Der Editor zum CRM Marketing Mail Manager. Benutzerhandbuch Version: 6.0.0

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1 Der Editor zum CRM Marketing Mail Manager Benutzerhandbuch Version: 6.0.0

2 Inhalt 1 Vorwort Ausgangssituation Der Bereich Vorlagen/Bausteine Das Bearbeitungsfeld Die Vorschau Das Arbeiten mit dem Editor Einfügen von Bildern Einfügen von Textbausteinen Das Einfügen von Verlinkungen Das Einfügen von Links mit vordefinierten Vorlagen Das Einfügen von Links ohne Vorlage Das Verschieben der einzelnen Vorlagen/Bausteine Das Ergebnis...13 Seite 2 von 15

3 1 Vorwort Wir freuen uns, dass Sie sich für den Texteditor zum CRM Marketing Mail Manager entschieden haben. Es handelt sich hierbei um ein Tool zum CRM Marketing Mail Manager, dass Ihnen das Erstellen der -Vorlagen und Newsletter vereinfacht und Ihre Arbeitszeit auf ein Minimum reduziert. Mit dem Editor sind Sie in der Lage, ohne technische Vorkenntnisse und Wissen über Schemanamen im CRM ihre Newsletter einfach zu gestalten, bereits bestehende Vorlagen zu nutzen, umzugestalten und zu verschieben, Bilder und Fließtext einzufügen und den Kunden oder Lead individuell anzusprechen. Seite 3 von 15

4 2 Ausgangssituation Der Editor zum CRM Marketing Mail Manager wird über den Anwendungsbereich Marketing in der Entität MMM Einstellungen in der zugeordneten Ansicht MMM Vorlage bedient. Der Benutzer des Editors zum Marketing Mail Manager muss die Rolle des Marketing Mail Manager Users besitzen. Der Editor zum CRM Marketing Mail Manager wird nach Usern lizensiert. Daher muss der Benutzer über eine gültige Lizenz verfügen. Ist dies nicht gegeben, ist der Bereich des Editors ausgegraut und enthält eine entsprechende Fehlermeldung. Eine weitere Voraussetzung für das Arbeiten mit dem Editor, ist das Vorhandensein eines Datensatzes MMM Einstellungen, wie im Handbuch zum CRM Marketing Mail Manager beschrieben. Seite 4 von 15

5 Nach der Installation des Editors befindet sich in der Navigationsleiste der Entität MMM Einstellungen die Navigationsschaltfläche MMM Vorlagen.über welchen man den Editor startet. Der Datensatz MMM Vorlage zum erstellten Datensatz MMM Einstellungen kann nur über den dazugehörenden Datensatz MMM Einstellungen erstellt werden. Dazu öffnet man im ausgewählten Datensatz MMM Einstellungen in der Navigationsleiste des Microsoft Dynamics CRM die Navigationsschaltfläche MMM Vorlagen und erstellt gemäß der CRM- Philosophie eine neue MMM Vorlage. In der MMM Vorlage werden die zur Marketingaktion inklusiv der darin enthaltenen Bilder und Links erstellt und entsprechend hinterlegt. Folgende Informationen sind zu hinterlegen: Name: Einstellungen: Kampagne: Kampagnenaktivität: Distribute On: Tracking Bild (Pfad): Betreff: Name der MMM Vorlage Name des Datensatzes MMM Einstellungen (ist voreingetragen) Name der hinterlegten Kampagne (ist voreingetragen) zuweisen der erstellten Kampagnenaktivität zu diesem Datensatz soll die Marketingaktion zu einem bestimmten Termin an die - Empfänger versandt werden, kann hier die Angabe Tag/Zeit hinterlegt werden. Die Marketingaktion wird dann genau zu diesem Zeitpunkt ausgelöst. Soll die Marketingaktion manuell ausgelöst werden, bleibt das Datumsfeld ohne Eintrag Um eine Nachverfolgung der Informationen zu gewährleisten, ist es erforderlich, dass auf den Webserver zugegriffen wird. Das erfolgt dadurch, dass neben den zu übermittelnden Text auch ein Bild Inhalt der versandten E- Mail sein muss. Standardmäßig erfolgt die Übersendung eines weißen Bildes im Format 1x1 Pixel. Wird zum Beispiel das Firmenlogo in der mitgeschickt, kann auch dieses, diese Funktion erfüllen. Unter Speicherort wird der Pfad zum mitgereichten Bild, relativ zum Verzeichnis der Tracking-Webseite, angegeben, über welchen der Web- Server das entsprechende Bild findet. Das standardmäßig weiße Bild ist unter dem Speicherort img/x.png hinterlegt und wird automatisch eingefügt, wenn kein Eintrag erfolgt ist. Fügen Sie den Betreff der Marketingaktion ein. Dann schließt sich der Bereich des Editors zum CRM Marketing Mail Manger an. Seite 5 von 15

6 Der eigentliche Editor zur Erstellung der unterteilt sich in drei Bereiche: 2.1 Der Bereich Vorlagen/Bausteine Im linken Bereich sind bereits fest definierte Vorgaben zur Erstellung der Marketingaktion hinterlegt. Dazu gehören Bildvorlagen in angegebener Pixelgröße, Überschriften in unterschiedlichen Formatierungen und Größen, Vorlagen für Fließtext, Kombinationen zwischen Bild- und Textfeldern (wobei die Bildvorlagen wieder einer Vorgabe in Pixel erfordern) und vorgegebene Textbausteine mit bereits hinterlegten Definitionen bestimmter Felder aus dem CRM. 2.2 Das Bearbeitungsfeld Im Bearbeitungsfeld (mittlerer Bereich des Fensters) kann, nach der Auswahl der entsprechenden Vorlage, diese (nach-)bearbeitet werden. Nach der Auswahl der Vorlagen (mit Mausdoppelklick) wird diese direkt in das Bearbeitungsfeld geschoben. 2.3 Die Vorschau Nach Auswahl der Bilder und Nachbearbeitung oder Ergänzung der hinterlegten Textbausteine im Bearbeitungsfeld werden die fertig formatierten Bausteine direkt in die Vorschau geschoben. Im rechten Bereich ist daher stets der aktuelle Bearbeitungsstand sichtbar. Seite 6 von 15

7 3 Das Arbeiten mit dem Editor Mit dem Erwerb des Editors zum CRM Marketing Mail Manager werden einige Vorlagen/Bausteine mitgeliefert. Je nach Bedarf können weitere Vorlagen/Bausteine oder Bilder selbst erstellt und hinzugefügt werden. Diese Vorlagen werden im CRM unter Einstellungen über die Navigationsschaltfläche MMM Vorlagen Element Vorlagen verwaltet. Zu den hinterlegten Vorlagen im Element Explorer gelangt man, indem man den Button im linken Bereich des Fensters drückt. Jetzt kann unter den definierten Vorlagen ausgewählt werden. Der aktuelle, sich in der Auswahl befindliche Vorlagenbaustein ist farbig hinterlegt. Die Auswahl erfolgt mit doppelten Mausklick auf die gewünschte Vorlage. Seite 7 von 15

8 Mit erneutem Mausklick auf die Vorlage kann diese dann im Bearbeitungsfeld entsprechend bearbeitet werden. Ist man damit fertig, wird durch den grünen Pfeil am oberen rechten Rand des Bearbeitungsfeldes, die Bearbeitung dieses Bausteins abgeschlossen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem man die aktuelle Ansicht des neu zu erstellenden Newsletters ansehen kann. Dieses Fenster kann wahlweise geöffnet bleiben, oder aber auch geschlossen werden. Achtung: Bausteine (wie hier ausgewählt Titel ) werden organisationsspezifisch formatiert, das heißt in der Formatierung ausgegeben, wie dies hinterlegt ist. Lässt man das Fenster für die Vorschau offen, passt sich automatisch der Bereich für das Bearbeitungsfeld an. Damit kann übersichtlicher gearbeitet werden. Achtung: Beim Einfügen von Bildern kann es ggf. in der Ansicht zu ungewünschten Verzerrungen kommen, wenn man das zweite Fenster für die Vorschau benutzt. 3.1 Einfügen von Bildern Als Vorlage ist definiert, das ein Bild in den Newsletter eingefügt wird. Nach dem Klicken auf diese Vorlage, öffnet sich im Bearbeitungsfeld ein Lookup-Feld zur Auswahl der hinterlegten Bilder. Über den Image Explorer sind alle hinterlegten Bilder und die entsprechende Pixelangabe ersichtlich. Achtung: Nur Bilder in der Pixel-Größe auswählen, die für das entsprechend vorgegebene Format passend sind, sonst kommt es ggf. zu ungewünschten Verzerrungen. Die Auswahl des Bildes erfolgt dann nach bekannter Microsoft-Technologie. Im Image Explorer können auch Ordner zur Auswahl (Beispiel: nach Pixelgröße, oder nach thematischer Zuordnung) hinterlegt werden. Seite 8 von 15

9 Die Bilder sollten bereits vollständig bearbeitet sein. Das heißt, dass Bilder oder Texte, die im Image Explorer hinterlegt sind, aus dem Editor heraus nicht nachbearbeitet werden können. Für die entsprechenden Vorlagen müssen Bilder in der entsprechenden Größe vorhanden sein. Beachtet man dies nicht wird das Bild verzerrt in der Vorlage und im Newsletter angezeigt. Beispiel: Die Auswahl des Bildes wird durch das Drücken des grünen Pfeils in der rechten oberen Ecke des Bearbeitungsfeldes abgeschlossen und das ausgewählte Bild in den Bereich Vorschau geschoben. 3.2 Einfügen von Textbausteinen Textbausteine umschließen Vorlagen, die für Fließtext vorgesehen sind, aber auch vordefinierte, formatierte Überschriften, Vorlagen die sowohl Bilder und Texte (jeweils an vordefinierten Stellen) und Vorlagen in denen man Felder aus dem CRM einbrigen kann. Das Einfügen von Bildern in Textfelder ist nicht möglich. Bei der Auswahl von Text, kann dieses im Bearbeitungsfeld individuell mit dem Editor formatiert werden. Ebenso können Vorlagenbausteine mit Platzhaltern hinterlegt werden. Das wird dann benötigt, wenn die in der Marketingliste zusammengefassten Kontakte direkt angesprochen werden sollen. (Beispiel: Name, Vorname, Anrede). Wird ein solcher Vorlagenbaustein ausgewählt, erscheint im oberen Teil des Bearbeitungsfeldes ein Abschnitt, in dem eine Entität und die dafür definierten Felder durch einfaches Auswahlverfahren ausgewählt werden können. Durch die getroffene Auswahl werden die Platzhalter automatisch in die Vorlage übernommen. Das umfangreiche Setzen der Platzhalter, wie im Benutzerhandbuch zum CRM Marketing Mail Manger beschrieben, entfällt hierbei. Seite 9 von 15

10 Der anschließende Fließtext kann wieder mit dem im Bearbeitungsfeld enthaltenen Editor einfach formatiert werden und nach Beendigung der Bearbeitung mit dem grünen Pfeil-Button (Bearbeitungsfeld, rechte obere Ecke) in die Vorschau geschoben werden. 3.3 Das Einfügen von Verlinkungen Möchte man Verlinkungen in den Text einbringen, müssen diese nicht mehr explizit in der Entität MMM Einstellungen hinterlegt werden. Es gibt zwei verschiedene Varianten, Links einzufügen Das Einfügen von Links mit vordefinierten Vorlagen Es ist möglich, bereits in den entsprechenden Vorlagen Links zu definieren und zu hinterlegen. Diese Vorlagen müssen entsprechend gekennzeichnet sein. Beispiel: Sie möchten das Firmenlogo auf der linken Seite des Newsletters ausbringen. Unter dem Bild soll die Verlinkung zur Firmenwebseite gesetzt sein. Rechts neben dem Bild soll nach einer Überschrift (die bereits vollständig formatiert hinterlegt ist) ein entsprechender Fließtext eingefügt werden. Achtung: Das Bild und der Link haben einen festen, vorgegebenen Standort und können nicht verändert werden. Nach Auswahl der vorher näher beschriebenen Vorlage, wird diese im Editor wie folgt angezeigt: Seite 10 von 15

11 Bereits in der ausgewählten Vorlage ist eine entsprechende Kennzeichnung an der Stelle vorhanden, an welcher der Link hinterlegt ist. Im Beispiel ist dies das Wort Detail am linken unteren Rand der Vorlage. Dieser Baustein wird wie folgt bearbeitet: Titel: Eingabe der Überschrift Bild: Auswahl des Bildes/Logos aus dem Images Explorer Link URL: URL der Webseite, auf die verlinkt werden soll Link Text: Text, mit welchem der Link im Newsletter bezeichnet werden soll Fließtext: Text ihrer Wahl mit individueller Formatierung Das Einfügen von Links ohne Vorlage Es ist auch möglich, nicht vordefinierte Links in Textfeldern zu hinterlegen. Dazu wählt man eine Vorlage die Text enthält, markiert den Text, der als Link in der ausgegeben werden soll und betätigt in der Menüzeile des CRM-Texteditors den Button Im sich öffnenden Fenster werden folgende Angaben hinterlegt: URL: URL auf die verlinkt werden soll Title: Der Name den der Link in der erhalten soll Open in: wie soll der Link geöffnet werden Zur Auswahl stehen: - im gleichen Fenster öffnen - im neuen Fenster öffnen. Werden die Verlinkungen im Dokument so erstellt, erfolgt die Hinterlegung der Verlinkung in der Entität MMM Einstellungen gemäß dieser hinterlegten Eingaben automatisch. Seite 11 von 15

12 3.4 Das Verschieben der einzelnen Vorlagen/Bausteine Alle für das Dokument erforderlichen Textbausteine und Bilder können nacheinander in einer willkürlich ausgewählten Reihenfolge erstellt und bearbeitet werden. Diese Reihenfolge ist auch in der Vorschau so sichtbar. Um die entsprechenden Bausteine jetzt exakt platzieren zu können, befinden sich in der Menüleiste des rechten Bereiches (Vorlagen/Textbausteine) in der rechten oberen Ecke zwei grüne Pfeile. Mit diesen können die einzelnen Textbausteine untereinander verschoben werden. Man markiert im linken Bereich (Vorlagen/Textbausteine) den entsprechenden Baustein mit einem einfachen Mausklick. Dieser wird dadurch farbig hinterlegt. Im Anschluss wird mit Hilfe der Richtungspfeile der markierte Baustein an seiner endgültiger Stelle platziert. Haben alle Bausteine ihre endgültige Position erhalten, ist das Dokument auf Fehler korrigiert und sind alle Links ordnungsgemäß gesetzt, speichert man das Template mit dem Button Speichern und schließen in der Menüzeile der Entität ab und schließt somit den Editor. Seite 12 von 15

13 4 Das Ergebnis Mit Abspeichern des erstellten Dokumentes werden im Abschnitt Weiterleitungen in der Ansicht der MMM Vorlage alle Weiterleitungsdatensätze, die verwendet worden sind, automatisch eingetragen und angezeigt. Seite 13 von 15

14 Beispiel: Die Kampagnenaktivität kann jetzt entweder manuell oder auch automatisch zeitgesteuert verteilt werden. Alle im Handbuch zum CRM Marketing Mail Manager beschriebenen Funktionsweisen stehen auch mit dem Editor zum CRM Marketing Mail Manager zur Verfügung. Seite 14 von 15

15 Sollten Sie weitere Fragen zum Editor des CRM Marketing Mail Managers haben oder weiterführenden Support benötigen, so zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wurzener Straße Dahlen / Sa. Tel.: +49 (34361) Fax: +49 (34361) Mail: Web: Vorstand: Andreas Donaubauer Aufsichtsratsvorsitzende: Andrea Striegler Amtsgericht Leipzig HRB Ust.-ID: DE Seite 15 von 15

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