ELENA: Arbeitgeberpflicht mit Mehraufwand für die Lohnabrechnung? Robert Schienbein DATEV eg Kreishandwerkerschaft Calw

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1 ELENA: Arbeitgeberpflicht mit Mehraufwand für die Lohnabrechnung? Robert Schienbein DATEV eg Kreishandwerkerschaft Calw

2 DATEV-Personalwirtschaft in Zahlen DATEV ist seit über 40 Jahren Partner für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte Hauptsitz und Informationszentrum in Nürnberg sowie 25 weitere Niederlassungen in Deutschland Über 40 Jahre Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung Anzahl abgerechneter Arbeitnehmer: Abrechnungen pro Monat: ca. 9,5 Mio. Anzahl abgerechneter Unternehmen: über 1 Mio ELENA 2

3 Datenübermittlungsverfahren heute Finanzbehörden Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung Meldungen im Rahmen der Sozialversicherung z. B. Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen, Sofortmeldungen: Krankenkassen, Knappschaft Sozialkassen der Bauwirtschaft, Versorgungswerke, Berufsgenossenschaften Deutsche Rentenversicherung Statistische Ämter vierteljährliche/jährliche Verdiensterhebung Monatserhebungen (z. B. im Einzelhandel) Kreditinstitute Löhne und Gehälter vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersversorgung sonstige Überweisungen (z. B. Krankenkassen, Finanzämter) ELENA 3

4 Was ist ELENA? ELENA steht für Elektronischer Entgeltnachweis. Die monatliche Meldung der Arbeitnehmerdaten an die Zentrale Speicherstelle ersetzt die Bescheinigung von Arbeitsentgelt durch den Arbeitgeber. Ziel: weniger Bürokratie, mehr Effizienz (!) Früher die sog. JobCard Modellprojekt seit Herbst 2002 der ITSG (Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) ELENA 4

5 Bisher: Ausstellen einer Arbeitsbescheinigung ohne ELENA 2. bringt Formular zu Arbeitgeber 1. holt Formular Arbeitgeber 4. gibt Formular an Arbeitnehmer Arbeitnehme r 5. bringt (alle) Formular/e 7. erteilt Bescheid Agentur für Arbeit 6. Erfassung und Berechnung Lohn- Buchhaltung 3. füllt Formular aus ELENA 5 elektronische Erfassung

6 Ab 2012: Ausstellen einer Bescheinigung mit ELENA Arbeitgeber 1. meldet monatlichen Datensatz zentrale Speicherstell e 3. startet Datenabfrage 4. erhält Arbeitsbescheinigung Agentur für Arbeit Bis zu 150 Datenfelder! 2. gibt Datenabruf frei Arbeitnehme r 5. erteilt Bescheid ELENA 6

7 Änderungen im Überblick ab Januar 2010 übermitteln Arbeitgeber monatlich eine zusätzliche elektronische Meldung von Arbeitnehmerdaten für alle Arbeitnehmer* an die zentrale Speicherstelle (ZSS) der Deutschen Rentenversicherung ab 2012 entfallen zunächst fünf Bescheinigungen auf Papier vorerst doppelte Arbeit: monatliche Meldung und Erstellen der Papierbescheinigungen greifen die zuständige Behörden (Agentur für Arbeit, Gemeinde etc.) bei Antragstellung von Sozialleistungen auf die gemeldeten Daten zu *Ausnahme: geringfügig Beschäftigte in einem Privathaushalt nach 8a SGB und Versorgungsbezugsempfänger ELENA 7

8 Was ändert sich für Sie als Arbeitgeber ab 2012 Fünf Bescheinigungen entfallen: Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III Nebeneinkommensbescheinigung nach 313 des Dritten Buchs Auskunft über die Beschäftigung nach 315 Abs. 3 des SGB III Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach 23 Abs. 2 des Wohngeldgesetzes Einkommensnachweis nach 2 Abs. 7 Satz 4 und 9 des Bundesentgelt- und Elternzeitgesetzes ELENA 8

9 Arbeitsbescheinigung nach 312 SGB III (Ausschnitt) Einsparung für den Arbeitgeber: 0,75 Std x 28,50 /Std = 21,38 1 Ohne Berücksichtigung des Zeitaufwand für Rückfragen! ELENA 9 zurück zur Präsentation 1 Gutachten des nationalen Normenkontrollrates zum ELENA- Verfahren

10 Was bedeutet ELENA für Sie als Arbeitgeber ab 2010? Bereitstellung abrechnungsbezogener Stamm-/Ergebnisdaten, z. B. Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Anschrift Name und Anschrift des Arbeitgebers vermögenswirksame Leistungen Pfändungsbeträge Sachbezüge Bereitstellung abrechnungsunabhängiger Daten ab 1. Januar 2010 Name und Telefonnummer des Ansprechpartners in Unternehmen/Kanzlei Angaben zur Arbeitszeit: wöchentliche Arbeitszeit Ausbildung: Beginn und voraussichtliches / tatsächliches Ende der Ausbildung Heimarbeiter: jährlicher Urlaubsanspruch Beamte: Verfahrensnummer ELENA 10

11 Was bedeutet ELENA für Sie als Arbeitgeber ab 2010? Bereitstellung weiterer Daten bei Kündigung ab 1. Juli 2010 (nicht für geringfügig Beschäftigte): befristetes Arbeitsverhältnis j/n Kündigungsdatum schriftliche Kündigung j/n betriebsbedingte Kündigung j/n Kündigungsschutzklage j/n Kündigung per Post j/n Schilderung des vertragswidrigen Verhaltens ( Freitext ) Information der Arbeitnehmer über Datenübermittlung und Auskunftsanspruch ( 103 Abs.4 SGB IV): Der Arbeitnehmer ist auf der Entgeltbescheinigung auf die Übermittlung der Daten und seinen Auskunftsanspruch über die gespeicherten Daten hinzuweisen ELENA 11

12 Was bedeutet ELENA für Sie als Arbeitgeber ab 2010? Protokollierung der Datenübermittlung ( 97 Abs. 2 SGB IV) Absendezeitpunkt des Datensatzes die Versicherungs- oder Verfahrensnummer des Teilnehmers die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs nach zwei Jahren muss die Protokollierung gelöscht werden Korrektur/Stornierung von Meldungen ( 97 Abs. 5 SGB IV) Werden Daten nach der Übermittlung für einen Abrechnungszeitraum geändert, ist die Meldung für diesen Zeitraum unverzüglich zu stornieren. Eine neue Meldung mit den geänderten Daten ist zu erstellen. Vorsicht: Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden ELENA 12

13 Was müssen Sie tun? Lohnabrechnung beim Steuerberater / im Unternehmen mit DATEV- Software Lohnabrechnung mit Software anderer Hersteller Bereitstellung der nötigen Daten Datenübermittlung DAKOTA sv.net Information der Mitarbeiter Archivierung des Protokolls Arbeitgeber ELENA 13

14 Mandanten Fragebogen (ELENA) Allgemein und für abweichende Angaben auf Arbeitnehmer-Ebene ELENA 14

15 Fragebogen bei Änderungen der Wochenarbeitszeit / Ausbildung ELENA 15

16 Fragebogen bei Kündigung ELENA 16

17 Fragebogen Neueinstellung ELENA 17

18 DATEV Unternehmen online Unternehmen Kanzlei Ausgewählte Lohndaten eingeben Erfassung der veränderlichen Lohndaten (Stunden, Tage, km) Reduzierung von Fehleingaben durch klare Eingabestruktur Kalendariumserfassung für z. B. Baulohnabrechnungen Erfassung der ELENA - Daten Daten einlesen Lohnabrechnung durchführen Auswertungen ansehen Rückfragen in der Kanzlei können entfallen Auswertungen schnell verfügbar Papierablage entfällt Auswertungen bereitstellen Zahlungen anweisen papierlose Anweisung der Zahlungen ELENA 18

19 Was ändert sich für Ihre Arbeitnehmer? ab 2012 Arbeitnehmer möchte beispielsweise Arbeitslosengeld beantragen - die entsprechende Bescheinigung (Einkommensnachweis ) wird nicht mehr in Papierform erstellt bzw. - von der leistungsbewilligenden Behörde (Bundesagentur für Arbeit) nicht mehr in Papierform bearbeitet Arbeitnehmer beantragt Signaturkarte bei Antragsstelle erhält Signaturkarte Arbeitnehmer geht mit Signaturkarte zu leistungsbewilligender Behörde Leistungsbewilligende Behörde fragt nach Legitimation durch Signaturkarte die Daten des Arbeitnehmers bei der zentralen Speicherstelle ab Arbeitnehmer erhält Leistung ELENA 19

20 Ausblick auf weitere Datenübermittlungsverfahren ab 2011

21 Ausblick: Weitere Datenübermittlungsverfahren ab 2011 Erstattungsantrag U1/U2 Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung des U1/U2-Erstattungsantrags für Arbeitgeberaufwendungen im Rahmen der Lohnfortzahlung für Krankheit/Mutterschutz ELENA 21

22 Ausblick: Weitere Datenübermittlungsverfahren ab 2011 ElsterLohn II komplette Ablösung des bisherigen Lohnsteuerkarten-Verfahrens durch Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) Mitte 2011 letzte Ausgabe Lohnsteuerkarte in 2009 für 2010 und ELENA 22

23 Weitere gesetzliche Änderungen ab 2010

24 Jahreswechsel 2009/2010 Überblick Prüfung Mitgliedsnummer Berufsgenossenschaft Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung Faktorverfahren Wachstumsbeschleunigungsgesetz Wir unterstützen Sie gerne! ELENA 24

25 Prüfung Mitgliedsnummer Berufsgenossenschaft bisher: Januar 2009: Erweiterung der DEÜV-Meldungen um den Datenbaustein Unfallversicherung Daten zur Unfallversicherung müssen bei jeder Entgeltmeldung an Krankenkassen gemeldet werden: neu: - zuständige Berufsgenossenschaft und Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft - Strukturschlüssel oder Gefahrtarif Wie bekomme sowie ich Stundenermittlungsverfahren eine neue/gültige Mitgliedsnummer? Bitte nehmen Sie direkten Kontakt mit der zuständigen Berufsgenossenschaft auf. Erweiterung der Prüfkriterien um die formale Prüfung der Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft für die DEÜV. auch für DEÜV-Jahresmeldungen 2009 und alle DEÜV-Meldungen, die in 2010 für das Jahr 2009 erstellt werden (z. B. bei Korrekturen für das Vorjahr) ELENA 25

27 Was ändert sich durch das Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung? bisher: neu: Bisher sind Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung nur in eingeschränktem Umfang steuerlich absetzbar. Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung ab 2010 steuerlich voll absetzbar. Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung ab 2010 steuerlich absetzbar in Höhe des Leistungskatalogs gemäß Basistarif (ohne steuerfreie Arbeitgeber- Zuschüsse) Vorsorgepauschale auf 12 % erhöht (Lohnsteuerabzugsverfahren) neue Bescheinigungspflichten in der Lohnsteuerbescheinigung ELENA 27

28 Was ist zu beachten beim Bürgerentlastungsgesetz? von den Änderungen profitieren: gesetzlich Kranken- und Pflegeversicherte privat Kranken- und Pflegeversicherte die Änderungen sind erstmals anzuwenden: auf den laufenden Arbeitslohn, der für einen nach dem endenden Lohnzahlungszeitraum gezahlt wird für sonstige Bezüge, die nach dem zufließen Was muss ein DATEV -Anwender berücksichtigen? Nichts ELENA 28

30 Faktorverfahren ab Januar 2010 neu ab optionales Faktorverfahren nach 39f EStG Ehegatten hatten bisher die Steuerklassen-Kombination III/V jetzt möglich: die Steuerklassen-Kombination IV/IV jeweils mit Faktor Berechnung des Faktors erfolgt durch das Finanzamt Der Faktor ist kleiner als 1 und wird auf den Lohnsteuerkarten beider Ehegatten mit Steuerklasse IV eingetragen. Folge: Verschiebung der Steuerlast zugunsten des Ehegatten mit vorheriger Steuerklasse V auf den Ehegatten mit vorheriger Steuerklasse III. Ziel: Eine gerechtere Besteuerung von arbeitenden Ehepartnern ELENA 30

32 Wachstumsbeschleunigungsgesetz Auswirkungen auf die Lohnabrechnung / Einkommensteuer - Stand (endgültige Verabschiedung des Entwurfs voraussichtlich bis Weihnachten) Die Kinderfreibeträge werden pro Kind von EUR auf EUR ab dem VZ 2010 angehoben. Das Kindergeld wird ab dem um jeweils 20 EUR pro Kind erhöht und 2. Kind je 3. Kind ab dem 4. Kind je ELENA 32

33 Weitere Hilfsmittel zum Jahreswechsel Für alle Interessierten: aktuelle Informationen rund um den Jahreswechsel unter Bundeswirtschaftsministerium: ELENA-Hotline für Arbeitgeber: Für DATEV-Anwender: kostenloser -Service informiert über aktuelle Themen und Neuerungen in den Lohn-Programmen oder DATEV Informations-Datenbank Dok.-Nr.: Jahreswechselseminare mit Informationen zu gesetzlichen Änderungen und zur Umsetzung in den DATEV-Programmen ELENA 33

34 Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? ELENA 34