3112 KLR-Konzept in der bremischen Verwaltung

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1 Betriebswirtschaft / Finanzmanagement KLR in der bremischen Verwaltung Aus- und Fortbildungszentrum KLR-Konzept in der bremischen Verwaltung - KLR in der bremischen Verwaltung - KLR-Rahmenvorgaben - Vollkostenrechnung - Kosten- und Erlösarten - Kostenstellenrechnung - Leistungsrechnung - Kostenträgerrechnung - Gemeinkostenverrechnung - Interne Leistungsverrechnung - Planungsrechnung - Dienstvereinbarung - Nummern-Systematik - IT-Controlling Entwurf auf der Grundlage der KLR-Rahmenvorgaben Dozent: Seite 1 von 156

2 Betriebswirtschaft / Finanzmanagement KLR in der bremischen Verwaltung Inhalt 1. Kosten- und Leistungsrechnung in der Bremer Verwaltung KLR und Neues Steuerungsmodell Rechtliche Grundlagen für die KLR-Einführung in der LHO Rahmenvorgaben für die KLR in der bremischen Verwaltung Dienstvereinbarung über technikgestützte Kosten- und Leistungsrechnung Arbeitsorganisation in der bremischen KLR KLR-Team bei der Senatorin für Finanzen IT-Controlling Dienststellen AFZ-Schulungen Vollkostenrechnung in der Verwaltung Kameralistik, Finanzbuchhaltung und KLR Bremer Kontenrahmen Kosten- und Erlösarten Übernahme von Kosten- und Erlösarten aus der Fibu Kostenartenplan Feldstatusgruppen Darstellung einer Kostenart in SAP Kostenartentypen Kostenartengruppen Konsolidierungskreise Personalkosten Rechnungsabgrenzungsposten Bilanzkonten GuV-Konten Durchlaufende Posten Kalkulatorische Kosten Anlagenrechnung Lagerrechnung Verrechnungskostenarten Kostenstellenrechnung in der Verwaltung Kriterien zur Bildung von Kostenstellen und Kostenstellenarten Kostenstellenhierarchien Kostenstellen-Numerik Darstellung der Kostenstellen in SAP Aufbau der Standardhierarchie Kostenstellengruppen Seite 2 von 156

3 Betriebswirtschaft / Finanzmanagement KLR in der bremischen Verwaltung 5.7. Kostenrechnende Einheiten Kostenstellenarten Leistungsrechnung Aufgabe der Leistungsrechnung Leistungsarten Leistungsartengruppen Statistische Kennzahlen Statistische Kennzahlengruppen Kostenträgerrechnung in der Verwaltung Kostenträger, Produkte und Innenaufträge Kostenträgertypen Auftragsarten und Namenskonvention Darstellung der Kostenträger in SAP Kostenträgertyp-Numerik Funktionskostenträger Auftragsgruppen Darstellung einer Kostenträger-Ergebnisrechnung in SAP Kostenträger budgetieren Leistungserfassung Grundsätze zur Kalkulation von Selbstkosten Beispiel für einen Kostenträger Methoden der Gemeinkostenverrechnung und interne Leistungsverrechnung Kostenrechnungssysteme Verfahren der Gemeinkostenverrechnung Betriebsabrechnungsbogen Vorgangsbezogene Buchungen Manuelle Umbuchung von Kosten Direkte Leistungsverrechnung Indirekte Leistungsverrechnung Umlage Kostenverteilung Verrechnung zwischen mehreren KE Primärkostenverteilung Auftragsabrechnung Rechenverfahren und Zyklus-Segment-Technik Kostenverrechnungen zum Periodenabschluss Periodenabschluss Periodische Umbuchung Abgrenzung Verrechnungen zum Periodenabschluss Periodenabschlusskonzept für die Kernverwaltung Seite 3 von 156

4 Betriebswirtschaft / Finanzmanagement KLR in der bremischen Verwaltung 10. Planung Planversion Planerprofil und Planungslayout Planungshilfen Kostenstellenplanung Innenaufträge Berichtswesen Berichtstypen Standardberichte Reports Berichtswege und -termine Bremer KLR und SAP Beispiel: Verrechnung von Personalkosten Overheadkostenverrechnung mittels Umlageverfahren Anlagen Dienstvereinbarung über technikgestützte Kosten- und Leistungsrechnung Erlös- und Kostenarten CO-Dienststellennummern BVL-Gruppen BV-Kennzahlen IT-Controlling Formulare Stichwortverzeichnis Creative Commons Licence Seite 4 von 156

5 KLR und Neues Steuerungsmodell 1. Kosten- und Leistungsrechnung in der Bremer Verwaltung 1.1. KLR und Neues Steuerungsmodell Die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung in der bremischen Verwaltung ist als ein Baustein des Neuen Steuerungsmodells (NSM) zu betrachten und damit eingebettet in die vielfältigen Maßnahmen der Verwaltungsmodernisierung. Bremen folgt damit auch Empfehlungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle (KGST) zum Verwaltungscontrolling im Neuen Steuerungsmodell. 1 Die Einführung der KLR wurde vom Senat am beschlossen. Nachdem zunächst einige Pilotdienststellen Erfahrungen gesammelt hatten, wurde mit dem Senatsbeschluss vom die schrittweise Flächendeckung entschieden. Ein weiterer Baustein des Neuen Steuerungsmodells ist im Produktgruppenhaushalt zu sehen, der - parallel zum herkömmlichen Haushaltsplan - Grundlage für die Haushaltaufstellung und den Haushaltsvollzug ist. Als weitere hier zugehörige Neuerung ist die dezentrale Haushaltssteuerung (DHS) zu sehen, die den Ressorts und Dienststellen mehr Eigenverantwortung über ihre Finanzen und über ihr Personal (z.b. Personalmanagement, PUMA-Verfahren) gibt. Als Bindeglied zwischen den Ressorts und ihren Dienststellen steht das Kontraktmanagement, in dem die zu erreichenden Ziele und die zugehörigen Maßnahmen beschrieben werden. Kosten- und Produktgruppenhaushalt Leistungsrechnung Outputorientierte Budgetierung Finanzplanung Strategische Controlling Steuerung Operative Steuerung Kameralistik Doppik Definition von Zielen Kontraktmanagement Im Rahmen des Projektes Chips-Mobil zur Einführung einer betriebswirtschaftlichen Standard- Software (SAP ) für die gesamte Haushaltswirtschaft des Landes und der Stadtgemeinde Bremen gehört auch die Kosten- und Leistungsrechnung dazu. Die in einigen Dienststellen zuvor eingesetzte KLR-Software Mach M1 wurde damit ebenfalls wie auch die diversen Altverfahren zur Haushaltswirtschaft durch die neue SAP-Software abgelöst. 1 Siehe hierzu die zahlreichen Veröffentlichungen der KGSt zur Verwaltungsreform und des NSM Seite 5 von 156

6 KLR und Neues Steuerungsmodell Der Vorteil dieser Lösung ist insbesondere in der Integration der Daten zu sehen. Die KLR- Verantwortlichen können dadurch auf den gleichen Datenbestand wie die Haushälter zugreifen. Damit können etwa 80 % der Daten aus der Kameralistik für die KLR genutzt werden. Die bremische Verwaltung setzt die KLR jedoch auf anderen Grundlagen ein als privatwirtschaftliche Betriebe: - In der Kernverwaltung erfolgt die Buchhaltung vordergründig über die Kameralistik und nicht über die Doppik. Die Doppik wird jedoch durch Verbindungen der Haushaltsstellen mit dem bremischen Kontenrahmen im Hintergrund mit geführt. - Grundlage der Buchungen in der Kernverwaltung ist das kamerale Haushaltsrecht. Für die dahinter liegende Doppik und in der Anlagenbuchhaltung gilt jedoch im Wesentlichen das Handels- und Steuerrecht. - Es gibt in der Regel keinen Markt, der nach Angebot und Nachfrage geregelt ist. - Die Preisbildung der Produkte unterliegt zumeist rechtlichen Einschränkungen und Vorgaben. Damit die gesamte bremische Verwaltung ein einheitliches KLR-Konzept benutzt, ist für alle kostenrechnenden Einheiten (Dienststellen, Eigenbetriebe, Anstalten, Körperschaften, Gesellschaften) ein gemeinsamer KLR-Rahmenplan vorgegeben worden. 2 Ziele der KLR-Einführung in der bremischen Verwaltung sind: - Erkennen von Kosten- und Leistungsstrukturen, - Budgetierung von kostenrechnenden Einheiten, - Verbesserung eines zielgerichteten Mitteleinsatzes. 2 Rahmenvorgaben für die Kosten- und Leistungsrechnung in der bremischen Verwaltung, Senator für Finanzen, 1996 sowie Ergänzungen Seite 6 von 156

7 Rechtliche Grundlagen für die KLR-Einführung in der LHO 1.2. Rechtliche Grundlagen für die KLR-Einführung in der LHO Senatsbeschlüsse zur KLR Die Einführung und Weiterentwicklung der KLR hat der Senat wie folgt beschlossen: : Beschluss zur flächendeckenden Einführung der KLR, zunächst mit einigen Pilotdienststellen : Weiterführung der KLR zur flächendeckende Einführung : Einführung des integrierten öffentlichen Rechnungswesens (IÖR) beschlossen Landeshaushaltsordnung Auszüge aus der Landeshaushaltsordnung: Kosten- und Leistungsrechnung 7 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, Kosten und Leistungsrechnung (1) Bei der Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplanes sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. (2) Für alle finanzwirksamen Maßnahmen sind angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen. (3) Die Kosten und Leistungsrechnung soll in allen Organisationseinheiten eingeführt werden. Anlagenbuchhaltung 73 LHO Vermögensnachweis Über das Vermögen und die Schulden ist ein Nachweis zu erbringen. Das Nähere regelt der Senator für Finanzen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof der Freien Hansestadt Bremen. Die Verwaltungsvorschriften zu 73 LHO (VV-LHO) enthalten zudem mehrere Ausgaben zur erforderlichen Anlagenbuchhaltung Verwaltungsvorschriften zur Durchführung der Haushalte 2010 TUI-Angelegenheiten Mit dem Haushaltsjahr 2010 werden im Produktplan 96 alle Sachausgaben für IT zusammengefasst. Darin sind sowohl Ausgaben für IT-Querschnitt als auch für IT-Fachbedarf und IT-Fachverfahren enthalten. Mit dem Haushaltsjahr 2010 wird das zentrale IT-Controlling im SAP-System mittels des SAP-Moduls-CO auf IT-Kostenträger (IT-Innenaufträge) erfolgen, d.h., dass bei allen den Produktplan 96 betreffenden Buchungen ein IT-Innenauftrag zu kontieren ist. Diese Kontierung ist auch bei Buchungen in der Finanzund Anlagenbuchhaltung sowie die Kosten- und Leistungsrechnung vorzunehmen Seite 7 von 156

8 Rahmenvorgaben für die KLR in der bremischen Verwaltung 1.3. Rahmenvorgaben für die KLR in der bremischen Verwaltung Die Grundlagen für die KLR-Einführung in der bremischen Verwaltung sind in den Rahmenvorgaben des Senators für Finanzen aus dem Jahre 1996 beschrieben. Diese Rahmenvorgaben bestanden zunächst aus zwei Bänden und einem Anlagenband, die auch in die Sammlung des bremischen Haushaltsrechts mit aufgenommen wurden. In den folgenden Jahren hat es dann sowohl Neufassungen dieser Bände als auch Erweiterungen gegeben, wie aus der folgenden Übersicht zu ersehen ist. Band I Band II Anlagenband zu Band I und II Band III Band 1 und 2 Band IV Band V Inhalt Seiten Stand erklärt das Was, das Warum und das Wie, um ein grundlegendes Verständnis der KLR herzustellen. Band I enthält auch ein Glossar zu Fachbegriffen. enthält die detaillierten Regelungen und ist an die KLR-Verantwortlichen gerichtet. 39 ( ) ( ) Enthält Glossar, Formulare und Tabellen ( ) Benutzerhandbuch, Einführung in SAP Controlling im SAP / R3 Schulungsunterlagen CO-Leitfaden PDF Word KLR-Leitfaden der FHB Kosten- und Leistungsrechnung unter Berücksichtigung des SAP R/3 CO-Moduls ersetzt die Bände I, II und III Controlling im SAP / R3 Kernhaushalt Schulungsunterlagen (CO-Leitfaden) KLR-Organisationskonzept zur Umsetzung und Durchführung der KLR als Regelaufgabe in der Verwaltung xx (Band 1) 79 (Band 2) Die Rahmenvorgaben enthalten auf ca. 430 Seiten die Mindeststandards für die Einführung der KLR in der bremischen Verwaltung. Hiervon abweichende Regelungen einzelner Dienststellen müssen mit dem KLR-Team bei der Senatorin für Finanzen abgestimmt werden. Die hier aufgeführten Unterlagen wurden durch weitere Handlungsanweisungen und spezielle auf einzelne Themen zugeschnittene Schriften (z.b. zur Personalkostenverrechnung) ergänzt. Da beabsichtigt ist, mithilfe der KLR und der dezentralen Haushaltssteuerung eine zentrale Steuerung aller bremischen Dienststellen zu erreichen, besteht die Notwendigkeit einer einheitlichen Vorgehensweise bei der Einführung und Nutzung der KLR. Die Daten müssen konsolidiert werden können. Gleichfalls soll ein einheitliches Berichtssystem genutzt werden Seite 8 von 156

9 Rahmenvorgaben für die KLR in der bremischen Verwaltung Im Band 1 werden im Wesentlichen die betriebswirtschaftlichen Grundlagen beschrieben: 3 - Einheitliches Kostenrechnungssystem - Kostenarten - Anlagen- und Lagerrechnung - Selbstkostenermittlung und Wirtschaftlichkeitskontrolle mit Kostenstellen - Kostenverteilung mit Umlagen - Funktion von Kostenträgern - Leistungserfassung als Instrument der Kostenverteilung - Verrechnungen von internen Leistungsbeziehungen - Berichtswesen Der Band 2 konzentriert sich auf die KLR-Möglichkeiten im SAP-CO-Modul und auf die Vorgaben für die Kernverwaltung der FHB mit folgenden Themen: 4 - Kostenartenrechnung - Kostenstellenrechung - Leistungsmengen - Kostenträgerrechnung - Definition und Numerierung der KLR-Stammdaten - Verrechnungssystem - CO-Verrechnungen an ausgewählten Beispielen - Berichtswesen - Geschäftsprozesse - Periodenabschluss im KRK siehe hierzu die Inhalte des AFZ-KLR-Einführungskurses 4 Diese Themen sind Grundlage des AFZ-Kurses Seite 9 von 156

10 Dienstvereinbarung über technikgestützte Kosten- und Leistungsrechnung 1.4. Dienstvereinbarung über technikgestützte Kosten- und Leistungsrechnung Mit Datum vom hat der Senat mit dem GPR eine Dienstvereinbarung abgeschlossen, die Regelungen zur Einführung der KLR in der bremischen Verwaltung beinhaltet. Sie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter... im Sinne des 3 Absatz 1 des Bremischen Personalvertretungsgesetztes. 5 Für Betriebe nach 15 Absatz (Selbstbewirtschaftung) und 26 LHO (Sondervermögen und Eigenbetriebe) können hiervon abweichende Bestimmungen getroffen werden. Wesentliche Punkte dieser Dienstvereinbarung sind: - keine Datenerfassung, die einen direkten Personenbezug ermöglicht (4.1), - soweit die Bezugsgrößengruppe nur bis zu vier Personen umfasst, sind beispielsweise durch Schätzungen und dem Verzicht auf die Erfassung von Ist-Daten, Möglichkeiten des Rückbezugs auf die Personen zu verhindern (4.1), - Leistungs- und Verhaltenskontrollen sind auszuschließen (4.1), - für die Personalhaupt- und -nebenkosten wird mit Durchschnittssätzen gearbeitet (4.2), - die Daten der Personalvertretungen, Frauenbeauftragten, Schwerbehindertenvertretungen, der Datenschutzbeauftragten und ähnlicher Funktionsträger werden zusammen mit der Dienststellenleitung erfasst (4.3), - Mengendaten und Arbeitsstunden werden anonym erfasst und aggregiert verarbeitet (4.4), - Berichte und Auswertungen werden unter Verwendung der KLR-Software erstellt und den Kostenstellenverantwortlichen zur Verfügung gestellt (4.5), - die KLR-Daten dürfen nicht für personalwirtschaftliche Entscheidungen genutzt werden (5.1), - die Beschäftigen sind bei der Einführung der KLR zu beteiligen (7), - die Personalräte haben ein Mitbestimmungsrecht bei allen KLR-relevanten Vorgängen (8). 5 Auszug aus der Dienstvereinbarung. Der vollständige Text befindet sich in der Anlage Seite 10 von 156