FINANZPLANUNG 2015: DATENBEWÄLTIGUNG, EXCEL-CHAOS, KOMPATIBILITÄTSPROBLEME

Transkript

1 FINANZPLANUNG 2015: DATENBEWÄLTIGUNG, EXCEL-CHAOS, KOMPATIBILITÄTSPROBLEME Wenn man sich mit Planung beschäftigt, bewegt man sich in den meisten Fällen auf dünnem Eis. Unsere schnelllebige Zeit sorgt für permanente Veränderungen und erfordert von uns größtmögliche Flexibilität. Dennoch ist erwiesen, dass Unternehmen, die sich regelmäßig mit Planung beschäftigen, die erfolgreicheren sind. Schon alleine deshalb, weil alles in Gedanken entsteht bevor es Realität wird. Und dass Planung und Flexibilität keine Gegensätze sind sondern sich wunderbar zusammen ergänzen, das ist kein Geheimnis mehr. Finanzplanung ist das notwendig? Viele mittelständische Unternehmer planen nur die Gewinn- und Verlustrechnung ohne Berücksichtigung einer Bilanzplanung. Die umfangreichen Daten der Umsatz-, Kosten- und Ertragsplanung sind mit Hilfe von Excel-Dateien gut zu erfassen und auch zu pflegen. Unternehmen können damit bis zu einer bestimmten Betriebsgröße ihr Unternehmen auch sicher auch steuern. Unserer Erfahrung nach reicht es für Unternehmen ab ca. 2 Mio Jahresumsatz nicht mehr aus, da die Auswirkungen auf die Finanzen anfangen komplex zu werden. Nutzen einer Finanzplanung Verbindung der Umsatz- und Kostenplanung mit den Finanzauswirkungen Visualisierung der strategischen Ziele in operative Zahlen Kommunikation zu Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden und auch Kapitalgebern Möglichkeit, verschiedene Planungen in Szenarien abzubilden Führungs, Kontroll und Steuerungsinstrument Was gehört zu einer Planung? Planung in der heutigen Zeit ist das Verbinden von Wissen und Erfahrung mit Softwarelösungen, die bestimmte Basics zur Verfügung stellen. Zum Basiswissen gehört zum einen die Technik der Vorgehensweise und zum anderen die Grundsätze ordnungsgemäßer Planung (GoP), die vom BDU Bundesverband Deutscher Unternehmensberater herausgegeben werden. Auf Grundlage der GoP und unserer Erfahrung haben wir Ihnen die 6 wichtigsten Schritte der Planung zusammengefasst:

2 Schritt 1: Der Umsatz Gewinn entwickelt sich bekanntlich aus den Umsätzen abzüglich der Kosten und Abschreibungen. Während ein Großteil der Kosten noch gut kalkulierbar ist, stellt die Umsatzplanung für die meisten Firmenchefs das erste große Problem dar. Der Vertrieb sollte zunächst den Absatz planen der wiederum in die Umsatzplanung fließt. Folgendermaßen kann kalkuliert werden: Absatzmenge x Preis oder etwa Umsatz pro Kunde. Die Umsatzplanung verläuft in den meisten Fällen nicht linear, da saisonale Schwankungen und projektbezogener Umsatz berücksichtigt werden. Wir raten, zwischen sicheren und unsicheren Teilen der Planung zu differenzieren. Idealerweise sollte eine Gewichtung der Umsatzteile erfolgen, die bereits fest vereinbart sind. Schritt 2: Die Kosten Bei produzierenden Unternehmen ist der Wareneinsatz die zentrale Größe bei der Kostenplanung. Davon ableitend kommen weitere Kosten wie Personal und Marketing hinzu. Bei einem Dienstleistungsunternehmen spielen die Personalkosten eine größere Rolle. Hierbei sollte so genau wie möglich geplant werden (Lohnjournal, Fluktuation, Neueinstellungen). Grundsätzlich gilt beim Warenbestand: So viel Einkauf wie nötig, aber so wenig wie möglich. Schließlich bindet der Lagerbestand Kapital, das nicht für andere Zwecke zur Verfügung steht. Außerdem müssen Unternehmer ihre Einkaufspreise optimieren. Um einen Überblick über die laufenden Betriebskosten zu erhalten, empfehlen wir, für jede Position (etwa Miete, Versicherung, Leasing) eine Checkliste aufzustellen und die vertraglichen Grundlagen festzuhalten. Schritt 3: Der Gewinn Aus den nunmehr transparenteren Umsätzen, den entsprechenden Betriebskosten sowie Abschreibungen und Finanzierungskosten ergibt sich die wahrscheinliche künftige Ergebnisentwicklung. Eine möglichst genaue Ergebnisprognose ist eine sehr gute Basis sowohl für Bilanz-, Cash-Flow- und Liquiditätsplanung. Schritt 4: Die Liquidität Auf Basis der Schritte eins bis drei werden nun die Zahlungseingänge und -ausgänge zeitlich geplant. Es wird festgelegt, zu welchem Zeitpunkt Lieferantenrechnungen beglichen beziehungsweise eigene Außenstände ausgeglichen werden müssen. Wir arbeiten hierbei mit Zahlungszielen in Tagen oder -spektren, d.h. ein gewisser Prozentanteil der Lieferanten bezahlt innerhalb von 30 Tagen, ein anderer Anteil in 60 Tagen oder auch erst in 90 Tagen. Um Auftragsschwankungen abzufangen, empfiehlt es sich, eine Liquiditätsreserve (eigenes Kapital und kurzfristige Kredite) einzuplanen. Faustregel: Die Reserve sollte für drei Monate ausreichen. Schritt 5: Die Bilanz Zu diesem Zeitpunkt wird die Entwicklung der einzelnen Bilanzpositionen geplant: Die bereits durchgeführten Liquiditäts- und GuV-Prognosen werden um die künftigen Investitionen und Desinvestitionen ergänzt. Daraus ergibt sich das zu erwartende Anlagevermögen. Dazu passend muss die Passivseite strukturiert werden und zwar in Eigenkapital, langfristiges Fremdkapital und kurzfristige Finanzierungsmöglichkeiten. Die so erstellten Strukturen und deren Veränderungen werden in der Planbilanz und in der Kapitalflussrechnung (Cash-Flow) dargestellt. Nicht vergessen: Zusätzlicher Finanzierungsbedarf entsteht auch durch Rückzahlungsverpflichtungen einzelner Positionen der Passivseite. Gerade im Mittelstand sollte der Planung von Krediten eine besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Oft gibt es hier detaillierte Kreditplanungstools. Schritt 6: Planungshorizont In der Praxis hat sich ein Planungsturnus von drei Jahren bewährt dieser Horizont ist in der Regel ausreichend, wohingegen bei größeren Projekten mit einer Laufzeit ab 5 Jahren eine längere Betrachtung empfohlen wird. In der Praxis planen wir auch bis zu 10 Jahren, wenn die nötigen Daten dazu vorliegen. Ein größerer Planungshorizont ermöglicht eine längerfristige Finanzierungssteuerung und entscheidung.

3 Datenflut und Excel-Chaos Umsatzplanung Umsatzerlöse (Preis x Menge) Erlösschmälerungen LEISTUNGSplanung Planung der Kapazitätsauslastung Planung der innerbetrieblichen Leistungserstellung DECKUNGSBEITRAGSRECHNUNG Erlöse (Preis x Menge)./. Direkt zurechenbare Kosten Deckungsbeitrag Plan-Gewinn- und Verlustrechnung PERSONALplanung Stellenbesetzung Personalentwicklung Geplante Kosten Plangewinn Geplante Erlöse Planverlust KOSTENSTELLENplanung Zuordnung der Kosten (Entstehungspunkt der Kosten) Benennung der Kostenverantwortlichen FINANZPLANUNG PLAN-BILANZ Anlagevermögen Umlaufvermögen Plangewinn Eigenkapital Fremdkapital Planverlust Prüfung Investitionen und deren Wirtschaftlichkeit Mittelbeantragung und Mittelbeschaffung LIquiditätsplanung PLANUNG KALKULIERTE KOSTENARTEN Einnahmen Ausgaben Kalkulierte Abschreibungen und Zinsen Bestände, liquide Mittel, Kredite Die Grafik soll verdeutlichen, dass ein Teil der Planung, wie z.b. GuV-, Umsatz-, Bilanz- und Kapazitätsplanung in Excel abgedeckt werden kann. Jedoch wird es bei der Verknüpfung der verschiedenen Informationen aus den Dateien in Bezug auf deren Abhängigkeiten und Auswirkungen sehr komplex und unübersichtlich. Wer kennt es nicht, mit vielen Tabellenblättern und Verknüpfungen zu arbeiten und wenn alles erstellt ist, erscheint ein Bezugsfehler und die Suche nach der Nadel im Heuhaufen beginnt. Hier bedarf es schon wirklich guter Excel-Kenntnisse. Aber es geht auch einfacher und zeitsparender: Mit Hilfe einer professionellen Planungssoftware. Diese vereint Planung, Budgetierung, Forecasting, Cashflow-Planung und Finanzreporting in einem voll integrierten System. Die Software bietet sofortige Lösungen für Ihre dringendsten Herausforderungen. Sie garantiert Datensicherheit und Datenkonsistenz, Prozessgeschwindigkeit und -einfachheit für alle Unternehmensgrößen, Branchen und Geschäftsmodelle.

4 Es sind unterschiedliche Programme auf dem Markt. Wir arbeiten in unserem Hause mit Professional Planner und haben damit, gerade in Hinsicht auf Kompatibilität und Flexibilität, sehr gute Erfahrungen gemacht. Ein Beispiel aus unserem Arbeitsalltag: Herr Kunkel besitzt ein Produktionsunternehmen und möchte eine neue Maschine anschaffen. Um den Kredit vergeben zu können möchte die Bank von ihm eine Finanzplanung. Mit diesem Anliegen kommt Herr Kunkel zu uns. Wir beginnen mit der Analyse. Hierzu benötigen wir die Bilanzen der letzten 3 Jahre, aktuelle BWA s, Jahresabschlüsse und Summen-/Saldenlisten in Excel oder in Papierform. Da die gängigen Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware und Agenda in Excel exportieren können, stellt dies kein Problem dar. Nun werden die Daten in Professional Planner (PP) eingelesen und verwertet. Daraus werden GuV, Bilanz, Cash-Flow, sowie u.a. die Kennzahlen EBITDA, EBIT, Working Capital und Eigenkapitalquote erstellt. Wir analysieren und interpretieren die GuV und Bilanzstrukturen und ordnen sie bereits unter Controllinggesichtspunkten. Zudem werden bank- und ratingrelevante Gesichtspunkte berücksichtigt. Gemeinsam mit Herrn Kunkel erkennen wir Probleme und Risiken im Unternehmen und identifizieren deren Ursache. Ableitend davon werden Maßnahmen zur Verbesserung erstellt. Nun kann der eigentliche Planungsprozess beginnen: Liegen Planungsdaten bereits vor, können sie einwandfrei in PP eingelesen werden. Wenn nicht, werden die fehlenden Daten gemeinsam in einem Workshop erarbeitet. Es besteht auch die Möglichkeit, die Daten direkt in PP einzugeben. Die Software gibt nun die Planung auf Basis der Daten wieder. Wenn Herr Kunkel nun seinen wichtigsten Kunden verliert, hat das schwerwiegende Auswirkungen auf seine Liquidität und seine Bilanzstruktur. Wir können ihm nun auf Knopfdruck verschiedene Szenarien aufzeigen, wie er diese Abhängigkeit verringern oder abfedern kann. Auch strategische Überlegungen und deren Auswirkungen kann PP durchspielen. Dies erleichert die Entscheidungsfindung bzw. Strategiefestlegung ungemein. Mit dieser Finanzplanung kann Herr Kunkel nun zu seiner Bank gehen und seine Zahlungsströme in der Zukunft aufzeigen. Die Bank lernt ihn und sein Unternehmen so viel besser kennen, was die Kreditentscheidung erleichtert. Sie entscheidet sich dafür, ihm das Kapital zur Verfügung zu stellen, fordert jedoch einen vierteljährlichen Finanzbericht von ihm. Mit Professional Planner kein Problem. Zu den bereits vorhandenen Daten kann ein Controlling aufgebaut werden. Dies ermöglicht u.a. einen Soll-Ist-Vergleich. Die Parameter können der Entwicklung angepasst und ein monatlicher Forecast erstellt werden. Herr Kunkel kann der Bank jederzeit seine aktuelle und zukünftige Finanzsituation darlegen. Sind erst einmal alle Daten eingespielt, ist die jährliche oder auch die 3-monatige Planung eine Leichtigkeit mit der viel Zeit und Geld eingespart werden kann.

5 Zusammenfassung: Die integrierte Finanzplanung ist für Unternehmen ab einer bestimmten Größe und insbesondere bei einer komplexen Firmenstruktur unbedingt anzuraten. Sie erweitert den Spielraum für strategische Entscheidungen und gibt Transparenz und Sicherheit auch gegenüber Kapitalgebern und Banken. Für das Risikomanagement ist sie ein sehr gutes Führungs, Kontroll und Steuerungsinstrument, das durch die Einführung von Basel II und III mehr denn je gefordert wird. Wer steckt hinter diesem Work-Paper? Die WALTER FRIES Unternehmensberatung aus Aschaffenburg. Wir sind seit mehr als 30 Jahren Partner im Spannungsfeld zwischen dem Mittelstand und dessen Mitarbeiter sowie den Kapitalgebern am bayerischen Untermain. In dieser Zeit haben sich umfassende Veränderungen ergeben. Das betrifft nicht nur die derzeitige Marktsituation, sondern besonders die Kapitalmärkte. Viele unserer Kunden begleiten wir über Jahre hinweg und sorgen für einen guten Informationsfluss zwischen den einzelnen Anspruchsgruppen. Aber auch in der Beratung haben wir uns permanent weiter entwickelt. So sind wir nicht nur der Sparrings-Partner für Strategiefindung sondern auch der Spezialist für die Finanzplanung, Liquiditätsplanung, Finanzsteuerung und Finanzierungsbeschaffung. Wir können mittlerweile auf ein riesiges Netzwerk von Kapitalgebern und Förderinstituten, Steuerberatern und Fachanwälten zugreifen und nicht selten schon haben wir innerhalb unseres Kundenkreises passende Partner vermittelt. Sie kennen uns nicht nicht? Fragen Sie doch einfach Ihren Bankberater oder Steuerberater in Aschaffenburg und Umgebung nach uns! In diesem Artikel steckt Know-How von: WALTER FRIES Unternehmensberatung Friedrichstraße Aschaffenburg Fon: Walter Fries Partner Mario Rüdel Finanzierungs-Experte Sandra Stürmer Controllerin