Wichtige Informationen für Aussteller / Messebauer

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1 Wichtige Informationen für Aussteller / Messebauer Ausstellungsort Tagungsort Messe Stuttgart ICS Stuttgart Halle 4 Messepiazza 1 Messepiazza 1 Ansprechpartner für die Industrieausstellung DGHO Service GmbH Veranstaltungsabteilung, Frau Iwe Siems / Frau Carolin Seifke Alexanderplatz 1, Berolinahaus D Berlin T: +49 (0) 30 / F: +49 (0) 30 / i.siems@dgho-service.de, c.seifke@dgho-service.de Ausstellerhandbuch Bestellformulare (Standbaugenehmigung, Strom, Wasser, Teppich etc.) werden per an die Ansprechpartner der ausstellenden Firma gesendet oder können unter de /Ausstellung heruntergeladen werden. Aufbau Mittwoch, , von 6.00 Uhr bis Uhr Donnerstag, , von 6.00 Uhr bis Uhr Freitag, , von 6.00 Uhr bis Uhr (danach Verlegung Gangteppich) Abbau ab Montag, , von Uhr bis Uhr (Verlängerung auf Nachfrage) Dienstag, , von Uhr bis Uhr Wichtig: Mittwoch kein Abbau mehr möglich! Bitte bestellen Sie Gabelstapler oder Hubwagen bei der Firma Schenker Deutschland AG, (Tel.: +49 (0) ), im Ausstellerhandbuch S. 39. Keine Einfahrt in die Halle 4 möglich! Unbefugte dürfen nicht in die Halle. Aus Sicherheitsgründen ist während der Auf- und Abbauzeit in den Hallen sowie im Ausstellungsbereich im Freigelände der Aufenthalt von Personen, die keiner versicherungspflichtigen Beschäftigung nachgehen insbesondere von Minderjährigen verboten! Innerhalb der Messehallen ist das Rauchen jederzeit verboten! 1

2 Teppich Die Verlegung von Teppich auf der Standfläche ist obligatorisch und kostenpflichtig. Das Bestellformular finden Sie im Ausstellerhandbuch, S. 14. Bauhöhe 5m 6m (hier Standplatz beachten!) Direkt an der Standgrenze zum Nachbarstand ist die Standkonzeption oberhalb + 2,50 m neutral glatt weiß standsicher ohne werbliche Aussage vorzusehen. Eine Ausnahme ist nur mit dem schriftlichen Einverständnis des Nachbarmieters möglich. Aufbauten /Deckenabspannungen Aufbauten aus serienmäßig vorgefertigten Systembauteilen müssen standsicher gegen horizontale Verkehrslasten infolge Besucherandranges errichtet werden. Deckenabspannungen bis zu einer Größe von 30 m2 müssen aus schwerentflammbarem Material nach DIN 4102/B1 bestehen und sind mittels Attest nachzuweisen. Normalentflammbare und im Brandfall flüssig abtropfende Dekorationsmaterialien sind nicht zugelassen. Einfahrtregelung in die Halle 4 Die Einfahrt auf das Messegelände erfolgt über das Tor 2 und den Check-In des Lkw-Pools (siehe Beschickungsplan im Ausstellerhandbuch S.4). Folgen Sie bei der Anfahrt zum Messegelände der Wegweisung Anlieferung. Die Verweildauer für Fahrzeuge auf dem Messegelände ist zeitlich begrenzt: Auf- und Abbau Messelaufzeit * Lkw: 3 Stunden 0,5 Stunden Pkw mit Anhänger / (Klein)transporter: 2 Stunden 0,5 Stunden Pkw: 1 Stunde 0,5 Stunden * Am letzten Messetag (Montag, ) ist die Einfahrt nur von 8.00 Uhr bis Uhr möglich. Einfahrkaution in Höhe von 100,00 gilt an allen Messetagen (Barzahlung). Die Kaution ist in bar vor der Einfahrt ins Messegelände am Check-In des Lkw-Pools zu hinterlegen, und wird bei zeitgerechter Ausfahrt aus dem Messegelände am Tor 1 wieder zurückerstattet. Bei Zeitüberschreitung verfällt der Kautionsbetrag. Für eine Verlängerung der Kautionszeit wenden Sie sich bitte vor Ort an das Sicherheitspersonal oder an die Hauptwache unter Telefon Eine Verlängerung je nach Verkehrslage nicht immer möglich ist. Am letzten Messetag (Montag, ) ist ab Uhr bis zur Hallenfreigabe nach Messeende keine Einfahrt auf das Messegelände mehr möglich! Einfahrt am Montag, : Pkw: ab Uhr mit Kaution Lkw: ab Uhr mit Kaution Abbaufahrzeuge werden nach Anmeldung am Check-In entsprechend den Kapazitäten im Messegelände abgerufen. 2

3 Ausstellerkleinfahrzeuge, die auf dem Ausstellerparkplatz des Freigeländes parken (P30, P31, P32), werden direkt von dort zum Abbau an die jeweiligen Hallenhöfe abgerufen. Parkmöglichkeiten Lkw Nach Absprache mit der Messe Stuttgart ggf. neben der Halle 4; Kosten pro Platz ca. EUR 100,- pro Tag Kontakt: Frau Birgit Stahl, Tel: +49 (0) oder Hauptwache, Tel. +49 (0) Parken während der täglichen Auf- und Abbauzeiten: Messefreigelände* Parken außerhalb der täglichen Auf- und Abbauzeiten: Lkw-Pool Sonstige Parkmöglichkeiten, siehe Ausstellerhandbuch S. 52 Paketlieferungen/ Postsendungen an den Stand Postsendungen während dem Auf- und Abbau bzw. der Laufzeit der Veranstaltung: Lieferung vor Standfertigstellung nur an Spedition Schenker möglich: Die Sendung wird an die Spedition Schenker Deutschland AG geschickt und eingelagert. Je nach Vereinbarung wird Ware zu einer bestimmten Zeit an den Stand geliefert. Es muss eine Person am Stand sein, die die Ware entgegennimmt. Kosten: Für die Annahme, Lagerung und Zustellung über die Spedition Schenker Deutschland AG bis 200kg 44,00 EUR netto berechnet. Der Preis gilt ebenso für die Rückholung vom Messestand, Lagerung und Abholung im Messelager. Anschrift: Schenker Deutschland AG - DB SCHENKERfairs Einfahrt: Tor 1 Neues Messegelände Jahrestagung der DGHO, OeGHO, SGMO, SGH, [Ihr Firmenname] [Halle 4/ Stand-Nr.] Bitte beachten Sie, dass die Messe Stuttgart keine postalischen Sendungen entgegennehmen kann. Lieferung direkt an den Stand Es muss eine Person am Stand sein, die die Ware entgegennimmt. Wird niemand angetroffen, so geht die Lieferung wieder zurück an den Absender. Anlieferungsadresse: [Ihr Firmenname] c/o Landesmesse Stuttgart GmbH Jahrestagung der DGHO, OeGHO, SGMO, SGH, [Halle 4/Stand-Nr.] Einfahrt: Tor 1 3

4 Lieferanschrift für Auslagen und Beilagen Zustellung erst ab Mittwoch, möglich Landesmesse Stuttgart GmbH ICS Internationales Congresscenter Stuttgart Auslagen/ Beilagen [Ihr Firmenname] Jahrestagung der DGHO, OeGHO, SGMO, SGH, DGHO Service GmbH/ Fr. Seifke Einfahrt: Tor 1 Bitte beachten Sie, dass die Messe Stuttgart keine postalischen Sendungen entgegennehmen kann. Lieferungen vor dem werden kostenpflichtig zurückgeschickt. Oder es wird zur Spedition Schenker geschickt. Wichtige Termine Ende Frühbuchertarif für Teilnehmer über bis bis bis bis Einreichung der Standbauskizze an DGHO Service zur Weiterleitung und Genehmigung an die Messe Stuttgart an c.seifke@dgho-service.de Bestellung der Zusatzleistungen über Messe Stuttgart s. Ausstellerhandbuch (per versendet & zum downloaden unter Namensliste für Ausstellerausweise, nutzen Sie eine EXCEL-Tabelle Ausstellerliste an c.seifke@dgho-service.de Namensliste für Freiregistrierungen online über / Registrierung / Gruppen Lagerraum Eine Lagerfläche von 4m x 3m mit abschließbarer Tür und offener Decke in der Halle 4 zur Lagerung von Material können Sie über DGHO Service mieten. Miete: EUR XXX,- netto für den ganzen Messezeitraum. Bestellung per bitte bis senden. Auf- und Abbauausweise Es werden weder Auf- noch Abbauausweise benötigt. Verkehrsordnende und verkehrslenkende Regeln einschließlich der Anweisungen des Ordnungspersonals sind jedoch unbedingt zu beachten. Es wird Security Personal beim Aufbau in der Halle sein. 4

5 Aussteller - Servicecounter Ein Servicecounter befinden sich im Atrium (s. Beschickungsplan) wo Sie Ihre Nachbestellungen aufgeben können. Öffnungszeiten: Uhr, Freitag, von Uhr. Öffnungszeiten für Aussteller Registrierungscounter, Eingang ICS Stuttgart ab Donnerstag, Uhr Ein- / Ausgang für Aussteller / Ausstellungshalle Samstag, Uhr Sonntag, Uhr Montag, Uhr Öffnungszeiten für Besucher Samstag, Uhr Sonntag, Uhr Montag, Uhr Die Ausstellungsstände müssen bis Uhr besetzt sein. Standbewachung Die Ausstellungshalle 4 ist nachts nicht bewacht. Bestellen Sie auf eigene Kosten eine Standbewachung oder lassen auf eigenes Risiko Ihren Stand unbewacht. Eine Haftung für den Stand, dort gelagerte (Wert-) Gegenstände etc. wird weder von dem ICS Landesmesse Stuttgart noch von DGHO Service GmbH übernommen. Freiregistrierungen Entsprechend der von Ihnen gebuchten Standfläche erhalten Sie eine limitierte Anzahl von Freiregistrierungen für die Jahrestagung. Die Freiregistrierungen berechtigen zum: - Zugang zu den wissenschaftlichen Vorträgen (ausgenommen interne Sitzungen) - Zugang zur Ausstellung - Zugang zur Eröffnung und Welcome Reception - Erhalt der Kongressunterlagen Freiregistrierungen: bis 40m² = 2 von 41-80m² = 3 ab 81m² = 4 Zusätzliche persönliche Registrierungen können zum regulären Preis über de oder vor Ort vorgenommen werden. 5

6 Ausstellerausweise Jeder Aussteller erhält eine limitierte Anzahl an Ausstellerausweisen gratis, die Anzahl ist abhängig von den gebuchten m². Die Ausstellerausweise berechtigen zum Zutritt des Ausstellungsbereiches. Der Besuch der wissenschaftlichen Vorträge ist mit einem Ausstellerausweis nicht gestattet. Der Erhalt der Kongressunterlagen ist bei der Ausstellerregistratur nicht inkludiert. Die Ausstellerausweise können nur für die Mitarbeiter der ausstellenden Firmen verwendet werden. Sie werden im Vorfeld von der Firma m:con gefragt, ob die Ausweise per Post zugeschickt werden sollen. Falls Sie das nicht wünschen, können die Ausweise am Registrierungscounter abgeholt werden. Jeder Aussteller erhält pro angefangene 10m ² Ausstellungsfläche 3 Ausstellerausweise kostenlos, d.h. bei z. B. 40 m 2 erhalten Sie 12 Ausstellerausweise, bei 45 m 2 13 Ausstellerausweise. Zusätzliche Ausstellerausweise können gegen eine Gebühr von 30 EUR / Stück bis zum per (EXCEL-Liste) bei DGHO Service GmbH bestellt werden. Gebühr vor Ort: 50 EUR / Stück. Namenlose/unpersönliche Ausstellerausweise werden nicht ausgestellt! Filmaufnahmen und Fotografieren Filmaufnahmen und Fotografieren sind ohne vorherige Genehmigung der DGHO Service GmbH weder in der Industrieausstellung noch in den Vortragssälen erlaubt. Eine Genehmigung ersetzt nicht etwaige zu beachtende Maßgaben des Heilmittelwerbegesetzes. Hinweise zur Vermeidung von Diebstählen 1. Bestellen Sie eine eigene Standbewachung. 2. Während der Auf- bzw. Abbauphase sollten Sie Ihre Waren nicht unbeaufsichtigt bzw. ungesichert in Ihrem Messestand zurücklassen. 3. Bringen Sie Ihre Ausstellungsgüter möglichst spät auf den Stand und unter keinen Umständen früher als am Messevortag. 4. Entfernen Sie alle wertvollen, nicht gesicherten Ausstellungsstücke, wenn Sie nach Messeschluss den Stand verlassen. 5. Entwickeln Sie Ihre Standarchitektur auch unter sicherheitstechnischen Aspekten. 6. Leuchten Sie Ihren Stand gut aus. 7. Warenregale sollten die Augenhöhe nicht überschreiten. 8. Das Anbringen von Bewegungsmeldern vermindert das Diebstahlrisiko. 9. Kleinartikel sind in der Nähe Ihres Standpersonals am besten aufgehoben. 10. Vereinbaren Sie feste Termine mit Ihrem Spediteur für die Anlieferung und Abholung von Messegut, damit Stand und Kollektionen nicht unbeaufsichtigt sind. 11. Versichern Sie Ihre Waren. Damit ist zumindest das Risiko des wirtschaftlichen Schadens abgedeckt. DGHO Service GmbH, Stand: Mai 2012, Änderungen vorbehalten 6