Elektronische Zustimmung

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1 Elektronische Zustimmung Stand: März 2015 erstellt von: EXEC Software Team GmbH Südstraße Ransbach-Baumbach

2 Elektronische Zustimmung Inhalt Inhalt 1 Einleitung Dienstleistungsportal der deutschen Bürgschaftsbanken Übersicht Anmeldung am Dienstleistungsportal Funktionen zur elektronischen Zustimmung Administration Überblick Funktionen Zustimmung bearbeiten Archiv einsehen Zustimmung exportieren... 11

3 Elektronische Zustimmung Seite 1 1 Einleitung Dieses Handbuch beschreibt die Funktionen zur Erstellung einer Zustimmung durch die zustimmungsberechtigten Institute (z.b. Ministerien, Banken, Kammern und Verbände) für die Bürgschaftsbank im Dienstleistungsportal der deutschen Bürgschaftsbanken. Abschnitt 2 des Handbuchs gibt einen Überblick über das Dienstleistungsportal. Die detaillierte Beschreibung der Funktionen zur elektronischen Zustimmung finden Sie im Abschnitt 3. Die in diesem Handbuch dargestellten Bildschirmfotos wurden unter Verwendung des Microsoft Internet Explorer 9 erstellt. Bei Verwendung anderer Browser können leicht abweichende Darstellungen auftreten, insbesondere bei den vom Browser generierten Dialogen zum Herunterladen von Berichten aus dem Dienstleistungsportal. 2 Dienstleistungsportal der deutschen Bürgschaftsbanken 2.1 Übersicht Mit dem Dienstleistungsportal der deutschen Bürgschaftsbanken stellen die Bürgschaftsbanken den Hausbanken und anderen Geschäftspartnern verschiedene elektronische Prozesse zur Verfügung. Im Fokus steht hierbei die Ablösung derzeit aufwändiger papiergebundener Verfahren durch komfortable und effiziente Onlinelösungen oder vollautomatisierte Prozesse. 2.2 Anmeldung am Dienstleistungsportal Das Dienstleistungsportal der deutschen Bürgschaftsbanken erreichen Sie über die Internetadresse Geben Sie bitte diese Adresse in der Adressleiste Ihres Internetbrowsers ein. Die Startseite des Dienstleistungsportals wird angezeigt.

4 Elektronische Zustimmung Seite 2 Auf der linken Seite stehen Ihnen wichtige Handbücher und Informationsdokumente zum Download zur Verfügung. Zum Betrachten der Dokumente benötigen Sie den Acrobat Reader, den Sie auf der Herstellerseite unter kostenlos herunterladen können. Die auf der Seite hinterlegten Dokumente werden ständig erweitert und aktualisiert, so dass die tatsächlich in Ihrem Browser angezeigten Dokumente von den oben dargestellten abweichen können. Zur Anmeldemaske zu Ihrem persönlichen Benutzerkonto im Dienstleistungsportal gelangen Sie über die Schaltfläche -> LOG- IN. Bitte geben Sie im Feld -Adresse die Adresse ein, die Sie von der Bürgschaftsbank oder von Ihrem Administrator zur Anmeldung am Dienstleistungsportal erhalten haben. Sofern Sie bereits über ein sidoku - Benutzerkonto für den sicheren Dokumentenaustausch mit Ihrer Bürgschaftsbank verfügen, gilt dieses Konto auch für die elektronische Zustimmung. Verlassen Sie das Eingabefeld bitte mit der Tabulatortaste. Als Kennwort geben Sie das Kennwort ein, das Sie sich bei der Erstanmeldung selbst vergeben haben. Sofern Sie bisher noch nicht am Dienstleistungsportal angemeldet waren oder Sie Ihr Kennwort nicht mehr wissen, finden Sie weitere Hinweise zur Erstanmeldung und zur Passwortrücksetzung im Dokument Portal und sidoku, das Sie auf der Seite herunterladen können. Verlassen Sie bitte das Kennworteingabefeld mit der Tabulatortaste.

5 Elektronische Zustimmung Seite 3 Betätigen Sie die Schaltfläche Anmelden, um sich an Ihrem persönlichen Konto im Dienstleistungsportal anzumelden. Die Startseite des Dienstleistungsportals wird angezeigt. Über die Schaltfläche Zustimmung rufen Sie den Programmbereich der elektronischen Zustimmung auf.

6 Elektronische Zustimmung Seite 4 3 Funktionen zur elektronischen Zustimmung 3.1 Administration Um alle Funktionen der E-Zustimmung nutzen zu können, ist es notwendig im Vorfeld einige Einstellungen in der Administration vorzunehmen. Dazu melden Sie sich bitte mit Ihrem Adminstrationszugang am Dienstleistungsportal an. Über die Schaltflächen Dienstleistungsportal, Dienste, Dienste konfigurieren gelangen Sie in den folgenden Administrationsbereich: Bitte wählen Sie den Dienst E-Zustimmung aus, um die notwendigen Optionen vorzunehmen. An die im Feld Benachrichtigung an: eingetragene -Adresse werden beim Eingang neuer Zustimmungsanforderungen Benachrichtigungen versendet. Mithilfe des Kennzeichens Über Entscheidungen benachrichtigen kann der Teilnehmer festlegen, ob auch eine Benachrichtigung über die Entscheidungen anderer Teilnehmer erfolgen soll. Benachrichtigungen erfolgen dabei ausschließlich zu Projekten, die für den Teilnehmer relevant sind. Es können auch mehrere Adressen eingetragen werden, diese müssen dann durch ein Semikolon getrennt erfasst werden. Mit dem Kennzeichen Statusberichte erstellen wird die automatische Erstellung von Statusberichten aktiviert. Der Turnus kann dabei frei gewählt werden. Die erstellten Statusberichte werden an die in dem Feld eingetragene -Adresse versendet. Auch hier können mehrere Adressen erfasst

7 Elektronische Zustimmung Seite 5 werden. Ein Statusbericht enthält neben der Anzahl der Anforderungen, die mit einer Zustimmung bzw. einer Ablehnung beantwortet wurden, jeweils auch die Nummern der betroffenen Geschäftspartner und Projekte. Ansonsten werden keine weiteren Angaben zu Geschäftspartnern, Projekten oder Entscheidungen aufgeführt. Anforderungen, zu denen noch keine Antwort abgesendet wurde, werden nicht berücksichtigt. Ein Statusbericht wird nur versendet, wenn seit der letzten Prüfung neue Antworten durch den Teilnehmer abgesendet wurden. 3.2 Überblick Die elektronische Zustimmung ist ein Dienst im Dienstleistungsportal der deutschen Bürgschaftsbanken. Abhängig von Ihren Zugriffsberechtigungen stehen Ihnen im Anwendungsbereich Zustimmung eine oder mehrere der folgenden Anwendungen zur Verfügung: Zustimmung bearbeiten Archiv einsehen Zustimmung exportieren Sie können eine Anwendung im Dienstleistungsportal auswählen oder in den gewünschten Anwendungsbereich verzweigen, indem Sie mit der Maus auf das entsprechende Symbol klicken. Nach der Auswahl einer Anwendung aus dem Bereich Zustimmung gelangen Sie in die Auswahl der Bürgschaftsbank, mit der Sie die Bearbeitung der Zustimmung vornehmen. Die Dokumente, die Sie im Rahmen der elektronischen Zustimmung aus dem Dienstleistungsportal abrufen können, werden über die Standardfunktion zum Herunterladen von Doku-

8 Elektronische Zustimmung Seite 6 menten Ihres Internetbrowsers bereitgestellt. Abhängig vom verwendeten Browser und von den Einstellungen Ihres Browsers wird das Herunterladen von Dateien aus dem Internet zunächst abgeblockt. Beim Microsoft Internet Explorer 8 erhalten Sie in diesem Falle beispielsweise die folgende Meldung: Wenn Sie auf diese Meldung klicken, können Sie das Herunterladen der Datei zulassen, indem Sie den Menüpunkt Datei herunterladen auswählen: Der Browser wird dann die Datei nicht sofort herunterladen, sondern erwartet zunächst, dass Sie erneut auf den entsprechenden Hyperlink zum Öffnen der Auswertung klicken. Um dieses Verhalten Ihres Internetbrowsers abzuschalten und das sofortige Herunterladen der Dokumente aus dem Dienstleistungsportal der Bürgschaftsbanken zu ermöglichen, müssen einige Einstellungen in den Optionen Ihres Internetbrowsers durchgeführt werden. Nähere Informationen hierzu finden Sie in den Systemvoraussetzungen für das Dienstleistungsportal, die Sie unter der Internetadresse einsehen können. Wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator falls Sie die Einstellungen nicht selbst vornehmen können.

9 Elektronische Zustimmung Seite Funktionen Zustimmung bearbeiten Mit der Dialoganwendung Zustimmung bearbeiten werden die von der Bürgschaftsbank angeforderten Zustimmungen bearbeitet. Im ersten Schritt steht eine Suchfunktion zur Verfügung, über die die zu bearbeitenden Zustimmungen gefiltert werden können. Folgende Suchkriterien stehen Ihnen zum Auffinden von angeforderten Zustimmungen zur Verfügung (zu jedem Feld wird ein Hinweis angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf dem Feld verweilen): Name des Unternehmens Name des geförderten Unternehmens Nummer des Unternehmens Geschäftspartnernummer des geförderten Unternehmens bei der Bürgschaftsbank Zuletzt bearbeitet von Möglichkeit zur Einschränkung der Trefferliste auf bereits bearbeitete Zustimmungen eines bestimmten Sachbearbeiters des zustimmenden Instituts Zuletzt bearbeitet am Datum, an dem die letzte Bearbeitung erfolgt ist In der Trefferliste der Zustimmungen werden folgende Informationen angezeigt: Schaltfläche bearbeiten (Symbol ) Verzweigung zur Detailansicht und Bearbeitung/Korrektur der Zustimmungen GP-Nr. Geschäftspartnernummer des geförderten Unternehmens bei der Bürgschaftsbank Unternehmen Name des geförderten Unternehmens Ort PLZ und Ort aus der Adresse des geförderten Unternehmens Ansprechpartner Name Nachname des Ansprechpartners der Bürgschaftsbank Ansprechpartner Vorname Vorname des Ansprechpartners der Bürgschaftsbank Ansprechpartner Adresse des Ansprechpartners der Bürgschaftsbank Ansprechpartner Telefon Telefonnummer Ansprechpartners der Bürgschaftsbank Ansprechpartner Telefax Telefaxnummer Ansprechpartners der Bürgschaftsbank

10 Elektronische Zustimmung Seite 8 Eingegangen am Datum, an dem die Anforderung von der Bürgschaftsbank ins Portal übermittelt wurde Zuletzt bearbeitet am Datum und Uhrzeit, zu dem die Zustimmung von einem Mitarbeiter des zustimmenden Instituts zuletzt bearbeitet wurde Zuletzt bearbeitet durch Name des Mitarbeiters des zustimmenden Instituts, der diese Zustimmung im Rahmen der E- Zustimmung zuletzt bearbeitet hat Name Name des Instituts Adresse Adresse des Instituts Nach der Auswahl einer Stellungnahme in der Trefferliste wird in den Dialog zur Bearbeitung der Stellungnahme verzweigt (Schaltfläche ). Es besteht die Möglichkeit, durch das Setzen eines Häkchens in das jeweilige Feld, der Anforderung zuzustimmen oder sie abzulehnen. Mit der Schaltfläche Dialog schließen kann der Bereich ohne die Eingabe von Daten wieder verlassen werden. Zur Bearbeitung kann eine frei definierbare Bemerkung mit max. 254 Zeichen eingegeben werden. Die von der Bürgschaftsbank übermittelten Dokumente zur E-Zustimmung werden im Bereich erhaltene Dokumente angezeigt und können von dort eingesehen werden. Nach dem Setzen des Häkchens in einem der beiden Felder wird die Schaltfläche Dialog schließen ersetzt durch drei Schaltflächen.

11 Elektronische Zustimmung Seite 9 Änderungen speichern oder verwerfen Die Bearbeitung kann durch die jeweiligen Schaltfläche verworfen, gespeichert oder gespeichert und direkt abgesendet werden. Eine bereits bearbeitete Zustimmung, die ausschließlich gespeichert wurde, muss für die Versendung erneut mit der Schaltfläche geöffnet werden. Mit der Schaltfläche Antwort absenden wird die Zustimmung an die Bürgschaftsbank übermittelt. Beim Absenden einer Antwort wird neben der Entscheidung auch ein Protokoll in Form einer PDF- Datei übermittelt und eine an den Sachbearbeiter der Bürgschaftsbank gesendet. Darüber hinaus wird eine an die anderen Teilnehmer gesendet, sofern diese über den Dialog Dienste konfigurieren eine entsprechende Benachrichtigung konfiguriert haben.

12 Elektronische Zustimmung Seite 10 Nach dem Absenden erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis: Archiv einsehen Den Anwendungsbereich Archiv einsehen erreichen Sie über die entsprechende Schaltfläche im Portal. Alle bereits bearbeiteten Zustimmungen können in diesem Bereich eingesehen werden. Die Ansicht, der Tabellenaufbau und die Suchfunktionen sind identisch mit dem Anwendungsbereich Zustimmung bearbeiten. Über die Schaltfläche kann die Zustimmung angesehen werden.

13 Elektronische Zustimmung Seite 11 Sofern andere Teilnehmer bereits über dieses Projekt abgestimmt haben, sind die Ergebnisse an dieser Stelle einsehbar. Eine Bearbeitung der Daten ist hier allerdings nicht mehr möglich, sie dienen der Dokumentation und werden daher schreibgeschützt dargestellt. Die Anforderung wird beim Absenden an die Bürgschaftsbank automatisch mit dem Protokoll verknüpft, welches anschließend in diesem Dialog heruntergeladen werden kann Zustimmung exportieren Mit der Dialoganwendung Zustimmung exportieren können die von der Bürgschaftsbank in das Dienstleistungsportal eingestellten Zustimmungen von Ihnen als CSV-Datei exportiert werden. Zunächst legen Sie bitte die Parameter fest, die Sie zur Erstellung der CSV-Datei verwenden möchten. Stichtag Wählen Sie aus der Auswahlliste bitte den Stichtag der Zustimmungen aus. Es werden nur Stichtage zur Auswahl angeboten, zu denen elektronische Zustimmungen der gewählten Bürgschaftsbank vorliegen. Nach Auswahl des Stichtags werden die Anzahl der Zustimmungen sowie die Anzahl der exportierten Kredite angezeigt. Trennzeichen Wählen Sie hier bitte das Trennzeichen aus, mit dem die einzelnen Datenfelder in der CSV-Datei separiert werden sollen. Zur Auswahl stehen ; Semikolon, Komma senkrechter Trennstrich Zum Importieren der CSV-Datei in Microsoft Excel verwenden Sie bitte das Semikolon als Trennzeichen. Feldbegrenzerzeichen Wählen Sie hier bitte das Zeichen aus, das vor und hinter jedem Feld eingefügt werden soll. Zur Auswahl stehen doppeltes Hochkomma einfaches Hochkomma Zum Importieren der CSV-Datei in Microsoft Excel verwenden Sie bitte das doppelte Hochkomma als Trennzeichen.

14 Elektronische Zustimmung Seite 12 Mit 1000er-Trennzeichen Wenn Sie hier einen Haken setzen, werden die Beträge in der CSV-Datei jeweils mit Tausenderpunkten versehen. Beispiel: die Zahl ,89 wird als ,89 in die CSV-Datei eingefügt. Zum Importieren der CSV-Datei in Microsoft Excel verwenden sie bitte keine 1000er-Trennzeichen. In der rechten Bildschirmhälfte sehen Sie eine Vorschau der exportierten CSV-Datei unter Berücksichtigung der von Ihnen eingestellten Parameter. Mit dem Link Vollständigen Export öffnen können Sie die CSV-Datei aus dem Dienstleistungsportal herunterladen. Wenn Sie die Schaltfläche Öffnen betätigen und das Programm Microsoft Excel auf Ihrem PC installiert ist, wird die CSV-Datei direkt in Excel geöffnet. Sie können die Daten nun in Microsoft Excel weiterbearbeiten oder für die Weiterbearbeitung speichern. Wenn Sie die CSV-Datei mit einem anderen Programm als Microsoft Excel öffnen möchten, wählen Sie bitte im Dialog Dateidownload die Option Speichern und Speichern Sie die Datei in Ihrem Netzwerk. Danach können Sie die gespeicherte Datei mit einem anderen Programm öffnen. In einem Texteditor sieht die CSV-Datei dann beispielsweise folgendermaßen aus: Aufbau der CSV-Datei In der CSV-Datei sind je Zustimmung folgende Informationen aus dem Datenbestand der Bürgschaftsbank enthalten: Nr. Feldname Inhalt Format 1 GP-Nr. Nummer des Geschäftspartners in fides numerisch 2 Unternehmen Name des Geschäftspartners Text 3 PLZ 5-stellige PLZ der Investitionsadresse numerisch 4 Ort Ort der Investitionsadresse Text 5 Straße Straße der Investitionsadresse Text 6 Entscheidung Klartext Entscheidung Text 7 Hinweis zur Entscheidung 8 Name des Ansprechpartners bei der Bürgschaftsbank Freier Text aus dem Bemerkungsfeld Name des Ansprechpartners bei der Bürgschaftsbank Text Text

15 Elektronische Zustimmung Seite 13 Nr. Feldname Inhalt Format 9 des Ansprechpartners bei der Bürgschaftsbank 10 Telefonnummer des Ansprechpartners bei der Bürgschaftsbank 11 Faxnummer des Ansprechpartners bei der Bürgschaftsbank des Ansprechpartners bei der Bürgschaftsbank Telefonnummer des Ansprechpartners bei der Bürgschaftsbank Faxnummer des Ansprechpartners bei der Bürgschaftsbank 12 Eingegangen am Ort aus der Adresse der Korrespondenzadresse 13 Zuletzt bearbeitet am Straße aus der Adresse der Korrespondenzadresse 14 Zuletzt bearbeitet durch Name des Ansprechpartners aus der Korrespondenzadresse Text numerisch numerisch numerisch Text Text

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