Regionales Rechenzentrum für Niedersachsen. PDF-Dokumente erstellen

Transkript

1 PDF-Dokumente erstellen

2 PDF (Portable Document Format) ist eine Seitenbeschreibungssprache. Mit Hilfe von PDF wird der Aufbau einer Seite beschrieben.... beschreibt das mit Office, Illustrator etc. erzeugte Layout des elektronischen Dokuments in einer vom Drucker oder anderen Einstellungen des Erstellungsprogramms unabhängigen Formats.... basiert auf PostScript basiert. ist eine Entwicklung der Firma Adobe Systems. ist ein Endformat. Änderungen am Layout oder Inhalt des Dokuments sind nur in einem engen Rahmen möglich. wurde erstmalig 1993 als kommerzieller, aber offen gelegtes Dateiformat veröffentlicht.... liegt seit dem in der Version 1.7 vor. OpenOffice Folie 2 PDF-Dokumente erstellen Seite 2

3 Eigenschaften Plattformunabhängige Darstellung des Inhalts. PDF-Dateien können unter Windows sowohl als unter Linux genutzt werden. PDF-Dateien sind unabhängig von einem bestimmten Textverarbeitungsformat. Endformat für in anderen Programmen erstellten elektronischen Dokumenten: Das Dokument entspricht dem vom Autor autorisierten Layout. Schriftarten, Seitenumbrüche etc. können nicht oder nur mit viel Mühe verändert werden. Die Dokumentstruktur bleibt erhalten. PDF-Dateien können für den Druck, die Bildschirmdarstellungen sowie im Web genutzt werden. Daten können komprimiert werden. PDF-Dateien können vollständig vor Veränderungen geschützt werden. PDF-Dateien können mehrsprachig sein. OpenOffice Folie 3 PDF-Dokumente erstellen Seite 3

4 Normen PDF/X ist in den ISO-Standards und genormt. X = Exchange (Austausch). legt Anforderungen an die Vorlagen für die Druckindustrie fest. Die Anforderungen können mit so genannten Preflight-Werkzeugen überprüft werden. beschreibt den Datenaustausch zwischen der Medienindustrie.... unter findet man Hilfen für die Erstellung. PDF/A ist in dem ISO-Standard genormt A = Archivierung. legt die Anforderungen an die Archivierungen über lange Zeit fest. es werden Richtlinien für Barrierefreiheit von Dateien und Wiedergabe auf mobilen Geräten festgelegt. OpenOffice Folie 4 PDF-Dokumente erstellen Seite 4

5 Beispiele: PDF erzeugen Leere Seite Scannen Web Dateien Acrobat Office, Illustrator etc. PDf OpenOffice Folie 5 PDF-Dokumente erstellen Seite 5

6 ... mit Hilfe von Acrobat Leere Seite Scannen Web Dateien Acrobat PDf OpenOffice Folie 6 PDF-Dokumente erstellen Seite 6

7 Voraussetzungen Acrobat Professional oder Standard ist vorhanden. Acrobat... ist ein Programm zum Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dateien.... bietet die Möglichkeit Kommentare, Lesezeichen etc. in einer PDF-Datei zu integrieren.... ist momentan in der Version 8 lieferbar. OpenOffice Folie 7 PDF-Dokumente erstellen Seite 7

8 PDF erzeugen Öffnen Sie Acrobat. Wählen Sie das Menü Datei. Öffnen Sie das Untermenü PDF erstellen. Andere Möglichkeit: Klicken Sie auf das Symbol PDF erstellen. OpenOffice Folie 8 PDF-Dokumente erstellen Seite 8

9 Leere Seite Wählen Sie im Untermenü Aus leerer Seite aus. Anschließend wird ein DIN-A4-Papier eingeblendet. An der Position der Einfügemarke kann Text eingegeben werden. Mit Hilfe der Symbolleiste Neues Dokument kann der Text formatiert werden. OpenOffice Folie 9 PDF-Dokumente erstellen Seite 9

10 Dateien konvertieren Wählen Sie Aus Datei im Untermenü PDF erstellen. Klicken Sie im Dialogfenster Öffnen... auf den Pfeil nach unten neben dem Feld Dateityp. Wählen Sie den Datentyp der Originaldatei aus. Anschließend wählen Sie den Speicherort der Datei aus. Klicken Sie auf Einstellungen, um die Komprimierung und das Farbmanagement von Bildern einzustellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen, um die Datei zu konvertieren. OpenOffice Folie 10 PDF-Dokumente erstellen Seite 10

11 Mögliche Dateiformate AutoCAD-Dateien Microsoft Viso-Dateien HTML-Dateien InDesign-Dateien Postscript-Dateien Textdateien Grafische Formate: bmp, jpeg, gif, tif, png, pcx OpenOffice Folie 11 PDF-Dokumente erstellen Seite 11

12 Farbmanagement Klicken Sie im Dialogfenster Öffnen auf die Schaltfläche Einstellungen. Innerhalb der Kategorie Farbmanagement kann ausgewählt werden, ob... die eingebetteten Profile genutzt werden.... die eingebetteten Profile deaktiviert werden.... das Profil beim Öffnen der Datei festgelegt werden soll. Farbprofile legen die Farbwiedergabe für ein bestimmtes Gerät fest. Falls keine Profile festgelegt sind, wird nur der Farbraum bestimmt. Die Farben innerhalb des Farbraums können schwanken. OpenOffice Folie 12 PDF-Dokumente erstellen Seite 12

13 Additives Farbsystem oder R[ed]G[reen]B[lue]-Farbraum. Addieren (mischen) von Licht in verschiedenen Farben. Jede Farbe wird in 256 Helligkeitsstufen unterteilt. Farbmischungen (Rot + Grün + Blau): = Schwarz; kein Licht = Weiß; höchste Lichtintensität = Cyan = Yellow Darstellung von Farben am Bildschirm. srgb ist eine standardisierte Form. OpenOffice Folie 13 PDF-Dokumente erstellen Seite 13

14 Subtrakives Farbsystem oder C[yan]M[agenta]Y[ellow]K[ey]- Farbraum. Die Farben ergeben sich aus der Reflexion von Licht. Die Schlüsselfarbe Schwarz verstärkt die Bildtiefe und den Kontrast. Wird für den Vierfarbdruck (industriellen Druck) genutzt. Farbmischungen: Cyan + Magenta + Yellow = unsauberen Farbton. Durch die Zumischung der Schlüsselfarbe entsteht ein Schwarz. Cyan + Magenta = Blau OpenOffice Folie 14 PDF-Dokumente erstellen Seite 14

15 LAB-Farbraum Farbwahrnehmung des Gehirns. Definition des gesamten Farbspektrums, welches mit den Augen wahrgenommen werden kann. Standardisierter Farbraum und unabhängig von einem bestimmten Farbraum. Umfasst den RGB- und CMYK-Farbraum. Eine Farbe wird durch die Helligkeit (L = Luminenz), einen rot-grün (a) Anteil und blau-gelb (b) Anteil beschrieben. OpenOffice Folie 15 PDF-Dokumente erstellen Seite 15

16 Farbsysteme für für die Darstellung am Bildschirm: Als Farbmanagement sollte srgb genutzt werden. Bilder und Schriftfarben sollten ein additives Farbsystem nutzen.... für den Druck: Druckereien etc. nutzen den CMYK-Farbraum. Bilder aus dem RGB- oder LAB-Farbraum müssen in den subtraktiven Farbraum umgewandelt werden. OpenOffice Folie 16 PDF-Dokumente erstellen Seite 16

17 Bild-Komprimierung Klicken Sie im Dialogfenster Öffnen auf die Schaltfläche Einstellungen. Eine Komprimierung kann bei vektorbasierten Farbbildern, Schwarzweiß-Bildern sowie Graustufen-Bildern angewendet werden. OpenOffice Folie 17 PDF-Dokumente erstellen Seite 17

18 Farb- und Graustufenbilder komprimieren ZIP-Komprimierung... bietet keine Abstufungen für die Farbtiefe.... eignet sich für Bilder mit geometrischen Formen, einfarbigen Flächen oder scharfen Konturen.... eignet sich für Grausstufen- und Schwarzweißbildern mit wiederholenden Muster. JPEG-Komprimierung... ist der Standard.... reduziert die Schärfezeichnung sowie die Anzahl der Details.... vereinfacht die Darstellung.... kann bei scharfen Konturen zur Darstellung von "Treppenstufen" kommen.... eignet sich für Photos ohne scharfe Konturen. JPEG200-Komprimierung... wird seit der PDF Version 1.5 angeboten.... ist seit der Acrobat Version 6 vorhanden. OpenOffice Folie 18 PDF-Dokumente erstellen Seite 18

19 Beispiel: Farbbilder ZIP-Komprimierung JPEG-Komprimierung OpenOffice Folie 19 PDF-Dokumente erstellen Seite 19

20 Beispiel: Graustufen-Bilder ZIP-Komprimierung JPEG-Komprimierung OpenOffice Folie 20 PDF-Dokumente erstellen Seite 20

21 Schwarzweiß (Monochrome) -Bilder CCITT Group 4... ist geeignet für gescannte Grafiken.... entwickelt für die Faxübermittlung.... werden häufig bei monochromen Bilder vom Datenformat TIF angewendet. JBIG2 Joint Bi-level Image experts Group... ist ein Komprimierungsverfahren für Zeichnungen.... arbeitet verlustfrei oder nicht.... zerlegt Bilder in Text, Grafik und den Rest. OpenOffice Folie 21 PDF-Dokumente erstellen Seite 21

22 ... aus einer Webseite Wählen Sie im Untermenü PDF erstellen Aus Webseite aus. Geben Sie eine URL ein. Mit Hilfe von Durchsuchen können HTML- oder PDF-Dateien mit Hilfe des Dialogfenster Öffnen ausgewählt werden. Mit Hilfe von Erstellen wird die Konvertierung gestartet. OpenOffice Folie 22 PDF-Dokumente erstellen Seite 22

23 Einschränkungen Mit Hilfe der Ebenen wird die Anzahl der Verknüpfungsebenen festgelegt. Falls Sie hier zwei Ebenen auswählen, werden alle Hyperlinks auf der ersten Ebenen weiterverfolgt. Verweise auf auf andere Server werden ignoriert. Es werden nur Verweise auf den angegebenen Server verfolgt. Es werden nur Dokumente im angegebenen Verzeichnisbaum erfasst. OpenOffice Folie 23 PDF-Dokumente erstellen Seite 23

24 Einstellungen Seitengröße und Ränder festlegen. In Abhängigkeit des Formats können Einstellungen vorgenommen werden. OpenOffice Folie 24 PDF-Dokumente erstellen Seite 24 Lesezeichen etc. während der Konvertierung automatisch erstellen.

25 Konvertierung Während der Konvertierung wird der Fortschritt mit Hilfe von Prozentzahlen und Statistiken angezeigt. Sobald die Konvertierung abgeschlossen ist, muss die Datei gespeichert werden. Die erstellte PDF-Datei enthält Web-Verknüpfungen. OpenOffice Folie 25 PDF-Dokumente erstellen Seite 25

26 ... einscannen Wählen Sie PDF erstellen und dann Über den Scanner aus. Geben Sie ein Scan-Gerät an. Die Daten können in einer neuen Datei gespeichert werden oder an eine bestehende Datei angehängt werden. Die Dateikomprimierung wird eingestellt. OpenOffice Folie 26 PDF-Dokumente erstellen Seite 26

27 ... aus einer Postscript-Datei Dokument Drucker- Treiber... in Datei PS-Datei PS-Datei Acrobat Distiller...konvertiert PDF-Datei OpenOffice Folie 27 PDF-Dokumente erstellen Seite 27

28 Hinweise zur Dokument-Erstellung Vermeiden Sie True Type-Schriften. True Type-Schriften wurden für Windows entwickelt. True Type-Schriften sind skalierbar. Die verschiedenen Elemente in einem Dokument werden mit Hilfe von Formatvorlagen formatiert. Änderungen am Layout können schneller durchgeführt werden. Gleiche Elemente haben die gleiche Formatierung. Zum Beispiel werden immer mit einer blauen Schriftfarbe formatiert. Die Seitengröße und Ränder wird mit Hilfe des passenden Menüs eingestellt. Unnötige Elemente und leere Seiten werden entfernt. OpenOffice Folie 28 PDF-Dokumente erstellen Seite 28

29 Hinweise zu grafischen Elementen Die Auflösung und die Größe der Bilder wird mit Hilfe eines Grafikprogramms eingestellt. Nach der Bearbeitung wird das Bild nur in das Dokument eingebunden. Haarlinien sind die dünnsten Linien, die ein Drucker in Abhängigkeit der Auflösung zeichnen kann. Haarlinien sollten vermieden werden. Ein Rahmen werden nicht aus vier Linien zusammengesetzt, sondern mit dem entsprechenden Tool erstellt. OpenOffice Folie 29 PDF-Dokumente erstellen Seite 29

30 Hinweise zu Dokumenteigenschaften Überprüfen Sie die Dokumenteigenschaften (häufig Datei - Eigenschaften). Das Dialogfenster beschreibt das Dokument. Der Autor des Dokuments wird angegeben. Ein Titel wird für das Dokument vergeben. Suchmaschinen nutzen den Titel eines Dokuments für die Erfassung. Es kann eine Beschreibung in Stichwörtern für das Dokument eingegeben werden. Falls Sie das Dokument konvertieren, können diese Eigenschaften übernommen werden. OpenOffice Folie 30 PDF-Dokumente erstellen Seite 30

31 Postscript-Datei unter Windows erzeugen Öffnen Sie den Druck-Dialog (häufig Datei / Drucken) in dem dazugehörigen Erstellungsprogramm. Als Drucker wird ein Postscript-Druckertreiber gewählt. Falls auf dem Rechner Acrobat 8.0 installiert ist, sollte der Geräte unabhängige Adobe PDF-Drucker ausgewählt werden. Aktivieren Sie das Optionsfeld Ausgabe in Datei oder ähnlich. Das Dokument wird nicht auf dem Drucker ausgegeben. Der Inhalt des Dokuments wird in eine Datei mit der Endung.ps oder.prn (Windows) gedruckt. Starten Sie den Druckvorgang. Durch den Start wird das Dialogfenster Drucken geschlossen. Das neu erstellte Postscript-Dokument wird im gleichen Verzeichnis wie das Quelldokument gespeichert. OpenOffice Folie 31 PDF-Dokumente erstellen Seite 31

32 Postscript-Dateien lesen Installieren Sie GhostScript und GhostView auf ihren Rechner. GhostScript ist ein PostScript-Interpreter. GhostView ist eine Oberfläche zur Darstellung von Postscript-Dateien. Bezug:ftp://ftp.rrzn.uni-hannover.de/pub/mirror/gnu oder Öffnen Sie GhostView. Mit Hilfe von Datei Öffnen wählen Sie die Postscript-Datei aus. Das Layout oder der Text in der Datei kann nicht verändert werden. OpenOffice Folie 32 PDF-Dokumente erstellen Seite 32

33 Postscript-Dateien konvertieren Öffnen Sie GhostView. Mit Hilfe von Datei Öffnen wählen Sie die Postscript-Datei aus. Mit Hilfe von Datei - Konvertierung wird das passende Dialogfenster für die Konvertierung geöffnet. OpenOffice Folie 33 PDF-Dokumente erstellen Seite 33

34 Einstellungen für die Konvertierung Wählen Sie als Gerät pdfwrite aus, um eine PDF-Datei zu erstellen. Welche Auflösung besitzt das Dokument. Für einen Druck wird eine Auflösung von 72 dpi genutzt. Mit Hilfe von OK wird die Konvertierung gestartet. OpenOffice Folie 34 PDF-Dokumente erstellen Seite 34

35 Auswahl der Seiten Welche Seiten werden gedruckt? Mit Hilfe der Schaltflächen können alle Seiten, nur gerade oder nur ungerade ausgedruckt werden. Die Konvertierung beginnt mit der letzten Seite. OpenOffice Folie 35 PDF-Dokumente erstellen Seite 35 Die Seitengröße kann nicht durch Ghostsript geändert werden. Andere Möglichkeit: Die Seite wird den Angaben im Menü Format angepasst.

36 Konvertierungseinstellungen Klicken Sie im Dialogfenster Konvertierungen auf die Schaltfläche Einstellungen. In der Liste rechts werden verschiedene Einstellungsmöglichkeiten in Abhängigkeit des ausgewählten Geräts angezeigt. Abhängig von der gewählten Eigenschaft werden links passende Werte angezeigt. OpenOffice Folie 36 PDF-Dokumente erstellen Seite 36

37 Einige Einstellungsmöglichkeiten CompatibilityLevel Zu welcher Version ist das Dokument kompatibel? Es werden alle Version einschließlich 1.5 (Acrobat 6.0) unterstützt. EmbedAllFonts Es werden alle in dem Dokument genutzten Schriftarten in das PDF- Dokument eingebettet. SubsetFonts und MaxSubsetPct Bis zu einem bestimmten Prozentwert werden nur die vorhandenen Zeichen in das PDF-Dokument eingebettet. UseFlatCompression Nutzt die ZIP-Komprimierung, um die Datei zu verkleinern. OpenOffice Folie 37 PDF-Dokumente erstellen Seite 37

38 Einige Einstellungsmöglichkeiten PDFSETTINGS Wird das PDF-Dokument nur am Bildschirm angezeigt oder zum Beispiel als E-Book genutzt? Für welchen Zweck wird das PDF-Dokument erstellt? Vordefinierte Joboptions. Optimize Die Seiten eines PDF-Dokuments werden im Web nacheinander geladen. OpenOffice Folie 38 PDF-Dokumente erstellen Seite 38

39 Acrobat Distiller wandelt Postscript-Dateien automatisch mit Hilfe von bestimmten Regeln (Joboptions) in das PDF-Format um.... wird mit dem Acrobat-Paket ausgeliefert. Der Acrobat Distiller in der Standard-Version bietet folgende Funktionalitäten nicht an: PDF/X-konformen Daten können nicht erstellt werden. Die automatische Konvertierungen von Postscript-Dateien mit Hilfe von überwachten Ordnern ist nicht möglich. OpenOffice Folie 39 PDF-Dokumente erstellen Seite 39

40 Nutzung des Acrobat Distillers Erstellung von Prospekten, Broschüren etc. Dateien mit integrierten EPS-Grafiken sollten immer mit den Distiller konvertiert werden. Publishing-Anwendungen wie Adobe FrameMaker, QuarkXPress sind auf die Erstellung von Postscript-Dateien spezialisiert, die dann mit Hilfe des Acrobat Distillers in PDF-Dokumente umgewandelt werden. Die PDF-Konvertierung wird über einem Server abgewickelt. OpenOffice Folie 40 PDF-Dokumente erstellen Seite 40

41 Mit dem Distiller arbeiten Öffnen Sie den Acrobat Distiller. Öffnen Sie das Menü Datei. Zuerst werden mit Hilfe von Grundeinstellungen der Distiller konfiguriert. Anschließend wird mit Hilfe von Öffnen die zu konvertierende Postscript- Datei ausgewählt. Mit Hilfe von Beenden wird der Distiller geschlossen. OpenOffice Folie 41 PDF-Dokumente erstellen Seite 41

42 Grundeinstellungen Welche Warnmeldungen werden ausgegeben? Legt der Nutzer mit Hilfe eines Dialogfensters den Speicherort der PDF-Datei fest? Wird die PDF-Datei nach der Konvertierung automatisch angezeigt? Bei Erfolg werden die Log- Dateien automatisch aus dem Temp-Ordner gelöscht. OpenOffice Folie 42 PDF-Dokumente erstellen Seite 42

43 Regeln festlegen Öffnen Sie den Acrobat Distiller. Öffnen Sie das Menü Voreinstellungen. Hier finden Sie Möglichkeiten Regeln für die Konvertierung einzustellen. Diese Regeln werden als Joboptions gespeichert. Schriftordner legt die verschiedenen Ordner mit Schriften für die Konvertierung fest. Adobe PDF-Einstellungen bearbeiten öffnet das aktuell ausgewählte Regelwerk und die Einstellungen können verändert werden. Adobe PDF-Einstellungen löschen löscht das aktuelle Regelwerk. OpenOffice Folie 43 PDF-Dokumente erstellen Seite 43

44 Standard-Joboption Standard (Acrobat 5.0 / PDF 1.4 oder höher) Anzeige und Ausgabe von Briefen etc. Farb- und Graustufenbilder werden in einer Auflösung von bis zu 225 dpi und Schwarzweiß-Grafiken in einer Auflösung von bis zu 1800 dpi dargestellt. Jede Farbe wird in den srgb-farbraum konvertiert. Schriften werden in das Dokument vollständig eingebettet. Das Dokument selber wird mit einer Auflösung von 600 dpi gedruckt. OpenOffice Folie 44 PDF-Dokumente erstellen Seite 44

45 Joboptions für das Web und große Seiten Kleinste Dateigröße (Acrobat 5.0 / PDF 1.4 oder höher) PDF-Dokumente für das Internet oder die Anzeige am Bildschirm. Farbbilder werden in einer Auflösung von bis 150 dpi, Graustufenbilder in einer Auflösung von bis 225 dpi und Schwarzweiß-Grafiken in einer Auflösung bis 450 dpi dargestellt. Jede Farbe wird in den srgb-farbraum konvertiert. Schriften werden nur wenn es unbedingt nötig ist eingebettet. Das Dokument selber wird mit einer Auflösung von 600 dpi gedruckt. Übergroße Seiten (Acrobat 7.0 / PDF 1.6) Anzeige von A0-Plots.... wird für Zeichnungen, die die Größe 200 x 200 Zoll überschreiten genutzt. Farb- und Graustufenbilder werden in einer Auflösung von bis zu 225 dpi und Schwarzweiß-Grafiken in einer Auflösung von bis zu 1800 dpi dargestellt. Jede Farbe wird in den srgb-farbraum konvertiert. Schriften werden in das Dokument vollständig eingebettet. Das Dokument selber wird mit einer Auflösung von 600 dpi gedruckt. OpenOffice Folie 45 PDF-Dokumente erstellen Seite 45

46 ... für den Druck Qualitativ hochwertiger Druck (Acrobat 5.0 / PDF 1.4 oder höher) PDF-Dokumente in gute Qualität für Tintenstrahl-, Laserdrucker etc. Farb- und Graustufenbilder werden in einer Auflösung von bis zu 450 dpi und Schwarzweiß-Grafiken in einer Auflösung von bis zu 1800 dpi dargestellt. Der Farbraum wird nicht verändert. Schriften des Dokuments werden eingebettet. Das Dokument wird selber mit einer Auflösung von 2400 dpi gedruckt. Druckausgabequalität (Acrobat 5.0 / PDF 1.4 oder höher) Professioneller Druck. Vorbereitung für die Druckvorstufe. Sehr große Datei. Farb- und Graustufenbilder werden in einer Auflösung von bis zu 450 dpi und Schwarzweiß-Grafiken in einer Auflösung von bis zu 1800 dpi dargestellt. Jede Farbe wird in den CMYK-Farbraum konvertiert. Schriften des Dokuments werden eingebettet. Das Dokument wird selber mit einer Auflösung von 2400 dpi gedruckt. OpenOffice Folie 46 PDF-Dokumente erstellen Seite 46

47 PDF-Einstellungen für den Druck importieren Falls die beauftragte Druckerei PDF-Einstellungen bereitstellt, sollten diese genutzt werden. PDF-Einstellungen werden immer in Dateien mit der Endung.joboptions gespeichert. Fremde PDF-Einstellungen importieren: Öffnen Sie den Windows Explorer. Wechseln Sie in das Verzeichnis Dokumente und Einstellungen. Wählen Sie für einen User den Ordner Anwendungsdaten / Adobe aus. Speichern Sie die Joboption-Datei im Verzeichnis Adobe PDF / Settings. Die Datei wird automatisch in das Kombinationsfeld Standardeinstellungen im Acrobe Distiller übernommen. OpenOffice Folie 47 PDF-Dokumente erstellen Seite 47

48 Weitere Hinweise Bilder, Grafiken etc. in dem zu konvertierenden Dokument sollten den CMYK-Farbraum nutzen. Alle genutzten Schriften werden eingebettet. Jede Seite hat die gleiche Größe und Orientierung. Anmerkungen, Kommentare werden außerhalb des Druckbereichs abgelegt oder entfernt. Audio- und Video-Sequenzen sind aus dem zu konvertierenden Dokument entfernt. JavaScript wird nicht genutzt. Die Zugriffsrechte für das Dokument sind nicht eingeschränkt. OpenOffice Folie 48 PDF-Dokumente erstellen Seite 48

49 Joboptions für genormte Druckvorlagen PDF/x 1a:2001(Acrobat 4.0 oder höher, ab PDF 1.3) Es wird die ISO-Norm zum Austausch von digitalen Druckvorlagen genutzt. Farb- und Graustufenbilder werden in einer Auflösung von bis zu 450 dpi und Schwarzweiß-Grafiken in einer Auflösung von bis zu 1800 dpi dargestellt. Der Farbraum wird nach CMYK konvertiert. Schriften des Dokuments werden eingebettet. Informationen zu den Druckbedingungen werden eingebettet. Das Dokument wird selber mit einer Auflösung von 2400 dpi gedruckt. PDF/x 3:2002(Acrobat 4.0 oder höher, ab PDF 1.3) Es wird die ISO-Norm zum Austausch von digitalen Druckvorlagen genutzt. Farb- und Graustufenbilder werden in einer Auflösung von bis zu 450 dpi und Schwarzweiß-Grafiken in einer Auflösung von bis zu 1800 dpi dargestellt. Der Farbraum wird nicht verändert. Schriften des Dokuments werden eingebettet. Das Dokument wird selber mit einer Auflösung von 2400 dpi gedruckt. OpenOffice Folie 49 PDF-Dokumente erstellen Seite 49

50 Mögliche Joboptions für die Archivierung PDF / A 1b:2005(CMYK) oder PDF / A 1b:2005(RGB)... ist seit der Acrobat Version 5.0 und PDF-Version 1.4 enthalten.... überprüft ob, die ISO-Norm zur Archivierung von elektronischen Dokumenten eingehalten wird. Dokumente, die der Norm entsprechen dürfen nur Text, Rasterbilder und Vektorobjekte enthalten. Es sind alle Schriften eingebettet. Die Auflösung des Dokuments selber ist auf 2400 dpi eingestellt. Farb- und Graustufenbilder werden in einer Auflösung von bis zu 225 dpi und Schwarzweiß-Grafiken in einer Auflösung von bis zu 1800 dpi dargestellt. CMYK und RGB, in Klammern gesetzt, geben den Farbraum an, in welchen die benutzten Farben konvertiert werden. OpenOffice Folie 50 PDF-Dokumente erstellen Seite 50

51 Postscript-Datei mit Acrobat Distiller konvertieren Mit Hilfe von Datei Öffnen wählen Sie die zu konvertierende Postscript-Datei aus. Wählen Sie ein Regelwerk aus. Unterhalb des Kombinationsfeldes wird eine Hilfe angezeigt. Nach Beendigung wird hier ein Protokoll und mögliche Fehler angezeigt. Der Status der Konvertierung wird mit Hilfe einer Laufleiste angezeigt. Mit Hilfe der Schaltfläche Anhalten kann die Konvertierung abgebrochen werden. OpenOffice Folie 51 PDF-Dokumente erstellen Seite 51

52 Schriften nutzen Die Schriftarten Courier New, Times New Roman und Arial (Helvetica) sind häufig auf Rechner vorhanden. Falls eine Schrift aus dem Dokument... nicht auf auf dem Rechner des Lesers vorhanden ist und... nicht in dem PDF-Dokument eingebettet wird, wird diese durch eine andere gleichartige Schrift ersetzt. Die Schriftersetzung kann das Layout des Dokuments beeinflussen. Falls Schriften in ein PDF-Dokument eingebettet werden, wird... die Dateigröße vergrößert. Das Layout bleibt aber erhalten. Das PDF-Dokument kann in einem geringen Umfang editiert werden. OpenOffice Folie 52 PDF-Dokumente erstellen Seite 52

53 Schriftfamilien Type 1 (Postscript)... wurde von Adobe für Postscript entwickelt.... ist plattformunabhängig.... verfügt über maximal 256 Zeichen und unterstützt keine Unicode-Zeichen. Es wird jeweils eine Datei für den Druck und eine für die Bildschirmdarstellung benötigt.... werden in der Druckvorstufe genutzt. TrueType... werden für die System-Schriftarten genutzt Ab Acrobat Version 4 indizierbar und durchsuchbar.... werden für die Anzeige am Bildschirm genutzt OpenType... ist plattformunabhängig. Die Zeichen basieren auf Unicode. Die Zeichen werden entweder in einer Datei mit der Endung.otf (Postscript) oder.ttf (TrueType) abgelegt. Das Schriftformat kann ab Acrobat 7 eingebettet werden. In Acrobat 8 werden die Schriftarten manchmal in korrekt angezeigt. OpenOffice Folie 53 PDF-Dokumente erstellen Seite 53

54 Genutzte Schriftordner Wählen Sie das Menü Voreinstellungen - Schriftordner im Acrobat Distiller. Die angezeigten Ordner werden nach, dem im Dokument genutzten Schriften durchsucht. Standardmäßig sind unter Windows folgende Ordner eingebunden: Laufwerk:\\Programme\Adobe\Acrobat\Acrobat x.x\ressource\font Laufwerk:\Windows\Fonts OpenOffice Folie 54 PDF-Dokumente erstellen Seite 54

55 Suche nach Schriften In der Postscript-Datei? nein Im Schriftordner des Systems? nein ja Im Acrobat - Schriftordner? nein ja Es werden die eingebetteten Schriften genutzt. ja Es werden die Schriften aus dem Acrobat-Schriftordner genutzt. Es werden die Schriften des Systems genutzt. Die Schrift wird nachgebildet. OpenOffice Folie 55 PDF-Dokumente erstellen Seite 55

56 Schriften einbetten Wählen Sie eine Standardeinstellung aus dem Kombinationsfeld im Acrobat Distiller aus. Klicken Sie auf das Menü Voreinstellung Adobe PDF-Einstellungen bearbeiten, um das vorhandene Regelwerk anzupassen. Öffnen Sie die Kategorie Schriften. Wählen Sie die Schriften aus, die eingebettet werden sollen. Speichern Sie die Änderungen mit Hilfe von Speichern unter unter einem neuen Namen oder überschreiben das alte Regelwerk. OpenOffice Folie 56 PDF-Dokumente erstellen Seite 56

57 Dialogfenster Es werden alle, in dem Dokument eingebunden Schriften eingebettet. Schriften werden nur eingebunden, wenn sie für eine maximale Prozentzahl für Zeichen genutzt werden. Die Schriftarten werden immer eingebettet. Die Schriftarten werden nie eingebettet. OpenOffice Folie 57 PDF-Dokumente erstellen Seite 57

58 Hinweise Falls erwünscht werden folgende Schriften automatisch eingebettet Alle TrueType-, PostScript-Type 1 und -Schriften, die im Originaldokument vorhanden sind, werden eingebettet. Schriften, die in der Liste Immer einbetten vorkommen, werden automatisch eingebettet. Alle OpenType-Schriften werden eingebettet. Sie werden aber häufig als PostScript-Type-1-Schriften angezeigt. Schriften können nicht eingebettet werden,... wenn der Hersteller keine Lizenz zum Einbetten vergeben hat.... wenn der Autor keine Lizenz für die Verbreitung der Schrift besitzt.... wenn die Schriftart nicht im Schriftenordner vorhanden ist.... wenn die Schrift in der Liste Nie einbetten aufgeführt ist. Nicht eingebettete und nicht vorhandene Schriften werden durch eine Multiple Master- Schrift mit der Bezeichnung MM ersetzt. OpenOffice Folie 58 PDF-Dokumente erstellen Seite 58

59 Hinweise zu Untergruppen Bei einer Angabe von 100 Prozent werden alle verwendeten Schriftzeichen in das Dokument eingebettet. Falls die Schriftzeichen nicht in der entsprechenden Anzahl (zum Beispiel 30%) vorhanden sind, werden nur die einzelnen Zeichen der Schrift eingebettet. Die Schriften werden intern umbenannt. Durch diesen neuen Namen greift das Ausgabegerät nur auf die eingebetteten Schriften zu. Untergruppen sollten nicht in der Bearbeitungsphase eines Dokuments eingesetzt werden. OpenOffice Folie 59 PDF-Dokumente erstellen Seite 59

60 Alle Zeichen vorhanden? Öffnen Sie das neu konvertierte Dokumente in Acrobat. Öffnen Sie das Menü Bearbeiten Grundeinstellungen und wählen die Kategorie Seitenanzeige. Die Option Lokale Schriften verwenden wird deaktiviert. Schriften, die auf dem Rechner vorhanden sind, werden nicht genutzt. Es werden nur Schriften angezeigt, die eingebettet sind oder die Acrobat zur Verfügung stellt. Überprüfen Sie das Dokument. Fehler, wie ein nicht vorhandenes Euro- Zeichen werden sichtbar. OpenOffice Folie 60 PDF-Dokumente erstellen Seite 60

61 In OpenOffice PDF konvertieren Erstellen Sie das Dokument in OpenOffice. Wählen Sie das Menü Datei Exportieren als PDF. OpenOffice Folie 61 PDF-Dokumente erstellen Seite 61

62 Registerkarten Folgende Registerkarten werden im Dialogfenster "PDF Optionen" angeboten: Allgemein legt die Anzahl der zu konvertierenden Seiten sowie die Komprimierung der Grafiken fest. Anfangsdarstellung: Darstellung der PDF-Datei nach dem erstmaligen Öffnen. Benutzeroberfläche: Darstellung des Fensters nach dem erstmaligen Öffnen. Sicherheit. OpenOffice Folie 62 PDF-Dokumente erstellen Seite 62

63 Tagged PDF... wurde mit Acrobat 5.0 eingeführt.... enthält unsichtbare Informationen (Tags) für barrierefreie Dokumente.... dem PDF-Dokument werden XML-basierte Strukturinformationen hinzugefügt. Dadurch erhöht sich geringfügig die Dateigröße. Das Lesen des PDF-Dokument mit Hilfe eines Screen-Readers etc. wird erleichtert.... haben folgende Eigenschaften: Mit Hilfe der Tags wird die Leserichtung vorgegeben. Das Dokument wird mit Hilfe von Überschriften und Absätzen strukturiert. Grafiken und Tabellen bekommen einen Alternativtext.... können mit Hilfe von Acrobat über eine Registerkarte bearbeitet werden. OpenOffice Folie 63 PDF-Dokumente erstellen Seite 63

64 PDFMaker Office...konvertiert PDFMaker PDF-Datei... ist ein Makro, welches sich automatisch in Microsoft Office einbindet. Zuerst installieren Sie das Office 2003-Paket und anschließend Acrobat. Unter Acrobat 7 wurde häufig der PDFMaker nicht in Word eingebunden.... ist ein Add-In, welches auf die Konvertierungseinstellungen des Acrobat Distillers zurückgreift.... erstellt automatisch PDFs in Abhängigkeit der vorgegebenen Regeln. OpenOffice Folie 64 PDF-Dokumente erstellen Seite 64

65 PDFMaker aktivieren Wählen Sie zum Beispiel in Word das Menü? - Info. Im Dialogfenster Info zu... klicken Sie auf die Schaltfläche Deaktivierte Elemente. Im Dialogfenster Deaktivierte Elemente wählen Sie das Add-In PDFMaker aus und klicken auf die Schaltfläche Aktivieren. Falls die passenden Icons nicht in der Symbolleiste eingeblendet sind, öffnen Sie das Menü Ansicht Symbolleisten. Der Eintrag PDFMaker besitzt ein Häkchen. OpenOffice Folie 65 PDF-Dokumente erstellen Seite 65

66 Einbindung in Microsoft Office Wählen Sie das Menü Adobe PDF oder klicken Sie auf die entsprechenden Symbole in der Symboleleiste. Mit Hilfe des Eintrags In Adobe PDF konvertieren wird... ein gespeichertes Dokument, welches mit Word erstellt wurde, konvertiert.... eine Excel-Tabelle oder -Diagramm konvertiert.... ein Access.Objekt konvertiert.... eine aus Outlook heraus konvertiert. Mit Hilfe des Eintrags In Adobe PDF konvertieren und per versenden wird das neu erstellte PDF anschließend per versendet. Mit Hilfe von Serienbrieferstellung in Adobe PDF wird der Serienbrief als PDF gedruckt. OpenOffice Folie 66 PDF-Dokumente erstellen Seite 66

67 PDF-Datei überprüfen Mit Hilfe des Eintrags In Adobe PDF konvertieren und zur Überprüfung senden wird die PDF-Datei erstellt. Falls die Identität des Erstellers nicht bekannt ist, wird diese mit Hilfe eines Dialogfensters jetzt eingegeben. Anschließend wird automatisch ein Assistent aufgerufen,... der im ersten Schritt die zu überprüfende Datei auswählt. Im zweiten Schritt werden mit Hilfe eines Adressbuches die Personen ausgewählt, die die PDF-Datei überprüfen sollen. Die Adressen stehen im Ordner Kontakte oder im Outlook-Adressbuch. Im dritten und letzten Schritt kann ein Einladungstext vorbereitet werden, der an alle Personen verschickt wird, die im zweiten Schritt ausgewählt wurden. OpenOffice Folie 67 PDF-Dokumente erstellen Seite 67

68 Konvertierungseinstellungen ändern Mit Hilfe des Eintrags Konvertierungseinstellungen ändern wird ein regelwerk für die Konvertierung angezeigt. Dieses Regelwerk ist stark an die Konvertierungseinstellungen in Acrobat Distiller angelehnt. Auf der Registerkarte Einstellungen können Sie ein Regelwerk auswählen und allgemeine Einstellungen vornehmen. Das Regelwerk kann den Bedürfnissen angepasst werden. Die Registerkarte Sicherheit bietet zum Beispiel die Möglichkeit die PDF mit einem Kennwort zu versehen. Für jedes Programm wird eine Registerkarte mit speziellen Einstellungen eingefügt. Die Registerkarte Lesezeichen ermöglicht eine automatisierte Erstellung von Lesezeichen aus Überschriften. OpenOffice Folie 68 PDF-Dokumente erstellen Seite 68

69 Beispiel: Word Für jedes Office- Programm ist eine Registerkarte vorhanden, die in Abhängigkeit des Office-Programms Einstellungen anbietet.. Es können Lesezeichen zum Beispiel aus den Überschriften erstellt werden. OpenOffice Folie 69 PDF-Dokumente erstellen Seite 69

70 Einbindung in Microsoft Office 2007 Voraussetzung: Das Add-In Microsoft Save as PDF muß von der Microsoft-Webseite heruntergeladen und installiert werden. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche. Wählen Sie den Befehl Speichern unter. Wählen Sie im Bereich rechts PDF oder XPS. Anschließend wird ein Dialogfenster für die Auswahl des Speicherortes der PDF-Datei geöffnet. Klicken Sie auf Veröffentlichen, um das Dokument in eine PDF-Datei zu konvertieren. OpenOffice Folie 70 PDF-Dokumente erstellen Seite 70

71 Quelldokument prüfen Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche. Wählen Sie den Befehl Vorbereiten. Wählen Sie im Bereich rechts Dokument prüfen. Anschließend wird ein Dialogfenster für die Auswahl der zu prüfenden Elemente angezeigt. Folgende Elemente können geprüft werden: Sind Kommentare oder vorhergehende Versionen in dem Dokument vorhanden? Stehen persönliche Daten in den Dokumenteigenschaften oder Kopf- und Fußzeilen? Sind benutzerdefinierte XML-Daten vorhanden? Ist ausgeblendeter Text vorhanden? Mit Hilfe der Schaltfläche Prüfen wird die Überprüfung gestartet. Mit Hilfe des Dialogfenster Dokumentinspektors wird das Ergebnis angezeigt. Falls Kommentare etc gefunden wurden, können diese vom Nutzer durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche entfernt werden. OpenOffice Folie 71 PDF-Dokumente erstellen Seite 71