Software für Dienstleister

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2 Software für Dienstleister Was Sie von Padis erwarten können Personaleinsatzplanung... 5 Einsatzplanung als Informationszentrale Übersichtliche Planungsinformationen Eingabe von abweichenden Zeiten Vorgabe von Sollzeiten anhand von Tagtypen Personalzuordnung zum Auftrag (Objekt) Sperren eines Mitarbeiters für einen Auftrag Soll-/Ist-Vergleich geplanter Zeiten Plausibilitätsprüfungen Personalsuche Stundennachweis-Erfassung Prüfung von Fehlbelegungen und Auslastung Einsatzpläne und -listen Personalverwaltung Qualifikationsmerkmale Terminmanager Sperrzeiten Personalfreigabe Personalkalender Abrechnung Bewertung Abrechnungsschlüssel Lohn- und Fakturlisten Schnittstellen zur Lohnabrechnung Fakturierung Einzel- oder Sammelrechnung Pauschalen Gutschrift/Storno Fremdwährung Rechnungstexte Rechnungsdruck Ausgangsjournal Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung Liquidität Seite 2

3 Software für Dienstleister Zusatzmodule Automatisierte Preiserhöhung Automatisierte Lohnerhöhung Automatische Planung mit Rhythmen und Schichtmodellen Antrittskontrolle mit automatischem Datenimport aus Zeiterfassungssystemen Arbeitszeitkonto Bestellscheinverwaltung (Bahn) Datenträgeraustausch (DTA) Erweiterte Vorgangsverwaltung mit Angebotswesen, Auftragsbearbeitung und GAEB-Schnittstelle Formulardesigner List & Label Kontakthistorie / Dateiverwaltung Mandantenübergreifende Einsatzplanung Schnittstelle Lohn/FiBU Schnittstelle Navision Subunternehmer / Lieferanten Branchenlösungen Bahnbewachung Geld- und Werttransport / Geldbearbeitung Fakturierung für Alarmzentralen Zeitarbeit / Personalleasing Ambulanz- und Sanitätsdienste / Krankentransporteure Wirtschaftsprüfer / Unternehmensberater Systemvoraussetzungen Server Clients oder Einzelplatz Systemumgebung Seite 3

4 Software für Dienstleister Jeden Monat beginnt für Dienstleister erneut die Zeit der Abrechnung. Die von den Mitarbeitern eingereichten Stundennachweise müssen erfasst und ausgewertet werden. Zum einen für die Lohnabrechnung und dann noch einmal für die Rechnungsschreibung an den Kunden. Machen Sie sich Ihren Büroalltag einfacher! Sparen Sie bis zu 80 % Zeit und Kosten mit Padis. Padis - die Software für Dienstleister - ist das Hand-werkszeug mit dem Sie dem Wettbewerb immer voraus sind. Routinearbeiten bei der Einsatzplanung und Abrechnung werden automatisiert. Sie erhalten die nötige Sicherheit, dass Sie Ihr Personal betriebswirt-schaftlich optimal einsetzen, alle Aufträge besetzt sind und erbrachte Leistungen abgerechnet werden. Durch die integrierte Verarbeitung der Daten in den Bereichen: Personaleinsatzplanung Lohnaufbereitung Fakturierung werden Daten nur einmal erfasst und dann automatisiert weiterverarbeitet. Aus den Einsatzplänen können, nachdem die Änderungen eingegeben wurden, Lohnscheine und Rechnungen generiert werden. Dadurch entsteht ein immenses Rationalisierungspotential in Ihrer Verwaltung. Überlassen Sie Padis die Verwaltung! In der Dienstleistung liegt Ihre Wertschöpfung. Seite 4

5 Personaleinsatzplanung Durch die für Windows übliche Tabellenform behält der Disponent in der Personaleinsatzplanung immer die Übersicht. Durch einfachen Klick mit der rechten Maustaste werden Mitarbeiter einem Einsatz zugeordnet. Die Planung kann entweder monats- oder wochenweise erfolgen. Einsatzplanung als Informationszentrale Von der Planungsübersicht hat der Disponent Zugriff auf alle Informationen zum Personal, den Kunden, den Aufträgen bzw. Objekten und den zu erbringenden Leistungen. Telefonnummern, Adressen, Lohninformationen oder Preise sind je nach Zugriffsberechtigung zugänglich. Übersichtliche Planungsinformationen Bei jedem Mitarbeiter werden die geplanten Gesamt-stunden für den Monat ausgewiesen. Abweichungen von den Sollzeiten werden farblich dargestellt. Abweichungen von der Sollstärke sind im unteren Teil der Planungs-übersicht pro Tag und Leistung sofort ersichtlich. Detailinformationen zu Diensten an anderen Aufträgen (Objekten) sind per Doppelklick verfügbar. Seite 5

6 Personaleinsatzplanung Eingabe von abweichenden Zeiten Von der Sollvorgabe abweichende Zeiten können in der Einsatzplanung eingegeben werden. Ebenso können per Mausklick Schichten auf mehrere Mitarbeiter aufgeteilt werden, oder Mitarbeiter zur Einarbeitung oder Bereitschaft eingeplant werden. Vorgabe von Sollzeiten anhand von Tagtypen Die zu erbringende Leistung wird nach Tag (Montag Sonntag) oder Tagtyp (Feiertag, Werktag, etc.) mit den Sollzeiten erfasst. Zur vereinfachten Erfassung sind Sondertagtypen wie Täglich, vor Feiertag, Langer Samstag etc. vorgesehen. Weitere Tagtypen können im Kalender angelegt werden. Eine Sollvorgabe für diese Sondertage ist somit möglich. Personalzuordnung zum Auftrag (Objekt) Zur Planung eines Auftrages wird nicht der gesamte Mitarbeiterstamm benötigt. In der Regel plant der Disponent mit ein paar angestammten Mitarbeitern und/oder Springern an einem Auftrag. Diese werden mittels komfortabler Suchmöglichkeiten dem Auftrag zugeordnet. Sperren eines Mitarbeiters für einen Auftrag (Objekt) Ein Mitarbeiter kann für einen bestimmten Auftrag gesperrt werden. Bei erneutem Versuch den Mitarbeiter zuzuordnen, wird der Disponent benachrichtigt. Soll-/Ist-Vergleich geplanter Zeiten Abweichungen zur Sollvorgabe werden während der Planung farbig am Bildschirm angezeigt und können sofort bearbeitet werden. Unter- oder Überdeckungen eines Auftrages sind somit ausgeschlossen. Seite 6

7 Personaleinsatzplanung Plausibilitätsprüfungen Verschiedene Prüfungen unterstützen den Disponenten bei der Planung. Dabei wird der Disponent nicht gesperrt. Die in der Branche sprichwörtliche Ausnahme kann daher immer mit dem System bearbeitet werden. Zeitüberschneidungen mit anderen geplanten Diensten oder Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Krankheit, etc. werden geprüft und gemeldet. Qualifikationsvorgaben seitens des Kunden bzw. durch die Art der zu erbringenden Leistung wird mit den Qualifikationen des Mitarbeiters abgeglichen. Abweichungen werden sofort gemeldet. Pausenzeiten, die laut Tarifvertrag eingehalten werden müssen, können geprüft werden. Der Disponent wird bei der Planung darauf hingewiesen, wenn er nicht genügend Pausenzeit berücksichtigt hat. Hier wird sowohl auf die Anzahl Stunden zwischen zwei Schichten, als auch auf die Anzahl aufeinander folgender Schichten geprüft. Stunden- und Verdienstlimits wie die Minijob-Grenze können überprüft werden. Wenn das Limit während der Planung erreicht wird, wird der Disponent umgehend darauf hingewiesen. Bestellscheinsummen (Bahnsicherung) werden bei der Planung berücksichtigt. Es wird gemeldet wenn ein Bestellschein überschritten wird bzw. droht zu überschreiten. Personalfreigaben an einen anderen Einsatzleiter werden überprüft. Es können keine Mitarbeiter aus anderen Abteilung oder Niederlassungen verplant werden, wenn diese nicht vom betreffenden Einsatzleiter freigegeben wurden. Personalsuche Für den schnellen Einsatz suchen Sie einfach nach geeignetem oder freiem Personal. Selbst nach den Prüfungskriterien der Einsatzplanung kann gesucht werden. So werden nur die Mitarbeiter angezeigt, die zum Beispiel eine bestimmte Qualifikation besitzen oder eine bestimmte Tätigkeit bereits einmal ausgeübt haben. Selbst nach Kriterien wie Ortsteil oder Abwesenheitsarten kann gesucht werden. Sollten alle Stricke reißen, suchen Sie einfach nach Mitarbeitern, die heute Nicht Verfügbar oder im Urlaub sind. Seite 7

8 Stundennachweis-Erfassung Stundennachweis-Erfassung Das Sprichwort die Ausnahme bestätigt immer die Regel stammt wohl von einem Dienstleister. Deshalb muss es in einer geeigneten Softwarelösung immer die Möglichkeit geben, Ausnahmefälle abzuwickeln. Nicht jeder Einsatz ist im Voraus planbar - mittels der Stundennachweis- Erfassung kann er aber wie gewohnt für die Abrechnung erfasst werden: Trotz der grafischen Oberfläche kann auch schnell und ergonomisch in Masse erfasst werden, auch ohne laufend die Maus zu benutzen. Prüfung von Fehlbelegungen und Auslastung Um eine Übersicht über den Stand der Einsatzplanung zu erhalten, sind verschiedene Prüfungen notwendig: Fehlbelegung ist eine Prüfung der Aufträge, ob alle geforderten Dienste vertragsgemäß geplant sind. Wurde ein Dienst nicht geplant, wird in dieser Auswertung die Anzahl Mitarbeiter aufgelistet, die noch zu planen sind. Seite 8

9 Fehlbelegungen und Auslastung Fehlzeiten ist eine minutengenaue Prüfung der Aufträge, ob in den Einsatzplänen Zeiten nicht gedeckt sind. Seite 9

10 Einsatzpläne und -listen Fehlbelegung für den Mitarbeiter ist eine Prüfung der Mitarbeiter auf ihre Auslastung. Somit haben Sie sofort einen Überblick, welche Mitarbeiter zuviel oder zuwenig geplant wurden, insbesondere bei Aushilfen. Einsatzpläne und -listen Verschiedene Standard-Einsatzpläne und -listen werden bereits mit ausgeliefert. Entscheiden Sie selbst, welcher Plan sich für Ihre Anforderungen am besten eignet. Seite 10

11 Personalverwaltung Bei 20 Mitarbeitern ist es noch einfach, die Wünsche, Qualifikationen und Termine zu koordinieren. Aber was machen Sie, wenn Sie einmal mehr als 50 Mitarbeiter zu verwalten haben? Die Personalverwaltung unterstützt Sie mit den nötigen Informationen: Qualifikationsmerkmale und Tätigkeiten, die Sie frei definieren und den Mitarbeitern zuordnen können Terminmanager für Lehrgänge, Ablauf der Probezeit oder Wiedervorlage jeder Art Sperrzeiten für Stundenten oder Aushilfen, die nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten tätig sein können. Personalfreigabe für Mitarbeiter von anderen Abteilungen oder Niederlassungen. Ein Einsatzleiter muss vorher Rücksprache halten und gibt dann sein Personal zur Planung für andere frei. Personalkalender mit Urlaubskonto und Monats- bzw. Jahresübersicht Im Personalkalender werden alle Abwesenheitstage für den Mitarbeiter verwaltet. Krankheit, Urlaub, Resturlaub, Sonderurlaub, Freischichten, nicht verfügbare Tage, usw. werden einfach per Mausklick eingetragen. Krankmeldungen und Urlaubsscheine werden hierüber erfasst, die auch in verschiedenen Varianten für die Lohnabrechnung aufbereitet werden können. Das Urlaubskonto ermöglicht die sofortige Übersicht über Jahresurlaub, Resturlaub vom Vorjahr, oder noch verfügbare Urlaubstage. Die Jahresstatistik des Mitarbeiters ermöglicht einen direkten Vergleich der Anzahl an Arbeits-, Urlaubs- und Krankheitstagen in einer Übersicht. Die Einträge können automatisch bewertet und an die Schnittstelle zur Lohnabrechnung weitergegeben werden. Seite 11

12 Abrechnung Bewertung Nach Abschluss des Monats, wenn die Einsatzplanung mit den letzten Korrekturen gepflegt wurde und eventuell noch zusätzliche Stundennachweise erfasst wurden, kann die Abrechnung beginnen. Die Zeiten werden anhand der Abrechnungsschlüssel in Lohnscheine und Rechnungspositionen aufgelöst. Padis übernimmt dabei die Auswertung für die Lohnabrechnung und Fakturierung ganz automatisch für Sie. Abrechnungsschlüssel Die Abrechnungsschlüssel spiegeln die vertraglichen Vereinbarungen mit Ihrem Kunden wieder. Hier definieren Sie welche Leistungen der Kunde bezahlt und in welcher Höhe und wie Ihre Mitarbeiter für diese Leistungen vergütet werden sollen. Sie spielen daher die zentrale Rolle bei der Abrechnung. Seite 12

13 Abrechnung Berücksichtigung finden u.a. Definitionen für Normalstunden Sonntags- Nacht- Feiertags- Überstunden- Einarbeitungsstunden Bereitschaftsdienst Hundeführerzulage Auftragsbezogene (Objekt-)Zuschläge Sonderzuschläge Fahrtgeld Kilometergeld Auslöse Sondervergütungen (freie Definition)...und vieles andere mehr Alle Vergütungsarten können pro Tag, Schicht, Woche oder Monat angelegt werden. Einfache Preishinter-legungen für den Kunden (z.b. Kilometergeld) oder Pauschalbeträge im Lohn (z.b. Auslöse) sind ebenso möglich. Personenbezogene Abrechnungsschlüssel werden bestimmten Mitarbeitern hinterlegt. Unabhängig von der erbrachten Leistung bzw. vom Auftrag erhält der Mitarbeiter immer dieselbe Vergütung. Auftragsbezogene Abrechnungsschlüssel werden den Aufträgen (Objekten) hinterlegt. Jeder Mitarbeiter, der an dem Auftrag eine bestimmte Leistung erbringt, wird mit diesem Schlüssel abgerechnet. Die Preise für die Fakturierung geben Sie hier ebenso an. Personen- und auftragsbezogene Abrechnungsschlüssel werden für einen bestimmten Mitarbeiter und einen bestimmten Auftrag angelegt. Wird der Mitarbeiter an dem Auftrag eingesetzt, werden ihm die geleisteten Stunden nach diesem Abrechnungsschlüssel vergütet. Die Preise für die Fakturierung geben Sie hier ebenso an. Jeder Zuschlag bzw. jede Vergütungsart kann wie folgt eingeschränkt werden: Wochentag Einschränkung in der Gültigkeit auf einen bestimmten Wochentag oder Tagtyp (z.b. Sonntag, Feiertag, Täglich) Uhrzeit Einschränkung in der Gültigkeit der Uhrzeit (z.b. Nachtzuschlag) Seite 13

14 Abrechnung Von...bis Stunden Einschränkung nach Anzahl der geleisteten Stunden pro Tag, Schicht, Woche oder Monat (z.b. auftragsbezogene Überstundenregelung) Qualifikation je nachdem, ob der eingesetzte Mitarbeiter über die geforderte Qualifikation verfügt, wird der betreffende Zuschlag vergütet bzw. dem Kunden in Rechnung gestellt. Mitarbeiterart je nachdem, ob der eingesetzte Mitarbeiter eine Aushilfe, ein Student oder Hauptberuflicher ist, wird der betreffende Zuschlag oder Stundensatz vergütet. bzw. dem Kunden in Rechnung gestellt. Heimat-/Einsatzniederlassung je nachdem woher der Mitarbeiter kommt (Niederlassung) bzw. wohin er geht (Einsatzniederlassung) kann die Abrechnung unterschiedlich gestaltet werden, sowohl Zuschläge als auch Stundensätze oder Lohnart. Pro Zuschlags- bzw. Vergütungsart können mehrere Definitionen hinterlegt werden. Somit ist es möglich z.b. Nachtzuschläge steuerfrei und steuerpflichtig unter Angabe der gültigen Zeitspanne zu hinterlegen. Weiterhin wird selbstverständlich automatisch die Umstellung der Sommerund Winterzeit berücksichtigt. Feiertage können je nach Tarifvertrag und Bundesland nach Uhrzeit (z.b ab 12 bzw. 14 Uhr) eingeschränkt werden. Über Stundensatzarten können beliebig viele Stundensätze pro Mitarbeiter hinterlegt werden. Je nach Tätigkeit oder Objekt kann auf diese Stundensätze zugegriffen werden. Flexibilität ist für Padis das oberste Gebot. Für Mitarbeiter und Kunden können Leistungen jeweils unterschiedlich definiert werden. Denken Sie z.b. an Einarbeitungsstunden - der Kunde muss diese vielleicht nicht bezahlen, aber der Mitarbeiter soll dafür vergütet werden. Lohn- und Fakturlisten Zur Kontrolle oder zur Weitergabe an den Steuerberater erhalten Sie Ergebnislisten für die Lohnabrechnung oder die Fakturierung. Seite 14

15 Abrechnung Seite 15

16 Lohnabrechnung Schnittstellen zur Lohnabrechnung Die aus den Einsatzplänen und Stundennachweisen generierten Lohnscheine können auch direkt an eine Lohnabrechnungs-Software übergeben werden. Hierzu stellt Padis folgende Schnittstellen zur Verfügung: Addison Arriba AS/400 PH Lohn CSS DATEV (Lodas für DOS und Windows) DATEV Lohn und Gehalt DKS Lohnbuchhaltung Exact IBM KHK Classic Line KHK Office Line Lexware Loga2001 Multipers Navision Paisy RZL-Win Sage Personalwirtschaft Sage Lohnbuchhaltung SAP SBS Varial Möchten Sie auch Ihre Nettolohnabrechnungen automatisch drucken lassen?...wir beraten Sie gerne bei der Auswahl der geeigneten Lohnabrechnungs- Software. Was wäre eine Auftragsbearbeitung ohne Fakturierung? Padis generiert per Knopfdruck Ihre Rechnungen für die erbrachten Leistungen. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten. Es können nicht nur die Zeiten der Einsatzpläne berechnet werden, Sie können auch Pauschalrechnungen für verschiedene Abrechnungszeiträume generieren lassen. Oder erfassen Sie einfach Mengen, die automatisch mit den beim Kunden hinterlegten Preisen auf die Rechnung geschrieben werden. Einzel- oder Sammelrechnungen Generierte Rechnungen können ergänzt oder geändert werden. Bei Sammelrechnungen werden alle Aufträge (Objekte) eines Kunden auf einer Rechnung zusammen-gefasst. Einzelrechnungen für Sonderfälle sind genauso möglich. Seite 16

17 Fakturierung Pauschalen Die freie Definition der Abrechnungszeiträume ermöglicht die Automatisierung von periodisch wiederkehrenden Rechnungspositionen, z.b. pro Monat, alle 2 Wochen, oder immer zum 1. und 15. eines Monats. Legen Sie selbst Ihre Zeiträume fest. Oder hinterlegen Sie einfach die Preise beim Kunden und erfassen Sie die Mengen bei Bedarf in der komfortablen Mengenerfassung zur Fakturierung (z.b. Kilometer für Kilometergeld, Stellung von Werkzeug, gezähltes Geld in der Geldbearbeitung etc.). Seite 17

18 Fakturierung Pro Rechnungsposition können außerdem folgende Angaben festgelegt werden: Rabatt Skontierfähigkeit Erlöskonto Mengeneinheit Mehrwertsteuersatz Vertreter oder Vertreterteam für eine Provisionsabrechnung Gutschrift / Storno Eine als gebucht gekennzeichnete Rechnung können Sie per Knopfdruck stornieren oder gutschreiben. Dabei sind auch Teilgutschriften bzw. Änderungen und Ergänzungen an Gutschriften möglich. Eine als gebucht gekennzeichnete Gutschrift kann auch wieder storniert werden. Fremdwährung Beim Kunden wird hinterlegt, in welcher Währung die Rechnungslegung erfolgen soll. Geben Sie z.b. EURO an, wird die Rechnung automatisch in dieser Währung ausgedruckt. Rechnungstexte Rechnungstexte können pro Kunde, Auftrag oder beim Rechnungsdruck angegeben werden. Dadurch haben Sie optimale Gestaltungsmöglichkeiten Ihrer Rechnungen. Schreiben Sie z.b. zur Weihnachtszeit Ihre Neujahrsgrüße an Ihre Kunden auf die Rechnung. Rechnungsdruck Beim Druck der Rechnungen erhalten Sie umfangreiche Auswahlmöglichkeiten (Kunde, Abrechnungszeitraum, Rechnungskreis, Sachbearbeiter, Sortierung etc.). Seite 18

19 Fakturierung Passen Sie Ihr Layout an: Mit dem Formulargenerator List & Label, den Sie als Zusatzmodul erwerben können, können Sie das Layout der Rechnung selbst verändern. Drucken Sie z.b. die Rechnung direkt mit Ihrem Logo und Briefkopf aus. Sparen Sie Kosten beim Druck von Briefpapier! Sparen Sie Porto und Arbeitszeit: Um mit kleinen Pauschalrechnungen nicht unnötig die Portokasse zu strapazieren, können Sie einstellen, ab welchem Betrag Rechnungen überhaupt gedruckt werden sollen. Erst wenn die Gesamtsumme aller Rechnungen eines betreffenden Kunden den hinterlegten Betrag übersteigt, werden diese kleinen Rechnungen gedruckt. Ausgangsjournal Nach dem Rechnungsdruck kann noch das Rechnungsausgangsjournal gedruckt werden, das alle gedruckten Rechnungen summiert. Der Beleg für Ihre Finanzbuchhaltung. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung Das Rechnungsausgangsbuch kann über die Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungs-Programmen automatisch gebucht werden. Dadurch erstellt Padis automatisch Buchungssätze. Die offenen Posten können im Modul Zahlungsverkehr oder Mahnwesen der Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet werden (nicht in Padis enthalten). Hierzu stellt Padis folgende Schnittstellen zur Verfügung: Addison Arriba CSS DATEV DATEV (KNE) IBM KHK Office Line KHK Classic Line Lexware RZL-Win Sage Classic SAP Varial Möchten Sie Ihre Rechnungen auch automatisch verbuchen lassen?...wir beraten Sie gerne bei der Auswahl der geeigneten Finanzbuchhaltungs- Software. Seite 19

20 Zusatzmodule Durch die Automatisierung der Fakturierung können bereits am 1. Tag des Folgemonats die Rechnungen geschrieben werden noch bevor die Lohnabrechnung für den Monat erstellt und überwiesen ist. Ein enormer Vorteil für die Liquidität Ihres Unternehmens! Noch ein Vorteil für Ihre Liquidität: fordern Sie die Einzugsermächtigung von Ihren Kunden an. Als Anhang an die Rechnung kann automatisch die Einzugs-ermächtigung gedruckt werden. Der Kunde muss das Formular lediglich ausgefüllt zurücksenden. Über das Zusatzmodul DTA-Datenträgeraustausch können dann Disketten für den Lastschrifteneinzug erstellt werden. Diese geben Sie einfach Ihrer Bank. Auf praxisnahen Einsatz legen wir großen Wert. Auf vielfachen Kundenwunsch haben wir Padis erweitert. Folgende Zusatzmodule stehen Ihnen zur Verfügung: Daten-Import/-Export Mit der Daten-Import/-Export-Schnittstelle können Stammdaten, wie Personal, Kunden und Aufträge (Objekte), sowie Bewegungsdaten wie Rechnungspositionen und Fakturierungsmengen, importiert werden. Dadurch ist eine Anbindung der Fakturierung an Fremdsysteme oder zur externen Erfassung möglich. Stammdaten können mit einer detaillierten Selektion in eine Access- Datenbank z.b. für Serienbriefe exportiert werden. Padis verfügt über eine Schnittstelle zu externen Zeiterfassungsgeräten. Durch den zeitnahen Abgleich mit der Einsatzplanung war dadurch eine Online Antrittskontrolle möglich. Terminmanager Jedem Mitarbeiter können Termine, wie z.b. Probezeit läuft ab, Aufenthaltserlaubnis neu beantragen oder zum Lehrgang anmelden hinterlegt werden. Über den Terminmanager werden Sie beim Start von Padis darauf hingewiesen, ob aktuelle Termine anstehen. Seite 20

21 Zusatzmodule Automatisierte Preiserhöhung Bei der Pauschalenfakturierung findet in regelmäßigen Abständen eine Preiserhöhung statt. Padis hilft Ihnen diesen Geschäftsprozess zu automatisieren. Geben Sie einfach die Regeln der Preiserhöhung, einschließlich Informationen zur Rundung, ein. Padis erstellt per Knopfdruck Erhöhungsschreiben an alle betreffenden Kunden, mit den Informationen zur Preiserhöhung. Zu gegebenem Zeitpunkt können dann die Preise in der Datenbank effektiv erhöht werden. Automatisierte Lohnerhöhung Fast jedes Jahr werden durch neue Tarifabschlüsse die Löhne geändert. Damit Sie dies nicht bei allen Mitarbeitern manuell nachholen müssen, werden Sie durch dieses Modul unterstützt. Antrittskontrolle Bei der Antrittskontrolle wird der Zentralist oder Einsatzleiter darauf hingewiesen, welche Mitarbeiter sich noch nicht zum Antritt gemeldet, oder sich noch nicht abgemeldet haben. Seite 21

22 Zusatzmodule Die Antrittskontrolle kann auf 2 Arten stattfinden online oder offline. Die Online-Bearbeitung setzt voraus, dass eine externe Zeiterfassung an Padis mittels der vorhandenen Zeiterfassungs-Eingangsschnittstelle angebunden wird. Die Daten werden dann automatisch eingelesen und sofort für die Antrittskontrolle aufbereitet. Die Offline-Bearbeitung ermöglicht es manuell die in der Antrittskontrolle gemeldeten Mitarbeiter als erledigt zu kennzeichnen. Wenn Sie die Antrittskontrolle also z.b. über Ihre Notrufzentrale telefonisch regeln, ist das die ideale Arbeitserleichterung. Arbeitszeitkonto Pro Mitarbeiter kann ein Arbeitszeitkonto geführt werden. Die monatlich geleisteten Mehrstunden werden geparkt und im Falle von Minderstunden dem aktuellen Abrechnungsmonat zugerechnet. Auf diese Art erhält der Mitarbeiter einen konstanten Lohn, obwohl die geleisteten Stunden jeden Monat variieren. Seite 22

23 Zusatzmodule Im Arbeitszeitkonto aufgelaufene Stunden können auch manuell ein- und ausgebucht werden. Eine Übersichtsliste weist die aktuellen Stände pro Mitarbeiter aus. Dieses Modul ist auch für die Verwaltung von geringfügig Beschäftigten einsetzbar. Datenträgeraustausch mit der Bank (DTA) Mit dem Modul DTA erhöhen Sie im Handumdrehen Ihre Liquidität. Wenn Sie von Ihren Kunden eine Einzugsermächtigung vorliegen haben, ziehen Sie Zahlungen einfach per Lastschrift ein. Die Zahlungen werden auf Diskette gespeichert und können bequem zur Bank gebracht werden. Übrigens: bei der Fakturierung können Einzugsermächtigungen auch mittels eines angehängten Formulars automatisiert angefordert werden. Seite 23

24 Zusatzmodule Subunternehmer / Lieferanten Die Eingangsrechnungen von Subunternehmern können in Padis erfasst werden. Dadurch ist eine Gegenüberstellung der mit dem jeweiligen Subunternehmer getätigten Umsatz und den gestellten Rechnungen möglich. Sie haben immer die Übersicht, ob sich die Zusammenarbeit mit einem Subunternehmer lohnt bzw. ob die Rechnungsstellung im Einklang mit den Leistungen steht, die Sie selbst Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Lohnfortzahlung nach Ist-Stunden (Ausfallprinzip) Manche Tarifverträge oder betriebliche Vereinbarungen sehen vor, dass der Mitarbeiter im Falle der Lohn-fortzahlung im Krankheitsfalle so vergütet wird, wie wenn er gearbeitet hätte, also gemäß seines Einsatzplanes. Da in Padis diese Informationen festgehalten werden, können Sie auch zur Abrechnung herangezogen werden. Dabei können Sie entscheiden, ob Sie die Zuschläge auch vergüten, oder ob Sie die Lohnfortzahlung nur mit dem Grundstundenlohn vergüten. Die Art der Ab-rechnung können Sie mitarbeiterbezogen hinterlegen. Separate Lohnerfassung Jeden Monat fallen zu den Stunden auch Dinge an, die mit dem Mitarbeiter abgerechnet werden müssen. Fahrkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Auslöse, etc. können direkt in Padis erfasst werden und werden mit den anderen Lohndaten per Schnittstelle an die Lohnabrechnung weitergereicht. Insbesondere wenn Sie die Schnittstellen-Datei an Ihren Steuerberater weiterleiten, müssen Sie Ihrem Steuerberater diese Zusatzbeträge nicht gesondert mitteilen. Rhythmusplanung Hinterlegen Sie den Mitarbeitern in welchen wiederkehrenden Rhythmen sie welche Dienste besetzen. Padis kann anhand dieser Angaben die Planung selbst vornehmen. Seite 24

25 Zusatzmodule Automatische Planung Auch wenn Sie keine Rhythmen hinterlegt haben kann Padis anhand von hinterlegten Qualifikationen, Einsatzprioritäten und bekannten Abwesenheiten die Planung vollkommen selbständig durchführen. Formulardesigner List & Label Mit dem Formulardesigner können Sie selbst die vorhandenen Berichte kopieren und anpassen. Fügen Sie so z.b. Ihr Firmenlogo mit Briefkopf in das Rechnungsformular ein und drucken Sie diese gleich mit aus. Oder Sie wollen eigene Listen erstellen? Nur zu. Laufend kommen neue Berichte in dieser Form hinzu. So können Sie bereits Serienbriefe an Mitarbeiter und Kunden direkt aus Padis heraus erstellen. Oder passen Sie die vorhandenen Statistiken und Auswertungen einfach nach Ihren Bedürfnissen an. Seite 25

26 Zusatzmodule Kontakthistorie CRM (Customer Relationship Management) wird in vielen Unternehmen immer wichtiger. Mit Padis können die Beziehungen zu Ihren Kunden und Mitarbeitern besser verwalten. Hinterlegen Sie in der Kontakthistorie alle telefonischen, schriftlichen und persönlichen Kontakte und Sie können auch Jahre später noch der Ablauf und die Gespräche nachvollziehen. Dateiverwaltung Speichern Sie jede beliebige Windows-Datei zu einem Kunden, Objekt oder Mitarbeiter. Selbst Benutzer, die keinen Zugriff auf Padis haben, können die Padis-Dateistruktur nutzen. Die Dateien sind jederzeit über den Windows- Explorer im Zugriff. Seite 26

27 Zusatzmodule Schnittstelle Navision: Integration von Padis in eine kaufmännische Software Mit der kaufmännischen Software Navision hat Padis eine ganz enge Verbindung. Nicht nur werden alle Stammdaten laufend im Hintergrund ausgetauscht und aktualisiert, sondern auch die Bewegungsdaten für die Fakturierung und Lohnabrechnung werden automatisch ausgetauscht. Padis fügt sich dabei nahtlos in die Umgebung von Navision ein. ODBC: Serienbriefe, Listen und Statistiken Via ODBC (Open Database Connection) können Sie Ihre Daten aus Padis anderen Anwendungen unter Windows zur Verfügung stellen, z.b. für statistische Auswertungen in Excel oder für Serienbriefe in Word. Oder wenn Sie sich mit Programmierung auskennen, können Sie eigene Programme entwickeln bzw. an Padis anbinden. Terminalserver Padis kann auch mit dem Microsoft Terminalserver oder Citrix Metaframe eingesetzt bzw. betrieben werden. Seite 27

28 Branchenlösungen Server-Based-Update Server-Based-Update sorgt für einen sorgenfreien Ablauf des Updates. Alle mit Padis ausgestatteten PCs sind immer auf dem neuesten Stand der Software automatisch. Entweder mit direktem Update aus dem Internet oder, nach eingehender Prüfung durch Ihren Padis-Verantwortlichen, durch automatische Verteilung in Ihrem Netzwerk. Weitere Funktionen Benutzerverwaltung/Zugriffsschutz Lizenzmanager zur einfachen Freischaltung weiterer Benutzer oder Module Kontextsensitive Hilfe in allen Bereichen Sicherlich haben auch Sie sich auf einen Teilbereich von Dienstleistungen spezialisiert. Unterschiedliche Dienstleistungen stellen auch unterschiedliche Anforderungen an eine Software. Für Ihre Art von Dienstleistungen haben wir sicherlich passende Branchenlösungen. Für Sicherheitsdienstleistungen gibt es dabei unter anderem Module für folgende Bereiche: Tourenplanung Für den Revier- und Streifendienst sowie für Geld- und Wert werden in der Einsatzplanung Touren geplant. Die geplanten Zeiten können wie bei Separatobjekten in die Lohnabrechnung einfließen. Am einzelnen Objekt wird die Fakturierung, z.b. in Form von Pauschalen oder Anzahl Kontrollen, festgelegt. Darüber hinaus können Sie besondere Vorkommnisse und Revieranweisungen verwalten. Bahnbewachung Bei der Bahnbewachung werden besondere Anforderungen an Padis gestellt. Stundennachweise müssen in Masse erfasst werden. Besondere Zuschläge und Material müssen abgerechnet werden. Diese abrechnungsrelevanten Informationen werden meist auf den Stundennachweisen vermerkt und sollten daher bei der Stundenerfassung ins System eingegeben werden können. Seite 28

29 Branchenlösungen Bestellschein-Verwaltung Im Laufe des Monats werden die Leistungen an den Baustellen erbracht. Wenn am Monatsende dann die Leistungen erfasst und eine Rechnung an die Deutsche Bahn AG geschrieben wird, wird oft übersehen dass der zugehörige Bestellschein überschritten wurde. Mit der Bestellschein-Verwaltung stellen Sie jederzeit fest, wie viel von der Auftragssumme bereits fakturiert wurde. Und nicht nur das: Padis weißt Sie sogar bei der Einsatzplanung darauf hin, wenn ein Bestellschein überschritten wird oder zumindest droht überschritten zu werden. Darüber hinaus werden die Informationen des Bestellscheins automatisch auf die Rechnung übernommen. Stunden- und Leistungserfassung nach Person oder Objekt Wie sind Ihre Stundennachweisformulare gestaltet? Unabhängig davon ob Sie pro Mitarbeiter oder pro Objekt Stundennachweise schreiben, Padis unterstützt Sie bei der Erfassung beider Varianten. Typhon / Funkgeräte Bei der Stundenerfassung können auch Material wie Typhon oder Funkgeräte eingegeben werden. Diese werden dann automatisch bei der Fakturierung berücksichtigt. Nebenkosten / Auslöse Auch lohnrelevante Beträge können mit den Stunden erfasst werden. Je nach Definition fließen diese in die Lohnabrechnung und/oder Fakturierung ein. Nebenkosten können auch in Form von Mindeststunden (mindestens 8 Stunden abrechnen) definiert werden. Fahrtkosten oder Kilometer Werden auf Ihren Stundennachweisen Fahrtkosten oder Kilometer vermerkt? Erfassen Sie auch diese einfach über die Stundennachweiserfassung, als Betrag oder als Menge. Entscheiden Sie selbst welche Leistungen mit dem Mitarbeiter oder dem Kunden abgerechnet werden sollen. Den Rest erledigt Padis automatisch. Die Regionalniederlassungen der Bahn stellen besondere Anforderungen an die Objektauswertung. Die übersichtliche Darstellung und die Möglichkeit zum Abzeichnen hat sich bewährt und kommt bei den Verantwortlichen der Bahn gleichermaßen gut an. Seite 29

30 Branchenlösungen Besonderheiten bei der Rechnungsstellung an die Bahn Teil- und Abschlussrechnungen sind möglich. Außerdem können die Aufmasse der Rechnungen in Dateiform ausgegeben werden. Die Bahn verlangt zwischenzeitlich, dass Rechnungen im Format D11 übermittelt bzw. die REB-Schnittstelle von SAP bedient werden kann. Auf dem Rechnungsformular kann die LV-Nummer in Form von Rechnungstitel, Untertitel und Sortierung der Positionen angezeigt werden. Geld- und Werttransport / Geldbearbeitung Neben der Tourenplanung gibt es im Bereich Geld- und Werttransport und Geldbearbeitung zusätzliche Anforderungen an die Fakturierung. Promillesatz für Geld & Wert Die Fakturierung bei der Geldbearbeitung erfolgt als Promillesatz vom gezählten Umsatz. Versicherungssatz für eine Auswertung zur Versicherung von Geld & Wert-Umsätzen Jedem Umsatz kann ein Versicherungssatz zugeordnet werden. Dadurch ist eine Auswertung nach Versicherung bzw. Versicherungssatz möglich, die den Umsatz aufzeigt, wir er der Versicherung zur Abrechnung gemeldet werden muss. Mengenerfassung für die Fakturierung Die gezählten Geldmengen werden erfasst. Für die Rechnungsstellung werden die Mengen mit den beim Kunden hinterlegten Promillesätzen zu einer Rechnung zusammengeführt. Fakturierung von Alarmzentralen In Alarmzentralen sind die zu fakturierenden Mengen oftmals erst am Ende des Monats bekannt, also nach Anfall. Dazu hinterlegen Sie einfach die Preise beim Kunden und erfassen die Mengen bei Bedarf in der komfortablen Mengenerfassung zur Fakturierung. Seite 30 Zeitarbeit / Personalleasing In der Zeitarbeit können die Einsatzpläne oft nicht zur Abrechnung herangezogen werden. Zum einen machen kurzfristige Änderungen eine

31 Branchenlösungen Vorplanung oft fast unmöglich, zum anderen werden die Zeiten der Mitarbeiter erst am Monatsende auf den Stundennachweisen ersichtlich. Daher kann in Padis eingestellt werden, dass Einsatzpläne für diese Art von Aufträgen nicht abgerechnet und dafür Stundennachweise erfasst werden. Darüber hinaus können den Mitarbeitern Tätigkeiten zugeordnet werden für die sie geeignet sind, oder die sie schon einmal durchgeführt haben. Nach diesen Kriterien kann auch gesucht werden. Ambulanz- und Sanitätsdienste / Krankentransporteure Aufgrund der häufigen Wechsel der Mitarbeiter und Einsätze wird eine wöchentliche Planung benötigt, die auch eine komplette Wochenübersicht über alle Fahrzeuge, Einsätze und Mitarbeiter ermöglicht. Für die Lohnabrechnung können Arbeitszeitkonten geführt werden, die garantieren, dass ein Mitarbeiter jeden Monat denselben Festlohn bekommt, unabhängig davon wie viele Stunden er arbeitet. Arbeitet der Mitarbeiter in einem Monat weniger Stunden werden die fehlenden Stunden vom Arbeitszeitkonto aufgefüllt. Wirtschaftsprüfer / Unternehmensberatungen Da Prüfungsaufträge in der Regel nicht tagesgenau oder gar minutengenau geplant werden können, wurde für die Anforderungen dieser Branche eine wochenweise Einsatzplanung eingeführt. Bei der Planung werden Aufträge immer für ganze Wochen auf einmal geplant. Es kann jedoch jederzeit auf eine Tagesansicht umgeschaltet werden. Die komplexe Berechtigungsstruktur eines Konzerns wurde abgebildet, so dass je nach Berechtigung nur bestimmte Datenbereiche ersichtlich und abrufbar sind. Für verschiedene Hierarchiestufen, wie Geschäftsleiter, Prüfungsleiter, oder nach Auftragsart stehen unterschiedliche Einsatzpläne zur Verfügung. Seite 31

32 Systemvoraussetzungen Für den Einsatz von Padis müssen folgende Systemvoraussetzungen erfüllt sein (Minimum): Einzelplatz Mobile Mehrplatz Client CPU Single Core 1.2GHz Arbeitsspeicher 512MB (Microsoft Windows Vista/7: 1GB+ empfohlen) Festplatte min. 3GB freien Speicher (abhängig von der Datenbankgröße) Netzwerk 100Mbit (für Mehrplatz Client) Betriebssysteme (32/64Bit) Microsoft Windows XP Microsoft Windows VISTA Microsoft Windows 7 Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Windows Server 2008 / R2 Für den Servereinsatz werden ausschließlich dafür vorgesehene Server-Betriebssysteme empfohlen. Mehrplatz Server CPU Single Core 3GHz / Dual Core 1.6GHz Arbeitsspeicher 1GB (Linux: 2GB empfohlen) Festplatte min. 10GB freien Speicher (abhängig von der Datenbankgröße) Netzwerk 100Mbit (abhängig von der Benutzeranzahl) Betriebssysteme (32/64Bit) Microsoft Windows Server 2003 R2 Microsoft Windows Server 2008 / R2 Linux (unterstütze Distributionen auf Anfrage) Seite 32

33 Systemumgebung Systemumgebung Padis wurde mit einer objektorientierten 4GL entwickelt und basiert auf der relationalen Hochleistungsdatenbank PROGRESS. Dadurch ist Padis für große Datenmengen ausgelegt und kann auch in der Anzahl Benutzer problemlos erweitert werden. Die PROGRESS Datenbank sorgt für die nötige Datensicherheit. Unstabile Datenkonstellationen werden durch Prüfungen auf Datenbankebene verhindert. Selbst Stromausfälle können Ihren Daten nichts anhaben. PROGRESS sorgt mittels Transaktions- Handling automatisch für die Wiederherstellung des letzten stabilen Zustandes Ihrer Daten. Mit dem im Softwarepaket enthaltenen ODBC-Treiber kann bei Mehrplatz-Installationen von anderen Windows-Applikation auf die Datenbank zugegriffen werden, z.b. für Serienbriefe oder Auswertungen in Padis. Legen Sie jetzt den Grundstein für eine effiziente Organisation! Sichern Sie sich heute den Wettbewerbsvorteil durch Seite 33

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