damit auch bei einer Seereise generell nicht anzuwenden ist. Somit können in diesen Fällen Verpflegungsmehraufwendungen zeitlich unbegrenzt als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Sprachkurs im Ausland Der BFH hat aktuell für die Praxis wichtige Grundsätze aufgestellt, wann ein Arbeitnehmer einen Fremdsprachenkurs im Ausland als Werbungskosten absetzen kann. Hierbei sind drei Aussagen wichtig: 1. Auch wenn der Kurs nur Grundkenntnisse in einer Fremdsprache vermittelt, diese aber für die berufliche Tätigkeit ausreichen, kann er beruflich veranlasst sein und deshalb die Kursgebühr als Werbungskosten abgezogen werden. Alternativ kann der Arbeitgeber die Aufwendungen steuerfrei ersetzen. 2. Die Wahl, einen Sprachkurs fern des eigenen Wohnorts zu besuchen, ist meist privat mitveranlasst. Daher kommt generell eine Aufteilung der Reiseaufwendungen in Werbungskosten und Lebenshaltungskosten in Betracht. 3. Eine Fremdsprache wird in einem Land, in dem sie gesprochen wird, meist effizienter als daheim erlernt. Es kann nicht argumentiert werden, dass ein Besuch von Sprachkursen im Inland den gleichen Erfolg gehabt hätte und kostengünstiger sei. Fazit: Die Jahre 2011 und 2012 bringen einschneidende Veränderungen für das Lohnbüro mit sich. Sprechen Sie uns bitte jederzeit an, wenn Sie Fragen dazu haben oder Unterstützung bei der Umstellung Ihrer EDV-Systeme brauchen! Mit freundlichen Grüßen Alle Informationen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr. Diese Information ersetzt nicht die individuelle Beratung! Rechtsstand: