CRM & Formulargestaltung

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1 TOPIX:8 Grundmodul CRM & Formulargestaltung Intensivtraining TOPIX Informationssysteme AG

2 Intensivtraining zum TOPIX:8 Grundmodul In dieser Trainingsunterlage finden Sie Hinweise zu folgenden Themen: Einstellungen und Vorbereitungen mit TOPIX: Übungseinheit...5 Allgemeine Eigenschaften der Datenbank am Beispiel der Firmen...5 Arbeiten mit sortierten Listen...5 Besondere Feldelemente...5 Schaltflächen, Befehle und Aktionen...6 Markierungen...6 Arbeiten in mehreren Fenstern...6 Auswahlen...6 Suchen...7 Verknüpfter Sprung Übungseinheit...9 Arbeiten mit Firmen und Personendaten Übungseinheit...11 Termine anlegen und verwalten Übungseinheit...12 Vertriebssteuerung mit Kategorien Übungseinheit...13 Korrespondenz erfassen und bearbeiten Übungseinheit...14 Serienbriefe Übungseinheit...14 Synchronisierung von Firmen und Personen...14 Synchronisierung von Terminen Übungseinheit...16 Kassenbuch...16 Fragen und Antworten...18 TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 2

3 Einstellungen und Vorbereitungen mit TOPIX:8 In den Einstellungen werden mandantenübergreifende, mandantenspezifische und benutzerspezifische Einstellungen vorgenommen. Benutzerspezifische Einstellungen werden mit dem Symbol gekennzeichnet, mandantenbezogene Einstellungen mit dem Symbol, mandantenübergreifende Einstellungen mit dem Symbol. Benutzerspezifisch sind z.b. in der hierarchischen Liste die Einstellungen der Programmbereiche. Weitere wichtige benutzerspezifische Einstellungen können unter Benutzer angepasst werden. Unter Formulare kann die Standarddarstellungsgröße für Formulare eingestellt werden (125%). TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 3

4 Firmenspezifische Einstellungen erfolgen unter anderem unter Firmen I. TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 4

5 1. Übungseinheit Allgemeine Eigenschaften der Datenbank am Beispiel der Firmen Arbeiten mit sortierten Listen Liste nach einer Spalte auf- oder absteigend sortieren: Klick auf Spaltenüberschrift sortiert Liste nach der jeweiligen Spalte, mit gedrückter (Mac) bzw. «Alt» (Windows) wird die Sortierung auf- bzw. absteigend dargestellt Nach mehreren Kriterien gleichzeitig sortieren: Eintrag Sortieren in der Funktionsschaltfläche Aktion Spalteninhalte benutzerspezifisch anpassen: Dreieck am rechten Rand der Spaltenüberschrift ( erscheinenden Liste wählen ) geklickt halten und einen anderen Feldnamen aus der Besondere Feldelemente Klick auf geschlossenes Dreieck (Pfeilrichtung abwärts) öffnet Liste (z.b. Aktionen, Feldnamen) Feldlegenden R (Rechenfeld: erlaubt die Eingabe einer Formel im Feld., Formel beginnt mit «=» T (Textbaustein): Klick auf oder Tastenkombination «+ +T» (Mac) bzw. «Strg+ +T» (Windows) fügt Textbaustein ein. TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 5

6 Schaltflächen, Befehle und Aktionen Schaltflächen mit absteigendem Dreieck, z.b., haben ein Schaltflächenmenü mit weiteren Funktionen. Es wird durch gedrückte Maustaste geöffnet. Das Schaltflächenmenü unter ist dynamisch aufgebaut. Die meistgebrauchten Befehle können über Tastenkombinationen eingegeben werden. Hilfe umschalten: Blendet Hilfe zum Feld ein Sortieren sortiert gleichzeitig nach mehreren Kriterien: Dazu das Sortierkriterium 1 mit der Maus mit Doppelklick markieren, ebenso alle weiteren. Automatisch ändern : Für Änderungen mehrerer Datensätze zugleich Markierungen Markieren vereinzelter Zeilen: (Mac OS) bzw. «Strg» (Windows) gedrückt halten und einzelne Zeilen klicken Markieren zusammenhängender Zeilen: gedrückt halten und die erste und die letzte Zeile klicken Markierte anzeigen: Über «+M» (Mac OS) bzw. «Strg+M» (Windows) oder über. Die Titelzeile weist die Anzahlen der markierten, der angezeigten und aller Datensätze (1 in 12 von 867) eines Bereichs aus. Die Schaltfläche zeigt alle Datensätze des Programmbereichs an. Im Menü Vorgang gibt es zu Korrespondenz, Notizen, Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Ausgangsrechnungen unter auch die Option Alle dieser Firmen oder Personen. Im Menü Vorgang gibt es zu den Kategorieeinträgen unter neben der Option Alle dieser Firmen oder Personen zusätzlich Alle dieser Kategorieeinträge. Arbeiten in mehreren Fenstern Die hier genannten Funktionen gelten für die Listendarstellung in allen Programmbereichen. Öffnen eines weiteren Fensters: Mit gedrückter Taste gewünschten Bereich wählen Alle Fensterpositionen beim Beenden von TOPIX:8 (auf Standardgröße nach links oben) zurücksetzen: Nach dem Befehl Beenden «+» (Mac OS) bzw. «Strg+» (Windows) gedrückt halten, bis TOPIX:8 beendet wurde. Fenster verschieben, wenn die Menüzeile unsichtbar ist: «+ctrl» + Maustaste (Mac OS) bzw. «Ctrl» + beide Maustasten (Windows) Fenster per Maus in einem inaktiven (grauen) Bereich klicken, festhalten und verschieben Auswahlen Das Menü zur Schaltfläche bietet eine Reihe von Funktionen: Über Auswahl speichern können Sie eine einmal getroffene Auswahl speichern. TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 6

7 Über Auswahl laden können Sie diese gespeicherte Auswahl wieder aufrufen. Auswahlen können über Mengenoperatoren verknüpft werden Suchen Mit «+F» (Mac) bzw. «Strg+F» (Windows) bzw. Klick auf Suchmaske. in der Übersichtsliste erscheint die Der Befehl Finden hat noch weitere Suchmechanismen: - Einfache Suche - Schnellzugriff (Maus auf gedrückt halten bis Schaltflächenmenü erscheint) - Erweiterte Suche (Sucheditor) TIPP: In Feldern, denen ein geschlossenes Dreieck folgt z.b. nach Wortinhalten gesucht werden., kann Will man die Auswahlliste bei der Anzeige mehrerer Optionen vermeiden, gibt man zwei Leerzeichen nach dem eingegebenen Wort ein, das Ergebnis wird direkt in einer Liste dargestellt. Suche nach einem leeren Feld durch Eingabe des Zeichens «=» (z.b. im Feld Straße). Mit dem Schnellzugriff arbeiten - gilt für die 30 zuletzt bearbeiteten Firmen. In der Suchmaske kann eine gespeicherte Auswahl über den Befehl «+L» (Mac) bzw. «Strg+L» geladen werden. Es kann nach mehreren Feldern gleichzeitig gesucht werden. Mehrere Suchabfragen nacheinander können mit zur Auswahl hinzufügen kumuliert werden. Im Register Kombisuche können mehrere Suchkriterien in einer Suche erfasst werden. Suche nach einem einzigen Wert: dem Suchwort zwei Leerzeichen anfügen. Das Ergebnis wird direkt in einer Liste dargestellt. Suche nach einem leeren Feld: Das Gleichheitszeichen «=» (z.b. im Feld Straße) eingeben. TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 7

8 Verknüpfter Sprung 1. Im Listenmodus Datensätze markieren, Taste «Ctrl» (Mac ) bzw. «Alt» (Windows) halten und gewünschten Programmbereich auswählen, 2. Gleichzeitiges Drücken der Taste öffnet zusätzlich ein weiteres Fenster. Die Verknüpfung von Datensätzen aus der Liste der Firmen bewirkt, dass mit der Wahl des Programmbereichs Rechnungen nicht alle, sondern nur die Rechnungen der zuvor ausgewählten Firmen dargestellt werden. Verknüpfte Sprünge sind in den Menüs Stamm, Vorgang, Buchhaltung möglich. 3. Öffnen Sie in einem zweiten Fenster den Programmbereich Rechnungen. Vergleichen Sie das Menü Bearbeiten der Bereiche Firmen und Rechnungen. Vergleichen Sie auch die weiteren Funktionen der Schaltflächen Auswahl, Alle, Drucken und Finden. 4. Sortieren Sie in der Liste der Firmen die Datensätze nach Postleitzahl, aufsteigend und absteigend. Da auch ausländische Adressen in der Liste sind, ist das Ergebnis nicht befriedigend. Sortieren Sie erneut, indem Sie zunächst das Länderkennzeichen (LKZ) berücksichtigen, danach die Postleitzahl und schließlich den Ort. Vergleiche Bild Seite Lassen Sie sich in der Liste der Firmen in den letzten drei Spalten die Telefonnummer, die Firmennummer und den Betreuer anzeigen. 6. Markieren Sie in der Liste der Firmen alle ausländischen Adressen und schneiden Sie diese aus der Auswahl. Gesperrte Firmen und unvollständige Adressen sollen ebenfalls nicht in der Liste sein. Speichern Sie diese Auswahl auf dem Desktop. 7. Suchen Sie alle aktiven Lieferanten aus München. Kehren Sie die Auswahl um. Suchen Sie jetzt in dieser Liste die Firmen, in denen er im Namen vorkommt. 8. Suchen Sie alle Lieferanten, bei denen als Zahlungseingang Mahnung hinterlegt ist und ändern Sie ihn über Automatisch ändern in Verrechung. TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 8

9 2. Übungseinheit Arbeiten mit Firmen und Personendaten Schnellerfassung für Privatpersonen: Vorname/Nachname/Anredekennzeichen in Firmenname 1. ACHTUNG: Auch Privatpersonen werden immer als Firma erfasst! Eingabehilfe für Telefonarten: Vorwahl/Hauptnummer-Durchwahl erleichtert die spätere Suche nach Telefonnummern. In der Suchmaske kann / weggelassen werden, Leerzeichen werden nicht ignoriert! In den Firmendaten sind pro Firma mehrere Anschriften möglich, diese können nach Kontakt-, Liefer-, Rechnungs-, Mahn- und Bestellanschrift unterschieden werden, Telefonarten können für jede Adresse einzeln erfasst werden. TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 9

10 Beginnt der Text im Bemerkungsfeld mit dem Zeichen <!>, wird der Text rot dargestellt TIPP: im Feld Bemerkung nach der Eingabe den Cursor in die nächste Zeile stellen! Die Darstellung im Verknüpfungsbereich ist benutzerspezifisch einstellbar. Erfassen Sie drei neue Adressen: 1. Ein neuer Kunde mit 3 Ansprechpartnern, davon ein Hauptansprechpartner 2. Ein weiterer Kunde als Privatperson 3. Eine Privatperson, die nur mit Firmenadresse bekannt ist Die unter 1. erfasste Adresse soll 4. eine weitere Anschrift (Laden) erhalten, die auch die Lieferanschrift sein soll 5. einer der Ansprechpartner ist nur im Laden tätig TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 10

11 3. Übungseinheit Termine anlegen und verwalten Terminarten: Termin, Aufgabe, Wiedervorlgae Einladen von Terminteilnehmern einzeln, Abteilung, Team Erinnerungsfunktion für verschiedene Teilnehmer Serientermine TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 11

12 4. Übungseinheit Vertriebssteuerung mit Kategorien Kategorien sind 3-stufig gegliedert und bieten flexible Möglichkeiten, Firmen zu gruppieren. Sie dienen z.b. als persönliches Branchenverzeichnis, für die Erfassung von Marketingaktionen, für Mailings und Auswertungen. Freifelder bieten die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu hinterlegen. Legen Sie einen Kategorienamen für die nächste Maiilimgaktion an Ordnen Sie 10 Firmen nach Wahl diesen Kategorienamen zu Finden Sie die Firmen anhand des Kategorienamens Legen Sie einen Kategorienamen mit benannten Freifeldern an Ordnen Sie zwei Firmen diese Kategorien zu Finden Sie die Firmen anhand der Inhalte der Freifelder TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 12

13 5. Übungseinheit Korrespondenz erfassen und bearbeiten Korrespondenzen unterscheiden sich in Briefe, Faxe, s, Telefonat- und Besprechungsnotizen. Diesen kann jeweils ein eigenes Formular zugeordnet werden. Korrespondenzen können zur besseren Gruppierung Themen zugeordnet werden. Textbausteine enthalten Texte, die besonders häufig vorkommen. Sie können Bereichen zugeordnet werden: Tastaturkombination «+ +T» (Mac) bzw. «Strg+ +T» (Windows). In der Suchmaske können Suchoptionen benutzer- und abfragespezifisch gespeichert werden, Schaltflächen für Auswahl laden, Wiedervorlagen, Erweiterte Suche und Neu. Skalierung bei Formularen kann eingestellt werden: Anzeigen: Toolbar Standard Textbausteine für Formulare = Art: Formular, diese werden erst bei der Dokumentenerstellung aufgelöst - Fremddokumente verwalten - Bilder aus dem Bildkatalog verwenden Zwei Interessenten sollen unter Verwendung von Formularen und Textbausteinen einen individuellen Informationsbrief erhalten. TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 13

14 6. Übungseinheit Serienbriefe Serienbriefe verfassen und versenden: - an individuelle Auswahl von Firmen/Personen - an Gruppen von Firmen mit Hilfe von Kategorien 1. Sie laden einen Teil Ihrer Kunden zum Tag der offenen Tür ein. 2. Sie suchen alle Kunden im PLZ-Bereich von (in Deutschland) und speichern die Auswahl auf dem Desktop. In einem zweiten Fenster suchen Sie alle Firmen in München und speichern diese ebenso in einer Auswahl. 3. Rufen Sie beide Auswahlen ZUSAMMEN in einer Liste auf. Außerdem soll die TOPIX AG auch eine Einladung erhalten. 7. Übungseinheit Synchronisierung von Firmen und Personen Die Synchronisierung von Firmen- und Personendaten erfolgt in das Apple Adressbuch bzw. in Windows nach Outlook. Es gibt nur den Weg TOPIX:8 zu Adressbuch, nicht umgekehrt. Aufruf über Ablage > Datenexport > Synchronisieren Alternativ kann der vcard-export genutzt werden TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 14

15 Synchronisierung von Terminen Synchronisierung erfolgt nach ical bzw. outlook Manuelle Synchronisierung: Im Menü Ablage > Ereignisliste werden die Eriegnisse aufgerufen Dort Aufruf über Ablage > Datenexport > Synchronieren Automatische Synchronisierung einstellbar im Menüpunkt Ablage > Einstellungen, dort auf der Seite Ereignisse II Weiter Synchronisation von ical/outlook zum Handy und anderen Greäten mit den üblichen Werkzeugen TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 15

16 8. Übungseinheit Kassenbuch Das Kassenbuch ist im Grundmodul unter Buchhaltung > Kassenbuch enthalten. Bei vorhandener Lizenz für Finanzbuchhaltung ist eine Übergabe als Stapelbeleg möglich. EINGABE IM KOPF Konto Kasse Für die Angabe Ihres Kassenkontos. Mit FiBu-Lizenz: Wenn Sie einen Standard-Kontenrahmen verwenden, wird dieser aus den Einstellungen > Finanzbuchhaltung übernommen: Bei SKR03 wird das Kassenkonto 1000 vorgeschlagen, bei SKR04 das Kassenkonto 1600, sofern es existiert. Die Eingabe in diesem Feld ist zwingend. Sie müssen also ein Kassenkonto haben bzw. im Menü Stamm > Konten ein Konto der Kontoart Geldkonto angelegt haben, um es auswählen zu können. Zeitraum Für die Angabe des Monats und des Jahres, für den Sie Kassenbucheinträge im unteren Bereich eingeben oder ändern wollen. Sie können über das Einblendmenü auch auf Quartal, Halbjahr oder Jahr umschalten oder durch Freie Auswahl das Datum im Feld ab Datum eingeben. Der Zeitraum wird beim Schließen des Fensters gespeichert, d.h. bleibt beim nächsten Öffnen des Kassenbuchfensters voreingestellt. Der gewählte Zeitraum kommt im nachfolgenden Text mehrfach vor, da sich alle Aktionen (z.b. die Anzeige der Kassenbucheinträge, das Drucken, die Umwandlung in einen Stapelbeleg usw.) auf diesen Zeitraum beziehen Ab Datum Alter Saldo errechnet sich automatisch aus allen Kassenbucheinträgen, die vor dem ab Datum liegen. Er wird nicht aus dem Saldo des Kassen-Kontos in der FiBu ermittelt. Wollen Sie einen bestimmten alten Saldo haben, müssen Sie eine Kassenbuchzeile für den Anfangsbestand eingeben, mit Datum mind. einen Tag vor dem ab Datum des ersten verwendeten Zeitraums. Alter Saldo / Währung Alter Saldo errechnet sich automatisch aus allen Kassenbucheinträgen, die vor dem ab Datum liegen. Er wird nicht aus dem Saldo des Kassen-Kontos in der FiBu ermittelt. Wollen Sie einen bestimmten alten Saldo haben, müssen Sie eine Kassenbuchzeile für den Anfangsbestand eingeben, mit Datum mind. einen Tag vor dem ab Datum des ersten verwendeten Zeitraums. EINGABE IN DER TABELLE Datum Das Datum der Buchung entscheidet, in welchen Zeitraum es einsortiert wird. Falls Sie z.b. das erste Quartal anzeigen und eine Buchung für das zweite Quartal erfassen, ist das ohne weiteres möglich. Beim Neu-Öffnen des Kassenbuchs wird diese Buchung jedoch nicht angezeigt, wenn das erste Quartal ausgewählt bleibt. Durch Umschalten auf den korrekten Zeitraum finden Sie die Buchung wieder. Belegnummer Die Belegnummer wird automatisch hochgezählt. Bei Eingabe einer Belegnummer wird je nach Einstellung > Kassenbuch > Warnen bei doppelter Belegnummer geprüft, ob es diese Nummer bereits im angezeigten Zeitraum gibt. Buchungstext Im Buchungstext können auch hinterlegte Buchungstexte verwendet werden (s. Stapelbeleg Finanzbuchhaltung). Einnahme / Ausgabe Für die Angabe der Einnahme bzw. der Ausgabe. Nach Eingabe des Betrags wird der Saldo in der Spalte Bestand neu errechnet. TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 16

17 Bestand / Währung Hier wird der Saldo (=Kassenbestand) mit Währung angezeigt. Konto / USt-Code Mit FiBu-Lizenz können hier Konto und Umsatzsteuercode angegeben werden, welche in den erzeugten Stapelbeleg eingetragen werden. gesp. (gesperrt) Nach Erzeugen eines Stapelbelegs kann die jeweilige Zeile nicht mehr geändert werden. Ohne FiBu-Lizenz kann man auch per Menübefehl alle Zeilen des gewählten Zeitraums sperren. Durch Klick in diese Spalte kann man die Zeilen einzeln wieder entsperren. lfd. Nr. Hier wird die (intern vergebene) laufende Nummer des Kassenbucheintrags angezeigt. Menübefehle / Schaltflächen (Neu) legt eine neue Zeile an. (Duplizieren) dupliziert die aktuelle Kassenbuchzeile, trägt lediglich das aktuelle Tagesdatum ein und zählt die Belegnummer hoch. (Löschen) löscht die Zeile. Öffnet Einblendmenü: Drucken druckt das Kassenbuch wahlweise in Hoch- oder Querformat aus. Stapelbeleg erzeugen (nur mit Fibu-Lizenz) wandelt die Kassenbucheinträge des gewählten Zeitraums in einen Stapelbeleg um. Dessen Belegnummer und Belegtext wird automatisch aufgrund des Zeitraums gesetzt, z.b. April 2009 wird zu Belegnummer 0409 und April 2009 zum Belegtext. Die Kassenbucheinträge werden auf gesperrt gesetzt. Einträge sperren (nur bei fehlender Fibu-Lizenz) sperrt die Einträge des gewählten Zeitraums. Nach Datum sortieren sortiert die Kassenbucheinträge nach ihrer ID (rechte Spalte) innerhalb eines gewählten Zeitraums. Will man eine datiert laufende Reihenfolge, kann man mit diesem Befehl die IDs innerhalb des Zeitraums neu vergeben. OK. Das Kassenbuch speichert jede Zeile sofort beim Verlassen der Zeile (z.b. durch Klick auf eine andere Zeile) in der Datenbank. Es gibt kein Abbrechen, das alle Änderungen auf allen Zeilen des Kassenbuchs seit Öffnen des Fensters Kassenbuch widerruft. TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 17

18 Fragen und Antworten TOPIX:8 Grundmodul: Intensivtraining CRM & Formulargestaltung 18

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