globalreview APPROVALS MADE EASY quickterm experttools

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1 globalreview quickterm APPROVALS MADE EASY BY K A L E I D O S CO P E experttools a t

2 Impressum Herausgeber & verantwortlich für den Inhalt: Kaleidoscope Communications Solutions GesmbH Stojanstrasse 26a 2344 Maria Enzersdorf T /10 F /25 Design & Realisation: Fox and Raven - Bureau Creative all rights reserved 09

3 Vorwort Willkommen bei GlobalReview, der revolutionären Web-Plattform für Übersetzungsfreigaben! Sie suchen ein Tool, mit dem Sie Übersetzungen durch Ihre Reviewer online in einem Web-Browser freigeben lassen? Bei dem alle Änderungen automatisch in Ihre SDL Trados Übersetzungsdatei übernommen werden? Mit dem Sie Ihren Reviewern integrierten Zugriff auf Ihre Terminologie geben können? Bei dem Ihre Übersetzer mit der Änderungsverfolgung punktgenau die Korrekturen gegenprüfen können? Und bei dem Ihre Reviewer je nach Ausgangsformat sogar direkt im Layout arbeiten können? Dann finden Sie auf den folgenden Seiten die Antworten auf alle Fragen! Kaleidoscope Die Kaleidoscope GesmbH ist seit 1996 Vertriebs- und Technologiepartner von SDL, ehemals Trados. Wir implementieren Komplettlösungen für Redaktion, Produktinformation und Mehrsprachigkeit, mit Schwerpunkt auf Übersetzungs- und Terminologiemanagement. Neben den Produkten von SDL Trados und anderen Technologiepartnern bieten wir für spezielle Marktsegmente auch komplett integrierte Eigenlösungen, wie etwa unser Terminologie-Workflowsystem quickterm oder die Review-Lösung GlobalReview. Nähere Information finden Sie auf unserer Website oder auf unseren Produkt-Websites und 3

4 GlobalReview GlobalReview ist eine web-basierte Umgebung zur online-review von Übersetzungen. Das System ermöglicht es, Übersetzungsdateien auf eine Web-Plattform hochzuladen und dabei in einzelne Segmente zu zerlegen. Diese werden dann für den Reviewer tabellarisch zur Review angezeigt und können bequem editiert werden. Dabei kann der Reviewer sowohl Match-Informationen aus dem Translation Memory als auch erlaubte und verbotene Benennungen aus der Terminologie sehen. Tags werden weitgehend ausgeblendet, in minimierter grafischer Form dargestellt und geschützt. Der Reviewer kann direkt Textkorrekturen eingeben, oder auch Kommentare anbringen, die danach vom Übersetzer ebenfalls im Web gegengeprüft bzw. eingearbeitet werden. Die finale Version der Texte wird abschließend wieder als Übersetzungsdatei ausgegeben und kann damit im Übersetzungsprozess weiter verwendet werden. 4

5 SDL Trados GlobalReview Ausgangs- Dokument Auslesen der Texte Übersetzung Review Translation Memorys und Termbanken Gegenprüfung der Review Ziel- Dokument Download der finalen Datei 5

6 Herausforderung Der Review-Prozess, oder die fachliche Prüfung nach EN 15038, ist im Übersetzungsprozess immer wieder eine Herausforderung: Oftmals müssen Texte speziell für die Review aufbereitet und Änderungen an mehreren Stellen eingearbeitet werden. Nicht selten muss aufgrund der Fehleranfälligkeit dieser Prozess auch mehrmals wiederholt werden, bis ein sauberes zielsprachliches Dokument ausgegeben werden kann. Und gerade bei DTP-Formaten muss dann noch die finale Version im Translation Memory nachgezogen werden. Bei Projekten mit vielen Zielsprachen ein Prozess mit zahlreichen Rückfragen, Zeitverlust und Fehleranfälligkeit: ein organisatorischer Albtraum also! Aber wieso? Einerseits liegt dies daran, dass die verschiedenen Übersetzungs-Umgebungen für professionelle Übersetzer konzipiert sind, nicht aber für Reviewer, die ihre Funktion in aller Regel nur nebenbei ausüben und daher weder mit den Technologien noch den Prozessen an sich vertraut sind. Andererseits umfasst der Review-Prozess mehrere unterschiedliche Personengruppen, die mit jeweils unterschiedlichen Systemen und Anforderungen konfrontiert sind: Die Grafiker arbeiten üblicherweise in DTP-Anwendungen und sprechen in der Regel nicht alle Zielsprachen. Das Einarbeiten von Änderungen ist für sie eine zeitraubende, fehlerhafte und wenig befriedigende Tätigkeit. Am liebsten bekommen Grafiker einen finalen Text, der lediglich noch grafisch aufgeputzt werden muss. Die Übersetzer bzw. Projektmanager arbeiten in eigenen Übersetzungsumgebungen mit speziellen Sprachdatenbanken (TMs) und Terminologietools. Bei Reviewer-Korrekturen fällt oft ein mühsames Einpflegen der Änderungen durch den Übersetzer an. Am 6

7 liebsten wäre es Übersetzern, wenn die Reviewer den Text direkt in die Übersetzungsdatei eintragen, sie aber die Möglichkeit haben, diese Änderungen präzise prüfen zu können. Die Reviewer selbst, wiederum, möchten den Text am liebsten untechnisch (also ohne XML-Tags und dergleichen) direkt bearbeiten, anstatt mühsam Kommentare anzubringen, die dann wieder gegengeprüft werden müssen. Ideal wäre natürlich ein Arbeiten direkt im finalen Layout. Für den Prozess wichtig ist auch, den Reviewern sowohl die standardisierte Terminologie als auch die Match-Informationen aus dem Translation Memory anzuzeigen, um zu vermeiden, dass Reviewer sich selbst korrigieren. Die Reviewer Reviewer, oder fachliche Prüfer nach EN 15038, sind in aller Regel Fachleute im Zielland, die den komplexen modernen Übersetzungsprozess mit Translation Memory und Terminologiedatenbank nicht kennen. Professionelle Übersetzungsumgebungen wirken für sie hoffnungslos überladen. Reviewer möchten daher eine Übersetzung entweder als direkt bearbeitbarer Text, oder aber im Layout für Kommentare. Ersteres ist nicht immer möglich, zweiteres mit einem zusätzlichen Aufwand im Übersetzungsprozess verbunden. Reviews erfolgen oftmals über ein PDF des zielsprachlichen Layouts. Dieses wird kommentiert und geht zurück in die Grafikabteilung oder Übersetzung. Danach erfolgt eine erneute Review, um die Einarbeitung der Änderungswünsche zu prüfen. Oder aber die Texte werden direkt in der Textverarbeitung überarbeitet. Auch dann müssen die Texte ins Layout und in die Übersetzungsumgebung übernommen werden, was bei zu weitreichenden Änderungen gelegentlich gar nicht mehr möglich ist. GlobalReview unterstützt Reviewer dadurch, dass es einerseits den Text 7

8 in einer leicht bearbeitbaren Form zur Verfügung stellt, bei InDesign Ausgangsdateien sogar direkt im Layout. Darüber hinaus erhalten Reviewer Informationen zu den Match-Raten aus dem Translation Memory, um beispielsweise 100%-Matches wegfiltern zu können, sowie Treffer aus der Termbank, um nicht der standardisierten Terminologie zu widersprechen. Durch die direkt Bearbeitung des Textes ist das endgültige Ergebnis sofort sichtbar, und fließt direkt in den Übersetzungsprozess retour, ohne dass Änderungen separat eingearbeitet werden müssen. Somit können Reviewer bereits den finalen Text überblicken und ersparen sich die wiederholten Korrekturschleifen. Bei komplexen Layouts ist sicher noch eine abschließend Layoutkontrolle sinnvoll. Die Projektmanager Projektmanager müssen sich darum kümmern, dass die Übersetzer und Layouter sich an die Vorgaben halten und die Kommentare von Reviewern entsprechend umsetzen. Oftmals müssen Dokumente speziell für Reviewer aufbereitet werden, wozu dann wiederum ein Grafik-Schritt notwendig ist. Nicht selten ist ein hoher Kommunikationsbedarf zwischen diesen drei Beteiligten notwendig, da Änderungen im Layout nachgepflegt werden, Rückfragen zu den Anmerkungen entstehen, Fehler gemacht werden usw. Nicht selten sind mehrere Review-Schleifen notwendig, bis ein Projekt final vorliegt. Am Ende des Projekts müssen dann die Translation Memorys, auf denen die Übersetzung der Folgeprojekte beruhen, noch schnell auf den aktuellen Stand gebracht werden. Dies geschieht in der Regel durch einen weiteren Einarbeitungsschritt der Änderungen in die Datenbank oder die Übersetzungsdokumente, mit anschließendem Update der Datenbank. Auch wieder eine potenzielle Fehlerquelle, vor allem aber ein vollkommen redundanter Schritt im Prozess, der gerne auch mal hintangestellt wird. 8

9 Genau diese Herausforderung löst GlobalReview durch die Integration aller drei Beteiligten auf einer gemeinsame Plattform und die abschließende Ausgabe für DTP und Übersetzung. Es entfällt das Einpflegen der Änderungen durch Grafiker und Übersetzer sowie auch die mehrfachen Korrekturschleifen, da die finalen Texte sofort sichtbar sind und ohne weitere Verarbeitung abgespeichert werden. Die Übersetzer Um Layoutformate übersetzen zu können werden diese gewöhnlich in eine spezielle Übersetzungsumgebung importiert, in der alle Hilfsmittel von Translation Memorys über Termbanken bis zu Prüftools zur Verfügung stehen. Übersetzer arbeiten sehr ungern direkt in Layoutformaten, da ihnen die vertraute und hochspezialisierte Arbeitsumgebung fehlt. Die Zusammenarbeit mit Reviewern und Layoutern kann für Übersetzer zeitraubend und fehlerintensiv sein, wenn Reviewer nicht die Übersetzungsprozesse verstehen oder Layouter nicht die Sprache. So müssen Übersetzer oft Kommentare von Reviewern in ihre Übersetzung einbauen und parallel dazu die Eingabe der Korrekturen durch den Grafiker gegenlesen. Oder der Review-Prozess erfolgt direkt im Layout mit nachträglicher Übernahme der Änderungen in die Übersetzungsumgebung per Alignment oder Einarbeitung der finalen Version. Mit GlobalReview können Übersetzer und Reviewer in einer kollaborativen Plattform mit einer Änderungsverfolgung am Text arbeiten, im Idealfall auch mit Blick auf das Layout. Die finalen Texte können dann als Übersetzungsdatei zur Aktualisierung der Datenbanken heruntergeladen werden. Es entfällt das nachträgliche Einarbeiten und es ermöglicht ein wesentlich kollaborativeres Arbeiten zwischen Übersetzern und Reviewern. 9

10 Die Grafiker Die Aufgabe der Grafiker sollte es sein, ein übersetztes Dokument im Layout zu finalisieren. Sehr häufig ist es bei mehrsprachigen Projekten aber so, dass die Grafiker im Zuge der Review noch linguistische Änderungen einarbeiten müssen, was nicht nur mühsam und zeitaufwändig sondern aufgrund der mangelnden Sprachkenntnisse auch fehlerhaft ist. Nicht selten ist ein oftmaliges Hin und Her zwischen Reviewer, Grafiker und Übersetzer die Folge. GlobalReview ermöglicht es, dass die Übersetzungen im korrekten DTP-Format und in finaler Fassung bereits beim Grafiker eintreffen. Die linguistische Prüfung hat an dieser Stelle bereits stattgefunden. Bei InDesign-Dokumenten können über das Zusatzmodul Flyer-Ex Translation Online Review zusätzlich auch die Ausgangsdaten geprüft werden, ob sie für die Übersetzung entsprechend aufbereitet sind. Danach werden sie für die Übersetzer nach XML konvertiert und für die Reviewer im Online Editor web-basiert und im Layout zur Bearbeitung dargestellt. Daher können diese z.b. auf eingeschränkte Textlängen bereits Rücksicht nehmen. Die Grafiker können sich daher wirklich auf die Aufgabe konzentrieren, den nun bereits im Format vorliegenden Text lediglich noch zu polieren, damit dieser auch in der Fremdsprache optisch und layouttechnisch optimal wird. 10

11 Lösung GlobalReview ist eine web-basierte Plattform zur Online-Übersetzungsreview. Es ermöglicht die online-basierte Zusammenarbeit von Übersetzern und Reviewern bis zur Finalisierung eines Textes. Der Projektmanager legt dazu Projekte an und lädt Übersetzungsdateien auf eine Web-Plattform hoch. Der Reviewer erhält vom Projektmanager lediglich einen Link und loggt sich mit dem Web-Browser in GlobalReview ein. Die Review selbst kann entweder in tabellarischer Form erfolgen, oder bei InDesign als Ausgangsformat und bei Integration von Flyer-Ex Translation Online Review auch direkt im Layout. In beiden Fällen (tabellarisch oder im Layout) arbeiten Reviewer und Übersetzer online und tool-unabhängig, wobei im Web-Browser zahlreiche Komfortfunktionen ähnlich wie in Übersetzungsumgebungen integriert sind. Der Reviewer kann Textkorrekturen direkt eingeben, oder in der tabellarischen Ansicht auch nur Kommentare abgeben, die dann vom Übersetzer integriert werden können. Der Übersetzer wiederum kann die Änderungen durch den Reviewer sofort erkennen und gegenprüfen. Der Übersetzer kann die Änderung bestätigen oder eine neue Übersetzung vorschlagen. In GlobalReview kann der Reviewer neben der Texte selbst auch die Informationen über die Match-Rate aus dem Translation Memory erkennen. Dies ermöglicht ihm über einen Filter beispielsweise auch 100%-Matches aus einer erneuten Review auszuschließen. Darüber hinaus werden Terminologie-Treffer aus der Termbank angezeigt, wobei erlaubte und verbotenen Benennungen entsprechend markiert sind. Dies ermöglicht wiederum die Einhaltung der festgelegten Firmenterminologie. Die Tags, die in den Ausgangsdateien enthalten sind, werden weitgehend unterdrückt und wenn notwendig durch eine grafische Darstellung minimiert und geschützt. 11

12 Am Ende der Review kann der finale Text als Übersetzungsdatei ausgegeben und im Übersetzungsprozess normal weiterverwendet werden, ohne dass die Änderungen nachträglich eingegeben werden müssen. Bei Verwendung des Add-Ons Flyer-Ex TOR können auch direkt InDesign-Dateien erzeugt werden. Dabei können Segmente, bei denen die finale Version nicht mehr mit dem Ausgangstext übereinstimmt (also auf Basis der Übersetzung neu getextet wurden) zwar für das Zieldokument, nicht aber für die Übersetzungsdatei ausgespielt werden, um im Translation Memory keine falschen Übereinstimmungen zu speichern. Im Folgenden noch eine detaillierte Auflistung der Funktionen: Review-Funktionen GlobalReview ist eine Web-Applikation und bietet für die online-bearbeitung folgende Funktionen: Tabellarische Bearbeitung von Übersetzungsdateien im Web-Browser Bei InDesign als Ausgangsformat und dem Add-On Flyer-Ex Translation Online Review auch web-basierte Bearbeitung direkt im Layout Keine Übersetzungstools notwendig, nahezu kein Schulungsaufwand Direkte Textänderungen in einer eigenen Reviewer-Spalte Kommentarfunktion auf Satzebene und auf Datei-Ebene Terminologieerkennung zeigt für den gerade bearbeiteten Satz etwaige vorhandene erlaubte und verbotene Benennungen aus der Termbank an Ursprüngliche Matchrate aus den Übersetzungstools kann angezeigt und gefiltert werden. Somit müssen bereits im Vorgängerprojekt bearbeitete Passagen nicht erneut geprüft werden. Optionale Änderungsverfolgung bietet einen genauen Überblick über die getätigten Änderungen, insbesondere für die Gegenprüfung durch 12

13 den Übersetzer Eine Preview-Funktion kann in Abhängigkeit der Ausgangsformate kundenspezifisch realisiert werden Neben reiner Übersetzungskorrektur kann ein vom Ausgangstext abweichender Inhalt entsprechend markiert werden. Dieser fließt NICHT in die Übersetzungssysteme zurück Projektmanagement-Funktionen GlobalReview bietet für den Projektmanager folgende Funktionen: Verwaltung nach Kunden, Projekten, Zielsprachen und Dateien Pro Kunde können beliebige Benutzer sowie auch ein unterschiedliches Layout des Portals hinterlegt werden Pro Kunde kann darüber hinaus eine Termbankverbindung samt Sprach- Mapping definiert werden Pro Projekt können beliebig viele ausgangssprachliche Dateien hochgeladen werden Für jede dieser Dateien wird in der Folge eine TTX-Datei hochgeladen und automatisch in Segmente zerlegt Tags werden minimiert grafisch angezeigt und geschützt Optional können auch Referenzdateien, wie zb PDFs, angehängt werden Alle Projekte und Dateien werden mit Statusverfolgung und automatischem Workflow mit -benachrichtigung der Beteiligten durch den Prozess geführt Abschließend kann der Download als InDesign (bei Integration von Flyer-Ex TOR), XML (bei TTX als Ausgangsformat) und als TTX erfolgen. Eine genaue Protokollierung erlaubt die Nachverfolgung, wann und durch wen ein Segment geändert wurde. 13

14 Zusatzmodul Flyer-Ex TOR Durch das optionale Zusatzmodul Flyer-Ex Translation Online Review kann das System für die Verarbeitung von InDesign-Dateien optimiert werden. FlyerEx TOR bietet folgende Funktionen: Prüfung ausgangssprachlicher InDesign Dateien auf Hürden bei der Übersetzung, optional auch anpassbar über Pattern Matching und Ersetzungsdateien Extraktion von Text und Layoutinformationen in ein eigenes von Flyer- Ex entwickeltes XML-Format (VDL) für die problemlose Übersetzung mit deutlichen Vorteilen gegenüber traditionellen Formaten wie INX Automatisierte Übernahme der Übersetzung aus GlobalReview und Hochladen in den Flyer-Ex Online Editor. In diesem erfolgt die Prüfung im Layout, online und ohne lokale InDesign-Installation. Der Zugriff durch den Reviewer erfolgt über GlobalReview oder auch Flyer-Ex direkt Zahlreiche Komfortfunktion im Online-Editor, wie zb Zoom, Navigation, PDF-Erstellung on the fly, optionales Sperren von Textrahmenpositionen, Anzeige der ursprünglichen Match-Werte, Anzeige der Segmentgrenzen usw. Ausgabe als VDL nach GlobalReview zur Weiterverarbeitung im Review-Prozess. Änderungen, die im Online-Editor direkt im Layout getätigt werden, fließen als Review-Korrektur in GlobalReview ein, können dort gegengeprüft und abschließend als TTX ausgegeben werden. Ausgabe direkt in den Layoutomizer zur Erstellung einer zielsprachlichen InDesign- oder PDF-Datei 14

15 Flyer-Ex TOR SDL Trados Global Review InDesign Dokument Auslesen der Texte Übersetzung Review Optional Review im Layout Translation Memorys und Termbanken Zurückschreiben der Änderung Gegenprüfung der Review InDesign Dokument Einspielen der Texte Download der finalen Datei 15

16 Vorteile Projektmanager Projektmanager müssen nicht mehr zwischen Übersetzer, Reviewer und Grafiker vermitteln und Prozess-Schritte laufend abstimmen. Übersetzer und Reviewer arbeiten kollaborativ im Web und finalisieren den Text. Danach übernimmt der Grafiker und finalisiert das Layout. Optional können Projektmanager oder Übersetzer komfortabel in Global- Review die Änderungen der Reviewer gegenprüfen, freigeben oder erneut in die Review schicken. Die abgestimmten Texte werden aus GlobalReview auch als Übersetzungsdatei (TTX) heruntergeladen. Dadurch ist es nicht mehr notwendig, nach Projekt-Ende die Änderungen noch im Translation Memory und den Übersetzungsdateien nachzuziehen. Die Folge: ein schlanker, weniger fehleranfälliger und vor allem deutlich kommunikations-effizienterer Workflow durch die kollaborative Plattform und die automatische Generierung von Ziel- und Übersetzungsdateien Reviewer Der Reviewer arbeitet webbasiert, ohne Layout- oder Übersetzungstools. Bei Verwendung von Flyer-Ex TOR arbeitet der Reviewer sogar web-basiert im Original-Layout und kann direkt Textänderungen vornehmen oder Kommentare anbringen. Der Einschulungsaufwand ist extrem gering. In der tabellarischen Arbeitsumgebung stehen Komfortfunktionen wie Terminologieerkennung, Änderungsverfolgung, Filter zb nach Matchtyp, Previews, Referenzdateien usw. zur Verfügung. Die korrekte Übernahme der 16

17 Änderungen muss nicht gegengeprüft werden, da die zielsprachliche Datei direkt aus den finalen Texten produziert wird. Übersetzer Übersetzer arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung und können Änderungen des Reviewers web-basiert in einer kollaborativen Plattform gegenprüfen. Dabei kann der Text auf geänderte Passagen eingeschränkt und mittels der Änderungsverfolgung die Änderung rasch erkannt und geprüft werden. Bei Unstimmigkeiten kann eine erneute Review angestoßen werden. GlobalReview gibt nach Ende der Review bereits eine aktualisierte TTX-Datei aus, wodurch die Änderungen bereits im Text eingearbeitet sind und nicht mehr in der Übersetzungsdatei nachgezogen werden müssen. Grafiker Grafiker sind befreit von der Einarbeitung sprachlicher Änderungen im Layout und der wiederholten Generierung von PDFs oder Ansichtsexemplaren für die Reviewer, da diese direkt im Layout oder tabellarisch und gegebenenfalls mit Previews arbeiten. Auch entfällt der Copy-Paste Marathon, da die Daten nach dem Übersetzungs- und Reviewprozess in finaler Form direkt im Zielformat vorliegen. Es entfallen vor allem die mehrfachen Einarbeitungs- und Korrekturschleifen, da die Grafik erst ansetzt, wenn der Text final ist. 17

18 Systemvoraussetzungen Microsoft Windows XP bzw Server oder höher mit IIS 5 oder höher Microsoft.NET Framework 3.5 SP1 Microsoft SQL Server 2005 oder höher. Auch die Express-Variante ist ausreichend. Für die Verwendung der integrierten Terminologieerkennung ist weiters ein laufender MultiTerm-Server mit einem entsprechenden Benutzer notwendig. 18

19 und Ihr Produkt spricht alle Sprachen 19

20 O N L I N E - R E V I E W V O N Ü B E R S E T Z U N G E N W E B B A S I E R T E S U N D T O O L - U N A B H Ä N G I G E S A R B E I T E N I N TA B E L L E N F O R M O D E R I M L AY O U T Ü B E R N A H M E D E R Ä N D E R U N G E N I N S A U S G A N G S - F O R M AT U N D I N S T M T E R M I N O L O G I E V O R S C H L Ä G E U N D Ä N D E R U N G S V E R F O L G U N G A L S P R O D U K T O D E R A L S D I E N S T L E I S T U N G w w w. G l o b a l R e v i e w. a t