«Deine Meinung zählt!»

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1 «Deine Meinung zählt!» Organisation und Durchführung von BürgerInnen- Beteiligungsprozessen in der Radverkehrspolitik Entwurf Stand 20. Dezember 2013 Ökoinstitut Südtirol / Alto Adige Talfergasse 2, I Bozen Tel , Fax info@oekoinstitut.it,

2 Instrumente der BürgerInnenbeteiligung 2 Inhalt 1. Zielsetzungen des Leitfadens Vorteile der Stakeholderkonsultation Grundsätze der Stakeholderbeteiligung Die Partnerschaften Die Strategie Empfehlung Nr. 1: Die 6-Schritt-Strategie Empfehlung Nr. 2: Partnerschaften bilden Empfehlung Nr. 3: Eine Strategie erarbeiten Empfehlung Nr. 4: BürgerInnenbeteiligung Empfehlung Nr. 5: Auswertung Techniken für die Durchführung von Konsultationen mit Stakeholdern Moderationstechniken Kreativitätstechniken Instrument zur Erfassung von Stärken und Schwächen in einem Konsultationsverfahren: Die SWOT-Analyse Weitere Informationen:... 12

3 Instrumente der BürgerInnenbeteiligung 3 1. Zielsetzungen des Leitfadens Die BürgerInnenbeteiligung wird bei der Planung und Umsetzung von Projekten immer wichtiger, zum Teil ist sie auch gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch haben Unternehmen und öffentliche Organisationen oftmals relativ wenig Erfahrung mit der Durchführung von Konsultationsprozessen. Dabei bietet eine gut geplante Konsultation durchaus die Chance, ein Projekt entscheidend zu verbessern und mögliche Probleme in und nach der Umsetzungsphase zu verhindern. Das vorliegende Dokument bietet einige Inputs und hilfreiche Informationen für die Durchführung von Konsultationsworkshops zum Thema nachhaltige Mobilität bzw. Radverkehr in der Stadt Bozen. Es wurde im Rahmen des Projekts CHAMP (Intelligent Energy Europe) ausgearbeitet. Informationen zu diesem Projekt befinden sich auf Das Dokument beinhaltet Auszüge aus der Publikation Involving stakeholders: toolkit on organising successful consultations, Ergebnis des CIVITAS-Projekts. Die gesamte Publikation, mitsamt aller Best-practice Beispiele für erfolgreiche Konsultationen, kann in englischer Sprache heruntergeladen werden: 2. Vorteile der Stakeholderkonsultation Während die Beteiligung von BürgerInnen und Stakeholdern in Entscheidungsfindungsprozessen zunehmend eine verpflichtende Voraussetzung wird, so gibt es auch eine Reihe von Gründen weshalb Politik, Planer und Entscheidungsträger die BürgerInnenbeteiligung zu ihrem Vorteil nutzen können: Sie: Verbessert die Qualität der getroffenen Entscheidungen, da die direkt betroffenen von Anfang an zur Entscheidungsfindung beitragen können. Identifiziert und thematisiert Kontroversen und sich abzeichnende Schwierigkeiten noch bevor eine Entscheidung fällt; Bringt Stakeholders mit unterschiedlichen Ansichten und Erwartungen an einen Tisch, ermöglicht dadurch gemeinsame Kompromisse und verhindert dadurch möglich Opposition zu einem späteren Zeitpunkt, welche den Projektablauf verzögern könnte

4 Instrumente der BürgerInnenbeteiligung 4 Reduziert Verzögerungen und Kosten in der Umsetzungsphase; Gibt Stakeholdern ein besseres Verständnis der Ziele und Gründe von Maßnahmen und damit verbundenen Themen Gibt den Stakeholdern das Gefühl, selbst Entscheidungen getroffen zu haben, und erhöht dadurch die öffentliche Akzeptanz der Maßnahmen Macht die Entscheidungsfindung demokratischer, indem lokale Gemeinschaften die Möglichkeit erhalten, Entscheidungen direkt zu beeinflussen. Daraus folgt ein gestärktes Verantwortungsbewusstsein; Schafft lokale Kompetenzen; Steigert das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Entscheidungsträger; Quelle: eltis.org Schafft Möglichkeiten zum Austausch von Know-how und Erfahrungen, sowie zum gegenseitigen Lernen. Nachfolgend sind die Best of der Tipps und Empfehlungen für eine erfolgreiche Stakeholder- Konsultation aufgeführt 3. Grundsätze der Stakeholderbeteiligung Vor der Planung und Durchführung eines Konsultationsverfahrens gilt es, eine klare Strategie zu besitzen sowie sich über Thema und Methodik des Konsultationsworkshops im Klaren zu sein. Von fundamentaler Bedeutung sind das Vorliegen einer Konsultations-Strategie sowie die Bildung von Partnerschaften. STRATEGIE & PARTNERSCHAFTEN

5 Instrumente der BürgerInnenbeteiligung Die Partnerschaften Eine Vielzahl von Vereinen, Verbänden und Interessensvertretungen können ein Interesse daran haben, zur Radverkehrspolitik in der Stadt beizutragen. Zum Beispiel: Vereine und Verbände, die sich in irgendeiner Form mit Radverkehr befassen Fahrradhändler und Sportgeschäfte (z.b. Sportler) Kaufleuteverband, Tourismusverein, Hotels Öffentliche Ämter (Amt für Mobilität, Raumordnung, verschiedene Landesämter) Quelle: eltis.org 3.2. Die Strategie Ziele definieren: Welche Inhalte sollen diskutiert werden? (Vorkenntnisse, Komplexität der Thematik, usw.); Inwiefern sollen die Beteiligten involviert werden? (Weitergabe von Informationen ist ein Einweg -Prozess; Konsultation hingegen ist ein Mehrweg -Prozess Was wird von den Beteiligten erwartet?); Information oder Kreation? Soll lediglich informiert werden, oder sollen auch neue, kreative Ideen geschaffen werden? Dementsprechend soll die Konsultation gestaltet werden (siehe auch Moderationsund Kreationstechniken). INFORMATION oder KREATION Weiters: Die unterschiedlichen Interessen und Aktivitäten der Beteiligten müssen berücksichtigt werden; Einbindung der Beiteiligten in jeder einzelnen Phase des Projektablaufs Verschiedene Methoden anwenden (z.b. verschiedenen Moderationstechniken; wichtig insbesondere dann, wenn Kreatives geschaffen werden soll);

6 Instrumente der BürgerInnenbeteiligung 6 Gesetzliche Vorgaben erfüllen; Lokale Ressourcen verwenden und Stets Auswertungen durchführen Empfehlung Nr. 1: Die 6-Schritt-Strategie Die 6-Schritt-Strategie fasst die wichtigsten Punkte zusammen, die bei der Erstellung einer Konsultationsstrategie beachtet werden sollten: 1. Thema klar definieren und beschreiben. 2. Zu beteiligende Stakeholder auswählen und kontaktieren. 3. Potentiellen Beitrag der verschiedenen Stakeholder analysieren. 4. Konsultationsstrategie erarbeiten. 5. Konsultation durchführen 6. Auswertung und weiterführende Aktivitäten Das vorliegende Dokument ist anhand dieser sechs Schritte aufgebaut Empfehlung Nr. 2: Partnerschaften bilden Schritte eins bis drei der 6-Schritt-Strategie umfassen die Bildung effektiver Partnerschaften. Wer soll involviert werden, und warum? Vor Beginn der Konsultation sollten die potentiellen Rollen der Beteiligten erörtert werden, und es sollte klar sein, auf welche Art und Weise die verschiedenen Stakeholder in den Prozess eingebunden werden. Klären Sie: Wer die Stakeholders sind und wie mit ihnen kommuniziert wird; Welches deren Erwartungen und Ziele sind; Dass die Einbeziehung der Stakeholder innerhalb genau definierter Strukturen stattfindet; Dass die Schritte und der Zeitplan der Einbeziehung aller Gruppen genau festgelegt und geplant sind; Eine übergeordnete Strategie und klare Grundsätze der Beteiligung vorliegen; Eine Planungskultur vorherrscht, welche auf regelmäßiger Kommunikation und gegenseitigem Einverständnis basiert; Dass die Stakeholders vor und nach jeder Aktion informiert und eingebunden werden. Quelle: eltis.org

7 Instrumente der BürgerInnenbeteiligung Empfehlung Nr. 3: Eine Strategie erarbeiten Dieser Punkt beinhaltet die Planung des Beteiligungsverfahrens. Stakeholderbeteiligung bedeutet auch, dass eine klare Strategie für die einzelnen Schritte des Verfahrens vorlieft: Wer wird einbezogen? Wie und unter Zuhilfenahme welcher Methoden? Bei der Erarbeitung der Beteiligungsstrategie sollten Sie: Zeitrahmen und Budget planen; Identifikation der wichtigsten Stakeholder sicherstellen; Unterschiedliche Ziele, Erwartungen und Ressourcen berücksichtigen; Transparente Informationen liefern, um einem negativen Erscheinungsbild vorzubeugen; Evaluationsmechanismus einbauen, sodass die Ergebnisse jeder einzelnen Beteiligung in die Entscheidungsfindung einfließen; Verschiedene Beteiligungsmethoden (z.b. Moderationstechniken) berücksichtigen und die passende Methode für den lokalen Kontext auswählen Empfehlung Nr. 4: BürgerInnenbeteiligung Eine gut durchdachte BürgerInnenbeteiligung verwendet verschiedene Formate und Methoden (zum Beispiel Umfragenb, Interviews, Diskussionsgruppen ). Die jeweils passende Methode muss anhand der Ziele, Gruppen und Ressourcen ausgewählt werden. Welche Inhalte sollen diskutiert werden? (Vorkenntnisse, Komplexität der Thematik, usw.); Inwiefern sollen die Beteiligten involviert werden? (Weitergabe von Informationen ist ein Einweg -Prozess; Konsultation hingegen ist ein Mehrweg -Prozess Was wird von den Beteiligten erwartet?); Soll informiert werden, oder soll stattdessen geschaffen werden? Die unterschiedlichen Interessen und Aktivitäten der Beteiligten müssen berücksichtigt werden; Einbindung der Beiteiligten in jeder einzelnen Phase des Projektablaufs Verschiedene Methoden anwenden (z.b. verschiedene Moderationstechniken; wichtig insbesondere dann, wenn Kreatives geschaffen werden soll); Gesetzliche Vorgaben erfüllen; Lokale Ressourcen verwenden und; Stets Auswertungen durchführen Empfehlung Nr. 5: Auswertung Ergebnisse der Konsultation soweit wie möglich berücksichtigen; Beteiligte darüber informieren, wie deren Input in die Planung einfließt; Ablauf und Ergebnisse der Konsultation auswerten und Indikatoren für die Auswertung bereits vor der Durchführung der Konsultation festlegen.

8 Instrumente der BürgerInnenbeteiligung Techniken für die Durchführung von Konsultationen mit Stakeholdern Je nach Bedarf bzw. lokalem Kontext können verschiedene Methoden und Techniken für die Konsultation geeignet sein: Direkte Interviews Single-stakeholder Konsultation Multi-stakeholder Konsultation Multi-stakeholder Beteiligungen sind vorteilhaft, da sie folgendes ermöglichen: o eine große Reihe von Inputs zu sammeln, und dadurch die Ziele der befragten Gruppen zu erfassen; o zusammen neue, kreative Lösungen und Kompromisse zu erarbeiten; o einen Dialog zwischen den Stakeholdern zu ermöglichen; o Kontakte knüpfen und netzwerken; o Konsens bilden und unterschiedliche Ansichten zwischen den Stakeholdern überbrücken; o Die Akzeptanz der geplanten Aktivitäten zu erhöhen; o Gegenseitiges Lernen Quelle: eltis.org Die wohl effektivste Methode der Multi-stakeholder Konsultation ist die Fokus-Gruppe mit 6-8 Teilnehmern (bzw. Stakeholdern). Stakeholder werden zu Meinungen, Ansichten, Einschätzungen zum diskutierten Thema befragt. Die Fragen werden in einer interaktiven Umgebung gestellt, wo die Teilnehmer ermutigt werden auch untereinander zu diskutieren. Fokus-Gruppen können relativ einfach und unaufwändig organisiert werden, und Ergebnisse stehen schnell zur Verfügung.

9 Instrumente der BürgerInnenbeteiligung Moderationstechniken Zielsetzungen Vorgehen Zu beachten Ein-Punkt-Abfrage Ersten Kontakt zum Thema herstellen Problem - oder Themenorientierung schaffen Verborgene Interessen Transparent machen Stimmungen der Gruppe bewusst machen Arbeitsfrage und ein- oder zweidimensionales Antwortraster auf einer Flipchart oder Pinnwand. Dimensionen kurz erklären und Fragen beantworten Teilnehmer mit Klebepunkt oder Stift beantworten lassen Ergebnis kurz besprechen Evtl. anonymes Punktenbmöglich durch Umdrehen der Tafel. Aktivierende Formulierung der Arbeitsfrage: Ich Form gut geeignet als Stimmungsbild am Anfang und Ende einer Sitzung Kartenmethode und Gruppenbildung Anonymes Sammeln und gemeinschafltiches Sortieren von - Themen - Meinungen - Erwartungen - Ideen / Vorschlägen - Lösungsansätzen Moderator stellt eine Arbeitsfrage. Teilnehmer erhalten Zeit um Antworten auf Karten zu notieren Moderator sammelt die Karten ein und liest sie vor Teilnehmer entscheiden welche Karten zusammengehören Der Moderator sortiert die Karten entsprechend Anschließend können Überschriften erarbeitet werden Arbeitsfrage ist auf das Ziel des Arbeitsschrittes ausgerichtet Auf jeder Karte nur eine Idee Verständlich und kurz formulieren groß und leserlich schreiben Gewichtungs- und Auswahlverfahren Bewertung und ggf. Auswahl von mehreren Möglichkeiten anonyme und gleichberechtigte Bewertung durch alle Teilnehmer Kurzes Wiederholen erarbeiteter (zu bewertender) Ergebnisse Jeder Teilnehmer erhält Klebepunkte (Anz. Möglichkeiten / 2 + 1) Moderator stellt eine Bewertungsfrage Teilnehmer kleben die Punkte (Anzahl der Punkte = Reihenfolge) Kleingruppenarbeit Intensive Problembearbeitung Besonders geeignet für Großgruppen Einbindung ruhigerer Teilnehmer Thema und Ziel vorstellen und visualisieren Teilnehmer entscheiden sich für eine Gruppe Vorstellen oder ausgeben von Teilfragen und Bearbeitungsschritten Möglichst viel während der Gruppenarbeit visualisieren Gruppen können gleiche oder unterschiedliche Themen haben Vorbereitete Arbeitsfragen helfen bei der Arbeit in Gruppen und für das Gesamtergebnis Gruppenbildung sollte nach Interesse an den Fragen stattfinden Moderator kann die Kleingruppen auf Wunsch methodisch beraten

10 Instrumente der BürgerInnenbeteiligung 10 Ergebnisse werden im Plenum präsentiert Maßnahmenplan Erarbeitete Ergebnisse / Maßnahmen werden verbindlich festgehalten Verantwortlichkeiten für die konkrete Umsetzung werden festgelegt Alles was im Anschluss an die Sitzung getan werden soll wird festgehalten Für jeden Punkt wird ein Verantwortlicher (nur Anwesende) festgelegt Zeitansatz für die Aufgabe wird realistisch geschätzt und ein Termin festgelegt ein Erfolgskriterium wird gemeinsam festgelegt Nicht zu viele Aufgaben für ein einzelnes Gruppenmitglied Zu jeder Maßnahme müssen Verantwortlicher, Termin und Erfolgskriterium festgelegt werden Maßnahmen ohne Verantwortlichen sollten gestrichen werden Kreativitätstechniken Zielsetzungen Vorgehen Zu beachten Brainstorming Nutzung / Erschließung der kreativen Ideen aller Teilnehmer. Generierung einer Vielzahl unterschiedlichster Lösungsideen. Mindmapping Strukturierung von Ideen und Inhalten zu einem Thema. Einstieg oder Einarbeitung in ein Thema. Überblick über komplexe Themen. Formulierung einer Arbeitsfrage als Problem durch den Moderator (oder die Gruppe). Moderator erklärt die zentralen Regeln: - Masse geht vor Klasse - Keine Kritik oder Wertung - die Ergebnisse gehören der Gruppe - Jede Idee sollte genannt werden Zeitrahmen vereinbaren. Ideen auf Karten oder Flipchart Festhalten. Bild oder Thema steht in der Mitte eines Blattes oder einer Flipchart. Vom Thema ausgehend werden Hauptäste (Hauptpunkte) erarbeitet. Ausgehend von diesen Hauptpunkten werden weitere Unterpunkte notiert. Regeln müssen unbedingt eingehalten werden. Erste Ideenflaute überbrücken spätestens nach der dritten Ideenflaute abbrechen. Pro Punkt immer nur ein Begriff Alle Punkte müssen mit einem Strich mit einem vorherigen Punkt verbunden sein Strukturiertes Vorgehen (schrittweises abarbeiten einzelner Punkte) ist nicht notwendig Werden Begriffe auf Karten geschrieben kann umsortiert werden

11 Instrumente der BürgerInnenbeteiligung Instrument zur Erfassung von Stärken und Schwächen in einem Konsultationsverfahren: Die SWOT-Analyse Die SWOT-Analyse (engl. Akronym für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken)) ist ein Instrument der Strategischen Planung; sie dient der Positionsbestimmung und der Strategieentwicklung von Unternehmen und anderen Organisationen (Quelle: Wikipedia). Quelle: Die Dimensionen des SWOT-Analysemodells werden häufig in einer SWOT-Matrix dargestellt, die wie folgt aufgebaut sein kann: SWOT- Analyse Stärken (Strengths) Interne Analyse Schwächen (Weaknesses) E x t e r n e Chancen (Opportunities) A n a l y s e Risiken (Threats)

12 Instrumente der BürgerInnenbeteiligung 12 Entscheidend für den Erfolg sind immer konkrete und am Ziel ausgerichtete Maßnahmen, die konsequent umgesetzt werden müssen. Die folgenden Fehler können häufig in veröffentlichten SWOT-Analysen beobachtet werden: Durchführung einer SWOT-Analyse, ohne davor ein Ziel (einen Soll-Zustand) zu vereinbaren. SWOT-Analysen sollten immer bezogen auf ein Ziel erstellt und nicht abstrakt gehalten werden. Wird der gewünschte Soll-Zustand nicht vereinbart, werden die Teilnehmer unterschiedliche Soll-Zustände erreichen, was zu schlechteren Resultaten führt. SWOT-Analysen werden mit möglichen Strategien verwechselt. SWOT-Analysen beschreiben Zustände, Strategien hingegen Aktionen. Um diesen Fehler zu vermeiden, sollte man möglichst bei Chancen an günstige Bedingungen denken und bei Risiken an ungünstige Bedingungen. Bei der SWOT-Analyse wird keine Priorisierung vorgenommen. Es lassen sich keine konkreten Maßnahmen ableiten, Maßnahmen werden also weder beschlossen noch umgesetzt. Quelle: eltis.org 4. Weitere Informationen: CIVITAS Publikation zum Thema (auf Englisch): Download von Transport Learning Trainingsmaterialien zum Thema Kommunikation: Download. Sammlung von Best practices auf dem Gebiet der nachhaltigen Mobilität: