Den Schritt von der Projektsteuerung zur Portfoliosteuerung aktiv gestalten (Von der Portfoliosteuerung zu einer zielorientierten Projektsteuerung)

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1 Den Schritt von der Projektsteuerung zur Portfoliosteuerung aktiv gestalten (Von der Portfoliosteuerung zu einer zielorientierten Projektsteuerung) Wer kümmert sich darum, dass die Ziele, die man mit einem Bauprojekt erreichen wollte, auch tatsächlich erreicht werden? Wer übernimmt die Kostensteuerung der Folgekosten? GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 1

2 Gebäude im städtischen Gebäudemanagement 522 Liegenschaften 1035 Objekte Reinigungsfläche: m² BGF: ca m² [grob geschätzt; exakte Ermittlung initiiert] GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 2

3 Derzeitiger Status Quo: Aufstellung eines Arbeitsplanes und Qualifizierung der baulichen Leistungen ð nach ökonomischem Gehalt (konsumtiv / investiv / vorfinanziert durch andere städtische Dienststellen) sowie ð nach sachlicher Notwendigkeit (Brandschutz / Schadstoffe) sowie ð mit Kostenschätzungen / Mittelabflüssen für die zeitliche Dauer der Maßnahmen Daneben werden die baulichen Leistungen nach Nutzerämtern und Stadtbezirken sortiert und können so vielfältig ausgewertet werden GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 3

4 Folgen: Jede bauliche Notwendigkeit wird im Zeitpunkt ihres Bekanntwerdens erfasst (durch eine formale Anmeldung) Aus dem Arbeitsplan wird der Wirtschaftsplan als Steuerungsinstrument entwickelt. ð In Absprache mit den Nutzungsämtern werden die fachlichen Notwendigkeiten und Prioritäten gemeinsam mit dem Gebäudemanagement festgelegt (mit Ausnahme der bautechnischen Belange, die vom SGB vertreten werden) ð Der Kämmerer legt die finanzielle Deckung der Bauleistungen fest. ð Der Personalbestand ist maßgebender Faktor für die zu erbringenden Bauleistungen (Bauunterhaltung / Neubau) GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 4

5 Steuerung ð Einhaltung der Ansätze und der geschätzten Kostenrahmen ð Überprüfung, ob bauliche Standards fehlerfrei erbracht wurden oder weitergehend anzupassen sind Keine weitergehenden systematischen Betrachtungen des Gebäudebestandes wie z.b. Alter des Objekts Raumnutzfläche Erhaltungsaufwandsanteil am Gebäudeneuwert GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 5

6 Überprüfung der derzeitigen Standards Derzeit überprüft das SGB die derzeitigen Standards von städtischen Hochbaumaßnahmen ð bei Renovierungs-, Instandhaltung-, Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen ð bei Neubaumaßnahmen GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 6

7 bei Renvovierungs-, Instandhaltung-, Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen N Schätzkosten hängen nicht nur vom Standard ab, sondern auch vom Baujahr des Gebäudes von der Schadstoffbelastung von der Nutzung des Gebäudes (Brandschutz) sowie ggfs. erforderlichen Nutzungsänderungen M Unsicherheitsfaktoren Oft stellt sich erst nach Öffnung der Bauteile der Umfang der Sanierungsnotwendigkeiten heraus. Die Gegenüberstellung und die Analyse abgerechneter Kosten wäre aussagekräftiger GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 7

8 bei Neubaumaßnahmen Kostenschätzungen hängen ab vom gewählten Standard ð z.b. energetischer Standard (Passivhaus, Photovoltaik, Lüftungsanlagen etc.) Beispiel: Dachsanierung Abgerechnete Kosten pro qm² Dachfläche Beispiel: Komplettsanierung Abgerechnete Kosten pro qm² Nutzfläche GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 8

9 Begriff Portfoliomanagement = gesamter Prozess der systematischen Analyse von Einzelobjekten und deren Wirkungen (Ergebnissen) zur Entwicklung eines optimal zusammengesetzten Vermögensportfolios. Ein solches Portfolio besteht dann, wenn es das bestmögliche Nutzen-/Risiko- Verhältnis im Sinne des Eigentümers wiedergibt Das Immobilien-Portfoliomanagement wird als systematische Planung, Steuerung und Kontrolle eines Bestandes von Grundstücken und Gebäuden mit dem Ziel, Erfolgspotenziale aufzubauen beschrieben (Bone-Winkel) GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 9

10 Private Immobilienunternehmen verfolgen mit ihrem Kerngeschäft die Gewinnmaximierung als Hauptziel verfolgen. Bei den Kommunen steht ein Zielbündel im Bereich ð der Daseinsvorsorge, ð der Gemeinwohlorientierung sowie ð der Umsetzung sonstiger gesetzlichen Vorgaben im Vordergrund GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 10

11 Ziele des kommunalen Portfolios Optimierung der Immobilienkosten (Wirtschaftlichkeit), Optimierung der Struktur des Immobilienbestandes Schaffung eines einheitlichen Analyserasters zur Vergleichbarkeit der Immobilien innerhalb des Portfolios Entwicklung von Investitions- und Desinvestitionsstrategien Erstellung eines Stärken-Schwächen-Profils für einzelne Immobilien GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 11

12 Quelle: KGSt-Bericht 02 / 2013 Portfolimanagement kommunaler Immobilien GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 12

13 Durch die Implementierung eines Portfolios kann der Gebäudebestand unter Auswahl verschiedener Parameter analysiert werden und es können als Folge hieraus Prioritäten gesetzt und konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Mögliche Parameter können sein: ð Flächenreduzierung, ð Kostenreduzierung, ð energetische Standards, ð Finanzierung durch Drittmittel (Zuwendungen, KFW-Darlehen) GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 13

14 Die Maßnahmen können wie folgt unterschieden werden: Erhaltungsmaßnahmen Diese Maßnahmen beinhalten die Beseitigung der Abnutzung der Immobilien durch planmäßige, vorbeugende Instandhaltung (Diagnose, Inspektion) und außerplanmäßige operative Instandhaltung (Reparatur,) Beim SGB werden hierfür Mittel im Rahmen der planbaren Bauunterhaltung und der ungeplanten Instandhaltung vorgesehen. Planbare Bauunterhaltungsmittel: 5 Mio. Ungeplante Instandhaltung: 11,2 Mio. Hier stellt sich die Frage, inwieweit durch eine Aufstockung der planbaren Bauunterhaltungsmittel die Mittel der ungeplanten Instandhaltung reduziert werden können (Ursache-Wirkung) GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 14

15 Verbesserungsmaßnahmen Diese Maßnahmen beinhalten u.a. die Modernisierung der Immobilien durch eine Optimierung des Energie- und Wasserverbrauchs oder neueste Schall-, Umwelt-, Klima sowie Sicherheitstechniken. Hierunter kann auch die Reduzierung des Flächenverbrauchs zählen GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 15

16 Verwertungsmaßnahmen Diese Maßnahmen beinhalten den Verkauf oder den Abriss einer Immobilie. Baumaßnahmen Zu den Baumaßnahmen zählen neben dem klassischen Neubau auch die Erweiterung und der Umbau von Immobilien. Damit kann auch eine andere Nutzungsmöglichkeit verbunden sein GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 16

17 Schulportfolio-Modell Münster GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 17

18 Portfoliomanagement setzt voraus, dass strukturierte Gebäudedaten erhoben werden und permanent analysiert werden. Die KGSt hat hierzu in ihrem Bericht 02 / 2013 ein sogenanntes Portfolio-Cockpit entwickelt Stammdaten Alter, Flächen, Werte Schlüsselkennzahlen 1. Gesamtkosten pro qm BGF 2. Kostendeckungsgrad 3. Erhaltungsaufwandsanteil am Gebäudeneuwert 4. Fläche (BGF) pro Nutzer 5. Raumauslastung 6. Betriebskosten pro Folgejahr GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 18

19 Strukturdaten Alter des Objekts Anzahl der Gebäude Eigentum Angemietetes Objekt Vermietetes Objekt Stammdaten Flächendaten Bruttogrundfläche Grundstücksfläche Außenfläche Raumnutzfläche Leerstandsfläche Sporthallenfläche Schwimmhallenfläche Raumfaktor Monetäre Daten Buchwert Verkehrswert Sanierungsstau Mieteinnahmen Sonstige Einnahmen GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 19

20 Kontrolle Letztlich ist es erforderlich die umgesetzten Maßnahmen auf ihre Zielerreichung zu überprüfen. - Wurden Flächen reduziert? - Wurden Kosten reduziert? Das scheint trotz aller Klarheit und Anerkennung der Notwendigkeit allen Beteiligten bekannt zu sein. In der Praxis unterbleibt aber gerade die Überprüfung der Zielerreichung, weil die personellen und zeitlichen Kapazitäten darauf ausgelegt sind, die nächste Maßnahme in Angriff zu nehmen GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 20

21 Es ist daher sinnvoll hierfür eine Stelle einzurichten, die genau diese Prozesse (Steuerung über Portfoliomanagement) begleitet und überwacht. Die organisatorische Anbindung einer solchen Stelle / Instanz ist sicherlich unterhalb der Leitungsebene als Stab sinnvoll. Auf jeden Fall sollte darauf geachtet werden, dass eine Verquickung mit dem Alltagsgeschäft der Bauunterhaltung / Neubau vermieden wird GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 21

22 Danke für Ihre Aufmerksamkeit GeschäFsbereichsleiter kfm. FunkHonen & Immobilienmanagement Michael Broetje 22

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