Arbeitsorganisation, Laufbahnplanung und Unternehmenskultur

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1 Lerneinheit: Erfolg planen Arbeitsorganisation, Laufbahnplanung und Unternehmenskultur Wissen Sie, wo Ihr Betrieb in fünf oder zehn Jahren stehen soll? Wenn ja, wie werden Sie Ihre Pläne umsetzen? Organisation und Planung sind die Garanten für eine erfolgreiche Firmenzukunft. Einmal weniger Handwerker und mehr Steuermann: Sie geben die Richtung vor, bestimmen den Kurs und überlassen den handwerklichen Alltag Ihren Mitarbeitern. Lesen Sie, wie Sie Arbeit souverän organisieren, Ihren Mitarbeitern bei Planungen helfen und gleichzeitig auch den Teamgeist fördern. Ja, meinen Sie denn, ich drehe Däumchen? Ich plane und organisiere doch den lieben langen Tag und bin überall gleichzeitig. Meine Leute alleine laufen lassen? Da hätt ich keine Ruhe! Sie kennen doch das Sprichwort: Wenn die Katze aus dem Haus ist, tanzen die Mäuse auf dem Tisch. Hauptberuf: Chef Inhaber, Geschäftsführer, Meister... in kleinen Handwerksbetrieben sind Sie als Chef meist alles in einer Person. Und die Mitarbeiter sind gewohnt, dass Sie eigentlich alles am besten können: handwerklich haben Sie eine Menge drauf, Sie zeigen dem Personal, wo s langgeht, Sie sind der geborene Verkäufer und nach Dienstschluss machen Sie auch noch die Buchhaltung. Vielleicht ist das der Grund, warum sich viele Betriebsinhaber unersetzbar fühlen und es ihnen häufig schwer fällt, Aufgaben und Verantwortung abzugeben. Die Folge: Sie versinken im Tagesgeschäft. Untersuchungen haben ergeben, dass Insolvenz bei kleinen und mittelständischen Unternehmen in 60% auf hausgemachte Probleme wie mangelhafte Organisation und Unternehmensplanung zurückzuführen ist. Und nicht auf zu starke Konkurrenz! Zeit also, sich freizuschaufeln. Überlegen Sie einmal, in welche Richtung Sie den Betrieb über drei, vier oder fünf Jahre schicken wollen. Geben Sie ein paar Aufgaben ab und stärken Sie damit die Selbstverantwortung Ihrer Mitarbeiter. Mehr Überblick und weniger Hand-Arbeit lautet die Devise. So bleibt Ihnen mehr Zeit für Personalfragen, Koordination der Arbeitsabläufe und Zukunftsplanung. Stärken und Schwächen erkennen Ihr Betrieb lebt. Schauen Sie sich einmal um und versuchen Sie, Schwachstellen zu identifizieren: Hakt es irgendwo in den Arbeitsabläufen? Halten sich die Leute an unwichtigen Dingen auf und verursachen damit Engpässe und Wartezeiten? Wie klappt die Verständigung innerhalb der Teams? Lerneinheit Arbeitsorganisation, Laufbahnplanung und Unternehmenskultur, Seite 1

2 Vielleicht gibt es Mitarbeiter, die sich an ihrem Platz nicht mehr wohl fühlen und die woanders besser aufgehoben wären. Da ist beispielsweise jemand mit einem guten Draht zum Kunden, der heute noch den ganzen Tag auf der Baustelle werkelt. Nutzen Sie sein Talent und geben ihm eine Aufgabe im Verkauf! Und ein Mitarbeiter, der am neuen Platz wiederholt schlechte Ergebnisse abliefert, ist vielleicht doch besser dort aufgehoben, wo er aus Erfahrung seine Leistung bringt. Flexiblere Arbeitszeiten: eine Maßnahme viele Gewinner Haben Sie schon einmal über die Einführung flexiblerer Arbeitszeiten nachgedacht? Vielen Auslastungsproblemen kann damit begegnet werden: der schwankenden Auftragslage, dem Wunsch nach längeren Öffnungszeiten, dem ständigen Stau an der Kreissäge oder dem vermehrten Kundenandrang zu Stoßzeiten... Gründe gibt es genug. Mit der Flexibilisierung durch Schichtsysteme oder veränderte Wochenarbeitszeiten können Sie nicht nur Probleme in Ihrem Betrieb lösen. Sie bauen weiterhin Ihre Kundenorientierung aus und kommen zusätzlich Ihren Arbeitnehmern mit flexibleren Arbeitszeiten entgegen. Leitsätze schaffen Orientierung Kunden beurteilen Ihren Betrieb nicht nur nach den Angeboten. Das freundliche Auftreten der Mitarbeiter, der Umgang der Kollegen untereinander oder die Ausstattung im Betrieb können ebenso entscheidend sein. Denn hinter den scheinbaren Äußerlichkeiten steckt Ihre Firmenkultur. Fassen Sie das, wonach sich Ihre Firma in den nächsten Jahren richtet, in knappen Sätzen zusammen und hängen Sie diese gut sichtbar für alle auf! Ein gutes Betriebsklima lässt sich nicht anordnen, aber gemeinsame Ziele bringen Sie und Ihre Mannschaft ein großes Stück weiter. Lerneinheit Arbeitsorganisation, Laufbahnplanung und Unternehmenskultur, Seite 2

3 Teamgeist organisieren Interview mit Ernst Blum Firma: Zahntechnik Eisenach Gründung: 1995 Geschäftsleitung: Ernst H. Blum Anzahl der Mitarbeiter: 85 Branche: Zahntechnik Ort: Eisenach, Thüringen Herr Blum, Sie haben in Eisenach vor gut zehn Jahren mit 20 Mitarbeitern begonnen, mittlerweile beschäftigen Sie 85 Mitarbeiter. Haben Sie schon flexible Arbeitszeiten eingeführt? Ja, bei uns haben sich flexible Zeitkonten bewährt. Allerdings gibt es zwei Kernarbeitszeiten, von 7 bis 16 Uhr und von 10 bis 19 Uhr. Und wir haben einige Sechs-Stunden-Kräfte. Flexibilität kann ein Erfolgsfaktor sein. Welche Faktoren sind aus Ihrer Sicht noch wichtig für den unternehmerischen Erfolg? Teamfähigkeit ist heute entscheidend. Ich lege viel Wert auf Kooperation, einen fairen Umgang miteinander und gemeinsame Ziele. Wir sind hier nicht über Abteilungen oder Zuständigkeiten organisiert. Sie wissen ja: Abteilung kommt von abteilen und Zuständigkeit von ständig zu. Wir organisieren uns lieber über Themenfelder und Vorarbeiter. In den wöchentlichen Vorarbeitertreffen erörtern wir Schnittstellenprobleme, informieren uns gegenseitig und tauschen Meinungen aus. Und wie erreichen Sie den Rest der Mitarbeiter? Ein wichtiger Termin ist unsere Mitarbeiterversammlung, auf der ich den Mitarbeitern das betriebswirtschaftliche Gesamtergebnis des letzten Jahres vorstelle, die Entwicklung einschätze und Maßnahmen erläutere. Wichtig ist die klare Linie. Im besten Fall sagen die Mitarbeiter: Das ist für alle gleich gut. Im schlechtesten: Das ist für alle gleich schlecht. Führen Sie mit Ihren Mitarbeitern auch Einzelgespräche? Natürlich, die so genannten Perspektivengespräche kommen immer direkt nach der Mitarbeiterversammlung. Da gehe ich mit jedem einzelnen Mitarbeiter seine Arbeitsergebnisse durch, es werden Kulanz- und Reklamationsberichte angesprochen, Fortbildungsbedarf und -bedürfnis werden erörtert sowie Urlaubsplanung und gehaltliche Fragen geklärt. Lerneinheit Arbeitsorganisation, Laufbahnplanung und Unternehmenskultur, Seite 3

4 Welchen Vorteil versprechen Sie sich von diesem Vorgehen? Sie führen zu einer individuellen Bewertung nach einheitlichen Standards. Es nützt ja nichts, wenn Sie für alle Mitarbeiter nach den Sternen greifen. Jeder Mitarbeiter muss da abgeholt werden, wo er steht. Dadurch ist der Betriebsfrieden gewachsen. Sie sprechen von Fortbildungsbedarf. Welche Rolle spielt die Fortbildung in Ihrem Unternehmen? Fortbildung ist ein großes Thema. Ich möchte die regelmäßige Fortbildung fördern. Dazu biete ich nicht nur Fortbildung für meine Mitarbeiter (24 Stück pro Jahr), sondern auch meinen Kunden, den Zahnärzten an. Ich organisiere zwölf Veranstaltungen mitsamt Referenten. Das ist für mich auch ein Instrument, um Kundenloyalität zu steigern. Und den Zahnärzten hilft es bei Schnittstellenproblemen. Zum Beispiel gibt es Kurse über neue Methoden der Abformtechnik. Oder 200 Zahnarzthelferinnen erhalten eine Fortbildung in neuen Abrechnungsformalitäten. Sie stellen jedes Jahr Auszubildende ein. Wie finden Sie geeignete Kandidaten? Sehr gute Erfahrungen haben wir mit unserem Internetauftritt gemacht, die jungen Leute informieren sich bei der Ausbildungssuche gern über diesen Kanal und stellen so den ersten Bezug zur Firma her. Bei uns bewerben sich jährlich ca. 100 Bewerber auf vier Ausbildungsplätze. Und nach welchen Kriterien treffen Sie dann die Auswahl? Wir laden etwa 30 Bewerber an einem Tag zu uns ein und verbringen mit ihnen den ganzen Tag. Dabei haben die Bewerber Gelegenheit, den Arbeitsplatz kennen zu lernen. Und wir sehen gleich, welcher Bewerber über das wichtige Talent des dreidimensionalen Sehens" verfügt, ob er Werkstoffe anfassen kann etc. Anschließend machen wir eine Hitliste von 10 Bewerbern, die nacheinander gewählt werden. Für diejenigen, die absagen, gibt es dann jeweils Nachrücker. Herr Blum, vielen Dank für das Gespräch und weiterhin viel Erfolg! Lerneinheit Arbeitsorganisation, Laufbahnplanung und Unternehmenskultur, Seite 4

5 Erfolg planen Ratespiel Frage 1: Ein guter Mitarbeiter erhält eine neue Aufgabe. Plötzlich erzielt er wiederholt schlechte Ergebnisse. Was tun Sie? Keine Lust gibt es bei mir nicht. Entweder er strengt sich mehr an oder es gibt die Kündigung. Wir reden in aller Ruhe über die schlechten Ergebnisse. Evtl. setze ich ihn wieder in seinem gewohnten Wirkungsbereich ein. Ich lasse ihn so lange arbeiten, bis das Ergebnis so ist, wie ich mir das vorstelle. Frage 2: Wozu können Leitsätze in Ihrer Firma dienen? In Leitsätzen sind Benimmregeln formuliert. Damit kann man beim Kunden Eindruck schinden. Leitsätze dienen in einer Firma der Orientierung für die ganze Belegschaft. Sie machen die Ziele und Überzeugungen des Unternehmens deutlich. Leitsätze beschreiben die eigene Lage in Zahlen: Wo befindet sich das Unternehmen im Vergleich zur Konkurrenz? Frage 3: Ein guter älterer Facharbeiter kommt körperlich völlig ausgebrannt zu Ihnen und bittet darum, an einen anderen Platz versetzt zu werden. Was tun Sie? Ich führe mit ihm ein Personalgespräch und wir überlegen uns gemeinsam einen neuen Tätigkeitsbereich. Leider muss ich mich von ihm trennen. Selbstverständlich mit einer anständigen Abfindung! Ich besorge ihm in einem anderen Betrieb eine Stelle als Nachtwächter oder Fahrer. Lerneinheit Arbeitsorganisation, Laufbahnplanung und Unternehmenskultur, Seite 5

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