Sage Start. Handbuch Erste Schritte in der Lohnbuchhaltung. Lohnbuchhaltung ab Version 2013

Transkript

1 Sage Start Lohnbuchhaltung ab Version 2013 Handbuch Erste Schritte in der Lohnbuchhaltung

2 Sage Start /43 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Einleitung Teil - Bestehendes Dossier erweitern... 4 Hilfstabellen einlesen... 4 Institutionen... 4 Abzugskonfigurationen... 6 FAK Tabellen... 7 Ferienliste Lohntypen Lohnarten importieren Zahlungsverbindungen Barauszahlungen Teil - Neues Dossier erstellen Zahlungsverbindungen Barauszahlungen Teil Daten für die Lohnbuchhaltung ergänzen Grunddaten ergänzen Register Adresse Register Lohn Register Lohn Statistik Basisdaten erfassen Institutionen Abzugskonfigurationen Ferienanspruchsliste BVG Tabelle Lohnarten kontieren Personal erfassen Weitere Informationen... 43

3 Sage Start /43 Einleitung Mit dem Lohnmodul von Sage Start erhalten Sie eine effiziente und sichere Lohnbuchhaltung für Ihr Unternehmen. Sie verwalten die Löhne von bis zu 100 Mitarbeitenden. Die Löhne sind schnell erfasst, die monatlichen Lohnzahlungsläufe über EZAG / DTA automatisiert und Ihre gesamte Lohnadministration professionell organisiert. Dieses Handbuch vereinfacht Ihnen den Einstieg in die Sage Start Lohnbuchhaltung und ist in drei Teile gegliedert. Es hilft Ihnen dabei, alle benötigten Grunddaten für eine erfolgreiche Lohnberechnung zu erfassen. 1. Teil: Bestehendes Dossier erweitern Sie haben bereits ein anderes Modul von Sage Start im Einsatz und zusätzlich die Lohnbuchhaltung erworben. Der erste Teil zeigt Ihnen, wie Sie die Grunddaten einfach einrichten. 2. Teil: Neues Dossier erfassen Im zweiten Teil wird Ihnen die Erfassung der Grunddaten erläutert, wenn Sie die Lohnbuchhaltung neu erworben haben und nun ein neues Dossier erstellen. 3. Teil: Daten für die Lohnbuchhaltung ergänzen Der dritte Teil enthält wichtige Ergänzungen, welche Sie in jedem Fall vornehmen sollten. Dieser Teil ist allgemein gültig.

4 Sage Start /43 1. Teil - Bestehendes Dossier erweitern Sie nutzen bereits ein anderes Modul von Sage Start. Wenn Sie ein bestehendes Dossier erweitern, müssen zusätzliche Daten manuell eingelesen werden, die für eine korrekte Berechnung der Gehälter benötigt werden. Hilfstabellen einlesen Institutionen Die Tabelle der Institutionen enthält alle Versicherungsgesellschaften und Ausgleichskassen, bei denen Sie versichert, resp. angeschlossen sind. Wir empfehlen Ihnen, vordefinierte Institutionen nicht zu löschen, da diese mit den Abzugskonfigurationen verknüpft sind (siehe nächstes Kapitel). Der Import dieser Abzugskonfigurationen würde fehlschlagen. Die importierten Institutionen können Sie, bis auf den Code, ohne weiteres ändern. Um die Tabelle zu importieren, öffnen Sie über das Menü Lohnbuchhaltung Hilfstabellen Institutionen die Tabelle der Institutionen. Diese wird Ihnen leer angezeigt. Über die Schaltfläche Import starten Sie den Import.

5 Sage Start /43 Im sich nun öffnenden Browser wählen Sie die Datei Institutionen.txt aus und klicken auf Öffnen. Die von uns vordefinierten Institutionen werden eingelesen. Es handelt sich dabei um Institutionen für folgende Sozialversicherungen: AHV FAK UVG SUVA UVGZ KTG BVG Wie Sie neue Institutionen erfassen oder bestehende abändern, wird im dritten Teil näher erläutert.

6 Sage Start /43 Abzugskonfigurationen In der Tabelle der Abzugskonfigurationen werden die gängigsten Abzüge aufgeführt. Diese können Sie (teilweise) für Ihr Unternehmen anpassen. Jedoch empfehlen wir Ihnen auch hier, keine Abzüge zu löschen, da dies zu inkorrekten Lohnberechnungen führen kann. Der Import der Abzugskonfigurationen funktioniert analog wie der Import von Institutionen. Öffnen Sie über das Menü Lohnbuchhaltung Hilfstabellen Abzüge die Tabelle der Abzugskonfigurationen. Über die Schaltfläche Import starten Sie den Import. Im Browser wählen Sie nun die Datei Abzugskonfigurationen.txt aus und klicken auf Öffnen.

7 Sage Start /43 Die von uns definierten Abzugskonfigurationen werden importiert. Es handelt sich hierbei um folgende Abzüge: AHV ALV ALV2 VWK FAK UVG BVG UVGZ11 UVGZ12 KTG11 KTG12 Wie Sie neue Abzugskonfigurationen vornehmen oder bestehende abändern, wird im dritten Teil näher erläutert. FAK-Tabellen Für jeden der 26 Kantone der Schweiz ist ein Eintrag in der FAK-Tabelle vorhanden. Diese beinhaltet Angaben zu Kinderzulagen, Ausbildungszulagen und allfälligen Geburts- und Adoptionszulagen. Sie können die einzelnen Werte ändern, falls Sie Ihren Mitarbeitenden mehr als die gesetzlich vorgeschriebenen Zulagen auszahlen. In dieser Tabelle können jedoch weder Datensätze gelöscht noch hinzugefügt werden.

8 Sage Start /43 Den Import der FAK-Tabellen starten Sie über das Menü Lohnbuchhaltung Hilfstabellen FAK-Tabelle und die Schaltfläche Import. Im Browser wählen Sie die Datei Fak.txt aus und klicken auf Öffnen.

9 Sage Start /43 Die FAK-Zulagen der gesamten Schweiz werden importiert. Die Änderung der FAK-Zulagen pro Kanton wird im dritten Teil näher erläutert.

10 Sage Start /43 Ferienliste In der Ferienliste sind die Ferienansprüche für die Mitarbeitenden pro Alter und allfällig Dienstalter hinterlegt. Die Ferienanspruchsliste in unserem Beispiel beinhalten das gesetzliche Minimum gemäss Art. 329 a Abs. 1 OR. Über das Menü Lohnbuchhaltung Hilfstabellen Ferienanspruchsliste und anschliessend Klick auf die Schaltfläche Neu können neue Einträge für den Ferienanspruch hinterlegt werden. Hinterlegen Sie die Ferienansprüche gemäss Ihrem Firmenstandard.

11 Sage Start /43 Wie Sie die Ferienansprüche anpassen können, wird im dritten Teil dieses Handbuches erklärt. Lohntypen Die Tabelle der Lohntypen wird einerseits als Filterkriterium verwendet, andererseits zur Berechnung der korrekten Lohnarten (z.b. soll einem Beschäftigten mit Monatslohn kein monatlicher Ferienanteil ausbezahlt werden). Sie können die Tabelle mit den von Ihnen benötigten Lohntypen erweitern. Wir empfehlen Ihnen, keine bestehenden Lohntypen zu löschen. Über das Menü Lohnbuchhaltung Hilfstabellen Lohntypen und anschliessend Klick auf die Schaltfläche Import wird der Browser zur Auswahl der Datei gestartet. Im Browser wählen Sie die Datei Lohntypen.txt aus und klicken auf Öffnen.

12 Sage Start /43 Die von uns definierten folgenden Lohntypen werden importiert: Monatslohn Stundenlohn Tageslohn Wochenlohn Jahreslohn Akkordlohn Stücklohn Wie Sie die Lohntypen erweitern können, wird im dritten Teil dieses Handbuches erklärt. Lohnarten importieren Die Lohnarten sind der Dreh- und Angelpunkt der Sage Start Lohnbuchhaltung. Ohne diese können keine Gehälter berechnet werden. Um die Lohnarten zu importieren, wählen Sie im Menü Lohnbuchhaltung den Menüpunkt Lohnartenstamm aus. Der Lohnartenstamm wird geöffnet, es sind keine Datensätze vorhanden. Mittels Klick auf die Schaltfläche Import starten Sie den Import der Lohnarten.

13 Sage Start /43 Ein Browser wird geöffnet, der automatisch in das Verzeichnis der Lohnartenstämme verweist. Sie haben die Auswahl zwischen dem Lohnartenstamm Standard und dem Lohnartenstamm Glättung QST. Nach Auswahl eines Lohnartenstammes können Sie mittels Klick auf die Schaltfläche Öffnen den Import starten. Der Lohnartenstamm Standard enthält die relevantesten Lohnarten für Industrie- und Dienstleistungsbetriebe. Der Lohnartenstamm Glättung QST enthält zusätzlich Lohnarten, mit denen die Quellensteuer monatlich mit den Vormonaten ausgeglichen wird (wird z.b. im Kanton Genf verwendet). Nach dem Import stehen Ihnen über 200 Lohnarten zur Verfügung.

14 Sage Start /43

15 Sage Start /43 Zahlungsverbindungen Für Lohnzahlungen übernimmt in der Regel der Arbeitgeber (also der Auftraggeber der Zahlung) die Bankspesen. Eventuell haben Sie dazu bereits Zahlungsverbindungen eingerichtet. Falls Sie keine entsprechende Zahlungsverbindung eingerichtet haben, können Sie eine bestehende DTA-Zahlungsverbindung duplizieren. Erfassen Sie in der duplizierten Zahlungsverbindung einen neuen Code und setzen Sie die Spesenregelung auf Auftraggeber. Die restlichen Daten der Zahlungsverbindung kann so belassen werden. Diese Zahlungsverbindung kann nun für die Salärzahlungen verwendet werden.

16 Sage Start /43 Barauszahlungen Falls Sie Mitarbeiter beschäftigen, die einen Teil oder den gesamten Lohn bar ausbezahlt erhalten, können Sie noch eine Zahlungsverbindung für Barzahlungen erfassen. Klicken Sie dazu in der Tabelle der Zahlungsverbindungen auf die Schaltfläche Neu. Wählen Sie bei der Zahlungsart Barauszahlung an und füllen Sie die restlichen Felder ab. Diese Zahlungsverbindung kann nun ebenfalls für wiederkehrende Salärzahlungen verwendet werden. Diese Zahlungsverbindung kann nicht für einmalige oder sporadisch vorkommende Vorschusszahlungen verwendet werden, wenn diese nicht explizit über die Lohnbuchhaltung als eigener Lohnlauf ausbezahlt werden.

17 Sage Start /43 2. Teil - Neues Dossier erstellen Bei der Erstellung eines neuen Dossiers werden Sie bereits im Erstellungsassistenten aufgefordert, gewisse Daten zu erfassen. Der Import der Hilfstabellen ist ein automatischer Prozess, der den manuellen Import nicht mehr benötigt. Trotzdem müssen einige Daten manuell erfasst werden. Dieser zweite Teil des Handbuchs beschäftigt sich ausschliesslich mit den zu erfassenden Daten für ein neu zu erstellendes Dossier. Zahlungsverbindungen Für Lohnzahlungen übernimmt in der Regel der Arbeitgeber (also der Auftraggeber der Zahlung) die Bankspesen. Hierfür muss eine neue Zahlungsverbindung erstellt werden.

18 Sage Start /43 Erfassen Sie in der neuen Zahlungsverbindung einen Code und setzen Sie die Spesenregelung auf Auftraggeber. Die restlichen Daten der Zahlungsverbindung erfassen Sie gemäss Ihrem Firmen-Bankkonto, resp. der FIBU-Konti. Diese Zahlungsverbindung kann nun für die Salärzahlungen verwendet werden. Barauszahlungen Falls Sie Mitarbeiter beschäftigen, die einen Teil oder den gesamten Lohn bar ausbezahlt erhalten, können Sie noch eine Zahlungsverbindung für Barzahlungen erfassen. Klicken Sie dazu in der Tabelle der Zahlungsverbindungen auf die Schaltfläche Neu.

19 Sage Start /43 Wählen Sie bei der Zahlungsart Barauszahlung an und füllen Sie die restlichen Felder ab. Diese Zahlungsverbindung kann nun ebenfalls für wiederkehrende Salärzahlungen verwendet werden. Diese Zahlungsverbindung kann nicht für einmalige oder sporadisch vorkommende Vorschusszahlungen verwendet werden, wenn diese nicht explizit über die Lohnbuchhaltung als eigener Lohnlauf ausbezahlt werden.

20 Sage Start /43 3. Teil Daten für die Lohnbuchhaltung ergänzen Der dritte Teil enthält wichtige Ergänzungen, welche für Ihre Lohnbuchhaltung unerlässlich sind. Grunddaten ergänzen Die meisten Grunddaten werden bereits bei der Neuerstellung eines Dossiers abgefüllt. Dennoch fehlen einige Daten, die für die Lohnbuchhaltung benötigt werden. Die Grunddaten öffnen Sie entweder über das Menü Datei Grunddaten Grunddaten oder über die Navigationsleiste Einstellungen Grunddaten. Register Adresse Falls noch nicht erfasst, muss im Register Adresse die UID der Firma erfasst werden. Ohne diese UID können keine Lohnausweise erstellt werden.

21 Sage Start /43 Register Lohn In diesem Register werden allgemein gültige Daten für die Lohnbuchhaltung erfasst. Ihre Handelsregister-Nummer können Sie ohne CH und Trennzeichen erfassen. Das Programm setzt die erfasste Nummer automatisch in die korrekte Formatierung. Im Feld Transferkonto Lohn wählen Sie das Konto aus, auf dieses die Lohnzahlungen verbucht werden soll. Vorzugsweise erfassen Sie hier ein Lohn-Durchlaufkonto. Wahlweise können Sie beim Verbuchen selber auswählen, ob Sie dieses Transferkonto, das Konto aus der Zahlungsverbindung oder ein anderes Konto für die Verbuchung benützen möchten. Texte, die im Feld Lohnabrechnungsbemerkungen erfasst werden, werden bei jedem Mitarbeitenden auf der Lohnabrechnung ausgewiesen.

22 Sage Start /43 Register Lohn-Statistik Die in diesem Register erfassten BUR-Daten werden einerseits für die Lohnstrukturerhebung LSE (BFS) verwendet, andererseits für die Berechnung von Stundensätzen etc. Erfassen Sie hier Ihre BUR-Nummer mit den entsprechenden Daten mittels Klick auf die Schaltfläche Neu. Falls Ihnen vom Bundesamt für Statistik (BFS) keine BUR-Nummer mitgeteilt wurde, können Sie die Dummy- Nummer verwenden.

23 Sage Start /43 Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine für sich sprechende Bezeichnung. Da dieselbe BUR-Nummer mehrmals erfasst werden kann (z.b. wenn für zwei Abteilungen zwei verschiedene wöchentliche Arbeitsstunden gelten), müssen Sie bei der Auswahl der BUR-Nummer im Personalstamm nachvollziehen können, welcher Eintrag genau übernommen werden muss. Näheres finden Sie im Kapitel über die Personalerfassung. Das Feld Standard Lohnvereinbarung beinhaltet die 4 möglichen Lohnvereinbarungen gemäss Lohnstrukturerhebung vom BFS. Wählen Sie das für Sie gültige aus. Im Personalstamm kann dieser Eintrag pro Mitarbeitender individuell übersteuert werden. Des Weiteren erfassen Sie im Feld Stunden pro Woche die vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit in Stunden. Falls benötigt, können Sie auch den Wert für das Feld Lektionen pro Woche erfassen. Basisdaten erfassen Institutionen Nachdem die Institutionen importiert wurden, können Sie diese nun mit den Namen, Adressen und Kundennummern Ihrer Versicherungen und Kassen abfüllen. Den Namen der Versicherung, resp. der Kasse, können Sie direkt im Feld Name erfassen. Durch Klick auf den grünen, runden Button rechts vom Feld Name kann der Name zusätzlich in Französisch und Italienisch erfasst werden. Das Feld Versicherernummer bezieht sich entweder auf die Nummer der Ausgleichskasse oder auf die der Versicherung zugewiesenen Nummer durch swissdec. Dieses Feld ist fakultativ. Im Feld Mitglieder-/Kundennummer erfassen Sie entweder Ihre Mitgliedsnummer bei der Ausgleichs-, resp. Familienausgleichskasse oder Ihre Kundennummer bei der Versicherung. Dieses Feld ist obligatorisch. Das Feld Subnummer wird vor allem von der SUVA und von den Ausgleichskassen verwendet. Dieses Feld ist ebenfalls fakultativ. Möchten Sie die Daten einer Familienausgleichskasse erfassen, wählen Sie im Feld Kanton FAK den Kanton aus, für den diese Daten gelten. Falls Sie über verschiedene Kassen oder für verschiedene Kantone abrechnen, muss pro Kasse und Kanton eine eigene Institution erfasst werden. Abzugskonfigurationen In dieser Tabelle finden Sie die gängigsten Abzugsarten. Bestimmte Felder in den von uns vorgegeben Abzügen sind gesperrt. Gesetzliche Änderungen, welche die gesperrten Felder betreffen, werden über Auto Update direkt im Dossier aktualisiert.

24 Sage Start /43 Zusätzlich sind die Abzüge AHV, ALV, ALV2, FAK, UVG und BVG gesperrt, da es sich hier um gesetzlich obligatorische Abzüge handelt. In den Abzugskonfigurationen sind Felder vorhanden, die jedoch nicht bei jeder Abzugsart verwendet werden. Im Folgenden werden Ihnen die einzelnen Felder erklärt. Personengruppe / Betriebsteil Fakultatives Feld. Dieses Feld dient zur Erfassung von Personengruppen (z.b. bei KTG-Versicherung) oder Betriebsteilen (z.b. bei UVG, resp. SUVA). Sind Ihre Versicherungspolicen in mehrere Personengruppen unterteilt oder gelten für Ihr Unternehmen verschiedene Betriebsteile, also Gefahrenklassen, so muss pro Personengruppe/Betriebsteil ein eigener Abzug erfasst werden. Über die Optionsfelder wird gesteuert, ob es sich um eine Personengruppe oder einen Betriebsteil handelt. Sie können also nur entweder das eine oder das andere Optionsfeld aktivieren. Abzugscode Obligatorisches Feld. Der Abzugscode identifiziert den Abzug eindeutig. Sie können hier bis zu 11 Zeichen erfassen. Über das grüne, runde Icon können Sie den Abzugscode zusätzlich in Französisch und Italienisch erfassen.

25 Sage Start /43 Bestehende Abzugscodes können nicht geändert werden. Institution Obligatorisches Feld. In diesem Feld wählen Sie eine der Versicherungsgesellschaften, resp. Familien-/Ausgleichskassen aus, die Sie in den Institutionen erfasst haben und bei dieser der Abzug abgerechnet wird. Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie die Institution ändern. Versicherungsart Obligatorisches Feld. Da der Abzugscode zwar ein eindeutiger Identifikator ist, jedoch nicht immer eindeutig auf die Art des Abzuges hinweist, muss hier zusätzlich die Versicherungsart ausgewählt werden. Es stehen Ihnen folgende Versicherungsarten zur Verfügung: AHV ALV Andere BVG FAK KTG UVG/SUVA UVGZ Mit der Versicherungsart Andere kann zum Beispiel ein Abzug für einen Parifonds eingerichtet werden. Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie die Versicherungsart bei den gesperrten Abzügen nicht ändern. Beschreibung Fakultatives Feld. In diesem Feld beschreiben Sie die Abzugskonfiguration (z.b. BVG für Kadermitglieder). Police Fakultatives Feld. Hier wird die Policen-Nummer erfasst, zu der die Abzugskonfiguration gehört. Kategorie Fakultatives Feld. Die Kategorie versteht sich als Aufteilung einer Abzugsart in verschiedene Kategorien. Zum Beispiel kann die Kategorie 1 einer Unfallzusatzversicherung bedeuten, dass weiterhin 100% Lohn bis zu einem jährlichen Maximalbetrag von CHF ausbezahlt wird. Die Kategorie 2 versichert den Überschusslohn von CHF pro Jahr bis zu einem Maximalbetrag von CHF pro Jahr.

26 Sage Start /43 Die bis hier erklärten Felder sind in allen Abzugskonfigurationen vorhanden. Bei den folgenden Feldern wird die Zugehörigkeit zu den einzelnen Versicherungsarten definiert. Eintrittsalter Fakultatives Feld. In diesem Feld wird erfasst, ab welchem Alter ein Mitarbeitender abzugspflichtig wird. Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie das Eintrittsalter bei den gesperrten Abzügen nicht löschen oder ändern. Das Feld Eintrittsalter ist bei folgenden Versicherungsarten integriert: AHV, ALV, Andere, FAK, BVG Übergangsalter Frauen / Männer Fakultatives Feld. Das Alter, ab dem der Übergang vom einen Abzug zu einem weiteren erfolgt, wird hier definiert. Das ist z.b. bei der Versicherungsart BVG der Fall. Ab 18 Jahren wird für den Mitarbeitende ein Risikobeitrag geschuldet. Im Alter von 25 Jahren kommt zum Risikobeitrag noch der Sparbeitrag hinzu. Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie das Übergangsalter bei den gesperrten Abzügen nicht löschen oder ändern. Das Feld Eintrittsalter ist bei folgenden Versicherungsarten integriert: Andere, BVG Austrittsalter Frauen / Männer Fakultatives Feld Bis zu welchem Alter ist ein Mitarbeiter abzugspflichtig? Dies wird im Feld Austrittsalter definiert. Dies betrifft z.b. die AHV: Frauen sind bis 64 abzugspflichtig, Männer bis 65. Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie das Austrittsalter bei den gesperrten Abzügen nicht löschen oder ändern. Das Feld Austrittsalter ist bei folgenden Versicherungsarten integriert: AHV, ALV, Andere, FAK, BVG Minimal versicherter Lohn Fakultatives Feld. Der minimal versicherte Lohn beinhaltet die Betragsgrenze, ab dieser ein Abzug berechnet wird. Zum Beispiel ist bei ALV der minimal versicherte Lohn CHF 0.-, da der Abzug ALV den Grundlohn ab dem ersten Franken deckt. Für ALV2 jedoch ist ein Betrag von CHF erfasst, da für ALV2 nur ein Solidaritätsprozent für den Überschusslohn ab CHF vom Gehalt abgezogen wird. Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie den minimal versicherten Lohn bei den gesperrten Abzügen nicht löschen oder ändern.

27 Sage Start /43 Das Feld minimal versicherter Lohn ist bei folgenden Versicherungsarten integriert: ALV, Andere, UVG, BVG, UVGZ, KTG Maximal versicherter Lohn Fakultatives Feld. Der maximal versicherte Lohn beinhaltet die Betragsgrenze, bis zu dieser ein Abzug berechnet wird. Zum Beispiel ist bei ALV der maximal versicherte Lohn CHF , da der Abzug ALV den Grundlohn bis zu einem maximalen ALV-pflichtigen Jahresgehalt von CHF deckt. Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie den maximal versicherten Lohn bei den gesperrten Abzügen nicht löschen oder ändern. Das Feld maximal versicherter Lohn ist bei folgenden Versicherungsarten integriert: ALV, Andere, UVG, BVG, UVGZ, KTG Eintrittsschwelle BVG Fakultatives Feld. Die Eintrittsschwelle BVG beinhaltet den jährlichen BVG-pflichtigen Betrag, ab welchem ein Mitarbeiter obligatorisch BVG versichert ist. Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie die Eintrittsschwelle BVG bei den gesperrten Abzügen nicht löschen oder ändern. Das Feld Eintrittsschwelle BVG ist bei folgenden Versicherungsarten integriert: Andere, BVG Koordinationsabzug BVG Fakultatives Feld. Der Koordinationsabzug BVG beinhaltet den jährlichen Koordinationsabzug für die BVG. Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie den Koordinationsabzug BVG bei den gesperrten Abzügen nicht löschen oder ändern. Das Feld Koordinationsabzug BVG ist bei folgenden Versicherungsarten integriert: Andere, BVG Freibetrag AHV Fakultatives Feld. Der Freibetrag AHV beinhaltet den jährlichen Lohn, für welchen einem Rentner keine AHV abgezogen wird. Ob der Freibetrag monatlich abgegrenzt ist oder ein Ausgleich über das ganze Jahr stattfindet, können Sie im Personalstamm definieren. Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie den Freibetrag AHV bei den gesperrten Abzügen nicht löschen oder ändern. Das Feld Freibetrag AHV ist bei folgenden Versicherungsarten integriert: AHV, Andere

28 Sage Start /43 Arbeitnehmeranteil Frauen / Männer Fakultatives Feld. In diesem Feld wird der Beitragssatz für den Arbeitnehmer, unterteilt nach Frauen und Männern, erfasst. Gelten für einzelne Mitarbeiter andere Beitragssätze, können diese im Personalstamm übersteuert werden. Die einzige Ausnahme bildet hier die Abzugsart BVG. Hier wird im Feld Arbeitnehmeranteil der Prozentsatz des Anteils erfasst. Bezahlen Arbeitnehmer und Arbeitgeber die BVG-Beiträge zu gleichen Teilen, so wird hier 50 erfasst (für 50 % des Beitrages). Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie den Arbeitnehmeranteil bei den Abzugsarten AHV, ALV und FAK nicht löschen oder ändern. Das Feld Arbeitnehmeranteil ist bei allen Versicherungsarten integriert. Arbeitgeberanteil Frauen / Männer Fakultatives Feld. In diesem Feld wird der Beitragssatz für den Arbeitgeber, unterteilt nach Frauen und Männern, erfasst. Die einzige Ausnahme bildet hier die Abzugsart BVG. Hier wird im Feld Arbeitgeberanteil der Prozentsatz des Anteils erfasst. Bezahlen Arbeitnehmer und Arbeitgeber die BVG-Beiträge zu gleichen Teilen, so wird hier 50 erfasst (für 50 % des Beitrages). Bei den von uns vordefinierten Abzugskonfigurationen können Sie den Arbeitgeberanteil bei den Abzugsarten AHV und ALV nicht löschen oder ändern. Das Feld Arbeitgeberanteil ist bei allen Versicherungsarten integriert. Ferienanspruchsliste Die Ferienanspruchsliste aus unserem Beispiel beinhaltet das gesetzliche Minimum des Ferienanspruchs gemäss Art. 329 a Abs. 1 OR. Sie können diese Tabelle zu Gunsten des Arbeitnehmers jedoch selber anpassen. Dabei können Sie eine Abgrenzung nach Alter und Dienstalter vornehmen. Sie müssen nur die Anzahl Tage erfassen. Der korrekte Prozentsatz wird vom Programm selber berechnet. Eine neue Zeile in der Ferienanspruchsliste können Sie mittels Klick auf die Schaltfläche Neu erstellen. Bestehende Datensätze können Sie in der Tabelle direkt ändern. Stellen Sie sicher, dass wirklich jedes Alter und jedes Dienstalter korrekt abgebildet ist, da ansonsten bei Ihren Mitarbeitenden unter Umständen kein Ferienanspruch (also 0 Tage, resp. 0%) berechnet wird.

29 Sage Start /43 Beispiel: Ein Unternehmen gewährt Ihren Mitarbeitenden auf Grund ihres Alters wie folgt Ferien: Bis 20 = 25 Tage Ab 21 bis 59 = 20 Tage Ab 60 = 25 Tage Zusätzlich wird für jedes 10. Dienstjahr 1 Ferientag pro Jahr gewährt. Das heisst nun, dass pro Altersbegrenzung und pro Dienstaltersbegrenzung 1 Zeile in der Ferienanspruchsliste erfasst werden muss. Diese sieht dann wie folgt aus: Alter von Alter bis Dienstalter von Dienstalter bis Ferientage

30 Sage Start /43 Bei den blau markierten Zeilen wird als Dienstalter 99 erfasst, da wir davon ausgehen, dass kein Mitarbeitender bereits als Kind bei der Firma tätig war, resp. als über 75-Jähriger noch bei der Firma tätig ist. BVG-Tabelle Die Erfassung einer BVG-Tabelle ist fakultativ. In dieser Tabelle werden Risiko- und Sparbeiträge, getrennt nach Geschlecht und Alter, für diejenigen Mitarbeitenden erfasst, welche einen prozentualen BVG-Abzug haben. Zusätzlich werden bei diesen Mitarbeitenden die erfassten Grenzbeträge (Eintrittsschwelle, Koordinationsabzug etc.) der Abzugskonfigurationen berücksichtigt. Eine BVG-Tabelle könnte wie folgt aussehen: Mittels Klick auf die Schaltfläche Neu können neue Datensätze erfasst werden. Durch Auswahl des BVG-Typs können mit der Linie Lite eine, mit der Linie Standard zwei und mit der Linie Professional bis zu drei BVG-Tabellen erfasst werden.

31 Sage Start /43 Lohnarten kontieren Beim Import der Lohnarten (entweder bei Neueröffnung eines Dossiers oder manuellem Import) werden die Lohnarten vorkontiert eingelesen. Sie können diese Kontierung jederzeit ändern. Klicken Sie hierfür im Lohnartenstamm auf die Schaltfläche Kontierung bearbeiten Die Maske Kontierung bearbeiten wird geöffnet.

32 Sage Start /43 Grün markierte Lohnarten sind entweder nicht kontiert oder beinhalten ein korrektes Konto. Mit korrekt ist gemeint, dass dieses Konto in der Kontoliste vorhanden ist. Rot markierte Lohnarten sind zwar kontiert, beinhalten jedoch ein Konto, das in der Kontoliste nicht vorhanden ist. Die rot markierten Lohnarten müssen Sie manuell korrigieren, indem Sie bei den betreffenden Lohnarten ein gültiges Konto hinterlegen. Alle Lohnarten mit dem Typ Berechnungslohnart müssen kontiert sein, da ansonsten ein Verbuchen der Gehälter nicht möglich ist. Haben Sie alle Kontierungen vorgenommen, können Sie die Maske Kontierung bearbeiten mittels Klick auf OK speichern und schliessen.

33 Sage Start /43 Personal erfassen Dieses Kapitel zeigt, wie Sie neue Mitarbeitende erfassen können. Wir erläutern Ihnen alle berechnungsrelevanten sowie die obligatorisch zu erfassenden Felder. Berechnungsrelevant sind die Felder, die für eine korrekte Berechnung und Auszahlung der Gehälter benötigt werden. Um einen neuen Mitarbeiter zu erfassen, wählen Sie im Menü Lohnbuchhaltung den Menüpunkt Personalstamm aus. Mittels Klick auf die Schaltfläche Neu wird ein neuer Datensatz eröffnet. Sie sehen die Detailmaske Neue Person, über welche Sie den neuen Mitarbeitenden erfassen können.

34 Sage Start /43 Register Personalien In diesem Register werden die Personalien des Mitarbeiters, sowie Adresse und Familienmitglieder erfasst. Pers. Nr. Dieses Feld ist obligatorisch. Es wird Ihnen automatisch eine Personalnummer vorgeschlagen. Diese können Sie jedoch ändern. Wenn Sie eine Personalnummer erfassen, die bereits existiert, erhalten Sie eine Warnung und die erfasste Personalnummer wird nicht gespeichert. Das Feld können Sie erst verlassen, wenn eine neue Personalnummer erfasst wurde. Geburtsdatum Dieses Feld ist obligatorisch. Zivilstand (relevant für QST-Tariffindung) Dieses Feld ist zwar fakultativ, wird jedoch zwingend benötigt, wenn ein Mitarbeiter QST-pflichtig (QST = Quellensteuer) ist. Konfession (relevant für QST-Tariffindung) Dieses Feld ist ebenfalls fakultativ, wird jedoch zwingend benötigt, wenn ein Mitarbeiter QST-pflichtig ist. Familienmitglieder Auch die Erfassung der Familienmitglieder ist fakultativ. Diese Daten werden jedoch einerseits für die Auszahlung von Kinder- resp. Ausbildungszulagen verwendet, andererseits muss ein arbeitstätiger Partner erfasst werden, wenn dies für die QST-Tariffindung relevant ist. Für die Erfassung eines neuen Familienmitgliedes klicken Sie in der Schaltflächengruppe Familienmitglieder auf die Schaltfläche Hinzufügen.

35 Sage Start /43 In dieser Maske sind ebenfalls alle Felder für sich sprechend. Zwei Felder möchten wir Ihnen trotzdem zusätzlich erklären. Im Feld Typ wählen Sie aus, ob es sich beim den neu zu erfassenden Familienmitglied um den Partner oder um ein Kind handelt. Wird der Typ Kind ausgewählt, wird unter anderem das Feld Betrag angezeigt. In diesem Feld können Sie den auszuzahlenden Zulagenbetrag erfassen, wenn sich dieser vom Zulagenbetrag aus der FAK-Tabelle unterscheidet. Im Feld Betrag muss die total auszuzahlende Zulage für dieses Kind erfasst werden und nicht nur die Differenz zwischen auszuzahlender Zulage und Zulage aus der FAK-Tabelle.

36 Sage Start /43 Register Aktivität Das wichtigste Feld in diesem Register ist das Eintrittsdatum des Mitarbeiters. Alle anderen Felder sind fakultativ und werden für die Lohnberechnung nicht benötigt.

37 Sage Start /43 Register Salär Damit Ihren Mitarbeitenden überhaupt Gehälter ausbezahlt werden, müssen im Register Salär die entsprechenden Einkunftslohnarten mit den fixen Beträgen erfasst werden. Lohntyp Hier stossen wir wieder auf die Einträge der Tabelle Lohntypen. Wählen Sie den für den Mitarbeitenden gültigen Lohntyp aus. Durch Auswahl des Lohntyps wird gesteuert, welche Lohnarten für diesen Mitarbeiter berechnet werden und welche nicht. Zum Beispiel wird so einem Mitarbeitenden im Monatslohn keine monatliche Ferienentschädigung ausbezahlt. Beschäftigungsgrad Der Beschäftigungsgrad ist einerseits relevant für die Berechnung der Gehälter, andererseits für die korrekte Berechnung von Stunden- und Tagesansätze. Ist bei einem Mitarbeitenden der Beschäftigungsgrad nicht eindeutig, erfassen Sie entweder den Durchschnittswert der letzten 12 Monate oder 100.