FAQ ZUR E-BILANZ GRUNDSÄTZLICHES. 1 Was ist eine E-Bilanz?

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1 FAQ ZUR E-BILANZ GRUNDSÄTZLICHES 1 Was ist eine E-Bilanz? Unternehmen sind grundsätzlich für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen, verpflichtet den Inhalt ihrer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung in digitaler Form (elektronische Bilanz = E-Bilanz) per Datenfernübertragung über eine digitale Schnittstelle bei den Finanzbehörden (ERiC = Elster Rich Client) im vorgegebenen XBRL-Übermittlungsformat einzureichen. Rechtsgrundlage hierfür bildet 5b EStG. Für das erste Wirtschaftsjahr, das nach dem beginnt, wird eine Übermittlung in Papierform allerdings nicht beanstandet. Mit anderen Worten sollten Sie ab dem über ein E-Bilanz-unterstützendes Rechnungswesen verfügen, damit Sie die Daten bereits ab Jahresbeginn korrekt kontieren können. 2 Welcher Grundgedanke steckt hinter der Einführung der E-Bilanz? Die Umsetzung des Steuerbürokratieabbaugesetzes (SteuBAG) soll zu mehr Effizienz bei Steuerprüfungen führen. Zudem beabsichtigt der Gesetzgeber unter Berücksichtigung der nationalen E-Government-Strategie die Arbeitsabläufe zwischen den Unternehmen und der Finanzverwaltung unter dem Motto Elektronik statt Papier! zu optimieren. Ziel ist die vollelektronische Unternehmenssteuererklärung als künftiges Regelverfahren. Für die betroffenen Unternehmen bedeutet diese Umstellung einen häufig komplexen Umstellungsprozess, da der Unternehmens-Kontenrahmen gemäß der entsprechenden E- Bilanz-Taxonomie angepasst werden muss, die Daten möglichst bei der Eingabe steuergerecht verbucht werden müssen (Voraussetzung Steuerkenntnisse) und die Daten abschließend in das XBRL-Format konvertiert und an die Schnittstelle der Finanzbehörden (kein ELSTER- Eingabeformular wie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung vorhanden!) übermittelt werden müssen. 3 Was bedeutet XBRL? XBRL steht für extensible Business Reporting Language und ist ein international anerkannter Standard zur elektronischen Übermittlung von Unternehmensinformationen. Der Vorteil des einheitlich vorgegebenen XBRL-Übermittlungsformats liegt darin, dass die weiterzugebenden Daten sachgerecht und strukturiert dargestellt und somit automatisiert verarbeitet werden können. Die Struktur eines XBRL-Datensatzes wird in der XBRL-Taxonomie detailliert definiert. 4 Was ist eine Taxonomie? Die Taxonomie definiert diverse Elemente, wie etwa einzelne Positionen der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, und ihre Beziehungen zueinander. Im Prinzip ist unter dem Begriff Taxonomie ein erweiterter Kontenrahmen zu verstehen, der von den Finanzbehörden als Standard definiert wird. 5 Wer ist verpflichtet eine E-Bilanz einzureichen? Im Allgemeinen haben alle bilanzierenden Unternehmen eine E-Bilanz bei der Finanzverwaltung einzureichen. Dabei ist gemäß des Grundsatzes der Gleichmäßigkeit der Besteuerung grundsätzlich keine rechtsformspezifische oder größenabhängige Erleichterung FAQ E-Bilanz DGAP 1

2 vorgesehen. Unternehmer, die nicht bilanzieren, sondern eine Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) abgeben, müssen keinen E-Bilanz Datensatz abgeben. 6 Wo finde ich weiterführende Informationen? Auf eine Webseite des bayerischen Landesamts für Steuern, sind alle offiziellen Informationen der Finanzverwaltungen rund um das Thema STEUER- ELEKTRONISCH gebündelt. Hervorzuheben hierbei sind insbesondere die Fragen und Antworten der Finanzbehörden unter FAQs sowie der technische Leitfaden zur E-Bilanz. Weiterführende Informationen rund um das Thema XBRL sind auf der Seite des XBRL Deutschland e.v. unter zu finden. DATEN 6 Welche Inhalte sind zu übermitteln? Gesetzlich verpflichtend ist die Übermittlung der Bilanz und soweit vorhanden der Gewinnund Verlustrechnung. Dabei kann entweder der Inhalt der Handelsbilanz ergänzt um eine steuerliche Überleitungsrechnung oder eine Steuerbilanz eingereicht werden. Zusätzlich können gegebenenfalls weitere Bilanzarten von der Übermittlungspflicht betroffen sein, z.b. eine Gesamthandsbilanz oder eine Eröffnungsbilanz. Freiwillig können weitere Unterlagen wie etwa Anhang, Lagebericht, Eigenkapitalspiegel, Kapitalflussrechnung sowie der Bericht des Abschlussprüfers im Rahmen des E-Bilanz Datensatzes an die Finanzbehörde übermittelt werden. Die Datenübertragung hat dem amtlich vorgeschriebenen Datensatz im Sinne des 5b EStG zu entsprechen (eine nähere Beschreibung dazu findet sich im BMF-Schreiben zur Veröffentlichung der Taxonomie vom ). Das heißt, dass Datensätze, die nicht im geforderten Format eingereicht werden, von der ERiC-Schnittstelle zurückgewiesen werden. 7 Sind branchenspezifische Taxonomien vorgesehen? Neben der allgemeinen Taxonomie (Kerntaxonomie) sind für Unternehmen mit abweichenden speziellen Rechnungslegungsvorschriften Branchentaxonomien vorgesehen: Spezialtaxonomien für o Banken (nach RechKredV) und o Versicherungen (nach RechKredV und RechPensV). Ergänzungstaxonomien für o kommunale Eigenbetriebe (nach EBV), o Krankenhäuser (nach KHBV), o land- und forstwirtschaftliche Betriebe (nach BMELV-Musterabschluss), o Pflegedienstleister (nach PBV), o Verkehrsunternehmen (nach JAbschIVUV) und o und Wohnungsunternehmen (nach JAbschlWUV). FAQ E-Bilanz DGAP 2

3 8 Welche strukturelle Bedeutung kommt den zwei zu übermittelnden Modulen nach der XBRL Taxonomie zu? Der Mindestinhalt der zu übermittelnden Daten ist grundsätzlich in zwei Taxonomie-Module, das GDC- und das GAAP-Modul, aufgeteilt: Das GCD-Modul (Global Common Data) bzw. Stammdaten-Modul enthält allgemeine Informationen über den Bericht und das berichtende Unternehmen (z.b. Rechtsform, Sitz, Steuernummer, Wirtschaftsjahr) Das GAAP-Modul (Generally Accepted Accounting Principles) bzw. Jahresabschluss-Modul enthält die eigentlichen zur Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen erforderlichen Informationen (z.b. Positionen der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sowie gegebenenfalls steuerliche Überleitungsrechnung, Kapitalkontenentwicklung oder Ergebnisverwendungsrechnung) 9 Gibt es einen Mindestumfang der zu übermittelnden Daten? Die Taxonomie legt den Mindestumfang der zu übermittelnden Daten fest und enthält die dafür vorgesehenen Positionen, die mit den am Bilanzstichtag vorhandenen Daten der einzelnen Buchungskonten zu befüllen sind. 10 Gibt es Positionen in der Taxonomie die zwingend befüllt werden müssen? Positionen die mit Mussfeld (bzw. Mussfeld, Kontennachweis erwünscht) gekennzeichnet sind, müssen zwingend befüllt werden (Mindestumfang). Handelt es sich um ein Summenmussfeld, gilt dies auch für die darunter liegenden Ebenen. Eine elektronische Prüfung (Datenvalidierung) stellt fest, ob alle Mussfelder in den übermittelten Datensätzen formal enthalten sind. Kann einem Mussfeld kein Wert zugewiesen werden, weil die Position in der ordnungsgemäßen individuellen Buchführung nicht geführt wird oder nicht ableitbar ist, ist zur erfolgreichen Übermittlung des Datensatzes die entsprechende Position leer (technisch: NIL-Wert) zu übermitteln. Bei den mit Mussfeld, Kontennachweis erwünscht gekennzeichneten Feldern kann der Steuerpflichtige den Auszug aus der Summen- und Saldenliste der in diese Position einfließenden Konten im XBRL-Format mitliefern (Angaben: Kontonummer, Kontobezeichnung und Saldo zum Bilanzstichtag). Ein freiwilliger Kontonachweis ist auch bei jeder anderen Taxonomieposition unter Angabe von Kontonummer, Kontobezeichnung und Saldo zum Bilanzstichtag möglich. 11 Können Auffangpositionen genutzt werden? In der XBRL-Taxonomie sind Auffangpositionen vorgesehen. Diese können vom Steuerpflichtigen dann alternativ genutzt werden, wenn für einen bestimmten Sachverhalt die in der Taxonomie vorgegebene Differenzierung durch Mussfelder nicht aus der Buchführung abgeleitet werden kann. Das entsprechende Mussfeld ist dann ebenfalls leer zu übermitteln. Dadurch kann die rechnerische Richtigkeit der zu übermittelnden Daten sichergestellt werden. Die Möglichkeit der Nutzung von Auffangpositionen wird dem Steuerpflichtigen aber voraussichtlich nur vorübergehend gewährt. FAQ E-Bilanz DGAP 3

4 E-BILANZ TOOL der EQUITYSTORY/DGAP 12 Wie funktioniert der Konvertierungs- und Übermittlungsservice für die E-Bilanz? Bei unserer Lösung konzentrieren wir uns auf folgende Schritte: Zuerst werden die Daten in das Schema der E-Bilanz Taxonomie überführt und validiert. Dies soll über zwei Eingabemöglichkeiten erfolgen können: Die Daten können in ein Online-Formular (wie bisher z.b. bei der Eingabe von Umsatzsteuer-Voranmeldedaten über ELSTER bekannt) eingetragen werden. Für kleinere Unternehmen mit einem geringen Datenvolumen bietet dies eine kostengünstige und zeitsparende Option. Für umfangreichere Abschlüsse werden die Daten über diverse Algorithmen automatisch in das Online-Formular eingelesen, wobei der Nutzer lediglich die eingelesenen Daten bestätigt. Gegebenenfalls können die Daten verworfen und manuell ersetzt werden. Da die Vielfalt der verschiedenen Buchhaltungssysteme nicht abgebildet werden kann, soll diese Funktion über Excel-Importe (CSV-Format) ermöglicht werden. In der Regel haben Buchhaltungssysteme eine Excel-Export-Funktion integriert. Die fertige E-Bilanz wird per gesicherter Datenübertragung (authentifiziert über ERiC) an die Finanzbehörde weitergeleitet. 13 Wie erfolgt die Darstellung der Dateneingabe und was bedeutet das für den Arbeitsablauf? Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit werden in unserem System nach Eingabe der Stammdaten in das GCD-Modul anschließend nur die für das jeweilige Unternehmen relevanten Taxonomiepositionen angezeigt (z.b. für Banken die spezifischen Positionen der Bankentaxonomie). Im Rahmen dessen werden die Positionen mit gegebenenfalls zugehörigen Mussfeldtypen gekennzeichnet, um so die zwingend zu befüllenden Positionen (Mindestumfang) kenntlich zu machen. 14 Gibt es Arbeitserleichterungen für die Folgejahre? Eine Memory-Funktion soll dem Nutzer in den Folgejahren zunächst die Felder und Werte der E-Bilanz-Dateneingabe aus dem Vorjahr anbieten. Diese können dann gegebenenfalls überschrieben werden. Dies kann etwa bei den Stammdaten zu erheblichen Vereinfachungen führen, da sich diese in der Regel nur selten ändern. 15 Welche Rolle spielt dabei die Dateneingabe über die Eingabeplattform COCKPIT? Die Übermittlung hochsensibler Daten gehört seit jeher zum Kerngeschäft der DGAP. Wir sind Marktführer bei der gesicherten Distribution von Ad-hoc-Mitteilungen und anderen Meldepflichten gemäß TUG an Börse und BaFin. Zudem übernehmen wir für den Großteil der börsennotierten sowie für mehrere Tausend nicht-börsennotierte Unternehmen in Deutschland die Konvertierung in das XML-Format sowie die anschließende sichere Übermittlung der Jahresabschlüsse an den Bundesanzeiger. Der neue E-Bilanz-Service lässt sich aus diesem Grund hervorragend in unser Dienstleistungsportfolio integrieren. Ein Vorteil auf Kundenseite ist, dass vielen Nutzern der Umgang mit dem COCKPIT, unserer umfassenden Service-Plattform, vertraut ist. FAQ E-Bilanz DGAP 4

5 16 Welche Vorteile bietet das E-Bilanz Tool der EQUITYSTORY/DGAP noch? Bei unserem E-Bilanz Tool handelt es sich nicht um eine klassische Software, die lokal auf einem oder mehreren Computern aufgespielt werden muss. Vielmehr handelt es sich hierbei um einen integralen Bestandteil unserer umfassenden Online-Service-Plattform (COCKPIT), mittels der der Nutzer ortsunabhängig und sicher seine Abschlussdaten an die Finanzbehörden übermitteln kann. Unsere Kunden müssen sich insofern keine Software- Updates anschaffen, da wir unser System stets aktuell halten. 17 Welche Preise sind geplant? Heute gehen wir davon aus, dass wir die Preise an dem Datenvolumen festmachen werden. Für die Übermittlung eines Datensatzes für ein kleines Unternehmen (wenige Daten) sollten dabei etwa 200,-- p.a. anfallen. Kosten für Lizenzen in Abhängigkeit der Anzahl der Nutzer, Nutzungsdauer fallen bei uns nicht an. Auch Software-Implementierungen und Updates entfallen, da wir das System immer auf dem neusten Stand halten. 18 Kann die fertige E-Bilanz ausgedruckt bzw. archiviert werden? In unserem E-Bilanz Tool werden wir sowohl die Archivierung als auch den Druck der fertigen elektronischen Bilanz anbieten. 19 Wird eine Plausibilitätsprüfung und Validierung des Datensatzes vor der Übermittlung an die Finanzverwaltung durchgeführt? Der einzureichende E-Bilanz-Datensatz wird vor der Übermittlung an die Finanzverwaltung auf Plausibilität und Validität geprüft. Dabei kommen neben den Standardverfahren (z.b. Summe Aktiva = Summa Passiva) zusätzliche durch die DGAP entwickelte Fehlererkennungs-Verfahren zum Einsatz. So sollen möglichst alle Fehler im Datensatz vor der Datenübermittlung erkannt werden. Im Falle einer Fehlermeldung durch unser System kann der Nutzer den Datensatz bequem nachbearbeiten und die Unstimmigkeiten vor der Übermittlung des Datensatzes korrigieren. 20 Inwiefern werden Taxonomieänderungen berücksichtigt? In regelmäßigen Zeitabständen, voraussichtlich einmal im Jahr, ist mit einem Taxonomie- Update zu rechnen (z.b. aufgrund geänderter Gesetzesvorschriften). Dieses Taxonomie- Update wird unmittelbar in den Konvertierungs- und Übermittlungsservice im COCKPIT integriert, so dass die Aktualität gemäß den neuen Taxonomieanforderungen stets gewährleistet ist. FAQ E-Bilanz DGAP 5

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