Finanzmanagement mit SAP Business One

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1 im Überblick SAP-en für kleine und mittelständische Unternehmen SAP Business One Herausforderungen Finanzmanagement mit SAP Business One

2 Umfassendes und integriertes Finanzmanagement Umfassendes und integriertes Finanzmanagement Je größer Ihr Unternehmen wird, desto komplexer wird das Finanzmanagement. Anfangs war eine reine Buchhaltungssoftware ausreichend. Doch jetzt brauchen Sie eine Software, die Ihr Unternehmen weiterbringt. Eine Software, die Finanzabläufe automatisiert und in andere Geschäftsprozesse integriert. Diese Software gibt es. Sie heißt SAP Business One. Ihr wachsendes Unternehmen braucht eine integrierte Software, die sämtliche Buchhaltungs- und Finanzprozesse einschließlich Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Hauptbuch- und Journalbuchungen sowie wiederkehrender Buchungen optimiert, Ihre Steuerberechnungen automatisiert und mehrwährungsfähig ist. Sie müssen ein genaues Bild Ihres Unternehmens gewinnen und benötigen dafür Unterstützung beim Cashflow- und Anlagenmanagement, der Budgetüberwachung und dem Vergleich von Soll- und Istwerten sowie aussagekräftige Berichte und Datenvisualisierungen in Dashboards. Und Ihre Software soll mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und auch für den Einsatz unterwegs auf jedem mobilen Gerät verfügbar sein. SAP Business One powered by SAP HANA ist eine zuverlässige, integrierte für die Straffung Ihrer Finanzprozesse, die die Transaktionsverarbeitung beschleunigt und den Cashflow optimiert. Sie passt sich flexibel Ihren Anforderungen an und ist sowohl vor Ort als auch in der Cloud verfügbar. 2 / 12

3 Eine einzige, skalierbare Anwendung für alle Mit SAP Business One bearbeiten Sie Ihre Buchhaltungsvorgänge effektiv und umfassend (siehe Tabelle auf der nächsten Seite). Die Anwendung beinhaltet Kontenplanvorlagen, die länderspezifische Bestimmungen berücksichtigen und Ihnen damit die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erleichtern. Unsere Software unterstützt mehrere Berichts standards und Währungen und ist in 27 Sprachen und Lokalisierungen für 42 Länder verfügbar. Ihren internationalen Aktivitäten sind also keine Grenzen gesetzt. Sämtliche Vorlagen können Sie 1:1 übernehmen oder Ihren Geschäftsanforderungen anpassen. Transaktionen in SAP Business One lösen automatisch und in Echtzeit Journalbuchungen aus. Zum Beispiel erfolgt bei einer Wareneingangsbuchung automatisch die Journalbuchung für die Anpassung der Lagerbestände und Bestandsbewertungen. Gleichzeitig werden die entsprechenden Aufwandskonten aktualisiert. Anhand von Regeln und Prioritäten konfigurieren Sie Primärkonten, damit bei allen Transaktionen die richtigen Hauptbuchkonten verwendet werden. Sich wiederholende Transaktionen werden durch wiederkehrende Buchungen und Buchungsvorlagen vereinfacht, die Fehlerquellen vermeiden. Mit Korrekturbelegen können Sie mehrere Journalbuchungen vornehmen und die Belege anschließend im Batch-Modus verarbeiten, sodass alle Journalbuchungen gleichzeitig erfolgen. 3 / 12

4 FINANZMANAGEMENTFUNKTIONEN VON SAP BUSINESS ONE Buchhaltung Controlling Bankverkehr und Abstimmung Vordefinierte Kontenplanvorlagen übernehmen oder anpassen Buchungen durchführen (Journaleinträge, Korrekturbelege, wiederkehrende Buchungen) Mehrere Währungen für Kreditoren und Debitoren verwenden Finanzberichte, inklusive Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen Verwaltung des Anlagevermögens während seines gesamten Lebenszyklus Budgets festlegen und überwachen Zahlungsbedingungen, Mahnungen und Inkassovorgänge bearbeiten Direkte und indirekte Ausgaben und Einnahmen für mehrere Kostenstellen, Niederlassungen und Bereiche steuern und kontrollieren Aufteilungsregeln für die automatische Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben definieren und pflegen Abschreibung des Anlagevermögens mit mehreren Methoden Ein- und Ausgangszahlungen (Bargeld, Schecks, elektronische Überweisungen, Kreditkarten) abwickeln Kontoauszüge verarbeiten und Bücher automatisch abstimmen Debitoren- und Kreditorenrechnungen automatisch im Stapelverfahren ausgleichen Schecks und Überweisungen drucken und Zahlungsberichte erzeugen 4 / 12

5 Cashflow, Anlagen und Budgets souverän Mit den intuitiven Funktionen und Berichten von SAP Business One können Sie Ihr Unternehmen profitabler führen. Die Anwendung vereinfacht die Optimierung der Liquidität mit exakten Prognosen des Cashflows und Barmittelbedarfs und unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung von Zahlungsbedingungen, Mahnungen und Inkassovorgängen. So richten Sie beispielsweise Warnmeldungen ein, die Sie benachrichtigen, wenn ausstehende Zahlungen Ihren Cashflow beeinträchtigen. Zudem kann die Software, abhängig von der Außenstandsdauer, den Zahlungsbedingungen und dem fälligen Betrag, automatisch Mahnungen erstellen. SAP Business One basiert auf der SAP-HANA- Plattform und bietet robuste Funktionalität und leistungsstarkes In-Memory-Computing. Dieses ermöglicht Cashflow-Prognosen, bei deren Berechnung Kundenaufträge, Bestellungen, Anzahlungen, wiederkehrende Buchungen und andere relevante Transaktionen in Echtzeit einbezogen werden. Über die Kostenrechnung für mehrere Geschäftseinheiten verfolgen Sie, welche Kosten von Abteilungen, Bereichen und Regionen verursacht werden. Sie können die direkten und indirekten Ausgaben und Einnahmen steuern, die zum Beispiel für administrative Aufgaben, Werbung und Finanzierung anfallen. Dazu richten Sie Aufteilungsregeln ein, die die Einnahmen und Ausgaben automatisch den Geschäftseinheiten zuordnen. 5 / 12

6 Schnelle Monatsabschlüsse und valide Ein exakter Monatsabschluss ist für alle Unternehmen wichtig. Er muss genaue Finanzinformationen enthalten, die der Geschäftsführung eine Entscheidungshilfe bieten. SAP Business One vereinfacht den Monatsabschluss mit automatisierten Geschäftsprozessen, die für mehr Effizienz und weniger Fehler sorgen. Die Anwendung liefert Ihnen verlässliche Echtzeitdaten, die jeden Periodenabschluss beschleunigen. SAP Business One berechnet die Steuern für jede Position in allen Geschäftsvorgängen automatisch. Das gilt für unterschiedlichste Steuerarten, beispielsweise Quellensteuer, Vorsteuer und Mehrwertsteuer. Bei der automatischen Berechnung und dem Reporting werden landesspezifische Zuordnungs- und Melderegeln beachtet, sodass Sie alle rechtlichen Anforderungen der Länder erfüllen, in denen Sie tätig sind. Lokalisierungen für 42 Länder vereinfachen Steuerberechnungen, straffen das Berichtswesen und sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. 6 / 12

7 Die Bank- und Abstimmungsfunktionen von SAP Business One automatisieren die Verarbeitung eingehender und ausgehender Zahlungen. Der Zahlungsassistent ermöglicht Ihnen, die unterschiedlichsten Debitorenund Kreditorenrechnungen per Scheck oder Überweisung im Stapelmodus auszugleichen. Die Zahlungsabwicklung erfolgt gemäß Ihren festgelegten Auswahlkriterien und Zahlungsmethoden, wie Überweisung, Scheck, Kreditkarte oder Barzahlung. Sobald ein Vorgang abgeschlossen ist, werden automatisch die entsprechenden Journalbuchungen durchgeführt. Mit SAP Business One können Sie Kontoauszüge Ihrer Banken verarbeiten, um eingehende Zahlungen zuzuordnen, ausgehende Zahlungen zu generieren und Ihre Bilanzkonten abzustimmen. Ein Abstimmungsmodul hilft Ihnen außerdem, Zahlungen zuzuordnen, die nicht automatisch abgestimmt werden, beispielsweise Zahlungen auf Konto. Dazu öffnen Sie die Posten automatisch oder manuell und filtern nach Hauptbuchkonto oder Geschäftspartner. Steigern Sie die Effizienz Ihrer Inkasso- und Zahlungsvorgänge, indem Sie online mit Ihrer Bank zusammenarbeiten. 7 / 12

8 Damit Ihre Budgets im Plan bleiben, können Sie anhand von Regeln Budgetzuteilungen in Ihrer Landeswährung vornehmen und die Ausgaben genau überwachen. Bei Überschreitung einer bestimmten Budgetgrenze wird entweder eine Warnmeldung ausgegeben oder die entsprechende Transaktion verhindert. Anhand Ihrer definierten Regeln ordnen Sie auch die direkten und indirekten Einnahmen und Ausgaben exakt zu und erstellen detaillierte Gewinn- und Verlustrechnungen. Dabei wählen Sie zwischen monatlichen und jährlichen Darstellungsformen und vergleichen die Ergebnisse mehrerer Perioden. SAP Business One liefert Ihnen eine Vielzahl von Finanzberichten, zum Beispiel Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Rentabilitätsberichte, Periodenvergleiche, Fälligkeits- und Budgetberichte. Mit interaktiven Drilldownund einzigartigen Drag&Relate- Funktionen können Sie in diesen Berichten navigieren und die gewünschten Informatio nen finden. SAP Business One powered by SAP HANA eröffnet Ihnen ganz neue Möglichkeiten der Berichterstellung. Zusätzlich zu den standardmäßigen Berichten und Dashboards können Sie multidimensionale Analysen Ihrer Produktivdaten durchführen. So gewinnen Sie vor geschäftskritischen Entscheidungen einen genauen Überblick über die allgemeine Finanzsituation und ihre Details. 8 / 12

9 Die Geschäftseinheiten Ihres Unternehmens haben zwar verschiedene Berichtsanforderungen, aber gemeinsame Benutzer, Geschäftspartner, Kunden und Stammdaten. Der Einsatz mehrerer IT-en und Datenbanken für verschiedene Geschäftseinheiten ist aufwendig und kann zu inkonsistenten Daten führen. SAP Business One verwendet daher eine zentrale Datenbank für alle Geschäftseinheiten. Mit einer Instanz von SAP Business One erfüllen Sie folgende Aufgaben für mehrere Geschäftseinheiten: Durchführung aller wichtigen Finanzprozesse für Geschäftseinheiten und Zweigniederlassungen Erstellung und Pflege separater Dokumente, beispielsweise Rechnungen, für verschiedene Geschäftseinheiten Abwicklung von Banktransaktionen mit zentralen Zahlungsfunktionen Erstellung der externen und internen Finanzberichte für jede Geschäftseinheit Vereinfachen Sie Ihr Geschäft mit einer zentralen Datenbank und einer einzigen Instanz von SAP Business One für all Ihre Unternehmensbereiche. 9 / 12

10 Mit SAP Business One verwalten Sie Ihr Anlagevermögen anhand von Artikelstammdaten. Sie überwachen den gesamten Lebenszyklus, können Ihre Sachanlagen anderen Kostenstellen zuordnen und nehmen erforderliche Wertberichtigungen vor. Die Anwendung unterstützt die unterschiedlichsten Abschreibungsmethoden wie die lineare Periodensteuerungs-, Degressiv- oder Stufenmethode. Die Berechnung der Abschreibung erfolgt auf Monatsbasis. Für die Bewertung von Anlagen können Sie einen manuellen Abschreibungsbeleg erstellen oder eine Neubewertung durchführen. SAP Business One ermöglicht Ihnen den Kauf und Verkauf Ihres Anlagevermögens mit Belegen wie Debitoren- und Kreditorenrechnung, Gutschrift oder Vorausrechnung. Sie können die Anlagenkategorie mit der Erstellung eines Transferbelegs ändern. Zusätzlich ordnen Sie einer Anlage mehrere Kontenrahmen zu, damit der Anlagenwert und die Anlagengeschäfte in mehreren Buchungskreisen gleichzeitig gebucht werden. Mit einer integrierten, flexiblen Software für Abschreibungen und das Anlagenmanagement gewinnen Sie Transparenz über Ihr Anlagevermögen. 10 / 12

11 Bessere Ergebnisse mit einer integrierten Software erzielen Bessere Ergebnisse mit einer integrierten Software erzielen Mit SAP Business One erhalten Sie eine umfassende, integrierte Anwendung für die Optimierung Ihrer Finanzprozesse, die Ihnen hilft, spürbar bessere Ergebnisse zu erzielen: Sie beschleunigen Transaktionen und optimieren den Cashflow, indem Sie routinemäßige Finanzabläufe automatisieren und sie in Echtzeit in andere Geschäftsprozesse integrieren. Sie gewinnen dank besserer Steuerung der Zahlungsströme ein genaues Bild Ihres Unternehmens und behalten die Ist- und Soll-Situation im Blick. Sie überwachen Ihr Anlagevermögen während der gesamten Lebensdauer. Sie steigern die Effizienz und Genauigkeit des Kreditkarteninkassos und der Bankabstimmungen mit Online-Verbindungen zu Ihren Finanzinstitutionen. Sie beschleunigen die Periodenabschlüsse und unterstützen mit aktuellen Finanzberichten die Geschäftsentscheidungen. Sie halten internationale gesetzliche Vorgaben souverän ein. Sie straffen die Berechnung, Zahlung und Meldung Ihrer Steuern. Sie erfüllen die Anforderungen an Finanzanalysen und Reporting und ermöglichen mit leistungsstarken Analysen bessere strategische Unternehmensentscheidungen. Vereinfachen Sie Ihre Buchhaltungs- und Finanzprozesse mit umfassenden Werkzeugen für das Finanzmanagement und entscheiden Sie ergebnisorientiert. 11 / 12

12 Herausforderungen Zusammenfassung Mit SAP Business One vereinfachen und automatisieren Sie Ihr Finanzmanagement. Umfassende und integrierte Funktionen helfen Ihnen bei der Verwaltung, Steuerung und Analyse aller Finanz- und Buchhaltungsprozesse Ihres Unternehmens. Herausforderungen Optimierung der ineffizienten und fehleranfälligen Abläufe im Finanz- und Rechnungswesen, indem doppelte Dateneingaben vermieden und mit anderen n wie Einkauf, Lagerwirtschaft und Vertrieb verknüpft werden Mit genauen und vollständigen Echtzeit- Abschlüsse erstellen, Berichtsanforderungen erfüllen und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen Automatisierung aller wichtigen Buchhaltungsprozesse Hochentwickelte Werkzeuge für die Cashflow- und Budgetüberwachung Optimierte Abstimmung der Kontoauszüge mit Inkasso-, Forderungs- und Zahlungs - prozessen Integriertes Anlagenmanagement während des gesamten Lebenszyklus Eine einheitliche für alle Niederlassungen und Aussagekräftige Berichte und Analysen für die Unternehmensplanung und Revision Optimierte Unternehmensplanung Vereinfachte Finanzprozesse Transparenz aller Banktransaktionen Höhere Mitarbeiterproduktivität Fundierte Entscheidungen Weitere Informationen Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem SAP-Partner oder im Internet unter 12 / 12 Studio SAP 34235deDE (15/12)

13 Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP SE oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP SE oder einem SAP-Konzernunternehmen bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Die SAP SE oder ihre Konzernunternehmen übernehmen keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Die SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Keine der hierin enthaltenen Informationen ist als zusätzliche Garantie zu interpretieren. Insbesondere sind die SAP SE oder ihre Konzernunternehmen in keiner Weise verpflichtet, in dieser Publikation oder einer zugehörigen Präsentation dargestellte Geschäftsabläufe zu verfolgen oder hierin wiedergegebene Funktionen zu entwickeln oder zu veröffentlichen. Diese Publikation oder eine zugehörige Präsentation, die Strategie und etwaige künftige Entwicklungen, Produkte und/oder Plattformen der SAP SE oder ihrer Konzernunternehmen können von der SAP SE oder ihren Konzernunternehmen jederzeit und ohne Angabe von Gründen unangekündigt geändert werden. Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen stellen keine Zusage, kein Versprechen und keine rechtliche Verpflichtung zur Lieferung von Material, Code oder Funktionen dar. Sämtliche vorausschauenden Aussagen unterliegen unterschiedlichen Risiken und Unsicherheiten, durch die die tatsächlichen Ergebnisse von den Erwartungen abweichen können. Dem Leser wird empfohlen, diesen vorausschauenden Aussagen kein übertriebenes Vertrauen zu schenken und sich bei Kaufentscheidungen nicht auf sie zu stützen. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP SE (oder von einem SAP-Konzernunternehmen) in Deutschland und verschiedenen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Zusätzliche Informationen zur Marke und Vermerke finden Sie auf der Seite

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