Allgemeine Bemerkungen zu den Aktivitäten im Handlungsfeld und den hinter den Zielen und Maßnahmen stehenden konzeptionellen Überlegungen:

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1 Kirchenkreis: Celle Handlungsfeld Grundstandard / Nr. 7 Allgemeine Bemerkungen zu den Aktivitäten im Handlungsfeld und den hinter den Zielen und Maßnahmen stehenden konzeptionellen Überlegungen: Das Konzept mit den Aussagen zum Kirchenamt (1. 4.) wird nur im Konzept des Rechtsträger-Kirchenkreises wiedergegeben. Allgemeine Bemerkungen Aufgabenstellung des Kirchenamtes Celle Das Kirchenamt Celle ist Dienstleistungs- und Kompetenzzentrum, das - die Verwaltungsarbeit erledigt, - alle Gremien und Verantwortlichen in den Kirchengemeinden, Kirchenkreisen und ihren Einrichtungen in Verwaltungsangelegenheiten umfassend berät, - für Entscheidungen Vorlagen erstellt und die Umsetzung vornimmt. Das Kirchenamt Celle ist mit Wirkung vom 1. Januar 2010 durch die Fusion der bis dahin selbständigen Kirchenkreisämter Celle, Soltau und Walsrode gebildet worden. Es ist zuständig für die 3 Kirchenkreise Celle, Soltau und Walsrode mit derzeit ca Kirchenmitgliedern (Celle: ; Soltau: ; Walsrode: ), 32 Tageseinrichtungen für Kinder, 37 Friedhöfen, 3 diakonische Trägervereine bzw. Gesellschaften mit 2 ambulanten Pflegediensten, 20 diakonischen Einrichtungen (Beratungs- und Unterstützungsstellen), 11 sonstige unselbständige Einrichtungen, 7 unselbständige kirchliche Stiftungen 402 Gebäude. Die Dienstleistungen des Kirchenamtes sind in weiten Bereichen wegen der fachlichen Anforderungen unabdingbar erforderlich. Sie entlasten die Kirchengemeinden, Kirchenkreise und ihre Einrichtungen in der alltäglichen Arbeit. Zu den Dienstleistungen gehören auch Dienstleistungen im Sinne gestaltender Verwaltung, die neue Ideen, Verbesserungen und Problemlösungen anregt, entwickelt und umsetzt. Der Verwaltungsbezirk des Kirchenamtes ist sehr groß. Zu einigen Kirchengemeinden ist die Entfernung zum Kirchenamt und damit die Fahrtzeit recht lang. Die Entfernung des Kirchenamtes zu den Superintendenturen in Soltau und Walsrode beträgt ca. 50 km. Hier wird zu ergründen sein, ob sich dies auf die erforderliche Kommunikation zwischen Kirchengemeinden und Kirchenamt negativ auswirkt. Sollten nachteilige Wirkungen festzustellen sein, ist zu überlegen, wie sie ausgeglichen werden können. Die vielfältige Aufgabenstellung der Verwaltung und ihr qualifiziertes und verlässliches Wirken sollen erhalten bleiben. Die knappe Personalausstattung nötigt dazu, den Einsatz der Mitarbeitenden sorgsam zu planen und in den Bemühungen, die Verwaltung effizienter zu gestalten, nicht nachzulassen. Festzustellen ist, dass wegen der bisher unterschiedlich in den Kirchenkreisen praktizierten Aufgabenübertragung und erledigung differenzierte Anforderungen im Verwaltungsablauf an das Kirchenamt gestellt werden. Erforderlich ist die Standardisierung von Verwaltungsvollzügen. Dazu zählt vor allem, dass die Kirchengemeinden nicht zuletzt zur eigenen Entlastung gleichmäßig und kirchenkreisübergreifend Zuständigkeiten für Routineaufgaben an das Kirchenamt delegieren. Aus Sicht des Kirchenamtes können die längerfristig erwarteten Einsparungen nur dann bei qualifizierter Erledigung der Aufgaben erbracht werden, wenn durch die Harmonisierung von unterschiedlichen Verwaltungsabläufen Vereinheitlichungen geschaffen werden. Hierzu gehört auch der 1

2 konsequente Ausbau der IT-Struktur durch Online-Anbindungen aller Kirchengemeinden, Kirchenkreise und Einrichtungen an die Server des Kirchenamtes sowie die Verwendung einheitlicher EDV- Standardsoftware. Personelle Ausstattung des Kirchenamtes Die Fusion der 3 Kirchenkreisämter Celle, Soltau und Walsrode zu einem gemeinsamen Kirchenamt mit Sitz in Celle hat im Vorfeld der Fusion dazu geführt, dass sich eine Vielzahl langfristig in den Kirchenkreisämtern tätiger Mitarbeitenden zur Vermeidung langer Fahrtzeiten um andere lokale Arbeitsplätze bemüht haben. Daneben haben mehrere Mitarbeitende aus Anlass der Fusion Altersteilzeitarbeitsregelungen beantragt und auch erhalten. Diese Situation hat dazu geführt, dass der langfristig geplante Personalabbau sich erheblich schneller als geplant umgesetzt hat. Wegen vieler Personalveränderungen und krankheitsbedingter Vertretungsregelungen mussten mehrere Mitarbeitende bereits im Jahr 2011 von außen eingestellt werden. Davon ausgehend, dass nur der Anteil der kirchensteuerfinanzierten Stellen und Stellenanteile bis 2020 um 30 % verringert werden muss, ist festzustellen, dass diese Einsparungen bereits im Jahr 2011 (unter Berücksichtigung der aktiv tätigen Mitarbeitenden) erreicht worden ist. Ausbildung des Verwaltungsnachwuchses Zur Sicherung eines qualifizierten Personalbestandes ist es unabdingbar, dass im Kirchenamt junge Menschen für den Beruf des Verwaltungsfachangestellten Fachrichtung Kirchenverwaltung - und für den gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst in der Landeskirche ausgebildet werden. Es ist vorgesehen, im Rahmen der von der Landeskirche insgesamt mitzufinanzierenden gesamten Ausbildungsplätze regelmäßig jährlich neue Ausbildungsverhältnisse zu begründen. Strukturunterschiede in den zu betreuenden Kirchenkreisen Die Verwaltung ist neben der Erfüllung der kontinuierlichen Aufgaben herausgefordert, sich immerwährend in Projekte in den Kirchenkreisen einzubringen und daran mitzuwirken. Die Vorbereitungen und die Entwicklung von genehmigungsfähigen Planungen auf der Grundlage des Finanzausgleichsgesetzes (FAG) werden in den einzelnen Kirchenkreisen erfolgreich begleitet. In diesem Arbeitsfeld besteht allerdings die Schwierigkeit, dass in den 3 Kirchenkreisen 2 grundsätzlich unterschiedliche Finanzsatzungen bestehen und weiterentwickelt werden müssen. Es besteht aber auch die Chance, unterschiedliche Erfahrungen in die Planungsprozesse einzubringen und das vorhandene know how dort für Problemlösungen in allen 3 Kirchenkreisen einzusetzen. Umstellung des Rechnungswesens auf DOPPIK Eine große bevorstehende Aufgabe ist die Umstellung des kirchlichen Rechnungswesens auf die Doppik. Diese Arbeiten binden über längere Zeit viel Arbeitskraft, die während der Vorbereitungs- und Einführungsphase an anderer Stelle fehlen bzw. die nur durch den (befristeten) Einsatz von zusätzlichem Fachpersonal zu bewältigen sein wird. Bereits jetzt ist abzusehen, dass ein Vollumstieg vom kameralen Rechnungswesen auf Doppik nicht weniger sondern mehr Arbeitsaufwand im Kirchenamt bedeutet. Vorgesehen ist, dass die Doppik in 3 Kirchengemeinden und bei einem diakonischen Trägerverein ab 2012 als Teilumstieg eingeführt wird. Die Umstellung aller anderen Rechtsträger ist derzeit ab 2013 vorgesehen. Der Vollumstieg wird aber davon abhängig gemacht, dass der Teilumstieg erfolgreich verlaufen wird und seitens der Landeskirche die für das neue Rechnungswesen erforderlichen verbindlichen Rechtsregelungen rechtzeitig geschaffen werden. Gebäudemanagement Das Gebäudemanagement ist in den drei Kirchenkreisen unterschiedlich ausgeprägt. Der Gebäudebestand ist sowohl in seiner Zahl und im Erhaltungszustand kirchenkreisweise different. Das Gebäudemanagement ist zu intensivieren und möglichst in wesentlichen Bereichen zu vereinheitlichen. Fundraising / Spendenverwaltung Das Fundraising ist ebenfalls in den einzelnen Kirchenkreisen unterschiedlich ausgeprägt vorhanden. Das Kirchenamt ist bereit und in der Lage, zusammen mit den in den einzelnen Kirchenkreisen in angemessenem Umfang tätigen Beauftragten für das Fundraising die Kirchengemeinden mit Verwaltungsleistungen im Bereich der Spendenverwaltung durch konsequenten Einsatz der vorhandenen EDV-Software KIDspende zu unterstützen, Standards zu definieren und umzusetzen. Kostenersparnisse im Kirchenamt können mittelfristig erzielt werden, wenn Kirchengemeinden und 2

3 Einrichtungen die Möglichkeiten der Software umfänglich nutzen. Das Kirchenamt wird hierbei mit dem Ziel Unterstützung leisten, Beauftragte in den einzelnen Kirchengemeinden zu befähigen, weitgehend Fundraisingsaufgaben selbst wahrzunehmen. Hierher gehört auch die Überlegung, inwieweit dies ebenso für die Kirchenkreis-Ebene zu gelten hat. Einsatz der IuK-Technik im Kirchenamt, Kirchengemeinden, Superintendenturen u. Einrichtungen Im Zuge des Umbaus der Liegenschaft Berlinstraße 2-8 in Celle zu Diensträumen für das Kirchenamt und andere Dienststellen ist eine neue, moderne EDV-Anlage installiert worden. Neben den bereits an die Server des Kirchenamtes online angebundenen Kindergärten aller 3 Kirchenkreise ist sinnvoll, auch alle Gemeindebüros der Kirchengemeinden, die Superintendenturen und die Pfarrämter sowie Einrichtungen in einem geschützten Netz online aufzuschalten, um eine einheitliche EDV-Struktur mit jeweils aktueller Standardsoftware für den Dienstbetrieb vorzuhalten. Hierdurch würde sich der regelmäßig in den Kirchengemeinden und Einrichtungen anfallende Installations- und Kostenaufwand deutlich reduzieren können und die Kommunikation zwischen den Dienststellen wäre erheblich zu verbessern. Die Umsetzung erfordert zunächst die Bereitstellung erheblicher Investitionskosten für die einheitlich zu beschaffende Hardware und die zu erwerbenden Lizenzen, soweit sie nicht bereits vorhanden sind. Die regelmäßige Wartung der Hard- und Software wäre über eine personell auszubauende Systembetreuung im Kirchenamt sicherzustellen. Begleitung der Gremien / Kirchenkreisreform Es ist angeraten zu prüfen, ob die Vielzahl der Gremien in den Kirchenkreisen und Kirchengemeinden mit den entsprechenden Sitzungen hinreichender Anlass ist, über Zusammenlegungen nachzudenken. Die Arbeit in den Gremien, die parallell in jedem der drei Kirchenkreise vorhanden sind, stellt nicht nur eine Belastung für die Ehrenamtlichen und anderen Gremienmitglieder dar, sondern bindet auch für die Vor- und Nachbereitung in der Verwaltung enorme Kräfte. Aufgabenkritik als ständige Aufgabe / Teilnahme an Modellprojekten mit Optimierungscharakter Daneben stellt sich das Kirchenamt in offenen Diskussionen mit Gremien der Kirchenkreise und Kirchengemeinden einer ständigen Aufgabenkritik unter Berücksichtigung gesetzlich wahrzunehmender Aufgaben und von den Kirchenkreisen, Kirchengemeinden und deren Einrichtungen gewünschter Intensität der Erledigung von Aufgaben. In Anbetracht der erwarteten Einsparungen im Bereich der Verwaltung ist zu prüfen ist, ob auch künftig noch alle derzeitig übertragenen Aufgaben in der bisherigen Weise vom Kirchenamt wahrgenommen werden müssen oder ob Aufgaben auch gänzlich durch Änderung von Rechtsvorschriften (auf landeskirchlicher Ebene) vereinfacht wahrgenommen oder gänzlich entfallen können (z.b. Abbau von Genehmigungsvorbehalten, Intensität des Berichtswesens u.ä.). Auswirkungen auf die personelle Ausstattung des Kirchenamtes im Bereich der Küraufgaben haben letztlich die Aufträge und Erwartungen der einzelnen Kirchenkreise, Kirchengemeinden und deren Einrichtungen zur Übernahme von Verwaltungsleistungen außerhalb der gesetzlichen Pflichtaufgaben. Das Kirchenamt nimmt an den Modellprojekten der Landeskirche Organisationsuntersuchung von fusionierten Kirchenämtern (Kirchenämter Celle, Hildesheim und Wunstorf) und Vergleichsringe für Personalverwaltung, Kindertagesstätten und Friedhöfe teil. Durch die freiwillige Mitarbeit an den Modellprojekten werden im Bereich der Landeskirche noch nicht vorhandene Daten und Benchmarks für das Verwaltungshandeln in verschiedenen Aufgabenfeldern erwartet. Hierdurch wird es möglich sein, Vergleiche vorzunehmen und Rückschlüsse auf die Effektivität des Kirchenamtes und damit auch auf die künftige Personal- und Sachkostenausstattung zulassen. Diese Prozesse werden durch den Kirchenamtsausschuss, der paritätisch aus Vertretern der 3 Kirchenkreisvorstände besteht, begleitet und mit ausgewertet. 3

4 Bestand der Stellen und Stellenanteile des Kirchenamtes am : Das Kirchenamt verfügt im Bereich der Verwaltung voraussichtlich am 1. Januar 2013 über 39,82 Planstellen (umgerechnet auf Vollzeitstellen). Zwei Vollzeitstellen davon sind befristet bis 30. Juni 2013 aufgrund des hohen Arbeitskräftebedarfs anlässlich der fusionsbedingten Anpassungen sowie der Umstellung des Rechnungswesens zusätzlich errichtet worden. In den vorstehenden Stellen sind 1,62 Stellen für Verwaltungsangestellte für die Verwaltung von Diakonie- / Sozialstationen enthalten, die räumlich außerhalb des Kirchenamtes angesiedelt sind. Zusätzlich sind für 4 Mitarbeitende in der Freistellungsphase ihrer Altersteilzeitarbeitsverhältnisse 3,15 kw-stellen errichtet, wovon 2 im Laufe des Jahres 2013, 1 Mitte 2014 und 1 Ende des 1. Quartals 2016 in den Ruhestand eintreten werden. Die kw-stellen entfallen zu diesen Zeitpunkten. Für Mitarbeitende im technischen Bereich stehen 0,5 Stelle für den Hausmeister und 1,16 Stelle für Raumpflegekräfte (umgerechnet auf Vollzeitstellen) zur Verfügung. Bezeichnung der Planstelle/n Bewertung der Stelle Umfang Kirchenbeamte Amtsleitung A 14 1,00 Stellvertretende Amtsleitung Abteilungsleitung Kassenleitung Stellvertretende Abteilungsleitung Angestellte A 13 A 12 A 11 A 10 1,00 2,00 1,00 1,00 Abteilungsleitung Diakonie / Geschäftsführung Diakonie Südheide Stellv. Abteilungsleitung / Wirtschaftliche Geschäftsführung f. d. Kitas Stellvertretende Abteilungsleitung Sachbearbeitungen Sachbearbeitungen E 12 1,00 E 11 1,00 E 10 2,00 E 9 10,26 E 5 / 6 17,56 Sachbearbeitungen (befristet bis ) E 5 / 6 2,00 39,82 Sachbearbeitung ATZ Freiphase (kw-stelle) E 9 1,00 Sachbearbeitung ATZ Freiphase (kw-stellen) E 6 2,15 Hausmeister 3,15 E 5 0,50 Raumpflegekräfte E 2 1,16 44,66 4

5 geplante Veränderungen im Planungszeitraum: a) Abbau der 3,1494 kw-stellen für Mitarbeitende in der Freistellungsphase der Altersteilzeitarbeitsverhältnisse jeweils zum Ende der Beschäftigungsverhältnisse b) Auslaufen der 2,00 befristet bis eingerichteten Stellen 5

6 Grundstandard: Dimension / Nr.: Zuständig: 1. Inhaltliche Aufgaben des Kirchenkreises Leitung des Kirchenamtes Herausforderungen an die Arbeit Ziele Gewichtung 1. Umstellung des kameralen Komplette Umstellung aller Rechtsträger Ziel: 1 Rechnungswesens auf Doppik. auf die Doppik ab 2013 nach Teilumstieg mit 4 Rechtsträgern ab Die 3 Kirchenkreise mit ihren Kirchengemeinden und Einrichtungen sind hinsichtlich der Finanzsatzung sehr unterschiedlich strukturiert. Schrittweise Angleichung der Finanzsatzungen. 3. Der Gebäudebestand in allen 3 Kirchenkreisen ist auf das unbedingt notwendige und künftig finanzierbare Maß zurückzuführen. Die Gebäudebewirtschaftung ist effektiver zu betreiben. 4. Das Potenzial für eine Refinanzierung der Verwaltungskosten durch Erheben von Verwaltungskostenumlagen ist noch nicht in allen Kirchenkreisen ausgeschöpft. Es bestehen noch Unterschiede in den einzelnen Kirchenkreisen (sowohl im Prozentsatz der Bemessungsgrundlagen als auch für die Art der zu erbringenden Leistungen). Einführung eines Gebäudemanagements. Ausbau der Refinanzierung der Aufwendungen für Verwaltung durch Erheben von gleichen Verwaltungskostenumlagen (VKU) in den 3 Kirchenkreisen des Kirchenamts- Verwaltungsbereiches Legende zur Gewichtung: 1 = dringlich; 2 = notwendig; 3 = wünschenswert; Geplante Maßnahmen bzw. Ideen, um die gesteckten Ziele im Planungszeitraum zu erreichen (Kurzbeschreibung, soweit möglich auch quantifiziert) Zu geplanter Darstellung der Maßnahme Nr. Ressourceneinsatz 1. Gestufte Qualifizierung der Mitarbeitenden zur sachgerechten Wahrnehmung künftiger Aufgaben im Rechnungswesen durch interne und externe Schulungen (ggf. auch über die landeskirchlich finanzierten Angebote hinaus) Im Rahmen des bestehenden Stellenplanes Kirchenkreisübergreifender Informationsaustausch diverser Gremien in verschiedenen Sachgebieten (Bau, Finanzen) mit Berechnungen unterschiedlicher Finanzmodelle. 3. Aufbau eines qualifizierten Gebäudekatasters in allen 3 Kirchenkreisen 4. Konsequente Erhebung von Verwaltungskostenumlagen in allen relevanten Sachbereichen in gleicher Höhe 6

7 Grundstandard: Dimension / Nr.: Zuständig: 2. nutzergerechte Erledigung der Aufgaben des Kirchenamtes Leitung des Amtes Herausforderungen an die Arbeit Ziele Gewichtung 1. Starke Belastung der Ehrenamtlichen und Pfarramtssekretärinnen mit Verwaltungsaufgaben Mehr Schulungen in Verwaltungsangelegenheiten durch das Kirchenamt. 2. Umsetzung der Doppik für Ehrenamtliche und Hauptamtliche in den Kirchengemeinden / Kirchenkreisen 3. Jahresabschlüsse sind zeitgerechter im Kirchenamt zu erarbeiten und den Kirchenvorständen zur Abnahme vorzulegen. Schulungen von Finanzbeauftragten und Interessierten; Einführung einer benutzergerechten Darstellung von Finanzberichten und sonstigen Unterlagen. Verringerung von Beanstandungen zu zeitlich verzögerten Vorlagen von Unterlagen Ziel: 1 Legende zur Gewichtung: 1 = dringlich; 2 = notwendig; 3 = wünschenswert; Geplante Maßnahmen bzw. Ideen, um die gesteckten Ziele im Planungszeitraum zu erreichen (Kurzbeschreibung, soweit möglich auch quantifiziert) Zu geplanter Darstellung der Maßnahme Nr. Ressourceneinsatz 1. Regelmäßiger Austausch von Verwaltungsmitarbeitenden im Kirchenamt und Pfarrsekretärinnen; Schulungsangebote an Finanz-, Kindergarten-, Baubeauftragte jährlich 2. Abfrage des konkreten Schulungsbedarfs und Entwicklung eines entsprechenden Konzepts für Schulungen. 3. Erarbeitung und Einführung von Standards für div. Verwaltungsleistungen; Vereinbarung abgestimmter Standards mit den Nutzern jährlich 2.000,-- 7

8 Grundstandard: Dimension / Nr.: Zuständig: 3a. Qualität der Verwaltungsleistungen im Kirchenamt: Effektivität und Effizienz Leitung des Amtes Herausforderungen an die Arbeit Ziele Gewichtung 1. Verwaltungsabläufe innerhalb des Kirchenamtes sind z.t. noch nicht optimal und führen zu Beanstandungen Erarbeitung und Umsetzung optimaler Arbeitsabläufe innerhalb des Kirchenamtes; Ziel: 1 2. Bei Beibehaltung der in den einzelnen Kirchenkreisen bestehenden unterschiedlichen Erwartungshaltungen an das Verwaltungshandeln des Kirchenamtes, die insbesondere durch den unterschiedlichen Personalbestand der alten Kirchenkreisämter geprägt sind, können die gegenwärtigen Aufgaben mit dem sich verringernden Personalbestand nicht mehr alle wahrgenommen werden. 3. Beschwerden von externen und internen Nutzern verringern. einheitliche Wahrnehmung von Aufgaben für die 3 Kirchenkreise; Anpassungen der Aufgaben durch Vereinfachung der Verwaltungsabläufe an den sinkenden Personalbestand Verzicht auf die Erledigung bzw. Vereinfachungen bisher vorgeschriebener Aufgaben durch Rechtsänderungen auf landeskirchlicher Ebene Einführung eines Beschwerdemanagements Legende zur Gewichtung: 1 = dringlich; 2 = notwendig; 3 = wünschenswert; Geplante Maßnahmen bzw. Ideen, um die gesteckten Ziele im Planungszeitraum zu erreichen (Kurzbeschreibung, soweit möglich auch quantifiziert) Zu geplanter Darstellung der Maßnahme Nr. Ressourceneinsatz 1. Erarbeitung verbindlicher Arbeitsabläufe innerhalb des Kirchenamtes für diverse Sachgebiete sowie Vereinbarung von Standards mit Gremien der Kirchenkreise, der Kirchengemeinden und Leitungen von Einrichtungen. 2. Erwirken einheitlicher Beschlüsse über die Delegation von Verwaltungsaufgaben auf das KA in den 3 Kirchenkreisen. 3. Erarbeiten eines Konzeptes für ein Beschwerdemanagement 8

9 Grundstandard: Dimension / Nr.: Zuständig: 3b. Qualität der Verwaltungsleistungen im Kirchenamt: Einsatz der Informationstechnik (IT) Leitung des Amtes Herausforderungen an die Arbeit Ziele Gewichtung Die täglich zu leistende Verwaltungsarbeit kann angesichts der Komplexität der Vorgänge und der zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen nur unter Einsatz moderner IuK- Technik bewältigt werden. Arbeitserleichterung durch IT Derzeit sind die Dienststellen in den Kirchenkreisen und im Kirchenamt mit IT- Produkten (Hard- und Software) unterschiedlich ausgestattet. Legende zur Gewichtung: 1 = dringlich; 2 = notwendig; 3 = wünschenswert; Geplante Maßnahmen bzw. Ideen, um die gesteckten Ziele im Planungszeitraum zu erreichen (Kurzbeschreibung, soweit möglich auch quantifiziert) Zu geplanter Darstellung der Maßnahme Nr. Ressourceneinsatz 1. Einheitlicher IT-Standard für Hard- und Software definieren und schrittweise in allen 3 Kirchenkreisen in Pfarrbüros, Pfarrämtern, Superintendenturen und Einrichtungen einführen einmalig für Lizenzen und Hardware (100 User); einmalig für ThinClients anstelle abgängiger PC s (50 Geräte) 2. Einheitliche Regeln für den IT-Einsatz entwickeln und einhalten. 3. Ausbau der Systembetreuung im Kirchenamt durch zusätzliche Personalkapazitäten 0,5 Stelle

10 Grundstandard: Dimension / Nr.: Zuständig: 4. Mitarbeitende des Kirchenamtes Leitung des Amtes Herausforderungen an die Arbeit Ziele Gewichtung 1. Vorhalten eines ausreichenden Personalbestandes in quantitativer und qualitativer Hinsicht zur fachgerechten Wahrnehmung der Aufgaben. Sicherung eines ausreichenden Personalbestandes; Qualifizierung vorhandener und neu einzustellender Mitarbeitenden durch geeignete Aus-, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen. Ziel: 1 2. Jahresgespräche sind nach der Konzeption des Kirchenkreises eingeführt. Verbesserung der Personalführung durch Anwenden der Konzeption. Schaffen von zeitlichen Ressourcen für die Amts- und stellv. Amtsleitung sowie die für die Abteilungsleitungen zur Wahrnehmung dieser Aufgaben. 3. Ausbildung muss systematisch, insbesondere im Blick auf einen drohenden Fachkräftemangel, betrieben werden. Verbesserung und Intensivierung der Personalführung im Kirchenamt. Sicherung des Verwaltungsnachwuchses Ausbildungsplan für Beamte des gehobenen Dienstes sowie für privatrechtlich Beschäftigte für die zeitgerechte Gewinnung neuer Fachkräfte Legende zur Gewichtung: 1 = dringlich; 2 = notwendig; 3 = wünschenswert; Geplante Maßnahmen bzw. Ideen, um die gesteckten Ziele im Planungszeitraum zu erreichen (Kurzbeschreibung, soweit möglich auch quantifiziert) Zu geplanter Darstellung der Maßnahme Nr. Ressourceneinsatz 1. Entwicklung eines Personalbedarfsplanes mit Qualifikationsanforderungen 2000 einmalig 1. Erstellung und Einführung eines Personalentwicklungsplanes 2. Entlastung der Amts- und stellv. Amtsleitung sowie der Abteilungsleitungen von lfd. Sachbearbeitungsaufgaben zugunsten der Personalführung durch Berücksichtigung in der Geschäftsverteilung 1. u u. 3. Einstellung mindestens eines/einer Auszubildenden jährlich Einstellung eines Anwärters/einer Anwärterin für den gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst nach Bedarf 2000 einmalig ca je Azubi jährlich (abzügl. LKA- Förderung) ca je Anwärter/in (abzügl. LKA- Förderung) 10

11 Kirchenkreis: Celle Handlungsfeld Grundstandard / Nr. 5. Verwaltung im Gemeindebüro und anderen gemeindlichen Stellen Allgemeine Bemerkungen zu den Aktivitäten im Handlungsfeld und den hinter den Zielen und Maßnahmen stehenden konzeptionellen Überlegungen: Allgemeine Bemerkungen Neben den Verwaltungsleistungen im Kirchenamt Celle werden Verwaltungsarbeiten auch in den Gemeindebüros geleistet. Die beruflich und ehrenamtlich Mitarbeitenden brücksichtigen bei ihren administrativen Aufgaben die Besonderheiten, die sich für ihren Dienst aus dem Auftrag der Kirche ergeben. Der Dienst im Pfarramtssekretariat ist vielseitig und anspruchsvoll. Er richtet sich nach den örtlichen Gegebenheiten und der jeweiligen Dienstanweisung bzw. Arbeitsplatzbeschreibung. Bemessung der Stellenumfänge Der Umfang für Pfarrsekretariatsstellen erfolgt in der Regel nach Kriterien des Kirchenkreises (gestuft nach der Größe der Gemeindegliederzahlen + Zusatzstunden für Kirchenbuchführung). Die Stadtkirchengemeinde erhält zusätzliche Wochenstunden für besondere kommunikative Arbeit. EDV-Struktur Als eine der wesentlichen Herausforderungen wird die unterschiedlich eingesetzte Software in den Kirchenbüros gesehen. Hierdurch wird die Kommunikation mit dem Kirchenamt unnötig erschwert. Gedacht ist daran, eine flächendeckende EDV-Struktur in den Ephoral- und Kirchengemeindebüros der drei zu betreuenden Kirchenkreise einzurichten, die zentral vom Server des Kirchenamtes versorgt wird. Qualifizierung der Mitarbeitenden Die sichere Anwendung der speziellen kirchlichen Software (MEWIS; E-Findat, KID Spende u.a.) durch die Mitarbeitenden in den Gemeindebüros wird zunehmend wichtiger, um zeitaufwändige Umwege über das Kirchenamt zu ersparen. Interne und externe Schulungsmaßnahmen sollen daher möglichst laufend angeboten werden. Bestand der Stellen und Stellenanteile am : Insgesamt sind in allen Kirchengemeinden für Pfarrsekretärinnen nach den Kirchenkreiskriterien 228,23 Wochenstunden (5,93 Vollzeitstellen) aus Zuweisungsmitteln für die Pfarrsekretariate vergeben worden. Einige wenige Kirchengemeinden haben die vom Kirchenkreis finanzierten Stellenumfänge geringfügig durch eigenfinanzierte Anteile aufgestockt. geplante Veränderungen im Planungszeitraum: Es sind Veränderungen geplant. 11

12 Grundstandard: Dimension / Nr.: Zuständig: 5. Verwaltung im Gemeindebüro und anderen gemeindlichen Stellen Kirchenvorstände Herausforderungen an die Arbeit Ziele Gewichtung 1. Unterschiedliche Software in zum Teil veralteten Versionen erschweren die Kommunikation zwischen der Verwaltung vor Ort und dem Kirchenamt flächendeckende gleiche EDV-Struktur in den Gemeindebüros in den KK Celle, Soltau und Walsrode. Die Pflege der Standardsoftware erfolgt zentral durch die Systembetreuung im KA. Ziel: 1 2. Unterschiedliche Qualifikationen der Mitarbeiterinnen in den Pfarrbüros im Hinblick auf die Anwendung von Standard- und Spezialsoftware (z.b. MEWIS, E-Findat, KID- Spende u.a.) 3. Die Aufgabenzuweisungen der Kirchengemeinden an die Pfarramtssekretärinnen sind zum Teil sehr unterschiedlich 4. Gemeindegliederverzeichnisse sind zum Teil unvollständig. Dadurch können finanzielle Nachteile für KG und KK entstehen. Alle Mitarbeiterinnen sind sicher in der Anwendung von Standard- und Spezialsoftware des Kirchenamtes, soweit eine Anwendung erforderlich ist. Angleichung der Aufgaben durch eine Standarddienstanweisung, die individuell nach bestimmten Erfordernissen erweitert werden kann. Verbesserung der Gemeindegliederverzeichnisse durch zeitnahe Erfassung von Änderungen im Kirchenbuch. Ziel: 3 Legende zur Gewichtung: 1 = dringlich; 2 = notwendig; 3 = wünschenswert; Geplante Maßnahmen bzw. Ideen, um die gesteckten Ziele im Planungszeitraum zu erreichen (Kurzbeschreibung, soweit möglich auch quantifiziert) Zu geplanter Darstellung der Maßnahme Nr. Ressourceneinsatz 1. Ausstattung der Gemeindebüros mit sogenannten Thin- Clients, die mit dem Server des Kirchenamtes verbunden sind. noch zu ermitteln 2. Interne und externe Schulungsmaßnahmen durch Mitarbeitende des Kirchenamtes oder Drittanbieter Erstellung eines Aufgabenkataloges, der standardmäßig die Aufgaben einer Pfarramtssekretärin beschreibt. 4. Konzentration der Kirchenbuchführung für alle Kirchengemeinden im Kirchenamt Vollzeitstelle Sachkosten 12

13 Kirchenkreis: Celle Handlungsfeld Grundstandard / Nr. 6. Verwaltung im Ephoralbüro und anderen Stellen im Kirchenkreis Allgemeine Bemerkungen zu den Aktivitäten im Handlungsfeld und den hinter den Zielen und Maßnahmen stehenden konzeptionellen Überlegungen: Allgemeine Bemerkungen Neben den Verwaltungsleistungen im Kirchenamt Celle wird im Ephoralbüro wesentliche Verwaltungsarbeit geleistet. Die Mitarbeiterin berücksichtigt bei ihren administrativen Aufgaben die Besonderheiten, die sich für ihren Dienst aus dem Auftrag der Kirche ergeben. Der Dienst im Ephoralbüro ist vielseitig und anspruchsvoll. Er richtet sich nach den örtlichen Gegebenheiten und der jeweiligen Dienstanweisung bzw. Arbeitsplatzbeschreibung. Neben der Unterstützung der Arbeitsorganisation des Superintendenten ist das Ephoralbüro eine Schaltstelle für Information und Hilfestellung sowohl für die Hauptamtlichen als auch für die Ehrenamtlichen im Kirchenkreis. Die Mitarbeiterin im Celler Ephoralbüro nimmt neben den typischen Verwaltungsaufgaben einer Ephoralsekretärin in hohem Maße zusätzliche organisatorische Aufgaben, insbesondere bei der Vorbereitung vielfältiger Kirchenkreisveranstaltungen, wahr. Das bisherige klassische Stellenprofil hat sich in zunehmendem Maße deutlich in eine Assistenztätigkeit des Superintendenten verändert. Die tarifliche Vergütung als Ephoralsekretärin wird von der Kirchenkreisleitung angesichts des Anforderungsprofils nicht als angemessen empfunden. EDV-Struktur Als eine der wesentlichen Herausforderungen wird die unterschiedlich eingesetzte Software in den Superintendenturen und den Kirchenbüros gesehen. Hierdurch wird die Kommunikation mit der Verwaltung des Kirchenamtes unnötig erschwert. Gedacht ist daran, eine flächendeckende EDV- Struktur in den Ephoral- und Kirchengemeindebüros der drei zu betreuenden Kirchenkreise einzurichten, die zentral vom Server des Kirchenamtes versorgt wird. Elektronischer Schriftverkehr / Dienstweg Als weiterer Schwerpunkt in den Herausforderungen wird der weiter zunehmende elektronische Schriftverkehr mit dem Landeskirchenamt und anderen kirchlichen Stellen gesehen. Hier wird vornehmlich (vom Landeskirchenamt) zu regeln sein, wie insbesondere der einzuhaltende Dienstweg auch in geeigneter Weise mit elektronischer Post gesichert werden kann. Bestand der Stellen und Stellenanteile am : Das Ephoralbüro ist 30,00 Wochenstunden besetzt. geplante Veränderungen im Planungszeitraum: Veränderungen sind nicht geplant. 13

14 Grundstandard: Dimension / Nr.: Zuständig: 6. Verwaltung im Ephoralbüro und anderen Stellen im Kirchenkreis Kirchenkreisvorstand Herausforderungen an die Arbeit Ziele Gewichtung 1. Unterschiedliche Software in veralteten Versionen erschweren die Kommunukation zwischen der Verwaltung im Ephoralbüro und dem Kirchenamt flächendeckende gleiche EDV-Struktur in den Ephoralbüros in den KK Celle, Soltau und Walsrode Ziel: 1 2. Die Aufgabenzuweisungen der Kirchenkreise an die Ephoralsekretärinnen sind zum Teil sehr unterschiedlich 3. Der Schriftverkehr zwischen den KG/KA mit dem Landeskirchenamt erfolgt zunehmend elektronisch, was dazu führt, dass der vom LKA geforderte Dienstweg nicht eingehalten werden kann. Angleichung der Aufgaben durch eine Standarddienstanweisung, die individuell nach bestimmten Erfordernissen geändert werden kann. Der Dienstweg ist seitens des LKA auch in geeigneter Weise mit elektronischer Post eingehalten Ziel: 1 Legende zur Gewichtung: 1 = dringlich; 2 = notwendig; 3 = wünschenswert; Geplante Maßnahmen bzw. Ideen, um die gesteckten Ziele im Planungszeitraum zu erreichen (Kurzbeschreibung, soweit möglich auch quantifiziert) Zu geplanter Darstellung der Maßnahme Nr. Ressourceneinsatz 1. Ausstattung der Ephoralbüros mit sogenannten Clients, die mit dem Server des Kirchenamtes verbunden sind Erstellung eines Aufgabenkataloges, der standardmäßig die Aufgaben einer Ephoralsekretärin beschreibt. 3. Mit dem Landeskirchenamt wird der elektronische Dienstweg vereinbart - auch bereits übergangs- bzw. erprobungsweise - wobei sichergestellt wird, dass der elektronische Schriftverkehr, der den Dienstweg nach den bisherigen Vorschriften erfordert, als Kopie an die Superintendenturen geht