Qualität. Excellence. Suche

Transkript

1 Qualität Sicherheit Excellence Management ProzessRisiko Navigation Suche Wissensmanagement

2 Datenschutzgesetz und ISO Anforderungen an die Druckdienstleister Feierabend-Apéro: Donnerstag, 22. Oktober 2015, Uhr Integration im QLogBook Stefan Wolf

3 Wer ist QLogBook GmbH

4 Timeline Filmstrip and the beat goes on Erstentwicklung von QLogBook mit Access Datenbank Die Zeit ist reif für eine komplette Neuentwicklung von QLogBook QlogBook hat bereits 100 Kunden Markteinführung QLogBook2010 Version Module Projektmanagement & Vertragsmanagement werden eingeführt Nach 12 Monaten Entwicklungszeit wurde die Erste Installation bei einem Kunden durchgeführt. Gründung der QLogBook GmbH durch Stefan Wolf, Daniel Meyer und Rudolf Andres Version Weiterentwicklung Modul Ereignismanagenment Neuentwicklung Module Projektmanagement und Vertragsmanagement Version QLogBook ist auch als Weblösung (SaaS) verfügbar. Module können einzeln abonniert werden

5 Versionshistory QLogBook2010 Jahr Version Neuerungen Sprachen (D / E) Risikomanagement Flexibles Ereignismanagement Plugin 8D Report Plugin Unfall Sprachen (D/ E / F / I) Word Reporting

6 Was ist QLogBook? Unsere ausgereifte Managementsoftware hilft Ihnen betriebliche Vorgänge effizient und effektiv durchzuführen und unterstützt Sie bei der Erfüllung anstehender Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Einsatzgebiete: Einführung von Management-Systemen nach den internationalen Normen ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, EN 9100 und weiteren Einführung von Management-Systemen im Bereich der Automobilindustrie nach VDA / ISO-TS Einführung von Management-Systemen für Bildungsinstitutionen nach EduQua / ISO EDV Projekte, zur Integration von Softwareapplikationen Wissensmanagement Ausbildung der Mitarbeiter Integration von Arbeitssicherheitssystemen nach OHSAS / EKAS-Richtlinien Ihr Nutzen Übersicht und Kontrolle über alle Unternehmensabläufe Zeit- und Geldersparnis Überwachung und Minimierung von Risiken Effektives Wissensmanagement Steigerung der Effizienz durch nutzerfreundliche Handhabung (Schulungsbedarf: in der Regel 1 Tag) Minimaler Aufwand für die Erfüllung von Normen und Erbringung von Nachweisen Erhöhte Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

7 Was kann QLogBook? Module Funktionen Prozessmanagement Favoritenliste Suchfunktion Aufgabenmanagement und Pendenzenüberwachung Ausbildungen, Schulungsmanagement Ereignismanagement / 8D Report Dokumentenlenkung Betriebsmittelverwaltung Chancen-/ Risikomanagement / internes Kontrollsystem Besprechungsmanagement Bewertungen und Umfragen Auditmanagement StrukturierteDarstellung von Arbeitsbereichenund Prozessschritten Einrichtung von System-und individuellen Favoriten Volltextsuche für Dokumente und Prozesse (inkl. Worterkennung innerhalb der Dokumente) Übersicht durch Verteilung sämtlicher Aufgaben und Pendenzen Auflistung, Planung und Nachweis von Aus- und Weiterbildungen Erfassung von Ereignissen und Verteilung der Aufgaben (Abgleich mit Outlook) Strukturierter Workflow mit Berechtigungsdefinition, Änderungsnachweis und Archivierung Einfache Registrierung, Planung und Verwaltung von Wartungsaufgaben Auflistung sämtlicher Risiken mit entsprechender Aufgabenverteilung (Controlling) Vereinfachte Planung und Dokumentation inkl. Aufgabenverteilung Erfassung, Auswertung und Nachweis Übersicht und Nachweis der durchgeführten Audits und Massnahmenverteilung

8 ISO Integration im QLogBook Vortrag von Stefan Wolf anlässlich des VSD-Feierabend-Apéro vom 22. Oktober 2015

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10 Normforderungen und QLogBook Module

11 HLS im QLogBook

12 Prozess- / Dokumenten-Management Management Handbuch Prozessbeschreibung Arbeits-/ Dienstanweisungen (Prozesshilfsmittel wie Formulare, Checklisten, Anweisungen u.a.m.) 1. Ebene: Beschreibt den Umfang des jeweiligen Managementsystems, die Abläufe von Prozessen und deren Wechselwirkung und ggf. Begründung für Ausschlüsse von Normforderungen. 2. Ebene: Darstellung von Tätigkeiten oder Prozessen, die zur Umsetzung von Forderungen benötigt werden. 3. Ebene: Präzise Unterlagen für den jeweiligen Arbeitsplatz / das jeweilige Objekt, z.b. als. - Formulare - Checklisten - Briefvorlagen - Muster

13 Prozess- / Dokumenten-Management Wichtige Themen: -Wird das Dokument durch die richtige Person erstellt / geändert (klare Verantwortlichkeiten) -Wer ist der Dokumentenverantwortliche und gibt das Dokument frei (Freigabe) -Wie erfolgt die Verteilung der Dokumente (Informationen) resp. haben die Personen, die über diese Informationen verfügen müssen, Zugriff auf das Dokument (einfaches Auffinden / Suchen von Dokumenten). -Wissen die betroffenen Personen was und warum etwas geändert wurde. Was passiert mit den «alten» Vorgaben (Versionierung, Änderungsdienst)

14 QLogBook: Änderungsnachweis bei Prozessen Prozess- / Dokumenten-Management

15 Prozess- / Dokumenten-Management QLogBook: Änderungsnachweis bei Prozesshilfsmittel

16 QLogBook: Behördliche Vorgaben Prozess- / Dokumenten-Management

17 Prozess- / Dokumenten-Management QLogBook: Information Mitarbeiter/innen über Änderungen bei Prozessen / bei Prozesshilfsmittel

18 Besprechungsmanagement Besprechungen sind oft: - zu lang - zu viele Besprechungspunkte (Traktanden) - schlecht vorbereitet - schlecht dokumentiert - Aufgaben nach Besprechung unklar - Entscheide schlecht oder gar nicht protokolliert - u.v.a.m.

19 Besprechungsmanagement QLogBook: Besprechungen Besprechungsplanung Besprechungsdurchführung (Nachweis) Besprechungspunkte (Nachweis) Besprechungsprotokoll (Nachweis) Massnahmen (Planung und Überwachung)

20 Aufgabenmanagement QLogBook: Aufgabendatenbank Filterfunktion Rot = überfällige Aufgaben Gelb = laufende Aufgaben

21 Chancen- / Risiko-Management Einzelne Chancen und Risiken sind Ereignisse, welche die Zielerreichung beeinflussen können

22 Chancen- / Risiko-Management SWOT ist ein Werkzeug des strategischen Managements (engl. Akronym für Strengths (Stärken), Weaknesses(Schwächen), Opportunities(Chancen) und Threats(Gefahren))

23 QLogBook: Risikodatenbank Chancen- / Risiko-Management

24 Chancen- / Risiko-Management QLogBook: Ereignisdatenbank inkl. Ideen-/ Vorschlagsmanagement (Chanchen-Management)

25 Ausbildung (Standortbestimmung Ziele Massnahmen) Kompetenzmodell vom Kanton Zürich

26 Ausbildung (Standortbestimmung Ziele Massnahmen) Wissensmanagement Prozess 1 Wissen <-> Wissen 2 Wissen -> Information 3 Information <-> Information Erfolgsfaktoren Diskurs, Dialog, direkte Wissenskommunikation, Rhetorik, persönlicher Austausch, mündliche Präsentations- und Moderationstechniken Zeitgerechte Dokumentation, Visualisierung, Taxonomie, kontrolliertes Vokabular, nahtlose Integration in Geschäftsprozesse Kodierung, Informationsorganisation, Datenbank- Interface, durchgehende Informationsarchitektur, Informationsworkflow, Informationslebenszyklus, rückbezügliche Lookups 4 Information -> Wissen Lernunterstützung, Informationsqualität, Auffindbarkeit, Kontexttiefe, Output-Visualisierung, Taxonomie, kontrolliertes Vokabular, zeitgerechter Informationszugang

27 Ausbildung (Standortbestimmung Ziele Massnahmen) QLogBook: Fort-/ Weiterbildungsdatenbank (Ausbildungsnachweis) Übersicht ALLER Fort-/ Weiterbildungen Übersicht Fort-/ Weiterbildungen einer Person

28 Personal (Funktionen) QLogBook: Funktionsliste respektive Arbeitsplatzbeschrieb (Auszug aus Datenbank)

29 Audit ohne interne Audits mit interne Audits z.b. Audit Zertifizierungsstelle Qualitätsniveau System-und Qualitätsabfall Qualitätsniveau Audit Audit Mit Hilfe von Audits dem Qualitätsabfall entgegenwirken Zeit Zeit

30 Audit QLogBook: Auditdatenbank Auditplanung Auditdurchführung (Nachweis) Auditfragebogen (Nachweis) Auditmassnahmen (Planung und Überwachung)

31 Betriebsmittel (Geräte, Betriebsmittel, Information oder Software) Basisprozess Infrastruktur Evaluation Inbetriebname Nutzungsphase Entsorung Gerätedatenbank Anschaffungs-/ Inbetriebnahme-Datum Ablauf Garantie Wiederkehrende Wartungsarbeiten (Basis Benutzerhandbuch) Entsorgung ( ordentlich entsorgt, verkauft, verschenkt) Gerätedatenbank Aufgabenmanagement (am besten mit Reminder Funktion) Kontrolle vor Ablauf Garantie Ausführung der wiederkehrende Wartungsarbeiten (wöchentlich, monatlich, jährlich usw.) Ausführung allfälliger Reparaturen und entsprechender Eintrag in Gerätedatenbank

32 Software / Datenbanken Basisprozess Soft-/ Hardware Evaluation Installation Nutzungsphase Löschung Thema und Zielsetzung Massnahme Geräte und Betriebsmittel Ziel: Verlust, Beschädigung, Diebstahl oder Gefährdung von Werten und die Unterbrechung von Organisationstätigkeiten sind unterbunden. Schutz vor Schadsoftware Ziel: Information und informationsverarbeitende Einrichtungen sind vor Schadsoftware geschützt. Sicherheit in Entwicklungs-und Unterstützungsprozessen Ziel: Es ist sichergestellt, dass Informationssicherheit im Entwicklungszyklus von Informationssystemen geplant und umgesetzt ist. Steuerung von Software im Betrieb Ziel: Die Integrität von Systemen im Betrieb ist sichergestellt. Datensicherung Ziel: Daten sind vor Verlust geschützt. Alle Arten von Geräten und Betriebsmitteln, die Speichermedien enthalten, werden überprüft, um sicherzustellen, dass jegliche sensiblen Daten und lizenzierte Software vor ihrer Entsorgung oder Wiederverwendung entfernt oder sicher überschrieben worden sind. Erkennungs-, Vorbeugungs-und Wiederherstellungsmaßnahmen zum Schutz vor Schadsoftware in Verbindung mit einer angemessenen Sensibilisierung der Benutzer sind umgesetzt. Regeln für die Entwicklung von Software und Systemen sind festgelegt und werden bei Entwicklungen innerhalb der Organisation angewendet. Verfahren zur Steuerung der Installation von Software auf Systemen im Betrieb sind umgesetzt. Regeln für die Softwareinstallation durch Benutzer sind festgelegt und umgesetzt. Sicherheitskopien von Information, Software und Systemabbildern werden entsprechend einer vereinbarten Sicherungsrichtlinie angefertigt und regelmäßig getestet.

33 Betriebsmittel (Geräte, Betriebsmittel, Information oder Software) QLogBook: Geräte-/ Betriebsmittel-Datenbank

34 Wer setzt bereits QLogBook ein?

35 Referenzen Rund 200 Unternehmen verschiedenster Grösse zählen zu unserer zufriedenen Kundschaft. Das QLogBook wird in unterschiedlichsten Branchen erfolgreich eingesetzt, z.b. in: Autogewerbe Dienstleistung Industrie und Handel Transport- und Spedition Bildung Druck- und Papier Öffentliche Verwaltung Wohn- und Pflegeheim

36 Referenzen Publishing / Druckindustrie VSD - Branchenlösung VSD Management-Handbuch: den Erfolg im Visier.

37 Wartungsverträge Bronze Silber Gold Titan Platin Software Updates innerhalb derselben Version Aktuell: QLogBook 2010 Installation von Updates per Teamviewer Antwort während Bürozeiten innerhalb 9 Std. 6 Std. 3 Std. 2 Std. 1 Std. Direkter Ansprechpartner mit Handynummer Support Kontrollen und Schulungen vor Ort Rabatt auf Lizenzkosten bei zukünftigen Versionenwechsel Mitgliedschaft in der Prozessmanagement Akademie 60 min pro Jahr (Hotline) 90 min pro Jahr (Remote Access) 2 Besuche à 0.5 Tage 120 min pro Jahr (Remote Access) 4 Besuche à 0.5 Tage 240 min pro Jahr (Remote Access) 6 Besuche à 0.5 Tage 360 min pro Jahr (Remote Access) 8 Besuche à 0.5 Tage 20 % 40 % 45 % 50% 1 Jahr Gratis 1 Jahr Gratis 2 Jahre Gratis Hinweis: Für alle Pakete gilt nicht bezogene Leistungen sind nicht übertragbar. Ein Wartungsvertrag ist obligatorisch abzuschliessen.

38 Warum QLogBook? Transparenz in Ihrem Management-Alltag Ausgereifte, bewährte Software mit zuverlässiger Betreuung Bestes Preis-Leistungsverhältnis Mit QLogBook, Ihrem Business Manager, haben Sie die Informationen in Ihrem Unternehmen jederzeit im Griff und sparen damit viel Zeit und Geld! QLogBook GmbH Bösch 63, CH-6331 Hünenberg Telefon Telefax

39 Warum QLogBook? Transparenz in Ihrem Management-Alltag Ausgereifte, bewährte Software mit zuverlässiger Betreuung Bestes Preis-Leistungsverhältnis Mit QLogBook, Ihrem Business Manager, haben Sie die Informationen in Ihrem Unternehmen jederzeit im Griff und sparen damit viel Zeit und Geld! Carsten Scholl Dipl. Qualitätsmanager NDS HF EOQ TQM Assessor & TQM Leader EOQ Quality Systems Manager 2nd Level Support / CDO Bösch 63, CH-6331 Hünenberg Telefon Telefax info@qlogbook.eu