Gutachten zur Evaluation der Vergabeverfahren nach der VOB/A

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Ursula Friedrich
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1 Werte schaffen durch Wissen--- Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung Gutachten zur Evaluation der Vergabeverfahren nach der VOB/A Abschlussbericht - Kurzfassung September 2007

2 Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung Gutachten zur Evaluation der Vergabeverfahren nach der VOB/A Abschlussbericht - Kurzfassung September 2007 Rambøll Management GmbH Kieler Straße 303A Hamburg Deutschland Tel.:+49 (0)

Abschlussbericht - Kurzfassung September 2007 Rambøll Management GmbH Kieler

3 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 1 2. Ergebnisse der Unternehmensseite 1 3. Ergebnisse der Verwaltungsseite 2 Gutachten zur Evaluation der Vergabeverfahren nach der VOB/A Kurzfassung des Abschlussberichts I

4 1. Einleitung Rambøll Management hat im Auftrag des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung (BMVBS) und des Bundesamtes für Bauwesen und Raumordnung (BBR) die aus Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Abschnitt A (VOB/A) resultierenden Bürokratiekosten anhand des Standard-Kosten-Modells (SKM) ermittelt. Dabei wurde sowohl der zeitliche und monetäre Aufwand der Aktivitäten und Schritte zur Vergabe öffentlicher Bauaufträgen für Unternehmen als auch für die Vergabestellen untersucht. Analysiert wurden die folgenden Vergabearten: EU-Verfahren Offenes Verfahren* Nichtoffenes Verfahren* Verhandlungsverfahren Nationale Verfahren Öffentliche Ausschreibung* Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb Beschränkte Ausschreibung (ohne Teilnahmewettbewerb)* Freihändige Vergabe Um möglichst typische Verfahren abzubilden, wurden zudem Auftragsrichtwerte für die zu untersuchenden Verfahren festgelegt. Insgesamt wurden im Rahmen der Untersuchung 49 Interviews mit Bauunternehmen und 40 Interviews mit Vergabestellen und Projektleitungen geführt. Die Rechtsanalyse ergab, dass die VOB/A für Unternehmen 15 Informationspflichten und 62 Datenanforderungen enthält. Für die Vergabestellen resultieren insgesamt 36 Pflichten und 145 Anforderungen aus der VOB/A, wobei auch inhaltliche Prüfschritte mit erfasst wurden. 2. Ergebnisse der Unternehmensseite Im Ergebnis sind der Bauwirtschaft durch nach der VOB/A durchgeführte Vergabeverfahren der Bundes- und Landesauftraggeber im Jahr 2005 administrative Kosten in Höhe von rund 505 Mio. Euro entstanden. Wesentlicher Kostenfaktor sind dabei mit über 497 Mio. Euro die Vergabeverfahren selbst; die Pflichten im Zusammenhang mit Rechtsmitteln und sonstige allgemeine Pflichten machen aufgrund vergleichsweise niedriger Fallzahlen nur etwa 1,5% der Kosten aus. Gutachten zur Evaluation der Vergabeverfahren nach VOB/A Kurzfassung des Abschlussberichts 1/4

Dabei wurde sowohl der zeitliche und monetäre Aufwand der Aktivitäten und Schritte zur Vergabe öffentlicher Bauaufträgen für Unternehmen als auch für die Vergabestellen untersucht.

5 79% der Gesamtkosten der Vergabeverfahren entfallen auf die nationalen Verfahren. Dabei ist die Vergabeart, die aufgrund der Häufigkeit (Anzahl Verfahren x Anzahl eingereichter Angebote) von Fällen den größten Anteil an den Gesamtkosten ausmacht, das Regelverfahren Öffentliche Ausschreibung. Kostenintensivste Informationspflicht aller Verfahren ist mit über 430 Mio. Euro das Erstellen eines Angebots, was einem Anteil von 85% entspricht. Dabei hat sich gezeigt, dass die Wahl der Vergabeart nur einen mittelbaren Einfluss auf den Zeitaufwand und die Kosten hat. Wesentliche Einflussfaktoren sind Umfang, Qualität und Komplexität der Ausschreibung und insbesondere des Leistungsverzeichnisses. Zwischen den untersuchten Verfahren ergeben sich Unterschiede insofern insbesondere aus den folgenden Anforderungen: Kalkulation des Angebots Ausfüllen des Leistungsverzeichnisses Erstellen von Nebenangeboten Einholen von Angeboten von Nachunternehmern und Anfragen zu den Vergabeunterlagen. Eine unmittelbare Auswirkung auf die Kosten hat die Wahl der Vergabeart nur insofern, als der Teilnahmewettbewerb einen zusätzlichen Kostenfaktor beim Nichtoffenen Verfahren und der Beschränkten Ausschreibung darstellt. 3. Ergebnisse der Verwaltungsseite Für die Ermittlung der Aufwände der Verwaltungsseite ist von einer klassischen SKM- Gesamtkostenberechnung abgesehen worden. Für die Auswertung des vorhandenen umfangreichen Datenbestands hat Rambøll Management den SKM-Ansatz modifiziert. Die Untersuchung hat ergeben, dass der zeitliche und monetäre Aufwand für die verschiedenen Vergabeverfahren von einem ganzen Bündel an Einflussfaktoren abhängt. Zu diesen Einflussfaktoren gehören vor allem Komplexität der Ausschreibung/des Bauvorhabens Anzahl der Bewerber/Bieter Anzahl der Angebote bzw. Nebenangebote Umfang Nachunternehmerleistungen Verfahrensart Genutzte Auswahlkriterien (Preis, technischer Wert) Durchführung von Nachprüfungsverfahren Gutachten zur Evaluation der Vergabeverfahren nach VOB/A Kurzfassung des Abschlussberichts 2/4

Euro das Erstellen eines Angebots, was einem Anteil von 85% entspricht. Dabei hat sich gezeigt, dass die Wahl der Vergabeart nur einen mittelbaren Einfluss auf den Zeitaufwand und die Kosten hat.

6 Aspekte der 0rganisation (Umfang und Tiefe der Mitwirkung externer Planer/Architekten bei der Vergabe, Organisation der Entscheidungswege und des Arbeitsprozesse, Erfahrungen in der Vergabe etc.) Um gleichwohl Aufschluss über die wesentlichen Kostentreiber in der Vergabe auf Seiten der Verwaltung zu erhalten, hat Rambøll Management die Vergabeverfahren in insgesamt 27 Verfahrensabschnitte zergliedert und hierzu die Zeitwerte nach Standardaktivitäten ermittelt. Dabei zeigt sich, dass bei allen Vergabearten die folgenden Verfahrensabschnitte am kostenintensivsten sind: Einleitung und Vorbereitung des Vergabeverfahrens mit einem minimalen Zeitaufwand von 51 und einem maximalen Aufwand von Minuten. Erstellung des Leistungsverzeichnisses und der Leistungsbeschreibung mit einem Zeitaufwand zwischen 85 und Minuten. Inhaltliche Prüfung (Eignungsprüfung, formale, rechnerische, technische und wirtschaftliche Prüfung der Angebote mit Erstellen des Vergabevermerks) mit einem Gesamtzeitaufwand zwischen 42 und Minuten. An den Spannen im Zeitaufwand wird die Individualität der Vergabeverfahren noch einmal deutlich. Im Hinblick auf die auf Verwaltungsseite auszuführenden Tätigkeiten verursachen insbesondere kontrollierende Tätigkeiten, Abstimmungsprozesse sowie das Anfertigen von Schriftstücken (Ausfüllen von Formularen, Anfertigen von Vermerken, sonstige Dokumentation) den größten Aufwand. Generell lässt sich für alle betrachteten Standorte gemeinsam feststellen, dass im Zusammenspiel zwischen Projektleitung und Vergabestelle der Vergabeprozess quasi nach einem Vier-Augen-Prinzip abläuft. Das Grundmuster ist, dass die Projektleitungen gemeinsam mit den externen Planern - die bauplanerischen Voraussetzungen und Erfordernisse für die Vergabe aufbereiten und koordinieren. Die Vergabestellen sind wiederum für die Überwachung der Einhaltung der Vergabevorschriften zuständig und bilden im Vergabeverfahren die Schnittstelle zu den Unternehmen. Innerhalb dieses Grundmusters gibt es allerdings Differenzierungen im Verfahren und in der Aufgabenverteilung zwischen Projektleitung, Externen und Vergabestelle, die in sehr unter-schiedlichen Zeitaufwänden für die Verwaltungsseite resultieren. Im Hinblick auf einen Vergleich der Verfahrensarten lassen sich folgende grundsätzlichen Unterschiede feststellen: Gutachten zur Evaluation der Vergabeverfahren nach VOB/A Kurzfassung des Abschlussberichts 3/4

zergliedert und hierzu die Zeitwerte nach Standardaktivitäten ermittelt.

7 Die Verfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (Nichtoffenes Verfahren und Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb) sind aufgrund der Zweistufigkeit des Auswahlverfahrens naturgemäß aufwändiger. Die EU-Verfahren sind grundsätzlich aufwändiger. Dies ist z. T. auf höhere Aufwände für Informations- und Dokumentationspflichten zurückzuführen. Zudem betreffen sie Bauvorhaben mit höheren Auftragsvolumina, die tendenziell auch eine höhere Komplexität aufweisen. Im Rahmen von Freihändigen Vergaben und Beschränkten Ausschreibungen, die bei vergleichsweise kleinen Auftragsvolumen durchgeführt werden, ist der Prüfaufwand durch die geringe Anzahl der vorab ausgewählten Bieter minimiert. Abschließend konnten eine Reihe von Ansatzpunkten auf der rechtlichen Umsetzungsebene, der Sachebene sowie auf der Organisationsebene identifiziert werden, mit denen sich die Aufwände der Verwaltung reduzieren lassen, und die im Zuge der weiteren Diskussionen vertieft werden sollten. In qualitativer Hinsicht hat die Untersuchung gezeigt, dass beide Seiten - Unternehmen und Vergabestellen - weitestgehend mit der VOB zufrieden sind. Kritische Anmerkungen beziehen sich in der Regel auf die Vergabepraxis. Gutachten zur Evaluation der Vergabeverfahren nach VOB/A Kurzfassung des Abschlussberichts 4/4

Zudem betreffen sie Bauvorhaben mit höheren Auftragsvolumina, die tendenziell auch eine höhere Komplexität aufweisen.

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