Handbuch PREMIUMADRESS.

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1 Handbuch PREMIUMADRESS. Stand 01 / 2014 Deutsche Post AG Zentrale Zusatz- und Spezialleistungen Brief Bonn

2 PREMIUMADRESS Inhalt Kontakt PREMIUMADRESS Inhalt Zu diesem Handbuch Produktvarianten für Brief und Infopost mit Umhüllung oder in Kartenform für Infopost ohne Umhüllung und Pressepost Übersicht und Preise...9 : Aussendungen steuern Mit PREMIUMADRESS nutzen Sie einen innovativen Service der Deutschen Post. Um Ihnen dessen Nutzung noch einfacher zu machen, haben wir dieses Handbuch entwickelt. Es beschreibt alle wichtigen Themen und beantwortet möglicherweise auftretende Fragen. Erfahren Sie im Kapitel 1 Grundlagen zu PREMIUMADRESS. Lernen Sie im Kapitel 2 die verschiedenen Produktvarianten kennen und lassen Sie sich ab Kapitel 3 Schritt für Schritt durch die verschiedenen Elemente und Funktionen führen. Im Kapitel 7 finden Sie Datenfelder und Codetabellen zur richtigen Interpretation der Adressinformationen. Tipp: Wenn Sie das Handbuch als PDF am PC lesen, können Sie die internen Links des Dokuments zum schnellen vor- und zurückspringen verwenden. 4.1 Datamatrixcode Sendungskennzeichnung und Frankierarten Kundennummern bei PREMIUMADRESS Label und Frankit Sendungen Übertragungsverfahren Datenformate Vertragsdaten Benutzerverwaltung Datenübertragung Recherche Reporting Sollten Sie eine Frage haben, die im Handbuch nicht beantwortet wird, so wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice: Geschäftskunden-Service Produktberatung Telefon: (20 ct je Verbindung aus den deutschen Festnetzen; max. 60 ct je Verbindung aus den deutschen Mobilfunknetzen) Technische Beratung serviceteam@premiumadress.de 2 3

3 PREMIUMADRESS Einführung Produktvarianten PREMIUMADRESS Adressdaten digital pflegen In Deutschland ändern sich jedes Jahr fast 10 Millionen Adressen. Mit PREMIUMADRESS können Sie Ihre Adressdaten mit jeder Aussendung zuverlässig und digital aktualisieren. Reduzieren Sie erfolgreich Fehlsendungen und die damit verbundenen Kosten. PREMIUMADRESS Sendungen sind mit einem P sowie einem Datamatrixcode versehen. Dies ist ein zweidimensionaler Aufdruck, der wichtige Informationen für Ihre Adresspflege enthält, zum Beispiel Rücksendeadressen, Kunden- und Abrechnungsnummern. Ist eine Sendung nicht zustellbar, werden die Informationen gescannt, mit Adressdatenbanken abgeglichen, und Sie erhalten nach spätestens zwei Werktagen aktuelle Adressdaten. Außerdem steuern Sie mit PREMIUMADRESS auf einfache Weise den Verbleib nicht zustellbarer Sendungen: Sollen diese weitergesendet, zurückgeschickt oder vernichtet werden? Wählen Sie aus insgesamt sieben Produktvarianten, um PREMIUMADRESS genau passend zu Ihren Anforderungen einzusetzen. Zusätzliche praktische Anwendungen helfen Ihnen dabei, Ihre Adressdaten transparent und komfortabel zu verwalten. Der PREMIUMADRESS Prozess im Überblick 5. Datentransfer Ein bis zwei Tage nach dem Zustellversuch sind Ihre Adressdaten korrigiert. Neben dem Download können Sie Ihre Daten auch per SFTP oder als ausgedruckte Liste erhalten. 4. Datenabgleich Ihre digitalisierten Adressdaten werden mit der Nachsende-, Verstorbenen- und (optional) mit der Unzustellbarkeitsdatenbank abgeglichen. 3. Datenerfassung Mit dem Scannen Ihres Data matrixcodes und des Adressfeldes werden alle darin enthaltenen Informationen erfasst und mit dem Unzustellbarkeitsgrund verknüpft. 1. Versandvorbereitung Ihre Sendung wird durch das Aufbringen eines P für Premiumadress und eines Datamatrixcodes mit allen Informationen versehen, die im Fall einer Unzustellbarkeit über das weitere Verfahren entscheiden. 2. Zustellbarkeitsprüfung Die Zusteller erkennen am aufgedruckten P und am Datamatrixcode, dass Ihre Sendung mit PREMIUMADRESS verschickt wurde. Sie prüfen daraufhin die Zustellbarkeit direkt vor Ort. PREMIUMADRESS flexibel nutzen Wählen Sie aus sieben verschiedenen PREMIUMADRESS Produktvarianten, um Ihre Aussendungen zu steuern und Ihre Adressdaten zu pflegen. Nutzen Sie PREMIUMADRESS ganz nach Ihren Anforderungen Ausgehend von der Sendungsart, z.b. Brief oder Infopost, entscheiden Sie sich für eine oder mehrere Produktvarianten und legen so fest: Adressinformationen welche elektronischen Auskünfte oder Adresskorrekturen wünschen Sie? Verbleib der Sendung was soll mit den Sendungen geschehen? 2.1 Produktvarianten für Brief und Infopost mit Umhüllung oder in Kartenform PREMIUMADRESS Basis Mit PREMIUMADRESS Basis erhalten Sie alle verfügbaren Adressinformationen elektronisch. Bei Umzug mit Nachsendeauftrag wird die Sendung weitergeleitet, bei Unzustellbarkeit vernichtet. Diese Variante kann auch in Verbindung mit der Streifbandzeitung eingesetzt werden. Adressinformation 4 Anschriftenkorrektur bei Mängeln in der Anschrift Verbleib der Sendung Zustellung Rücksendung Nachsendung Vernichtung Umzugsadresse bzw. -information bei Umzug mit 4 Nachsendeauftrag Unzustellbar, weil nicht zu ermitteln / 4 Annahme verweigert / nicht abgeholt 4 Unzustellbar, weil verstorben Optional: Unzustellbar mit Datenbankbestätigung Tipp: Unzustellbarkeitsmeldungen und Verstorbeneninformationen sind für die Sendungsart BRIEF kostenlos. 4 5

4 PREMIUMADRESS Produktvarianten Produktvarianten PREMIUMADRESS PREMIUMADRESS Report Mit PREMIUMADRESS Report erhalten Sie nur Unzustellbarkeitsinformationen. Diese Variante kann auch in Verbindung mit der Streifbandzeitung eingesetzt werden. Adressinformation Verbleib der Sendung Zustellung Rücksendung Nachsendung Vernichtung Anschriftenkorrektur bei Mängeln in der Anschrift Umzugsadresse bzw. -information bei Umzug mit Nachsendeauftrag Unzustellbar, weil nicht zu ermitteln / 4 Annahme verweigert / nicht abgeholt Unzustellbar, weil verstorben 4 (wird als nicht zu ermitteln geliefert) Optional: Unzustellbar mit Datenbankbestätigung PREMIUMADRESS Fokus Mit PREMIUMADRESS Fokus erhalten Sie alle verfügbaren Adressinformationen elektronisch. Sowohl bei Umzug mit Nachsendeauftrag als auch bei Unzustellbarkeit wird die Sendung zurückgesendet. Diese Variante kann auch in Verbindung mit Einschreiben, der Streifbandzeitung oder Bücher- und Warensendung eingesetzt werden. Adressinformation Verbleib der Sendung Zustellung Rücksendung Nachsendung Vernichtung 4 Anschriftenkorrektur bei Mängeln in der Anschrift Umzugsadresse bzw. -information bei Umzug mit 4 Nachsendeauftrag Unzustellbar, weil nicht zu ermitteln / 4 Annahme verweigert / nicht abgeholt 4 Unzustellbar, weil verstorben Tipp: Unzustellbarkeitsmeldungen und Verstorbeneninformationen sind für die Sendungsart BRIEF kostenlos. PREMIUMADRESS Plus Mit PREMIUMADRESS Plus erhalten Sie alle verfügbaren Adressinformationen elektronisch. Zusätzlich wird die Sendung bei Unzustellbarkeit zurückgesendet. Diese Variante kann auch in Verbindung mit Einschreiben, der Streifbandzeitung oder Bücher- und Warensendung eingesetzt werden. Adressinformation Verbleib der Sendung Zustellung Rücksendung Nachsendung Vernichtung 4 Anschriftenkorrektur bei Mängeln in der Anschrift Umzugsadresse bzw. -information bei Umzug mit 4 Nachsendeauftrag Unzustellbar, weil nicht zu ermitteln / 4 Annahme verweigert / nicht abgeholt 4 Unzustellbar, weil verstorben Optional: Unzustellbar mit Datenbankbestätigung Optional: Unzustellbar mit Datenbankbestätigung PREMIUMADRESS Hybrid Mit PREMIUMADRESS Hybrid erhalten Sie elektronische Anschriftenkorrekturen und Umzugsadressen bzw. -informationen. Bei Umzug mit Nachsendeauftrag wird die Sendung weitergeleitet, bei Unzustellbarkeit zurückgesendet. Diese Variante kann auch in Verbindung mit Einschreiben, der Streifbandzeitung oder Bücher- und Warensendung eingesetzt werden. Adressinformation Verbleib der Sendung Zustellung Rücksendung Nachsendung Vernichtung 4 Anschriftenkorrektur bei Mängeln in der Anschrift Umzugsadresse bzw. -information bei Umzug mit 4 Nachsendeauftrag Unzustellbar, weil nicht zu ermitteln / Annahme verweigert / nicht abgeholt Unzustellbar, weil verstorben PREMIUMADRESS Retoure Mit PREMIUMADRESS Retoure erhalten Sie keine Adressinformationen. Bei Umzug mit Nachsendeauftrag wird die Sendung weitergeleitet, bei Unzustellbarkeit zurückgesendet. Diese Variante kann auch in Verbindung mit Einschreiben, der Streifbandzeitung oder Bücher- und Warensendung eingesetzt werden. Adressinformation Verbleib der Sendung Zustellung Rücksendung Nachsendung Vernichtung Anschriftenkorrektur bei Mängeln in der Anschrift Umzugsadresse bzw. -information bei Umzug mit Nachsendeauftrag Unzustellbar, weil nicht zu ermitteln / Annahme verweigert / nicht abgeholt Unzustellbar, weil verstorben 6 7

5 PREMIUMADRESS Produktvarianten Produktvarianten PREMIUMADRESS PREMIUMADRESS Retoure Extra Mit PREMIUMADRESS Retoure Extra erhalten Sie keine Adressinformationen. Sowohl bei Umzug mit Nachsendeauftrag als auch bei Unzustellbarkeit wird die Sendung zurückgesendet. Diese Variante kann auch in Verbindung mit Einschreiben, der Streifbandzeitung oder Bücher- und Warensendung eingesetzt werden. Adressinformation Verbleib der Sendung Zustellung Rücksendung Nachsendung Vernichtung Anschriftenkorrektur bei Mängeln in der Anschrift Umzugsadresse bzw. -information bei Umzug mit Nachsendeauftrag Unzustellbar, weil nicht zu ermitteln / Annahme verweigert / nicht abgeholt Unzustellbar, weil verstorben 2.3 Übersicht und Preise Übersicht Produktvarianten Sendungsart Produktvarianten Basis Report Plus Fokus Hybrid Retoure Retoure Extra Brief Einschreiben Bücher- und Warensendung Streifbandzeitung Infopost mit Umhüllung oder in Kartenform Infopost ohne Umhüllung 2. für Infopost ohne Umhüllung und Pressepost PREMIUMADRESS Basis Mit PREMIUMADRESS Basis erhalten Sie alle verfügbaren Adressinformationen elektronisch. Die Sendung wird vernichtet außer bei Anschriftenkorrektur. Verbleib der Sendung Pressepost Nachsendung bei Umzug mit Nachsendeauftrag (für Brief, Infopost mit Umhüllung) Rücksendung bei Unzustellbarkeit Rücksendung bei Umzug mit Nachsendeauftrag Vernichtung bei Unzustellbarkeit Adressinformation Verbleib der Sendung Zustellung Rücksendung Nachsendung Vernichtung 4 Anschriftenkorrektur bei Mängeln in der Anschrift Umzugsadresse bzw. -information bei Umzug mit 4 Nachsendeauftrag Unzustellbar, weil nicht zu ermitteln / 4 Annahme verweigert / nicht abgeholt 4 Unzustellbar, weil verstorben Optional: Unzustellbar mit Datenbankbestätigung PREMIUMADRESS Report Mit PREMIUMADRESS Report erhalten Sie Unzustellbarkeitsinformationen. Bei Umzug mit Nachsendauftrag wird zusätzlich die Unzustellbarkeitsinformation Empfänger verzogen; neue Anschrift nicht bestellt zur Verfügung gestellt. Adressinformation Vernichtung bei Umzug mit Nachsendeauftrag (bei INFOPOST ohne Umhüllung und Pressepost) Anschriftenkorrektur bei Mängeln in der Anschrift Umzugsadresse bzw. -information (bei Umzug mit Nachsendeauftrag) Unzustellbar, weil nicht zu ermitteln / Annahme verweigert / nicht abgeholt Unzustellbar, weil verstorben 1 Optional: Unzustellbar mit Datenbankbestätigung 1 Wird als nicht zu ermitteln geliefert. Adressinformation Verbleib der Sendung Zustellung Rücksendung Nachsendung Vernichtung Anschriftenkorrektur bei Mängeln in der Anschrift Umzugsadresse bzw. -information bei Umzug mit 4 Nachsendeauftrag (wird als Empfänger verzogen; neue Anschrift nicht bestellt geliefert) Unzustellbar, weil nicht zu ermitteln / 4 Annahme verweigert / nicht abgeholt Unzustellbar, weil verstorben 4 (wird als nicht zu ermitteln geliefert) Optional: Unzustellbar mit Datenbankbestätigung 9

6 PREMIUMADRESS Produktvarianten PREMIUMADRESS ID Premiumadress Preise für Brief und Infopost Entgelt wird für die gelieferten Adressinformationen erhoben. Art und Anzahl der Adressinformationen bestimmen den Preis. Unzustellbarkeitsinformationen, Verstorbeneninformationen und Anschriftenkorrekturen für Brief in Verbindung mit der Produktvariante Premiumadress Basis oder Report sind kostenfrei. Aussendungen steuern Adressinformation Anschriftenkorrektur Die Sendung ist zustellbar, es liegen aber Mängel in der Anschrift vor. Die Korrekturen werden als Information geliefert. Umzugsadresse bzw. -information Es liegt ein Nachsendeauftrag vor und die neue Adresse wird mitgeteilt. Willigt der Empfänger in die Weitergabe seiner neuen Anschrift nicht ein, wird nur diese Information gegeben und keine neue Adresse geliefert. Unzustellbar, weil Empfänger / Firma unter der angegebenen Anschrift nicht zu ermitteln; Annahme verweigert oder nicht abgeholt; Rückgabe über Briefkasten; Empfänger verzogen, neue Anschrift nicht bestellt; Sonstige Unzustellbarkeit. Unzustellbar, weil verstorben Information, dass jemand verstorben sein soll. Diese Informationen werden entweder durch den Zusteller erhoben oder aus der Verstorbenendatenbank gewonnen. Optional: Unzustellbarkeitsinformation mit Datenbankbestätigung Die Information des Zustellers über die Unzustellbarkeit wird durch einen Adressdatenbankabgleich bestätigt. Verbleib der Sendung Rücksendung von Infopost Infopost mit Umhüllung oder in Kartenform werden zurückgesendet und tragen einen Unzustellbarkeitsvermerk. Datenbereitstellung Download Optional: Einrichtung und Betrieb SFTP-Zugang Für die SFTP-Übertragung fallen einmalige Einrichtungskosten an. Optional: Ausdruck Adressliste (täglich oder wöchentlich) je angefangene 40 Adressinformationen Preis* 0,25 / Entgeltfrei** 1,04 0,25 / Entgeltfrei** 0,75 / Entgeltfrei** 0,50 Preis* 0,11 Preis* Entgeltfrei 500 Bei Vertragsschluss wird automatisch die PREMIUMADRESS ID 1 angelegt. Mit PREMIUMADRESS IDs können Sie Ihre Aussendungen und Retourenbearbeitung gezielt steuern, da diese Angaben zur Rücksendeanschrift, Datenempfänger und Abrechnungsdaten enthalten. Viele Vertragspartner verwenden nur eine PREMIUMADRESS ID. Wenn Sie jedoch regelmäßig Sendungen verschicken und diese individuell steuern wollen, können Sie in der Internetanwendung weitere PREMIUMADRESS IDs anlegen insgesamt bis zu 999 Stück. Die PREMIUMADRESS ID wird im Datamatrixcode abgelegt. Die PREMIUMADRESS IDs müssen vor der Aussendung in der Internetanwendung angelegt werden. Beinhaltet Ihr Datamatrixcode auf den Sendungen eine ID, die nicht in der Internetanwendung angelegt wurde, so werden die Adressinformationen automatisch der PREMIUMADRESS ID 1 zugeordnet. Mit PREMIUMADRESS IDs können Sie: Rücksendeanschrift bestimmen Retourensendungen können an verschiedene Adressen gesendet werden unabhängig von dem in Klarschrift angegebenen Absender. Datenempfänger festlegen Bestimmen Sie, welche Personen korrigierte Adressdaten erhalten sollen. Dies können Sie für jede Aussendung individuell festlegen. Zum Beispiel erhält ein Sachbearbeiter somit nur Adressinformationen von ihm zugeordneten Kunden, auch wenn ein Mailing an den gesamten Adressbestand geschickt wurde. 0,90 *Preisänderungen vorbehalten. Stand: 01 / Preise sind Komplettpreise je Adressinformation und sind nicht zu addieren. Ausnahme sind Rücksendungen von INFOPOST, hier fallen die Kosten zusätzlich an. SFTP inkl. gesetzlicher USt. Alle weiteren Leistungen zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. ** Für die Sendungsart Brief, in Verbindung mit PREMIUMADRESS Basis oder Report (inkl. Streifbandzeitung, aber ohne Bücher- und Warensendung, Nachnahme und Einschreiben). Preise für POSTVERTRIEBSSTÜCK und PRESSESENDUNG (Pressepost) entnehmen Sie bitte der Preisliste Presse Distribution > Abrechnungen steuern Wählen Sie Abrechnungsnummern aus und ordnen Sie Vorgänge zum Beispiel verschiedenen Kontoverbindungen zu. Benötigen Sie weitere Abrechnungsnummern, wenden Sie sich bitte an Ihren persönlichen Kundenberater. Unzustellbarkeitsinformation mit Datenbankbestätigung Wählen Sie als zusätzliche Leistung die Unzustellbarkeitsinformation mit Datenbankbestätigung: Ist eine Sendung nicht zustellbar, wird die Adresse mit der Postreferenz-Datei und weiteren Datenbanksubstanzen bei der Deutschen Post Direkt abgeglichen und gegebenenfalls bestätigt. Unzustellbarkeitsinformationen mit Datenbankbestätigung sind möglich bei den Produktvarianten PREMIUMADRESS Basis, Report, Plus und Fokus. Tipp: Integrieren Sie die PREMIUMADRESS IDs in Ihren Adressbestand. Somit können Sie beispielsweise Sendungen von verschiedenen Unternehmensteilen, Abteilungen, Kundengruppen, Dienstleistungen etc. steuern und Sendungsinformationen differenziert weiterverarbeiten. Informationen zum Anlegen und Verwalten von PREMIUMADRESS IDs finden Sie im > Kapitel 6.1 Vertragsdaten und in der Guided Tour zur Internetanwendung unter > premiumadress.de > Handhabung

7 PREMIUMADRESS PREMIUMADRESS ID Versandvorbereitung Premiumadress Beispiel PREMIUMADRESS IDs PREMIUMADRESS Vertrag Kunde Kunde Vertragspartner: Heinz Kunde, Test AG, Hamburg Bei Vertragsabschluss automatisch angelegte PREMIUMADRESS ID PREMIUMADRESS ID 1 Abrechnung : Bankverbindung: Bankname, BLZ: , Kto. Nr.: IBAN: DE , BIC: BANKDEF1HH2 Rücksendeanschrift: Test AG, Burchardstrasse 99, Hamburg Datenempfänger: Heinz Kunde Unzustellbarkeitsinformation mit Datenbankbestätigung: nein Beispiele für weitere PREMIUMADRESS IDs Bei Vertragsabschluss erfolgt automatisch die Anlage der PREMIUMADRESS ID 1, mindestens eine Abrechnungsnummer wird mit Vertragsabschluss ebenfalls angelegt. Sendungen vorbereiten und produzieren 4.1 Datamatrixcode PREMIUMADRESS Sendungen weisen stets einen Datamatrixcode sowie ein P auf. Der Datamatrixcode ist eine Weiterentwicklung des Barcodes und erlaubt die Darstellung und Verarbeitung auch komplexer Daten. Der Datamatrixcode wird im -Bit-Binärmodus (BASE 256) mit mindestens 240 dpi gedruckt. Je nach Drucker müssen Daten gegebenenfalls in ein geeignetes Format umgewandelt werden. PREMIUMADRESS ID 2 Abrechnung : Bankverbindung: Bankname, BLZ: , Kto. Nr.: IBAN: DE , BIC: BANKDEF1DCA Rücksendeanschrift: Test AG, Lindwurmstr. 99, 0337 München Datenempfänger: Heinz Kunde Unzustellbarkeitsinformation mit Datenbankbestätigung: nein PREMIUMADRESS ID 3 Abrechnung : Bankverbindung: Bankname, BLZ: , Kto. Nr.: IBAN: DE , BIC: BANKDEF1HH2 Rücksendeanschrift: Test AG, Burchardstrasse 99, Hamburg Datenempfänger: Walter Sparbier Unzustellbarkeitsinformation mit Datenbankbestätigung: nein PREMIUMADRESS ID 4 Abrechnung : Bankverbindung: Bankname, BLZ: , Kto. Nr.: IBAN: DE , BIC: BANKDEF1BSP Rücksendeanschrift: Test AG, Burchardstrasse 99, Hamburg Datenempfänger: Heinz Kunde Unzustellbarkeitsinformation mit Datenbankbestätigung: nein PREMIUMADRESS ID 5 Abrechnung : Bankverbindung: Bankname, BLZ: , Kto. Nr.: IBAN: DE , BIC: BANKDEF1BSP Rücksendeanschrift: Test AG, Burchardstrasse 99, Hamburg Kunde ID-Beauftragter: Heinz Kunde Unzustellbarkeitsinformation mit Datenbankbestätigung: ja Beispiel für abweichende Rücksendeanschrift für Sendungsretouren. Beispiel für abweichenden Datenempfänger. Die ID-Beauftragten sind nur für die jeweilige PREMIUMADRESS ID berechtigt. Beispiel für andere Abrechnungsdaten. Beispiel für die ergänzende Leistung Unzustellbarkeitsinformation mit Datenbankbestätigung. Hinweis: Die Druckqualität ist von entscheidender Bedeutung. Kann ein Data matrixcode nicht gelesen werden, wird die Sendung wie eine normale Sendung behandelt also ohne Nutzung der Leistungen von PREMIUMADRESS. Ihr Kundenberater hilft Ihnen bei Fragen hierzu gerne weiter. Inhalte des Datamatrixcodes Der Datamatrixcode enthält unter anderem alle wichtigen Informationen zur Steuerung Ihrer Aussendung und zu den gewünschten Adressinformationen: Kundennummer des Absenders Eindeutige Identifikation als PREMIUMADRESS Kunde, bei Pressesendungen wird das Zeitungskennzeichen (ZKZ) integriert. PREMIUMADRESS ID Individuell bestimmbare Eigenschaften zur Sendung, zum Beispiel Retouren- und Rechnungsadresse. Mehr Informationen dazu finden Sie im > Kapitel. Produkt-ID Alle Produkte und Produktkombinationen werden von der Deutschen Post in einer Produktliste geführt. Über Produktschlüssel kann jede PREMIUMADRESS Produktvariante und jedes Postprodukt eindeutig zugeordnet werden. Beispiel: Produktschlüssel 9191 > INFOPOST Standard wird mit PREMIUMADRESS Basis versendet. Eine aktuelle Liste der Produktschlüssel PREMIUMADRESS finden Sie auf unter > Downloads > Technische Details. Kundenindividuelle Daten Sie können weitere Informationen im Datamatrixcode ablegen. Besonders nützlich sind Empfänger-Kundennummern, um gelieferte Adressinformationen korrekt zuordnen zu können. Empfängeranschrift Der Datamatrixcode der Pressepost enthält zusätzlich die Anschrift des Empfängers

8 Premiumadress Versandvorbereitung Versandvorbereitung Premiumadress 4.2 Sendungskennzeichnung und Frankierarten Die Sendungskennzeichnung mit PREMIUMADRESS kann abhängig von der gewählten Frankierart auf verschiedene Arten erfolgen. Welche Kennzeichnung für Ihre Sendungen geeignet ist, entnehmen Sie der tabellarischen Übersicht auf Seite 17. Diese gibt Ihnen einen schnellen Gesamtüberblick über alle Möglichkeiten. a) Integrierte Sendungskennzeichnung direkt in der Frankierung DV-Freimachung Wenn Sie die DV-FREIMACHUNG nutzen, wird der verwendete Datamatrixcode einfach um PREMIUMADRESS ergänzt. Viele Anbieter der DV-FREIMACHUNG beziehungsweise der entsprechenden Software bieten PREMIUMADRESS bereits an Ihr System benötigt somit keine Anpassung. P Arnd Absender, Abs-Str. 1, Absenderstadt DV 01 0,55 Herr Peer Premium Primastraße Primastadt PREMIUMADRESS Beispielhafte Abb. Premiumadress Kennzeichnung integriert in DV-Freimachung b) Sendungskennzeichnung zusätzlich zur Frankierung Vermerk PREMIUMADRESS Dieser Vermerk kann zum Beispiel in Verbindung mit folgenden Frankier- / Sendungsarten eingesetzt werden: INFOPOST, Absenderfreistempelung, PLUSBRIEF, INTERNETMARKE und FRANKIERSERVICE. Der Vermerk PREMIUMADRESS kann auch als verkürzter Frankiervermerk und auf Wunsch auch ohne Frankierwelle verwendet werden. P Arnd Absender, Abs-Str. 1, Absenderstadt Herr Peer Premium Primastraße Primastadt INFOPOST Beispielhafte Abb. Vermerk PREMIUMADRESS bei verkürztem Frankiervermerk für InfOpost Detaillierte Informationen zum Vermerk PREMIUMADRESS finden Sie auf unter > Downloads > Technische Details. Tipp: Mit dem INFOPOST MANAGER können Sie den Datamatrixcode für INFOPOST und Brief im Rahmen der Frankierung / des Seriendrucks aufbringen ganz ohne Anpassung Ihrer Software. Weitere Informationen zur DV-FREIMACHUNG erhalten Sie online: > dv-freimachung@deutschepost.de Tipp: Auf der angegebenen Website finden Sie unter Fachberater für DV-FREIMACHUNG Ihren persönlichen Fachberater. FRANKIT FRANKIT Maschinen erstellen einen Datamatrixcode, in den PREMIUMADRESS integriert werden kann. Fragen Sie den Hersteller Ihrer Maschine, ob diese bereits PREMIUMADRESS anbietet. Alternativ können Sie auch das Premiumadress Label zusammen mit Ihrer Frankit Maschine nutzen. PREMIUMADRESS kann Ihnen auch bei FRANKIT Sendungen korrigierte Adressdaten unter Angabe von Empfänger-Kundennummern übermitteln. Mehr dazu erfahren Sie unter > 4.3 Kundennummern bei PREMIUMADRESS Label und FRANKIT Sendungen. Beispielhafte Abb. Premiumadress Kennzeichnung integriert in FRANKIT Mehr Informationen erhalten Sie hier: > Servicetelefon (14 ct je angefangene Minute aus den deutschen Festnetzen; maximal 42 ct je angefangene Minute aus den deutschen Mobilfunknetzen; montags bis samstags vom 7 bis 20 Uhr; nicht an bundeseinheitlichen Feiertagen) PREMIUMADRESS Label PREMIUMADRESS Label ist eine besonders einfache Lösung, mit der Sie Ihren Datamatrixcode ohne weitere Software am PC erstellen können. PREMIUMADRESS Label ist besonders gut geeignet für kleine Sendungsmengen, bei denen Sie auf kundenspezifische Informationen im Datamatrixcode und die volle Flexibilität von PREMIUMADRESS verzichten können. Ihr PREMIUMADRESS Label erstellen Sie einmalig auf und können es dann in Ihr Drucklayout integrieren. Beispielhafte Abb. PREMIUMADRESS Label Das PREMIUMADRESS Label können Sie ganz einfach online erstellen unter > Tipp: Wir empfehlen die Verwendung des Vermerks PREMIUMADRESS, da dieser die Abbildung empfängerindividueller Daten im Datamatrixcode ermöglicht, die einwandfrei ausgelesen und im Datensatz bereitgestellt werden. Wenn Sie das Premiumadress Label einsetzen, bieten wir das Aufbringen empfängerindividueller Daten in Klarschrift. Mehr dazu erfahren Sie unter > 4.3 Kundennummern bei PREMIUMADRESS Label und FRANKIT Sendungen

9 PREMIUMADRESS Versandvorbereitung Versandvorbereitung PREMIUMADRESS c) Sendungskennzeichnung für den Versand von Presseerzeugnissen Pressepost Etikett Neben den PREMIUMADRESS Informationen enthält der Datamatrixcode zusätzlich pressespezifische Angaben wie Heftnummer, Zeitungskennzeichen (ZKZ) sowie die vollständige Empfängeranschrift. Übersicht Sendungskennzeichnung und Frankierarten Frankierarten in Freimachungsart integriert Sendungskennzeichnung PREMIUMADRESS Vermerk PREMIUMADRESS (S. 15) PREMIUMADRESS Label (S. 15) Absenderfreistempelung Absenderstempelung Briefmarke DV-Freimachung Frankierservice Frankiervermerk / verkürzter Frankiervermerk Pressepost Etikett (S. 16) Pressepost- Randbeschriftung (S. 16) Beispielhafte Abb. Vermerk PREMIUMADRESS Kennzeichnung integriert in Pressepost Etikett Pressepost-Randbeschriftung Pressepost ohne Adressetikett oder etikettähnliche Direktbeschriftung erhalten eine Pressepost- Randbeschriftung. Dazu stehen verschiedene Layouts zur Verfügung. Bei diesen Frankierungen kann PREMIUMADRESS nur eingeschränkt genutzt werden: Beim Einsatz der Pressepost- Randbeschriftung 52 x 52 ist keine Adresskorrektur möglich, und beim Einsatz des Moduls 16 x 4 können ausschließlich Unzustellbarkeitsmerkmale und Matrixcodedaten geliefert werden. FRANKIT Internetmarke PLUSBRIEF Presse Tipp: Wenn Sie die im Datamatrixcode hinterlegten Daten selbst auslesen wollen, können Sie dafür einen Handscanner verwenden, der für das Erfassen zweidimensionaler Barcodes geeignet ist. Es sind verschiedene Modelle im Markt erhältlich, zum Beispiel der Datalogic Powerscan M500 bzw. D500, der Gryphon GD4430 Musterverlag AG, Postfach 12 34, Musterhausen, PVSt Entgelt bezahlt ZKZ Herr Peer Premium Primastraße Primastadt Musterverlag Postfach Neustadt, PVSt, Entgelt bezahlt, ZKZ Peer Premium, Primastraße 1, Primastadt P P Beispielhafte Abb. Premiumadress Kennzeichnung integriert in Pressepost-Randbeschriftung sowie Geräte von Handheld Products (HHP) oder Omron. Zusätzlich stellen wir Ihnen die PC-Software Matrixcode Checker zur Verfügung. Damit können Sie die Inhalte des Datamatrixcodes strukturiert darstellen und prüfen. Der Matrixcode Checker steht zum kostenlosen Download bereit unter: Detaillierte Informationen zu den Spezifikationen Pressepost-Randbeschriftung finden Sie auf unter > Downloads > Technische Details. Tipp: Nutzen Sie den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION, um den Datamatrixcode gemeinsam mit der Empfängeradresse aufzudrucken. Mehr Informationen erhalten Sie hier: > > Downloads > Software Vergleichbare Angebote sind auch über andere Anbieter erhältlich. > Servicetelefon (14 ct je angefangene Minute aus den deutschen Festnetzen; maximal 42 ct je angefangene Minute aus den deutschen Mobilfunknetzen; montags bis samstags vom 7 bis 20 Uhr; nicht an bundeseinheitlichen Feiertagen) 16 17

10 PREMIUMADRESS Versandvorbereitung Datenübertragung PREMIUMADRESS 4.3 Kundennummern bei PREMIUMADRESS Label und FRANKIT Sendungen Bei Einsatz des PREMIUMADRESS Labels und FRANKIT finden Adressierung und Frankierung zu unterschiedlichen Zeitpunkten statt. Darum können keine empfängerindividuellen Informationen im Datamatrixcode hinterlegt werden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, gemeinsam mit der Empfängeranschrift eine Referenznummer in Klarschrift aufzubringen. Diese Nummer wird von der Deutschen Post erfasst und an Sie übermittelt. Der Aufbau der Kundennummern wurde normiert, um die Erfassungsqualität zu sichern. Absender GmbH, Absenderstraße 1, 4567 Absenderstadt Aktuelle Adressdaten nutzen Mit PREMIUMADRESS stehen Ihnen ständig aktualisierte digitale Adressdaten zur Verfügung. Sie können aus drei Übertragungsverfahren wählen: Download, SFTP oder gedruckte Adressliste. Für jede unzustellbare oder fehlerhafte Sendung wird ein Datensatz erstellt, der sich aus verschiedenen Datenfeldern zusammensetzt. Detaillierte Informationen zu Datenfeldern sowie Codetabellen finden Sie im > Kapitel 7. ## ## Herrn Martin Mustermann Musterstraße Musterstadt Beispielhafte Abb. Anschriftenzone einer Sendung mit PREMIUMADRESS Label Empfänger-Kundennummer Aufbau Kundennummernaufdruck a) Für Kundennummern ist folgender Zeichensatz zulässig: Ziffern 0 bis 9, die Trenn zeichen., _, /, - und die Großbuch staben A bis Z. b) Kundennummern haben eine Länge von 2 bis 16 Zeichen. c) Als Begrenzungszeichen für die Kunden nummer wird die Zeichenfolge ## verwendet. d) Schriftart und Schriftgröße entsprechend der Anschrift. Da die Originalanschrift auf der Sendung über eine maschinelle oder manuelle Erfassung auf Basis gescannter Bilder ermittelt wird, sind Abweichungen vom Original möglich. Zur sicheren Zuordnung der Adressinformationen empfiehlt sich daher immer die Abbildung empfängerindividueller Informationen im Datamatrixcode. Tipp: Wenn neue Adressdaten für Sie zur Abholung bereitstehen, informieren wir Sie per . So bleiben Sie immer aktuell informiert. Diese Funktion können Sie in der Internetanwendung im Bereich > Benutzerverwaltung aktivieren. 5.1 Übertragungsverfahren Download Laden Sie Ihre Adressdaten online per Internetanwendung auf unter dem Menüpunkt Datenübertragung herunter. Bitte beachten Sie, dass hierzu die Popupblocker deaktiviert sein müssen. Ihre Zugangsdaten haben Sie als Vertragspartner nach Vertragsschluss per erhalten. Position Kundenummernaufdruck Bei der Bestimmung der Kundennummer in Klarschrift gelten die folgenden Regeln: a) Die Kundennummer befindet sich in der ersten Anschriftenzeile. b) Die maximale Breite der Kundennummer wird links durch die Linksbündigkeit der Empfängeradresse begrenzt. c) Die maximale Breite der Kundennummer beträgt 120 mm. d) Bei Fensterbriefen ist die maximale Breite der Kundennummer rechts durch den rechten Rand des Adressfensters mit einem Abstand von 5 mm begrenzt. e) Unterhalb der Kundennummer dürfen nur Teile der Adresse stehen, ansonsten muss dieser Bereich leer sein. Die Daten stehen Ihnen drei Monate zum Download zur Verfügung. 14 Tage nach dem ersten Download werden die Daten gelöscht. Detaillierte Informationen zur Internetanwendung finden Sie im > Kapitel. 1 19

11 PREMIUMADRESS Datenübertragung Datenübertragung PREMIUMADRESS Eigenschaften der Download-Schnittstelle Eigenschaften der Download-Schnittstelle Komprimierung Wahlweise komprimiert oder unkomprimiert Dateikennung komprimiert.zip Dateikennung und.xml /.csv /.txt /.xls /.pdf Format entpackt Verschlüsselung Keine Übertragungsprotokoll HTTPS Dateiname bei Download Sender + Kundennummer + PREMIUMADRESS ID + Fortlaufende Nummer + Dateikennung Bsp. Dateiname für Download Zyklus Sender: PreAdr Kundennummer: 10-stellig lt. Vertrag mit der Deutschen Post PREMIUMADRESS ID: 3-stellige PREMIUMADRESS ID mit führenden Nullen Fortlaufende Nummer: lückenlos aufsteigende Nummer der Lieferung (-stellig mit führenden Nullen) Dateikennung:.zip,.xml oder.csv bzw..xls PreAdr zip oder PreAdr xml oder PreAdr csv oder PreAdr xls Tägliches Bereitstellen durch die Deutsche Post (wenn Adressdaten vorliegen) SFTP-Verfahren Die Daten werden von der Deutschen Post in einem Verzeichnis zur Verfügung gestellt und können per SFTP abgeholt werden. Beim SFTP-Verfahren stehen die Daten mindestens 7 Tage bereit und werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht. Wählen Sie bei Vertragsschluss zwischen einer verschlüsselten oder unverschlüsselten Bereitstellung. Sie erhalten von uns daraufhin Ihre Zugangsdaten zum SFTP-Server: IP-Adresse, Benutzername und Passwort. Einrichtung eines SFTP-Zugangs mit verschlüsselter Datenbereitstellung Installieren Sie eine geeignete PGP-Software mit dem Standard Open PGP auf Ihrem PC. Diese ist im Netz frei erhältlich, zum Beispiel unter: Eigenschaften der SFTP-Schnittstelle Eigenschaften der SFTP-Schnittstelle Komprimierung Grundsätzlich komprimiert Dateikennung komprimiert.zip Dateikennung und.xml /.csv /.txt /.xls /.pdf Format entpackt Verschlüsselung Wahlweise PGP anhand des vom Kunden bereitgestellten Schlüssels Dateinamenskonvention Sender + Kundennummer + PREMIUMADRESS ID + Fortlaufende Nummer + Übertragungskennzeichen + Verschlüsselungskennzeichen + Dateikennung Sender: PreAdr Kundennummer: 10-stellig lt. Vertrag mit der Deutschen Post PREMIUMADRESS ID: 3-stellige PREMIUMADRESS ID mit führenden Nullen Fortlaufende Nummer: lückenlos aufsteigende Nummer der Lieferung (-stellig mit führenden Nullen) Bsp. Dateiname Zugangsdaten Zyklus Übertragungskennzeichen (1 Zeichen): F: SFTP-Verfahren Verschlüsselungskennzeichen (1 Zeichen): P: PGP-Verschlüsselung U: unverschlüsselt PreAdr FP.zip User und Passwort Tägliches Bereitstellen (Mo. So.) durch die Deutsche Post (wenn Adressdaten vorliegen) Gedruckte Adressliste Auf Wunsch stellen wir Ihnen Ihre Adressdaten zusätzlich täglich oder wöchentlich als gedruckte Adressliste zur Verfügung. Sie enthält alle wesentlichen Datenfelder eines Adressdatensatzes. Als Empfängeranschrift gilt die der PREMIUMADRESS ID zugeordnete Rücksendeanschrift. Anhand der Legende können Sie die Adressinformationen auswerten. Die gedruckte Adressliste kann nicht in Verbindung mit dem Datenformat PDF beauftragt werden. Ein Beispiel gedruckte Adressliste finden Sie hier: > > Downloads > Datenübertragung Erzeugen Sie mit der Software ein Schlüsselpaar und senden Sie den öffentlichen Schlüssel als Datei an folgende Adresse: serviceteam@premiumadress.de Sie erhalten von uns Ihre Zugangsdaten zum SFTP-Server: IP-Adresse, Benutzername und Passwort

12 PREMIUMADRESS Datenübertragung Datenübertragung PREMIUMADRESS 5.2 Datenformate Wählen Sie aus fünf verschiedenen Datenformaten: CSV, XML, TXT, XLS und PDF. Detaillierte Informationen zu Datenfeldern finden Sie im > Kapitel 7. format CSV Bei diesem Format wird zur Trennung der Felder das Zeichen ; eingesetzt. Jedes Feld wird in eingeschlossen (sollten diese Zeichen bereits in den Feldern enthalten sein, werden sie durch Einzelhochkommas ersetzt). Jeder Satz wird durch die Bytes Hex 0A0D (CRLF) abgeschlossen. Das voreingestellte Standardformat für die Datenübertragung ist CSV. Sie können das Format in der Internetanwendung jederzeit ändern. Beispiel: Der originale Datensatz besteht aus zwei Zeilen (die hier wegen ihrer Länge nicht als solche dargestellt werden können). Die erste Zeile enthält die Feldnamen, die zweite Zeile ist die Datenzeile mit 54 Feldern. UebgID;Fehlercodes;PreAdrID;ProdVar;VersProd;ProdID;FrkArt;FrkDat;EinlAbrNr;SerienNr;AuftrNr;ZKZ; HeftNr;AboNr;SdgNr;Teiln;KdInfoDMC;SdgS;AdrMerk;AbrProdnrAdress;AbrProdRetoure;AbrKontrakt; Kd_Na1;Kd_Na2;Kd_Na3;Kd_Na4;Kd_Str;Kd_HNr;Kd_PLZ;Kd_Ort;Kd_Postf;Kd_Info;E_Na1;E_Na2;E_Na3; E_Na4;E_Str;E_HNr;E_PLZ;E_Ort;E_Postf;NSA_Na1;NSA_Na2;NSA_Na3;NSA_Na4;NSA_Str;NSA_HNr; NSA_PLZ;NSA_Ort;NSA_Land;NSA_Postf;NSA_PLZPostf;NSA_OrtPostfach;NSA_ LandPosfach;KdInfoDMC_Dezimal;KdInfoDMC_Ascii ; 21 ; 1 ; 1 ; 14 ; 916 ; ; ; ; ; ; ; ; ; 4364 ; ; ; 30 ; 31 ; 107 ; ; ; SHJ GmbH ; ; Stefan Zoll ; ; Am Bahnhof ; 55 ; ; Sankt Augustin ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ; Wichtig: Beim Öffnen der CSV-Dateien mit MS Excel ordnet das Programm den Feldern selbstständig Datentypen zu. So kann es beispielsweise passieren, dass ein Feldinhalt vom Typ ASCII (sofern er nur aus Zahlen besteht) als Zahl interpretiert wird und Excel ihn als Exponentialwert darstellt. Wird das Feld nun wieder umformatiert, können Daten verloren gehen. Öffnen Sie CSV-Dateien deswegen auch zu Kontrollzwecken nur mit einem Programm, das die Daten unverändert lässt. Wenn Sie Excel verwenden möchten, können Sie als Datenformat XLS wählen. Ein Beispiel Kundendatenpaket im CSV-Format finden Sie hier: > > Downloads > Datenübertragung Tipp: Mit dem kostenlosen PREMIUMADRESS Konverter können Sie empfangene Adressdaten in andere gängige Formate, z.b. dbase, umwandeln, um sie in Ihre Datenbank zu übernehmen. Außerdem bietet das Programm die Möglichkeit, Felder zu definieren, die für die weitere Verarbeitung relevant sind und exportiert werden sollen. Den PREMIUMADRESS Konverter können Sie hier herunterladen: > > Downloads > Software format XML Zur Spezifikation werden XSD (Schemadefinitionen) verwendet. Diese beschreiben die Hierarchie der Elemente. Die XML-Dateien entsprechen der Empfehlung des W3C. Es wird der ISO-Zeichensatz für westeuropäische Sprachen verwendet (ISO-59-1). Gemäß XML-Spezifikation werden Elemente wie Markup-Zeichen (&, <, >,,, \) Umlaute und Sonderzeichen umgeschrieben (zum Beispiel wird & zu &amp ). Beispiel: Die XML-Datei enthält nur Datenfelder (Tags), die nicht leer sind. Darum finden sich in diesem Beispiel nicht alle Tags, die im XML-Schema definiert sind. <?xml version= 1.0 encoding= ISO-59-1?> <PreAdr-Kunde> <Envelope Sender= PreAdr Receiver= Kunde CreationDate= CreationTime= 12:12:44 Version= 1.0 /> <Message> <Pos> <UebgID> </UebgID> <Fehlercodes>21</Fehlercodes> <PreAdrID>1</PreAdrID> <ProdVar>1</ProdVar> <VersProd>14</VersProd> <ProdID>9201</ProdID> <FrkArt></FrkArt> <FrkDat> </FrkDat> <EinlAbrNr>1</EinlAbrNr> <SdgNr>4615</SdgNr> <SdgS>30</SdgS> <AdrMerk>31</AdrMerk> <AbrProdNrAdress>1413</AbrProdNrAdress> <AbrKontrakt> </AbrKontrakt> <Kd_Na1>Stefan</Kd_Na1> <Kd_Na2>Toll</Kd_Na2> <Kd_Str>Am Otenberg</Kd_Str> <Kd_HNr>219</Kd_HNr> <Kd_PLZ>53757</Kd_PLZ> <Kd_Ort>St Augustin</Kd_Ort> <E_Na1>Sigrid</E_Na1> <E_Ort>Sankt Augustin</E_Ort> </Pos> </Message> </PreAdr-Kunde> Ein Beispiel Kundendatenpaket im XML-Format finden Sie hier: > > Downloads > Datenübertragung format XLS Mit dem Format XLS können Sie Ihre Adressdaten direkt in MS Excel öffnen und verwenden. Alle Excel-Spalten werden als Text formatiert, um mögliche Fehler bei Postleitzahlen und / oder Hausnummern zu vermeiden. Der maximale Datensatz für gelieferte XLS-Dateien beträgt Zeilen inklusive Spaltenüberschriften. Ein Beispiel Kundendatenpaket im XLS-Format finden Sie hier: > > Downloads > Datenübertragung 22 23

13 PREMIUMADRESS Datenübertragung Internetanwendung PREMIUMADRESS format TXT Im Format TXT sind die Feldlängen fest definiert, Felder werden bis zur erforderlichen Länge mit Leerzeichen aufgefüllt. Jeder Satz wird durch die Bytes Hex 0A0D (CRLF) abgeschlossen. Es werden keine Feldzeichen (Header) ausgegeben. Ebenso sind keine unterschiedlichen Satzarten und keine Kopf- und Fußzeilen definiert. Wichtig: Das Format TXT ist starr und weist die längsten Satzlängen auf. Verwenden Sie es daher nur, wenn sich die Formate CSV, XLS oder XML nicht in Ihr System einbinden lassen. Ein Datensatz besteht aus 1.57 Zeichen. Eine beispielhafte Darstellung ist daher hier nicht möglich. Ein Beispiel Kundendatenpaket im TXT-Format finden Sie hier: > > Downloads > Datenübertragung format PDF Das Format PDF (Portable Document Format) erlaubt einen übersichtlichen Ausdruck der Adressinformationen. Wenn Sie diese Option wählen, erhalten Sie eine PDF Datei, die in Aufbau und Struktur der gedruckten Adressliste entspricht. Bei diesem Format werden zwecks besserer Lesbarkeit nur die wesentlichen Datenfelder dargestellt. Ein Beispiel Kundendatenpaket im PDF-Format finden Sie hier: > > Downloads > Datenübertragung Daten online verwalten Als Vertragspartner können Sie die Internetanwendung unter nutzen. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, PREMIUMADRESS komfortabel zu steuern. Folgende Bereiche stehen Ihnen dazu zur Verfügung: Startseite Datenpakete herunterladen Guided Tour zur Internetanwendung aufrufen Vertragsdaten PREMIUMADRESS IDs anlegen PREMIUMADRESS IDs bearbeiten Benutzerverwaltung Benutzer anlegen und bearbeiten Kennwörter und -Adresse / E-POSTBRIEF Adresse ändern Benachrichtigung bei Datenbereitstellung aktivieren Übersicht der Benutzer einsehen Datenübertragung Datenpakete herunterladen Recherche Nach Adressen und Sendungen suchen Nach Abrechnungen suchen Reporting Auswertung erstellen Tipp: Lassen Sie sich in der Guided Tour Schritt für Schritt durch die Nutzung der Internetanwendung führen. Sehen Sie, wie einfach die Verwendung von PREMIUMADRESS ist: > > Handhabung Technische Voraussetzungen Betriebssystem Windows oder Unix / Linux Desktop und Zugang zum Internet über die Protokolle http/https MS Internet Explorer ab 5.0, Mozilla Firefox ab 3.0, Google Chrome und andere aktuelle Browser Aktuelles Java Plugin (mindestens ab Version 1.5), das im Browser aktiviert ist Mindestens 512 MB RAM Speicher 24 25

14 PREMIUMADRESS Internetanwendung Internetanwendung PREMIUMADRESS Internetanwendung starten Um die Internetanwendung zu starten, geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Als Vertragspartner haben Sie diese nach Vertragsschluss erhalten, als weiterer Benutzer nach Anlage Ihres Benutzerprofils. Im Kapitel Benutzerverwaltung erfahren Sie mehr dazu. Dort können Sie auch > Kennwort und -Adresse / E-POSTBRIEF Adresse ändern. 6.1 Vertragsdaten Unter dem Menüpunkt Vertragsdaten haben Sie die Möglichkeit, PREMIUMADRESS IDs anzulegen und zu bearbeiten. Mit diesen können Sie Ihre Aussendungen gezielt über Rücksendeanschrift, Datenempfänger und Abrechnungsdaten steuern. Tipp: Um ein Fenster mit Hilfethemen zu öffnen, klicken Sie einfach auf den Menüpunkt Hilfe oder drücken die Taste F1. PREMIUMADRESS IDs anlegen Als Vertragspartner können Sie bis zu 999 PREMIUMADRESS IDs zu einem Vertrag anlegen. Die PREMIUMADRESS ID 1 wird automatisch bei Vertragsschluss erzeugt, die weiteren werden fortlaufend vergeben. Beim Neuanlegen von PREMIUMADRESS IDs werden bestimmte Angaben aus der ID 1 automatisch als Voreinstellung übernommen und können direkt geändert werden. Nachträgliche Änderungen sind unter PREMIUMADRESS ID bearbeiten möglich. Mit PREMIUMADRESS IDs ordnen Sie jeder Sendung eindeutig zu: Rücksendeadresse wohin sollen nicht zustellbare Sendungen geschickt werden? Datenempfänger wer soll die Adressdaten erhalten? Rechnungsempfänger an wen soll die Rechnung gesendet werden? Unzustellbarkeitsinformation mit Datenbankbestätigung wünschen Sie einen Abgleich der Unzustellbarkeitsinformationen mit unserer Datenbank? Format der Datenbereitstellung in welchem Format wünschen Sie die Adressdaten? Wichtig: Neben dem Online-Zugang über HTTPS-Protokoll muss für den Download der Port 443 in Ihrem Netzwerk freigeschaltet sein. Sollte die Anwendung nicht starten, prüfen Sie dies wie folgt: Schalten Sie die Java-Konsole Ihres PCs ein unter: Einstellungen > Systemsteuerung > Java Plugin > Konsole einblenden Starten Sie den Browser neu und melden Sie sich mit Benutzername und Kennwort auf an. Deaktivieren Sie bitte in Ihrem Browser den Pop-Up-Blocker. Wenn der Port 443 nicht freigeschaltet ist, erhalten Sie diese Fehlermeldung: JEHttpClient: Exception httprequest: java.io.ioexception: Unable to tunnel through proxy. Proxy returns HTTP/ Server-Fehler (Der an einen Systemaufruf übergebene Datenbereich ist zu klein)

15 PREMIUMADRESS Internetanwendung Internetanwendung PREMIUMADRESS Mit der Benutzerrolle Vertragspartner sind Sie dazu berechtigt, neue PREMIUMADRESS IDs anzulegen. Wählen Sie aus weiteren Optionen wie dem gewünschten Datenlieferungsformat. Als Standard ist das Format.xls eingestellt. Wenn Sie eine Gedruckte Adressliste wünschen, aktivieren Sie hier diese Option. Geben Sie der PREMIUMADRESS ID unter Allgemeines > Bemerkung einen Namen, um sie einfach zuordnen zu können. Unter der Registratur Abrechnung können Sie wählen, wie abgerechnet wird oder wer Rechnungsempfänger sein soll. Die erste Abrechnungsnummer wird bei Vertragsschluss automatisch erzeugt, die weiteren werden fortlaufend vergeben und stehen Ihnen hier zur Auswahl. Wenn Sie die Option Unzustellbarkeits-Information mit Datenbankbestätigung per Mausklick aktivieren, bestellen Sie damit die entsprechende Leistung: Alle unzustellbaren Sendungen zu dieser PREMIUMADRESS ID werden automatisch mit Datensubstanzen, die die Unzustellbarkeit bestätigen können, abgeglichen. Hinweis: Fragen Sie bei Bedarf Ihren Kundenberater nach weiteren Abrechnungsmöglichkeiten. 2 29

16 PREMIUMADRESS Internetanwendung Internetanwendung PREMIUMADRESS Unter Rücksendeanschrift tragen Sie die gewünschte Adresse für Sendungsretouren innerhalb Deutschlands ein. PREMIUMADRESS ID bearbeiten Mit Klick auf PREMIUMADRESS ID bearbeiten haben Sie als Vertragspartner Zugriff auf alle Daten und können diese bei Bedarf ändern. Speichern Sie die neu angelegte PREMIUMADRESS ID mit Klick auf PREMIUMADRESS ID speichern und bestätigen Sie Ihre Änderungen im Dialogfenster. Zusätzlicher Rechnungstext Mit Klick auf Abrechnung gelangen Sie in das Menü zur Bearbeitung der Abrechnungsdaten. Wichtige Informationen für Ihre Rechnungen können Sie über das zweite Feld Rechnungstext eingeben. Der hier eingegebene Text wird auf den zukünftigen Rechnungen abgedruckt und erleichtert Ihnen Ihre Rechnungsabwicklung. Alle Änderungen sind nach dem Speichern spätestens nach einem Werktag im System wirksam

17 PREMIUMADRESS Internetanwendung Internetanwendung PREMIUMADRESS 6.2 Benutzerverwaltung In der Benutzerverwaltung können Sie Benutzer anlegen und verwalten sowie deren Rollen festlegen. Sie legen hier auch fest, ob Sie eine erhalten möchten, sobald neue Datenpakete für Sie zum Download bereitstehen. Diese Funktion können Sie unter Kommunikation ändern aktivieren. Benutzer anlegen und verwalten Die Benutzerübersicht zeigt alle Benutzer und deren registrierte Rollen. Der erste Benutzer ist immer der Vertragspartner. Er hat Zugriff auf alle Funktionen und kann anderen Personen Rollen / Zugriffsrechte zuweisen. Als Vertragspartner legen Sie in wenigen Schritten neue Benutzer an und weisen diesen mindestens eine Benutzerrolle zu. Geben Sie eine Benutzerkennung sowie die - oder E-Postbrief Adresse ein. Über die Registratur Kontaktdaten können Sie das Benutzerprofil um weitere Informationen ergänzen. Mit der Rolle Teilbeauftragter können Sie innerhalb der Ihnen zugewiesenen PREMIUMADRESS IDs online recherchieren und Datenpakete herunterladen. Außerdem dürfen Sie entsprechende Daten wie die Rücksendeadresse ändern. Personen mit der Benutzerrolle Rechnungskontrolleur haben Einblick in alle rechnungsrelevanten Kundenstammdaten, nicht jedoch in Adressinformationen. Auch ein Download von Adressdaten ist Rechnungskontrolleuren nicht möglich. Wenn Sie dem neuen Benutzer die Rolle Teilbeauftragter zuweisen, legen Sie fest, auf welche Ihrer PREMIUMADRESS IDs der Benutzer Zugriff haben soll. Tragen Sie hierzu eine bereits bestehende PREMIUMADRESS ID in das dafür vorgesehene Feld ein. Bestätigen Sie die Änderungen über die Dialogfenster. Neue Benutzer erhalten automatisch eine mit ihren Zugangsdaten

18 PREMIUMADRESS Internetanwendung Internetanwendung PREMIUMADRESS Zum Ändern von Benutzerdaten oder deren Rollen wählen Sie unter Benutzerübersicht einen Benutzer aus und klicken Sie auf Benutzer bearbeiten. Übersicht der Benutzerrollen Übersicht Benutzerrollen Benutzerrolle Berechtigung Vertragspartner Neue Benutzer einrichten Teilbeauftragter Zugriff auf Adressdatendownloads Recherche und Reporting Datenverwaltung und pflege PREMIUMADRESS IDs anlegen Herunterladen von Datenpaketen innerhalb der ihm zugeordneten ID Recherche und Reporting Ändern der Rücksendeadresse Rechnungskontrolleur Einblick in rechnungsrelevante Kundenstammdaten Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Benutzerprofil vor und bestätigen Sie die Änderungen durch Klick auf Benutzer speichern. Kennwort und Kommunikation ändern Im Menüpunkt Kennwort ändern können Sie ein neues Kennwort vergeben. Änderungen von - oder E-POSTBRRIEF Adressen können Sie über den Menüpunkt Kommunikation ändern vornehmen. Hier aktivieren Sie auch die -Benachrichtigung bei Datenbereitstellung. Tipp: Ändern Sie aus Gründen der Sicherheit in regelmäßigen Abständen Ihr Kennwort

19 PREMIUMADRESS Internetanwendung Internetanwendung PREMIUMADRESS 6.3 Datenübertragung Datenpakete herunterladen Wählen Sie den Menüpunkt Datenübertragung für den Download von Datenpaketen mit den Adressdaten. Je nach Ihrer Benutzerrolle können Sie aus verschiedenen PREMIUMADRESS IDs auswählen. Als Vertragspartner haben Sie Zugriff auf alle IDs, als Teilbeauftragter auf jene, die Ihnen zugewiesen wurden. Sie können gezielt nach Adressdateien suchen. Mit der Auswahl neue Daten suchen Sie nach neuen Datenpaketen. Mit bereits abgeholte Daten können Sie bereits übertragene Datenpakete finden und noch einmal herunterladen. Sind beide Felder aktiviert, suchen Sie in beiden Bereichen. Bestimmen Sie den Zeitraum, in dem Sie suchen wollen. Der längste mögliche Selektionszeitraum sind die vergangenen drei Monate. Nach dem erstmaligen Download sind die Daten noch 14 Tage im System für Sie verfügbar. Starten Sie Ihre Suche mit Klick auf Suche starten. Das Suchergebnis zeigt Ihnen alle verfügbaren Datensätze in dem von Ihnen zuvor bestimmten Format an, in folgendem Beispiel ist es.csv. Tipp: Legen Sie in der Benutzerverwaltung fest, dass Sie eine erhalten Hinweis: Die Dateiformate legen Sie unter > Vertragsdaten fest. möchten, sobald neue Datenpakete für Sie zum Download bereitstehen

20 PREMIUMADRESS Internetanwendung Internetanwendung PREMIUMADRESS Wählen Sie die gewünschten Datenpakete im Beispiel sind es die ersten drei und klicken Sie auf Download. 6.4 Recherche Gezielt nach Vorgängen suchen Über den Menüpunkt Recherche können Sie Informationen zu Adressen und Sendungen sowie zu Abrechnungen abrufen. In den meisten Fällen steht Ihnen auch ein Foto von der gesuchten Sendung zur Verfügung. Eine Recherche ist bis zu 14 Tage nach dem erstmaligen Download der entsprechenden Daten möglich. Im Dialogfenster können Sie nun den Download starten oder abbrechen, indem Sie auf Fenster schließen klicken. Suche nach Adressen und Sendungen Wählen Sie den Zeitraum des Einlieferungsdatums und klicken Sie auf Suche starten. Wenn Sie Datenpakete heruntergeladen haben und diese in ein anderes als die angebotenen Formate umwandeln oder die zu exportierenden Felder filtern wollen, steht Ihnen dafür ein kostenloses Programm zur Verfügung: Der PREMIUMADRESS Konverter. Diesen können Sie unter > > Downloads > Software herunterladen. 3 39