Hillenbrand, Inc. Geschäftsverhaltens- und Ethikkodex

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1 Hillenbrand, Inc. Geschäftsverhaltens- und Ethikkodex

2 Botschaft des Vorstandsvorsitzenden und des Präsidenten und Chief Executive Officer Mit einfachen Worten sind wir alle bei Hillenbrand, Inc. und ihren verbundenen Unternehmen verpflichtet, ordnungsgemäß zu handeln. Hillenbrand und ihre Unternehmen können mit Stolz behaupten, dass sie sich bei der Tätigung ihrer Geschäfte stets an die höchsten ethischen Grundsätze halten, die von Ehrlichkeit, Integrität und fairem wirtschaftlichen Wettbewerb geprägt sind. Dieser Geschäftsverhaltensund Ethikkodex (Code of Ethical Business Conduct) gilt für alle Vorstandsmitglieder, Führungskräfte und Mitarbeiter (die Mitarbeiter ) von Hillenbrand, Inc. und ihren direkten und indirekten Tochtergesellschaften und dient dem Zweck, die ethischen Grundsätze des von jedem Mitarbeiter erwarteten Geschäftsverhaltens zu erläutern. Wenn die Begriffe Gesellschaft oder Hillenbrand in diesem Geschäftsverhaltens- und Ethikkodex verwendet werden, umfassen sie Hillenbrand, Inc. und ihre Tochtergesellschaften. Aus diesem Grund bitten wir Sie, diese Maßstäbe sorgfältig durchzulesen, unabhängig davon, für welches Hillenbrand-Unternehmen Sie tätig sind. Unser Ruf, den wir uns mit fairer Behandlung, Ehrlichkeit und einem Geschäftsverhalten verdient haben, das sich an die höchsten ethischen Normen hält, fundiert auf der persönlichen Integrität unserer Mitarbeiter und unserem Engagement bei den folgenden Grundsätzen: Fairness wir halten uns sowohl an die Form und den Sinn der maßgeblichen Gesetze und Vorschriften, Rechnungslegungsgrundsätze und Unternehmensrichtlinien und richten unser Verhalten nach strengen sittlichen Maßstäben. Respekt kombiniert mit unserer Bereitschaft, die Bedürfnisse und Wünsche unserer Aktionäre, Vorstandsmitglieder, Kollegen, Kunden, Geschäftspartner, Nachbarn und Lieferanten zu erfüllen, diesen zuzuhören und ihren Bedürfnissen zweckmäßig zu entsprechen. Wettbewerb wir sind überzeugt, dass der freie Markt neue Ideen und Produkte am besten fördern und die Produktivität kreativer Personen erhöhen kann. Offenheit unbefangene Besprechung von Projekten, Problemen und ethischen Fragen durch unsere Mitarbeiter und mit den für diesen Zweck engagierten Rechtsund Rechnungslegungsexperten kombiniert mit Offenheit bei der Besprechung unserer Tätigkeiten und deren Auswirkungen auf die in unserer Nachbarschaft lebenden Personen; und Offenheit gegenüber den Lieferanten und Kunden in Kaufund Verkaufsgeschäften bei gleichseitigem Schutz unserer vertraulichen Informationen und Handelsgeheimnisse und Respekt des Rechts der Einzelperson auf Privatsphäre. Umsicht wir glauben an die besonnene Ausübung persönlicher und unternehmerischer Diskretion. Alle Handlungen unserer Mitarbeiter bei der Geschäftstätigkeit oder im öffentlichen Leben können unseren Ruf verbessern oder auch verschlechtern. Somit ist es unerlässlich, dass wir alle uns gemäß den höchsten Verhaltensstandards verhalten. Gesellschaften sind heutzutage einem sehr prüfenden Blick ausgesetzt und unterstehen einer zunehmend höheren Rechenschaftspflicht. Aus diesem Grund hat der Vorstand erneut sein hohes Engagement dabei bestätigt, dass sich unsere Geschäftspraktiken an die höchsten professionellen, ethischen, rechtlichen und sittlichen Normen halten. Ethisches Verhalten, ob bei der Geschäftstätigkeit oder im Privatleben, erfordert ein geschultes und empfindsames Bewusstsein von Recht und Unrecht. Es ist nicht möglich, alle Situationen des täglichen Lebens angemessen vorauszusehen und das persönliche Verhalten in einem Regelwerk festzuhalten. Dennoch sind wir überzeugt, bestimmte breite Bereiche des -2-

3 Geschäftslebens und die damit verbundenen ethischen, rechtlichen und sittlichen Probleme identifizieren zu können und haben uns bemüht, unsere allgemeinen Richtlinien nach diesen Verhaltensbereichen auszurichten. Ferner sollten wir nicht vergessen, dass wir zu einer Gemeinschaft gehören und jeder von uns hat sich somit bei der Geschäftstätigkeit an die rechtlichen, sittlichen und ethischen Normen dieser Gemeinschaft zu halten. Den Interessen der Gesellschaft ist nie gedient, wenn unüberdachte Lösungen zu einem scheinbar schnellen Gewinn oder vorübergehenden Vorteil führen. Wir sind nicht nur verpflichtet, uns selbst verantwortlich und ehrlich zu verhalten, sondern müssen auch bei anderen dieses Verhalten sicherstellen. Wenn wir von einem Verstoß gegen die Geschäftsverhaltensnormen der Gesellschaft erfahren, sind wir verpflichtet, diesen zu melden. Letzten Endes ist jeder von uns verantwortlich dafür, die Geschäftsverhaltensnormen der Gesellschaft einzuhalten. Als integere und ehrliche Personen müssen wir uns so verhalten, dass wir uns selbst und unserer Gesellschaft Ehre machen. Die Gesellschaft erwirbt hin und wieder Vermögenswerte, Unternehmen und Betriebsstätten in neuen Märkten und neuen Ländern. Unsere derzeitigen Mitarbeiter und neuen Mitarbeiter, die sich uns anschließen, müssen zur Kenntnis nehmen, dass sie sich stets an den Geschäftsverhaltens- und Ethikkodex und die Gesetze der Länder zu halten haben, in denen wir tätig sind. Die Mitarbeiter müssen auch wissen, dass jedes neue Unternehmen, das wir erwerben, oder jeder neue Markt, in den wir eindringen, neue ethische Probleme bringen kann, insbesondere wenn unser Unternehmensportfolio unsere Entwicklung als global diversifizierte Gesellschaft widerspiegelt. Bitte lesen Sie den Geschäftsverhaltens- und Ethikkodex sorgfältig durch. Wir sind sicher, dass sich jeder von uns an den Kodex halten und somit dazu beitragen wird, unseren Ruf als Gesellschaft zu fördern, die sich durch höchste Maßstäbe bei der geschäftlichen Integrität auszeichnet. Ray J. Hillenbrand Vorstandsvorsitzender Kenneth A. Camp Präsident und Chief Executive Officer -3-

4 In diesem Kodex Botschaft des Vorstandsvorsitzenden und des Präsidenten und Chief Executive Officer 2 Verwaltung und Durchsetzung 6 Vorstands- und Ethikausschüsse 6 Bestätigungen und Offenheit 6 Handhabung von Bedenken und Verstößen 6 Außerkraftsetzungen 7 Hilfesuche zur Vermeidung von Verstößen 7 Sonstige ähnliche Infomationen und Richtlinien 8 Maßstäbe und Vorgaben 9 Interessenkonflikte 9 Häufige Quelle von Konflikten 9 Definitionen 10 Spezifische Beispiele 10 Geschäftsmöglichkeiten der Gesellschaft 14 Vertrauliche Informationen 15 Schutz und angemessene Verwendung des Gesellschaftsvermögens 18 Faire Behandlung 19 Befolgung der maßgeblichen Gesetze 22 Einhaltung der kartell- bzw. wettbewerbsrechtlichen Vorschriften 22 Wertpapierhandel und Verwendung von Insiderinformationen 27 Öffentliche, staatliche und Medienkommunikation 30 Politische Tätigkeiten und Beiträge 31 Geschäfte mit der Regierung 32-4-

5 Gesetzwidrige, fragwürdige oder sensitive Zahlungen 33 Arbeitnehmerbeziehungen 37 Einhaltung der Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften 38 Internationale Handelsgesetze 40 Offenlegung; Geschäftsbücher und Aufzeichnungen 41 Inanspruchnahme externer Verkaufsvertreter, Erfüllungsgehilfen, 43 Berater und Nicht-Mitarbeiter Meldung gesetzwidrigen oder unethischen Verhaltens; Rechenschaftspflicht 43 Sonstige Richtlinien 44-5-

6 Hillenbrand, Inc. Geschäftsverhaltens- und Ethikkodex (wie überarbeitet und angenommen vom Vorstand am 5. Dezember 2012) Hillenbrand, Inc. und ihre Tochtergesellschaften, ob direktes oder indirektes Eigentum von Hillenbrand, Inc., (zusammen die Gesellschaft genannt) halten sich bei ihrer jeweiligen Geschäftstätigkeit und - verfahren und in ihren finanziellen Angelegenheiten an die Maßstäbe und Vorgaben von ethischem Geschäftsverhalten wie vorgeschrieben in diesem Geschäftsverhaltens- und Ethikkodex (der Kodex ) und den maßgeblichen Gesetzen und Vorschriften. Dieser Kodex gilt für sämtliche Mitarbeiter der Gesellschaft. VERWALTUNG UND DURCHSETZUNG Vorstands- und Ethikausschüsse. Der Vorstand von Hillenbrand, Inc. ist für die Genehmigung und Beaufsichtigung des Kodex verantwortlich. Der vom Vorstand ernannte Prüfungsausschuss arbeitet mit dem Nominierungs-/Corporate Governance-Ausschuss zusammen und ist zuständig für die Implementierung und Verwaltung des Kodex, die mindestens jährliche Prüfung und Bewertung der Wirksamkeit des Kodex und die Unterbreitung von Vorschlägen gegenüber dem Vorstand, wenn Änderungen des Kodex erforderlich sind. Dementsprechend wird dieser Kodex hin und wieder ergänzt und übearbeitet. Diese Änderungen treten nach ihrer Annahme durch den Vorstand in Kraft und der überarbeitete Kodex wird so schnell wie möglich zur Verfügung gestellt. Hillenbrand, Inc. und ihre wichtigsten aktiven Unternehmen bilden Ethikausschüsse, die diese Ausschüsse, den Vorstand und Sie selbst bei der Frage unterstützen, welche Vorgehensweise wohl am besten wäre. In jedem Ethikausschutz sind Mitglieder der Geschäftsleitung des jeweiligen Unternehmens vertreten. Der Chief Executive Officer von Hillenbrand und die Präsidenten unserer aktiven Unternehmen sind mit Unterstützung der Ethikausschüsse dafür zuständig, dass dieser Kodex von allen Mitarbeitern, den relevanten Erfüllungsgehilfen und Vertretern der jeweiligen Unternehmen gelesen und zur Kenntnis genommen wird. Die Ethikausschüsse kommen so oft wie für die Implementierung dieses Kodex erforderlich zusammen und befassen sich mit den von den Mitarbeitern vorgebrachten Anliegen. Die Ethikausschüsse der einzelnen aktiven Unternehmen erstatten dem Ethikausschuss von Hillenbrand nach jeder Sitzung umgehend Bericht über die Beachtung des Kodex, den Status der Bestätigungen der Mitarbeiter und über andere wichtige Angelegenheiten des Kodex. Der Vorsitzende des Ethikausschusses von Hillenbrand hält wiederum den Prüfungsausschuss und Nominierungs-/Corporate Governance-Ausschuss regelmäßig auf dem Laufenden. Bestätigungen und Offenheit. Alle Mitarbeiter, einschließlich der neuen Mitarbeiter, werden jährlich gebeten, ihre Kenntnis und Befolgung des Kodex zu bestätigen. Je nach Ihrem Aufgabenbereich werden Sie unter Umständen auch gebeten, Ihre Kenntnis und Befolgung bestimmter Richtlinien zu bestätigen. Bestätigungen, die auf potenzielle Probleme hinweisen, werden vom Ethikausschuss des jeweiligen Unternehmens überprüft. Alle Informationen, die in den Bestätigungen oder auf andere Weise in Treu und Glauben mitgeteilt werden, werden vertraulich behandelt, es sei denn, ihre Offenlegung ist zum Schutz der Interessen der Gesellschaft oder zur Erfüllung der gesetzlichen oder aufsichtsbehördlichen Vorschriften erforderlich. Handhabung von Bedenken und Verstößen. Ihre Bedenken lassen sich am besten beheben, indem Sie sie umgehend und vollständig einer anderen Person mitteilen. Wenn Sie über Ihre Vorgehensweise in einem bestimmten Fall nicht sicher sind, sollten Sie sich an Ihren Manager, Vorgesetzten, einen Anwalt -6-

7 der Gesellschaft oder Verteter der Personalabteilung oder an eines der Mitglieder des Ethikausschusses Ihres Unternehmens wenden. Die Aufdeckung von fraglichen, arglistigen oder gesetzwidrigen Vorfällen, die gegen die Vorgaben dieses Kodex oder andere Richtlinien der Gesellschaft verstoßen, sollten sogleich einer dieser Personen gemeldet werden, wobei zu erwähnen ist, dass diese Personen den Mitarbeitern der Gesellschaft bei derartigen Angelegenheiten jederzeit zugänglich sind. Wenn diese Vorfälle Mitglieder der Geschäftsleitung betreffen, die Mitglieder eines Ethikausschusses sind, sollte die Angelegenheit anderen Mitgliedern des Ausschusses, dem Ethikausschuss von Hillenbrand oder dem Chief Executive Officer von Hillenbrand gemeldet werden. Ferner können die Mitarbeiter ihre Meldung über unsere gebührenfreie Code of Ethics and Compliance Help Line unter der Nummer (oder der für ihr Land nachstehend angegebenen Nummer), oder online bei vornehmen. Mitarbeitern, die ihre Meldung anonym vornehmen möchten, ist dies im gesetzlich zulässigen Umfang gestattet. Dieser Kodex erleichtert es Mitarbeitern, Bedenken zur Rechenschaftspflicht der Gesellschaft, angebliche Verstöße gegen die Richtlinien der Gesellschaft, maßgebliche Gesetze oder Vorschriften oder anderes angebliches Fehlverhalten der Gesellschaft zu melden. Wir fordern unsere Mitarbeiter auf, sich mit ihren Anliegen direkt an die Gesellschaft zu wenden, damit wir Fehler oder Fehlverhalten untersuchen und korrigieren können. Die Gesellschaft duldet keine Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Mitarbeitern, die derartige Verstöße melden oder Behauptungen in Treu und Glauben übermitteln. Außerkraftsetzungen. Jede Außerkraftsetzung der in diesem Kodex enthaltenen Normen für Führungskräfte oder Vorstandsmitglieder kann nur vom Vorstand von Hillenbrand, Inc. oder von seinem Prüfungsausschuss vorgenommen und muss den Aktionären umgehend mitgeteilt werden. Der Vorstand, sein Prüfungsausschuss oder der maßgebliche Ethikausschuss kann diese Normen auch für andere Mitarbeiter außer Kraft setzen. Hilfesuche zur Vermeidung von Verstößen. Da die Prinzipien von Verantwortung, Integrität und Ehrlichkeit das Fundament dafür bilden, wie wir uns bei der Führung unserer Geschäfte verhalten sollen, können Verstöße gegen diesen Kodex oder die maßgeblichen Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien der Gesellschaft Disziplinarverfahren, Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses oder Klagen zur Folge haben. Wenn Sie auf eine fragliche Situation reagieren, bevor diese eintritt, und sich mit Ihren Bedenken an Ihren Manager, Vorgesetzten, einen Anwalt der Gesellschaft, Vertreter der Personalabteilung, eines der Mitglieder des Ethikausschusses Ihres Unternehmens oder an die Compliance Help Line wenden, können Sie diesen Verstoß und die damit verbunden Folgen unter Umständen vermeiden. Besonderes Augenmerk sollte auf Situationen gerichtet werden, bei denen Sie unter Umständen Beratung benötigen, wenn zum Beispiel: Die Interessen eines Mitarbeiters mit den Interessen der Gesellschaft in Konflikt zu stehen scheinen; Ein Mitabeiter von einem Kunden oder Lieferanten Geschenke oder persönliche Gefälligkeiten erhält; Der einzige gute Grund für die Annahme einer Zuwendung von einem Kunden oder Lieferanten darauf beruht, dass Sie diese Ihres Erachtens verdient haben; Ein Mitarbeiter mit einem Vertreter eines Konkurrenten kommuniziert; -7-

8 Ein Mitarbeiter die Gelegenheit hat, einer nicht bei der Gesellschaft tätigen Person vertrauliche Informationen mitzuteilen; Ein Mitarbeiter die Gelegenheit hat, die Aktien von Hillenbrand, Inc. oder die Aktien eines Kunden oder Lieferanten aufgrund von Insiderinformationen zu kaufen oder zu verkaufen; Ihre Vorgehensweise auf dem Titelblatt einer Zeitung zusammen mit Ihrem Namen veröffentlich wird, was für Sie sehr peinlich sein würde; Eine Entscheidung sehr schwierig ist oder zu einem Konflikt zwischen zwei günstigen Umständen führt; oder Der Grund für eine Entscheidung auf Antworten wie den folgenden beruht: Ich habe das verdient ; Jeder macht das ; Das ist doch kein Problem ; Niemand wird das herausfinden ; Danach kräht kein Hahn ; Dafür bin ich nicht zuständig ; oder Die Gesellschaft will, dass ich das mache. Die nachstehenden Fragen sollten Sie sich stellen, um herauszufinden, ob Ihre Handlungen ethisch sind: Halte ich mich an den Geist, gesamten Sinn und Wortlaut des maßgeblichen Gesetzes oder der maßgeblichen Richtlinie der Gesellschaft? Wie würde ich dazu stehen, wenn ich einen Bericht über meine Handlungen auf dem Titelblatt einer Zeitung lesen würde? Was würden meine Familie, Freunde, Nachbarn und Kollegen von meinen Handlungen halten? Welche Handlungsweise würde ich meinem Kind vorschlagen? Wie würde ich dazu stehen, über meine Entscheidung unter Eid Zeugnis abzulegen? Entstehen der Gesellschaft direkte oder indirekte potenzielle Konsequenzen? Wie würde ich dazu stehen, wenn ich meine Entscheidung auf einer Belegschaftsversammlung erklären müsste? Sonstige ähnliche Informationen und Richtlinien. Bestimmte Teile dieses Kodex werden unter Umständen besser erklärt in anderen maßgeblichen Richtlinien und Vorgaben der Gesellschaft. Sehen Sie sich bitte diese Unterlagen an, um einen besseren Einblick in diese Teile zu gewinnen. Der Kodex geht zum Großteil auf die gesetzlichen Bestimmungen ein. Er dient nicht dazu, Ihnen in diesen Bereichen das Wissen eines Experten zu vermitteln. Stattdessen wurde der Kodex so konzipiert, dass er Sie auf potenzielle Probleme und Situationen hinweist, bei denen Sie sich an Ihren Manager, Vorgesetzten, einen Anwalt der Gesellschaft oder eines der Mitglieder des Ethikausschusses Ihres Unternehmens wenden sollten. Die Mitglieder der Ethikausschüsse sollten zu Beginn von Geschäftverhandlungen und nicht erst dann zu Rate gezogen werden, wenn sich Vereinbarungen so gefestigt haben, dass die erforderlichen Änderungen nur schwer vorgenommen werden können. -8-

9 MASSSTÄBE UND VORGABEN Jeder Mitarbeiter, jede Führungskraft und jedes Vorstandsmitglied von Hillenbrand oder einer ihrer Tochtergesellschaften ist ein Mitarbeiter der Gesellschaft und ist somit angewiesen, sich bei allen Geschäftsvorgängen ethisch zu verhalten und die Gesetze, Vorschriften und Richtlinien der Gesellschaft zu befolgen. Von jeder Person wird erwartet, dass sie die Verantwortung für die Befolgung dieser ethischen Verhaltensnormen trägt und sich mit den verschiedenen Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien der Gesellschaft vertraut macht, die auf die von ihr ausgeübten Aufgaben Anwendung finden. Wenn Zweifel bestehen, sind die Mitarbeiter verpflichtet, ihren Vorgesetzten oder bei Bedarf unsere Anwälte, einen Vertreter der Personalabteilung oder ein Mitglied des Ethikausschusses ihres Unternehmens um Klarstellung zu bitten. INTERESSENKONFLIKTE Ein Interessenkonflikt besteht, wenn die privaten Interessen einer Person mit den Interessen der Gesellschaft kollidieren oder zu kollidieren scheinen das heißt, wenn die Loyalität einer Person gegenüber der Gesellschaft und die Ausübung ihrer von der Gesellschaft zugewiesenen Pflichten und Aufgaben beeinträchtigt wird oder beeinträchtigt zu sein scheint durch die von einer anderen Quelle erhaltenen Leistungen. Wir setzen unser Vertrauen in die Loyalität und Ehrlichkeit unserer einzelnen Mitarbeiter. Gute Beziehungen mit Kunden und Lieferanten und die Integrität unserer Mitarbeiter sind kritisch für unseren Firmenwert und unerlässlich für unseren Erfolg. Mitarbeiter sollten stets darauf achten, dass ihre persönlichen Interessen oder die Interessen Dritter ihre für die Gesellschaft gefällten Entscheidungen nicht beeinflussen. Kein Mitarbeiter sollte Einflüssen, Interessen oder Beziehungen unterliegen oder den Eindruck erwecken, diesen zu unterliegen, die mit den besten Interessen der Gesellschaft in Konflikt stehen. Es sollten also Tätigkeiten vermeiden werden, die die Integrität der Gesellschaft oder des Mitarbeiters kompromittieren oder zu kompromittieren scheinen. Häufige Quellen von Konflikten. Die Zusammenstellung einer Liste aller Situationen, die zu einem Interessenkonflikt führen können, ist zwar nicht möglich, aber diese Situtationen entstehen allgemein in den folgenden vier Fällen: 1. Interessen des Mitarbeiters. Wenn ein Mitarbeiter, ein Mitglied seiner Familie oder ein Unternehmen, eine Organisation oder Treuhandgesellschaft, an dem/der der Mitarbeiter beteiligt ist, ein direktes oder indirektes finanzielles Interesse an oder eine finanzielle Verpflichtung gegenüber einem tatsächlichen oder potenziellen Konkurrenten, Lieferanten oder Kunden der Gesellschaft hat; 2. Interessen eines Familienangehörigen. Wenn ein Mitarbeiter mit einem Lieferanten oder Kunden für die Gesellschaft Geschäfte tätigt, bei dem ein Blutsoder angeheirateter Verwandter Direktor, Partner, Aktionär, Führungskraft, Mitarbeiter oder Vertreter ist; -9-

10 Definitionen. 3. Geschenke. Wenn ein Mitabeiter, ein Mitglied seines Haushalts, ein Unternehmen, eine Organisation oder eine Treuhandgesellschaft, an dem/der der Mitarbeiter beteiligt ist, oder eine andere vom Mitabeiter bestimmte Person oder bestimmtes Unternehmen von einem tatsächlichen oder potenziellen Konkurrenten, Lieferanten oder Kunden Geschenke, Gutschriften, Zahlungen, Dienstleistungen oder andere Zuwendungen annimmt, die mehr als symbolischen oder geringen Wert haben; und 4. Missbrauch von Informationen. Wenn ein Mitarbeiter Informationen missbraucht, die er im Zuge seiner Beschäftigung erhält. Für diese Zwecke sind Lieferanten Unternehmen, die Produkte liefern oder Dienstleistungen erbringen wie Berater, Speditionen, Finanzinstitute und Leasingfirmen. Unter Kunden sind nicht nur die Käufer von Produkten oder Dienstleitungen sondern auch die zu verstehen, die einen wesentlichen Einfluss auf unsere Kunden haben. Eine Beteiligung von höchstens einem Prozent an einer Wertpapierklasse, die an einer nationalen, anerkannten Börse notiert sind oder auf dem Freimarkt regelmäßig gehandelt wersen, wird nicht als ein wesentliches finanzielles Interesse an einem Konkurrenten, Lieferanten oder Geschäftskunden angesehen, sofern keine anderen Komplikationen bestehen, die dem Mitarbeiter die Anwesenheit eines Konflikts klar machen sollten. Gleichermaßen wird das Bestehen eines Zinsdarlehens bei einem anerkannten Finanzinstitut zu den normalen Sätzen, die zum Zeitpunkt der Kreditaufnahme zutreffen, nicht als wesentlich erachtet. Eine Beteiligung an den Aktien eines Konkurrenten, Lieferanten oder Geschäftskunden, die nicht öffentlich gehandelt werden, ist jedoch als wesentlich anzusehen und sollte umgehend mit unseren Anwälten überprüft werden. Spezifische Beispiele. Eine Beschreibung jeder einzelnen Situation ist zwar nicht möglich, aber ein paar Beispiele können das Bestehen von Interessenkonflikten erläutern und die Bestimmung von Grundregeln erleichtern: Einflussposition. Wenn ein Mitarbeiter oder ein Familienmitglied des Mitarbeiters ein wesentliches finanzielles oder sonstiges wirschaftliches Interesse an einem bestehenden oder potenziellen Lieferanten oder Kunden hat, hat der Mitarbeiter dies dem zuständigen Ethikausschuss mitzuteilen und dessen schriftliche Genehmigung einzuholen, bevor er Entscheidungen über Geschäfte mit diesem Lieferanten oder Kunden beeinflussen kann. Diese Positionen sind mit Situationen verbunden, in denen Mitarbeiter die Spezifikationen für die Rohstoffe, Produkte, Projekte oder Dienstleistungen des Lieferanten entwickeln; diese Rohstoffe, Produkte, Projekte oder Dienstleistungen empfehlen, bewerten, testen oder genehmigen; oder sich an der Auswahl von oder den Vereinbarungen mit Lieferanten beteiligen. Verfügbarkeit. Ein Interessenkonflikt kann bestehen, wenn sich ein Mitarbeiter an einem externen geschäftlichen Vorhaben beteiligt oder sich bereit erklärt, für ein anderes Unternehmen, eine staatsbürgerliche oder wohltätige Organisation zu arbeiten oder diesem/dieser Dienstleistungen zu erbringen, wenn diese Tätigkeit den Mitarbeiter daran hindert, sich den Geschäften der Gesellschaft in dem von seiner Position erforderten Umfang zu widmen. Einem Mitarbeiter ist es ohne die schriftliche Zustimmung des CEO seines Unternehmens untersagt, bei einem anderen Unternehmen den Posten eines Vorstandsmitglieds oder eine Position bei einer Organisation zu übernehmen, die ihn daran hindert, sich den Geschäften der Gesellschaft in dem von seiner Position erforderten Umfang zu widmen. Konkurrenten. Einem Mitarbeiter ist es untersagt, ein Amt bei einer Person oder einem Unternehmen anzunehmen, die mit der Gesellschaft konkurriert, diese/dieses zu beraten oder mit dieser/diesem in Verbindung zu stehen, ob als Mitarbeiter, Aktionär, Partner, Vorstandsmitglied -10-

11 oder Berater, es sei denn, dies geschieht im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft bei einem Fachverband, Herstellergruppen und Ähnlichem und auf Wunsch der Gesellschaft. Geschenke. Die Gesellschaft besteht darauf, dass alle Geschäftsentscheidungen objektiv und fair und nicht aufgrund von Geschenken oder Zuwendungen getroffen werden. Aus diesem Grund darf kein Mitarbeiter oder ein unmittelbares Familienmitglied des Mitarbeiters Lieferanten, Kunden oder Konkurrenten zu Zuwendungen, Geschenken, Krediten oder anderen Leistungen (einschließlich von Dienstleistungen, Urlaub, Ferien, Reisen, Unterkünften, Rabatten und Sachgütern) auffordern oder diese annehmen. Die einzige Ausnahme zu dieser Richtlinie sind gelegentliche Bewirtung oder Geschenke (außer Geldbeträgen) von Nominalwert, die herkömmlich auch anderen angeboten werden, die eine ähnliche Beziehung zum Lieferanten, Kunden oder Konkurrenten haben oder vom zuständigen Ethikauschuss genehmigt wurden. Mitarbeiter sollten bei der Entscheidung, ob ein Geschenk oder eine Bewirtung von Nominalwert ist, mit Sorgfalt vorgehen. Wenn Zweifel bestehen, ist es immer besser, das Angebotene abzulehnen. Gegenstände, die als Werbeartikel bezeichnet werden, und allgemein inner- und außerhalb der Gesellschaft verteilt werden (Kalender, Briefbeschwerer usw.), verstoßen nicht gegen die Richtlinie, die die Annahme von Geschenken regelt. Wenn ein Mitarbeiter es dem Vertreter eines Lieferanten gestattet, eine Mahlzeit zu bezahlen, ist das angebracht, solange das Geschäft zu kaufmännischen Bedingungen besprochen wurde und nicht der geringste Verdacht besteht, dass ein ungewöhnliches Ereignis mit der Absicht inszeniert wurde, die Loyalität des Mitarbeiters zu untergraben. Missbrauch von Informationen. Informationen, die ein Mitarbeiter im Zuge seiner Beschäftigung oder in Verbindung mit der Gesellschaft erhielt, dürfen nicht zum persönlichen Vorteil oder als Tipp für andere genutzt werden, es sei denn, die Gesellschaft stellt diese Informationen allgemein zur Verfügung. Dies trifft zu, egal ob der Gesellschaft dadurch direkter Schaden entsteht oder nicht. Diese Vorschrift, sofern sie sich auf Transaktionen mit Aktien und anderen Wertpapieren bezieht, wird nachstehend unter Vertrauliche Informationen und Wertpapierhandel und Verwendung von Insiderinformationen ausführlicher behandelt. Die Vorschrift ist jedoch nicht nur auf Transaktionen mit Wertpapieren beschränkt, sondern umfasst jede Situation, in der Informationen als Basis für einen unfairen Handel mit einem Außenseiter verwendet werden können. Die Offenlegung von vertraulichen Daten und Handelsgeheimnissen bei unseren Geschäften kann nachteilige Folgen für die Gesellschaft haben und ist wie unten erwähnt verboten. -11-

12 Hypothetisches Szenario #1 Interessenkonflikte John ist als Mitarbeiter der Gesellschaft zuständig für den Vertrieb bestimmter Produkte. Johns Schwägerin wurde gerade eine leitende Position bei einem Kunden angeboten, dem John regelmäßig die Produkte der Gesellschaft verkauft. Wie sollte John in Bezug auf diesen Kunden am besten vorgehen? A. Weiterhin diesem Kunden Produkte verkaufen, aber darauf achten, dass die Preise und anderen Konditionen fair und mit jenen vergleichbar sind, die anderen Kunden angeboten werden. B. Den Vertrieb an diesen Kunden sofort einstellen und ihn benachrichtigen, dass die Gesellschaft zu Geschäften mit dem Kunden nicht mehr in der Lage ist. C. Einem Mitglied des Ethikausschusses des Unternehmens, bei dem John arbeitet, diesen potenziellen Interessenkonflikt melden und über die Handlungsweise gegenüber diesem Kunden zu Rate ziehen. D. Das Ansehen seiner Schwägerin in ihrer neuen Stellung mit dem Verkauf hoch diskontierter Produkte der Gesellschaft an ihren neuen Arbeitgeber erhöhen. Antwort: C ist die richtige Antwort. Diese Situation führt zu einem Interessenkonflikt, der dem Ethikausschuss des Unternehmens, für das John arbeitet, gemeldet werden muss. A ist falsch, da mit dieser Vorgehensweise ein erhebliches Risiko des Anscheins eines Fehlverhaltens einhergeht, selbst wenn der Vertrieb an diesen Kunden auf fairer und objektiver Basis erfolgt. B ist auch falsch. Interessenkonflikte von einzelnen Mitarbeitern, die angemessen behandelt werden, hindern die Gesellschaft selten daran, mit einem anderen Unternehmen Geschäfte zu tätigen. Entscheidend ist, diese Information dem Ethikausschuss mitzuteilen. Hypothetisches Szenario #2 Interessenkonflikte Tina ist als Mitarbeiterin der Gesellschaft für die Beschaffung von Material zuständig, aus dem die Produkte der Gesellschaft hergestellt werden. Einer der Lieferanten der Gesellschaft bietet Tina eine teure, goldene Uhr an, wenn sie sich bereit erklärt, ihm einen wesentlichen Auftrag für die Lieferung seines Produkts an die Gesellschaft zu erteilen. Wie sollte Tina auf diesen Vorschlag am besten eingehen? A. Seinen Vorschlag annehmen. Tina hat diesen Lieferanten für den Auftrag sowieso in Erwägung gezogen und könnte eine neue Uhr gebrauchen. B. Den Vorschlag ablehnen und den Vorfall dem Ethikausschuss des Unternehmens, für das Tina arbeitet, mitteilen, bevor sie eine Entscheidung über die Erteilung des Auftrags trifft. C. Die Uhr ablehnen und den Auftrag dennoch diesem Lieferanten erteilen. D. Ein besseres Angebot abwarten, da dieser Auftrag nach Tinas Ansicht wahrscheinlich ein neues Auto wert ist. Antwort: B ist die richtige Anwort. Alle Geschäftsentscheidungen der Gesellschaft müssen objektiv und fair und nicht aufgrund von Geschenken oder Zuwendungen getroffen werden. A ist falsch. Selbst wenn das Geschenk die Entscheidung, diesem Lieferanten den Auftrag zu erteilen, nicht direkt beeinflusst hat, hätte das Geschenk bei anderen wahrscheinlich den Eindruck erweckt, dass es bei der Entscheidung eine Rolle spielte und zukünftige Geschäftsentscheidungen beeinflussen könnte. C ist auch falsch. Das Verhalten des Lieferanten in diesem Fall ist nicht vereinbar mit den ethischen Normen der Gesellschaft bei ihrer Geschäftstätigkeit. Aus diesem Grund sollte dieses Verhalten einem Mitglied des Ethikausschusses vor weiteren Geschäften mit dem Lieferanten gemeldet weren. -12-

13 Hypothetisches Szenario #3 Interessenkonflikt Dieselben Tatbestände wie oben in Frage 2, aber anstatt Tim um die Erteilung eines Auftrags zu bitten, bietet der Lieferant Tim die Uhr zum Dank für die Aufträge an, die Tim ihm in der Vergangenheit erteilt hat. Tim sollte: A. Sich bei dem Lieferanten für das Geschenk bedanken, aber darauf hinweisen, dass es ihm aufgrund der Richtlinien der Gesellschaft verwehrt ist, das Geschenk anzunehmen. B. Das Geschenk annehmen. Da Tim dem Lieferanten keine Gegenleistung erbringt, schadet es nicht, das Geschenk anzunehmen. Antwort: A ist die richtige Anwort. Die Tatsache, dass der Lieferant keine Gegenleistung für das Geschenk erwartet, spielt hier keine Rolle. Der Kodex verbietet Geschenke von Kunden, Lieferanten oder Konkurrenten, außer jenen mit symbolischem oder geringem Wert, da diese Geschenke eventuell die Objektivität zukünftiger Geschäftsentscheidungen beeinflussen oder einen derartigen Eindruck erwecken könnten. Hypothetisches Szenario #4 Interessenkonflikte Sie haben vor kurzem die Entscheidung gefällt, Ihre eigene Firma zu gründen und beabsichtigen, diese Firma zu leiten und gleichzeitig weiterhin als Mitarbeiter der Gesellschaft tätig zu sein. Welche der folgenden Handlungen wären nach dem Kodex zulässig? A. Sie sind Inhaber und Betreiber eines Unternehmen, das in keiner Weise mit der Gesellschaft konkurriert. Sie unterlassen es, die Ressourcen der Gesellschaft für Ihre eigenen Geschäfte zu nutzen und leiten das Unternehmen ausschließlich in Ihrer Freizeit und auf eine Weise, die in keiner Weise die Ausübung Ihrer Pflichten als Mitarbeiter der Gesellschaft beeinträchtigt. B. Die sind Inhaber und Betreiber eines Unternehmens, das in keiner Weise mit der Gesellschaft konkurriert. Sie wenden einen Teil Ihrer Arbeitszeit bei der Gesellschaft für die Leitung Ihrer eigenen Geschäfte auf und bedienen sich für diesen Zweck auch deren Computer, Telefonapparate und anderen Bürogeräte und -vorräte. C. Sie sind Inhaber und Betreiber eines Unternehmens, das direkt mit der Gesellschaft konkurriert, aber Sie tätigen Ihre eigenen Geschäfte ausschließlich in Ihrer Freizeit und auf eine Weise, die in keiner Weise die Ausübung Ihrer Pflichten als Mitarbeiter der Gesellschaft beeinträchtigt. D. Die sind Inhaber und Betreiber eines Unternehmens, das in keiner Weise mit der Gesellschaft konkurriert. Sie verbringen den Großteil Ihrer Arbeitszeit bei der Gesellschaft für die Leitung Ihrer eigenen Geschäfte und versäumen keine Gelegenheit, sich der Ressourcen der Gesellschaft bei Ihren eigenen Geschäften zu bedienen, und reichen bei der Gesellschaft einen Erstattungsantrag für die bei Ihren Geschäften anfallenden Kosten ein. Antwort: A ist die einzige richtige Anwort. Das in den anderen Antworten beschriebene Verhalten ist streng verboten. Das in Antwort B beschriebene Verhalten ist verboten, selbst wenn Sie nur einen geringen Teil Ihrer Arbeitszeit bei der Gesellschaft aufwenden oder die Nutzung der Ressourcen der Gesellschaft gering ist. -13-

14 Hypothetisches Szenario #5 Interessenkonflikte Sie kennen jemanden, der einen zukünftigen Konkurrenten der Gesellschaft gründet und Ihnen die Gelegenheit bietet, in diesen Konkurrenten zu investierten und sich auf sonstige Weise an den Geschäften des Konkurrenten zu beteiligen. Nach dem Kodex dürfen Sie: A. Eine Mehrheitsbeteiligung am Konkurrenten erwerben. B. Eine Minderheitsbeteiligung am Konkurrenten erwerben. C. Das Amt eines Vorstandsmitglieds des Konkurrenten bekleiden. D. Mit dem Konkurrenten einen Beratungsvertrag abschließen, nach dem Sie den Konkurrenten in seinen Geschäftsangelegenheiten beraten. E. Ihren Bekannten unentgeltlich über die Leitung des Unternehmens beraten. F. Keines der oben genannten. Antwort: F ist die richtige Anwort. Der Kodex verbietet es den Mitarbeitern, in irgendeiner Kapazität für Konkurrenten der Gesellschaft zu arbeiten, sich an diesen zu beteiligen oder sie mit oder ohne Vergütung auf irgendeine Weise zu unterstützen. The einzige Ausnahme ist der Besitz von höchstens einem Prozent einer öffentlich gehandelten Klasse von Wertpapieren. Der Besitz einer Minderheitsbeteiligung an einem Privatunternehmen, wie in Antwort B vorgesehen, ist nach dem Kodex gestattet, wenn der entsprechende Ethikausschuss hiervon in Kenntnis gesetzt wurde und diese Beteiligung gestattet. GESCHÄFTSMÖGLICHKEITEN DER GESELLSCHAFT Eine Geschäftsmöglichkeit der Gesellschaft ist eine Gelegenheit, die unter Verwendung des Eigentums, der Informationen oder im Rahmen der Einstellung als Mitarbeiter der Gesellschaft aufgedeckt wird. Mitarbeitern ist es verboten, die Geschäftsmöglichkeiten der Gesellschaft für sich selbst zu nutzen. Wenn ein Mitarbeiter das Eigentum und die Informationen der Gesellschaft oder seine Einstellung bei der Gesellschaft für seinen eigenen Vorteil verwendet, profitiert er von den Geschäftsmöglichkeiten der Gesellschaft. Sie können die Geschäftsmöglichkeiten der Gesellschaft und deren Eigentum und andere Ressourcen nur zur Förderung der legitimen Geschäftsinteressen der Gesellschaft verwenden. Die Trennungslinie zwischen persönlichen Vorteilen und den Vorteilen der Gesellschaft ist hin und wieder verwischt und manche Tätigkeiten sind sowohl für eine Person wie auch für die Gesellschaft von Vorteil. Mitarbeiter, die das Eigentum oder die Möglichkeiten der Gesellschaft auf eine Weise nutzen möchten, die nicht nur zum Vorteil der Gesellschaft ist, sollten sich zuvor an den zuständigen Ethikausschuss wenden. -14-

15 Hypothetisches Szenario #6 Geschäftsmöglichkeiten der Gesellschaft Die Gesellschaft bittet Sie, mögliche Standorte für ein neues Fertigungswerk zu finden und der oberen Geschäftsleitung einen oder mehrere Standorte vorzuschlagen. Sie finden zwei verfügbare Grundstücke, die für ein neues Werk ideal wären. Eines der Grundstücke wäre jedoch auch ideal für ein neues Einkaufszentrum und Sie haben erst vor kurzem in einen Konzern investiert, der den Bau eines Einkaufszentrums vorhat. Wie sollten Sie am besten vorgehen? A. Der Geschäftleitung der Gesellschaft nur einen Standort vorschlagen und den anderen für Ihren Investment-Konzern vorbehalten. Sie halten die beiden Grundstücke für gleich gut, die Gesellschaft kommt also nicht schlecht weg, wenn Sie nicht beide Standorte vorschlagen. B. Sie schlagen der Gesellschaft beide Standorte vor und achten darauf, dass Ihr Investment-Konzern das Grundstück nur dann für das Einkaufszentrum erwirbt, wenn die Gesellschaft an dem Grundstück kein Interesse hat. C. Sie kaufen beide Grundstücke selbst und versuchen, sie der Gesellschaft zu einem überhöhten Preis zu verkaufen. Antwort: B ist die richtige Antwort. Beide Grundstücke sind Geschäftsmöglichkeiten der Gesellschaft. Aus diesem Grund ist es Ihnen untersagt, die Gelegenheit zu Ihrem eigenen Vorteil zu nutzen, es sei denn, die Gesellschaft hat eindeutig bestimmt, dass sie an dieser Möglichkeit kein Interesse hat. VERTRAULICHE INFORMATIONEN Der Erfolg der Gesellschaft beruht zum Großteil darauf, dass sich ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Informationen der Gesellschaft und andere vertrauliche Daten streng an ihre Geheimhaltungspflicht halten. Von besonderer Bedeutung ist die Notwendigkeit, die Geschäftspläne und -entwicklungen der Gesellschaft zu schützen. Nicht toleriert wird die unbefugte Offenlegung der Informationen der Gesellschaft (einschließlich von Geschäftsaufzeichnungen und -daten, persönlichen und finanziellen Informationen, Sozialversicherungsnummern, Bankunterlagen, Übernahme- und Veräußerungsplänen, Investitionsplänen und anderen strategischen Geschäftsplänen), egal ob verbal oder schriftlich (darunter auch in Internet Chat Rooms oder auf Message Boards). Unter keinen Umständen sollten diese Angelegenheiten informell besprochen werden, nicht als Büroklatsch, bei einem Cocktail, zu Hause oder auf andere Weise. Diese Diskussionen erhöhen nachhaltig die Wahrscheinlichkeit, dass die strategischen Pläne der Gesellschaft anderen bekannt werden, bevor diese zu ihrer Ausführung bereit ist. Verfrühte Offenlegung beeinträchtigt die optimale Plangestaltung und kann die Gesellschaft daran hindern, das geplante Projekt abzuschließen. Die Entwicklung der strategischen Pläne der Gesellschaft ist mit hohem Zeitaufwand und Engagement verbunden. Erinnern Sie sich daran, dass der Erfolg der Gesellschaft zum Großteil darauf beruht, dass sich ihre Mitarbeiter bei vertraulichen Informationen streng an ihre Geheimhaltungspflicht halten. Die Offenlegung dieser Informationen anderen gegenüber kann: (a) im Rahmen der Wertpapiergesetze der USA und anderer Länder Strafen zur Folge haben; (b) als Diebstahl von Handelsgeheimnissen und somit als Straftat angesehen werden; (c) dem Mitarbeiter und der Gesellschaft Kritik zuziehen und peinlich sein; (d) die Gesellschaft daran hindern, ihre strategischen Ziele zu realisieren; und (e) das Recht einer Person auf Privatsphäre verletzen. Wenn ein Mitarbeiter die vertraulichen Aspekte der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft mit anderen Mitarbeitern, denen diese vertraulichen Informationen nicht bekannt sind, und mit Personen außerhalb der Gesellschaft nicht bespricht, vermeidet er die damit verbundene Haftung und Peinlichkeit für sich selbst und Schädigung der Gesellschaft. Von Dritten erhaltene Informationen (einschließlich von Geschäftsaufzeichnungen und -daten, persönlichen und finanziellen Informationen, Sozialversicherungsnummern, Bankunterlagen) sollten auch vertraulich behandelt werden. Beispielsweise sollten Sie es unterlassen, von Bewerbern oder neuen -15-

16 Mitarbeitern Handelsgeheimnisse, geschützte oder andere vertrauliche Informationen der Konkurrenten in Erfahrung zu bringen. Hypothetisches Szenario #7 Vertrauliche Informationen Sie und Ihr Kollege Steve holen sich in einer Nachmittagspause Kaffee im nahe gelegenen Starbucks. Während Sie in der Schlange darauf warten, Ihren Kaffee zu bestellen, fängt Steve an, (ziemlich lautstark) vom Übernahmeplan der Gesellschaft für ein anderes Unternehmen zu sprechen. (Steve überhörte ein Gespräch über diese Übernahme im Pausenraum.) Sie haben auch von dieser Übernahme gehört, sind jedoch mit der Richtlinie der Gesellschaft für vertrauliche Informationen vertraut. Wie sollten Sie auf die Bemerkungen von Steve reagieren? A. Steve mitteilen, was Sie selbst gehört haben. B. Sich an die Person hinter Ihnen wenden (die zufällig der Präsident eines Konkurrenten ist) und sagen: Ist das nicht erstaunlich? C. Steves Bemerkung ignorieren. D. Steve diskret daran erinnern, dass es sich bei der Übernahme um vertrauliche Informationen der Gesellschaft handelt, die nicht in der Öffentlichkeit besprochen werden sollten. Antwort: D ist die richtige Antwort. Hypothetisches Szenario #8 Vertrauliche Informationen Bei der Rückkehr zur Arbeit möchte Steve die Unterhaltung über die Übernahme im Flur zwischen unseren Büros wieder aufnehmen. Können Sie die Angelegenheit jetzt offen besprechen, da Sie sich in den Räumlichkeiten der Gesellschaft befinden? A. Ja es ist in Ordnung, die Übernahme vor den anderen Mitarbeitern der Gesellschaft zu besprechen. B. Nein Sie und Steve sollten sich mit der Angelegenheit nicht weiter befassen. C. Nein Sie und Steve sollten die Übernahme nur unter vier Augen in einem Ihrer Büros besprechen. D. Ja es ist wahrscheinlich, dass sämtliche Mitarbeiter der Gesellschaft von der Übernahme Kenntnis haben, da Sie und Steve davon wussten. Antwort: B ist die richtige Antwort. -16-

17 Hypothetisches Szenario #9 Vertrauliche Informationen Sie arbeiten an einem Abend noch lange an einigen Finanzunterlagen der Gesellschaft, die unter anderem deren Finanzlage im Detail darstellen. Um 23:00 Uhr hören Sie mit der Arbeit schließlich auf und gehen nach Hause. Aus Müdigkeit ziehen Sie in Erwägung, Ihren Computer nicht herunterzufahren, damit Sie am nächsten Morgen gleich weiterarbeiten können. Soweit Sie das beurteilen können, ist nur die Putzkolonne im Gebäude und niemand würde sich Ihren Computer ansehen. Welche Handlungsweise wäre für Sie angebracht? A. Schalten Sie Ihren Computer aus, um zu verhindern, dass sich jemand den Jahresabschluss ansieht. B. Lassen Sie Ihren Computer an aber nicht den Monitor, damit jeder, der Ihr Büro betritt, den Eindruck gewinnt, dass Ihr Computer ausgestellt ist. C. Lassen Sie Ihren Computer und Monitor an, da Sie früh morgens wieder im Büro sein werden. D. Fahren Sie den Computer herunter und nehmen Sie die Unterlagen zur Prüfung mit nach Hause. Antwort: Sowohl A wie auch D ist richtig. D weist auf ein anderes wichtiges Problem im Hinblick auf vertrauliche Informationen hin jedes Unternehmen von Hillenbrand sollte sicherstellen, dass Mitarbeiter, die vertrauliche Informationen mit nach Hause nehmen können, sich ihrer Verpflichtung bewusst sind, die Informationen gegen Offenlegung zu schützen. Hypothetisches Szenario #10 Vertrauliche Informationen Sie können zwar auf eine glänzende Berufslaufbahn bei der Gesellschaft zurückblicken, aber einer ihrer Konkurrenten macht Ihnen ein Angebot, dem sie nicht widerstehen können. Ihnen werden dort dieselben Aufgaben anvertraut wie bei der Gesellschaft (Vertrieb). Obwohl der potenzielle Arbeitgeber von Ihnen keine Angaben zu den Kunden der Gesellschaft verlangt, gehen Sie davon aus, dass derartige Informationen für den Erfolg Ihres Einstiegs genau das Richtige wären. Zu diesem Zweck beschließen Sie, Informationen zu den Kunden, mit denen Sie Beziehungen unterhalten, mitzunehmen, darunter deren Namen, Anschriften, Kaufverhalten und Kontaktpersonen. Sie sind der Ansicht, dass diese Informationen sowieso zum Teil Ihnen gehören, da Sie diese Beziehungen schon seit Jahren pflegen. Ist das ein Problem? A. Nein das sind Ihre Kunden und Sie sind berechtigt, die Beziehungen aufrechtzuhalten, egal wo Sie arbeiten. B. Nein wenn die Kunden der Gesellschaft so wichtig wären, hätte sie dem Angebot des neuen Unternehmens ein entsprechendes Angebot entgegengesetzt, um Sie zu halten. C. Ja Kundenlisten sind vertrauliche Informationen der Gesellschaft. D. Ja die Gesellschaft kann eine Unterlassungsanklage erheben, um Sie an der Mitnahme oder Verwendung der Kundendaten zu hindern. Antwort: C und D sind richtig. -17-

18 SCHUTZ UND ANGEMESSENE VERWENDUNG DES GESELLSCHAFTSVERMÖGENS Schützen Sie das Eigentum und die Ressourcen der Gesellschaft wie Ihre eigenen. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die Ressourcen und das Eigentum der Gesellschaft (einschließlich von Reisekosten, Reisezeit, Sachmitteln, Computer, Telefonapparaten, anderen Geräten und geschützten Informationen) ausschließlich für die Geschäfte der Gesellschaft und nicht zu ihrem persönlichen Vorteil zu nutzen. Erfindungen und Ideen, die unter Verwendung der Vermögenswerte der Gesellschaft und während der Arbeitszeit entwickelt wurden, gehören der Gesellschaft und dürfen nur von und für die Gesellschaft offen gelegt, verwendet oder vermarktet werden. Diese Erfindungen sind das Eigentum der Gesellschaft und müssen Ihrem Vorgesetzten, einem Manager oder unseren Anwälten offen gelegt werden, der/die die weiteren Maßnahmen bestimmt/bestimmen. Die Vermögenswerte der Gesellschaft können nur für die Zwecke der Gesellschaft verwendet werden. Die Technik und das Eigentum der Gesellschaft sollten nur hin und wieder für persönliche Anrufe, s und andere persönliche Zwecke verwendet werden. Von uns wird erwartet, dass wir uns während der Geschäftsstunden nur mit Tätigkeiten befassen, die mit den Geschäften der Gesellschaft in Verbindung stehen. Mitarbeitern ist es untersagt, sich während ihrer Arbeitszeit mit anderen als Firmenzwecken zu befassen oder sich um Aufträge für ein anderes Unternehmen zu bemühen. Hypothetisches Szenario #11 Schutz und angemessene Verwendung des Gesellschaftsvermögens Sie arbeiten in der Auskunftsdienstabteilung der Gesellschaft. In Ihrer freien Zeit haben Sie ein Softwareprogramm entwickelt, mit dem Sie eine Datenbank für die Lieferanten der Gesellschaft erstellen und verwalten können. Sie wissen zwar, dass die in der Datenbank gespeicherten Informationen der Gesellschaft gehören, aber das von Ihnen entwickelte Softwareprogramm halten Sie für Ihr Eigentum. Sie haben vor, die Gesellschaft zu verlassen und das Softwareprogramm zu Ihrer nächsten Arbeitsstelle mitzunehmen. Wer weiß, vielleicht wird Sie jemand hierfür kompensieren. Ist Ihnen das erlaubt? A. Ja Sie haben das Programm entwickelt und somit gehört es Ihnen. B. Ja Sie haben in Bezug auf Erfindungen nie eine Vereinbarung mit der Gesellschaft getroffen. C. Nein Sie haben die Software während der Arbeitszeit und unter Verwendung des Eigentums der Gesellschaft entwickelt. D. Nein aber niemand wird je davon erfahren. Antwort: C ist die richtige Antwort. -18-

19 Hypothetisches Szenario #12 Schutz und angemessene Verwendung des Gesellschaftsvermögens Sie haben sich der Gesellschaft vor kurzem als Verkäufer angeschlossen. Davor haben Sie bei dem regionalen Hauptkonkurrenten der Gesellschaft gearbeitet. Sie sind der Ansicht, dass eine(r) Ihrer Bekannten, der/die noch bei dem Konkurrenten arbeitet, gut in die Gesellschaft passen würde. Überdies gehen Sie davon aus, dass Sie mit der Abwerbung dieser/dieses Bekannten Ihren neuen Chef beeindrucken könnten, da diese(r) Bekannte beeindruckende Absatzzahlen aufweisen kann. Diese Abwerbung von Mitarbeitern des Konkurrenten ist Ihnen jedoch durch ein zweijähriges Abwerbungsverbot verwehrt (dieses Verbot ist Bestandteil Ihres Beschäftigungsvertrags mit dem Konkurrenten). Sollten Sie Ihre(n) Bekannte(n) über die Stellung in Kenntnis setzen? A. Ja die Gesellschaft sucht nach neuen Verkäufern. B. Nein Ihre(n) Bekannte(n) zum Umstieg zur Gesellschaft aufzufordern, verstößt gegen Ihren Beschäftigungsvertrag. C. Ja Ihr ehemaliger Arbeitgeber wird nie herausfinden, wie Ihr(e) Bekannte(r) von der Stellung erfuhr. D. Nein Sie möchten Ihrem neuen Arbeitgeber keine Schwierigkeiten bereiten. Antwort: B und D sind richtig. Hypothetisches Szenario #13 Schutz und angemessene Verwendung des Gesellschaftsvermögens Die Gesellschaft schickt Sie zum Kauf eines Artikels, der dringend im Lager gebraucht wird, zum örtlichen Baumarkt (mit der Firmen-Kreditkarte Ihres Managers). Sie finden, wonach Sie suchen und während Sie an der Kasse anstehen, sehen Sie einen Rollmeter. Sie hatten schon einige Zeit vor, sich beim nächsten Besuch eines Baumarkts einen zu besorgen. Sie ziehen in Erwägung, ihn mit der Kreditkarte der Gesellschaft zu bezahlen, um eine Verzögerung an der Kasse zu vermeiden. Welche Handlungsweise wäre für Sie angebracht? A. Ihn kaufen die Gesellschaft sollte Sie für die Fahrt zum Baumarkt sowieso kompensieren. B. Ihn kaufen er kostet nur 5 Dollar. Niemand wird das je bemerken. C. Ihn nicht mit der Firmen-Kreditkarte kaufen der Kauf wurde nicht genehmigt. D. Ihn kaufen aber mit dem eigenen Geld bezahlen. Antwort: Sowohl C wie auch D ist richtig. FAIRE BEHANDLUNG Jeder von uns ist verpflichtet, Kunden und potenzielle Kunden, Lieferanten, Konkurrenten und andere Mitarbeiter fair zu behandeln. Kein Mitabeiter sollte bei der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft Vorteile gegenüber anderen auf unlautere Weise wahrnehmen durch Manipulation, Verheimlichung, Missbrauch vertraulicher Informationen, falsche Darstellung wesentlicher Tatsachen oder andere unfaire Geschäftspraktiken. Der Behandlung anderer sollte in jedem Fall von Ehrlichkeit geprägt sein. Wir sollten selbst den Anschein von Fehlverhalten vermeiden und uns bei unserer Geschäftstätigkeit jederzeit an die höchsten ethischen Normen halten. Wir sollten einzig und allein auf Basis unserer -19-

20 Kompetenz und der Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen und unserer Fähigkeit konkurrieren, die von uns angebotenen Produkte zu warten und die uns erteilten Aufträge termingerecht auszuführen, und jegliche Art unfairen Wettbewerbs vermeiden. Des Weiteren lehnen wir die Verwendung der vertraulichen Informationen von Konkurrenten oder Dritten entschieden ab, die einem Mitarbeiter in einer vorherigen Arbeitstelle anvertraut wurden oder mit unlauteren Mitteln, wie Veruntreuung von vertraulichen Informationen, Bestechung, Kontaktaufnahme mit Mitarbeitern eines Konkurrenten oder Vortäuschung einer Anstellung bei einem Konkurrenten, direkt oder indirekt erlangt wurden. Dasselbe trifft auf Berater oder andere Personen zu, die die Gesellschaft zur Erfassung wettbewerbsrelevanter Information engagiert. Andere zusätzliche Vorgaben umfassen Folgendes: Bewusst irreführende Mitteilungen, Auslassung wichtiger Tatbestände oder falsche Behauptungen über die Produkte oder Dienstleistungen sind nicht zulässig. Sie sollten Kunden gegenüber stets genau und ehrlich sein und darauf achten, dass Sie die Qualität, Merkmale oder Verfügbarkeit unserer Produkte oder Dienstleistungen nicht falsch darstellen. Behindern Sie keine Vereinbarung zwischen einem potenziellen Kunden und einem Lieferanten, der mit uns konkurriert. Unterlassen Sie jegliche Industriespionage oder Bestechung im Geschäftsverkehr. Mitarbeiter sind nicht nur verantwortlich für Ihren Umgang mit anderen, sondern auch für die Aufbewahrung bestimmter von ihnen erstellten oder erhaltenen Dokumente. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, sich streng an die auf ihr Unternehmen zutreffenden Aufbewahrungsvorgaben für Aufzeichnungen zu halten. Die Anwendung der Gesetze zum Schutz des fairen Wettbewerbs ist schwierig und manchmal missverständlich. Wenden Sie sich mit Fragen an unsere Anwälte. -20-