FAX FÜR MACINTOSH. 4-Sight FAX 4

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1 FAX FÜR MACINTOSH 4-Sight FAX 4 4-Sight FAX ist anerkannt als die Premium-Lösung für das Faxen von Macintosh Desktops und von gemischten Betriebssystemen. Fünf Jahre Kundenerfahrung sowie umfangreiche Recherchen bilden die Grundlage für die neue Version 4. Versand und Empfang von Faxnachrichten direkt von Ihrem Desktop. Einfache Drag & Drop-Benutzeroberfläche. Faxdokumente aus jedem üblichen Macintosh -Anwenderprogramm. Qualitativ hochwertige 256-Graustufenwiedergabe. Automatische Benachrichtigung von der Übertragung. Kostensparendes, zeitversetztes Senden. Umfassende Protokollierung und Archivierung. Kundenspezifisch gestaltbare Deckblätter. Automatische Wahlwiederholung bei besetztem Empfängeranschluß. Automatischer oder manueller Ausdruck von eingegangenen Faxen. Erweiterungsfähiger Server von 1 bis 16 Kanälen (50 bis 600 Seiten/Std.) Integration von Drittanbieterprogrammen (AppleScript, 4D, WebSTAR ). -Kompatibilität (QuickMail, Quarterdeck Mail, Microsoft Mail). Optionale PC Link Windows Client-Software. Vollkommen kompatibel mit anerkannten OCR-Produkten. Automatisches Inbound Routing. Zugriffssicherheit mit Benutzeranmeldung und Benutzerprivilegien. Individuell gestaltbare Kundenabrechnungsfelder Serverbasiertes Adreßbuch. Optimiert für Fax-Rundsendungen.

2 Direkt vom Desktop aus faxen... Über diese Broschüre Die Fax-Marktlage Erste Schritte Was kann ich erfahren? Diese Broschüre informiert Sie hauptsächlich über die Vorteile von rechnerbasierten Netzwerk-Faxsystemen gegenüber Standardfaxgeräten. Es wird beschrieben, wie Sie mit einer Netzwerk-Faxlösung Ihrem Unternehmen zu Kostenersparnissen, Produktivitätssteigerungen und sogar zu einem noch besseren Firmenimage verhelfen können. Das Faxen über ein Netzwerk ersetzt nicht nur das herkömmliche Faxgerät, sondern eröffnet Ihrem Unternehmen darüber hinaus eine Reihe zusätzlicher Kommunikationsmöglichkeiten. Um Ihnen den Schritt zum automatischen Netzwerkfaxen zu erleichtern, stellt Ihnen diese Broschüre die Schlüsselfunktionalität vor, die Sie von einer erstklassigen Lösung erwarten sollten. Überzeugen Sie sich selbst. Wer benutzt was? Derzeit werden Faxübermittlungen in einer Macintosh-Umgebung auf eine der folgenden vier Art und Weisen realisiert: Manuell mit einem gewöhnlichem Faxgerät Per Fax-Karte/Modem eines Macintosh- Einzelbenutzers Über einen hardwarebasierten Fax-Server Mit einer softwarebasierten Netzwerk- Faxlösung Eine vor kurzem durchgeführte Umfrage* ergab, daß lediglich 24% der untersuchten Unternehmen eine Netzwerk-Faxlösung einsetzen. Über 80% berichteten, daß das Versenden und Empfangen von Faxen direkt vom Desktop ganz oben auf deren Prioritätenliste steht. Mit anderen Worten, sie suchen nach einer Netzwerk-Faxlösung. Die Faxgerätefalle Das Ergebnis einer zweiten Meinungsumfrage** bei den Fortune 500 und beim Mittelstand in Amerika läßt darauf schließen, daß sich durchschnittlich 22 Mitarbeiter ein Faxgerät teilen. Ein Netzwerk-Faxsystem kann zur selben Zeit vergleichsweise sehr viel mehr Benutzer auch in verschiedenen Abteilungen bedienen. Faxdokumente können entsprechend ihrer Dringlichkeit in Warteschlangen gehalten bzw. vorrangig gesendet werden und dies 24 Stunden am Tag während herkömmliche Faxgeräte nach Büroschluß ganz einfach ungenutzt bleiben. Dies verdeutlicht die sogenannte Faxgerätefalle. Unternehmen, die noch nicht mit dem Konzept der Netzwerk-Faxlösung vertraut sind, tendieren meist zu Investitionen in Hardware, Wartungsverträge und Telefonleitungen, um ihre existierenden Faxgeräte voll auslasten zu können. Alte Technologien ersetzen Das Faxen über ein Netzwerk ist ein effektives Kommunikationswerkzeug für alle Benutzer. Vergessen Sie die oft aufwendigen und unbequemen Übermittlungen von manuell kopierten Faxnachrichten. Mit 4-Sight FAX können Sie Dokumente direkt über Ihren Arbeitsplatzrechner versenden und empfangen. * VAR Business Magazine - Januar 1996 ** Pitney Bowes/Gallup - Juli 1996

3 ...mit 4-Sight FAX 4 Preisrechtfertigung Funktionalität Senden Stellen Sie sich den zeitlichen Arbeitsablauf beim Versenden eines üblichen Faxes vor... Dokument drucken. Dokument vom Drucker holen. Zum Faxgerät laufen. Am Faxgerät Schlange stehen. Faxnummer wählen. Neuwahl, wenn besetzt ist. Seiten nacheinander in das Faxgerät legen. Zurück zum Schreibtisch laufen. Gelegentlich noch ein kurzes Gespräch mit dem Kollegen und schon summiert sich der Zeitaufwand pro Fax auf durchschnittlich 6 Minuten. Die nebenstehende Tabelle illustriert den Kostenunterschied zwischen der Anwendung von üblichen Faxgeräten und dem 4-Sight Netzwerk-Faxsystem. Sogar in kleinen Netzwerken sind die Einsparungen beträchtlich. Empfangen Sobald Sie den Aufwand der ausgehenden Faxnachrichten rationalisiert haben, können Sie anfangen, den Aufwand für die manuelle Verteilung von eingehenden Faxnachrichten zu reduzieren, wenn nicht sogar ganz zu vermeiden. 4-Sight FAX sichert die automatische Zuweisung der eingehenden Faxnachrichten direkt zu Einzel- bzw. Gruppenempfängern. Die Verteilung von Hand ist nicht mehr notwendig diese Ressource kann besser genutzt werden. Ein einmaliges Vertriebs- und Marketingmittel Eine Fax-Rundsendung bei dringenden Faxmitteilungen, als Ersatz für Mailings oder zum Nachhaken nach Mailings wirkt Wunder. Das Faxen über ein Netzwerk ist ein geeignetes Mittel, Ihre Kunden, Verkäufer, strategischen Partner und Interessenten stets über Ihre aktuellen Marketing-Aktionen auf dem Laufenden zu halten. 4-Sight FAX arbeitet mit Datenbankprogrammen (wie z.b. FileMaker Pro), womit Sie Faxabläufe automatisieren können, um die Verkaufsprozesse Ihres Unternehmens zu optimieren. Kostenanalyse Die folgende Analyse wird Ihnen helfen, die mögliche Einsparung von Arbeits- und Personalkosten sowie die Amortisationszeit durch die Installation von 4-Sight FAX besser bestimmen zu können. Die Zahlen repräsentieren ein Büro mit einer durchschnittlichen Belegschaft von 20 Personen mit durchschnittlichem Faxaufkommen. Bei größerem Faxaufkommen und mehr Benutzern werden Ihre Einsparungen entsprechend höher sein. Beispiel: Anzahl der täglichen Faxe 25 Verarbeitungsdauer pro Fax mit Faxgerät 6 Min. Verarbeitungsdauer pro Fax mit 4-Sight FAX 1 Min. Stündliche Arbeits-/Personalkosten DM 30 Kosten für Faxnachrichten mit herkömmlichem Faxgerät: 25 Faxnachrichten x 6 Min. 150 Min./Tag 150 Min./Tag x 250 Arbeitstage/Jahr Min./Jahr Min./Jahr 60 Minuten 625 St./Jahr 625 St./Jahr x DM 30 pro St. DM pro Jahr Kosten für Faxnachrichten mit 4-Sight FAX: 25 Faxnachrichten x 1 Min. 25 Min./Tag 25 Min./Tag x 250 Arbeitstage/Jahr Min./Jahr Min./Jahr 60 Minuten 104 St./Jahr 104 St./Jahr x DM 30 pro St. DM pro Jahr Kostenersparnis mit 4-Sight FAX im Vergleich zum Faxgerät: Mit 4-Sight FAX DM Mit Faxgerät DM JÄHRLICHE EINSPARUNG DM Amortisationskalkulation: Basierend auf dem Tagespreis, die Amortisationszeit für eine 4-Sight FAX-Installation (20 Benutzer, Einkanal-System) ist z.b. 2,6 MONATE Faxen einfach gemacht mit Draggin Drop QuickFax 4-Sight FAX ist äußerst einfach zu bedienen. Zum Versenden einer Faxseite wählen Sie einfach QuickFax vom FaxSwitcher-Menü. 4-Sight FAX befindet sich dann im Nachrichtenmodus und Sie werden aufgefordert, eine oder mehrere Adressen vom Adreßbuch auszuwählen bzw. neu aufzunehmen. Schreiben Sie Ihre Mitteilung, fügen Sie eventuelle Anlagen bei und klicken Sie einfach Senden. Hot Keys Das Versenden von Dokumenten als Anlage ist ebenfalls äußerst unkompliziert. Das Prinzip ist einfach: Wenn das Dokument aus der Anwendung ausgedruckt werden kann, so kann es auch gefaxt werden. Halten Sie einfach die Optionstaste gedrückt und wählen Sie Drucken im Ablagemenü. Sie können diese Funktion auch entsprechend Ihren individuellen Anforderungen gestalten. Drag & Drop 4-Sight FAX nutzt die vorteilhafte Macintosh- Funktionalität durch die Integration einer Drag & Drop Schnittstelle, die durch einen Drachen auf der Benutzeroberfläche symbolisiert wird. Dokumente können ohne großen Aufwand auf das sogenannte Draggin Symbol gezogen und darüber abgelegt werden. Sie werden transparent in ein Faxformat umgewandelt und der Benutzer wird aufgefordert, eine Adresse einzugeben. Mit System 7.5 bietet Ihnen 4-Sight FAX zusätzlich eine noch schnellere und einfachere Drag Aware Faxmethode, das heißt, Clippings-Files können direkt in das Textfeld des Deckblattes und Fax-Anlagen über dem Feld Anlagen abgelegt werden.

4 Zusammen mit einer CGI Schnittstelle und 4-Sight s AppleSript API bietet 4-Sight FAX einen automatischen Internet Faxback-Service. Die Grafik hier zeigt den Unterschied zwischen Schwarzweiß- und Graustufenwiedergabe (Beide Bilder wurden mit 200dpi produziert) Client/Server Architektur Mit 4-Sight FAX liefern wir Ihnen eine Netzwerk-Faxlösung mit echter Client/Server Architektur. Der Vorteil eines solchen Systems liegt darin, daß sämtliche Faxübertragungen zentral abgewickelt werden können. Als Netzwerk- Client müssen Sie nur das Faxdokument erstellen und es zum Server weiterreichen. Sie werden somit nicht mit der Faxübertragung von der Arbeit abgehalten und Ihr Arbeitsplatzrechner steht Ihnen sofort wieder zur vollen Verfügung, da der Server diese Aufgaben einschließlich der vollen Überwachung von Faxwarteschlangen übernimmt. Hier zeigt sich ein weiterer Vorteil, der oft unterschätzt wird. Bei der Client-Software handelt es sich lediglich um ein einfaches Schreibtischprogramm, da ja die Server- Software das Imaging der Faxdokumente abwickelt. Dies bedeutet, daß 4-Sight FAX im Vergleich zu herkömmlichen Netzwerk-Faxlösungen bedeutend weniger RAM beansprucht. Eine Server-Lösung wie 4-Sight FAX gibt Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, die Vorteile Ihrer zentralisierten Dienstleistungseinrichtungen wie Datenbank, sowie Protokollierung und Archivierung nützlich zu integrieren. Robust und Zuverlässig Die Konvertierung in ein Faxdokument ist äußerst prozessorintensiv. Der Server muß robust genug sein, um eine Anzahl von Aufgaben (Konvertierung, Warteschlangen, Senden, Empfangen sowie Drucken) mit absoluter Zuverlässigkeit verrichten zu können. 4-Sight führt den Markt für Einzelund Mehrkanal-Modems zu einem System, dessen Strapazierfähigkeit unbestreitbar ist. Leistungsstark 4-Sight FAX ist die einzige Macintosh- Lösung, die Mehrkanal-Faxeinrichtungen unterstützt. Entscheiden Sie, ob die zur Verfügung stehenden Kanäle Einzel- oder Sammelaufgaben übernehmen sollen, z.b. als Eingangs- oder Ausgangsleitung. 4-Sight FAX ist ursprünglich für den Power- Macintosh entwickelt worden, so daß sich unser Produkt hervorragend zur Massenversendung eignet bei einem 16-Kanal-Faxserver bis über 600 Seiten pro Stunde. Wir bieten also weitaus mehr als nur ein zusätzliches Automatisierungswerkzeug. Mit 4-Sight FAX senken Sie Kosten und verbessern Ihre Kontrollmöglichkeit bei Massenversendungen, weil Outsourcing oder die Beauftragung eines Fax-Büros dafür nicht mehr notwendig ist. Qualitativ Hochwertige Graustufenwiedergabe Die Qualität eines ausgehenden Faxes hängt davon ab, welches Übertragungssystem Sie verwenden. Ein von einem rechnerbasierten Server erstelltes Fax übertrifft bei weitem die Qualität eines Faxes, das von einem herkömmlichen Faxgerät erzeugt wurde. Mit 4-Sight FAX können Sie die Farbauflösung der zu versendenden Dokumente mit 16 bzw. 256 Graustufen einstellen. Diese Eigenschaft qualifiziert 4-Sight FAX zu einem erstklassigen Fax-Korrektursystem für die Grafikindustrie und ermöglicht Ihnen, eine noch professionellere und eindrucksvollere Gestaltung Ihrer Faxdokumente. Skalierbar 4-Sight FAX kommt in mehreren Ausbaustufen, um den Ansprüchen eines jeden Unternehmens ob mit 10 oder zehntausend Benutzern zu entsprechen. Zusätzlich erhältliche Konfigurierungsmöglichkeiten für Benutzer sowie für Software-Kanäle machen 4-Sight FAX zu einer kosteneffektiven und zukunftssicheren Lösung. Anspruchsvolle Protokollierung 4-Sight FAXs fortschrittliche Protokollierungsfunktion erfaßt die Faxkosten, die im gesamten Netzwerk erzeugt werden. Die neuen kundenspezifischen Feldoptionen ermöglichen individuell gestaltbare Abrechnungsfelder, die im Abrechnungsprotokoll definiert und aufgezeichnet werden. Dazu kommt eine automatische Archivierungsfunktion für einund ausgehende Faxdateien sowie für zukünftige Projektzwecke. Flexibel 4-Sight FAX bietet eine ganze Reihe von zusätzlichen Funktionen einschließlich selbst gestaltbare Deckblätter, Archivierungsvarianten, Druckoptionen, intelligente Rücksendung von nur teilweise übermittelten Fax-Nachrichten und automatische Wahlwiederholung bei besetztem Empfängeranschluß. Ein leistungsfähiges System, das den individuellen Anforderungen eines jeden Unternehmens angepaßt werden kann. Dazu bieten wir Ihnen mit den Workflow-Integrationsoptionen von 4-Sight FAX ein Produkt, das Ihrem bereits existierenden Arbeitsumfeld noch mehr Flexibilität verleihen wird. Diese Leistungsmerkmale sind auf der Rückseite näher erläutert. Automatische Überwachung von eingehenden und abgehenden Nachrichten; Sie werden vom Abgang bzw. Scheitern einer Faxsendung benachrichtigt.

5 Das neue QuickFax ist jetzt noch schneller, mit On-The-Fly Adresseneingabe Was ist neu an Version 4? 4-Sight FAX hat sich industrieweit als Macintosh-Standard für das Netzwerkfaxen durchgesetzt. Version 4 wurde mit umfassender Kundenerfahrung und nach umfangreichen Marktrecherchen entwickelt. Sicherheitsfunktion 4-Sight FAX bietet Ihnen jetzt eine überzeugende Sicherheitsfunktion einschließlich einer neuen internen Benutzerund Gruppendatenbank. Jedem registrierten Benutzer wird ein Benutzername sowie ein eigenes Kennwort zugeteilt. Er erhält Benutzerprivilegien mit vollem bzw. eingeschränktem Zugriffsrecht auf Warteschlangen, Aliasse sowie die Möglichkeit für Fax-Rundsendungen und privates Faxen. Benutzer können auch entsprechend ihrer Benutzerprivilegien in Gruppen zusammengefaßt werden, was 4-Sight FAX zu einem unkomplizierten Verwalter macht. Um einen unerwünschten Zugriff auf den Fax-Server zu vermeiden, muß sich jeder Benutzer mit seinem Kennwort einloggen. Automatische-Fax- Weiterleitungs-Option Mit der Direct To Desktop Funktion von 4-Sight FAX können Sie jedem einzelnen Benutzer eine persönliche Faxnummer zuordnen. Eingehende Faxe werden dann automatisch über das Netz direkt zum entsprechenden Arbeitsplatzrechner oder dem vom Benutzer bestimmten Drucker weitergeleitet. Die manuelle Fax-Zuweisung oder -Verteilung entfällt und Sie erreichen eine schnellere Reaktionszeit auf die eingegangenen Faxe und einen kosteneffektiveren Arbeitsablauf. Individuell gestaltbare Kundenabrechnungsfelder 4-Sight FAX bietet jetzt bis zu drei weitere Abrechnungsfelder, die vom Verwalter zu definieren sind, an. Diese ermöglichen die Erstellung von kundenspezifischen Abrechnungen, welche Sie dann direkt an den betreffenden Kunden weiterleiten können. Sie erhalten darüber hinaus ein Code-Buch zur Eingabe und Aufstellung von kodierten Informationen. Dies hat eine besondere Bedeutung für Rechtsfirmen, die für ihre Anwälte, Klienten und Akten mit individuell kodierten Kennzeichen arbeiten. Benutzer werden dann zur Eingabe dieser zuvor definierten Codes aufgefordert. Diese erscheinen dann auf Wunsch auf den ausgehenden Deckblättern und bei Bedarf im 4-Sight FAX-Protokoll. Server basiertes Adreßbuch 4-Sight FAX bietet jetzt ein serverbasiertes Adreßbuch, in das der Verwalter eine Liste mit den meist verwendeten Faxnummern eingibt. Auserwählte Benutzer können darüber hinaus berechtigt werden, zusätzlich ein eigenes Adressbuch lokal einzurichten. Macintosh-Arbeitsrechner Fax-Gateway Noch Schnelleres QuickFax Die QuickFax-Funktion von 4-Sight FAX wurde verbessert. Faxnachrichten können jetzt bei Zugriff auf nur ein einziges Dialogfenster bedeutend schneller gesendet werden. Optimiert für Fax-Rundsendungen Version 4 wurde neu überarbeitet, um höchstmögliche Zuverlässigkeit des Datenflusses über die angeschlossenen Modems zu gewährleisten. Die umfangreiche Anpassung der bisherigen Architektur von 4-Sight FAX war notwendig, insbesondere in Bezug auf Fax-Rundsendungen an Hunderte von Empfängern, um das System für Mehrkanalbenutzer zu optimieren. Schnellerer Netzwerktransfer Die Funktionen der Graustufenwiedergabe und der automatischen Fax-Weiterleitung laden zu einem Netzwerktransfer von größeren Dateien zwischen Clients und Server (oder vice versa) ein. 4-Sight FAX wurde in der Weise verbessert, daß die Clients durch eine wesentlich schnellere Datenübertragung kurzfristig wieder frei für andere Aufgaben sind. PC-Arbeitsrechner (Wahlweise) -Server 4-Sight FAX-Server Drucker 4-Link-Netzwerk -Netzwerk Faxmodem(s) Fax-Modem(s)

6 4-Sight FAX 4 Workflow-Integration Optionale Addon-Produkte Systemvoraussetzungen AppleScript Eines der Leistungsmerkmale von 4-Sight FAX ist das AppleScript API. AppleScript ist eine leistungsfähige, jedoch unkomplizierte Programmiersprache für Macintosh, mit der eine Anwendung durch eine andere bedient werden kann. Damit ist 4-Sight FAX so flexibel, daß Sie Ihr Faxsystem Ihren Anforderungen bzw. ihrem Arbeitsumfeld entsprechend anpassen und damit kosteneffektiver gestalten können. Sie können zum Beispiel Ihre Faxnachrichten direkt von einer Datenbank wie FileMaker Pro versenden, ohne sich mit einer neuen Benutzeroberfläche vertraut machen zu müssen. -Integration Mit dem 4-Sight FAX Paket kommen zwei Fax-Gateways. Sie ermöglichen Benutzern von QuickMail oder StarNine s Quarterdeck Mail (auch als Microsoft Mail bekannt) das Versenden und Empfangen von Faxen über das gewohnte -System. Dies bedeutet für Ihr Unternehmen, daß bisherige Kommunikationsverfahren mit vertrauten Schnittstellen weiter genutzt werden können. Der Vorteil zeigt sich unter anderem bei den eingesparten Ausbildungskosten. Windows Client Software 4-Sight FAX ist zwar eine Macintosh-basierte Faxlösung, optional können aber auch Windows-Clients integriert werden. Somit kann jeder Benutzer im Netzwerk - ob Macintosh- oder Windows-Client - die volle 4-Sight FAX-Kapazität nutzen. Auch durch diese Tatsache vermeiden Sie unnötige Material- und Ausbildungskosten, weil nur eine Lösung installiert werden muß. 4th Dimension API 4-Sight bietet nach enger Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter ein 4th Dimension API an, damit 4D-Entwickler die 4-Sight FAX Sendefunktionen einfach in ihre Datenbankanwendungen integrieren können. Internet NetFax Durch eine CGI-Schnittstelle sowie 4-Sights AppleScript API kann 4-Sight FAX zusammen mit dem Quarterdeck WebSTAR-Programm einen automatischen Faxback-Service übers Internet erzeugen. Sie können sich also mit der Browseranwendung ausgewählte Informationen aus dem Internet per Fax zusenden lassen und somit das oft kostspielige und zeitraubende Herunterladen von Daten umgehen. Das System kann auch als volles Sales-Lead- Tracking konfiguriert werden. Server Macintosh Prozessor oder höher (PowerMacintosh empfohlen) System 7 oder höher (empfohlen: System 7.5) 1.5 MB verfügbarer Speicherplatz (4 MB erforderlich für Graustufenoption) Unterstützte Fax-Modems Class II, Group 3 Modems einschließlich... MultiTech II & ZDX Hayes Accura & Optima PRI COM Dr Neuhaus Fury, Smarty und Cybermod Supra FlexFax US Robotics Courier Unterstützte Multi-Port Serielle Karten NuBus Creative Solutions Hurdler PCI MegaWolf Fenris & Rufus PCI Keyspan SX4 Arbeitsplatzrechner Macintosh SE oder größer System 7 oder höher (empfohlen: System 7.5) 1 MB verfügbarer Speicherplatz On-line Information Weitere Informationen über 4-Sight FAX erhalten Sie über Internet: Copyright Sight plc. Alle Rechte vorbehalten. 4-Sight, 4-Sight FAX und 4-Sight FAX LE sind eingetragene Warenzeichen von 4-Sight plc. Alle anderen Marken oder Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Eigentümer. 4-Sight UK Norwich Avenue West Bournemouth BH2 6AW Telefon: +44 (0) Telefax: +44 (0) ISDN: +44 (0) Sight USA Suite West Cummings Park Woburn MA Telefon: +1 (515) Telefax: +1 (515) Sight Benelux Korte Houtstraat CD Den Haag Telefon: +31 (0) Telefax: +31 (0) ISDN: +31 (0) Sight Deutschland Osterbekstraße 90a D Hamburg Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) ISDN: +49 (0) Sight Nordic Hantverksvägen 15 S Askim Telefon: +46 (0) Telefax: +46 (0) ISDN: +46 (0)

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