Corporate Information Management Der andere Blick ins Unternehmen

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1 Corporate Information Management Der andere Blick ins Unternehmen

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3 Vermindern Sie Ihr unternehmerisches Risiko Als Unternehmer fällen Sie täglich unzählige Entscheidungen. Diese treffen Sie auf der Basis der Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Doch in vielen Unternehmen ist der Blick auf die notwendigen Daten verstellt. Wertvolles Wissen ist irgendwo in den Strukturen des Unternehmens verborgen. So werden Chancen vergeben, weil die Entscheidungsgrundlage nicht vollständig ist. Quelle: Wind-to-Energy GmbH, Rostock Unser Corporate Information Management-System LBOffice stellt ein Novum in der Softwarebranche dar und verändert auch Ihren Blick auf die vorhandenen Informationen. Wir bieten Ihnen einen beispiellosen, neuen Ansatz, Ihr Unternehmen mit einer einzigen Managementsoftware zu leiten. Hier einige Aufgaben, für die LBOffice das richtige Werkzeug ist: 1. Auf Kollisionskurs? Mit Compliance-Management im sicheren Fahrwasser 2. Ein anstrengender Weg? Kundenbeziehungen ausbauen und festigen mit integriertem CRM 3. Individuell und zugleich universell Das perfekte Werkzeug für alle Unternehmensbereiche 4. Mehr sehen als ein Chamäleon Vollständiger Blick auf sämtliche Akten durch eingebundenes DMS 5. s, (k)eine Sackgasse im Unternehmen Intelligente Einbindung elektronischer Kommunikation 6. Lohnender Blick auf die Prozesse und deren Kosten Mit optimierten Geschäftsprozessen die gesetzten Ziele schneller erreichen 7. Das Gehirn eines Unternehmens Richtiges Wissensmanagement macht Unternehmen leistungsfähiger 8. Gemeinsam durchstarten Mit der passenden Unterstützung zum optimalen Ergebnis 3

4 Auf Kollisionskurs? Unternehmen müssen heute vielfältige Prüfungen und Audits bestehen. Damit verbunden ist eine Flut von Vorschriften, die eine Welle von Bürokratie nach sich zieht. Das Schiff im sicheren Fahrwasser zu halten, ist eine echte Herausforderung. Auf hoher See unterstützen heute moderne Navigationsund Warnsysteme den Kapitän. So steuert er sein Schiff sicher von Hafen zu Hafen, auch bei unruhiger See. Aber welches System nutzen Sie, um sicher durch das Meer der Vorschriften zu navigieren? Der Gesetzgeber fordert von Ihnen den regelkonformen Umgang mit geschäftlichen Informationen. Dabei spielen nicht nur Datenerfassung, Datensicherheit und Datenarchivierung eine Rolle, sondern auch die Prozesse und deren lückenlose Dokumentation. Compliance, nur eine Frage des Vertrauens? Seeleute sind auf hoher See nicht nur im Sturm aufeinander angewiesen. Die Mannschaft muss sich vertrauen. Trotzdem werden alle relevanten Ereignisse im Logbuch festgehalten. Auch im Unternehmensalltag ist Vertrauen gut. Doch, selbst wenn in Ihrem Unternehmen eine Compliance-Kultur herrscht, können Sie auch beweisen, dass alle Vorschriften und Fristen eingehalten wurden? Gewährleisten Sie Informationssicherheit und Datenschutz mit dokumentierten Prozessen? Haben Sie ein System, das Sie hierbei unterstützt? Mit Recht im sicheren Fahrwasser Halten Sie Ihr Unternehmen auf sicherem Kurs. Mit LBOffice schaffen Sie die richtigen Voraussetzungen für ein regelkonformes Compliance-Management: Lückenlose Dokumentation von Prozessen und Zuständigkeiten Implementierte Funktion zur Delegation und Kontrolle Archivierung mit mehrstufigem Speicherkonzept Schutz vor Datenverlust durch Systemroutinen Schutz sensibler Daten durch einstellbare Rechte und Regeln Wahrung von Perönlichkeitsrechten durch flexibel einstellbare Zugriffsrechte Realisieren Sie mit LBOffice Ihre Sicherheits- und Compliance-Strategie. 4

5 Ein anstrengender Weg? Gute Kundenbeziehungen sind ein wichtiger Grundstein für den Erfolg. Wegbereiter hierfür ist ein funktionierendes Customer Relationship Management (CRM). Mit dem richtigen System haben Sie alle Kundenwünsche sicher im Griff. Einen neuen Kunden zu gewinnen, heißt einen Gipfel erklimmen. Aber auch vorhandene Kunden langfristig zu binden, ist eine steile und beschwerliche Klettertour. Kunden erwarten einen Nutzen und das richtige Preis-Leistungsverhältnis. Zur Kundengewinnung und -bindung betreiben Unternehmen einen hohen Aufwand. Die meisten Unternehmen beherrschen die Auftragsabwicklung und nutzen zur Verwaltung ihrer Kernprozesse Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme. Doch die darüber hinausgehenden Abläufe wie Pre-Sales-Service oder Beschwerdemanagement gleichen einer Gratwanderung bei Nebel. Hier fehlt in vielen Unternehmen ein geeignetes Werkzeug. Kundenbeziehungen im Griff LBOffice hilft Ihnen, einen soliden Weg zu erstellen, denn sämtliche Funktionen zum Customer Relationship Management sind vollständig integriert. In allen Unternehmensbereichen unterstützt das System Ihre Mitarbeiter bei der Kundenbetreuung. Folgende Funktionen stellen die Bearbeitung der Kundenanforderungen in allen Phasen sicher: Direkte Erfassung aller Eingänge Ticketsystem zur zentralen Verteilung und Bearbeitung Umfassendes System zur Kundenbetreuung Transparente Prozesse mit eindeutigen Zuständigkeiten Effiziente und kompetente Kundenbetreuung muss keine Kletterpartie sein. Ein ideales Instrument nutzt dabei die vorhandenen Daten zum Beispiel aus dem ERP-System und ergänzt diese. Es hilft Ihren Mitarbeitern, aus den reinen Kundendaten eine lebendige Kundenakte zu erstellen. Nur wenn Ihre Mitarbeiter den Kunden aktiv begleiten, können langfristige Kundenbeziehungen auf- und ausgebaut werden. Dies erfordert ein umfassendes Managementsystem, nicht nur für den Vertrieb. Jederzeit vollständige und aktuelle Informationen Automatisierte Kommunikation Implementierte Groupware-Funktionen Machen Sie mit LBOffice aus der Kundenbetreuung einen komfortablen Wanderweg, auf dem Sie alle Stolpersteine gekonnt meistern. 5

6 Unsere Anforderungen an das Informationsmanagement sind sehr breit gefächert. Neben den klassischen Ablagestrukturen nach Kunden, Themen und Projekten benötigen wir zusätzliche Elemente, um zum Beispiel Mitgliedschaften oder Patente organisieren zu können. Ein wesentlicher Grund warum wir kein herkömmliches Managementsystem eingeführt haben, sondern uns für LBOffice entschieden haben., so Jens Reimann, kaufmännischer Leiter der Lenord, Bauer & Co. GmbH. Individuell und zugleich universell Das geht nicht., sagen Sie? Doch das geht! Auch Unternehmensziele haben eine universelle Bedeutung und sind doch individuell formuliert. Zum Erreichen Ihrer Ziele brauchen Sie das richtige Werkzeug. In der Theorie wird ein Unternehmensziel als angestrebter Zustand beschrieben. Dieser liegt in der Zukunft und ist das Ergebnis von wirtschaftlichen Entscheidungen. Das Ziel zu erreichen und immer ins Schwarze zu treffen, erfordert Expertise, Handlungsbereitschaft und professionelle Managementinstrumente. Gerade in mittelständischen Unternehmen fehlt es häufig an geeigneten Werkzeugen. Viele gängige Softwareprodukte sind auf genau einen Funktionsbereich zugeschnitten. Die Freiheit, die Sie und Ihre Teams brauchen Das Ergebnis ist ein universell einsetzbares Werkzeug, das Sie gezielt auf Ihre Bedürfnisse abstimmen können. LBOffice gibt Ihnen den Freiraum, den Sie brauchen. Das System unterstützt zum Beispiel: die Entwicklungsabteilungen bei der Projektorganisation und Patentverwaltung Funktional ist nicht optimal Gängige Managementwerkzeuge sind funktional aufgebaut und auf einzelne Anwendungen fokussiert. Hier leisten sie gute Dienste. Doch sobald eine andere Aufgabe damit verwaltet werden soll, kommen solche Systeme an ihre Grenzen. Einen optimalen Ablauf im Unternehmen erreicht man am ehesten, wenn alle Arbeitsabläufe mit einer einzigen, zentralen Plattform koordiniert und organisiert werden. Das klingt nach einem mächtigen und starren System, das wenig Freiheitsgrade bietet. Trotzdem genügend Freiraum für individuelle Anforderungen zu ermöglichen, hat unsere Softwareentwickler beflügelt. den kaufmännischen Bereich bei der Verwaltung des Fuhrparks und beim Vertragsmanagement das Marketing bei der Planung und Organisation von Messen und Veranstaltungen den Vertrieb beim Pre- und After-Sales-Management die IT-Spezialisten bei der Verwaltung der IT-Systeme Das sind nur einige Einsatzmöglichkeiten, Ihren Ideen sind keine Grenzen gesetzt. Stellen Sie mit der offenen Plattform sämtliche Informationen unternehmensweit zur Verfügung und passen Sie LBOffice an Ihr Unternehmen an. 6

7 Mehr sehen als ein Chamäleon Das Blickfeld eines Chamäleons beträgt etwa 342. Wieviel sehen Sie? Unvollständige Akten führen in vielen Unternehmen zu erheblichen Reibungsverlusten. Ein modernes Management-System sorgt für den Rundumblick. Das Chamäleon kann mit seinen scharfen Augen gleichzeitig in zwei unterschiedliche Richtungen blicken. So erreicht es ein erstaunliches Blickfeld von 342. Trotzdem, alles was direkt in seinem Rücken passiert, kann das Tier nicht sehen. Es bleiben 18 Ungewissheit für die Echse. In der Regel sind die Kernprozesse im Unternehmen optimiert. Mit den hierfür eingesetzten Enterprise Resource Planning-Systemen werden die Ressourcen effizient verwaltet. Relevante Kennzahlen und Analysen werden strukturiert ausgegeben. Der Blick auf all diese Informationen ist scharf. Doch wie sieht es mit den anderen Prozessen im Unternehmen aus? Scharfer Blick auf alle Prozesse Mit LBOffice sehen Sie mehr als ein Chamäleon und ergänzen die Informationen aus Ihrem ERP-System. So erreichen Sie eine unternehmensweite 360 -Ansicht auf alle Geschäftsprozesse und Akten. Denn das System vereint folgende Grundelemente der elektronisch-gestützten Unternehmensführung: Integration und Synchronisation von Daten des Enterprise Resource Planning-Systems (ERP) Customer Relationship Management-System (CRM) Können Sie mit der Ungewissheit leben? In vielen Unternehmen bietet sich abseits der Kernprozesse ein vages Bild. Denn häufig befinden sich die Informationen in verschiedenen elektronischen Systemen, wie Kundendatenbank, Dokumentenmanagement-System, - und Terminplanungsprogramm oder der Vorgangsund Projektverwaltung. Mit diesen Systemen den Überblick zu wahren, braucht wertvolle Zeit und kostet Nerven. Partner- und Adressverwaltung Dokumentenmanagement-System (DMS) Groupware und -Client Projektverwaltung und Projektcontrolling Vorgangsverwaltung und Prozessplanung Das finden Sie alles in einem einzigen System: LBOffice. 7

8 Mit LBOffice ist das Überführen und Verwalten von s ein Kinderspiel. Seit wir das System auch zur Bearbeitung nutzen, stehen die vollständigen Kundenakten allen Mitarbeitern zur Verfügung. So sind sämtliche Vorgänge transparenter., bestätigt Ralf Beckmann, Geschäftsführer Marketing und Vertrieb der Lenord, Bauer & Co. GmbH. s, (k)eine Sackgasse im Unternehmen s sind heute ein gängiges und direktes Medium, um Informationen zu übermitteln. Schneller und direkter ist nur das persönliche Gespräch oder Telefonat. Doch Postfächer werden in den meisten Mailsystemen vom Nutzer persönlich verwaltet. Was vor einigen Jahren noch als Brief oder Fax in eine Akte geheftet wurde, kommt heute einfach per . Dadurch haben sich auch geschäftliche Kommunikationswege verändert. Blitzschnell wandert die Nachricht von Postfach zu Postfach. Diese sind aber in vielen Mailsystemen persönlich organisiert und als Konsequenz bleiben wichtige Informationen in den privaten Mailboxen hängen. Moderne Kommunikation - Datengräber inklusive So entstehen Datengräber in persönlichen Postfächern, die einer Sackgasse gleichen. Der englische Ausdruck DEAD END beschreibt die Situation noch besser. Moderne Kommunikation enthält also in vielen Fällen ein totes Ende. Denn das Zugänglich machen bleibt aus, da es durch den Systemwechsel zu umständlich ist. Aber auch innerhalb des Mailsystems entstehen Sackgassen. So wird beim Weiterleiten oder Antworten schon mal ein Empfänger vergessen oder jemand nachträglich in den Verteiler aufgenommen. Dieser ist chancenlos, der bisherigen Kommunikation zu folgen. Das erschwert die Zusammenarbeit. Beerdigen Sie die persönlichen Datengräber LBOffice zeigt einen Weg aus der Sackgasse, denn es kombiniert die Vorteile der elektronischen Post mit den Anforderungen einer wissensbasierten Organisation. Auch unser Corporate Information Management-System arbeitet mit persönlichen Postfächern. Aber diese sind kein Datengrab, das nur umständlich geöffnet werden kann. Der Unterschied zu herkömmlichen Anwendungen: sie sind in das System integriert! Übertragung ohne Systemwechsel Einfache und schnelle Bearbeitung Automatische Vergabe der Zugriffsrechte Lückenlose Nachrichen-Historie Nutzen Sie die Vorteile des revolutionären -Clients in LBOffice. 8

9 Lohnender Blick auf die Prozesse und deren Kosten Für den Erfolg eines Unternehmens sind reibungslose und klare Geschäftsprozesse ein entscheidender Faktor. Um die Unternehmensziele zu erreichen, müssen die existierenden Informationen und Abläufe optimal genutzt werden. Wer schon einmal versucht hat, die Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu erfassen und zu beschreiben, weiß wie viel Arbeit darin steckt. Doch aus einer gut beschriebenen Prozesslandschaft zieht man noch keinen Nutzen. Die beschriebenen Wege müssen praktisch umgesetzt und genutzt werden. Danach können die Abläufe optimiert und so auf Dauer die Prozesskosten gesenkt werden. Unternehmensziele vor Augen Erst wenn alle Mitarbeiter die Prozesse leben, ergibt sich eine Wertschöpfung. Mit LBOffice schaffen Sie die optimalen Voraussetzungen hierfür und entwickeln eine unternehmensweite Prozesslandschaft. Das System unterstützt Ihre Mitarbeiter durch: Klar definierte Abläufe und Informationswege Fragen zu Theorie und Praxis im Unternehmen Übersichtliche und strukturierte Ablage aller Prozesse Nehmen Sie sich ein wenig Zeit und betrachten Ihre Prozesse genauer. 1. Kennen alle Mitarbeiter die Geschäftsprozesse? 2. Werden alle Abläufe dokumentiert, vor allem die gesetzlich vorgeschriebenen? 3. Sind für alle Unternehmenseinheiten die definierten Rollen und Rechte abgebildet? 4. Sind alle Schnittstellen zwischen Prozessen und Prozessketten klar definiert und Verschachtelungen abgebildet? 5. Ist Ihre Organisation flexibel und können Ausnahmen zur Regel werden? Lückenlose Dokumentation aller Aufgaben Einstellung von Ad-hoc -Workflows Sorgen Sie mit unserem Corporate Information Management-System LBOffice für klare Geschäftsprozesse und machen Sie Ihre Organisation effizienter. 9

10 Das Gehirn eines Unternehmens Die Leistungsfähigkeit des menschlichen Gehirns ist enorm. Einmal gespeicherte Informationen sind sofort abrufbar und ermöglichen ein schnelles Handeln. Ein Unternehmen genauso leistungsfähig zu machen, ist eine echte Herausforderung. Das menschliche Gehirn ist ein Wunderwerk der Natur. Es ist in der Lage, Informationen zu verarbeiten und zu speichern. Dabei lernt der Mensch, indem er Informationen miteinander verknüpft und Erkenntnisse gewinnt. So entsteht ein Wissensnetz, das im Laufe der Jahre ein unglaubliches Volumen erreicht. Noch erstaunlicher ist, dass dieses Wissen ohne spürbaren Aufwand jederzeit nutzbar ist. Wissen im Unternehmen generieren Auch im Unternehmen fallen täglich zahlreiche Informationen an und werden in Form von Dokumenten und Daten gespeichert. Doch viele Organisationen sind nicht in der Lage, aus dem bloßen Informationspool auch nutzbares Wissen zu generieren. Um das zu erreichen, müssen Verbindungen zwischen Informationen hergestellt, Akten verwaltet und Abläufe dokumentiert werden. Erkenntnisse aus diesem Handeln führen zu einem Lernprozess im Unternehmen und langfristig zu einem nutzbaren Wissenspool. In vielen Unternehmen scheitert der Aufbau eines solchen umfassenden Wissensnetzes am passenden Werkzeug. Nutzen Sie Ihr Unternehmensgehirn Mit LBOffice managen Sie das Wissen im gesamten Unternehmen effizient. So steigern Sie die Leistungsfähigkeit aller Bereiche, zum Beispiel durch: Einfache Verwaltung von Akten und Dokumenten Grenzenlose Verknüpfungsmöglichkeiten Lückenlose Dokumentenhistorie Mehrstufiges Speicherkonzept zur Archivierung Frei definierbare Benutzerrechte Einstellbare Freigabemechanismen Flexible und leistungsstarke Suchmechanismen Bauen Sie mit LBOffice ein unternehmensweites Wissensnetz auf. 10

11 Gemeinsam durchstarten Jeder Sprinter weiß genau: Fehler beim Start kann man nur schwer wiedergutmachen. Die richtige Einstellung des Startblocks ist hierbei entscheidend. Auch bei der Einführung von Managementsystemen kann im Vorfeld einiges falsch gemacht werden. Nicht nur beim Hundertmeterlauf kommt es auf einen guten Start an. Auch für neue Managementsysteme ist der Auftakt ein entscheidender Faktor. Die Basis für ein erfolgreich eingeführtes System ist ein tragfähiges Migrationskonzept. Aber häufig werden Vorarbeiten unterschätzt, die für eine erfolgreiche Umsetzung unerlässlich sind. Der Startblock muss gut vorbereitet werden. Eine strukturierte Ist-Aufnahme der IT-Infrastuktur und des vorhandenen Datenbestandes ist unbedingt notwendig. Daneben muss festgelegt werden, welche Daten erfasst und wie diese verarbeitet werden sollen. Gut vorbereitet wird dann die Laufstrecke festgelegt. Der richtige Startblock - nicht nur eine Frage der IT Aber der Erfolg von Informationssystemen ist nicht nur eine Frage Ihrer IT-Landschaft. Die Einführung ist auch mit Veränderungen in den Geschäftsprozessen verbunden. So stehen Ihre Mitarbeiter vor einer neuen Software und veränderten Ablagestrukturen. Möglicherweise müssen sie ihre jahrelang eingespielten Arbeitsweisen ändern. Nicht nur die IT-Systeme, auch Ihre Mitarbeiter müssen gut vom Startblock wegkommen. Mit einem sorgfältig geplanten Changemanagement motivieren Sie Ihre Mitarbeiter für den Langstreckenlauf. Ein guter Start ist der Schlüssel zum Erfolg Wir bereiten gemeinsam mit Ihnen den Startblock vor. Nutzen Sie unser Know-how und überzeugen Sie sich selbst von unseren Leistungen: Consulting und Beratung IT-Infrastruktur-Analyse Systemintegration und Implementierung Technische Unterstützung beim Roll-out Beratung und Begleitung beim Changemanagement Schulung der Administratoren und Anwender Pflegeservice und technische Hotline Starten Sie mit uns eine erfolgreiche Zusammenarbeit. 11

12 D0011-BRO_LBOffice_Lösungen ( ) LBOffice Software GmbH LBOffice Software GmbH Dohlenstraße 32, Oberhausen, Germany Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Ein Unternehmen der LENORD + BAUER Unternehmensgruppe