Erfolg. mit. System. Die integrierte Management und Controlling Software. für Architekten und Ingenieure

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1 Erfolg reich mit System Die integrierte Management und Controlling Software für Architekten und Ingenieure

2 Inhalt 3 Inhalt Vorwort 05 Einführung 10 Adressmanagement (CRM) 16 Honorarermittlung Angebot 19 Planung Nachtragsmanagement Fremddienstleister 23 Leistungserfassung Abrechnung 26 Auswertungen Projektcontrolling 29 Dokumentenmanagement 32 Mobile 34 Technologie 36 Kontakt 38

3 vorwort 5 Ich weiss nicht, ob es besser wird, wenn es anders wird. Aber es muss anders werden, wenn es besser werden soll. Georg Christoph Lichtenberg Erfolgreich mit System Planungsbüros bewegen sich heute in einem Spannungsverhältnis zwischen schwierigen ökonomischen Rahmenbedingungen und dem Anspruch, qualitativ hochwertige Beratungs- und Planungsleistungen zu erbringen. Die Komplexität von Projekten nimmt zu, Themen wie Profitabilität und Kostentransparenz gewinnen weiter an Bedeutung. Steigende Kosten, knappe Ressourcen sowie Veränderungen im Aufgaben- und Leistungsbild prägen das Tagesgeschäft vieler Büros. Büromanagementund Controlling-Aufgaben kommen im Arbeitsalltag oft zu kurz; wohl auch, weil die Administration mit ihren vielen verschiedenen Anforderungen eine völlig neue Dimension erreicht hat. Fakt ist: Ohne eine angemessene IT-Ausstattung lassen sich anspruchsvolle Projekte kaum ökonomisch steuern oder Prozessverbesserungen realisieren. Gerade die arbeits- und zeitintensive Abwicklung von Planungsprojekten verlangt nach wirkungsvollen Steuerungs- und Kontrollmöglichkeiten. Standardisierte und durchgängig IT-gestützte Abläufe helfen dabei, komplexe Zusammenhänge einfacher zu gestalten und mehr Transparenz in die Geschäftsprozesse zu bringen. Planungsbüros gehen mit jedem Projekt ein Risiko ein: Kaufmännische Softwarelösungen wie ABACUS allprojects unterstützen Sie dabei, den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Projekte im Blick zu behalten.

4 6 vorwort vorwort 7 Bessere Kontrolle Mit einem integrierten System vermeiden Sie Medienbrüche, Mehrfacheingaben und damit verbundene Fehlerquellen. Sie sparen Zeit, senken so Ihre administrativen Kosten und beschleunigen Prozesse. ABACUS allprojects stellt sämtliche Informationen in einer Datenbank zur Verfügung. Eine klare Strukturierung und durchgängige Abläufe sorgen für mehr Transparenz in allen Projektphasen und eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag. Ob Angebotserstellung, optimierte Abrechnungsprozesse oder Dokumentation von Nachweisleistungen: ABACUS allprojects verknüpft betriebswirtschaftliche Daten und setzt sie in einen Kontext. Vollständige, prüffähige Rechnungen können auf Knopfdruck erstellt werden: Als integriertes System zieht ABACUS allprojects dafür automatisch alle projektrelevanten Daten heran. Auswertungen und Kennzahlen lassen sich ebenso schnell wie einfach ermitteln: Mit tagesaktuellen Informationen zu Leistungs- und Abrechnungsständen, Profitabilität und Mitarbeiterauslastung haben Sie Ihr Geschäft im Griff und reduzieren das Projektrisiko. Unsere Broschüre soll Ihnen als Orientierungshilfe dienen und Aspekte aufzeigen, die für den Einsatz einer modernen, professionellen Management- und Controlling-Lösung in kleineren und mittleren Büros sprechen. Lesen Sie auf den nächsten Seiten, wie Sie mit ABACUS allprojects mehr Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringen, die Projekt- und Unternehmenssteuerung verbessern, die Rentabilität steigern und ein gesundes Wachstum vorantreiben können. Rechnungs stellung Nachtrags management Alles in einem System und Transparenz in jeder Projektphase: von der Anfrage bis zum Abschluss. Kontaktmanagement 7 Planung Reporting Forderungs management HONORARERMITTLUNG ANGEBOT Leistungserfassung Fremddienstleister Projekt

5 8 Vorwort Einführung Erfolgreich arbeiten A BACUS allprojects ist eine innovative Lösung, die Ihren Mitarbeitern agile Werkzeuge an die Hand gibt. Auf einer rollenbasierten Benutzeroberoberfläche erhält jeder Ihrer Mitarbeiter genau die Informationen und Funktionen, die er für seine tägliche Arbeit braucht. Die vollständig webbasierte Software ermöglicht einen flexiblen, standortunabhängigen Zugriff auf das System. Die ipad-app AbaSmart (s. Seite 35, Mobile) ergänzt die Lösung optimal und bildet wesentliche Funktionen wie etwa die Zeiterfassung auf einer klar designten, intuitiv bedienbaren Oberfläche ab. Leistungen können damit jederzeit und überall mobil erfasst werden. Da die App in das zentrale System eingebunden ist, werden sämtliche Daten automatisch synchronisiert es bedarf also keiner aufwändigen Nachbearbeitung im Büro. Mache die Dinge so einfach wie möglich aber nicht einfacher. Albert Einstein 9

6 10 Einführung Einführung 11 Maximale Flexibilität Die modular aufgebaute Lösung wächst mit Ihrem Unternehmen: Anpassungen an veränderte Anforderungen und Prozesse können jederzeit vorgenommen werden, die Anzahl der Benutzer lässt sich dynamisch skalieren. Sie können ABACUS allprojects bei Bedarf um neue Komponenten erweitern, etwa um eine integrierte Finanzbuchhaltung. Mit der Software etablieren Sie in Ihrem Unternehmen eine weitreichende Informationsbasis, mit der Sie einer von stetigem Wandel geprägten Geschäftswelt effektiv und erfolgsorientiert begegnen können. ABACUS bietet flexible Bereitstellungsoptionen und Finanzierungsmodelle: Sie können die vollständig webbasierte Software entweder lokal auf unternehmenseigenen Servern betreiben oder extern in einem Rechenzentrum installieren. Sie entscheiden zwischen Mietmodell oder Lizenzkauf, kurz: zwischen laufenden Betriebsausgaben oder Investitionskosten. Keine langfristige Kapitalbindung, keine hohen Anfangsinvestitionen: Mit Software-as-a-Service bleiben die Kosten kalkulierbar, die Mittel verfügbar und Ihr Unternehmen beweglich. Sie haben die Wahl Sie entscheiden zwischen Mietmodell oder Lizenzkauf, kurz: zwischen laufenden Betriebsausgaben oder Investionskosten. Abonnement (all in) SaaS/Cloud-Lösung Hosting-Betrieb im Rechenzentrum Laufende Betriebskosten Lizenzkauf und Softwarewartung Lizenz auf eigenem Server installiert Vor-Ort-Infrastruktur Investitions- und Betriebskosten IT-Infrastruktur monatliche Gebühren Lizenzgebühr (Kauf und Wartung) Abschreibung Server inklusive on top Abschreibung Server Software inklusive on top Personalkosten 1) inklusive on top Energiekosten Server inklusive on top Miete Serverraum inklusive on top Nebenkosten Sicherung inklusive on top 1) für Sicherung, Wartung und Administration

7 12 Einführung Einführung 13 Schneller Produktivstart Der Funktionsumfang von ABACUS allprojects ist passgenau auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnitten. Die Software kann innerhalb weniger Tage eingeführt werden, so dass Sie zeitnah durchstarten können. Ein hohes Maß an Methodensicherheit, Prozessverständnis und Standardisierung sorgt dafür, den Aufwand gering zu halten und die Lösung reibungslos zu implementieren. ABACUS garantiert eine termin- und budgettreue Umsetzung. Projektorganisation Einrichtung der Software Schulung Projektleiter Anlegen Projekte Systemübergabe Gesamte Projektedauer ca. 4-6 Wochen Leistungsbeschreibung Checklisten Handbuch, Schulungsunterlagen, Online Support Center Einführung mit Methode: Ein professionelles Projektmanagement ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Softwareeinführung. Schulung Key-User Übernahme Adressdaten Schulung Zeiterfasser Go-Live Support

8 14 Einführung Einführung 15 Investitionsschutz inklusive Unser Anspruch ist es, Komplexes einfach zu machen. Darum überarbeiten wir unsere Software ständig, verbessern und vereinfachen sie. Die hoch performante ABACUS Software wird kontinuierlich weiter entwickelt: Technologische Neuerungen spielen dabei ebenso ein Rolle wie Prozess- und Gesetzesänderungen oder neue Marktanforderungen. Ein leistungsstarkes und erfahrenes Entwicklerteam sorgt für schnelle Reaktionsund kurze Implementierungszeiten. Dank regelmäßiger Updates und einem jährlichen Upgrade auf das nächste Release sind ABACUS Anwender immer auf dem neuesten Stand. Gerne stellen wir Ihnen den Leistungsumfang unserer Lösung im Rahmen einer Online-Präsentation vor. Anruf genügt! Oder schreiben Sie uns an: Zukunftsgarantie 30 Jahre Software- Entwicklung Mehr als Kunden Einführungsmethodik Erprobtes Umsetzungsverfahren Schulung modular anpassbar ERP-basierte Branchenlösung integriert webbasiert mobil Kostentransparenz Lizenzkauf oder SaaS-/ Cloud-Lösung Keine Individualprogrammierung Stabiler Betrieb Regelmäßige Updates Jährlicher Release Wechsel ABACUS allprojects. Mit Sicherheit eine gute Lösung. SaaS = Software-as-a-Service ERP = Enterprise Resource Planning

9 16 CRM CRM 17 ADRESS- MANAGEMENT (CRM) Das Geheimnis des Erfolgs ist, den Standpunkt des Anderen zu verstehen. Henry Ford Mit dem integrierten Adressmanagement steuern Sie systematisch alle für das Unternehmen relevanten Beziehungen zu Kunden, Partnern, Subunternehmern oder freien Mitarbeitern. Die damit verbundene Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen ist ein wichtiger Baustein, der ein vertieftes Beziehungsmarketing ermöglicht. Das Customer-Relationship-Management (CRM) unterstützt Sie bei der Pflege Ihrer Kundenbeziehungen und wirkt sich auf den Unternehmenserfolg aus. Das CRM bündelt sämtliche Stammdaten, Adressen und Informationen. Über die ebenfalls hier geführten Mitarbeiterstammdaten werden Arbeitszeitkonten, Leistungsnachweise und die Urlaubsverwaltung organisiert. Das Ergebnis: strukturierte und automatisierte Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen. Das zentrale CRM-System hilft Ihnen, Prozesse zu optimieren. Anfragen, Wettbewerbsteilnahmen oder Ausschreibungen können als Verkaufschance erfasst werden: Ein Indikator, der Planungssicherheit, Transparenz und Effizienz in Ihre Akquiseaktivitäten bringt. Jede (Inter-)Aktion im Zusammenhang mit einem Interessenten oder Kunden ist nachvollziehbar von der Adresserfassung über die Angebotsphase bis zum Projektabschluss. Intelligente Funktionen unterstützen Ihre Aktivitäten, indem anstehende Aktionen wie Telefonate oder Termine angezeigt werden. Das CRM-Modul erlaubt einerseits ein umfassendes Adress- und Kontaktmanagement, andererseits die Abbildung von typischen Prozessen zur Kundengewinnung und -bindung. Das Tool unterstützt bei der Durchführung von Veranstaltungen und Marketingaktion wie etwa dem Versand von Serienbriefen. -Integration -Konten können mittels IMAP-Protokoll mit ABACUS allprojects synchronisiert werden. Auch die elektronische Ablage von Dokumenten (s. Dokumentenmanagement Seite 32) und s zählt zu den Standardfunktionen. Kontakt- und Terminmanagement Zentrale Aufgabenverwaltung Vernetzte Arbeitsabläufe Verkaufschancen überwachen und auswerten MS Exchange Integration Kontaktinformationen auf Knopfdruck: Die Kundenakte gibt Auskunft über Aufträge, Korrespondenz, Termine oder Gesprächsnotizen.

10 18 Rubrikheadline Honorarermittlung Angebot 19 Stecke mehr Zeit in deine Arbeit als Arbeit in deine Zeit. Friedrich Dürrenmatt HONORAR- ERMITTLUNG ANGEBOT Neue Aufträge und gewonnene Projekte sollen in der Umsetzung nicht nur höchsten qualitativen Ansprüchen genügen, sondern auch Gewinn erwirtschaften. Die Einflussnahme auf Kosten, Zusatzleistungen und Termine ist in dieser frühen Phase am größten. Angefragte Leistungen und Kosten können mit ABACUS allprojects exakt und einfach kalkuliert werden: nach HOAI, AHO, Pauschalen, Aufwand oder freien Leistungsverzeichnissen. Die Aufwandskalkulation als Instrument zur Honorarfestlegung und Planung schafft Kosten- und Terminsicherheit. Besondere Leistungen wie Pauschalhonorare, Nachweisleistungen oder fest vereinbarte Einzelpreise bildet das System ebenso ab wie Zu- und Abschläge oder eine detaillierte Fortschreibung der anrechenbaren Kosten. Nebenkosten lassen sich frei vereinbaren oder pauschal veranschlagen. Mittels Kopiervorlagen können Angebote zeitsparend erstellt werden. Diese enthalten bereits firmenspezifische Angaben wie Kosten- und Verrechnungssätze, Leistungsarten und Zugriffsrechte, die für ein neues Angebot übernommen werden. Das Konzept der Kopiervorlagen geht soweit, dass selbst diffizile Honorarverträge, die häufiger erstellt werden müssen, hinterlegt werden können. Kundenrelevante Daten werden durch das integrierte Adressmanagement automatisch eingefügt.

11 20 Honorarermittlung Angebot Honorarermittlung Angebot 21 Kluges Kostenmanagement Im Anschluss an die Honorarermittlung wird ein frei gestaltbares Angebotsdokument erzeugt. Individuelle, kundeneigene (Word-)Vorlagen lassen sich einfach in das Angebot einbinden und bearbeiten. Das Dokument gliedert die angefragten Leistungen übersichtlich und definiert damit die Projektstruktur. Die klare Formatierung vereinfacht nachgelagerte Prozesse wie das Nachtragsmanagement und die Rechnungsstellung. Nach Beauftragung eines Projekts kann diese Struktur übernommen werden, sodass Ihre Mitarbeiter direkt mit der Leistungserfassung beginnen können. Mit der ABACUS Fremdleisterverwaltung (s. Seite 24) gestalten Sie den Prozess der Leistungsvergabe an Subunternehmen effektiv. Als integriertes System sorgt ABACUS allprojects mit einer konsistenten Datenbasis für stets verfügbares, aktuelles Zahlenmaterial und damit für Transparenz in allen Projektphasen und Prozessen: die Voraussetzung, um Projekte profitabel, kosten- und termintreu abwickeln zu können. Die Auswertung zum Auftragsbestand zeigt auf einen Blick das abgerechnete und offene Leistungsvolumen pro Projekt an. Klar gegliederte Angebote definieren die Projektstruktur Honorarermittlung nach HOAI, AHO, RifT, Teilleistungsphasen Kalkulation von Angeboten nach eigenen, frei gestaltbaren Leistungsverzeichnissen Besondere Leistungen (Pauschalen, Nachweisleistungen)

12 22 Rubrikheadline Planung Nachtragsmanagement Fremddienstleister 23 Damit Sie bekommen, was Ihnen zusteht. PLANUNG NACH- TRAGSMANAGEMENT FREMDDIENSTLEISTER Projektieren heißt strukturieren. Die Phasenstruktur der HOAI mit den zugeordneten Arbeitspaketen eignet sich hervorragend, um darauf eine Kosten- und Aufwandsplanung aufzubauen. Mit ABACUS allprojects lassen sich alle Leistungsphasen in einzelne Arbeitspakete aufteilen oder zusammenfassen. Offene Angebote können mit der Software einfach verfolgt und nach Auftragserteilung automatisch in Verträge umgewandelt werden. Je präziser das Angebot ausgearbeitet wurde, desto genauer gestaltet sich die nachfolgende Vertragsstrukturierung. Agiles Projektmanagement Einzelne Projektphasen können Sie mithilfe von Arbeitspaketen auf der Zeitachse planen. Das Gantt-Diagramm zeigt Ihnen die gesamte Projektplanung mitsamt den gesetzten Meilensteinen an. Der Planungsprozess kann in zwei Phasen erfolgen: Die Grobplanung ermittelt auf Basis der hinterlegten Honorarwerte und dem gemittelten Verrechnungssatz die zur Verfügung stehende Stundenanzahl pro Arbeitspaket. Mithilfe der Detailplanung arbeiten Sie einen differenzierten Ressourcen- oder Einsatzplan auf Mitarbeiterebene aus. Ein zentrales Instrument

13 24 Rubrikheadline Planung Nachtragsmanagement Fremddienstleister 25 des Projektmanagements stellen die Zahlungspläne dar: damit können sämtliche Zahlungseingänge terminiert werden. Der Zahlungsplan eines Projekts führt Zeitpunkte, die Höhe sowie Debitoren und Empfänger aller vorgesehenen Zahlungen auf und bestimmt damit den Liquiditätsplan. Projekte verlaufen selten exakt so, wie sie geplant wurden. In vielen Fällen treten zeitliche Verzögerungen in der Realisierung, Verschiebungen in der Ressourcenplanung oder Änderungen und Nachträge auf. Ohne die Unterstützung eines dynamischen Controlling-Tools lassen sich vielschichtige Projekte weder effizient überwachen noch sicher steuern. Mit ABACUS allprojects nehmen Ihre Projektleiter Anpassungen einfach und zentral vor; jede Änderung wird in dem integrierten System automatisch in allen nachgelagerten Prozessen mitgeführt und aktualisiert. Subunternehmer sicher steuern Gerade bei größeren Aufträgen kommt es vor, dass Projekte nicht nur intern abgewickelt, sondern einzelne Leistungsphasen oder Teilleistungsphasen an Drittdienstleister vergeben werden. Mit ABACUS allprojects behalten Sie alle Subunternehmerleistungen und Fremdkosten im Blick: Auswertungen verschaffen Ihnen einen schnellen Überblick, welche Fremdleistungen beauftragt und welche bereits erbracht wurden, welche Bestellungen offen sind und ob sich die Kosten im Budgetrahmen bewegen. Mit der ABACUS Fremdleisterverwaltung managen Sie sämtliche Aufträge an externe Dienstleister einfach und nachvollziehbar. Zu vergebende Leistungen, prozentuale Anteile mehrerer Subunternehmen, Sicherheitseinbehalte oder Koordinationsabzüge werden direkt auf den Projekten definiert und als Vergabe in die Bestellabwicklung übergeben. Die Sicherheitseinbehalte werden über deren Gesamtlaufzeit im System verwaltet. Effektives Nachtragsmanagement geht zu Lasten der eigenen Projektergebnisse und des gesamten Projekterfolgs. Aus wirtschaftlicher Sicht hilft die Etablierung eines effektiven Nachtragsmanagements nicht nur dabei, Auseinandersetzungen zu vermeiden; es gewährleistet auch, dass Ihr Büro das Honorar bekommt, das es verdient. ABACUS allprojects ermöglicht die Erfassung von Nachträgen in jeder Phase eines Projekts. Es spielt dabei keine Rolle, ob das Projekt bereits beauftragt wurde oder nicht. So wird sichergestellt, dass jede erbrachte Leistung dokumentiert und abgerechnet werden kann. Wenn eine zusätzliche Leistung erbracht werden muss, kann diese im System als Pauschale, Nachweisleistung oder in Form eines Zuschlags erfasst werden. Daraufhin können Nachträge in der Leistungserfassung eingetragen und in der Abrechnung ausgewiesen werden. Nachträge können mit Kommentaren in der Leistungserfassung versehen werden, damit die Prüffähigkeit Ihrer Rechnung jederzeit gewährleistet ist. Nachträge können separat abgerechnet werden. In der Praxis werden nicht selten unbezahlte Zusatzleistungen erbracht: Der Preis dafür ist hoch und Honorar Angebot Projektstart Nachtrag 1 Nachtrag 2 Nachtrag 3 Zeit Ein effektives Nachtragsmanagement sichert den wirtschaftlichen Projekterfolg. Beginn Zusatzleistungen Möglichkeiten der Abrechnung: Pauschale Rechnungsstellung Projektende Nachweisleistung Zuschlag

14 26 Leistungserfassung Abrechnung 27 LEISTUNGS- ERFASSUNG ABRECHNUNG Um Kosten, Budget- und Leistungsstände immer im Blick zu behalten, ist eine konsequente Leistungserfassung unverzichtbar. Mit der integrierten, klar strukturierten Leistungserfassung von ABACUS werden Arbeitszeiten sauber dokumentiert. Das Programm ermöglicht die vollständige Erfassung aller Leistungen, Spesen und Reisekosten sowie Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit. Die angelegten Arbeitspakete bilden die im Vertrag fixierten Leistungsphasen ab. Dank einer exakten Erfassung aller Leistungen erleben Sie kein dickes Ende : Laufen die budgetierten Projektzeiten aus dem Ruder, so können Sie dieser Entwicklung rechtzeitig entgegensteuern. Die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit erbrachter Leistungen bildet die Basis für prüffähige Rechnungen. Während der Projektabwicklung können (Abschlags-)Rechnungen für teilfertige Leistungen problemlos per Knopfdruck erstellt werden. Exakte Erfassung, einfache Abrechnung Als integriertes System führt ABACUS allprojects automatisch alle projekt- und abrechnungsrelevanten Informationen zusammen, die sich auf den entsprechenden Vertrag beziehen. Das System rechnet neben den auf Arbeitspaketen erbrachten Leistungen mit festgestelltem Leistungsstand auch alle bis zum Rechnungsstellungsdatum erbrachten Nachweisleistungen, Pauschalen und sofern abrechenbar die kumulierten Reisespesen ab. Einmal im System erfasste Leistungen gehen nicht mehr verloren und werden zur Abrechnung vorgeschlagen. Das System stellt immer automatisch drei Rechnungsdokumente zur Verfügung: Kaufmännisch exakte Rechnung Leistungsstand (HOAI) bei Grundleistungen für Abschlagsrechnungen Leistungsnachweis Der Leistungsnachweis enthält alle wesentlichen Angaben zum Projekt wie Reisekosten, Datum, durch welchen Mitarbeiter die Leistungen erbracht wurden sowie Nachweisleistungen- und texte. Für einen lückenlosen Belegnachweis werden die digitalisierten Originalbelege den jeweiligen Transaktionen direkt zugewiesen. Ein Klick auf die entsprechende Buchung genügt, und der dazugehörige Originalbeleg wird unmittelbar angezeigt. Erstellte Rechnungen werden automatisch in der elektronischen Ablage (Dossier) hinterlegt und im Modul Forderungsmanagement als offene Posten geführt. Für Kunden werden zusätzlich zu den Adressdaten relevante Stammdaten wie Zahlungskonditionen und Einstellungen zum Mahnwesen geführt. Für die Weitergabe an den Steuerberater steht ein Belegjournal mit Originalbelegen als PDF zur Verfügung. Mit dem integrierten Forderungsmanagement können Zahlungseingänge erfasst und offene Posten kundenspezifisch gemahnt werden. Einzelrechnung, Abschlags-, Teilschluss-, Schlussrechnung integriertes Forderungsmanagement Nachvollziehbares Nachtragsmanagement Kostentransparenz bis auf Belegebene Einfache Erfassung aller Leistungen, Spesen und Reisekosten sowie Urlaub oder Krankheit.

15 28 Rubrikheadline Auswertung Projektcontrolling 29 Der Kluge häuft Wissen, der Weise sortiert es. Alberto Moravia AUSWERTUNGEN PROJEKTCONTROLLING Zu den Schlüsselfaktoren erfolgreicher Büros zählt jederzeit verfügbares, tagesgenaues Datenmaterial über Projekte, Aufwände, Erlöse und Profitabilität. Der flexible Zugriff auf aussagekräftige Zahlen entscheidet über kurze Reaktionszeiten und hilft, das Projektrisiko zu minimieren. Inhaber, Geschäftsführer und Projektleiter sind immer informiert und wissen, welche Entwicklungen adäquate Maßnahmen erfordern und wo dringender Handlungsbedarf besteht. Mit dem flexiblen ABACUS Reporting müssen Sie nicht erst umständlich Daten aufbereiten oder diverse Formate zusammenführen: Das ausgefeilte, dynamische Berichtswesen erzeugt alle erforderlichen Auswertungen mit beliebigem Detaillierungsgrad in Echtzeit. Dank konsistenter, aktueller Informationen behalten Sie Budgetabweichungen, Zusatzleistungen und andere, oft unvorhersehbare Veränderungen im Blick. Immer eine Information voraus Dabei gilt es externe Einflüsse ebenso zu berücksichtigen wie interne Abläufe. Mithilfe von Auswertungen, qualifizierten Analysen und regelmäßigen Reports gewinnen Sie aus Daten wertvolle Informationen. So spielt die Deckungsbeitragsanalyse bei der

16 30 Rubrikheadline Auswertung Projektcontrolling 31 Der Projekt Statusbericht gibt präzise Auskunft über gestellte, bezahlte und offene Rechnungen. Kalkulation der Kosten eine wichtige Rolle; Auswertungen zu Gemeinkosten und Kennzahlen etablieren Transparenz über das Büro und dessen Gewinnsituation und schaffen so eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Die stichtagsbezogene Nachkalkulation ermöglicht einen Vergleich von Kosten, Leistungen und Erträgen, der entsprechende Bericht stellt den kumulativen Stand von Projektbeginn bis zum Auswertungsdatum dar. Durchgängige Prozesse mit konsistenten Daten schaffen Transparenz auf allen Ebenen. Negative Entwicklungen können frühzeitig identifiziert werden Projekte geraten so erst gar nicht in eine wirtschaftliche Schieflage. Das agile Berichtswesen hilft Ihnen, Zeit und Kosten zu sparen und die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen. Das ABACUS Reporting bietet ein präzises und aktuelles Porträt vom Projektstatus bis zur Gesamtleistung des Unternehmens. Benutzer können graphisch oder tabellarisch übersichtliche Berichte erstellen, konfigurieren, drucken oder per versenden. Mit der Drill-down- Funktion gelangen Sie schnell und einfach von der Übersicht zu weiteren Detailinformationen. Das ABACUS Berichtswesen umfasst weitreichende Standard- und multidimensionale Auswertungen unterschiedlicher Granularität und gibt Ihnen die Information, die Sie gerade brauchen: sei es über die Mitarbeiterauslastung (Zeit- und Leistungserfassung), über Aktivitäten, Bearbeitungsstände, Liquidität oder offene Posten. Viele dieser Auswertungen lassen sich durch einfache Parameterwahl selektiv einsetzen und variieren. ABACUS allprojects stellt dank konsistenter Daten eine valide, stets aktuelle Informationsbasis zur Verfügung, die Ihnen hilft, Entscheidungen sicher zu treffen und vorausschauend zu planen.

17 32 Dokumentenmanagement 33 DOKUMENTEN- MANAGEMENT Projektrelevante Papiere werden oft an verschiedenen Stellen in verschiedenen Systemen manchmal sogar mehrfach abgelegt. Mit dem integrierten ABACUS Dokumentenmanagement ordnen Sie alle relevanten Unterlagen direkt dem Projekt oder Auftraggeber zu. In der Datenbank können sämtliche Dokumente und s abgelegt werden. Die Dokumente stehen systemweit zur Verfügung und lassen sich mit dem lokalen Anwenderprogramm öffnen und bearbeiten. Der Zugriff auf die elektronischen Ablagen wird über das Berechtigungskonzept geregelt. Die dort abgelegten Dokumente werden in die tägliche Sicherung mit einbezogen. Mit dem ABACUS Dokumentenmanagement haben Sie die richtige Information immer zum richtigen Zeitpunkt griffbereit. Mit einer Erweiterung um eine integrierte Finanzbuchhaltung werden buchungswirksame Dokumente zudem revisionssicher archiviert. Volltexterkennung Zugriff auf externe Dateien Zentrale, strukturierte Archivierung und Historisierung von Dokumenten Dokumente und Belege immer griffbereit Optimierte Arbeitsabläufe Schnell finden statt lange suchen.

18 34 Mobile Mobile 35 Echtzeit-Auswertungen sorgen dafür, dass Sie auch unterwegs immer alles im Blick haben. MOBILE Vernetztes Informationsmanagement Mit der ipad-app AbaSmart haben Sie auf relevante Daten jederzeit Zugriff egal wo: auf der Baustelle, beim Kunden, unterwegs oder zuhause. Die innovative App stellt zentrale Funktionen wie etwa die Zeit- und Leistungserfassung mobil auf einer intuitiv bedienbaren Benutzeroberfläche zur Verfügung. AbaSmart ist komplett in ABACUS allprojects eingebunden, so stehen Daten On- und Offline bereit und werden automatisch synchronisiert. Dank integrierter Messagingfunktion können Aufgaben systemweit koordiniert und Nachrichten versendet werden. Freigabeprozesse für Rechnungen oder Urlaubsanträge werden mit AbaSmart automatisiert. Ein besonderes Highlight ist die integrierte Zeit- und Leistungserfassung via Timeline. Projektmitarbeiter können damit jederzeit und überall schnell und einfach ihre Zeiten und Leistungen erfassen. Mit AbaSmart stehen darüber hinaus sämtliche Auswertungen in Echtzeit zur Verfügung: Von der Bilanz über Projektstände bis hin zu offenen Posten. Fotos, Videos und Sprachaufnahmen vereinfachen die Projektdokumentation: Berichte, Protokolle oder Änderungen sind so sekundenschnelle auf dem entsprechenden Projekt im zentralen System hinterlegt. Ein integriertes Bautagebuch rundet das Spektrum ab.

19 36 Technologie Rubrikheadline 37 TECHNOLOGIE Immer innovativ ABACUS allprojects ist eine ERP-basierte Software des Schweizer Softwareherstellers ABACUS Research AG, St. Gallen. Die gesamte ABACUS ERP-Suite wurde als Java-Webanwendung programmiert. Für die Lösung ABACUS allprojects werden das Datenbanksystem Pervasive.SQL und die ULC-Technologie (UltraLightClient) eingesetzt. Der Zugriff auf die Installation erfolgt sicher und verschlüsselt über das Internet (SSL-Verbindung). Für die Nutzung der Lösung wird lediglich ein Endgerät (PC, Notebook), ein aktuell gängiges Betriebssystem (Windows, Mac OS X oder Linux) und ein Internetanschluss plus Browser (IE, Safari, Chrome, Firefox, etc.) benötigt. Die ebenfalls notwendige Java-Laufzeitumgebung (Java Runtime Environment, kurz: JRE) kann kostenlos im Internet herunter geladen werden. Die Technik entwickelt sich immer vom Primitiven über das Komplizierte zum Einfachen. Antoine Saint-Exupéry

20 38 Kontakt Kontakt ABACUS Business Solutions GmbH Bavariaring München Telefon Fax

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