HANDBUCH AUFTRAGSERFASSUNG I-DEAL 4.2. auftragserfassung

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1 auftragserfassung Nutzen Sie mobile Auftragserfassung, um optimal vorbereitet zum Kundentermin zu gehen und sparen Sie sich Zeit beim Nachbearbeiten Ihrer Aufträge. Ziehen Sie Statistiken und Auswertungen und erkennen Sie Trends. Unsere Kunden bestätigen: 25% höheres Auftragsvolumen durch den Einsatz von i-deal. HANDBUCH AUFTRAGSERFASSUNG I-DEAL 4.2

2 INHALT 1.1 WAS IST I-DEAL? FÜR WEN IST I-DEAL GEEIGNET?...3 INSTALLATION INSTALLATION DEMO MODUS DATEN MIT ITUNES IMPORTIEREN DATEN MIT FTP IMPORTIEREN DATEN MIT DROPBOX IMPORTIEREN DATEN VON EINEM SYNCSERVER IMPORTIEREN BILDER UND DOKUMENTE IMPORTIEREN WECHSEL ZWISCHEN DEMO/FTP/ DROPBOX/SYNCSERVER-MODUS UPGRADE AUF EINE NEUERE VERSION VON I-DEAL...7 FIRMENSTAMM FIRMENSTAMMDATEN UND PERSONEN BEARBEITEN EINER FIRMA KONTAKTDATEN BEARBEITEN/ HINZUFÜGEN BEARBEITEN EINER PERSON SUCHE KUNDENDATEN MIT ROUTENOPTION..13 DASHBOARD...14 AKTIVITÄTEN...16 INFOBEREICH UMSATZ - ANALYSE BELEGE - RECHNUNGEN/AUFTRÄGE/ ANGEBOTE BELEGE - BILDER UND DOKUMENTE BESUCHSBERICHTE AUFGABEN/AKTIVITÄTEN ANZEIGE ALLER AUFGABEN ZUM MITARBEITER BEARBEITEN EINER AUFGABE AKTIVITÄTET ALS TERMIN BESUCHSBERICHT ALS FORMULAR S AUS BERICHT UND AUFGABE SENDEN SCHALTER: S FÜR KUNDE/ LIEFERANT VORBELEGEN...27 PRODUKTSHOP ARTIKELPRÄSENTATION ARTIKELBESCHREIBUNG LAGERBESTANDSAUSWEISUNG VARIANTEN-ARTIKEL PREISE RABATTE AUFTRAGSERFASSUNG ARTIKELERFASSUNG VOLLTEXTSUCHE FILTERSUCHE BARCODE-ERFASSUNG MIT BLUETOOTH-SCA NNER ÜBERNAHME AUS ALTEN AUFTRÄGEN ATTRIBUTE AUSWAHL LIEFERTERMINE UND SPLITTUNG WARENKORB AUFTRAGSKOPFDATEN UNTERSCHRIFT AUFTRAG VERSENDEN LOGO UND GRAFIKEN FÜR PDF BELEG EINSTELLEN WELCHE LOGOS/GRAFIKEN ANGEZEIGT WERDEN ARTIKELBILDER IM PDF BELEG...43 OPTIONEN

3 1.1 WAS IST I-DEAL? SOLO CLOUD CLOUD+ ENTERPRISE I-Deal ist eine App für ipad mit welcher Sie Aufträge erfassen und versenden können. Die Daten sind offline auf dem ipad gespeichert. Für Ihre Arbeit wird keine Internetverbindung benötigt. Die App kann geänderte Daten automatisch abgleichen, sobald Zugang zum Internet besteht. Erfasste Aufträge können als /PDF/xml/CSV oder direkt in ein ERP/Warenwirtschaft System übermittelt werden. Stichwörtliche Zusammenfassung der Funktionen: eine Kundendatenbank einen Produktkatalog ein kleines CRM mit Funktionen wie Aufgaben und Besprechungsberichte ein Werkzeug zur Auftragserfassung ein Analysewerkzeuge, um die Umsatzentwicklung beim Kunden darzustellen 1.2 FÜR WEN IST I-DEAL GEEIGNET? EINZELPERSONEN / KLEINE FIRMEN Einzelpersonen oder kleine Firmen haben oft keine Warenwirtschaftssoftware. Die Verwaltung wird mit Excel und Word erledigt. Die Daten, die auf dem ipad angezeigt werden sollen, können als Excel Liste aufbereitet werden und dann einfach auf das ipad importiert werden. Der Import erfolgt über itunes, Dropbox oder FTP. Auf eine Mehr-Benutzerverwaltung mit Berechtigungen wird in diesem Anwendungsfall verzichtet. Daten zwischen mehreren ipads werden nicht automatisch abgeglichen. Dazu wird kein Server benötigt. Alle erfassten Aufträge können als PDF versendet werden. Diese Lösung ist preislich sehr attraktiv FIRMEN Firmen haben mehrere Außendienstmitarbeiter. Diese dürfen üblicherweise je nach Berechtigung nur das ihnen zugewiesene Gebiet sehen. Eine Integration in die Warenwirtschaft/ERP ist gewünscht. Geänderte Daten zwischen Warenwirtschaft/ERP und ipad werden automatisch in beide Richtungen abgeglichen (Kundendaten, Rechnungen, Angebote, neue Artikel, Preise, etc.). Somit gelangen z.b. geänderte Kontaktdaten vom ipad auf Ihren Server und umgekehrt stehen dem ipad sofort neue Artikel aus ihrer Warenwirtschaft zur Verfügung. Hierzu ist ein Sync-Server beim Kunden vor Ort zu installieren. Die Daten werden vollautomatisch abgeglichen. Alle erfassten Aufträge können als PDF versendet werden. 3

4 auftragserfassung Installieren Sie die App i-deal ganz einfach aus dem App-Store. Sie können frei entscheiden, ob Sie Ihre Daten per Dropbox, FTP- Server oder Sync-Server auf das ipad bekommen. Profitieren Sie von der stetigen Weiterentwicklung der App, die Sie per Update über den App-Store erhalten. INSTALLATION AUFTRAGSERFASSUNG I-DEAL 4.2

5 2 INSTALLATION 2.1 INSTALLATION I-Deal kann auf dem ipad direkt aus dem App-Store geladen werden. Suchen Sie nach i Deal. 2.2 DEMO MODUS Wenn Sie i-deal noch nie genutzt haben, ist es sinnvoll die mitgelieferten Demo-Daten zu laden und sich ein wenig mit den Funktionen des Programms vertraut zu machen. Wählen Sie hierzu beim ersten Programmstart die Option Demo-Datenbank. Jetzt steht Ihnen ein Satz an Demo-Firmen und Artikeln zur Verfügung. Betrachten Sie die geladenen Firmen, legen Sie neue Firmen und Personen an. Gehen Sie in den Shop und legen Artikel in den Warenkorb. Erfassen Sie einen Auftrag und senden Sie an sich selbst eine mit einem PDF als Auftragsbestätigung. Vergessen Sie nicht ihre beim Versenden des Auftrages z.b. als Lieferant anzugeben. 2.3 DATEN MIT ITUNES IMPORTIEREN Bereiten Sie ihre Daten in Excel auf und speichern diese als CSV Files. Über itunes können Sie die Daten auf das ipad kopieren. Für weiteren Details hierzu lesen Sie bitte das Handbuch zum Datenimport. Dort ist der Import Schritt für Schritt beschrieben. 5

6 2 INSTALLATION 2.4 DATEN MIT FTP IMPORTIEREN Bereiten Sie ihre Daten in Excel auf und speichern Sie als CSV Files. Legen Sie die Files dann auf einem FTP Server ab. In den Einstellungen von i-deal müssen Sie die Pfade zu ihrem eigenen FTP Server entsprechend einstellen. Beim ersten Start von i-deal wählen Sie die Option FTP Server. Für weiteren Details hierzu lesen Sie bitte das Handbuch zum Datenimport. Dort ist der Import Schritt für Schritt beschrieben. Sollten Sie i-deal zuvor im Demo-Modus oder SyncServer-Modus betrieben haben, dann löschen Sie einfach die Datenbank und starten i-deal neu (Seite: Optionen/Datenbank Löschen). Beim nächsten Start erhalten Sie das Startmenü zur Auswahl. 2.5 DATEN MIT DROPBOX IMPORTIEREN Bereiten Sie ihre Daten in Excel auf und speichern Sie als CSV Files und legen Sie die Files dann auf ihr Dropbox Verzeichnis ab. Bitte beachten Sie, dass die Daten in den richtigen Pfaden liegen. Die Import Daten müssen z.b. im Ordner import angelegt sein. Die Pfade können Sie in den Einstellungen zu i-deal ansehen und ändern. Beim ersten Start von i-deal wählen Sie die Option Dropbox. Für Details hierzu lesen Sie bitte das Handbuch zum Datenimport. Dort ist der Import Schritt für Schritt beschrieben. Sollten Sie i-deal zuvor im Demo-Modus oder SyncServer-Modus betrieben haben, löschen Sie einfach die Datenbank und starten Sie i-deal neu (Seite: Optionen/Datenbank Löschen). Beim nächsten Start erhalten Sie das Startmenü zur Auswahl. 2.6 DATEN VON EINEM SYNCSERVER IMPORTIEREN Ein SyncServer muss hierzu auf ihrem Server installiert sein. Ihr Administrator wird Ihnen die Zugangsdaten geben (IP/Port/PersonalNr/AutoUpdate = AN). Beim ersten Start von i-deal wählen Sie die Option SyncServer aus. Der Import wird automatisch erfolgen. Sollten Sie i-deal zuvor im Demo-Modus oder FTP-Modus betrieben haben, löschen Sie einfach die Datenbank und starten Sie i-deal neu (Seite: Optionen/Datenbank Löschen). Beim nächsten Start erhalten Sie das Startmenü zur Auswahl. Export / Backup Es kann ein kompletter Export aller Daten im CSV Format durchgeführt werden. Die Daten werden sowohl auf einen FTP Server/Dropbox (Verzeichnis Export ) übertragen als auch in ein Backup Verzeichnis für die Filefreigabe in itunes abgelegt. (Seite: Optionen/Backup) 2.7 Bilder und Dokumente importieren Bilder und Dokumente zu den Artikeln können über FTP oder itunes importiert werden. Import mit FTP: => Seite: Optionen / Bilder und Dokumente laden (FTP) Import mit Dropbox: => Seite: Optionen / Bilder und Dokumente laden (Dropbox) Weitere Details zur Struktur der importierten Daten und Import mit itunes ist im Handbuch Datenimport beschrieben. 6

7 2 INSTALLATION 2.7 BILDER UND DOKUMENTE IMPORTIEREN Bilder und Dokumente zu den Artikeln können über FTP oder Dropbox importiert werden. Import mit FTP: => Seite: Optionen / Bilder und Dokumente laden (FTP) Import mit Dropbox: => Seite: Optionen / Bilder und Dokumente laden (Dropbox) Weitere Details zur Struktur der importierten Daten und Import mit itunes ist im Handbuch Datenimport beschrieben. 2.8 WECHSEL ZWISCHEN DEMO/FTP/DROPBOX/SYNCSERVER-MODUS Löschen sie die Datenbank und starten i-deal neu. => Tab: Optionen => Datenbank Löschen Beim nachfolgenden Start können Sie neu wählen. 2.9 UPGRADE AUF EINE NEUERE VERSION VON I-DEAL NUTZER SYNCSERVER Bevor Sie das Update durchführen, prüfen Sie ob Sie alle Aufträge zu Ihrem Server übertragen haben. Erst dann können Sie die neue Version installieren. Nach der Installation löschen Sie Ihren Datenbank und importieren die Daten neu. => Tab: Optionen/Datenbank löschen NUTZER ITUNES/FTP/DROPBOX Der Server wird versuchen automatisch Ihren Daten zu konvertieren. Dies ist jedoch nicht in allen Fällen möglich. Vor allem, wenn neue Felder hinzugekommen sind, die nicht automatisch gefüllt werden können. In diesem Fall wird der Import fehlschlagen. Sie können jedoch auf einen Export Ihrer alten Daten zugreifen. Diesen hat i-deal vor der Konvertierung erstellt. Schließen Sie hierzu Ihr ipad per itunes an Ihren PC/Mac an und lesen Sie das Backup-Verzeichnis in der Freigabe zu i-deal aus. Im Handbuch Datenmodell ist beschrieben, welche Änderungen in den neuen Release Ständen hinzugekommen sind. Ändern Sie Ihre Daten entsprechend und importieren sie neu. 7

8 auftragserfassung Was hat Ihr Kunde in den letzten Monaten bestellt? Welche Konditionen wurden beim letzten Auftrag vereinbart? Sind noch Bestellungen offen? Mit i-deal sehen Sie alle Kundeninformationen auf einen Blick. Ihre Kundendaten sind immer und überall verfügbar, auch wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben. Die Daten können auch offline und vor Ort angelegt und bearbeitet werden. FIRMENSTAMM KUNDENDATEN UND KONTAKTE

9 3 FIRMENSTAMM 3.1 FIRMENSTAMMDATEN UND PERSONEN Im Register Kontakt sehen Sie alle von Ihnen angelegten Firmen und Personen mit den dazugehörigen Adressen und Kontaktdaten (importiert mittels company.csv, address.csv und communication.csv). Wenn eine Person einer Firma zugeordnet ist, finden Sie die Person auch direkt unter den Firmenstammdaten. Im Register Kontakt können Sie: - Firmen und dazugehörige Personen sehen - nach Personen und Firmen suchen - Firmen hinzufügen/ändern - Personen hinzufügen/ändern - Kontaktdaten hinzufügen/ändern (Tel., Fax, Name, , etc.) - Anschrift in Google Maps anzeigen. 9

10 3 FIRMENSTAMM 3.2 BEARBEITEN EINER FIRMA Die Stammdaten der Firma können Sie einfach bearbeiten in dem Sie das gewünschte Feld auswählen und die Daten ändern. Nach verlassen des Feldes werden die Daten gespeichert. Folgende Felder sind Auswahlfelder, die vorgegeben sind: Geschäftsbezeichnung (Auswahl: eigene Firma / Lieferant / Kunde / Interessen / etc.) Land => Die Ländercodierung erfolgt nach ISO (z. B. DE = Deutschland) Folgende Felder sind Auswahlfelder, die Sie bestimmen können: Preisgruppe (pricelist.csv - pricegroup) Rabattgruppe (discountlist.csv) Wichtig: Bitte beachten Sie nicht mehr als 1 Firma als eigene Firma zu deklarieren. An die , die dieser Firma zugewiesen ist, wird jeweils automatisch eine Kopie der Auftragsbestätigungen gesendet. 10

11 3 FIRMENSTAMM 3.3 KONTAKTDATEN BEARBEITEN/HINZUFÜGEN Zu einer Firma kann eine beliebige Anzahl von Kontaktdaten ( , Fax, Telefon, Adressen) angelegt werden. Klicken Sie den Bearbeiten Button und fügen Sie neue Kontaktdaten hinzu oder löschen Sie bereits angelegte Daten. Bei der Anlage einer neuen Anschrift haben Sie die Möglichkeit der Adresse einen bestimmten Adress-Type (Standard, Lieferung, Rechnung, etc.) anzulegen. Für einen neuen Auftrag werden die Anschriften inhaltlich richtig vorbelegt. Sie können jedoch manuell geändert werden. Wenn es keine spezielle Anschrift gibt, wird immer die Standard Anschrift im Auftrag genutzt. 3.4 BEARBEITEN EINER PERSON Die Stammdaten der Person können Sie wie die Stammdaten der Firma auch einfach bearbeiten in dem Sie das gewünschte Feld auswählen und die Daten ändern, nach verlassen des Feldes werden die Daten gespeichert. Auch hier können Sie die Kontaktdaten, wie oben beschrieben, bearbeiten/hinzufügen. 11

12 3 FIRMENSTAMM 3.5 SUCHE Die Suche von Firmen und Personen können Sie über zwei unterschiedliche Wege durchführen. Die erste Variante ist die direkte Suche über den Namen oder der Firmennummer. Dazu geben Sie eine Abfrage an, nachder gesucht werden soll. Haben Sie einen Kunden Namens Mayer, können Sie z.b. einfach nach aye suchen. Da die Abfrage im Kundenname vorkommt, wird dieser Ihnen auch angezeigt. Die zweite Suchvariante ist die Detail-Suche. Hier können Sie mehrere Suchoptionen angeben. So können Sie z.b. über das Land und/oder die PLZ nach Kunden/Personen suchen. Sie können auch nach PLZ 76 suchen, dann bekommen Sie alle Kunden angezeigt, deren PLZ mit 76 beginnt. 12

13 3 FIRMENSTAMM 3.6 KUNDENDATEN MIT ROUTENOPTION Mit i-deal starten Sie entspannt in den Arbeitstag: Planen Sie Ihre Aufgaben und Ihre Route direkt am ipad. Auf einer Google Maps basierten Karte werden die Standorte Ihrer Kunden angezeigt. So sehen Sie direkt, welche Kunden sich in der Nähe befinden. Methode 1: i-deal zeigt Ihnen die örtlich 100 nächsten Firmen im Umkreis Ihres aktuellen Standortes. Der Standort wird per GPS ermittelt. Methode 2: Alternativ können Sie sich eine eigen erstellte Auswahl auf der Karte anzeigen lassen. Das können z.b. die Kunden im PLZ Bereich 67 sein. Beachten Sie, dass nur die UMTS-Modelle des ipad einen GPS Sensor haben. Die GPS Daten der Anschriften kann i-deal für Sie ermitteln. 13

14 auftragserfassung Welche Artikel haben Sie, wie oft und zu welchem Preis verkauft? Wie waren Ihre Umsätze in den letzten Monaten? Mit welchen Kunden machen Sie den höchsten Umsatz? Unser Dashboard liefert Ihnen alle Informationen direkt beim Öffnen von i-deal. Erstellen Sie Monatsberichte und Kundenstatistiken mit wenigen Fingertipps. DASHBOARD STATISTIK

15 4 DASHBOARD In diesem Bereich haben Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick. Erfahren Sie welche Kunden sich in Ihrer direkten Umgebung befinden, welche Aufträge Sie in den letzten 2 Wochen geschrieben haben und sehen Sie die Übersicht über die meist verkauften Artikel geteilt nach Menge oder Umsatz. Wenn Sie noch offene Warenkörbe bei Ihren Kunden haben, sind sie im Dashboard oben links zu sehen. Mit einem Klick gelangen Sie direkt zum gewünschten Warenkorb und können ihn weiter bearbeiten oder löschen. Auf der rechten Seite des Dashboards haben Sie zusätzlich die Möglichkeit verschiedene weitere Statistiken anzeigen zu lassen, diese können Sie frei über die Auswahl festlegen. 15

16 auftragserfassung Mit i-deal starten Sie entspannt in den Arbeitstag: Planen Sie Ihre Aufgaben direkt am ipad. Sehen Sie was Sie noch zu erledigen haben oder bis wann etwas erledigt sein soll. Alle Aufgaben auf einen Blick. AKTIVITÄTEN AUFGABENLISTE

17 5 AKTIVITÄTEN Hier werden die Aufgaben angezeigt, für die der Mitarbeiter selbst zuständig ist. In dieser Darstellung werden die Aufgaben ohne Beschränkung auf einen bestimmten Kunden angezeigt. Hier können Sie auf einen Blick sehen, welche Aufgaben/Aktivitäten Sie noch zu erledigen haben, welche Sie bereits abgeschlossen haben und welche überfällig sind und noch erledigt werden müssen. Detailliertere Info entnehmen Sie bitte aus dem Kapitel 6.5 Aufgaben/Aktivitäten. 17

18 auftragserfassung Im Register Info finden Sie alle Informationen, die zu der ausgewählten Firma zur Verfügung stehen. Hier finden Sie Informationen zu den Bereichen Umsatz, Belege, Projekte, Notizen und Aktivitäten. Halten Sie das ipad im Querformat, können Sie auf der linken Seite auch die Stammdaten der Firma, wie im Register Kontakt beschrieben, bearbeiten. INFOBEREICH INFORMATIONEN ÜBER KUNDEN / CRM

19 6 INFORMATIONEN ÜBER KUNDEN / CRM 6.1 UMSATZ - ANALYSE Aufgrund der Rechnungen, die in i-deal geladen wurden (invoices.csv), können Sie sofort die Umsatzentwicklung des Kunden erkennen. Ihnen werden die Umsatzdaten, des Vorjahres (komplettes Jahr, z.b. 2014) angezeigt, die Umsatzdaten zum Vergleichszeitraum (Jan aktueller Monat des Vorjahres), sowie die Umsätze des aktuellen Jahres (ab Januar). Als Übersicht wird die Entwicklung Ihrer Umsätze im Vergleich zum Vorjahreszeitraum pro Produktgruppe ausgewiesen. Sie können jedoch auch tiefer einsteigen und nach Jahren, Monaten, Produktgruppen oder Einzelprodukten die Entwicklung Ihrer Umsätze analysieren. Zusätzlich zu den Umsatz- / Mengenangaben können Sie weitere Informationen zu der Firma hinterlegen (itemextendetinfo.csv). 19

20 6 INFORMATIONEN ÜBER KUNDEN / CRM 6.2 BELEGE - RECHNUNGEN/AUFTRÄGE/ANGEBOTE Hier werden Ihnen alle Belege zu dem ausgewählten Kunden, die importiert wurden, angezeigt: Offene Posten (openinvoices.csv) Rechnungen (invoices.csv) Aufträge (orders.csv) Angebote (quotes.csv) Innerhalb der einzelnen Belegarten des Kunden kann nach Artikelnummer Bezeichnung einem frei festzulegendem Text, wie der Kommission gesucht werden. Bei den Daten handelt es sich um Positionsdaten mit Angabe von Menge und Preis. Textanmerkungen und/oder umfangreiche Kopfdaten und Rabatte werden nicht dargestellt. 20

21 6 INFORMATIONEN ÜBER KUNDEN / CRM 6.3 BELEGE - BILDER UND DOKUMENTE Unter Belege finden Sie eine beliebige Anzahl von Dokumenten/Bildern die Sie zu dem Kunden hinterlegt haben. Diese können Sie jederzeit Anzeigen lassen. Es werden folgende Daten-Formate unterstützt: PDF Office Dokumente (doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx) Bilder (jpg, png) Videos (mov, mv4) Um die Daten auf das ipad zu übertragen muss der gesamt Ordner Doc auf einen FTP Server / Dropbox gelegt werden. Der Import und die Aktualisireung von Bilder und Dokumente zu Firmen sind dem der Bilder und Dokumente zu Artikeln ähnlich. I-Deal erkennt automatisch welche Daten geändert wurden und lädt nur neu hinzugefügte Dateien. Genaueres hierzu entnehmen Sie bitte aus dem Handbuch Datenimport. 6.4 BESUCHSBERICHTE Ein Bericht ist eine Notiz zu einem Kunden. Berichte können am iphone/ipad neu angelegt, eingesehen oder geändert werden. Sie werden im Bereich Info angezeigt. 21

22 6 INFORMATIONEN ÜBER KUNDEN / CRM 6.5 AUFGABEN/AKTIVITÄTEN Aufgaben sind stets einem Termin einer zuständigen Person einem Kunden zugeordnet. Aufgaben können mit Bilder/Fotos verbunden werden. Es gibt 3 Sichtweisen zu Aufgaben Alle Aufgaben zu einem Kunden: -> Register Info Hier werden alle Aufgaben zu diesem Kunden angezeigt (eigene und fremde). In dieser Darstellung werden jeweils nur die Aufgaben zu einem Kunden angezeigt. Alle eigenen Aufgaben: -> Register Aktivitäten Hier werden nur die Aufgaben angezeigt, für die der Mitarbeiter selbst zuständig ist. In dieser Darstellung werden die Aufgaben ohne Beschränkung auf einen bestimmten Kunden angezeigt. Alle delegierten Aufgaben: -> Register Aktivitäten Hier werden nur die Aufgaben angezeigt, die vom Mitarbeiter delegiert worden sind. In dieser Darstellung werden die Aufgaben ohne Beschränkung auf einen bestimmten Kunden angezeigt. Der Mitarbeiter kann neue Aufgaben auf dem mobilen Gerät anlegen. Er kann aber nur für sich selbst vorgesehene Aufgaben oder von ihm delegierte Aufgaben ändern. 22

23 6 INFORMATIONEN ÜBER KUNDEN / CRM 6.6 ANZEIGE ALLER AUFGABEN ZUM MITARBEITER Die Anzeige erfolgt auf der Seite Aktivitäten 6.7 BEARBEITEN EINER AUFGABE Damit nichts vergessen wird: Erstellen Sie sich oder Ihren Mitarbeitern/Kollegen eine Aufgabe. Die Typen-Felder sind variabel anpassbar. Im Freitextfeld können Sie zusätzliche Informationen notieren. Wichtig: Sie müssen in den Einstellungen Ihre eigene Personal-Nummer eintragen. Diese ordnet zu, welche Aufgaben für Ihre Person vorgesehen sind. Anmerkung: Wenn Sie Ihre Daten selbst aus CSV Files importieren, achten Sie bitte darauf, auch die Tabelle der Mitarbeiter zu importieren: staff.csv. 23

24 6 INFORMATIONEN ÜBER KUNDEN / CRM 6.8 AKTIVITÄTET ALS TERMIN Ab sofort ist es möglich eine neue Aktivität direkt aus der App als Termin im ipad Kalender einzutragen. 24

25 6 INFORMATIONEN ÜBER KUNDEN / CRM 6.9 BESUCHSBERICHT ALS FORMULAR Es können nun strukturierte Besuchsberichte erfasst werden. Das Formular kann an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden. 25

26 6 INFORMATIONEN ÜBER KUNDEN / CRM S AUS BERICHT UND AUFGABE SENDEN Es können nun s aus einem Bericht/Notiz und aus einer Aufgabe heraus versendet werden. 26

27 6 INFORMATIONEN ÜBER KUNDEN / CRM 6.11 SCHALTER: S FÜR KUNDE/LIEFERANT VORBELEGEN In den Einstellungen kann nun gewählt werden, ob die für den Kunden und Lieferant im Auftragskopf vorbelegt werden soll. Sprich: Soll das Auftrags PDF an den Kunden/Lieferanten gesendet werden. Früher war dies immer der Fall. Manche Kunden wollen dies jedoch nicht. 27

28 auftragserfassung Der Shop und der Warenkorb bieten alles für eine umfassende Auftragsabwicklung. Statt langem Suchen im Katalog, zeigen Sie Ihrem Kunden Bilder, Produktinfos, Videos direkt auf dem ipad. Ihr Kunde kann sich den fertigen Auftrag nochmal anschauen und direkt am ipad unterzeichnen. Schon geht der Auftrag als PDF raus. PRODUKTSHOP AUFTRAGSERFASSUNG UND WARENKORB

29 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.1 ARTIKELPRÄSENTATION Im Bereich Auftragserfassung wird eine komplette Artikel-Datenbank angeboten. Hier können Sie die beste Darstellung Ihrer Produkte zwischen Vollbild als Liste, Groß-, Kleinansicht, Listendarstellung, mit oder ohne Preis und mit oder ohne Textbeschreibung frei wählen. 29

30 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.2 ARTIKELBESCHREIBUNG Es ist möglich zu jedem Artikel eine ausführliche Beschreibung zu hinterlegen. Zusätzlich kann eine beliebige Anzahl von Bildern und Dokumenten hinterlegt und angezeigt werden. Unterstützt werden u.a. folgende Formate: MS Office, PDF, png, jpg, mov, mv4. Die Ablage der Dokumente erfolgt einfach in einer Filestruktur. Für jeden Artikel ist ein Ordner anzulegen. Der Ordner muss jeweils die Artikelnummer tragen. Mehr dazu entnehmen Sie bitte aus dem Handbuch Datenimport. Lediglich lassen die HTML-Komponente in den Artikel-Texten nur bestimmte Formatierungen für Tabellen und Stiele zu. 30

31 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.3 LAGERBESTANDSAUSWEISUNG i-deal kann die Lagerbestände sekundengenau abfragen. Hierzu ist eine Internetverbindung notwendig und ein Sync-Server. Die Farbcodierungen (rot, gelb, blau) deuten die Verfügbarkeit des Artikels an. Die Grenzen, ab wann welche Farbe dargestellt wird, sind in der Schnittstelle einstellbar. Für Anwender mit CSV Import wird stets der Lagerbestand zum Zeitpunkt des letzten Importes dargestellt. Wenn man die Daten z.b. täglich oder stündlich auf einem FTP-Server ablegt, besteht auch hier die Möglichkeit, die Bestände in diesem Zeitrhythmus neu zu aktualisieren. Für Anwender mit Sync-Server gibt es zusätzlich die Möglichkeit in den Optionen die Funktion Lagerbestände aktualisieren aufzurufen. Diese aktualisiert alle Lagerbestände im System VARIANTEN-ARTIKEL Auf dem ipad werden Varianten Artikel unterstützt. Möglich ist die Darstellung von Artikeln mit 2 Ausprägungen. Dies können z.b. Größe (S, M, L, XL, etc.) und/oder Farbe (rot, grün, schwarz, etc.) sein. Für jeden Artikel ist es möglich separate Varianten-Typen zu definieren. 31

32 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.5 PREISE Es werden die nachfolgenden Preisfindungen unterstützt: Staffelpreise (Mengenstaffel) Standartpreise Kunden-Sonderpreise Kunden-Gruppenpreise Listenpreise manuelle Preisvergabe. Das System findet stets den korrekten Preis. Falls es zu einem Artikel mehrere Preise gibt, wird der Preis mit der höchsten Priorität genutzt. So wird z.b. der Standartpreis erst genutzt, wenn es keinen Kunden-Gruppenpreis oder Kunden-Sonderpreis gibt. 7.6 RABATTE Es werden zwei additive Rabatte unterstützt: Auftragssrabatt und Positionsrabatt. Folgende Positionsrabatte können voreingestellt werden: Kundenrabatte Kunden- /Artikelgruppenrabatte Kunden- / Artikelrabatte Kundengruppenrabatte Kundengruppen - / Artikelgruppenrabatte Der nach den Regeln berechnete Rabatt kann im Warenkorb manuell überschrieben werden. 32

33 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.7 AUFTRAGSERFASSUNG Sie können die gewünschten Artikel per Fingertipp oder mit einem Barecodescanner direkt aus dem Shop in den Warenkorb legen. Jetzt können Sie Lieferdatum, Menge oder Preise ändern. Die Auftragsdaten können übertragen werden: direkt in einer Warenwirtschaft / ERP als PDF per als csv auf einen FTP-Server als csv in die Dropbox als xml auf FTP / Dropbox I-Deal versendet mit jedem Auftrag bis zu 3 s mit PDF. Sie können Artikel mit 4 verschiedenen Methoden in den Warenkorb legen: Scannen eines Barcodes mit einem Bluetooth-Scanner Nachschlagen in einem Such-Baum Suchen mit Filter (Angebote, Restposten, Kollektion, etc.) Durch Freitextsuche zu Artikelnummer oder Bezeichnung. 33

34 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.8 ARTIKELERFASSUNG Um einen Artikel in den Warenkorb zu legen, geben Sie einfach die betreffende Menge in dem jeweiligen Feld an oder nutzen Sie die Plus/Minus Buttons. Optionen: Artikel können als Varianten-Artikel definiert sein. In diesem Fall öffnet sich automatisch die Varianten Matrix. Zu Artikel können Verkaufs-Verpackungseinheiten definiert sein. In diesem Fall können immer nur Vielfache der Verkaufseinheiten in den Warenkorb gelegt werden (z.b. 12, 24, 36, etc.). 7.9 VOLLTEXTSUCHE Eine Freitextsuche über Artikelnummer oder Kurztext zum Artikel liefert alle zum Suchausdruck passenden Artikel. Die Suche ist unscharf, das heißt es ist ausreichend einen Teilausdruck des Textes zu suchen (z.b. ül für Firma Müller ). 34

35 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.10 FILTERSUCHE Artikel können Merkmale haben wie Restposten, neue Kollektion oder Angebotsware. Nach diesen Merkmalen kann zusätzlich zur Struktur-Suche gefiltert werden. Hier haben Sie die Möglichkeit die Suchfelder frei auszuwählen. Mehr dazu im Handbuch Datenmodell BARCODE-ERFASSUNG MIT BLUETOOTH-SCANNER Über einen angebundenen Bluetooth Barcode Scanner können Artikel direkt mit Barcode erfasst werden. Es kann sowohl die EAN als auch die Artikelnummer gescannt werden. Für die Artikelerfassung mit Scanner gibt es ein spezielles Erfassungsfenster. Dies kann aus dem Shop durch Wahl des Scanner Buttons erreicht werden. Schließen Sie ihren Barcode Scanner per Bluetooth an das ipad an. Jedes Scannen eines Artikels (EAN Code oder Artikelnummer als Barcode wird erkannt) erhöht die Menge im Warenkorb um 1 Stk. Alternativ kann nach dem Scannen eines Artikels eine Menge auf der Tastatur eingegeben werden. 35

36 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.12 ÜBERNAHME AUS ALTEN AUFTRÄGEN Alte Aufträge, Rechnungen, Angebote können ganz oder in Teilen in einen neuen Auftrag übernommen werden. Somit kann z.b. die Bestellung des Vorjahres oder letzten Quartals einfach übernommen werden. Der letzte Auftrag, ein altes Angebot oder eine Rechnung kann als Vorlage für die neue Bestellung dienen. Gehen Sie zur Seite Info und wählen Sie den betreffenden Auftrag / Rechnung / Angebot aus. Sie können nun alle Positionen markieren und in den Warenkorb übernehmen, oder nur einzelne Positionen selektieren und dann diese Auswahl in den Warenkorb übernehmen. Sie können nun alle Positionen markieren und in den Warenkorb übernehmen. Oder Sie selektieren nur einzelne Positionen und übernehmen dann diese Auswahl in den Warenkorb. Es ist auch möglich, mehrere alte Aufträge nacheinander durchzusehen und aus jedem Auftrag dann einzelne Positionen in den Warenkorb zu übernehmen. 36

37 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.13 ATTRIBUTE AUSWAHL Nachdem Sie mehrere Artikel oder eine ganze Rechnung zur Vorauswahl übernommen haben, können Sie auswählen welchen Daten noch zusätzlich übernommen werden LIEFERTERMINE UND SPLITTUNG Ein Auftrag kann gesplittet werden in mehrere Teillieferungen. Die Termine der Lieferungen können Sie manuell festlegen oder per Angabe eines frühesten bzw. spätesten Liefertermins. Zusätzlich kann pro Lieferung eine andere Lieferadresse angegeben werden. 37

38 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.15 WARENKORB Im Warenkorb können Sie auf einen Blick sehen, welche Artikel der Kunde ausgewählt hat, welche Konditionen für die einzelnen Artikel vergeben wurden bzw. den gesamten Auftrag. Auch im Warenkorb können alle Artikel nochmals bearbeitet werden, Preise und Menge verändert werden oder einfach Artikel aus dem Warenkorb gelöscht werden. Im unteren Bereich erhalten Sie genaue Information zum Gesamtpreis, zu der Steuer und zum Kopfrabatt, somit sehen Sie sofort wie hoch der Auftrag ist. 38

39 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.16 AUFTRAGSKOPFDATEN Im Auftrag können zusätzlich folgende Informationen erfasst werden: - Zahlungsbedingungen - Lieferanschrift - Rechnungsanschrift - Frachtart - Lieferbedingung - Lieferdatum (Auftrag) - Unterschrift Kunde - Freitext zum Auftrag - Adresse von Kunden und Lieferant, die den Auftrag als PDF erhalten sollen. 39

40 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG 7.17 UNTERSCHRIFT Selbstverständlich können Sie Ihren Kunden den Auftrag wie gewöhnlich unterschreiben lassen. Um die Unterschrift rechtsverbindlich zu machen, sollen Sie zusätzlich über ein revisionssicheres -Archiv verfügen. 40

41 7.18 AUFTRAG VERSENDEN 7 PRODUKTSHOP / AUFTRAGSERFASSUNG Beim Versenden des Auftrages werden bis zu 3 s (eigene Firma, Kunde, Lieferant) versendet, mit einem PDF als Anhang. Das PDF enthält den Auftrag und kann beliebig nach Kundenwunsch angepasst werden. Die Einstellungen dafür finden Sie unter Optionen => Beleg Konfiguration. Zusätzlich kann der Auftrag sofort in Ihr ERP / Warenwirtschaft eingespielt werden. Details hierzu sind in der jeweiligen Schnittstelle zu ihrem ERP / Warenwirtschaft beschrieben. 41