Jährliche Berichterstattung. Matrix zur Umsetzung der Ziele

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1 Jährliche Berichterstattung Matrix zur Umsetzung der Ziele Name der Institution: Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück Anschrift der Institution: Ludwigstr. 3 5, Simmern Zeitraum der Berichterstattung:

2 Handlungsfeld 1 Arbeitszeit / Ziel 1 - Die bestehenden werden fortgeführt Die bereits vorhandenen und sehr flexiblen Verfahrensweisen bezüglich der Lage der Arbeitszeit werden beibehalten. Ziel 2 - Erweiterte Flexibilisierung der Arbeitszeitregelungen Die Urlaubsübertragung für Beschäftigte mit betreuungsbedürftigen Angehörigen (hierzu zählen Kinder ebenso wie Erwachsene) wird sehr großzügig gehandhabt. Die Anträge des Personals auf Änderung der Arbeitszeiten hinsichtlich Lage und Umfang wurden ausnahmslos unter Berücksichtigung der dienstlichen Belange genehmigt. Mit dem Personalrat wurde eine Dienstvereinbarung abgeschlossen, die die flexiblen Regelungen des Beamtenrechtes zur Urlaubsübertragung für Beschäftigte mit betreuungsbedürftigen Angehörigen für anwendbar erklärt. audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 2

3 Handlungsfeld 2 Arbeitsorganisation / Ziel 3 - Verbesserung des Personaleinsatzes nach Krankheit Die bereits praktizierten und effizienten Krankenrückkehrgespräche mit Bezug zur familiären Situation werden fortgesetzt. Als Ergänzung zu den Krankenrückkehrgesprächen wird ein Eingliederungsmanagement aufgebaut, das die privaten und familiären Belange berücksichtigt. Mit dem Personalrat wurde eine Vereinbarung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement abgeschlossen. Ziel 4 - Einbindung der Beschäftigten in die Gestaltung von Konzepten bzgl. Arbeitsinhalten und abläufen Die Beschäftigten werden weiterhin im Rahmen von moderierten Workshops an Umstrukturierungsprozessen beteiligt. In den moderierten Workshops wird die Thematisierung von Vereinbarkeitsaspekten ein Bestandteil sein. Erfahrungsgemäß verlaufen die extern moderierten Workshops effizienter als die intern moderierten. Daher werden von der Dienststellenleitung extern moderierte Workshops zur Impulsgebung empfohlen. 1. Prozessorientierte Einführung der elektronischen Akte (DMS) 2. Erarbeiten von Vorschlägen zur Gestaltung der Verwaltungshomepage bzw. des Verwaltungsgebäudes im Rahmen des Projektes Kinderfreundliche Verwaltung 3. Erfahrungsaustausch mit den Internetredakteuren der Kreisverwaltung Rhein- Hunsrück zum zukünftigen Internetauftritt 4. Einführung eines Geographischen Informationssystems (GIS) 5. Einführung des Leistungsentgelts zum Besonders beim Projekt Kinderfreundliche Verwaltung spielte das Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie eine wichtige Rolle. 1. Das Projekt DMS" wurde durch die Universität Kaiserslautern begleitet. 2. Die Einführung des Leistungsentgelts wurde von einem Institut für Personalförderung und Organisationsentwicklung durch moderierte Workshops begleitet audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 3

4 Handlungsfeld 2 Arbeitsorganisation / Ziel 5 - Verbesserung der Geschäftsprozesse Es wird ein Mustergeschäftsprozess unter besonderer Berücksichtigung des Aspekts der Vereinbarkeit von Beruf und Familie analysiert. Das Ergebnis wird durch die Führungskräfte an alle anderen Bereiche kommuniziert. Die Bereiche werden von der Personalentwicklung dazu aufgefordert eine ebensolche Analyse durchzuführen und die Ergebnisse sachgebietsbezogen umzusetzen. Ziel 6 - Das Angebot höherwertiger Tätigkeiten in Teilzeit wird erhöht Die von Beschäftigten gewünschten Teilzeitumfänge und der bei der Kreisverwaltung Simmern jeweils vorhandene Arbeitszeitbedarf werden zukünftig für die Arbeitsorganisation gleichzeitig berücksichtigt. Die starken Schwankungen im Arbeitsaufkommen werden unter dem Aspekt der Kundenorientierung betrachtet und die Besetzung der Bereiche wird an diesem Arbeitsaufkommen orientiert erfolgen. Im Kontext des anstehenden Umstrukturierungsprozesses wird die positive Personaleinsatzplanung unter Vereinbarkeitsaspekten eingeführt. Ein Bestandteil der positiven Einsatzplanung wird eine Optimierung der Vertretungsregelungen sein. Es wurde der Mustergeschäftsprozess Bewilligung von Elterngeld ausgesucht, da hier sowohl Eltern als Personal wie als Kunden betroffen sind. Bei Anträgen auf Teilzeit wurden die Betroffenen vor der Rückkehr eingehend zu ihren Wünschen befragt und beraten. Der Kontakt zu den zukünftigen Führungskräften wurde hergestellt, die dienstlichen und familiären Belange versucht in Übereinstimmung zu bringen. Die Führungskräfte wurden bei entstehenden organisatorischen Herausforderungen beraten. In einem ersten Schritt wurden die technischen Voraussetzungen geschaffen, um die telefonischen Kontakte auszuwerten. Die telefonischen Kontakte werden in den publikumsintensiven Bereichen ausgewertet. audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 4

5 Handlungsfeld 2 Arbeitsorganisation / Die Verbreitung von bereits existierenden Best-Practice-Modellen (z.b. Fachbereich 19) wird dazu anregen, dass eine verbesserte Personaleinsatzplanung in allen Organisationsbereichen gleichermaßen erfolgt. audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 5

6 Handlungsfeld 3 Arbeitsort / Ziel 7 - Optimierung der Infrastruktur für und vermehrte Realisierung von Telearbeitsplätzen Wenn die ersten Erkenntnisse mit dem Einsatz der in der Erprobungsphase befindlichen Technik vorliegen, werden die Möglichkeiten dem Personal vorgestellt und eine entsprechende Dienstvereinbarung mit dem Personalrat verabschiedet. Auf die Erfahrungen und Handhabung der beiden Modellprojekte Arbeiten von zu Hause / Heimarbeit wird zurückgegriffen Dem in einer früheren Mitarbeiterbefragung festgestellten Telearbeitsbedarf wird im Nachgang, soweit möglich, entsprochen. Seit 2006 wurden vier feste Arbeitsplätze mit der CITRIX-Technik ausgerüstet. audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 6

7 Handlungsfeld 4 Informations- und Kommunikationspolitik / Ziel 8 - Fortsetzung der zur Verankerung der Relevanz familiärer Belange als alltäglicher Bestandteil der Unternehmenskultur Beibehaltung / Fortführung der bisherigen intensiven Kommunikationsmaßnahmen 1. Zusammentragen von Informationsmaterialien für interessierte und betroffene Beschäftigte Ständige Ergänzungen der Informationen im Intranet. Aktuelle Überarbeitung der Broschüre Berufstätig mit Kind. 2. Fortsetzung der Tätigkeiten der Lotsinnen 1. Treffen mit Beurlaubten und Kindern in der Caféteria mit der Gleichstellungsbeauftragten und der Vorsitzenden des Personalrats. Info zu TVöD und Kinderfreundlicher Verwaltung 2. Spielenachmittag und Picknick am Schmiedelpark. Info über Neuorganisation der Kreisverwaltung und aktuelle Stellenausschreibungen. 3. Treffen in der Caféteria mit der Gleichstellungsbeauftragten und der Vorsitzenden des Personalrats. Info zu Neuorganisation der Kreisverwaltung, Landesgleichstellungsgesetz und TVöD. Durchschnittlich 6-10 Teilnehmerinnen audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 7

8 Handlungsfeld 4 Informations- und Kommunikationspolitik / 3. Publikation von Erfahrungen, Ergebnissen und Erfolgen aufgrund des Audits 4. Einfügen des Themenkomplexes Beruf und Familie in die regelmäßige Mitarbeiterbefragung 1. Info-Stand bei der Fachtagung des Bundesfamilienministeriums wem gehört Papa? 2. Vortrag bei der Sozialpartnerveranstaltung der AGV Chemie Was, wenn Eltern uns brauchen 3. Vortrag bei der Arbeitstagung audit berufundfamilie Vereinbarkeit von Beruf und Pflege 4. Bericht Zwischen Job und Pflege im Alexianer-Magazin 5. Bericht Neue Chancen für die Pflege im FOCUS 6. Telefonaktion mit Viva Familia Vereinbarkeit von Familie und Beruf 7. Infomarkt bei der Regionalkonferenz des Landesarbeitsministeriums Vereinbarkeit von Beruf und Familie 8. Bericht Ein Notfallplan für plötzliche Pflegefälle in der VDK-Zeitung 9. Bericht Der heimliche Pflegenotstand in Die Zeit audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 8

9 Handlungsfeld 4 Informations- und Kommunikationspolitik / Erschließung neuer Informationswege zur Steigerung der Sensibilität aller Beschäftigten bzgl. des Themas 1. Persönliche Anschreiben von Führungskräften Landrat erinnerte die Führungskräfte bei der Einführung des Leistungsentgelts durch persönliches Schreiben, wie wichtig die Kommunikation zwischen Führungskräften und Personal ist und dass beim Bewerten der Leistung keine Benachteiligungen durch zeitliche Beschränkungen entstehen, die durch die Betreuung von Angehörigen bedingt sind. 2. Persönliche Ansprache von Führungskräften top down durch die o- berste Hierarchieebene des Hauses (u.a. durch den Landrat) Die Ergebnisse, Erfolge und Erfahrungen aus dem Audit werden bei Kolleginnen und Kollegen weiterhin publiziert. Hierdurch soll auch der Blickwinkel zum Thema Vereinbarkeit erweitert werden. (Betreuung von Kindern und Älteren durch Frauen und Männer) Nach der Zertifikatsverleihung informierte der Landrat noch einmal ausführlich über die erreichten Ergebnisse und die zukünftigen Ziele im Rahmen einer Personalversammlung. Er warb nochmals für einen Bewusstseinswandel im Hinblick der Balance von Beruf und Familie. Siehe Punkt Publikationen Zeit: Februar 2007 Durchf.: Fachbereich 13 Zielgruppe: Personal Ziel 9 - Steigerung der Inanspruchnahme der vorhandenen Vereinbarkeitsmaßnahmen für Männer mit Betreuungsaufgaben In den vorhandenen Medien, z.b. Intranet, werden gelebte Modelle beschrieben. Es wird verstärkt darauf geachtet, dass Frauen und Männer als gleichermaßen verantwortlich für Familie dargestellt werden. audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 9

10 Handlungsfeld 4 Informations- und Kommunikationspolitik / Ziel 10 - Die externe Kommunikationsstrategie wird beibehalten Der Projektleiter des Audits wird weiterhin aktiv die Vorteile einer familienfreundlichen Personalpolitik als Multiplikator kommunizieren. Hierzu gehörten bisher diverse, die fortgesetzt werden sollen: 1. Veröffentlichung von Artikeln in Zeitungen siehe Ziel 8 2. Informationsstände bei Veranstaltungen siehe Ziel 8 3. Information über die Ziele und Auswirkungen des Instruments Audit Beruf und Familie und über die Aktionen und Weiterentwicklungen in der Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück bei interessierten Unternehmen, Institutionen und Organisationen Ziel 11 - Wahrnehmung des Audits als Managementinstrument 1. Vortrag bei der Kreissparkasse Simmern 2. Vortrag bei den Büroleitern der Kreisverwaltungen nördliches Rheinland-Pfalz 3. Vortrag bei den Rotariern Simmern 4. Vortrag bei zentraler Veranstaltung Lokale Bündnisse in Wiesbaden Den Beschäftigten werden die Aufgaben und Anforderungen der Verwaltung vermittelt, um so ein besseres Verständnis für die Belange der Verwaltung zu schaffen, z.b. durch: 1. Präsentationen im Intranet 2. Thematisierung in Workshops und/oder Dienstbesprechungen audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 10

11 Handlungsfeld 5 Führungskompetenz / Ziel 12 - Sensibilisierung und aktive Einbindung der Führungskräfte Die Führungskräfte werden verstärkt dahingehend geschult, die bestehenden familienfreundlichen in allen Bereichen gleichermaßen anzuwenden. Es wird eine Schulungsmaßnahme entwickelt und angewendet, mit der die arbeitsorganisatorischen Inhalte unter Berücksichtigung von Vereinbarkeitsaspekten vermittelt werden, um den Führungskräften den Sinn und die Vorteile der multiflexiblen Arbeitszeitmodelle zu verdeutlichen. Wahrnehmung und Bewertung von Leitbild und Führungsgrundsätzen werden in kommenden Personal / Mitarbeiterbefragungen abgefragt und verglichen. Ziel 13 - Beibehaltung der bestehenden Die Führungskräfte werden weiterhin dazu aufgerufen, Personalgespräche mit der Behandlung der Fragen der Vereinbarkeit durchzuführen. Die vom Haus gewünschte regelmäßige Umsetzung wird durch den Sachbereich 10 weiterhin geprüft. In die nächste Führungskräftebeurteilung werden ergänzende Elemente einer 360 -Beurteilung einbezogen. Landrat erinnerte bei der Einführung des Leistungsentgelts durch persönliches Schreiben, wie wichtig die Kommunikation zwischen Führungskräften und Personal ist und dass beim Bewerten der Leistung keine Benachteiligungen durch zeitliche Beschränkungen entstehen, die durch die Betreuung von Angehörigen bedingt sind. Durch die Umorganisation und personelle Veränderungen wurden viele Umsetzungen im laufenden Jahr vorgenommen. audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 11

12 Handlungsfeld 6 Personalentwicklung / Ziel 14 - Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen und in höherwertigen Stellen ohne Führungsanteil Aktive Beratung und Unterstützung von Frauen mit Kindern und/oder Kinderwunsch zur schnellen und möglichst umfassenden Rückkehr in den Beruf zur Wahrnehmung höherwertiger Aufgaben. Nutzung der Umorganisation der Verwaltung zur Schaffung von höherwertigen Teilzeitstellen ohne Führungsanteil. Ziel 15 - Verbreiterung und Vertiefung von Fähigkeiten auf allen Ebenen Die bereits begonnenen Rotationen des Führungskräftenachwuchses werden während und nach der Umorganisation der Verwaltung gezielt und vermehrt eingesetzt. Ziel 16 - Beibehaltung etablierter Das Personal in Elternzeit wird durch ein verstärktes Angebot von Teilzeit in Elternzeit, unter Berücksichtung des individuellen Bedarfs und des möglichen Angebots der Kreisverwaltung, mit attraktiven Arbeitszeiten unterstützt. Zur Unterstützung des Wiedereinstiegs wird mit den beteiligten Stellen (Personalstelle, Personalrat, Gleichstellungsstelle und Lotsinnen) kooperiert. Die Beschreibung sozialer Kompetenzen in Anforderungsprofilen und bei Bewerbungsgesprächen für Stellenbesetzungen wird beibehalten. siehe Ziel 1 Im Rahmen der Neuorganisation wurden insgesamt zwei Nachwuchskräfte zu Fachbereichsleitern und 10 in stellvertretende Funktion berufen. siehe Ziel 1 siehe Ziel 8 Bei den Ausschreibungen und in den Auswahlverfahren wurden soziale Kompetenzen berücksichtigt. audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 12

13 Handlungsfeld 6 Personalentwicklung / Bei Einstellungen / Stellenbesetzungen wird weiterhin sowohl der berufliche als auch der private Bereich hinsichtlich eines möglichen Kompetenzerwerbs abgefragt. Bei den Ausschreibungen und in den Auswahlverfahren wurden soziale Kompetenzen berücksichtigt. audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 13

14 Handlungsfeld 7 Entgeltbestandteile und geldwerte Leistungen / Ziel 17 - Prüfung der Möglichkeiten von Kinderbetreuungszuschüssen Die Vorgaben des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst werden daraufhin überprüft, ob diese eine Gewährung von Kinderbetreuungszuschüssen (gemäß 33 EStG) möglich ist. Sofern diese Prüfung positiv ausfällt wird eine Gewährung seitens der Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück in dem ihr möglichen Umfang / Rahmen etabliert. Es wurde geprüft, ob die Gewährung von Kinderbetreuungszuschüssen ( 33 EstG) möglich ist. audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 14

15 Handlungsfeld 8 Service für Familien / Ziel 18 - Unterstützungsangebot für familiäre Verpflichtungen In den kommenden drei Jahren wird ein Eltern-Kind-Arbeitszimmer eingerichtet. Die Beschäftigten werden bei der Organisation der Betreuung von älteren Angehörigen durch Freistellungsangebote oder ideelle Kooperationen mit Betreuungs- und Pflegeeinrichtungen unterstützt. In den vergangenen Jahren wurden bereits sechs Personen bei der Betreuung durch Freistellungsangebote und neue Arbeitszeitregelungen unterstützt. Ziel 19 - Verbesserung der Kinderbetreuungsunterstützung und ggf. Realisierung von bereits erwogenen Einzelmaßnahmen Der Bedarf an Kinderbetreuung wird regelmäßig abgefragt. Es wird eine stärkere Vernetzung mit den Verbandsgemeinden zur Verbesserung der Betreuungsangebote aufgebaut (zeitlich und altersbezogen). Es sollen Kindertagesstätten auf Kreisebene gewonnen werden, um die Betreuung während der Ferienzeiten abzudecken, sowie das Angebot auch orts- und altersfremder Kinder zu ermöglichen. Das Sachgebiet Sozialplanung hat im Bereich der Stadt Boppard ein Pilotprojekt für die Ferienbetreuung gestartet. Das Sachgebiet Sozialplanung hat Absprachen der Kindertagesstätten koordiniert, die die Betreuungsmöglichkeiten auch für die Beschäftigten erhöhen. audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 15

16 Handlungsfeld 9 Betriebsspezifika / Ziel 20 - Weiterführung der lokalen Vernetzung des familienbewussten Engagements Es wird weiterhin für das Audit bei anderen öffentlichen und auch privaten Arbeitgebern geworben. Es wird ein generationenübergreifendes Betreuungskonzept entwickelt. Die Wiedereinstiegskurse in Kooperation mit der VHS werden weitergeführt und wenn möglich auch anderen Verbandsgemeinden angeboten. Die Wanderausstellung Starke Frauen in Beruf und Familie und auch die familienfreundlichen Angebote in der Kantine werden beibehalten. siehe Ziel 8 und 10 Im Rahmen des Lokalen Bündnisses für Familien wurde eine Arbeitsgruppe Generationenhaus gegründet. Ein weiterer Kurs für Wiedereinsteigerinnen wurde durchgeführt. Ziel 21 - Nutzung der im Aktionsprogramm Kinderfreundliche Verwaltung entwickelten für die Beschäftigten Die bestehende Arbeitsgruppe setzt sich mit der Ausstattungs-, Organisations- und Verhaltensebene in der Kreisverwaltung bezogen auf die Belange und Bedürfnisse von Kindern auseinander. Im Rahmen des vorhandenen Partizipationsprogramms werden Kinder und Jugendliche als Experten in eigener Sache einbezogen. Die daraus entwickelten und Angebote werden den Kindern von Beschäftigten zugänglich gemacht. Das Projekt ist abgeschlossen 3 Kindergärten, 2 Grundschulklassen und 4 Schulklassen von weiterführenden Schulen (200 Kinder) durchstreiften die Kreisverwaltung, um nach Optimierungsmöglichkeiten für Kinder und Jugendliche zu suchen. Die im Rahmen der Aktion Kinderfreundliche Verwaltung entwickelten und Angebote wurden auch den Kindern und Jugendlichen des Personals zugänglich gemacht. audit berufundfamilie - Jährliche Berichterstattung - Matrix zur Umsetzung der Ziele 16