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1 Senatsverwaltung für Bildung, Berlin, den Jugend und Wissenschaft Tel.: (9227) III E 4 - Fax: (9227) An den Vorsitzenden des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei G Sen Anlage nur für den Datenraum Einführung des neuen ISBJ-Verfahrens (Jugendhilfe) - Kooperationsvertrag mit der AKDB und Folgebericht Sitzung des Hauptausschusses vom 24. Oktober 2012 Rote Nr Teilansatz Bezirksplafonds 1000/ Ansatz des abgelaufenen Haushaltsjahres: , ,00 Ansatz des laufenden Haushaltsjahres: , ,00 Ansatz des kommenden Haushaltsjahres , ,00 Ist des abgelaufenen Haushaltsjahres: , ,00 Verfügungsbeschränkungen: Aktuelles Ist , ,00 Gesamtkosten: (Der Betrag beinhaltet die Ist-Kosten des abgelaufenen Haushaltsjahres, die Ansätze für die HHJ 2012 und 2013 sowie die im Bericht vom auf S. 3 ausgewiesenen Mehrbedarfe) Hinweise: Die Mittel zur Absicherung der Pflege und des laufenden Betriebes der Domäne Jugend sind in den Bezirksplafonds veranschlagt und werden über die Titel im Wege der Internen Verrechnung dem Titel im Einzelplan 10 zur Verfügung gestellt. Die beim Titel eingehenden Mittel werden beim Titel Dienstleistungen für die verfahrensabhängige IuK-Technik - verausgabt. Da der bezirkliche Anteil für 2011 vom ITDZ nicht den Bezirken in Rechnung gestellt wurde, wurde dieser Betrag in Höhe von T für das Jahr 2013 in den Haushaltsplan für 2012/13 aufgenommen. Der Hauptausschuss hat in seiner oben bezeichneten Sitzung Folgendes beschlossen: Der Hauptausschuss erwartet, dass der Kooperationsvertrag mit der AKDB rechtzeitig vor Rechtsverbindlichkeit vorgelegt wird. Darüber hinaus wird gebeten, dem Hauptausschuss in einem Folgebericht über den Umfang der Rücklage, den detaillierten Finanzbedarf der Gesamtmaßnahme und dessen Auswirkungen auf den Haushalt und die Finanzplanung auch unter Ausschöpfung der

2 2 Mittel aus der Rücklage zu berichten. Dazu gehört auch eine Aussage zur Sicherstellung des Finanzbedarfs der Bezirke auch über das Jahr 2013 hinaus. Es wird gebeten, den nachfolgenden Bericht und den Vertrag mit der AKDB zustimmend zur Kenntnis zu nehmen und den Beschluss als erledigt anzusehen. Die aus dem Auflösungsvertrag mit dem ITDZ über das Projekt ISBJ-Jugendhilfe zurückgeflossenen Mittel, die für die Entwicklungspartnerschaft eingesetzt werden sollen, wurden vom Verwahrbuch/Verwahrkonto bei Kapitel 9310 / bis zum bei 1000 / gebucht. Um sie für das Projekt weiterhin nutzen zu können, ist die Bildung einer Rücklage erforderlich. Entsprechend dem Auflagenbeschluss des Abgeordnetenhauses zum Haushalt 2012/2013 II.A.1 (Drs. 17/0400) wird daher des Weiteren darum gebeten, der Bildung einer Rücklage in Höhe von 6,255 Mio. im Kapitel 9730 zuzustimmen. Kooperationsvertrag mit der AKDB Der Kooperationsvertrag steht zur vertraulichen Kenntnisnahme im Datenraum zur Verfügung. Die Zusammenarbeit mit der AKDB zur Entwicklung einer großstadttauglichen, mehrmandantenfähigen Fachsoftware wird von der für Jugend verantwortlichen Senatsverwaltung auf der Grundlage der im Doppelhaushalt 2012/2013 zur Verfügung stehenden Finanzmittel erfolgen. Um dies sicherzustellen, beinhaltet der Vertrag folgende Kernpunkte: - Die Umsetzung der Kooperation erfolgt in Einzelprojekten, in denen die Leistungsbereitstellung der Partner jeweils gesondert finanziell bewertet wird. - Das Land Berlin erhält das Recht, die Software kostenlos in der jeweils neuesten Version und ohne jede Beschränkung zu nutzen Umfang der Rücklage Die aus dem Auflösungsvertrag mit dem ITDZ über das Projekt ISBJ-Jugendhilfe zurückgeflossenen Mittel in Höhe von T stehen uneingeschränkt zur Verfügung, da sie ausschließlich für eine Entwicklungspartnerschaft eingesetzt werden sollen, wie im Bericht an den Hauptausschuss vom (rote Nr F) ausgeführt. Die Rücklage wird erst nach Rechtsverbindlichkeit der Kooperation mit der AKDB bewirtschaftet. Finanzbedarf der Gesamtmaßnahme und Auswirkungen auf den Haushalt und die Finanzplanung Die Gesamtmaßnahme wird unter Beachtung der im Rahmen der Rücklage zur Verfügung stehenden Mittel als Folge von Einzelprojekten realisiert werden. Beginnend mit der Einführung existierender Produkte der AKDB endet die Gesamtmaßnahme, wenn das in Kooperation entwickelte Produkt den benötigten Unterstützungsumfang sicherstellt. Anteile der Rücklage werden im Zeitraum des Doppelhaushaltes 2012/13, wie im vorherigen Bericht (rote Nummer 0622) zur Sitzung des Hauptausschusses am dargestellt, verwendet.

3 3 (Beträge in ) 2013 Entwicklungspartnerschaft - Einführung OK.JUG (Offene Kommunikation Jugend) Einführung OK.KiWo (Offene Kommunikation Kindeswohl) Einführung OK.JUS (Offene Kommunikation Jugend und Soziales) Partnerschaft 400 Bis Ende 2013: Aktualisiert wird davon ausgegangen, dass die Kooperation nunmehr Anfang 2013 beginnt, demnach wird die Verwendung der in 2012 zurückgeflossenen Mittel erst in 2013 erfolgen. Die im Bericht vom 15. September genannten Ausgaben für die Jahre konnten zum Zeitpunkt der Aufstellung des Berichtes nur grob geschätzt werden und erst nach Abschluss des Kooperationsvertrages kann eine qualifizierte Planung erfolgen, weil die von den Partnern einzubringenden Leistungen in den auf Basis des Kooperationsvertrages zu schließenden Einzelprojektverträgen bewertet werden. Die Planung und Verwendung der Mittel werden im jährlichen Bericht über ISBJ darzustellen (Nächster Termin: Juni 2013) sein. Sicherstellung des Finanzbedarfs der Bezirke 1. Laufende Pflege und Unterhaltung Entsprechend der Berichterstattung vom zur roten Nr. 0020F verursacht die Pflege und Unterhaltung der bereits in der Produktion befindlichen Programme (KiTa, ZVK/UVK, E&D u. a.) jährliche Kosten von T. Eventueller Mehraufwand für den Unterhalt der Fachprogramme ist durch die jährliche pauschale Fortschreibung des Bezirksplafonds gedeckt. Für 2012 ist ein Mehraufwand von ca T erwartet worden. Dieser Betrag ist entsprechend dem Verursacherprinzip mit 3/4 den Bezirken und 1/4 der Senatsverwaltung zugeordnet worden, wobei bereits jetzt fast alle Bezirke ihren Anteil aus den Globalsummen bezahlt haben. (Beträge in ) Pflege& Wartung - Betrieb ISBJ Lizenzen Softwarepflege Neue Funktionen Betrieb Jugendhilfe Seit 2010 auf die Bezirke abgeschichteter Betrag, rd.: 1,9 Mio. Deckung durch Globalhaushalte der Bezirke: Fortlaufende Veränderungen und Weiterentwicklungen der ISBJ Software haben dazu geführt, dass die Pflege und Wartung immer aufwändiger und damit kostenintensiver geworden ist. Untersuchungen im Kontext der Modernisierung von ISBJ (siehe Punkt 2) weisen darauf hin, dass die zurzeit in Betrieb befindliche Software sich im letzten Drittel eines wirtschaftlichen Lebenszyklus befindet und wesentliche Komponenten ersetzt bzw. grundlegend überarbeitet werden müssen. Welche Aufwände damit verbunden sind, kann zurzeit noch nicht endgültig beantwortet werden. Um konkretere Aussagen zu den

4 4 erforderlichen Mitteln treffen zu können und einen wirtschaftlichen Betrieb sicherzustellen, sind folgende Maßnahmen geplant: - Im Frühjahr 2013 soll eine europaweite Ausschreibung der Pflegeverträge durchgeführt werden, deren Laufzeit auf maximal drei Jahre befristet sein wird. - Im Rahmen der Entwicklungspartnerschaft sollen Teile der ISBJ Software in die neue Lösung integriert werden, um durch Standardisierung und Mehrfachnutzung der Komponenten eine wirtschaftliche Betriebsführung sichern. - Ein behutsames Re-Design, d. h eine vorsichtige technische Erneuerung, der ausschließlich für das Land Berlin bedeutsamen Komponenten von ISBJ. 2. Modernisierung der bestehenden Infrastruktur Gemäß der Berichterstattung vom , werden die für die ursprüngliche Laufzeit von geplanten Investitionsmittel für ISBJ-Jugendhilfe von jährlich T für die Modernisierung der bestehenden Infrastruktur von ISBJ eingesetzt. Da der Anteil von T in 2011 nicht benötigt und von den Bezirken nicht an das ITDZ abgeführt wurde, konnte dieser im Doppelhaushalt 2012/2013 für 2013 bereitgestellt werden, so dass in den Jahren 2012 und 2013 insgesamt T berücksichtigt worden sind. Diese für die technische und organisatorische Investition vorgesehene Summe in Höhe von insgesamt T soll auf Basis eines Projektvertrages zwischen dem ITDZ und SenBildJugWiss für die Modernisierung der bestehenden Infrastruktur eingesetzt werden, um einen stabilen Betrieb beim ITDZ zu gewährleisten. Die bisher aus diesen Mitteln beauftragten Untersuchungen und Anpassungen haben bereits dazu geführt, dass Verbesserungen bei der Nutzung der Verfahren erzielt werden konnten. Soweit möglich werden die Arbeiten so beauftragt und ausgeführt, dass sie die Übernahme von Komponenten in die Entwicklungspartnerschaft unterstützen und auch dem erforderlichen Re-Design dienen können. (Beträge in ) Modernisierung (4,8 Mio. ) ISBJ-Software - ISBJ-Hardware Davon bereits investiert: 983 (per ) Durch die Einführung einer neuen Jugendhilfelösung für Berlin im Rahmen der Entwicklungspartnerschaft mit der AKDB wird sich der der Sachbearbeitung zur Verfügung gestellte Funktionsumfang deutlich ausweiten. Insbesondere bei der Sachbearbeitung für die Hilfen zur Erziehung werden ggf. mehr als 1000 zusätzliche User (Sozialarbeiter/innen, Planer und Leitungskräfte) das System nutzen können. Die daraus resultierenden Kosten für Betrieb, Pflege und Wartung sind im Rahmen der in dieser Vorlage dargestellten Finanzierung bereitzustellen. Zusammenfassung Die Zusammenarbeit des Landes Berlin mit der AKDB in Einzelprojekten bietet die realistische Chance folgende Ziele zu erreichen: - Mit einem nicht kommerziellen Partner kann das Vorgehen entsprechend den verfügbaren Mitteln geplant werden, weil sich jeder Partner nur zu den Kosten und Aufwendungen verpflichtet, die er überschauen kann. - Das Endprodukt muss nicht im Ausschreibungsverfahren bereits vollständig beschrieben und vertraglich definiert werden, was erfahrungsgemäß bei so komplexen Aufgaben nur selten gelingt.

5 5 - Sie eröffnet einen sicheren Weg für die schnelle Einführung einer erprobten Software, die bereits in den bayerischen Kommunen und außerhalb Bayerns u. a. in Bremen eingesetzt wird, und deren gemeinsamer Weiterentwicklung. - Die bereits erprobten Funktionalitäten von ISBJ, die bei dem Kita-Gutscheinverfahren eingesetzt werden, können standardisiert werden und sind damit auch für andere Verfahren nutzbar. - Mittel- bis langfristig können die von den Bezirken aufzubringenden Pflegekosten gesenkt werden, da die Kosten für die eingesetzten Komponenten von einem größeren Nutzerkreis getragen werden. - Durch die Zusammenarbeit zwischen dem ITDZ Berlin und der AKDB wird voraussichtlich auch der sichere Dauerbetrieb der bestehenden Verfahren profitieren. Mit diesem schrittweisen Vorgehen wurden bereits gute Erfahrungen gemacht. Die Partnerschaft ermöglicht eine Lastenteilung der weiteren Entwicklungskosten für die neue Jugendhilfesoftware sowie der Pflege- und Wartungskosten. In Vertretung Sigrid Klebba Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft

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