Neuer Lohnausweis 2007

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2 Checkliste Planung frühzeitig vornehmen Möglichst einfach und leicht handhabende Lohn- und Gehaltsstrukturen anstreben Einführung eines genehmigten Spesenreglementes oder Einhaltung der vorgeschriebenen Höchstgrenzen Lohnausweisrelevante Überweisungen wenn möglich zusammen mit dem Lohn ausbezahlen Für unregelmässige Lohnarten immer Ziffer 3 verwenden (auch bei ganzjährig beschäftigten Mitarbeitenden) Beiträge an Aus- und Weiterbildung immer direkt an das Ausbildungsinstitut bezahlen Bei Geschäftswagen keine Kostenvermischung. Entweder ist das Auto privat oder geschäftlich Anstelle eines Geschäftswagens allenfalls ein Privatauto kaufen und Verrechnung der Kilometer Alle lohnausweisrelevanten Informationen während des Jahres im Lohnausweis-Ordner sammeln Alle Lohnnebenleistungen schriftlich festhalten und beurteilen, offene Fragen abklären Möglichst keine Entschädigungen an Mitarbeitende in Geldform Keine Lebenshaltungskosten der Mitarbeitenden übernehmen (Versicherungen, Krankenkasse, Steuern usw.) Klare Finanztransaktionen zwischen dem Unternehmen und den Beteiligten (keine geldwerten Leistungen) Dienstleistungen ihrer Treuhandgesellschaft Lohnausweisberatung Erstellung eines (Pauschal-)Spesenreglementes für die Genehmigung durch die Steuerverwaltung Erstellung eines internen Spesenreglement es mit Einhaltung der Randziffer 52 Aus- und Weiterbildungsgrundlagen erstellen Beratung bei Geschäftsfahrzeug bzw. Privatfahrzeug/Bordbuch Anpassung von Arbeitsverträgen und allg. Anstellungsbedingungen Saläradministration Berechnung von Lohnabrechnungen Mithilfe bei der Erstellung der neuen Lohnausweise Unterstützung bei Sozialversicherungsfragen Unterstützung bei Quellensteuerfragen by tools4you gmbh, Toffen Seite 2

3 Ausfüllen der Formulare Kopfteil A/B Lohnausweis oder Rentenbescheinigung ankreuzen (neues Formular kann für beides benutzt werden) C D E F G H AHV-Nr. Einkommensjahr Dauer der Beschäftigung (wenn mehrere Aus- und Eintritte während des ganzen Jahres, 1 Lohnausweis pro Anstellungsdauer erstellen und bei Ziffer 15 erwähnen z.b. Lohnausweis 1 von 2) Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort (ankreuzen, wenn Arbeitsweg bezahlt wird) Kantinenverpflegung/Lunch-Checks (ankreuzen, wenn vorhanden oder Lunch-Checks abgegeben werden) Name und aktuelle Adresse des Mitarbeitenden (kann auf der rechten oder linken Seite eingesetzt werden) Nicht mehr anzugeben sind: Arbeitsort und Abteilung Schichtarbeits- und Lohnausfalltage (neu bei Ziffer 15 Bemerkungen ) Kinderzulagen (enthalten in Ziffer 1) Formular für Steuerbehörde, Arbeitnehmer, Arbeitgeber (es gibt nur noch 1 Formular) 1) Lohn Alle Geldleistungen mit Lohncharakter: Ordentlicher Lohn inkl. 13-tes Gehalt, jedoch ohne unregelmässige Leistungen. Diese werden bei Ziffer 3 deklariert (z.b. Treueprämie, Boni, Umzugsentschädigungen etc.) Alle Zulagen (z.b. Kinder-, Heirats-, Orts-, Nacht-, Sonntags-, Weg-, Pikettzulagen) Provisionen Vergütungen aller Art (z.b. für Arbeitsweg, Wohnungsmiete) Alle Barbeiträge an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort (bei Lunch-Checks nur den Betrag über Fr /Monat, sonst Feld G ankreuzen) by tools4you gmbh, Toffen Seite 3

4 2) GNL Gehaltsnebenleistungen Alle Leistungen des Arbeitgebers, die nicht in Geldform ausgerichtet bzw. verbilligt oder gratis abgegeben werden: Unentgeltliche Beförderung: Feld F ankreuzen. Das Halbtax-Abo muss nicht deklariert werden! Verbilligung Mahlzeiten/Kantine: Feld G ankreuzen Verpflegung/Unterkunft: Ziffer 2.1 Ansätze gemäss Merkblatt N2/EstV (kein X in Feld) Wenn der Arbeitgeber statt Zimmer eine Wohnung zur Verfügung stellt, muss der Marktwert unter Zi f- fer 2.3 deklariert werden Geschäftswagen: muss auf die Firma lauten. Sämtliche Unterhaltskosten/Abgaben werden durch die Firma getragen. Es ist kein Geschäftswagen, wenn der Leasingvertrag auf den Mitarbeiter lautet und die Firma die Kosten dem Mitarbeiter vergütet (= Privatwagen) Privatanteil Geschäftswagen: Der Arbeitgeber übernimmt sämtliche Kosten: - 0.8% vom Kaufpreis (exkl. MWST); mind. CHF /Monat; Aufrechnung in Ziffer 2.2 und X in Feld F - Leasing = 0.8% vom Barkaufpreis (exkl. MWST) Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer die Betriebskosten selber bezahlt (Benzin) Der Arbeitnehmer übernimmt beträchtliche Kosten (Versicherung, MFZ-Steuern, Unterhalt): - Bei Ziffer 2.2 keine Aufrechnung - Bei Ziffer 15 Bemerkung einsetzen: Privatanteil im Veranlagungsverfahren abzuklären und X in Feld F Aber Vorsicht bei dieser Variante! Diese ist nicht praxistauglich, da ein allfälliger Privatanteil zum Gehalt dazugezählt wird und AHV-pflichtig ist. Es ist deshalb empfehlenswert, eine genaue Trennung zwischen Privat- und Geschäftsauto vorzunehmen. Möglichkeit zur Führung eines Bordbuches: (Muster-Bordbuch kann bei uns bezogen werden.) - Effektive Erfassung der Privatnutzung (ohne den Arbeitsweg); Feld F ankreuzen. - Privatkilometer mit 70 Rp. verrechnen Andere GLN: - Verbilligte Mietwohnung - Ferienreisen - Generalabonnement - usw. Deklaration Marktwert bzw. Differenz zwischen Marktwert und selbst bezahltem Anteil. GLN, welche nicht deklariert werden müssen (gemäss Randziffer 72) - Halbtax-Abonnement - REKA-Check-Vergünstigungen bis Fr pro Jahr - übliche Weihnachts- und Geburtstagsgeschenke (Naturalgeschenke) bis Fr pro Ereignis - Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Handy, Computer) - Gutschrift von Flugmeilen - Vereins- und Clubmitgliedschaften bis Fr. 1' Branchenübliche Rabatte auf Waren - Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis Fr pro Ereignis - Reisekosten für den Ehegatten auf Geschäftsreisen - Beiträge an die Kinderkrippen - Gratis-Parkplätze am Arbeitsort - Ärztliche Vorsorgeuntersuchungen - Versicherungen: Die Prämien für die UVG- und KTG -Versicherung müssen nicht mehr deklariert werden, wenn alle Mitarbeiter gleichgestellt sind. Ansonsten müssen diese Leistungen bei Ziffer 7 aufgeführt werden und sind somit AHV-pflichtig. by tools4you gmbh, Toffen Seite 4

5 7) Andere Leistungen Leistungen, die ihren Grund im Arbeitsverhältnis haben, aber nicht in Ziffer 1 6 oder 14 aufgeführt sind, z.b.: Trinkgelder (AHV -Regelung anwendbar: müssen nur angegeben werden, wenn sie einen wesentlichen Teil des Lohnes ausmachen) Taggelder der Versicherungen (KTG, UVG, IV) Leistungen der ALV und EO (durch den Arbeitgeber ausgerichtet) Beiträge des Arbeitgebers an BVG-Einrichtungen (kann unter Ziffer 10 wieder in Abzug gebracht werden) Beiträge des Arbeitgebers an Versicherungen (Ausnahme: Prämie an obligatorische BU und Kollektive KTG -Versicherung) Krankenkasse (Achtung: wenn alle Mitarbeiter gleich behandelt werden und die KK direkt an die Versicherung bezahlt wird, besteht keine AHV -Pflicht!) Falls Beiträge direkt an die Mitarbeitenden ausbezahlt werden, sind Sozialversicherungsabgaben geschuldet 9) Beiträge AHV, IV, EO, ALV, NBU Die beim Arbeitnehmer in Abzug gebrachten Anteile an die Sozialversicherungsbeiträge sind hier zu deklarieren. Neu ist der NBU-Abzug ebenfalls hier enthalten. 13) Andere Leistungen Definition Spesen: Spesenvergütungen sind Entschädigungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit z.b. auf Geschäftsreisen entstanden sind. Keine Spesenvergütungen sind Entschädigungen des Arbeitgebers, welche Auslagen abdecken, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen: z.b. Berufsauslagen für Wegvergütungen oder Nutzung privater Arbeitszimmer dies gehört in den Bruttolohn (Ziffer 1 7). Diese Auslagen können bei der persönlichen Steuererklärung der Mitarbeiter bei den Berufsauslagen in Abzug gebracht werden. Wir unterscheiden zwischen 3 Arten von Spesen: by tools4you gmbh, Toffen Seite 5

6 1) Effektive Spesenvergütungen Anhand von Belegen oder in Form von Einzelpauschalen (pro Mittagessen etc.) Es besteht keine Deklarationspflicht, wenn die Vorgaben gemäss Randziffer 52 eingehalten werden. Auf dem Lohnausweis erfolgt nur ein X (Kreuz) bei Ziffer Übernachtungsspesen gegen Beleg Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von max. Fr bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit von max. Fr Kundeneinladungen usw. werden mehrwertsteuerkonform abgerechnet Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel gegen Beleg geschäftliche Nutzung des Privatautos werden mit max. 70 Rp./km vergütet (gemäss TCS -Tabelle) Kleinspesen gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von max. Fr Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind und kein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, dann betragsmässige Angabe der effektiv und gegen Beleg ausbezahlten Spesen. Deklarationspflicht bei: 2) Pauschale Spesenvergütungen Für einen bestimmten Zeitabschnitt (z.b. pro Monat). Diese Spesen müssen immer betragsmässig angegeben werden, auch wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Wenn kein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, liegt es im Ermessen der Steuerverwaltung, allfällige Pauschalspesen zum Einkommen aufzurechnen. Wenn möglich, Spesen gemäss den Vorgaben der Randziffer 52 auszahlen, da diese dann nicht betragsmässig deklariert werden müssen. Die kantonale Steuerverwaltung wird sich bei Klein- und Kleinstbetrieben, bei denen es lediglich um Privatanteile und Pauschalspesen geht und die Verhältnisse stabil sind, an die bisherigen Veranlagungsverfahren halten. 3) Spesenvergütung aufgrund eines von der Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglementes Diese Spesen müssen immer betragsmässig angegeben werden. Unter Ziffer 15 Bemerkung: Spesenregelement durch Kanton XY am TT.MM.JJ genehmigt. Die Pauschalspesen müssen in etwa der Höhe der effektiven Auslagen entsprechen. 13.3) Weiterbildung/Ausbildung Vergütungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer in Geldform sind immer zu deklarieren. Der Arbeitnehmer kann diese Auslagen auf seiner privaten Steuererklärung als Abzug geltend machen Es ist darauf zu achten, dass Weiterbildungskurse direkt an den Arbeitgeber fakturiert werden Bis zu Fr. 12' pro Jahr und Ereignis müssen an Dritte bezahlte Beiträge nicht deklariert werden Bei Bemerkungen Ziffer 15: Kurs einsetzen by tools4you gmbh, Toffen Seite 6

7 Downloads zum neuen Lohnausweis Die Folien zu unseren Referaten können Sie in den nächsten Tagen auf der Homepage herunterladen. Auf der Homepage der Schweizerischen Steuerkonferenz (www.steuerkonferenz.ch) können folgende Unterlagen heruntergeladen werden: Wegleitung zum Ausfüllen des neuen Lohnausweises Kurzanleitung zum Ausfüllen des neuen Lohnausweises Muster-Spesenreglement Ausfüllbares PDF-Formular neuer Lohnausweis Gratissoftware elektronischer Lohnausweis In Zusammenarbeit mit unseren Treuhandpartnern: URFER TREUHAND AG by tools4you gmbh, Toffen Seite 7

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