Aufgabe 1. Kolloquium zur Klausurnachbesprechung Innovationscontrolling Sommersemester Anja Kratzke

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1 Aufgabe 1 Kolloquium zur Klausurnachbesprechung Innovationscontrolling Sommersemester 2012 Anja Kratzke

2 Aufgabe 1: gesamt 60 Punkte Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbes. Themenschwerpunkt der Wissensabfrage: Methoden des Projektmanagements und -controllings: Projektteamzusammenstellung Aufgabenstellung: Die AT SYSTEM GmbH bietet IT-Consulting für kunststoffverarbeitende Unternehmen an. Von der Betriebsdatenerfassung, Überwachung und Produktionsplanung der einzelnen Extruder-Maschinen im Produktionsbereich bis hin zu sämtlichen Verwaltungsaufgaben, Wareneingangserfassung, Lagerbestände, Erfassung der Finanzbuchhaltung, Reporting, Qualitätssicherung usw. ist die AT SYSTEM- Software in der Lage das ganze Unternehmen abzubilden. Weiter bietet die GmbH noch Hardware in Form von Terminals, Scanner, Accesspoints, SPS und RFID an. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 2»

3 Aufgabe 1: Aufgabenstellung Die Software passt sich den jeweiligen Individualitäten des Kunden an und wird quasi von Programmierern der AT SYSTEM GmbH maßgeschneidert. Wartungs- und Supportverträge runden das Leistungspaket ab. Die Consulter (Unternehmensberater) der AT SYSTEM GmbH wurden bis dato sporadisch auf die einzelnen Kunden angesetzt. Ein fester Ansprechpartner bzw. Verantwortlicher entfiel. Sie als gerade frisch eingestellter Controller des Unternehmens nehmen, wie alle anderen Mitarbeiter auch, am wöchentlich stattfindenden Meeting teil und Sie bekommen folgende Sätze mit: Ach, ich dachte Sie waren letzte Woche kurz beim Kunden X? ; Nein, ich habe angenommen, dass Herr Meier dorthin fährt! ; Kunde YY hat nach einem festen Ansprechpartner gefragt, da er sonst immer wieder unsere Mitarbeiter in den individuellen Ablauf seines Unternehmens einweisen muss! ; Wann fällt denn nun eigentlich der Startschuss für die Datenanzapfung bei Kunde BB und wer führt diesen durch? «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 3»

4 Aufgabe 1: Aufgabenstellung Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbes. Sie sind verwirrt und irritiert. Couragiert melden Sie sich nach dem Meeting bei Ihrem Vorgesetzten zu Wort: Ich konnte diesem Durcheinander nicht ganz folgen, wer nun für welchen Kunden verantwortlich ist und welche Leistung von wem erbracht wurde. Wäre es nicht eventuell sinnvoller, die Kunden bzw. Unternehmen als Projekt zu definieren und pro Projekt einen Leiter zu ernennen, der wiederum ein Projektteam zusammenstellt? Ihr Vorgesetzter legt den Kopf schräg, kneift ein Auge zusammen und brummt: Eine eigentlich gute Idee, aber wie stellen Sie sich das genau vor? Sie erinnern sich an Ihr Studium und antworten mit Leichtigkeit auf die nun folgenden Fragen von Ihrem Vorgesetzten und hinterlassen einen nachhaltigen Eindruck. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 4»

5 Aufgabe 1a (10 Punkte) Wie definiert sich eigentlich die Aufgabe und Verantwortung eines Projektleiters? Und welche Anforderungen an die Fähigkeiten eines Projektleiters sollten erfüllt sein? «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 5»

6 Aufgabe 1a Lösung I Definition Aufgabe und Verantwortung des Projektleiters: Erreichung des vorher spezifizierten Projektziels im vorgegebenen Kosten- und Terminrahmen. Diese Aufgaben- und Verantwortungsdefinition umfasst das gesamte Spektrum der Projektdurchführung. Der Projektleiter ist sowohl für die technische als auch für die administrative Abwicklung des Projektes voll verantwortlich. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 6»

7 Aufgabe 1a Lösung II Anforderungen an die Fähigkeiten eines Projektleiters: Hohe soziale Kompetenz: Der Projektleiter führt in der Regel eine größere Anzahl von Fachleuten, die aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens kommen können. Dieses erfordert vom Projektleiter ein anderes Verständnis der Führungsfunktion als vom Linienmanager. Kompetenzen im Konfliktmanagement: Der Projektmanager ist im besonderen Maße als Konfliktmanager gefragt, falls es zu Konflikten aufgrund der im Projektmanagement vorliegenden, spezifischen Organisationsstruktur und der Kompetenzen-Verteilung kommt. Mögliche Hauptkonflikte: Projektprioritäten, organisatorische Vorgehensweisen, technische Möglichkeiten, Bereitstellung von Mitarbeitern, unterschiedliche Persönlichkeiten, Budget und Zeit. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 7»

8 Aufgabe 1a Lösung III Anforderungen an die Fähigkeiten eines Projektleiters: Kompetenzen bei der Lösung projektinterner Zielkonflikte: Der Projektleiter ist der Mann zwischen den Stühlen: Das Leistungsziel einerseits und das Zeit- und Kostenziel des Projektes andererseits. Der Projektleiter muss als Puffer wirken, so dass die Spezialisten ihr technisches Problem lösen und gleichzeitig im Rahmen der Zeit und Kosten bleiben können. Kompetenzen im Umgang mit Risiko und Verantwortung: Aufgrund des klar definierten Ziels der Projektaufgabe trägt der Projektleiter zusätzlich ein erhöhtes Risiko. Hinzu kommt, dass die Projektumwelt mit ihrer zwischenmenschlichen Komplexität und umstrukturierten Aufgaben in der Regel sehr unsicher ist. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 8»

9 Aufgabe 1b (15 Punkte) Was genau kennzeichnet nun eine Projektgruppe und welche Vor- oder Nachteile sind mit einer konstanten bzw. variablen personellen Besetzung der Projektgruppe zumeist verbunden? Nennen Sie zudem die Anforderungen, die üblicherweise neben den jeweiligen Spezialkenntnissen an die Projektmitglieder gestellt werden. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 9»

10 Aufgabe 1b Lösung I Kennzeichnung Projektgruppe: Projektgruppen sind durch eine zeitlich befristete, aber kontinuierliche Zusammenarbeit von Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Kenntnissen gekennzeichnet. Sie werden zur Bewältigung komplexer und innovativer Aufgaben mit definierten Zielen eingesetzt. Die Anzahl und die hierarchische Gliederungstiefe von Projektgruppen sind von der Größe des Projektes abhängig, wobei flache Hierarchien und offene Strukturen die Regel sind. Fachspezifische Entscheidungen werden zumeist in gemeinsamer Abstimmung getroffen, wobei allerdings zu berücksichtigen ist, dass vordergründig der Projektleiter die Verantwortung für den Projekterfolg trägt. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 10»

11 Aufgabe 1b Lösung II Grundsätzliche Unterscheidung von Projektgruppen nach konstanter und variabler Besetzung: Vorteile konstanter Besetzung: Hohe Identifikation der Mitglieder mit ihrem Projekt, vollständige Konzentration auf das Projekt, hohe Kontinuität der Projektarbeit sowie einmalige Anpassungs- und Gewöhnungsprobleme. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 11»

12 Aufgabe 1b Lösung III Grundsätzliche Unterscheidung von Projektgruppen nach konstanter und variabler Besetzung: Nachteile konstanter Besetzung: Hohe Flexibilität sowie umfangreiche Fach- und Managementkenntnisse der Gruppenmitglieder, um den unterschiedlichen Anforderungen in den verschiedenen Phasen des Projektes gerecht zu werden. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 12»

13 Aufgabe 1b Lösung IV Grundsätzliche Unterscheidung von Projektgruppen nach konstanter und variabler Besetzung: Vorteil variabler Besetzung: Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Qualifikation für die unterschiedlichen Anforderungen in den Phasen des Projektes ausgewählt (hohe fachliche Kompetenz). Nachteil variabler Besetzung: Vermehrte Anpassungsprobleme der Mitarbeiter. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 13»

14 Aufgabe 1b Lösung V Anforderungen an die Projektgruppenmitglieder: Flexibilität, Kontaktfähigkeit, Fähigkeit sich in die Gruppe einzuordnen, Kreativität, Innovationsfreude, abstraktes und systematisches Denken sowie fachliche Überzeugungskraft. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 14»

15 Aufgabe 1c (10 Punkte) Als Controller stellen Sie nun simulativ ein Projektteam der AT SYSTEM GmbH zusammen. Würden Sie das Team nur aus Unternehmensberatern oder nur aus Programmierern besetzen, um zu einem wirtschaftlich erfolgreichen Projektabschluss zu gelangen? Spielt es Ihrer Meinung nach eine Rolle, aus welcher der hier aufgeführten Berufsgruppen der Teamleiter ernannt wird? Begründen Sie bitte Ihre Antwort in drei bis vier Sätzen. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 15»

16 Aufgabe 1c Lösung I Empirische Studien belegen, dass ein heterogenes Projektteam, d. h. die Zusammenarbeit von Technikern und Kaufleuten, in positiver Beziehung zum Projekterfolg steht. Der Vorteil eines heterogenen Projektteams liegt in der Möglichkeit, aktives Konfliktmanagement zu betreiben. Auftretende Probleme können unter Berücksichtigung der Argumente beider Seiten einvernehmlich gelöst werden. Für die AT SYSTEM GmbH ist es also sinnvoll, das Projektteam aus Unternehmensberatern und Programmierern zusammenzustellen. Die Unternehmensberater wissen, was der Kunde wünscht und kennen die betriebswirtschaftlichen Abläufe. Der Programmierer weiß, ob die Software für die Kundenwünsche angeglichen werden kann oder nicht. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 16»

17 Aufgabe 1c Lösung II Überwiegend macht es Sinn, einen Unternehmensberater zum Teamleiter zu ernennen, da er das Bindeglied vor Ort mit dem Kunden und den hausinternen Programmierern darstellt. Von dieser Position aus behält er die Vogelperspektive und somit die betriebswirtschaftlichen Parameter wie Zeit, Meilensteine, Kostenfaktoren, Risiken usw. im Überblick..natürlich wurden auch weitere sinnvolle Antworten bewertet. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 17»

18 Aufgabe 1d (7 Punkte) Um ein Projekt sach- und termingerecht abwickeln zu können, ist die Strukturplanung zur Gliederung der Arbeitspakete als Voraussetzung unabdingbar. Was genau sind die Ziele des Projektstrukturplans und nach welchen Kriterien werden Arbeitspakete in der Regel gebildet? «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 18»

19 Aufgabe 1d Lösung I Die Ziele des Projektstrukturplans sind also: Die Ermittlung des vollständigen Arbeitsvolumens des Projektes und die Aufteilung dieses Arbeitsvolumens in sinnvolle Teile, die jeweils einem Arbeitspaket entsprechen. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 19»

20 Aufgabe 1d Lösung II Nach folgenden Kriterien werden Arbeitspakete in der Regel gebildet: Es handelt sich um eine geschlossene Menge von Tätigkeiten, die sachlich zusammengehören. Ein klar definiertes Ergebnis ist zuweisbar. Technische Überschaubarkeit ist gegeben. Mengenvolumen und Aufwand sind abschätzbar. Erledigung durch eine Person oder eine kleine organisatorische Einheit, wie z. B. eine Gruppe, ist möglich. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 20»

21 Aufgabe 1e (18 Punkte) Eine systematische Gliederung des Projektstrukturplans kann anhand von Strukturregeln erfolgen. Es existieren unterschiedliche Gesichtspunkte, wie man einen Projektstrukturplan aufbaut. Nennen und beschreiben Sie die gängigen Strukturierungsmöglichkeiten von Projektplänen und skizzieren Sie jeweils ein Beispiel. Welche Art von Projektstrukturplan wäre für die AT SYSTEM GmbH die geeignete Variante? Begründen Sie kurz Ihre Antwort unter Einbezug der vorliegenden Unternehmensdaten. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 21»

22 Aufgabe 1e Lösung I Strukturregeln: Strukturierung nach Objekten: Aufgliederung nach Produktkomponenten. Ein objektorientierter Projektstrukturplan hat große Ähnlichkeit mit einem Produktstrukturplan. Ablauforientierung wird bei diesem Strukturplan völlig außer Acht gelassen, so dass er wenige Informationen für die Durchführung der Projekte liefert. Daher ist ein reiner objektorientierter Projektstrukturplan in der Praxis (in der Regel) nicht empfehlenswert. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 22»

23 Aufgabe 1e Lösung II Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbes. Beispiel für einen objektorientierten Projektstrukturplan: «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 23»

24 Aufgabe 1e Lösung III Strukturierung nach Verrichtungen: Arbeitspakete werden nach den verschiedenen Phasen des Innovationsprojektes gegliedert. Diese Strukturregel geht davon aus, dass ein streng sequentieller Projektablauf vorliegt. Tatsächlich finden aber permanente Wiederholungen von Tätigkeiten statt, weil der Problemlösungsprozess nicht linear, sondern in vielen sich wiederholenden Schleifen verläuft. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 24»

25 Aufgabe 1e Lösung IV Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbes. Beispiel für einen verrichtungsorientierten Projektstrukturplan: «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 25»

26 Aufgabe 1e Lösung V Strukurierung nach Funktionen: Der funktionsorientierte Projektstrukturplan zerlegt das Projekt nach den einzelnen Funktionsbereichen der F & E- Abteilungen wie z. B. Entwurf, Konstruktion, Musterbau. Diese Strukturregel ist bei jedem Projekt anwendbar. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 26»

27 Aufgabe 1e Lösung VI Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbes. Beispiel für einen funktionsorientierten Projektstrukturplan: «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 27»

28 Aufgabe 1e Lösung VII Frage nach Zuordnung für die AT SYSTEM GmbH: In der Praxis sind häufig Mischformen anzutreffen. HAUSCHILDT und PETERSEN stellten bei Experimenten fest, dass man sich mit zunehmender Erfahrung im Umgang mit den Objekten von der Verrichtungsorientierung löst und dann die Teilobjekte nacheinander entsprechend der Objektorientierung bearbeitet. auch hier wurden anderweitige sinnvolle Antworten und Begründungen bewertet. «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 28»

29 Kontakt Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbes. Anja Kratzke Sprechstunde: Donnerstag Tel / Mail: anja.kratzke@fernuni-hagen.de «September 2012 Aufgabe 1 Anja Kratzke 29»

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