1. Login Die Benutzeroberfläche Verfahren anlegen und verwalten Neues Verfahren anlegen... 5

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2 2 INHALT 1. Login Die Benutzeroberfläche Verfahren anlegen und verwalten Neues Verfahren anlegen Berichtigung eingeben Widerruf eingeben Kontakt und Hilfe Notizen: ANKÖ Service Ges.m.b.H. Anschützgasse Wien office@ankoe.at

3 3 1. LOGIN Besuchen Sie unsere Webpage und geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Tipp: Noch keine Logindaten? Unter können Sie sich mit einem Klick auf das Formular Registrierung für vergaberechtliche Bekanntmachungen registrieren. Für Fragen zum Eingabeportal.at steht Ihnen Frau Dipl.-Ing. Dorothe Vymetal unter t jederzeit gerne zur Verfügung.

4 4 2. DIE BENUTZEROBERFLÄCHE Direkt nach dem Login gelangen Sie zu Ihrer Benutzeroberfläche. Hier finden sie alle wichtigen Funktionen auf einen Blick. Rechts oben finden Sie einige Links zu administrativen Funktionen wie die Änderung Ihres Kennworts, sowie den Logout-Button. Im Hauptmenü direkt darunter sehen Sie den Reiter: Verfahren. Hier legen Sie neue Verfahren an, berichtigen oder widerrufen im gegebenen Fall Ihre laufenden Verfahren.

5 5 3. VERFAHREN ANLEGEN UND VERWALTEN 3.1. Neues Verfahren anlegen Klicken sie auf der Benutzeroberfläche auf Verfahren>Neues Verfahren anlegen. Auf der ersten Seite können sie bereits die wichtigsten Eckpunkte Ihres Verfahrens festlegen. Wählen Sie im Drop-down Menü aus 15 vorgefertigten Formularen. Sämtliche Verfahren ohne Bekanntmachung können mit dem Formular Aufforderung zur Angebotsabgabe abgewickelt werden. Dies betrifft beispielsweise auch Direktvergaben ohne vorherige Bekanntmachung. ANKÖ Service Ges.m.b.H. Anschützgasse Wien office@ankoe.at

6 6 Definieren sie die Art des Auftrags: Bauleistung Lieferauftrag Dienstleistungsauftrag Definieren Sie die Art des Auftraggebers: Klassisch öffentlicher Auftraggeber Sektorenauftraggeber Hinweis: Zusätzliche Informationen zum jeweiligen Verfahren können in den Textfeldern der entsprechenden Formulare angeführt werden. Dies gilt beispielsweise auch für den Hinweis, dass ein Verfahren nicht dem Bundesvergabegesetz 2006 unterliegt. Sollte ein Verfahren nicht dem BVergG 2006 unterliegen, so empfehlen wir diesen Hinweis im Formularfeld Gegenstand der Leistung sowie in den Ausschreibungsunterlagen anzuführen. Sie haben auch die Möglichkeit Vorlagen zu definieren und direkt für einzelne Vergaben zu übernehmen. Beispielsweise mit Ihren vorgefertigten Firmendaten. Des Weiteren haben Sie auch die Möglichkeit Daten aus einer vergangenen Bekanntmachung zu übernehmen.

7 7 Die folgenden Eingabemasken sind für jedes Verfahren adaptiert und können deshalb variieren. Geben Sie beispielsweise auf der zweiten Eingabeseite Ihre Firmendaten an (falls Sie diese nicht schon vorher von einer Vorlage übernommen haben). Auf der folgenden Seite definieren Sie verschiedene Fristen. Leistungsfrist: Welcher Zeitraum wird für die Erfüllung des Auftrags eingeräumt (zumeist ab Zuschlagserteilung). Auskunft bis: Bis zu welchem Zeitpunkt können potentielle Bieter die Ausschreibungsunterlagen erhalten. Ende der Abgabefrist: Bis zu welchem Zeitpunkt ist die Abgabe von Angeboten zulässig. Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: An welchem Tag soll diese e konkrete Bekanntmachung veröffentlicht werden. Bitte beachten Sie: Der Versand einer Ausschreibung findet nicht sofort nach Freigabe, sondern zweimal täglich statt (um 6 Uhr und um 19 Uhr). Wenn Sie die Ausschreibung vor dem gewählten Datum freigeben, wird Sie am Stichtag um 6 Uhr früh versandt. Erfolgt sie am selben Tag, so wird um 19 Uhr verschickt.

8 8 Bekanntmachungs-Übersicht Nachdem Sie die vorliegenden Formulare ausgefüllt haben, gelangen Sie wieder zurück zu Ihrer Benutzeroberfläche. Das Verfahren ist nun unter Bestehende Bekanntmachungen abgelegt. Mit einem Klick auf alle erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Ihrer Bekanntmachungen. In der ersten Spalte Bekanntmachungsbezeichnung können Sie sich die Kurz- und Langversion Ihrer Bekanntmachung ansehen. In der Spalte Dateien vorh. sehen Sie, ob bereits Dateien hochgeladen wurden. Bei noch nicht freigegebenen Verfahren haben Sie die Möglichkeit weitere Dokumente hochzuladen (z.b. Ausschreibungsunterlagen). In der Spalte Veröffentlichung, Versand am/an Medien sind die vordefinierten Medien angeführt, in welchen die Ausschreibung veröffentlicht wird. Sollte darüber hinaus eine freiwillige Bekanntmachung in weiteren Medien (z.b. Zeitung) erfolgen, wären die entsprechenden -Adressen hier einzugeben. Dies gilt auch für den Versand an sonstige Empfänger. Die letzte Spalte gibt Aufschluss über den Status der Ausschreibung: In Arbeit: Das jeweilige Verfahren ist noch in Arbeit. Es können noch Änderungen vorgenommen werden. Fertig: Das Verfahren wurde komplett angelegt und ist fertig zur Freigabe. Wählen Sie hierzu, falls noch nicht geschehen, zuerst Ihre Versandmedien aus (Spalte Veröffentlichung, Versand am/an Medien) und klicken Sie dann auf freigeben. Sie werden nochmals um Bestätigung gebeten, bevor die Bekanntmachung endgültig freigegeben wird. Freigegeben: Das Verfahren wurde zur Veröffentlichung freigegeben. Vor der Veröffentlichung sind noch Änderungen möglich. Veröffentlicht: Das Verfahren wurde Veröffentlicht. Es sind keine Änderungen mehr möglich. Beendete Verfahren werden in das Archiv verschoben.

9 9 Berichtigung der Ausschreibungsunterlagen Um in einem laufenden Verfahren die Ausschreibungsunterlagen zu berichtigen können Sie ergänzende Dateiuploads machen. Benutzen Sie hierzu in der Übersicht der Verfahren den Button Dateien verwalten in der dritten Spalte und laden Sie zusätzliche Dateien hoch. Es wird eine automatische an sämtliche Auftragnehmer gesendet, welche die Ausschreibungsunterlagen downgeloadet haben sowie jene Bieter, die vom Auftraggeber extra per verständigt wurden. Praxistipp Fragenbeantwortung: Während des Zeitraums für die Angebotsabgabe können potentielle Bieter Fragen an den Auftraggeber richten. Um der gesetzlichen Vorgabe der Gleichbehandlung nachzukommen und alle Bieter auf dem gleichen Wissensstand zu halten, empfiehlt es sich, eine Fragen und Antwortliste als ergänzenden Dateiupload hochzuladen.

10 Berichtigung eingeben Klicken sie im Verfahrensmenü auf Berichtigung eingeben. Die Berichtigungsmaske wird geöffnet. Klicken sie nun auf den Button Bekanntmachung suchen. In einem nächsten Schritt suchen sie die zu berichtigende Bekanntmachung. Hierzu stehen Ihnen vielzählige Suchmodi zur Verfügung (siehe nächste Seite). Nach einer erfolgten Berichtigung werden sämtliche Interessenten benachrichtigt. Nach Auswahl des Verfahrens klicken Sie auf Bekanntmachung achung berichtigen. Geben Sie in den folgenden Masken die jeweiligen Berichtigungen ein, oder lassen Sie die Daten unverändert. Hinweis: Nach einer Berichtigung werden Ausschreibungsunterlagen nicht aus der Originalbekanntmachung übernommen und müssen erneut hochgeladen werden.

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12 Widerruf eingeben Klicken sie im Verfahrensmenü auf Widerruf eingeben. Die Widerrufsmaske wird geöffnet. Klicken sie nun auf den Button Bekanntmachung suchen. Wählen sie hier den 1-stufigen Widerruf für Verfahren im Unterschwellenbereich. Im Oberschwellenbereich sind Widerrufe 2-stufig: 1. Bekanntgabe des Widerrufs, 2. Erklärung des Widerrufs. Als Nächstes können Sie die jeweilige Bekanntmachung suchen, die widerrufen werden soll. Hier stehen Ihnen, wie bei der Berichtigung, zahlreiche Suchmodi zur Verfügung. Geben Sie eine Begründung, sowie das Datum des Widerrufs an. In der Auflistung Ihrer Verfahren sehen Sie nun den Widerruf direkt unter der Bekanntmachung. Durch einen Klick auf freigeben in der letzten Spalte wird der Widerruf freigegeben. Sämtliche Interessenten werden per verständigt.

13 13 4. KONTAKT UND HILFE Ihr direkter Kontakt zur ANKÖ Service Ges.m.b.H.: B.S. Emir Prcic IT-Manager (01) Dipl.-Ing. Dorothe Vymetal Projektmanagerin (01) Ihre internen Ansprechpartner: Für Fragen der Gemeinden, Gemeindegesellschaften und Gemeindeverbände: Vorarlberger Umweltverband 05572/ Sonstige Anfragen: Abteilung Vermögensverwaltung 05574/ ANKÖ Service Ges.m.b.H. Anschützgasse Wien office@ankoe.at

14 14 NOTIZEN: ANKÖ Service Ges.m.b.H. Anschützgasse Wien office@ankoe.at