prima projektorientiertes Management AGIS Hauptstrasse 39, CH-9053 Teufen AR,

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2 Inhaltsverzeichnis 1 prima Übersicht Leistungsübersicht Bedienerfreundlichkeit Leistungsanforderungen/Effizienz Anforderungen aus technischer Sicht prima Funktionen Grundfunktionen Leistungserfassung Budgetierung Fakturierung Adressen und Mitarbeiter Aufträge (Projekte) Auswertung Mitarbeiter Auswertung Auftrag (Projekte) Kunden Rollenverwaltung Module Modul primacrm Modul primaoffert Modul primadokument Modul primaplan Modul primagantt Modul primafakturaplan Modul primareminder Modul primaskills Modul primaevent Modul primaweb Module primamobile Modul primafidexport Modul primaoutlookexport Modul primainternational Modul primaspracheditor Technische Anforderungen Referenzen Firmenportrait Vision / Seite 2/32

3 5.2 Auftrag Ihr Nutzen / Seite 3/32

4 N prima Übersicht prima ist eine sehr flexible Standardsoftware für die projektorientierte Leistungs- und Spesenabrechnung, Projekt- und Ressourcenplanung, Kundenpflege, Offertstellung und Fakturierung von Dienstleistern. prima wird für das projektorientierte Management auf hunderten von Arbeitsplätzen verschiedenster Branchen in der Schweiz und im deutschsprachigen Ausland eingesetzt. prima ermöglicht und unterstützt ein rasches und flexibles Agieren auch bei veränderten Marktsituationen in der Zukunft und wird typischerweise in Unternehmen, die einen sehr hohen Automatisierungsgrad und/oder eine sehr hohe Flexibilität ihrer IT-Lösung anstreben, eingesetzt. Als Standardlösung ist prima modular aufgebaut, unterliegt einem strikten Versionsmanagement und ist flexibel parametrisierbar. Neue Marktanforderungen werden über Updates permanent realisiert und zur Verfügung gestellt. prima ist eine moderne Software, die auf der.net Technologie von Microsoft basiert. Das Datenmanagement basiert auf der Microsoft SQL-Server Datenbank und ist skalierbar, von Klein-Systemen bis zu grössten verteilten Anwendungen mit mehreren hundert Anwendern. Da sich prima seit Jahren auf die Bedürfnisse der Kunden ausrichtet, sind die Funktionen in den verschiedenen Bereichen optimal ausgebaut und eine hohe Praxistauglichkeit ist garantiert. prima schützt im speziellen die Investitionen durch seine hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit, die Offenheit und Integrierbarkeit der Systeme und durch die permanente Weiterentwicklung und die konsequente Marktausrichtung. Unternehmerische Sicht Die hohe Betriebssicherheit und Verfügbarkeit stellen das operative Geschäft sicher, wobei prima mit Fokus auf die Zielmärkte und dessen Kunden permanent weiter entwickelt wird und die neusten Kundenbedürfnisse entsprechend konsequent integriert werden. Das langjährige Branchen Know-how fliesst sowohl bei der Implementation als auch bei der optimalen Integration in bereits bestehende Systemumgebungen ein und unterstützt die Durchsetzung der Unternehmensstrategie. Betriebswirtschaftliche Sicht Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sind die Programmfunktionalitäten, aufgeschlüsselt in einzelne Bereiche, von grosser Bedeutung. Nur wenn alle Arbeitsgebiete und -prozesse umfassend abgedeckt werden können, ist die nötige betriebswirtschaftliche Sicherheit und Flexibilität gewährleistet, da eingesetzte Systeme nicht abgelöst werden müssen und somit enorme finanzielle wie auch personelle Investitionen eingespart werden können. Diesen Anforderungen stellt sich prima und unterteilt die Funktionen in die spezifischen Bereiche. Technische Sicht Daten und Prozesse sind in prima konsequent getrennt. Das Transaktions- und Sicherheitskonzept der Microsoft SQL-Server Datenbank, garantiert auf einer technischen Basis den / Seite 4/32

5 Datenschutz und die Datensicherheit. prima nutzt die Funktionalitäten einer aktiven Datenbank und integriert die referentielle und funktionale Datenkonsistenz auf Datenbankebene. NKN Leistungsübersicht Zeit- und Spesenmanagement prima bietet eine komfortable, intuitiv bedienbare Leistungs-, Kosten- und Spesenerfassung, inklusiver Ferien- und Gleitzeitverwaltung. So werden z.b. aus Outlook Terminen, erledigten Aufgaben und Journaleinträgen automatisch Buchungsvorschläge generiert. Adress- und Beziehungsmanagement prima verwaltet Ihre Adressen, Mitarbeiter und Kunden. Vielfältige Selektions- und Exportmöglichkeiten für Mailings und Kampagnen sind ebenso Standardfunktionen wie der automatische Adressabgleich mit bestehenden Outlook-Adressordnern. Eine globale CRM Übersicht bietet Ihnen jederzeit Überblick über alle Aktivitäten. Gestalten Sie eigene Prozessketten mit von Ihnen definierten Aktivitäten und bilden Sie so Ihre bereits bestehenden internen Prozesse ab. Projekt- und Ressourcenmanagement prima unterstützt ein flexibles Projektcontrolling. Mit einem detaillierten Rollenmanagement können die Daten für jeder berechtigte Person übersichtlich und individuell zur Verfügung gestellt werden. Budget-, Mitarbeiter und andere Ressourcen können sehr einfach und grafisch unterstützt geplant und überwacht werden. Verschiedene Filter- und Warnfunktionen erleichtern diese Steuerung und Regelung. Offert- und Fakturamanagement prima besitzt eine Fakturierung und OP-Verwaltung. Diese Funktionen können sowohl für die externe als auch für die interne Verrechnung unter Abbildung diverser Kosten-/Erlösstrukturen eingesetzt werden. Sie geniessen eine grosse Freiheit bei der Gestaltung der Offerten und Fakturen, da diese auf Wordvorlagen basieren, welche manuell (Individuell pro Endkunde) angepasst werden können. Eine einfache Übergabe von Spesenabrechnungen und Fakturen in eine Finanzapplikation mittels vorkonfigurierten Kontierungsregeln sowie ein regelbasiertes Tarifsystem, ermöglichen die Abbildung der verschiedensten Kundenvereinbarungen. Qualitäts- und Kontrollmanagement Reports, Statistiken, automatische Warnmeldungen, Projektcontrolling, Nachkalkulation und leicht bedienbare Filtermöglichkeiten gewährleisten eine Überwachung aller relevanten Daten. NKO Bedienerfreundlichkeit Mehrsprachigkeit prima erlaubt es, sämtliche verwendete Bereiche wie Titel, Felder, Masken und Menus komfortabel anzupassen oder zu übersetzen. / Seite 5/32

6 GUI und mehrere Fenster Die Benutzeroberfläche von prima basiert auf dem Windows-Standard MDI (Multiple Documents Interface) und erlaubt eine Vielzahl von gleichzeitig geöffneten Fenstern. Grafische Darstellung von Auswertungen Frei definierbare Auswertungen, welche die Zusammensetzung von aggregierten Daten sichtbar machen, können auch grafisch dargestellt werden. Short-Cuts und Stichwörter Die häufig gebrauchten Funktionen können mit Short-Cuts direkt über die Tastatur aufgerufen werden. In den Masken Projekte, Adressen, Mitarbeiter und Fakturen kann auch nach einzelnen Stichworten gesucht werden. NKP Leistungsanforderungen/Effizienz Geringer Aufwand für Stunden- und Spesenerfassung Die Zeit- und Spesenerfassung ist so konzipiert worden, dass der ungeübte Anwender das Programm mit Drag & Drop intuitiv und ohne Schulung bedienen kann, der geübte aber auch z.b. mit der Eingabe einer einzigen Textzeile eine Buchung erfassen kann. Auswertungen innert kürzester Frist ausgedruckt oder versandt Auswertungen sind immer aktuell und können jederzeit ausgedruckt oder als PDF versendet werden. Auch bei grossen Datenmengen, z.b. mehr als 500'000 Buchungen, sind die Auswertungszeiten gering. Zugriffsberechtigung Das Rollen-Konzept von prima erlaubt eine genaue Abbildung der Benutzerrechte. Jede Rolle kann sich auf eine Funktion (PL, Bereichsleiter, Mitarbeiter einer bestimmten Filiale, usw.) beziehen. Archivierung Projekte sowie Mitarbeiter können auf den Status inaktiv gesetzt werden und sind nur noch für Statistikzwecke in der Datenbank vorhanden. Sie können bei Bedarf auch ausgelagert werden. NKQ Anforderungen aus technischer Sicht Bei der Konzeptionierung und Produktion von prima wurde besonders darauf geachtet, auch aus technischer Sicht eine optimale benutzerfreundliche, offene, sichere und weiter / Seite 6/32

7 entwickelbare Standardlösung zu schaffen. Die folgende Abbildung vermittelt eine Übersicht über wichtige prima Eigenschaften: Sicherheit Dadurch dass Daten und Prozesse konsequent getrennt sind und prima die Möglichkeiten der aktiven Datenbank ausschöpft, kann die Datenkonsistenz auf Datenebene, grösstenteils unabhängig von Prozessen sichergestellt werden. Dies bedeutet, dass Daten direkt auf Datenbankebene bearbeitet werden können, ohne dass Datenabhängigkeiten beeinträchtigt werden. Durch ein konsequentes Versionsmanagement auf der TFS-Basis wird jederzeit sichergestellt, dass selbst bei Kunden individuellen Anpassungen ausschliesslich konsistente, funktionierende Versionen ausgeliefert werden. Dies schützt selbst die Investitionen bei Individualergänzungen zur Standardversion. In den mehr als 10 Jahren, in denen prima als Standardsoftware im Einsatz ist, gab es keine softwarebedingte Ausfälle. Offenheit prima ist sowohl funktional modular als auch vom Klassenkonzept optimal aufgebaut. Zusammengehörende Elemente (z.b. Outlook-Integration) und Bereiche (z.b. Skills) sind so definiert, dass sie als Ganzes eingesetzt und/oder ersetzt werden können. Die Applikation ist vollständig dokumentiert und die Tabellen sowie Felder werden bei Bedarf offengelegt und sind selbstsprechend formuliert. Benutzerfreundlichkeit Das intuitive prima GUI wurde gemeinsam mit Anwendern gestaltet um den Anforderungen an die Bedienerfreundlichkeit optimal nachzukommen. Sämtliche Masken-, Menu- und Feldbeschriftungen können individuell angepasst werden. Der Benutzer kann nur die Funktionen wählen, für die er berechtigt ist (WYSIWYU = what you see is what you use). Wartungsfreundlichkeit / Seite 7/32

8 Der konsequente modulare Aufbau von prima, die Microsoft.net 2.0 Basis sowie die vielfachen Parametriermöglichkeiten erlauben, prima so zu nutzen, wie es den funktionalen Bedürfnissen und den aktuellen technischen Möglichkeiten entspricht, ohne hardcodierte Ergänzungen vornehmen zu müssen. Die Objektorientierung unterstützt die Entwicklung in der raschen und sicheren Produkt- Weiterentwicklung bei neuen funktionalen oder technischen Anforderungen. O prima Funktionen OKN Grundfunktionen Leistungserfassung Die Leistungs- und Spesenerfassung ist sehr intuitiv zu bedienen. In Anlehnung an die Bedienung des Outlook Kalenders (PIM) ist ein gewohntes Bedienungsumfeld vorhanden mit Docking-Windows für Buchungsvorschläge aus Outlook und einer Liste mit Projekt-Favoriten. Eine Buchung kann mit einer Schnelleingabezeile, mit Drag & Drop, oder mit einem gewohnten Formular erfasst werden. Spesen können zur Zeitbuchung gekoppelt oder einzeln gebucht werden. Zur Auflistung von Buchungsvorschlägen werden Termine, erledigte Aufgaben und Journaleinträge aus Outlook ausgelesen. Diese Funktionalität ist als Modul programmiert, welches ausgewechselt werden könnte, falls die Windows-Benutzer z.b. mehrheitlich den GroupWise-Client einsetzen. Die Eröffnung von Projekten kann mit der entsprechenden Berechtigung in der Projektübersicht vorgenommen werden Budgetierung Die Budgetierung basiert auf Budgetbuchungen, welche Leistungen in Stunden und weitere Kosten repräsentieren. Die Ansätze wie Fahrzeugkilometer, Arbeits-, Consulting- oder Maschinenstunden greifen auf Tarifdefinitionen zurück. Tarifpositionen sind regelbasiert und erlauben, beliebige Ausnahmen zu allgemeingültigen Ansätzen zu definieren. Die Budgetierung ist optional. Sie kann bei entsprechend lizenzierten Modulen auch dazu verwendet werden, aus den Budgetbuchungen den Kalkulationsteil einer Offerte als Worddokument zu generieren. Budgetierte Leistungen können in der prima Projekt- und Ressourcenplanung verwendet werden oder für ein externes System auch direkt ab der Datenbank exportiert werden Fakturierung Dienstleistungen und weiterer Aufwand (z.b. Regieleistungen, Handelswaren, Spesen usw.) können einfach und mit einem wählbaren Detaillierungsgrad verrechnet werden. Rechnungen können nach effektivem Aufwand, Akonto oder Pauschal erstellt werden. Mehrere Projekte lassen sich gesammelt in einer Faktura zusammenfassen. Textbausteine ermöglichen es, jegliche Informationen aus prima in eine Faktura zu integrieren. Das Layout der Fakturen kann mit einer intelligenten Wordvorlage flexibel gestaltet und erstellt werden. Dies gewährleistet eine optimale Einhaltung des Corporate Designs. Gliederung und / Seite 8/32

9 Detaillierung des Inhalts können je nach Rechnungsempfänger variieren. Die generierte Rechnung steht als Worddokument für weitere gestalterische Anpassungen zur Verfügung. Dies ist für spezielle Anpassungen von Einmalrechnungen praktisch. Für häufige Rechnungen mit spezieller Vorgabe des Kunden wird meistens ein weiteres Fakturalayout definiert. Die ESR-Verrechnung ist standardmässig vorhanden ebenso der Export in die Debitorenbuchhaltung. In der Standardversion von prima wird der Ertrag nach vordefinierbaren Regeln kontiert. Mittels eines Plug-In kann die Verteilung auch übersteuert werden. Das Zahlungsdatum kann aus der Debitorenbuchhaltung importiert werden. Die Zahlungseingänge werden periodisch oder bei Bedarf abgefragt. Eine Faktura kann innerhalb von prima storniert werden, dabei erhalten alle Aufwandpositionen wieder den Status nicht verrechnet. Die Stornobuchung gelangt beim nächsten Transfer in die Schnittstelle der Debitorenbuchhaltung. / Seite 9/32

10 J Das Layout kann individuell nach Art, Leistung, Kosten und Regieaufwand definiert werden. Der Aufbau und der Detaillierungsgrad der Rechnung (z.b. jede Buchung auflisten oder nur ein Total pro Mitarbeiter) kann in sogenannten Layouts vordefiniert werden und ist pro Rechnung übersteuerbar. J Freie Positionsgestaltung mit Gruppenbildung und Zwischentotalen. J Für jede Rechnung wird ein Word-Dokument erstellt, dieses Dokument basiert auf einer Word-Vorlage (.dotx resp..dot), mit der Sie die Darstellung festlegen. Dieses Konzept ermöglicht eine optimale Anpassung an das Corporate Design und erlaubt es, bei Spezialfällen die Texte der Rechnung manuell anzupassen Adressen und Mitarbeiter prima verfügt über eine ausgereifte Adressverwaltung mit Such- und Exportfunktionen, Anbindung an z.b. Twixtel, Bildung von Adresshierarchien, Hinterlegung von Vornamen- und Namenstabellen und PLZ- und Landesstämmen. Mitarbeiter können in prima erfasst werden oder sie können z.b. aus einer HR-/Finanzapplikation übernommen werden. Die Anstellungsbedingungen beinhalten die Sollzeiten, welche je nach Anstellungskategorie und Region unterschiedlich sein können, die Beschäftigung in Prozent und den Ferienanspruch. Diese Bedingungen werden auf der Zeitachse hinterlegt, damit eine Arbeitszeitkontrolle einfach und jederzeit erfolgen kann. Der Abrechnungszeitraum ist üblicherweise das Kalenderjahr, er / Seite 10/32

11 kann jedoch frei definiert werden. Stundenlöhner können in der Arbeitszeitkontrolle berücksichtigt werden, haben jedoch keine Soll-Stunden Aufträge (Projekte) Auf dem Projekt können vielfältige Zuordnungen vorgenommen werden, welche alle für Gruppierungs- und Filterungszwecke eingesetzt nutzbar sind. Dazu kommen frei erweiterbare benutzerdefinierte Zusatzfelder. In prima durchläuft ein Projekt sequentiell folgende Schritte: Kontakt > Offerte > laufendes Projekt > abgeschlossenes Projekt > inaktives Projekt / Seite 11/32

12 Der Einstiegspunkt kann frei gewählt werden. Ein Projekt kann folglich beim ersten Kundenkontakt eröffnet werden. Mittels des Moduls primadokument können Dokumente dem Projekt zugeordnet werden und deren Erstellung und Ablage im Dateisystem mit intelligenten Vorlagen vereinfacht und vereinheitlicht werden. In diese Vorlagen werden die bereits in prima vorhandenen Daten (Adresse, Anrede, Projektnummer und Bezeichnung, etc.) abgefüllt. Kundenadressen können für Recherche und Auswertungen unterschiedlich klassiert werden Auswertung Mitarbeiter Die Arbeitszeitenliste gibt Auskunft über Präsenzzeit, Abwesenheit und summarische Produktivität. Weitere konfigurierbare Auswertungen geben detaillierter Auskunft über die Zusammensetzung der Arbeitsleistungen und Spesen der Mitarbeiter. Gleitzeit- und Feriensaldo werden laufend bei der Arbeitszeiterfassung angezeigt. Interne Fremdarbeiten, also Leistungen, die ein Mitarbeiter auf einem Projekt einer anderen Filiale geleistet hat, können jederzeit aus Projekt- oder Mitarbeitersicht ausgewertet werden Auswertung Auftrag (Projekte) Generell kann die detaillierte Auswertung Nachkalkulation wahlweise bezüglich der erfolgten Rechnungsstellung oder bezüglich der erbrachten Leistungen angezeigt werden. Ferner sind auf der Projektübersicht alle aggregierten Kennzahlen wie aufgelaufene Stunden, aufgelaufener Aufwand zu Selbstkosten, noch nicht abgerechneter Aufwand zu externem Ansatz, etc. als Spalten vorhanden. Die Gruppierungskriterien können mit Drag & Drop bestimmt werden. Weitere Spalten können als Berechnung von Standardspalten definiert werden. Eine einmal definierte Ansicht kann unter einem bestimmten Namen gespeichert werden. So kann sich jede Projektleiterin / jeder Controller mit einigen Mausklicks das benötigte Kontrollinstrument bedarfsgerecht konfigurieren. / Seite 12/32

13 Aus dem Kontextmenü eines Auftrags lassen sich alle Buchungen einsehen, die zu diesen aggregierten Zahlen führen. Weiter sind Standardauswertungen für Budgetkontrolle und interne Fremdarbeiten. Zu jeder Faktura können die Leistungen und Spesen, die darauf abgerechnet werden, tabellarisch aufgelistet und angepasst werden. Dabei wird nicht die Leistung des Mitarbeiters geändert sondern die abzurechnende Leistung. Eine Faktura kann vom Projektleiter als kontrolliert markiert und damit für die definitive Rechnungserstellung freigeben werden Kunden Da jedes Projekt zwingend einem Kunden zugeordnet werden muss, sind Kunden- Auswertungen immer Projektauswertungen, die pro Kunde oder Kundengruppe aggregiert sind und somit wie oben abgebildet ausgewertet werden können. Für die Kundenstammsätze steht immer die ganze Funktionalität der Adressverwaltung zur Verfügung, also für Export, Direktwahl, etc Rollenverwaltung Das Rollen-Konzept von prima erlaubt eine genaue Abbildung der Benutzerrechte. Jede Rolle kann sich auf eine Funktion (PL, Bereichsleiter, Mitarbeiter einer bestimmten Filiale, etc.) beziehen. / Seite 13/32

14 OKO Module Modul primacrm Das primacrm-modul dient der Darstellung sämtlicher Aktivitäten und Beziehungen zu einem Kunden. Weiter unterstützt und automatisiert es den Kontakt zum Kunden. Zentral ist eine Übersicht, in der sämtliche Elemente einer Kundenbeziehung angezeigt werden wie: Projekte, Dokumente und Fakturen Beziehungen (Rollen) zu anderen Personen und Firmen Zugehörigkeit zu Adressgruppen Aktivitäten, erfolgte und geplante. Das CRM-Modul basiert auf der komfortablen Adressverwaltung von prima und profitiert damit von Funktionen wie: Übersichtlichere Darstellung der Eingabeformulare Automatische Wahl der Anrede bezüglich Vornamenreferenz, Vorschlagslisten zu Titel und Funktion Dublettenkontrolle und Bereinigung Erweiterte Such- und Filterungsmöglichkeiten TAPI Funktionalität mit prima Das Dienstprogramm Call-Agent, stellt mittels TAPI (Telephony Application Programming Interface) Funktionalität, eine Verbindung zwischen prima und der / Seite 14/32

15 Telefonsoftware her, die auf dem Windows-Client installiert ist. Daraus ergeben sich folgende neue Funktionalitäten: Anrufe können in prima als Buchungsvorschläge erfasst werden. Es können Aktivitäten während oder nach dem Telefonat zu dem Adresse erfasst werden Aus der prima Adressverwaltung können Telefonnummern gewählt und angerufen werden Modul primaoffert Mit primaoffert können Offerten als ergänzbare Worddokumente unter Einbezug der Tarifverwaltung generiert und verwaltet werden Modul primadokument Die Dokumentenverwaltung erleichtert das Wiederauffinden von Dokumenten und vereinfacht das Erstellen und Speichern mittels Vorlagen. Zum einen können Verweise auf Dokumente verwaltet werden, welche aus prima generiert wurden und zum andern können bereits bestehende Dokumente, welche mit einem Projekt oder einem Mitarbeiter in Zusammenhang stehen, zugewiesen werden. / Seite 15/32

16 2.2.4 Modul primaplan Das Modul primaplan bietet Ihnen die Möglichkeit Ressourcen, Projekt- oder Mitarbeiter bezogen zu planen. Als Planungshilfe dient die Kapazität in Form von Sollstunden der Mitarbeiter sowie die Werte der budgetierten/offerierten Stunden auf einem Projekt. Ein flexibel wählbarer Planungshorizont erleichtert die Planung. / Seite 16/32

17 2.2.5 Modul primagantt primagantt ermöglicht es, Projekte einfach und übersichtlich in einem Gantt Diagramm zu bearbeiten. Dabei können Planungs- und Budgetdaten per Drag & Drop einfach bearbeitet werden. primagantt unterstützt die Arbeit mit Funktionalitäten wie: Online Ansicht aller Projektdaten Grafische Ressourcenplanung für einzelne Mitarbeiter, Abteilungen oder für das ganze Unternehmen Grafische Projektplanung inklusive Meilensteine, Abhängigkeiten und Arbeitsteilungen Detaillierte Buchungsdetails zu allen Positionen Stufenlose Zoomfunktion für die Ansicht in Jahren, Monaten oder Stunden / Seite 17/32

18 Projektstatus Warnungen Report-Auswertungen für Auslastungsplanung und Budget-Kontrolle EVM (Projektverfolgung / -controlling) Die Verfolgung von Projektkosten und Terminen ist eine wichtige Komponente im Projektmanagement. EVM Earned Value Management ist dabei eine normierte (ANSI/EIA-748 ) Methode bezüglich Benennung und Berechnung von Kennzahlen. Dieses Modul von prima basiert auf dieser Methode. EVM EV PV AC CV Earned Value Management Projektverfolgung und Kontrolle auf Grund des aktuellen Fertigungsstellungswertes Earned Value Aktueller Fertigunsstellungswert oder SOLL-Kosten um Stichtag Planned Value PLAN-Kosten um Stichtag Actual Cost Aktuelle IST-Kosten zum Stichtag Cost Variance (CV = EV AC) Kostenabweichung oder SOLL-IST-Vergleich zum Stichtag CPI Cost Performance Index (EV / AC, -1 falls AC = 0) Wirtschaftlichkeitsfaktor oder Effizienzfaktor Der Earned Value ist der Wert der ausgeführten Arbeit zu einem bestimmten Zeitpunkt, basierend auf dem geplanten (budgetierten) Wert für diese Arbeit. In prima stehen zwei Methoden zur Berechnung vom EV zur Verfügung: Die Prozent Fertiggestellt EV-Technik Die Prozent Fertiggestellt EV-Technik ist eine subjektive Technik. Die Projektleitung legt zu einem bestimmten Zeitpunkt den Projektfertigstellungsgrad gefühlsmässig fest. Bei Projekten mit Teilprojekten geschieht das auf der Ebene des Teilprojekts. Die Controlling-Instanz einer Firma legt fest, in welchem Intervall diese Schätzung stattzufinden hat. EV berechnet sich aus dem Budget des (Teil)Projekts multipliziert mit dem Fertigstellungsgrad der letzten Meldung vor dem Stichdatum / Seite 18/32

19 2.2.6 Modul primafakturaplan Mit der Fakturaplanung kann für jedes Projekt oder Teilprojekt im Voraus definiert werden, ob die Rechnungen Akonto, Pauschal oder nach Aufwand erstellt werden und wann welche Nebenkosten verrechnet werden sollen. Die zu fakturierenden Werte lassen sich sowohl in Prozenten des Honorarvolumens als auch als Pauschale pro Rechnung definieren. So können Rechnungen periodisch, per Knopfdruck, einfach erstellt werden. Selbstverständlich lässt sich trotzdem jede Faktura weiterhin separat bearbeiten. / Seite 19/32

20 2.2.7 Modul primareminder Mit diesem Tool können Ereignisse definiert werden, bei deren Eintreffen automatisch eine an bestimmte Personen versandt wird. Dies ermöglicht zum Beispiel eine automatische Budget-Überwachung, die Kontrolle über die Zeiterfassung oder die Sicherung einer regelmässigen Fakturierung. / Seite 20/32

21 2.2.8 Modul primaskills Dieses Modul ermöglicht die Selektion von Mitarbeitern und Adressen nach frei definierbaren Attributen und die Darstellung nach diesen Kriterien in einer Baumstruktur. Es kann nach drei Erfüllungsgraden unterschieden werden. Das Skillmanagement wird eingesetzt, um z.b. die Mitarbeiter gezielt entsprechend ihren Fähigkeiten an der richtigen Stelle im Unternehmen einzusetzen. Weiter können verschiedene Lebenslaufphasen, wie Ausbildung, Weiterbildung, Werdegang etc. beschrieben werden: / Seite 21/32

22 2.2.9 Modul primaevent Dieses Modul wird für die Verwaltung von Tagungen, Seminaren, Kurse, etc. eingesetzt, also überall dort, wo verschiedene Personen am selben Ereignis teilnehmen. primaevent zeichnet sich durch folgende, intuitiv zu bedienende Funktionalitäten aus: Einfache Verwaltung aller Veranstaltungen inkl. Teilnahme-Preisen und Konditionen sowie Vereinbarungen und Sponsoren Übersichtliche und flexible Handhabung der Anmeldungen Vielfältige Verwendungsmöglichkeiten der filtrierbaren Teilnehmerlisten (Serienbriefe, Export, Mailing, etc.) Manuelle oder automatische Fakturierung der Teilnehmergebühren Generierung der Abrechnung mit Sponsoren Komplette Nachkalkulation innerhalb von prima (Zeitaufwand, Spesen, Fremdhonorare, etc.) / Seite 22/32

23 Modul primaweb primaweb ist eine Browserapplikation, in der Leistung und Spesen erfasst werden unter Ansicht der Projekt- und Adressinformationen. primaweb ist nicht ortsgebunden, daher können Daten überall über das Internet erfasst werden. / Seite 23/32

24 Module primamobile primamobile ist eine Ergänzung zu der bestehenden Leistungserfassung in prima. primamobile ermöglicht das Erfassen von Leistungen und Spesen über mobile Endgeräte wie z.b. iphone, Android-Smartphones oder Tablets. Dabei werden Die erfassten Informationen über WLAN oder Mobilfunknetz übermittelt. / Seite 24/32

25 Modul primafidexport Dieses Modul ermöglicht die automatische Übergabe von Rechnungs-, Spesen- und Lohndaten in Finanzapplikationen Modul primaoutlookexport Mit Hilfe dieses Moduls können prima Adressdaten in Outlook- oder Exchange-Ordner exportiert werden. Die Adressen lassen sich einzeln oder über einen Dialog mit Hilfe eines Filters manuell exportieren. Dieser Vorgang lässt sich z.b. im Windows-Task-Manager automatisieren und kann zum definierten Zeitpunkt ausgeführt werden Modul primainternational primainternational kann in einem Konzern gruppenweit eingesetzt werden. Alle Auswertungen stehen in der jeweiligen Landeswährung zur Verfügung. Somit werden z.b. für Mitarbeiter am Sitz in Deutschland die Spesenlisten in EUR ausgegeben, eine Rechnung wird in der entsprechenden Projektwährung erstellt oder die Mitarbeiterkalkulation eines Angestellten in / Seite 25/32

26 der Schweiz wird in CHF berechnet. Darüber hinaus unterstützt dieses Modul mehrere MWST- Systeme sowohl für den Vorsteuerabzug wie auch für den Umsatz. / Seite 26/32

27 Modul primaspracheditor Mit diesem Modul können sämtliche Dialogtexte sowie Menüeinträge und Meldungen individuell an die firmeneigene Terminologie angepasst oder in beliebige weitere Sprachen übersetzt werden. Mittels Klick der rechten Maustaste auf eine Beschriftung kann diese in verschiedene Sprachen übersetzt werden: / Seite 27/32

28 P Technische Anforderungen Hardware: TAPI Betriebssystem: Datenbank MS-Office: Drucker: Kommunikation: Datensicherung: Kenntnisse: Preise: Server / PC-Einzelplatzsysteme mit genügend RAM, Prozessor neuer Generation vorhanden. MS Remote-Desktop-Funktionalität ist in Betrieb. Falls prima und die Telefonie gekoppelt werden sollen, kann die prima TAPI Funktionalität genutzt werden. Dies setzt zusätzlich eine separate IP-Telefonie Software voraus, welche TAPI 3.0 unterstützt (z.b. Swyx). Andere Systeme und genaue Spezifikationen sind mit abzusprechen. Windows 7 oder XP aktuellem Microsoft-Service Pack oder Mac- Computers mit Intel Chipsatz. SQL-Server oder Express. Microsoft Word 2000 oder neuere Version (für die Fakturierung und dynamische Generierung von Dokumenten) vorhanden. OCR-B fähiger Drucker (für die ESR Zeile, wenn gewünscht) vorhanden. Internetzugang für Fernwartung und Downloads vorhanden. vorhanden Windows- und genügend Office-Bedienungs-Knowhow vorhanden Sämtliche Preisangaben in diesem Angebot verstehen sich exkl. MWST und Spesen / Seite 28/32

29 Q Referenzen Was Kunden über prima sagen: "prima ist für die Mitarbeitenden im Informatikamt des Kantons Appenzell Ausserrhoden zum geschätzten, täglich genutzten Hilfsmittel geworden. Der Funktionsumfang und die einfache Handhabung entspricht genau dem, was wir gesucht haben. Die Betreuung ist schnell, unkompliziert und kompetent." Peter Aeschlimann, Appenzell Ausserrhoden / Informatikamt, Herisau " prima ist für uns ein verlässliches Stück Alltag. Für den Mitarbeiter ist die Zeiterfassung schnell und präzise gemacht und die Geschäftsleitung hat den Überblick über Arbeitszeiten und Ferienkonten. Weiter bilden prima-auswertungen eine gute Grundlage für unser Projektmanagement und die laufende Budgetplanung." Stephanie Zeeb, B,S,S. Volkswirtschaftliche Beratung, Basel "Die Leistungserfassung mittels prima ist dank der intuitiven Menuführung sowie der einfachen Anknüpfung an das Outlook professionell und effizient. Die zusätzliche Möglichkeit, abgehende und ankommende Anrufe im prima zu loggen, überzeugt sämtliche Mitarbeiter in unserer KMU." Christian Prasciolu, eastcare AG, Kompetenzzentrum für Ärzte, St. Gallen "Die Software prima eignet sich für unser Ingenieurbüro hervorragend. Die Abläufe und Sicherungen passen sich bestens in unser Qualitätsmanagement ein und die Controllingfunktionen unterstützen die Geschäftsleitung in ihrer Funktion. prima wurde in kurzer Zeit von den Mitarbeitern akzeptiert und wird für die persönliche Zeitund Spesenüberwachung geschätzt. Die Software ist sehr stabil und leistet auch im Netzwerk einen störungsfreien Betrieb. Die Konfiguration kann in kurzer Zeit erstellt und jederzeit angepasst werden und die Einführung der Mitarbeiter erfolgte innerhalb eines halben Tages. prima ist sehr flexibel aufgebaut und erfüllt alle unserer geforderten Parameter, von der Leistungserfassung bis zur Debitorenverwaltung. Die Einführung bedurfte keiner Anpassung unserer Betriebsabläufe und unseres CI." Jürg Häberling, Elbas Schweiz AG, Ingenieur-Gesellschaft für Elektrische Bahnsysteme, Zürich "Wir erleben das Team der Entwickler der prima-software als äusserst kompetente Leute, die auch gerne und unkompliziert mithelfen, praxisnahe und einfache Lösungen für die verschiedensten Problemstellungen zu finden" Thomas Kistler, Edy Toscano AG, Engineering & Consulting, Chur / Seite 29/32

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