Aufbau- und Abbaukonzept Messe im Markt ZH16 und 18

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1 Aufbau- und Abbaukonzept Messe im Markt ZH16 und 18 Informationen zum Auf- und Abbau in Ergänzung zu den Technischen Richtlinien 1. Anfahrt zum NeckarPark 1.1. Anfahrt mit dem Auto Adresse: Mercedesstraße, Stuttgart (Ehemaliger Güterbahnhof Süd) Bitte nutzen Sie am Mittwoch, 3. Juni nicht die Anfahrt über die Stuttgarter Innenstadt, da für den Abend der Begegnung dort ab Mittag zahlreiche Straßen gesperrt werden. U.a. auch die B27 (Theodor-Heuss-Straße). Die Zufahrt auf das Veranstaltungsgelände ist über den 35. DEKT geregelt. Bitte beachten Sie hierzu die Zufahrtsregelungen für den Auf- und den Abbau Anfahrt mit dem ÖPNV (Öffentlicher Personennahverkehr) Mit der S-Bahn über den Bahnhof Bad Cannstatt oder mit der U11 bis Haltestelle NeckarPark (Stadion). Die Veranstaltungslinie U11 wird am Mittwoch, 3. Juni nur von bis Uhr bedient. An den Veranstaltungstagen Donnerstag bis Samstag, 4. bis 6. Juni wir die U11 von 7.00 bis ca Uhr eingesetzt. 2. Zeitlicher Ablauf der Messe im Markt Tag Uhrzeit Aktion 03. Juni Uhr Aufbau der Stände (bis Uhr sollte mit dem Aufbau begonnen werden), Einfahrtschein notwendig Uhr Ausgabe der Leihmöbel (nach Uhr kann die Hallenleitung die nicht abgeholten Möbel an andere Gruppen weitergeben) Uhr Der Aufbau der Stände ist abgeschlossen. Zelthallenschluss! Juni Uhr Messe im Markt ist für Besucherinnen und Besucher geöffnet 06. Juni 2015 ganztägig Parken hinter den Zelthallen 16, 17 und Uhr Beginn des Abbaus der Stände ab Uhr ca Hallenleitung nimmt die Stände ab und die Leihmöbel wieder entgegen, Ausgabe der Standabnahmebestätigungen 07. Juni Uhr Das Einfahren auf das Veranstaltungsgelände ist aufgrund des auf dem Cannstatter Wasen stattfinden Schlussgottesdienstes nicht möglich. 3. Zufahrtsregelungen für das Veranstaltungsgelände Jedes Fahrzeug, das zum Auf- und Abbau auf das Veranstaltungsgelände einfahren soll, benötigt den Einfahrtschein des 35. DEKT. Jede Gruppe erhält einen Einfahrtschein, der fahrzeuggebunden und nicht übertragbar ist. Seite: 1/6

2 Der Einfahrtschein berechtigt während der Auf- und Abbauzeiten (s. Punkt 4.1.) zur Einfahrt auf die Vorparkfläche und zum zügigen Be- und Entladen. Der Einfahrtschein berechtigt nicht zum Parken an den Zelthallen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir keine zusätzlichen Einfahrtscheine ausgeben, da sich zum Auf- und Abbau über 800 Fahrzeuge auf dem Gelände befinden werden. Dies gilt auch für Zulieferer oder Messebauer. In begründeten Ausnahmefällen wenden Sie sich bitte an Die Messe im Markt befindet sich u.a. in den Zelthallen 16 und 18. Zwischen diesen befindet sich keine Parkfläche. Die Zelthallen dürfen nicht mit Fahrzeugen befahren werden. Hinweise zum Einfahrtschein: Auf dem Einfahrtschein muss auf der Vorderseite die vollständige Standnummer, sowie das Kfz-Kennzeichen und die Handynummer eingetragen werden. Der Einfahrtschein muss gut sichtbar an der Windschutzscheibe angebracht sein und ist zuständigen Personen auf Verlangen auszuhändigen. Von den Berechtigungen des Einfahrtscheins ist nur zu dem genehmigten Zweck und im angegebenen Umfang Gebrauch zu machen. Der Einfahrtschein ist stets im Original mitzuführen. Fahrzeuglenker/-innen werden durch die Berechtigungen des Einfahrtscheins nicht von der sorgfältigen Beachtung der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der straßenverkehrsrechtlichen Bestimmungen, befreit. Sie haften im Rahmen der gesetzlichen Haftpflichtbestimmungen. Bitte beachten Sie darüber hinaus weitere Hinweise: Folgen Sie den Anweisungen der Helferinnen und Helfer des Kirchentages. Den Weisungen von Polizeibeamtinnen und -dbeamten ist Folge zu leisten. Der 35. DEKT haftet nicht für Schäden an abgestellten Fahrzeugen! Für Schäden, die durch das Befahren/Beparken von Gehwegen und Fußgängerzonen entstehen, haftet ausschließlich die Fahrzeuglenkerinnen und Fahrzeuglenker; sie werden vom Tiefbauamt auf ihre / seine Kosten behoben. Die festgelegten Rettungswege sind für Fußgängerinnen und Fußgänger sowie für Notfallfahrzeuge und Sonderrechtsfahrzeuge ständig freizuhalten. Dies gilt darüber hinaus für Versorgungswege, Zufahrten, Behindertenparkplätze o.ä. Ordnungswidrig abgestellte Fahrzeuge und außerhalb der ausgewiesenen Geltungszeiten abgestellte Fahrzeuge werden kostenpflichtig abgeschleppt! Zufahrten während der Veranstaltungstage Das Veranstaltungsgelände ist während der drei Veranstaltungstage (Donnerstag bis Samstag) Fußgängerzone und deshalb aus Sicherheitsgründen mit Fahrzeugen nicht befahrbar. Möchten Sie jedoch in der Nacht ( Uhr) oder am frühen Morgen ( Uhr) Material anliefern, so brauchen Sie einen gesonderten Einfahrtschein. Diesen können Sie bis spätestens 15. Mai bei Herrn Reisner über beantragen. Bitte beachten Sie, dass das Befahren von Fußgängerzonen unter äußerster Vorsicht zu erfolgen hat. Auf die übrigen Verkehrsteilnehmer ist besondere Rücksicht zu nehmen. Fußgängerbereiche dürfen nur mit Schrittgeschwindigkeit befahren werden. Seite: 2/6

3 Beim 35. Deutschen Ev. Kirchentag gibt es keine Parkscheine. Das kostenpflichtige öffentliche Parkhaus im NeckarPark P7 (Martin-Schrenk-Weg) steht zum Parken zur Verfügung. Wir empfehlen Ihnen jedoch die ausgewiesenen Park & Ride-Plätze rund um Stuttgart oder das Abstellen Ihres Fahrzeugs an Ihrem Quartierort. 4. Aufbau 4.1. Aufbauzeiten Der reguläre Aufbautag ist Mittwoch, der 03. Juni. Sollten Sie bereits am Dienstag aufbauen wollen, bitten wir um eine Rückmeldung in der Geschäftsstelle über Der Einfahrtschein NeckarPark MiM Ehemaliger Güterbahnhof Süd berechtigt zur Einfahrt in folgenden Zeiträumen: Dienstag Mittwoch 02. Juni 2015, Uhr 03. Juni 2015, Uhr Die Einfahrt für den Aufbau erfolgt über die Zufahrt Mercedesstraße. Eine Skizze des Zufahrtsweges finden Sie auf der Rückseite des Einfahrtscheines Mit dem Aufbau sollte bis Mittwoch, 03. Juni 2015, Uhr mittags begonnen werden. Sollten Sie erst nach Uhr mit dem Aufbau beginnen, melden Sie dies bitte im Vorfeld über an. Über Flächen, die bis zu diesem Zeitpunkt nicht sichtbar belegt sind und keine entsprechende Nachricht vorliegt, verfügt der DEKT. Der Aufbau muss am Mittwoch, 03. Juni bis Uhr abgeschlossen sein Der Messestand Die Messe-Stände werden voraussichtlich bis Dienstag spätestens Uhr vom Messebauer mit System-Fertig-Wänden bezugsfertig aufgebaut. Zu diesem Zeitpunkt sind für die Messe- Gruppen die Standwände zu den benachbarten Ständen, die bestellten Trennwände, Blenden und Tresen montiert sowie Teppich und Elektroinstallationen verlegt je nach Ihrer Bestellung. Bitte beachten Sie für Ihre Standgestaltung, dass aus aufbautechnischen Gründen eine Maßabweichung von max. 10 cm vorkommen kann. Um die Stabilität der Stände zu gewährleisten, ist mit dem Einziehen von Stützwänden bzw. Deckenabsteifungen zu rechnen (dies gilt im Besonderen für Stände mit Blenden, langen Rückwänden etc.). Die Messeaufbauten sind nicht mehr veränderbar! Die eigenständige Veränderung oder Demontage von Messebauelementen ist nicht gestattet. Sollten Sie bereits beim Aufbau des Standes schadhafte Elemente bzw. Stellen entdecken, informieren Sie bitte umgehend die zuständige Hallenleitung. Seite: 3/6

4 4.3. Bestelltes Mobiliar Die Ausgabe des bestellten Mobiliars erfolgt durch die Hallenleitung. Leihmobiliar und Papphocker werden von Ihnen an der Möbelausgabe direkt in der jeweiligen Zelthalle abgeholt. Zu diesem Zweck hat die Hallenleitung einen Lieferschein, der Ihrer Technikbestellung entspricht. Alle von einer Gruppe bestellten Materialien, die nicht bis Mittwoch, den 03. Juni 2015, Uhr, abgeholt sind, können von der Hallenleitung an andere Gruppen weitergegeben werden. Bitte denken Sie daran, Ihr eigenes Standmaterial transportfähig zu verpacken und bringen Sie eigene Transportmöglichkeiten (Sackkarre, Bollerwagen o.ä.) mit. Wenn Sie einen Stromanschluss im Stand haben, denken Sie daran, sich Verlängerungskabel und ggf. Mehrfachstecker mitzubringen. 5. Abbau 5.1. Abbauzeiten Die Messe im Markt schließt am Samstag, den 06. Juni 2015 um Uhr für den Besucherverkehr. Danach (bitte nicht vor Uhr!) können Sie an Ihrem Stand mit dem Abbau beginnen. Stapeln Sie Ihre Materialien transportfertig in der Mitte ihres Standes. Stellen Sie Ihre Mietmöbel einschließlich nicht mehr benötigter Papphocker ebenfalls in der Mitte Ihres Standes zusammen und entfernen Sie alle angebrachten Plakate, Dekorationen und Klebereste. Ab Uhr wird die Hallenleitung damit beginnen, die Standabnahme und die Möbelrückgabestelle vorzubereiten. Dies wird einige Minuten in Anspruch nehmen, haben Sie hier bitte ein wenig Geduld Rückgabe des Leihmobiliars Nach Messeende müssen Sie das Leihmobiliar bei der Hallenleitung abgeben. Die Vollständigkeit wird gemeinsam mit der Gruppe überprüft, fehlendes Mobiliar wird der Gruppe in Rechnung gestellt Standabnahme Um in der Abbau-Phase am Samstagabend unnötige Verzögerungen zu vermeiden, werden die Stände durch die Hallenleitung abgenommen. Evtl. festgestellte Schäden werden notiert und den jeweiligen Gruppen in Rechnung gestellt. Die Stände sind besenrein zu hinterlassen, eigene Teppich- und Klebstoffreste müssen entfernt sein. Materialien und Müll, die sich nach Ende des Abbaus noch auf dem Stand befinden, werden auf Kosten der Gruppe entsorgt. Die Gruppen müssen Ihre Standflächen bis Uhr räumen bzw. abbauen und die Stände in dem Zustand hinterlassen, wie sie sie am Anfang vorgefunden haben. Sollten Sie mit dem Abbau Ihres Standes länger als die Nacht von Samstag auf Sonntag benötigen, bitten wir unbedingt im Vorfeld um eine Rückmeldung in der Geschäftsstelle über Bitte beachten Sie, dass am Sonntag, den 7. Juni zwischen 7.00 und Uhr keine Einfahrt aufgrund des Schlussgottesdienstes möglich ist. Nach der Abnahme des Standes und der Rückgabe der Mietmöbel erhalten die Gruppen eine Standabnahmebestätigung. Wurde diese nicht ausgestellt, berechnet der DEKT Ihnen eine Bearbeitungsgebühr. Seite: 4/6

5 5.4. Abbaufahrzeuge Da auf dem umliegenden Veranstaltungsgelände zum Zeitpunkt des MiM-Abbaus noch Veranstaltungen stattfinden, gelten für den Abbau besondere Regelungen, damit diese Veranstaltungen nicht gestört und natürlich Fußgängerinnen und Fußgänger nicht gefährdet werden: Abbaufahrzeuge können am Samstag auf der Fläche hinter den Zelthallen 16 bis 18 ganztätig geparkt werden. Das Aufparken und Zufahren wird mit Hilfe des Ordnungsdienstes geregelt. Dennoch wird es zu Wartezeiten kommen. Bitte beachten Sie die Anweisungen der Helferinnen und Helfer. Für einen reibungslosen Abbau bitten wir Sie im Interesse aller um ein zügiges Beladen der Fahrzeuge. In den Zelthallen kann nichts zur späteren Abholung eingelagert werden. Achten Sie bitte insbesondere während der Auf- und Abbautage auf Ihr Eigentum und das Material für Ihren Stand, da nicht zu kontrollieren ist, wer sich in der Zelthalle aufhält. Über weitere Details zum Abbau werden wir Sie ggf. vor Ort informieren. 6. Bewachung Während der Aufbautage am Dienstag und Mittwoch findet eine Bewachung der Zelthallen von jeweils von Uhr statt. Die Bewachung des Veranstaltungsortes während der Durchführung (Donnerstag, Freitag und Samstag) findet von Uhr statt. Teilweise wird die Bewachung durch ehrenamtliche Helferinnen und Helfer des DEKT erfolgen. Der DEKT übernimmt keine Haftung für mitgebrachte Gegenstände der Marktgruppen. 7. Kaffee-/Tee-Angebot: Die angemeldete Lebensmittelherausgabe ist nur unter Einhaltung der Richtlinien des Gesundheitsamtes und des 35. DEKTs möglich. Diese finden Sie unter Für die Einhaltung dieser sind die Standgruppen selbst verantwortlich. 8. GEMA Die Gruppen sind ebenso selbst verantwortlich für die Anmeldung GEMA-pflichtiger Musikabspielung am Stand. 9. Müllsammlung In der Auf- und Abbauphase werden in den Zelthallen Restmüll- und Wertstofftonnen aufgestellt. Diese Tonnen sind nicht dafür vorgesehen große Mengen an Restpapieren etc. aufzunehmen. Für die Entsorgung umfangreicher Posten ist jede Gruppe selbst verantwortlich. Die beim 35. DEKT bestellten Teppiche können mitgenommen oder aber auch zur Entsorgung am Stand gelassen werden. Können hinterlassene Müllberge, wie z.b. große Mengen an zurückgebliebenen Flyern etc. einer Gruppe zugeordnet werden, werden die Kosten für die Entsorgung der Gruppe in Rechnung gestellt. Seite: 5/6

6 10. Versicherung Für mitgebrachte Gegenstände besteht von Seiten des 35. Deutschen Evangelischen Kirchentages kein Versicherungsschutz. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Versicherungspartner nach einer kurzzeitigen Versicherung. Wir können leider keine Empfehlung aussprechen. 11. Service-Einrichtungen Büros Ihr Ansprechpartner vor Ort für Technik, Standaufbau und Mobiliar ist die Hallenleitung (HL). Diese finden Sie in der Zelthalle 17 im Bereich der Bühne. Für inhaltliche Anliegen finden Sie die Marktbereichsleitung (MBL) in den Zelthallen 2, 5 und 8 jeweils auf der Standfläche D Sanitätsdienst Sanitätsstationen befinden sich zum einen neben der Zelthalle 1 (Wasenwache) sowie am östlichen Ende der Mercedesstraße wie Sie dem NeckarPark-Übersichtsplan unter entnehmen können. In Notfällen können Sie sich jederzeit an die Hallenleitung wenden. Während der Auf- und Abbauphase ist für ausreichenden Sanitätsdienst gesorgt. In den Zelthallen sind außerdem ständig Sanitäter unterwegs. Seite: 6/6

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