Checklisten zum Download für den Band in der Reihe Perspektive Praxis. Weiterbildungsberatung. Frank Schröder I Peter Schlögl

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1 Checklisten zum Dwnlad für den Band in der Reihe Perspektive Praxis Frank Schröder I Peter Schlögl Weiterbildungsberatung Qualität definieren, gestalten, reflektieren W. Bertelsmann Verlag 2014 Inhaltsverzeichnis Checkliste 1: Öffentlichkeitsarbeit Checkliste 2: Gender- und diversitygerechte Öffentlichkeitsarbeit und Beratung Checkliste 3: Netzwerke und Knkurrenz Checkliste 4: Netzwerkaktivitäten Checkliste 5: Ziele im Netzwerk Checkliste 6: Erflge im Netzwerk Checkliste 7: Beratungsprzess Checkliste 8: Planung der Dkumentatin Checkliste 9: Funktinsprüfung Dkumentatin Checkliste 10: Die Evaluatin vrbereiten Checkliste 11: Funktinen der Evaluatin Checkliste 12: Auswahl vn Evaluatinsinstrumenten Checkliste 13: Entwicklung eines Fragebgens Checkliste 14: Methdenwahl im Qualitätsmanagement

2 Checkliste 1 Öffentlichkeitsarbeit Überprüfen Sie flgende Vraussetzungen für Ihre Öffentlichkeitsarbeit. Sind unsere Zielgruppen klar definiert und nach außen kmmuniziert? Ist unser Beratungsangebt in Inhalt und Frm an den Zielgruppenbedürfnissen und -interessen ausgerichtet? Aktualisieren wir regelmäßig die Infrmatinen über unsere Zielgruppe(n)? Sind die räumliche und zeitliche Erreichbarkeit an den Bedürfnissen unserer Zielgruppe rientiert? Sind die Infrmatinen über unsere Leistungen in einer Frm verfügbar, die unserer Zielgruppe zugänglich ist?

3 Checkliste 2 Gender- und diversitygerechte Öffentlichkeitsarbeit und Beratung Überprüfen Sie Ihre Materialien für die Öffentlichkeitsarbeit, Ihre Sprachreglungen und internen Abläufe anhand der flgenden Fragen. Sind unsere Ziele und Leitlinien gender- und diversitygerechten Handelns im Leitbild verankert und für unsere Beratungskunden sichtbar? Verwendet die Beratungseinrichtung in ihren Infrmatinsmaterialien eine gendersensible Sprache? Verwendet die Beratungseinrichtung bei der Kntaktaufnahme eine gendersensible Sprache? Verwendet die Beratungseinrichtung in der Kmmunikatin eine gendersensible Sprache? Verwendet die Beratungseinrichtung im Beratungsgespräch eine gendersensible Sprache? Sind bei der Auswahl des Bildmaterials (für Flyer, Websites etc.) gender- und diversitygerechte Prinzipien berücksichtigt wrden? Verfügen die Beratenden über gender- und diversityspezifisches Wissen und verwenden sie dieses im Beratungsprzess? Aktualisieren die Beratenden regelmäßig ihr gender- und diversityspezifisches Wissen? Sind für spezielle Zielgruppen unterschiedliche Sprachen (mehrsprachige Website etc.) der die Überprüfung des Sprachniveaus (Verwendung einfacher Sprache) angezeigt?

4 Checkliste 3 Netzwerke und Knkurrenz S stabilisieren Sie Ihre Netzwerkverbindungen. Machen Sie das Thema Knkurrenz und mögliche Grenzen der Kperatin transparent. Gehen Sie ffen damit um. Stellen Sie das Vrhandensein vn Knkurrenz als selbstverständlich dar. Sichern Sie das Vertrauen in die Partnerschaft durch Infrmatinsaustausch. Erkennen Sie Machtgefälle und greifen Sie diese auf. Arbeiten Sie die inhaltlichen Interessen der jeweiligen Akteure klar heraus. Unterstützen Sie die Prfilsicherung der Akteure. Binden Sie die Entscheidungsträger ein. Übernehmen Sie ffizielle Zuständigkeiten und Mandate.

5 Checkliste 4 Netzwerkaktivitäten S klären Sie die Rahmenbedingungen für Ihre Netzwerkaktivitäten. Wer ist Auftraggeber? Wie lautet der Auftrag? Welche finanziellen Mittel stehen zur Verfügung? Welcher zeitliche Rahmen ist gesetzt? Welche Funktinsrllen gibt es bereits? Welche Umweltfaktren lassen sich ausmachen (wichtige Akteure im Umfeld, Knkurrenten, plitische Rahmenbedingungen, öffentliche Meinung zum und Erwartungen an das Netzwerk)? Welche persönlichen Faktren spielen eine Rlle (Eigeninteressen, zeitliche Ressurcen, Erfahrungshintergründe)? Welche Prbleme deuten sich an?

6 Checkliste 5 Ziele im Netzwerk S definieren Sie die Ziele Ihrer Netzwerkaktivitäten. Systemziele (Ziele des Netzwerks) Was sll durch den Aufbau des Netzwerks erreicht werden? Was wllen wir? Was will möglicherweise die Auftrag gebende Instanz? Wer sll vn der Arbeit dieses Netzwerks prfitieren? Struk turziele (Ziele für die Gestaltung des Netzwerks) Wer sll im Netzwerk mitarbeiten? Wie sind zeitliche und räumliche Vraussetzungen für die Zusammenarbeit zu gestalten?

7 Wer sll das Netzwerkmanagement übernehmen? Welche Infrmatinsrechte und -pflichten bestehen? Leistungsziele (Ziele in Bezug auf einzelne Vrgaben) Was sll in welcher Zeit erreicht werden? Wer macht was mit wem?

8 Checkliste 6 Erflge im Netzwerk Prüfen Sie Ihr Netzwerk auf Erflgstauglichkeit. Ziele Gemeinsame Ziele und Interessen sind vrhanden. Netzwerkziele sind schriftlich fixiert und allen Partnern zugänglich. Nutzen Das Verhältnis vn Nutzen und Aufwand ist ausgewgen. Das Netzwerk bringt knkrete Ergebnisse hervr. Zusammenarbeit Die Zusammenarbeit ist freiwillig und vertrauensvll. Leistungen, Angebte und Maßnahmen werden transparent dargestellt und gemeinsam abgestimmt. Alle im Netzwerk tragen zu einem gegenseitigen Austausch vn Fachwissen und Knwhw bei. Durch die Zusammenarbeit steigt die eigene Leistungsqualität. Knflikte werden kperativ und lösungsrientiert ausgehandelt. Steuerung Ein Netzwerkmanagement ist vrhanden. Die Steuerungsinstanz bündelt verschiedene Aktivitäten und kmmuniziert sie an das Netzwerk. Die Organisatin des Netzwerks bietet Chancen der aktiven Mitgestaltung. Infrmatin/Kmmunikatin Die Netzwerkpartner sind gut erreichbar. Kmmunikatinsprzesse (persönlich wie virtuell) sind verbindlich festgelegt. Kmmunikatinsprzesse finden regelmäßig statt. Öffentlichkeitsarbeit Gemeinsame Öffentlichkeitsarbeit findet statt. Durch das Netzwerk werden Bildungsangebte transparenter. Das Netzwerk verbessert das eigene Marketing und erhöht den Bekanntheitsgrad. Qualitätsmanagement Es gibt ein gemeinsames Qualitätsmanagement. Alle Netzwerkpartner verfügen über vergleichbare Qualitätsansprüche an die eigene Leistung. Das Netzwerk hat ein schriftlich fixiertes und an alle kmmuniziertes Leitbild. Die Leistungen des Netzwerks werden regelmäßig evaluiert.

9 Checkliste 7 Beratungsprzess Flgende Fragestellungen sind für die Reflexin des Beratungsprzesses und seiner einzelnen Phasen hilfreich. Vrbereitung Ich hatte ausreichend Zeit für meine Vrbereitung. Ich habe alle Infrmatinen aus dem letzten Kntakt genutzt. Ich knnte die Beratungsumgebung angenehm gestalten. Eröffnungsphase Ich habe die beratene Persn angemessen begrüßt. Ich knnte alle Rahmenbedingungen klar und verständlich darstellen. Das Anliegen der beratenen Persn wurde deutlich. Bearbeitungsphase Ich habe mit der beratenen Persn eine passende und realistische Zielvereinbarung getrffen. Ich knnte die Qualifikatinen und Kmpetenzen der beratenen Persn ermitteln, bilanzieren und nutzen. Ich habe die persönliche Ausgangssituatin der beratenen Persn erfasst und angemessen einbezgen. Ich knnte persnenspezifische Angebte aufzeigen. Integratinsphase Ich knnte die gewählten Angebte anschaulich knkretisieren. Ich habe die Handlungsmöglichkeiten der beratenen Persn verständlich beschrieben. Wir haben gemeinsam die nächsten Schritte geplant. Ich habe gemeinsam mit der beratenen Persn die Beratungsergebnisse zusammengefasst und gesichert? Abschlussphase Ich habe das Beratungsgespräch für die beratene Persn zusammengefasst und einen psitiven Ausblick gegeben. Der Beratene hat das Beratungsergebnis und die Knsequenzen daraus reflektiert und persönlich bewertet. Ich knnte alle ffenen Fragen klären. Ich knnte ein Feedback vn der beratenen Persn einhlen. Wie bin ich mit dem Feedback umgegangen?

10 Der Beratene wird nach der Beratung selbstaktiv werden. Nachbereitung Ich knnte meine geplanten Methden und Instrumente einsetzen. Die Methden haben zum gewünschten Ergebnis geführt. Ich habe das Ergebnis der Beratung dkumentiert. Was nehme ich für die nächste Beratung mit? _ Was werde ich meinen Kllegen in der nächsten Teamsitzung vn der Beratung berichten?

11 Checkliste 8 Planung der Dkumentatin Dkumentatinsgegenstand Was dkumentieren wir? Dkumentatinsfunktin Zu welchem Zweck wird dkumentiert? Wie wird die Dkumentatin verwendet? Für wen wird dkumentiert?

12 Dkumentatinsmethde Wie dkumentieren wir? Welche Instrumente der Dkumentatin verwenden wir? Dkumentatinszeitpunkt und -häufigkeit Wann und wie häufig dkumentieren wir? Dkumentatinsbedingungen Welche möglichen Hemmnisse der Schwierigkeiten können die Dkumentatinsarbeit behindern (zeitliche Ressurcen, Datenschutz, eine bestimmte Art der Arbeitsrganisatin der rganisatinale Zielknflikte etc.)?

13 Checkliste 9 Funktinsprüfung Dkumentatin Prüfen Sie, welche der flgenden Funktinen vn Dkumentatin Sie (primär) zum Nutzen Ihrer Organisatin einsetzen wllen. Legitimatin Legitimieren Sie sich gegenüber Ihrem Auftraggeber und nutzen Sie die mittels Dkumentatin gewnnene Datenbasis als Rechenschaftslegung gegenüber Externen? Selbstversicherung Versichern Sie sich nach innen gegenüber Ihrer eigenen Organisatin und definieren im Sinne des Wissensmanagements rganisatinale Standards und Abläufe, nach denen gehandelt werden sll? Reflexin Nutzen Sie Dkumentatin, um das Beratungsgeschehen Ihrer Organisatin (Beratungsprzesse, Beratungsmethden, Beratungsinstrumente) zu reflektieren? Marketing Machen Sie Ihre Angebte gegenüber Beratungskunden verbindlich, indem Sie Standards festlegen und transparent machen, welche Leistungen in welchem Umfang angebten werden? Entwicklung Nutzen Sie Dkumentatin als Grundlage für rganisatinale Veränderungs- und Entwicklungsmöglichkeiten etwa hinsichtlich Inhalten und Umfang Ihrer Beratungsangebte, Ausrichtung auf bestimmte Kundengruppen etc.?

14 Checkliste 10 Die Evaluatin vrbereiten Klären Sie die flgenden Fragen. Wzu sll die Evaluatin dienen, und welchen Nutzen verspreche ich mir für meine Organisatin? Was will ich wissen und was sll mithin untersucht werden? Welche knkreten Infrmatinen benötige ich, um meinen Wissensbedarf zu decken? Mittels welcher Methden kann ich die hierfür ntwendigen Daten erheben?

15 Checkliste 11 Funktinen der Evaluatin Prüfen Sie, welche der nachstehenden Funktinen Sie mit Ihrem Evaluatinsvrhaben primär verflgen möchten. Erkenntnisfunktin Nutzen Sie Evaluatin, um Erkenntnisse über bestimmte Strukturen und Przesse zu gewinnen? Kntrllfunktin Nutzen Sie die Ergebnisse Ihrer Evaluatin, um zu überprüfen, inwiefern Ihre rganisatinalen und beraterischen Ziele realisiert wurden (Sll-Ist-Abgleich)? Entwicklungsfunktin Nutzen Sie die Evaluatinsbefunde, um Strukturen und Przesse Ihrer Organisatin zu reflektieren und Entwicklungsptenziale zu identifizieren? Streben Sie auf Basis der Ergebnisse die knzeptinelle Weiterentwicklung Ihrer Einrichtung swie die systematische Optimierung Ihrer Angebte an? Wird die Evaluatin im Sinne der internen Qualitätssicherung zur Sicherstellung der Qualität eingesetzt? Legitimatinsfunktin Nutzen Sie Evaluatin, um einer Rechenschaftspflicht gegenüber Externen (etwa Auftraggebern) zu genügen? Marketingfunktin Nutzen Sie Evaluatin, um nach außen mehr Transparenz über eigene Angebte herzustellen und die Ergebnisse im Sinne des Marketings in der Öffentlichkeit zu präsentieren?

16 Dialgfunktin Nutzen Sie die Evaluatinsergebnisse, um einen Dialg zwischen den verschiedenen Akteuren (Mitarbeitenden, Teilnehmenden, Auftraggebern etc.) zu initiieren?

17 Checkliste 12 Auswahl vn Evaluatinsinstrumenten Klären Sie flgende Fragen. Welche Infrmatinen werden bereits erfasst und können für die Evaluatin genutzt werden? Welche Instrumente werden bereits eingesetzt und können für die Erhebung der benötigten Infrmatinen genutzt werden? Welche (weiteren) Instrumente sind grundsätzlich geeignet, um den Evaluatinsgegenstand zu untersuchen und die benötigten Infrmatinen zu erheben? Mit welchen Eigenschaften, einschließlich Vr- und Nachteilen, sind die ausgewählten Instrumente verbunden (Standardisierungsgrad, Objektivität, Aufwand, Annymität, Stichprbengröße, Zeitpunkt der Erhebung)?

18 An welche Persnen der Organisatinen sind die ausgewählten Instrumente der Evaluatin adressiert und ist die Erreichbarkeit dieser Zielgruppen gewährleistet? Können die ausgewählten Instrumente praktikabel in den Arbeitsalltag integriert werden? Liegen adäquate Zeitressurcen vr, um die ausgewählten Instrumente zum Einsatz zu bringen? Liegen adäquate Finanzressurcen vr, um die ausgewählten Instrumente zum Einsatz zu bringen? Liegen adäquate Kmpetenzressurcen vr, um die ausgewählten Instrumente zum Einsatz zu bringen? Ist das Aufwand-Nutzen-Verhältnis angemessen?

19 Checkliste 13 Entwicklung eines Fragebgens Wenn Sie einen Fragebgen für Beratene nach Abschluss der Beratung erstellen wllen, s können Sie dies anhand der flgenden Aspekte tun. Erstellen Sie einen übersichtlichen, gut zu lesenden Fragebgen im Umfang einer Seite. Geben Sie eine kurze Einleitung zum Ziel des Fragebgens (kann auch mündlich erflgen). Versichern Sie den Verbleib der persönlichen Infrmatinen/Daten (kein Zugriff Dritter) und einen vertraulichen Umgang mit diesen. Bestimmen Sie nicht mehr als 15 bis 20 Antwrtmöglichkeiten. Definieren Sie max. zehn Minuten Antwrtdauer für den Fragebgen. Achten Sie darauf, dass eine klare Trennung (räumlich, persnell, technisch) bei der Beantwrtung und beim Ausfüllen des Fragebgens gesichert ist. Die Befragung sllte in geschützter Atmsphäre und annym, hne Einsichtnahme der Beisein des Beratenden erflgen. Der ausgefüllte Bgen sllte in einem Kasten separat eingewrfen werden können. Die Antwrtkategrien (ffene/geschlssene Fragen) sllten sich nicht abwechseln. Stellen Sie ffene Fragen besser zum Schluss. Frmulieren Sie die Fragestellungen kurz, klar und verständlich. Der Fragebgen sllte keine Fremdwörter der dppelte Verneinung enthalten. Geben Sie eine eindeutige Bewertungsskalierung vr. Bieten Sie eine gerade Anzahl an Skalenabstufungen und zusätzlich weiß nicht der keine Angabe als Antwrtmöglichkeit an, z.b.: Der Beratende hat mein Anliegen verstanden trifft vllständig zu trifft eher zu trifft eher nicht zu trifft gar nicht zu weiß nicht Und zu guter Letzt: Machen Sie einen Pre-Test mit neutralen Persnen, um zu erprben, b Ihre Fragen verstanden und eindeutig beantwrtet werden knnten.

20 Checkliste 14 Methdenwahl im Qualitätsmanagement Vr der Wahl einer geeigneten Methde sllten Beratungseinrichtungen Flgendes prüfen. 1. Welche allgemeine Zielstellung verflgen wir für unsere Organisatin (strenger Sll-Ist-Vergleich vn Anfrderungen, Stärken- und Schwächen-Analysen, Selbstreflexin, kritische Beurteilung etc.)? 2. Welche Gegenstände sllen der Überprüfung unterzgen werden (das Qualitätsmanagement, Beratungsprzesse und Maßnahmen, Beratungsergebnisse und -prdukte, Wirkungen vn Beratungsdienstleistungen)? 3. Wie grß ist unser Untersuchungsbereich (Teilaspekte der Organisatin vs. gesamte Organisatin)? _ 4. Bevrzugen wir die Orientierung an einem vrgegebenen Qualitätsmanagement -Mdell bzw. Qualitätsknzept der bestimmen wir die Anfrderungen an gute Beratung selbst? _ 5. Bevrzugen wir eine rganisatinsinterne der rganisatinsexterne Bewertungsinstanz? Selbstbewertung

21 Fremdbewertung 6. Bevrzugen wir eine Zertifizierung der eher ein kllegiales Feedback? Zertifizierung kllegiales Feedback

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