TEIL II WÄHREND DER MESSE TEIL III NACH DER MESSE

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1 UNIVERS 45 LIGHT + BLEISTIFT FEDERLEICHT 0,15 PT TEIL I VOR DER MESSE TEIL II WÄHREND DER MESSE TEIL III NACH DER MESSE powered by MEPLAN

2 ÜBERSICHT STEPS EDITORIAL I N H A LT Sehr geehrte Aussteller der iba 2015, ESSE VOR DER M To do am/ab 1 Messeziele S. 4 2 Budgetkalkulation S. 6 3 Messestandkonzept S. 8 4 Besuchereinladung S Neue Kontakte gewinnen S. 18 WÄHREND D ER MESSE To do am/ab 6 Mitarbeiterbriefing S Messegespräche S Leadmanagement S. 24 NACH DER M 9 10 ESSE To do am/ab Messenacharbeit S. 26 Erfolgskontrolle S. 28 Messeerfolgsgutschein NEU im Wert von Euro Herausgeber: Meplan GmbH, Willy-Brandt-Allee 1, München ISBN Copyright by Meplan GmbH S. 31 Messen sind hervorragende Kommunikations- und Geschäftsplattformen insbesondere wenn sie strukturiert und professionell vorbereitet werden. Mit der Initiative Messeerfolg wollen wir Ihnen Kniffe, Tricks und Regeln näher bringen, die Ihnen zum großen Messeerfolg verhelfen. Die Broschüre 10 STEPS ist ein übersichtliches, bewusst kurz gehaltenes Handbuch für die tägliche Arbeit mit vielen Praxistipps und konkreten Antworten auf die Kernfragen einer erfolgreichen Messebeteiligung. Unser Leitfaden zeigt Ihnen in zehn Schritten, wie Sie Ihre Messeziele sicher und effizient erreichen. Überspringen Sie einen Schritt, gefährdet dies Ihren Messeerfolg. Tragen Sie daher gleich konkrete Termine ein, an denen Sie mit der Umsetzung der einzelnen Schritte beginnen wollen. Checklisten, Tools, nützliche Quellen und Praxistipps dienen als wichtige Hilfsmittel für eine effiziente Realisation Ihres Messeprojekts. Weitere Unterstützung bei der Umsetzung Ihrer zehn Schritte zum sicheren Messeerfolg bietet Ihnen die Initiative Messeerfolg der iba Vertiefende Informationen erhalten Sie beispielsweise in den Workshops und Onlinetrainings oder in umfangreichen Checklisten, die Ihnen zum richtigen Zeitpunkt zugesandt werden. Weitere Informationen hierzu unter Wir wünschen Ihnen einen guten Start in Ihre Messevorbereitungen und viel Erfolg auf der iba Ihre Cathleen Speerschneider Projektleiterin iba Ute-Désirée Hagedorn Geschäftsführerin Meplan GmbH 3

3 MESSEZIELE ÜBERSICHT 10 STEPS Wer sich keine konkreten Messeziele setzt, kann sie auch nicht erreichen. Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Messebeteiligung? Wollen Sie vorrangig neue Kunden gewinnen, das Image Ihres Unternehmens pflegen oder Produktneuheiten präsentieren? Von der Definition Ihrer Messeziele hängt die gesamte Planung Ihres Messeauftritts ab: von der Standflächenwahl über das Messestanddesign und die Besuchereinladung bis hin zur Betreuung Ihrer Gäste am Stand. Wie ermittle ich die Ziele meiner Messebeteiligung? Mit dem praktischen und kostenfreien MesseNutzenCheck des AUMA* erhalten Sie online einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Ziele von Messebetei ligungen. Außerdem finden Sie dort die richtigen Instrumente, um das Erreichen Ihrer Messeziele auch messen zu können. Mehr Infos unter Orientieren Sie sich bei der Definition Ihrer Messeziele an Ihren Unternehmens- und Marketingzielsetzungen. Rechtzeitige Festlegung je früher, desto besser. Definieren Sie realistische Ziele, die Sie für jede Messebeteiligung neu festlegen bzw. überprüfen. Konzentrieren Sie sich auf Ziele, die konkret messbar sind. Legen Sie fest, wie Sie das Erreichen Ihrer Ziele messen wollen. Kommunizieren Sie die Messeziele an alle Messebeteiligten in Form einer schriftlichen Dokumentation. Wie werden meine Messeziele Kernstück der Messeplanung? Binden Sie frühzeitig alle Bereiche Ihres Unternehmens, die direkt in Ihren Messeauftritt involviert sind, in die Planung mit ein. Erarbeiten Sie Ihre Messeziele gemeinsam und kommunizieren Sie diese an alle internen und externen Akteure. Die Vermittlung Ihrer Ziele ist ein ebenso wichtiger Bestandteil des Briefings externer Dienstleister wie auch Ihres Standpersonals. Welche Vorteile bieten klar formulierte und dokumentierte Messeziele? Mit den richtig definierten Messezielen sorgen Sie für eine klare, durchgängige Messekommunikation und haben jederzeit einen verbindlichen Leitfaden für alle Messeaktivitäten an der Hand. Ihre Messeziele bilden auch die Basis für die wichtige Erfolgskontrolle nach der Messe. Je klarer Sie dabei Ihre Ziele definieren, desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten. * Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e. V. PRAXISTIPP HÄUFIGE MESSEZIELE Kontaktziele: Stammkundenpflege, Neukundengewinnung Informationsziele: Wettbewerbsbeobachtung, Benchmarking, Gewinnung neuer Kooperationspartner Kommunikationsziele: Steigerung des Bekanntheitsgrads, Imageverbesserung, Einsicht in Kundenverhalten Vertriebsziele: Vertragsabschlüsse, Aufbau neuer Vertriebswege, Erschließung neuer Märkte 4 5

4 BUDGETKALKULATION Mit einer realistischen Budgetkalkulation schaffen Sie ein solides finanzielles Fundament für Ihre Messebeteiligung. Grobeinschätzungen, Pi-mal-Daumen- Kalkula tio nen oder die viel bemühte Hausnummer führen immer zu Kompromiss lösungen, die Ihre Messeziele gefährden. Daher ist es entscheidend, dass Sie von Anfang an eine verlässliche Übersicht über die anfallenden Messekosten haben. Welche Kostenpositionen sollten in meine Budgetkalkulation mit einfließen? Der MesseNutzenCheck des AUMA (www.auma.de) vermittelt nicht nur einen Überblick über die Messeziele, sondern auch über die Kosten positionen einer Messe. Wie erhalte ich eine realistische Kalkulation? Der Messebudgetplaner ermöglicht Ihnen die Berechnung Ihres Messebudgets für die wichtigsten messespezifischen Kosten. Dieses kostenlose Online-Tool erreichen Sie unter Zudem sollten Sie die Nachkalkulation vergangener Messebeteiligungen prüfen und als Grundlage heranziehen. Wie gestalte ich meinen Messeauftritt effizienter, um Kosten zu reduzieren? Wer früh plant, spart bares Geld. Nichts verursacht mehr Kosten als kurzfristige Änderungen oder Last-Minute-Bestellungen. Prüfen Sie zu jedem Zeitpunkt, wie und wo Sie auf bereits Bestehendes zurückgreifen können. Sichern Sie durch regelmäßige Abstimmung mit Ihrem Messeteam die Einhaltung des Budgets. Planen Sie Ihr Budget frühzeitig!!! Bedenken Sie alle Positionen: Standfläche, Gebühren, Versorgung (Strom, Wasser etc.), Messestandkonzeption, Messebau, Marketingmaßnahmen, Personal, Reisekosten, Catering etc. Achten Sie darauf, dass Ihr Budget auf Fakten basiert, nicht auf groben Schätzungen. Überprüfen Sie die Einhaltung Ihres Budgets durch eine Nachkalkulation im Anschluss an die Messe. PRAXISTIPP 6 7

5 MESSESTANDKONZEPT Mit der richtigen Idee überzeugen. Ein beeindruckender Messestand zieht Besucher an und lenkt interessierte Blicke auf Ihr Unternehmen. Entscheidend sind dabei nicht das Standbudget und die -größe, sondern ein schlüssiges Standkonzept, das Sie beim Erreichen Ihrer Messeziele unterstützt. Wodurch zeichnet sich ein gutes Standkonzept aus? Das optimale Standkonzept orientiert sich in erster Linie an den definierten Messezielen. Wollen Sie beispielsweise den Bekanntheitsgrad Ihrer Produkte erhöhen, so stellt auch das Standkonzept die Inszenierung Ihrer Produkte in den Vordergrund. Ist Ihr wichtigstes Ziel dagegen der Neukundenkontakt, so gilt das Hauptaugenmerk der Fernwirkung Ihres Standes und aufmerksamkeitsstarken Eyecatchern. In jedem Fall sollte Ihr Standkonzept eine klar formulierte Messe botschaft beinhalten. Messen leben vom Gespräch: Wichtig ist daher die Planung von Bereichen, die Gespräche in angenehmer Atmosphäre erlauben. Ein weiterer bedeutsamer Bestandteil der Gesamtkonzeption ist die Detailgestaltung des Standes. Achten Sie dabei auf die optimale Auswahl der Exponate sowie auf den gezielten Einsatz von Grafiken, Licht, Farbe und Materialien. Worauf ist bei der Standaufteilung zu achten? Sorgen Sie für eine klare Abgrenzung von Kommunikations- und Präsentationsbereichen: mit Pflanzen, semitransparenten Raumteilern oder durch getrennte Raumebenen. Schaffen Sie in jedem Bereich eine eigene Atmosphäre, beispielsweise durch unterschiedliche Bodenbeläge oder eine individuelle Beleuchtung. Kalkulieren Sie von Beginn an ausreichend Flächen für den Backofficebereich, Lager, Garderobe und vor allem für das Catering mit ein. Insbesondere darf die Bewirtung den Standablauf nicht stören. Einblicke in die Küche oder hinter Theken sind zu vermeiden. Eine besondere Herausforderung ist die intelligente Besucherführung am Stand: Informationstheken sollten als erster Anlaufpunkt unmittelbar ins Auge fallen, einzelne Standbereiche durch auffällige Beschriftung klar gegliedert werden. Denken Sie an den Grundsatz weniger ist mehr vermeiden Sie Zutrittsbarrieren und achten Sie darauf, dass Sie Ihren Stand nicht zustellen. Auf genügend Platz für Exponate und Präsentationsmedien sollte geachtet werden. Welche Informationen benötigt Ihr Standbaupartner zur Entwicklung Ihres individuellen Standkonzepts? Je mehr Hintergrundinformationen Sie Ihrem Standbaupartner liefern, desto besser ist das Standkonzept auf die Erreichung Ihrer Messeziele ausgerichtet. Messespezifisch spielen Informationen zur Lage, Größe und Art der Standfläche eine Rolle. Haben Sie schon eine konkrete Vorstellung zur Bauweise Ihres Stands? Kennen Sie Ihre Standnachbarn? Hilfreich sind für Ihre Standbaupartner auch Fotodokumentationen älterer Messebeteiligungen oder Beispiele von Ständen, die Sie auf anderen Messen besonders beeindruckt haben. Zudem benötigt Ihr Standbaupartner genaue Infos darüber, welche Aktivitäten am Stand geplant sind (z. B. Präsentationen, Vorführungen, Events etc.). Maßgeblich wird aber ein Punkt das Standkonzept beeinflussen: Ihr verfügbares Budget. Ihr Messestand repräsentiert Ihr Unternehmen. Ihr Standkonzept muss sich an Ihren Messezielen ausrichten. Schaffen Sie angenehme Kommunikationsbereiche. Schließlich wollen Sie den persönlichen Kontakt pflegen. Kommunizieren Sie klare Botschaften. Denken Sie bei der Größe Ihrer Standfläche auch an den Platzbedarf für Lagerraum, Backoffice oder das Catering. Insbesondere bei der Gestaltung von Grafiken- und Informations texten gilt: Weniger ist mehr. 8 9

6 STANDBAUARTEN SYSTEMBAUWEISE SYSTEM Die Systembausweise bietet durch den Einsatz von genormten Materialien (OCTANORM, Mero, Maxima etc.) eine schlüsselfertige, konfigurierbare und kostengünstige Realisierbarkeit Ihres Messestandes. Die Systembauweise wird häufig für Stände bis 60 m² genutzt. PRAXISTIPP Konfigurieren und kalkulieren Sie Ihren persönlichen Systemstand online unter Messedaten eingeben Standtyp wählen Stand- und Teppichfarben wählen Ausstattung wählen ÜBERSICHT STEPS SOFORTIGE PREISANGABE COLUMN START B M3 M2 BRIDGE SYSTEM 10 11

7 STANDBAUARTEN MISCHBAUWEISE INDIVIDUAL KONVENTIONELLE BAUWEISE DESIGN Die Mischbauweise zeichnet sich durch hochwertige, individuell konzipierte Standdesigns in flexibler Modularbauweise, geringen Planungs- und Realisierungszeiten sowie flexiblen Einsatzmöglichkeiten für unterschiedlich große Standflächen aus. Die Mischbauweise wird häufig genutzt für Stände zwischen 40 und 120 m². Machen Sie jetzt den kostenlosen und unverbindlichen Quick-Check! Wie gut ist Ihr aktueller Messestand? Senden Sie einfach eine Standansicht und Ihre Hallenlage an Unsere Experten analysieren Ihr Standkonzept hinsichtlich Funktionalität, Produktpräsentation, Fernwirkung, Laufwege und CI-Konformität kostenfrei und unverbindlich. Hochwertige Standbauten, individuell gefertigte Unikate und exklusivste Ausstattungsdetails: Bei der Konzeption von Designständen arbeiten Architekten, Designer und Marketingprofis Hand in Hand, um ein außergewöhnliches Messeerlebnis zu kreieren. Von der ersten Idee über handgeskribbelte Designentwürfe bis hin zur finalen Umsetzung: jeder Schritt ist hier individuell auf die Kundenbedürfnisse abgestimmt. Wer in Sachen Corporate Identity keine Kompromisse eingehen will, findet in einem Designstand seine optimale Lösung. BESAGROUP ACCURATE INTERSOLAR ab 310,00 INDIA /m 2 FARNELL DELL

8 Besuchereinladung Mit einem gezielten Besuchermarketing können Sie sicher sein, dass Sie diejenigen Kunden am Messestand begrüßen, für die Sie sich interessieren. Nichts ist auf einer Messe ineffizienter als Zufall und Hoffnung. Warum sind Besuchereinladungen so wichtig? Laut einer aktuellen AUMA-Umfrage ist eine Messeeinladung die wirksamste Form der Besucher ansprache überhaupt. Zudem bieten Messeeinladungen eine hervorragende Möglichkeit, sich frühzeitig vom Wettbewerb positiv abzusetzen und Interesse zu generieren. Das Wichtigste aber ist: Auch die verfügbare Zeit der Messebesucher ist begrenzt. Über 80 aller Fachbesucher planen Ihren Messebesuch im Vorfeld und vereinbaren bereits wichtige Gesprächstermine. Sorgen Sie mit gezielten Einladungen für verbindliche Besuchertermine. Wie plane ich meine Einladungskampagne richtig? Die wichtigste Regel vorweg: Planen Sie frühzeitig. Allein die Aktualisierung und Erweiterung von Adressdaten ist zeitaufwändig und unerlässlich. Schließlich hat die richtige Ansprache Ihrer Gäste oberste Priorität. Kategorisieren Sie Ihre Adressen und legen Sie fest, wen Sie per einladen wollen und für welche Gäste Sie die persönlichere Form des Briefes oder der direkten Ansprache wählen. Gut strukturierte Adressdaten erlauben Ihnen zudem, zielgruppenspezifische Anschreiben zu versenden. Beachten Sie beim Einladungsversand, dass Führungskräfte und Gäste mit langer Anreise mehr Vorlaufzeit für ihre Terminplanung benötigen. Auch Feiertage und Ferien sind zu berücksichtigen. Nicht nur bei mehrstufigen Einladungskampagnen ist ein exakt definierter Terminplan genauso wichtig wie die inhaltliche Abstimmung der Einladungen mit weiteren Marketingmaßnahmen. Insbesondere die internen Organisationsprozesse sind frühzeitig zu definieren: An wen geht der Rücklauf? Wer koordiniert die Messetermine und wie? Sind Ihre Vertriebsmitarbeiter über die Messeeinladungen informiert und können diese kompetent reagieren, wenn sie von interessierten Besuchern angesprochen werden? Wie hebe ich mich mit meiner Einladung von den anderen Ausstellern ab? Mehrstufige Einladungsaktionen erzielen deutlich höhere Aufmerksamkeit. Nutzen Sie dabei auch unterschiedliche Medienformen. Bewährt haben sich beispielsweise Save the Date - s für den ersten Schritt, im zweiten dann die schriftliche Einladung in Briefform und zuletzt der persönliche Erinnerungsanruf kurz vor Messebeginn. Schaffen Sie dabei besondere Anreize für den Besuch Ihres Messestands und wecken Sie Neugierde auf die Innovationen, die Sie präsentieren. Auch Gutscheine, eine Einladung zur Standparty und zu Vorträgen oder passende Give-aways verstärken das Interesse an einem Standbesuch. Leicht zu integrieren und bei den Besuchern sehr beliebt sind die Gasttickets, die beim Messeveranstalter bestellt werden können und Ihren Besuchern einen kostenfreien Zugang zur Messe ermöglichen. Häufig stehen diese Gutscheine auch als E-Gasttickets zur Verfügung und lassen sich somit problemlos in Ihre s integrieren. 14 Messeeinladungen tragen maßgeblich zum Erfolg der Messebeteiligung bei. Messeeinladungen sind ein integrativer Bestandteil der gesamten Messekommunikation. Laden Sie außer bestehenden auch neue Kunden ein. Nachhaltige Wirkung lässt sich mit einer mehrstufigen Besucheransprache erreichen. Schaffen Sie Anreize für einen Standbesuch. Vereinbaren Sie konkrete Gesprächstermine. Sprechen Sie Ihre unterschiedlichen Zielgruppen individuell an. PRAXISTIPP: WAS GEHÖRT IN MEINE MESSEEINLADUNG? Messebotschaft Veranstaltung: Ort und Datum Ansprechpartner mit Kontaktdaten Themen, Produkte, Dienstleistungen --> insbesondere: Neuheiten Nutzen für die Besucher Events (Produktpräsentationen, Vorträge etc.) Logo des Unternehmens und der Messe Anreiz (z. B. Gasttickets oder E-Gasttickets) Rückantwortmöglichkeiten Halle/Standnummer --> Wegweiser zum Stand 15

9 PROFI-TIPP Online-Terminvereinbarungstool ExpoEasyContact Der einfachste Weg zur Terminvereinbarung für bestehende und potenzielle Kunden Mit ExpoEasyContact bieten Sie Ihren Besuchern die Mög lichkeit, problemlos vorab Gesprächstermine für den Zeitraum der Messe zu vereinbaren. Ihre Besucher gelangen über Mailings und Ihre Homepage auf die von Ihnen konfigurierten Online-Terminkalender Ihrer Standmitarbeiter. In der Terminübersicht können die Besucher dann ihre Wunschtermine wählen und diese bei Ihren Standmitarbeitern anfragen. ExpoEasyContact lässt sich flexibel in Ihre Messekommunikation einbinden. ExpoEasyContact Hier Wunschtermin vereinbaren. Ihre Terminanfrage wurde versendet. 1 Kalender in Mailings und Website einbinden 2 Besucher wählt Wunschtermine 3 Versand Terminanfrage Weitere Informationen im Informationsportal der Initiative Messeerfolg der iba 2015 unter

10 Neue Kontakte gewinnen Messen sind nicht nur das ideale Forum zur Kundenpflege, sie sind auch das ideale Instrument, um neue Kontakte zu gewinnen. Wie erreiche ich bereits vor der Messe potenzielle Besucher? Wer neue Kontakte generieren will, muss potenzielle Besucher über die eigene Messebeteiligung informieren. Binden Sie die Ankündigung Ihrer Messepräsentation in Ihre gesamte Kommunikation mit ein, beispielsweise in Ihre -Signatur, auf Ihrer Website, in Ihre Anzeigen oder in einen Newsletter. Sorgen Sie für Interesse, indem Sie Highlights ankündigen beispielsweise Fachvorträge von renommierten Experten oder exklusive Produktpremieren. Binden Sie Informationen zu Ihrem Messeauftritt in Ihre bestehende Kommunikation mit ein und nutzen Sie die Kommunikationswege des Veranstalters wie z. B. den Katalogeintrag. Bieten Sie unkomplizierte Möglichkeiten der Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen. Sorgen Sie mithilfe einer durchgängigen Kommunikation für eine hohe Wiedererkennbarkeit. Laden Sie ehemalige Kunden und Pressevertreter an Ihren Stand ein. Besonders wichtig ist die Einladung potenzieller Neukunden. Nutzen Sie dafür Adressen Ihrer eigenen Datenbank potenzieller und ehemaliger Kunden oder von Adressbrokern. Auch Newsletter-Abonnenten-Pools, Community-Plattformen und die Ausstellerdatenbank der Messe sind wertvolle Quellen. Bieten Sie Besuchern mit einem Eintrag im Messekatalog die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme. Zahlreiche Chancen, auf sich aufmerksam zu machen, bieten auch die Kommunikationsplattformen der Messe: Dazu zählen Einträge in den Messekatalog und Bannerwerbung auf der Messehomepage. Sorgen Sie im Vorfeld der Messe mit aktiver Pressearbeit für redaktionelle Berichterstattung über Ihren Messeauftritt oder nutzen Sie die Möglichkeit, Anzeigen in Sonderausgaben von Fachpublika tionen zur Messe zu schalten. Wie gewinne ich während der Messe das Besucherinteresse? Um das Interesse Ihres potenziellen Neukontakts zu gewinnen, muss dieser auf den ersten Blick erkennen können, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen bietet. Besondere Eyecatcher am Stand oder Aktionen können dabei die Aufmerksamkeit der Messebesucher erregen. Viele Messen bieten auch die Möglichkeit, Werbeflächen auf dem Messegelände für eine gezielte Führung zu Ihrem Stand zu nutzen. In Kooperation mit anderen Ausstellern lassen sich auch Hinweise auf den eigenen Stand an den Ständen Ihrer Partner effizient platzieren

11 MITARBEITERBRIEFING Der Verlauf eines Kundengesprächs am Messestand ist ein maßgeblicher Erfolgsfaktor. Damit Ihre Standmitarbeiter optimal agieren und reagieren, müssen sie im Vorfeld umfassend auf die spezifischen Anforderungen vorbereitet werden. Welche Informationen benötigen meine Standmitarbeiter, um optimal vorbereitet zu sein? Nur wer sein Ziel kennt, kann es auch erreichen. Die genaue Kenntnis der definierten Messeziele, -botschaften und -strategien sind für die Gesprächsführung am Stand unerlässlich. Je genauer Ihre Mitarbeiter wissen, was und wer sie auf der Messe erwartet, desto besser können sie sich auf die Situation am Stand vorbereiten. Informieren Sie sie darüber, welche Zielgruppen Sie eingeladen haben und welche potenziellen Interessenten aufgrund der Besucherstruktur der Messe zu erwarten sind. Die FKM*-Besucherstatistik gibt Ihnen darüber genauen Aufschluss. Der Messestand ist für die Messedauer Ihre zentrale Firmenpräsenz. Daher sollten Ihre Mitarbeiter auch ihr Umfeld genau kennen: Nicht nur die exakte Standposition auf dem Messegelände, sondern auch, welche Mitbewerber sich auf der Messe in welcher Form und mit welchen Produkten und Dienstleistungen präsentieren. Wie sichere ich einen reibungslosen organisatorischen Ablauf am Stand? Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten am Messestand ist unerlässlich, um reibungslose Prozesse zu gewährleisten. So ist insbesondere zu klären, wer der Ansprechpartner für Key-Accounts ist, wer sich um Presseanfragen kümmert und wer für organisatorische Fragen zuständig ist. Eine Telefonliste mit den wichtigsten Kontaktpersonen am Stand sollte jedem verfügbar sein, ebenso wie eine Übersicht mit Terminen, Veranstaltungen und Aktionen am Stand. Um möglichst viele Kontakte zu gewinnen, ist die Festlegung der optimalen Gesprächsdauer sinnvoll. Vereinbaren Sie zudem mit Ihrem Standteam ein unauffälliges Zeichen, um ungewollte Marathon-Gespräche geschickt zu beenden. Kommunizieren Sie im Vorfeld an alle Standmitarbeiter, wie Gespräche an Ihrem Stand dokumentiert werden sollen. Wie bereite ich meine Standmitarbeiter optimal vor? Messetrainings sind ein wichtiges Instrument, um frühzeitig alle Messebeteiligten auf konkrete Situationen am Stand vorzubereiten und das richtige Kommunikationsverhalten abzustimmen. Auch ein schriftliches Briefing, in dem alle relevanten Aspekte Ihrer Messebeteiligung knapp formuliert sind, ist eine wertvolle Unterstützung für Ihre Standmitarbeiter. Nutzen Sie den Tag vor der Messe für ein kurzes Kick-off-Meeting, um organisatorische Details und offene Fragen zu klären, eine Einführung in den Stand zu geben sowie nochmals die wichtigsten Kommunikationsrichtlinien zu wieder holen. Auch während der Messetage sind tägliche Meetings notwendig. Nur so können Sie sofort auf auftretende Probleme reagieren und erhalten Feedback zu den geführten Messegesprächen und allen Prozessen am Stand. Der erste Eindruck zählt setzen Sie an Ihrer Informationstheke nur bestens geschultes, kompe - tentes Personal ein. Setzen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiter, um gemeinsam das Messeziel zu erreichen. Nutzen Sie in täglichen Meetings das Feedback Ihrer Mitarbeiter, um umgehend reagieren zu können. Arbeiten Sie mit einem System, das jederzeit sofort erkennen lässt, welche Mitarbeiter gerade nicht am Stand anwesend sind und wann diese zurückkehren. Gehen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten am Stand klar verteilt und kommuniziert sind. *Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen 20 21

12 MESSEGESPRÄCHE Die Möglichkeit zur Live-Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Partnern ist ein wesentlicher Vorteil von Messen. Messen sind Kommunikationsforen und entsprechend steht am Messestand das erfolgreiche Kundengespräch im Mittelpunkt. Ihre gesamte Messevorbereitung und Ihr Standkonzept sollten darauf ausgerichtet sein, zahlreiche und qualitativ hochwertige Messegespräche zu generieren. Wie führe ich ein erfolgreiches Messegespräch? Messegespräche sind Dialoge. Vermeiden Sie es, in einen Monolog über Ihre Leistungen zu verfallen. Erkunden Sie im Gespräch die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners. Beantworten Sie nicht nur Fragen, sondern fragen Sie selbst gezielt nach. Und vergessen Sie nicht: Das Messegespräch dient der Kontaktpflege und der Kundenneugewinnung. Vereinbaren Sie also gemeinsam das weitere Vorgehen. Wie spreche ich Besucher richtig an? Geben Sie Ihrem Besucher beim Betreten des Standes erst einmal kurz Zeit, sich zu orientieren. Nehmen Sie Augenkontakt auf und steigen Sie dann mit einer offenen, situativen Frage in das Gespräch ein. Und ganz wichtig: Die Gesprächspartner sollten sich im Gesprächsverlauf mit dem Austausch der Visitenkarte persönlich vorstellen. Sprechen Sie Ihre Besucher mit einer offenen Frage an. Vermeiden Sie allgemeine Floskeln wie die Frage Kann ich Ihnen helfen?. Vermitteln Sie nicht nur Informationen, sondern hinterfragen Sie aktiv die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners. Bereiten Sie sich auf Ihre Gesprächstermine vor und informieren Sie sich über das Unternehmen Ihres Gesprächspartners. Beweisen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie Ihr Messegespräch ernst nehmen mit einer raschen Reaktion auf seinen Besuch im Nachfeld der Messe. Intensive Trainings mit allen Mitarbeitern, die am Messestand Gespräche führen, geben Sicherheit und schaffen einheitliche Kommunikationsleitlinien. Testen Sie, wie gut Sie sind. Mit Mystery Visits während und Online-Befragungen nach der Messe. Halten Sie vereinbarte Termine ein. Wie prüfe ich die Qualität der Messegespräche? Die Selbsteinschätzung einer Gesprächssituation ist sehr subjektiv. Mit den so genannten Mystery Visits durch einen objektiven Testbesucher können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden und die Betreuungsqualität optimieren. Ein fundiertes Feedback erhalten Sie kostengünstig durch eine Online-Befragung Ihrer Besucher nach der Messe. Als Grundlage für die Optimierung Ihres nächsten Messe auftritts ist sie ein wertvolles Instrument im Messemarketing

13 LEADMANAGEMENT Die perfekt geplante Kontakterfassung als Erfolgsgarant. Wie sichere ich schon vor der Messe die optimale Kontakterfassung? Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Prozess der Kontakterfassung und legen Sie standardisierte Gesprächsformulare fest. So gehen Sie sicher, am Ende über alle wichtigen Informationen zu verfügen. Gesprächsformulare erleichtern und sichern im nächsten Schritt die zügige Nachbearbeitung und Auswertung Ihrer Messekontakte. Bereiten Sie bereits vor Messebeginn den Versand eines Dankesschreibens vor und versenden Sie dieses tagesaktuell oder kurz nach Messeende an Ihre Besucher. Wie führe ich die Kontakterfassung am Stand durch? Um die Gesprächsinformationen auswerten zu können, müssen diese direkt nach dem Gespräch erfasst werden. Notizen während des Gesprächs zeigen Ihrem Besucher, dass Sie sein Anliegen erst nehmen denken Sie allerdings daran, diese offen vor dem Kunden zu machen. Vergessen Sie nicht, Ihre Gesprächsnotizen mit den Kontaktdaten oder der Visitenkarte Ihres Gesprächspartners zu versehen. Und vereinbaren Sie auf alle Fälle den nächsten Schritt: Ob dies nun die Zusendung von Informationsmaterial ist, ein weiterer Gesprächstermin oder die Zusendung eines Angebots. Erfassen Sie Kontaktdaten unmittelbar und digital direkt am Stand. Standardisierte Gesprächsprotokolle lassen sich umgehend digitalisieren. So gehen keine wichtigen Informationen verloren. Nutzen Sie Wettbewerbsvorteile durch eine zeitnahe Nachbearbeitung Ihrer Messekontakte. Erfassen Sie folgende Daten standardisiert mit einem einfachen Gesprächsbogen: Kontaktdaten, Besucherkategorie (Kunde etc.), Gesprächsinhalt (z. B. Interesse an bestimmten Produkten), an wen wird der Kontakt intern weitergeleitet, vereinbarte nächste Schritte und Datum, Bemerkungen. 24 Wie aufwändig ist eine professionelle Kontakterfassung? Mit den richtigen Tools ersparen Sie Ihren Standmitarbeitern jede Menge Arbeit und gewährleisten, dass alle Daten und Gesprächsformulare schon auf der Messe digitalisiert werden. Mit professionellen Leadmanagementsystemen wie z. B. expocrm erfassen Sie sämtliche Kontaktdaten Ihrer Besucher am Stand elektronisch. Beim Gespräch füllen Sie standardisierte Formulare aus und scannen diese ein. Alle wichtigen Kontakt- und Gesprächsdaten sind damit sofort erfasst und stehen für die Nachbearbeitung, z. B. für den Versand von Infomaterial, sofort zur Verfügung. PRAXISTIPP expocrm Mit expocrm beginnt die Messenacharbeit schon während der Messelaufzeit durch die digitale Erfassung von Kontaktdaten und Gesprächsnotizen mit minimalem Aufwand. Weitere Informationen im Informationsportal der Initiative Messeerfolg der iba 2015 unter 1 Elektronische Kontakterfassung 2 Digitalisierung der Gesprächsbögen 3 Schnelle Reaktion auf Messebesuch 25

14 MESSENACHARBEIT Erntezeit so trägt Ihr Messeengagement Früchte. Warum ist die Messenacharbeit eigentlich so wichtig? Ihre Besucher führen auf einer Messe viele Gespräche sehr wahrscheinlich auch mit Ihren Mitbewerbern. In diesem Zusammenhang ergab eine Studie des AUMA, dass über 50 der Messebesucher mit der Messenacharbeit der Aussteller unzufrieden sind. Dort liegt also ein besonders hohes Potenzial, sich vom Wettbewerber abzusetzen. Wodurch zeichnet sich eine gute vertriebliche Messenacharbeit aus? Gute vertriebliche Nacharbeit zeichnet sich durch eine schnelle Reaktion sowie ein konkretes Eingehen auf das Anliegen des Besuchers aus. Ihre Besucher erwarten, dass Sie Zusagen einhalten und beispielsweise die Zusendung von Informationsmaterialien und Angeboten nicht auf die lange Bank schieben. Einen nachhaltig positiven Eindruck des Messe besuchs sichert auch ein Dankesschreiben, das unmittelbar nach dem Besuch versendet wird. Wie schaffe ich es, von den Erfahrungen aller Messebeteiligten zu profitieren? Neben den Daten Ihrer Messemarktforschung liefert Ihnen das Feedback aller beteiligten Mitarbeiter und Dienstleister wichtige Anhaltspunkte, die Sie zur Optimierung Ihres nächsten Messeprojekts benötigen. Feedbackmeetings und -workshops sollten umgehend nach Messeende durchgeführt werden, damit Eindrücke, Anregungen, Lob und auch Kritik nicht verloren gehen. Die schnelle Reaktion auf Messegespräche sichert Wettbewerbsvorteile. Halten Sie Zusagen (z. B. Versand von Angeboten oder Informationsmaterialien) unbedingt ein. Definieren Sie bereits vor der Messe alle Prozesse der Nacharbeit. Holen Sie sich Feedback von allen Beteiligten: durch Online-Befragung, Feedbackmeetings und -workshops. Eine professionelle Kontakterfassung am Stand ist die grundlegende Voraussetzung der Messenachbearbeitung

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