Initiative Messeerfolg

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1 Online-Training Messevorbereitung Modul 1 Erfolgreiche Messeplanung Ein Service der Spielwarenmesse eg für Aussteller der Insights-X 2015 Initiative Messeerfolg 1

2 Agenda Moderator Daniel Gundelach Bereichsleiter Marketing & Consulting MEPLAN GmbH (ServicePartner der Spielwarenmesse eg) Kernkompetenzen MEPLAN GmbH Messestände Beratung zu Messeauftritten und Projektunterstützung 2

3 Agenda Co-Moderatorin Nicole Goller Project Manager Spielwarenmesse eg Telefon Fax Frau Goller ist Ihr persönlicher Ansprechpartner für die Insights-X. 3

4 Agenda Inhalt Insights-X 2015 Messeziele Messebotschaft Projektplanung Budgetplanung Messestandgestaltung Bedeutung von Besuchermarketing Besuchermarketing vor Messebeginn Informationsquellen / Orientierung Fragen können Sie über Ihr Control-Panel stellen. 4

5 Insights-X

6 Insights-X 2015 Hallenplan 6

7 Insights-X 2015 Weitere Infos für Aussteller Zutrittszeiten für Aussteller: Was Datum Uhrzeit Aufbau ab Dienstag, , 07:00 Uhr durchgehend (ab Mittwoch, 18:00 Uhr nur noch Dekorationsarbeiten auf dem eigenen Stand, die Gänge sind freizuhalten) Während der Messe täglich 8:15-19:00 Uhr Abbau ab 17:00 Uhr bis , 19:00 Uhr Aussteller-Ausweise: Werden automatisch verschickt, sobald der Beteiligungspreis bezahlt wurde. 7

8 Messeziele 8

9 Messeziele Warum ist es wichtig, klare und messbare Messeziele festzulegen? Messeziele ermöglichen eine klare und durchgängige Messekommunikation einen Leitfaden für alle Messeaktivitäten eine Erfolgskontrolle nach der Messe Eine solide Basis für Ihren Messeauftritt! 9

10 Messeziele Welche Ziele können mit einer Messebeteiligung erreicht werden? Gewinnung neuer Kunden Gewinnung neuer Partner und Mitarbeiter Vorstellung neuer Produkte, Dienstleistungen, Technologien Steigerung des Bekanntheitsgrades von Unternehmen, Marke und Produkten Pflege von Geschäftskontakten zu Kunden, Partnern und der Presse Marktforschung Setzen Sie sich konkrete Ziele! Legen Sie bereits am Anfang fest, wie Sie die Zielerreichung messen! 10

11 Messeziele Wo finde ich Orientierungshilfen? Quelle: Auma 11

12 Messeziele Welche Ziele verfolgen Messeaussteller? Quelle: Auma 12

13 Messeziele Welche Ziele verfolgen Besucher? Quelle: Auma 13

14 Messebotschaft 14

15 Messebotschaft Warum braucht mein Unternehmen eine Messebotschaft? Die Messebotschaft spricht die Zielgruppe direkt an und weckt Interesse ermöglicht eine durchgängige Messekommunikation erleichtert die Wiedererkennung auf der Messe dient als Leitfaden für alle Messebeteiligten Voraussetzung: Alle Beteiligten kommunizieren dieselbe Messebotschaft! 15

16 Messebotschaft Wie lauten die vier goldenen Regeln der Messebotschaft? Auf den Punkt kurz und knapp max. 3-7 Wörter Integriert Integration in gesamte Messekommunikation Durchdacht Abgestimmt auf Unternehmen, Produkte/Leistungen, Messeziele, Zielgruppe Ansprechend Emotionale Ansprache, Verwendung von Bildsprache 16

17 Projektplanung 17

18 Projektplanung Projektplanung (Beispiel MS Project, Gantt Diagramm) 18

19 Projektplanung Projektplanung (Beispiel Excel) 19

20 Budgetplanung 20

21 Budgetplanung Aus welchen Positionen setzt sich mein Budget zusammen? Detaillierte Informationen zu den einzelnen Kostenpositionen im MesseNutzenCheck unter Quelle: Auma 21

22 Budgetplanung Aus welchen Positionen setzt sich mein Budget zusammen? Standbau/-ausstattung/-gestaltung (39%) Gestaltung (Planung, kreativer Entwurf) Standbau (Auf- und Abbau, Standmaterial, Miete, Abschreibungen) Standausstattung (u.a. Möbel, Teppich, Beleuchtung, Küchenausstattung, audiovisuelle Medien, Präsentationstechnik, Pflanzen, Standbeschriftung/-displays, Grafik, Dekoration) Personal/Reisekosten (21%) Sämtliche Personalkosten (inkl. Spesen und Honorare), Hostessen, Dolmetscher, Hilfskräfte, etc. Hotel und Reisekosten für diesen Personenkreis Bewirtungskosten außerhalb des Standes Quelle: Auma 22

23 Budgetplanung Aus welchen Positionen setzt sich mein Budget zusammen? Grundkosten (20%) Beteiligungspreis Energie- und Wasserkosten Andere Grundkosten (u.a. Marketingpaket, Ausstellerausweise, Parkscheine) Standservice und Kommunikation (12%) Standservice (u.a. Besucherbewirtung) Kommunikation (u.a. Einladungen, Drucksachen, Katalogeintragung, Direktwerbung, Mailings, Pressemappen, Anzeigen, Übersetzungen, Eintrittsgutscheine für Besucher, Werbegeschenke) Telefon, Fax, Internet Quelle: Auma 23

24 Budgetplanung Aus welchen Positionen setzt sich mein Budget zusammen? Andere Kosten (5%) Schulung und Training Messebezogene Kosten anderer Abteilungen (u.a. Marktforschung, Exponate) Sonstige Kosten Transport, Handling und Entsorgung (3%) Transport und Handling (u.a. Leergutlagerung, Versicherung, Zoll) Entsorgungskosten Quelle: Auma 24

25 Messestandgestaltung 25

26 Messestandgestaltung Differenzierungspotenzial gegenüber Mitbewerbern Quelle: Auma 26

27 Messestandgestaltung Weitere wichtige Aspekte Offener oder geschlossener Stand? Funktionsflächen? Fit zwischen Image und Realität? Großflächiger Einsatz von Farben? Informationstheke / Cateringtheke? Vertraulichkeit? Sitzgelegenheit oder Stehtische? Logoplatzierung? Standevent? Bodenbelag? Pflanzen? 27

28 Messestandgestaltung Online Service Center (OSC) 28

29 Messestandgestaltung MEPLAN Konfigurator 29

30 Messestandgestaltung 30

31 Messestandgestaltung MEPLAN GmbH Willy-Brandt-Allee München Deutschland Ansprechpartner Pia Ruffer Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)

32 Besuchermarketing vor Messebeginn 32

33 Besuchermarketing vor Messebeginn Darum ist Besuchermarketing wichtig: 1. Jede Minute ohne Besucherkontakt ist teuer! 2. Die durchschnittliche Verweildauer von Besuchern sinkt! 3. Immer mehr Besucher planen ihren Messebesuch im Voraus! 4. Mit einem guten Besuchermarketing schaffen Sie ein weiteres Unterscheidungsmerkmal zum Wettbewerb! 5. Der Veranstalter Spielwarenmesse eg tut viel, damit die richtigen Besucher auf die Messe kommen - Sie sollten etwas dafür tun, dass Ihre Zielgruppen auch auf Ihren Stand kommen! Nutzen Sie hierfür den Mitmachcharakter der Insights-X! 33

34 Besuchermarketing vor Messebeginn Kriterien für den Besuch bestimmter Aussteller Quelle: Auma 34

35 Besuchermarketing vor Messebeginn Besuchermarketingmaßnahmen vor der Messe: eine Vielzahl an Möglichkeiten Besuchereinladungen Ankündigung auf der Website des Ausstellers ( Landing-Page ) Aussteller Ankündigungen in Dokumenten der täglichen Kommunikation ( -Signatur, Rechnungen, Angeboten etc.) Persönliche Einladung durch Außendienst, Kundenservice, Vertriebspartner etc. Pressemitteilungen Anzeigen in Fachmedien, Onlinemedien, Messewebsite, Newslettern Eintrag in Ausstellerdatenbank Social Media 35

36 Besuchermarketing vor Messebeginn Marketingpaket Firmeneintrag in die offiziellen Print- und Online-Medien der Insights-X Firmenlogo im Online-Hallenplan und im Hallenplan der mobilen App Verlinkung der Firmenwebsite und adresse im Online-Katalog Einladungsgutscheine für 10 kostenlose Tageskarten für Kunden Briefaufkleber 36

37 Besuchermarketing vor Messebeginn Media Services im Online Service Center (OSC) 37

38 Besuchermarketing vor Messebeginn Marketing & Presse im Online Service Center (OSC) 38

39 Besuchermarketing vor Messebeginn Checkliste Besuchereinladung und Kommunikation (kostenfrei) marketing 39

40 Besuchermarketing vor Messebeginn Besucherflyer (kostenfrei) 40

41 Besuchermarketing vor Messebeginn Online Banner (kostenfrei) 41

42 Besuchermarketing vor Messebeginn Störer (kostenfrei) 42

43 Besuchermarketing vor Messebeginn Logos (kostenfrei) 43

44 Besuchermarketing vor Messebeginn Briefaufkleber (kostenfrei) 44

45 Besuchermarketing während der Messe Personalisierte QR-Codes (kostenfrei) 45

46 Besuchermarketing vor Messebeginn Einladungsgutscheine Mit den Einladungsgutscheinen können Sie Ihren wichtigen Kunden einen besonderen Service bieten und ihnen einen kostenlosen Zutritt zur Insights-X ermöglichen. Die Gutscheincodes erhalten Sie per und Ihr Kunde kann mit dem jeweiligen Code im Online-Ticketshop der Insights-X ein kostenloses Ticket generieren. 10 eingelöste Gutscheine sind im Marketingpaket enthalten. Ab dem 11. eingelösten Gutschein werden jeweils 5,00 EUR brutto berechnet. 46

47 Besuchermarketing vor Messebeginn Welches Adressmaterial verwende ich? Qualifiziertes und aufbereitetes Adressmaterial Personifizierte Adressen Verschiedene Quellen für neues Adressmaterial nutzen: Adressanbieter / Fachverlage Ausstellerdatenbank Ehemalige Kunden & Wunsch-Kunden Gemeinsame Einladungsaktionen mit Vertriebspartnern Möglichkeiten der Kontaktaufnahme bieten Differenzierung nach unterschiedlichen Zielgruppen 47

48 Besuchermarketing vor Messebeginn Wie führe ich meine Einladungsaktion erfolgreich durch? Frühzeitige Planung Zeitliche Abstimmung: Bedenken von Feiertagen, Ferienzeiten, Position/Herkunft des Empfängers etc. Zielgruppenspezifische Ansprache Medium auf Zielgruppe abstimmen Mehrstufige Durchführung Cross-Mediale Durchführung Inhaltliche, gestalterische und zeitliche Abstimmung mit weiteren Marketingmaßnahmen Information aller Beteiligten Die Idee und Qualität der Durchführung zählt 48

49 Besuchermarketing vor Messebeginn Was darf in meinem Einladungsschreiben nicht fehlen? Inhalte Veranstaltung: Ort und Datum Halle/Standnummer Wegweiser zum Stand Logo Unternehmen und Messe Messebotschaft Themen, Produkte, Dienstleistungen insbesondere: Neuheiten Nutzen für Besucher Ansprechpartner mit Kontaktdaten Rückantwortmöglichkeiten Anreiz Events (Produktpräsentationen, Vorträge etc.) Textbausteine für die Insights-X 2015 finden Sie in Ihrem OSC. 49

50 Besuchermarketing vor Messebeginn Praxisbeispiel 50

51 Besuchermarketing vor Messebeginn Praxisbeispiel Faltkarten (Anbieter: B.Moss) 51

52 Besuchermarketing vor Messebeginn Presse (vor und während der Messe) Pressefächer im Presse-Center (Eingang Mitte, Ebene 1) Pressekontakt im Ausstellerverzeichnis Messekalender für Pressetermine 52

53 Informationsquellen / Orientierung 53

54 Informationsquellen / Orientierung Wo finde ich Orientierungshilfen? Ihr persönlicher Ansprechpartner: Nicole Goller Online Service Center (OSC) exklusiv für Aussteller Insights-X Webseite (Bereich Aussteller-Services) Checklisten für Ihre Messebeteiligung 54

55 Informationsquellen / Orientierung Hilfreiche Links Insights-X Webseite: Online Service Center: Checklisten: Erfolgreich ausstellen - 10 Steps zum sicheren Messeerfolg: Organisatorisches: Online-Terminkalender mit allen wichtigen Deadlines: 55

56 Informationsquellen / Orientierung Informationsquellen AUMA In der AUMA_Toolbox erhalten Sie Tipps für Ihre Messeplanung und Wissenswertes über die Messebranche (www.auma.de). FAMAB Verband Direkte Wirtschaftskommunikation e.v. Der 1963 gegründete Verband ist heute ein gefragter Ansprechpartner in allen Belangen der Live- Kommunikation: Er engagiert sich stark in der Lobbyarbeit und der Schaffung branchenspezifischer Berufsbilder und Fortbildungsmöglichkeiten. Er unterstützt Unternehmen bei der Auswahl des richtigen Partners für eine Messebeteiligung genauso wie für die emotionale Markenführung (www.famab.de) Xing Gruppe Messen Publikationen: M&A Report Der m+a report, das zweisprachige (Deutsch/Englisch) Fachmagazin für die Messewirtschaft, bringt, was die Praxis fordert - Tipps, Erfahrungsberichte, Marktanalysen, Berichte über aktuelle Entwicklungen am Markt, bei Messebau und Technik (http://www.m-averlag.com) Trade Fairs International (TFI) TFI informiert die ausstellende und besuchende Wirtschaft sowie Messebauer und Branchenzulieferer über die dynamische Entwicklung im Messewesen (http://www.tfi-publications.de/de/) 56

57 Informationsquellen / Orientierung Weiteres Online Seminar für Ihren Messeerfolg Für Ihre optimale Vorbereitung wartet ein weiteres kostenfreies Online Seminar mit allen relevanten Inhalten rund um Besuchermarketing während der Messe und weiteren Tipps zur erfolgreichen Messedurchführung und -nachbereitung auf Sie. Sichern Sie sich jetzt schon einen der Plätze in folgendem Modul: Modul 2: Erfolgreiche Messedurchführung 1. Juli 2015, 14:00 Uhr Registrierung unter: 57

58 Kontakt MEPLAN GmbH Daniel Gundelach Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Copyright: Any draft documents, plans, drawings, production and assembly documents as well as the design and concept description all remain our intellectual property. The customer is not entitled without our consent to copy the documents generated as a result, use them for his or her own purposes or pass them on to third parties. Nor is he or she entitled to build structures subsequently on the basis of them in the absence of any agreement to the contrary. 58

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