Geschäftsprozessmodellierung im Projekt Phoenics

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1 Info 1708 September 2002 Geschäftsprozessmodellierung im Projekt Phoenics Das Projekt Phoenics... 1 Ziele der softwaregestützten Prozessanalyse und -dokumentation... 2 Vorgehensweise...4 Unterstützung durch ADONIS... 8 Auswahlkriterien für die eingesetzte Software Stärken und Grenzen von ADONIS Ansprechpartnerin Das Projekt Phoenics Um Synergie- und Kostenersparniseffekte im Bereich der Informationsverarbeitung zu erreichen, haben sich die acht Berufsgenossenschaften der Bauwirtschaft 1998 zu einem Gemeinschaftsvorhaben dem Projekt Phoenics zusammengeschlossen; seit Dezember 2000 ist die Berufsgenossenschaft für Nahrungsmittel und Gaststätten dem Projekt Phoenics als Vollmitglied beigetreten. Die am Projekt Phoenics beteiligten Berufsgenossenschaften unterscheiden sich hinsichtlich ihrer EDV-Anwendungen sowie ihrer Kommunikations- und Infrastruktur zum Teil ganz erheblich. Ziel des Projekts Phoenics ist es, diese zu vereinheitlichen. Die Vereinheitlichung der EDV-Anwendungen bot insbesondere die Chance, neben Technik, Infrastruktur und einheitlicher Softwareplattform, einen weiteren Schritt zur Vereinheitlichung der Geschäftsprozesse zu gehen. Die Beteiligten sind diesen Seite 1 von 12

2 Schritt von Anfang an gegangen, mit der Folge geringerer individueller Entwicklungsund Anpassungskosten bei der Einführung des neuen Phoenics-Systems in den einzelnen Berufsgenossenschaften. Das Gesamtprojekt gliedert sich in die zentrale Softwareentwicklung und die dezentral organisierte Fachentwicklung. In der zentralen Softwareentwicklung wird neben der Basistechnologie (Architektur sowie Methoden und Verfahren) auch die Anwendungsentwicklung durchgeführt. In der Fachentwicklung werden durch die verschiedenen Fachprojekte die fachlichen Geschäftsprozesse spezifiziert. Im Rahmen des Projekts Phoenics werden alle fachlichen Anwendungen neu konzipiert und entwickelt. Sie basieren auf einer Softwarearchitektur, die in Phoenics definiert wurde. Grundlage für die Softwareentwicklung sind die modellierten Geschäftsprozesse. Bei den auf Java-Technologien basierenden neuen Anwendungen kommen neben anderen technischen Services ein Workflow- sowie ein Dokumentenmanagementsystem zum Einsatz, die die zukünftige papierarme geschäftsprozessorientierte Sachbearbeitung technisch unterstützen. Im August 2000 erfolgte ein Outsourcing der IT-Bereiche der beteiligten Berufsgenossenschaften durch Ausgründung in eine eigenständige Organisation: die BG- Phoenics GmbH. Die neun am Projekt beteiligten Berufsgenossenschaften sind Gesellschafter dieses gemeinsamen IT-Dienstleiters. Ziele der softwaregestützten Prozessanalyse und -dokumentation Allgemeines Ziel der Geschäftsprozessmodellierung ist es, Geschäftsprozesse so zu planen und zu gestalten, dass diese im betrieblichen Ablauf und beim erzeugten Ergebnis qualitative und soweit möglich quantitative Verbesserungen erbringen. Der Nutzen der Geschäftsprozessmodellierung liegt in ihrem strukturellen Beitrag zu unterschiedlichen Bereichen der unternehmerischen Tätigkeit. Sie führt zu einem Seite 2 von 12

3 gemeinsamen Verständnis über die Struktur und das Verhalten des betrieblichen Systems, welches die Grundvoraussetzung für eine flexible Unternehmensgestaltung darstellt. Darüber hinaus unterstützt sie das prozessorientierte Controlling oder den Aufbau prozessorientierter Qualitätssysteme und auf der technischen Seite die Gestaltung von relativ homogenen Anwendungssystemarchitekturen. Die im Projekt Phoenics praktizierte Geschäftsprozessmodellierung: - bildet die Grundlage, um die fachlichen Geschäftsprozesse der beteiligten Berufsgenossenschaften zu vereinfachen und zu optimieren; - dient der Erstellung der fachlichen Anforderungsanalyse und der fachlichen Systemmodellierung. Sie definiert und dokumentiert damit die funktionalen Anforderungen an das Anwendungssystem; - ist das Strukturierungsprinzip der zu realisierenden Anwendungen; - hilft, das Paradigma der geschäftsprozessorientierten Sachbearbeitung der an Phoenics beteiligten Berufsgenossenschaften umzusetzen; - erleichtert das Identifizieren von wiederverwendbaren und austauschbaren Geschäftprozessen und deren Teilen. Die Methodik zur Geschäftsprozessmodellierung des Projekts Phoenics unterstützt direkt die Abbildung der geschäftlichen Abläufe auf die zu entwickelnden Anwendungen. Die meisten in der Geschäftsprozessmodellierung verwendeten Modellierungselemente haben daher eine Entsprechung in der Softwarearchitektur. So werden z. B. auch die durch das Workflowmanagementsystem verwalteten Einheiten, die so genannten Anwendungsfälle, im Rahmen der Geschäftsprozessmodellierung fachlich modelliert. Zusammenfassend verfolgt die Geschäftsprozessmodellierung im Projekt Phoenics zwei grundsätzliche Ziele: - Sie dient der fachlichen Definition, Abstimmung und Vereinheitlichung der Geschäftsprozesse (inklusive der Abnahme durch die fachlichen Gremien) und - sie stellt die fachliche Spezifikation der zu entwickelnden Anwendungen dar. Seite 3 von 12

4 Vorgehensweise Entwicklungsorientierte Geschäftsprozessmodellierung Im Projekt Phoenics wurde eine auf die besonderen Anforderungen der zu realisierenden Anwendungen abgestimmte Methodik zur Geschäftsprozessmodellierung definiert. Sie erlaubt eine durchgehende Ableitung der Systemanforderungen aus den fachlichen Geschäftsprozessmodellen. Neben den genannten Zielen soll die Anwendungsentwicklung möglichst optimal von den Ergebnissen der Geschäftsprozessmodellierung profitieren. Dazu muss eine enge methodische und technische Bindung zwischen der Geschäftsprozessmodellierung und der Implementierung des Anwendungssystems, das die Geschäftsprozesse unterstützt, hergestellt werden. Ein wesentliches Ziel bei der Umsetzung der Geschäftsprozesse in die sie unterstützenden Anwendungssysteme ist ein einheitlicher methodischer Ansatz. Dieser Ansatz führt von den Geschäftsprozessen über die objektorientierte Modellierung des Anwendungssystems bis hin zum fertigen Sourcecode. Trotz dieser Entwicklungsorientierung verbleibt die Geschäftsprozessmodellierung immer noch in der fachlichen Domäne beheimatet, d. h.: Die Abbildung der geforderten geschäftlichen Abläufe steht für den fachlichen Geschäftsprozessmodellierer im Vordergrund. Das Stufenmodell der Geschäftsprozessmodellierung Zur Geschäftsprozessmodellierung im Projekt Phoenics werden ereignisorientierte Prozessketten mit klar definierter Ablaufsemantik verwendet. Obwohl für rein betriebswirtschaftliche und/oder organisatorische Einsatzgebiete nur eingeschränkt geeignet, haben sich diese in Phoenics aufgrund der Zielsetzung der Anwendungsentwicklung gut bewährt. Seite 4 von 12

5 In der Stufe I der Geschäftsprozessmodellierung werden alle fachlichen Aspekte der Geschäftsprozesse modelliert. Die fachliche Geschäftsprozessmodellierung umfasst: - die Identifikation der Geschäftsprozesse, - die Beschreibung der Geschäftsprozesse, - die Erstellung der Geschäftsprozessgraphen und - die Beschreibung der Aktivitäten. Der Geschäftsprozessgraph (Aktivitätendiagramm) beschreibt die Abfolge der Aktivitäten und Ereignisse, also die geschäftlichen Abläufe. Zusätzlich werden zu den Aktivitäten auch die Objekte dargestellt, die durch die Aktivitäten verarbeitet werden, z. B. ein Unfall, eine Zahlung. Bei den Aktivitäten werden unterschieden: - manuelle, - halbautomatische (der Benutzer interagiert mit dem Anwendungssystem) und - vollautomatische Aktivitäten (eine Aktivität, die vollständig durch das Anwendungssystem realisiert wird; z. B. eine Berechnung durchführen). Jeder Aktivität ist eine Rolle zuzuordnen, die über die erforderlichen Kompetenzen verfügt, die jeweilige Aktivität durchzuführen (z. B. Sachbearbeiter, Prüfer usw.). Als Ergebnis der Stufe I entsteht je Fachbereich: - eine Liste der identifizierten Geschäftsprozesse, - zu jedem Prozess eine zugehörige fachliche Beschreibung und - zu jeder Aktivität eine fachliche Beschreibung. Abbildung 1 verdeutlicht in schematischer Darstellung Modellierung und Ergebnisse der Geschäftsprozessmodellierung Stufe I. Seite 5 von 12

6 Abb.1: Geschäftsprozessmodellierung Stufe I, Aktivitätenebene Die Stufe II der Geschäftsprozessmodellierung ergänzt die Modelle um technische Aspekte; es wird definiert: - wann technische Transaktionen erfolgen müssen (so genannte Vorgänge): wann werden die Daten gespeichert? und - welche Dialogeinheiten durch eine Benutzerrolle abgearbeitet werden können (so genannte Anwendungsfälle): wann wird der Anwendungsfall dem nächsten Bearbeiter zugeordnet? Der Geschäftsprozess wird in der Stufe II mit Fokus auf die technischen Aspekte dargestellt, siehe Abb. 2 und 3 Seite 6 von 12

7 Abb2.: Geschäftsprozessmodellierung Stufe II, Anwendungsfallebene Abb.3: Geschäftsprozessmodellierung Stufe II, Vorgangsebene Seite 7 von 12

8 Da der Anwendungsfall die zentrale Entwicklungseinheit für die Anwendungsentwicklung im Projekt Phoenics darstellt und diejenige Einheit ist, die durch das Workflowmanagementsystem gesteuert wird, erfolgt noch eine separate Darstellung dieser Entwicklungseinheit. Neben den Modellen und den darin enthaltenen Informationen werden zusätzlich (außerhalb von ADONIS ) die Interaktion zwischen dem Anwender und dem System beschrieben sowie die notwendigen GUIs (Graphical User Interface; Masken) spezifiziert. Aus den unterschiedlichen Spezifikationen kann dann in ADONIS eine vollständige Dokumentation erstellt werden, die sowohl die Modelle als auch die Interaktionsbeschreibungen sowie die Maskenentwürfe umfasst. Unterstützung durch ADONIS Geschäftsprozessmodellierung Die grundlegenden Modellierungselemente, die zulässigen Modellierungskombinationen (welches Element darf mit welchem anderen verbunden werden?) sowie deren Semantik werden durch ein Metamodell zur Geschäftsprozessmodellierung verbindlich definiert. Das im Projekt Phoenics für die Geschäftsprozessmodellierung ausgewählte und eingesetzte Modellierungswerkzeug ADONIS der BOC GmbH unterstützt die in Phoenics definierte Methodik zur Modellierung der Geschäftsprozesse in idealer Weise, da das Metamodell zur Geschäftsprozessmodellierung des Projekts Phoenics in ADONIS implementiert wurde, d. h. die durch das Projekt Phoenics definierten Modellierungselemente stehen zur Modellierung zur Verfügung. ADONIS verfügt über ein anpassungsfähiges Metamodell, so dass die Realisierung der vom Projekt Phoenics definierten Anforderungen im Rahmen des kundenspezifischen Customizings vorgenommen werden konnte. Seite 8 von 12

9 Somit wurde die Modellierungsmethode des Projekts Phoenics zu 100 Prozent in ADONIS umgesetzt. Die Modellierungsmethodik in Phoenics wurde in einem Leitfaden zur Geschäftsprozessmodellierung beschrieben. Zur praktischen Unterstützung der Modellierung wurden die Hilfetexte, die zu jedem Modellierungselement zur Verfügung stehen, aus diesem Leitfaden in das Modellierungstool übernommen. ADONIS verfügt über einen Prüfmechanismus, der die Ablauffähigkeit der erstellten Modelle überprüft, so dass der Modellierer eigenständig qualitätssichernde Maßnahmen durchführen kann. Dieser Mechanismus wurde darüber hinaus durch weitere Checkroutinen erweitert, die die spezifische Methodik zur Geschäftsprozessmodellierung prüfen. Dadurch wird die Erstellung methodisch korrekter Modelle durch das Werkzeug unterstützt. Auch die in ADONIS integrierte Dokumentationskomponente wurde an die Erfordernisse des Projekts Phoenics angepasst, so dass aus den Beschreibungen, die den einzelnen Modellelementen hinterlegt sind, präsentable Dokumentationen in unterschiedlichen Formaten (z. B. Word, HTML) generiert werden können. Sie werden den Review- und Abnahmegremien zur Verfügung gestellt. Workflowmodellierung Im Projekt Phoenics wird ADONIS auch für die Workflowmodellierung eingesetzt. Hierzu wurden die für die Workflowmodellierung erforderlichen Modelltypen in ADONIS implementiert und mit den Modellen der Geschäftsprozessmodellierung verbunden, so dass eine integrierte Workflowmodellierung in einem Werkzeug ermöglicht wurde. Die Workflowmodellierung dient u. a. - der Definition von "Workflow-Schemata", die letztlich das Workflowmanagementsystem steuern, - der Steuerung von Prozess-Instanzen ("Was ist die nächste Aktivität (Anwendungsfall)? Wer führt diese durch?") und Seite 9 von 12

10 - dem Aufruf (i.d.r. externer) Software-Module bei der Durchführung der Aktivitäten (Anwendungsfälle). Aus den Workflowmodellen werden über einen in ADONIS integrierten Konverter FDL-Dateien (MQSeries Workflow Definition Language) generiert, die direkt in das Workflowmanagementsystem (Runtime) importiert werden können, um die Geschäftsprozesse gemäß der modellierten Abläufe zu steuern. Auch im Bereich der Workflowmodellierung stehen diverse Hilfen (z. B. methodische Checkroutinen) zur Unterstützung der Modellierung zur Verfügung. Durch die gegenseitige Referenzierung von Geschäftsprozess- und Workflowmodellen ist eine direkte Navigation zwischen diesen und die Durchführung bestimmter Prüfungen zur Konsistenz zwischen Geschäftsprozess- und Workflowmodell möglich. Somit unterstützt ADONIS einen weiteren wichtigen Schritt im Entwicklungsprozess des Projekts Phoenics. Auswahlkriterien für die eingesetzte Software Im Januar 1999 wurden verschiedene Werkzeuge zur Geschäftsprozessmodellierung evaluiert, um das für die Anforderungen im Projekt Phoenics am besten geeignete Werkzeug zu ermitteln. Hierbei wurden die einzelnen Werkzeuge u. a. im Rahmen eines Anforderungsworkshops, in dem der Hersteller konkrete Modellierungsaufgaben zu lösen hatte, überprüft. Darüber hinaus wurden Handhabbarkeitstests durch Fachmodellierer durchgeführt. Die wichtigsten Auswahlkriterien, die als Basis für die Auswahl des Modellierungstools definiert wurden, sind nachfolgend aufgelistet. Diese Kriterien wurden für die Ausschreibung und nachfolgenden Workshops/Tests mit den Toolherstellern weiter verfeinert: - Adäquates und flexibles Werkzeugkonzept mit breiten Modellierungsmöglichkeiten und Modellvarianten, - einfache Handhabung und leichte Erlernbarkeit, - ausgereifte Simulationsverfahren von Geschäftsprozessen, Seite 10 von 12

11 - Offenheit und Anpassbarkeit des Werkzeugs an die Anforderungen des Projekts Phoenics, - Teamfähigkeit durch ein datenbankgestütztes Repository, - umfassendes und frei konfigurierbares Gesamtdokumentationskonzept, - integrierte Versionierung, - Tooloberfläche und Support in deutscher Sprache und - umfangreiche Dokumentation. Eine Kosten- und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vervollständigte das umfangreiche Auswahlverfahren. Stärken und Grenzen von ADONIS Im Projekt Phoenics werden momentan noch nicht alle von ADONIS zur Verfügung gestellten Komponenten genutzt. Die Stärken von ADONIS liegen aus Sicht des Projekts Phoenics eindeutig in der hohen Anpassungsfähigkeit des Werkzeugs, insbesondere des zugrunde liegenden Metamodells, das eine Erweiterung an die spezifischen Kundenerfordernisse (spezifische Modellierungsmethode, Checkroutinen usw.) ermöglicht. Da im Projekt Phoenics die Geschäftsprozessmodellierung überwiegend durch Mitarbeiter der Fachabteilungen durchgeführt wird, ist es von Bedeutung, dass das Modellierungswerkzeug einfach und intuitiv zu handhaben ist; dieser Anspruch wird durch ADONIS voll erfüllt. Die Arbeit in Teams wird von ADONIS zufriedenstellend unterstützt. Lediglich die Versionierungsmechanismen müssen durch organisatorische Maßnahmen unterstützt werden, um den speziellen Rahmenbedingungen des Projekts Phoenics (dezentrale Modellierung, starke Verzahnung der Modelle untereinander) Rechnung zu tragen. Seite 11 von 12

12 Ansprechpartnerin Dagmar Böttcher BG-Phoenics GmbH Strategische IT-Planung/Stabsfunktionen Thurnithistr Hannover Telefon: Seite 12 von 12