1. Einführung in die Systematik der Buchführung 1.1 Grundlagen der Buchführung 1. Aufgaben der Buchführung

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1 1. Einführung in die Systematik der Buchführung 1.1 Grundlagen der Buchführung 1. Aufgaben der Buchführung In einer Unternehmung fällt eine Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsfälle an, z.b.: Fertigerzeugnisse werden verkauft, Schulden gegenüber Lieferanten werden abgezahlt, Kunden begleichen Forderungen, Löhne und Gehälter sind zu zahlen, Betriebliche Fahrzeuge werden gekauft, Dem Bankkonto werden Zinsen gutgeschrieben u.s.w. Aus diesem Katalog, der nur einen ganz kleinen Teil betrieblicher Geschäftsfälle aufzeigt, ist schon zu erkennen, daß niemand sämtliche Geschäftsfälle einer Unternehmung im Gedächtnis behalten kann. Hieraus erwächst die Notwendigkeit, schriftliche Aufzeichnungen zu machen. Da früher diese Aufzeichnungen in gebundenen Büchern erfolgte, bezeichnet man diese Tätigkeit als Buchführung. Merke: Eine Buchführung ist ein Zahlenwerk, das alle Geschäftsfälle einer Unternehmung in einer bestimmten Ordnung systematisch und vollständig erfaßt verarbeitet und verwaltet. Für die Unternehmung selbst erfüllt die Buchführung folgende Aufgaben: Sie stellt die Vermögens- und Schuldenwerte fest. Sie gibt einen Überblick über die Geschäftslage, z.b. über die Verkaufserlöse, die Einkäufe, die Forderungen an Kunden, die Schulden an Lieferanten, den Kassenbestand, die angefallenen Raumkosten u.s.w. Sie ermittelt den Unternehmenserfolg, den Gewinn bzw. den Verlust. Sie bildet die Grundlage für die Preiskalkulation. Sie liefert die Daten für außerbetriebliche Vergleiche, innerbetriebliche Zeitvergleiche und für innerbetriebliche Kontrollen. Sie ist Beweismittel zur Klärung von gerichtlichen Streitfällen.

2 1.3 Ordnungsmäßigkeit der Buchführung Die Buchführung gilt als ordnungsgemäß, wenn sie so beschaffen ist, dass sie einem Dritten (z.b. Steuerberater, Finanzamt oder Teilhaber) in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die wichtigsten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung: Die Buchführung muß klar und übersichtlich sein. Ordnungsmäßige Erfassung aller Geschäftsfälle Keine Buchung ohne Beleg! Ordnungsmäßige Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen 2.Inventur und Inventar 240 HGB, 140, 141 AO schreibt den Kaufmann vor bei Gründung oder Übernahme seines Unternehmen, für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres bei Auflösung oder Veräußerung seines Unternehmens sein Vermögen und seine Schulden genau zu verzeichnen! Dazu sind bestimmte Vermögensteile wie z.b. Fuhrpark, Maschinen Geschäftsausstattung, Vorräte und Bargeld durch Messen Zählen Wiegen Schätzen also durch körperliche Bestandsaufnahme, zu erfassen. Anschließend werden sie bewertet, d.h. in Geldeinheiten ausgedrückt. Körperliche Inventur èmengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme Andere Vermögensteile (z.b. Forderungen und Bankguthaben ) und die Schulden (z.b. Hypothekenschulden und Lieferschulden) sind anhand von Belegen (z.b. Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Kontoauszügen) durch buchmäßige Bestandsaufnahme festzustellen. Buchinventur ènur wertmäßige Bestandsaufnahme aufgrund von Aufzeich nungen Die körperliche und buchmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert ist die Inventur.

3 Das Ergebnis der Inventur wird in einem Bestandsverzeichnis, dem Inventar, aufgezeichnet. Das Bestandsverzeichnis aller Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert ist das Inventar Inventurverfahren Die zeitnahe Stichtagsinventur Kleine und mittelgroße Unternehmen sind oft in der Lage, wegen ihrer relativ geringen Lagerbestände, die zeitnahe Stichtagsinventur durchzuführen. Sie muß in einem Zeitraum von 10 Tagen vor und nach dem Abschlußstichtag durchgeführt werden. Die Bestände müssen dann belegmäßig nachweisbar- Auf den Abschlußstichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet werden. Nachteil: großer Arbeitsanfall innerhalb weniger Tage Die permanente Inventur Die permanente Inventur ( 241 Abs.2 HGB) ermöglicht, die sonst stoßweise zum Abschlußstichtag anfallenden Inventurarbeiten über das ganze Jahr zu verteilen: Es findet eine ständige, meist EDV- mäßige Bestandsfortschreibung aller Bestände nach Art und Menge anhand der Lagerbücher bzw. der Lagerdatei statt. Diese permanente Bestandsfortschreibung muß belegmäßig nachprüfbar sein. Außerdem ist mindestens einmal im Jahr zu einem beliebigen Zeitpunkt- mit einer körperlichen Bestandsaufnahme zu prüfen, ob der Buchbestand (Sollbestand) mit dem tatsächlichen Bestand (Istbestand) übereinstimmt. Sollten Abweichungen vorliegen, so wird der Buchbestand dem tatsächlichen Bestand angepaßt. Die Durchführung und das Ergebnis der körperlichen Inventur ist zu dokumentieren. Die einmal jährlich vorzunehmende körperliche Inventur wird, um die Inventurarbeiten so gering wie möglich zu halten, häufig zu Zeiten mit geringen Vorratsbeständen durchgeführt. Die zeitlich verlegte Inventur Ist eine zeitnahe Stichtagsinventur wegen zu großer Bestände nicht durchführbar und ist eine permanente Inventur wegen fehlender Bestandsfortschreibung nicht möglich, so wird die zeitlich verlegte Inventur gewählt. Bei dieser Inventur wird die körperliche Bestandsaufnahme zu einem Zeitpunkt innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Abschlußstichtag durchgeführt.

4 Der zum Inventurstichtag ermittelte Bestand wird wertmäßig auf den Abschlußstichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet. Die mathematische statistische Stichprobeninventur Ein besonderes technisches Verfahren der Bestansaufnahme ist diese Stichprobeninventur. (Erfolgt z.b durch Mittelwertschätzung ) Das Stichproben-ergebnis wird hochgerechnet.

5 Bilanz Inventare liefern Detailinformationen über Menge, Art und Wert aller Vermögensteile und Schulden. Sie haben den Nachteil, aufgrund ihrer Ausführlichkeit unübersichtlich zu sein. Aus diesem Grund schreibt 242 Abs. 1 HGB dem Kaufmann vor, neben dem Inventar eine Bilanz aufzustellen. Eine Bilanz ist ein kurzgefaßtes Inventar! Die folgende Tabelle stellt die Unterschiede zwischen einer Bilanz und einem Inventar heraus: Inventar Bilanz Umfang Einzelpositionen und Hauptpositionen Hauptpositionen Maßangaben Mengen- u. Wertangabe Wertangabe Äußere Form Anordnung der Positionen Untereinander (Staffelform) Anordnung von Vermögen und nebeneinander (Kontenform) In der Bilanz werden Vermögen und Kapital gegenübergestellt. Das Vermögen steht auf der linken Seite der Bilanz und wird als Aktiva bezeichnet. Das Kapital steht auf der rechten Seit der Bilanz und wird als Passiva bezeichnet. Aktivseite und Passivseite müssen in der Summe identisch sein. Aus dieser Gleichheit von Aktiva ( Vermögen) und Passiva (Kapital) ist der Begriff Bilanz abgeleitet (Italienisch: bilancia = Waage) Ebenso wie im Inventar wird in der Bilanz das Vermögen in Anlagevermögen und Umlaufvermögen untergliedert. Die Anordnung der einzelnen Vermögenspositionen erfolgt nach steigender Liquidität. Das Kapital untergliedert sich in Eigenkapital und Schulden. Die Anordnung der einzelnen Kapitalposten wird nach steigender Dringlichkeit (Fälligkeit) der Schuld vorgenommen.

6 Begriffe und Zusammenhänge Finanzierung und Investition Soll ein Unternehmen gegründet werden, so benötigt es: Grundstücke Maschinen und maschinelle Anlagen Betriebs- und Geschäftsausstattung Materialvorräte Flüssige Mittel als Grundausstattung. Wir nennen dies Erstausstattungsbedarf. Weiterhin wird laufender Kapitalbedarf für den normalen Betriebsablauf benötigt und außerordentlicher Kapitalbedarf bei z.b. unvorhergesehenen betrieblichen Störungen oder Absatzrückgang. Um diese Grundausstattung erwerben zu können, braucht es Kapital, das es sich beschaffen muß. A Bilanz P Anlagevermögen Eigenkapital Kapitalbeschaffung Umlaufvermögen Fremdkapital (Mittelherkunft) Anlegen = Investieren (Mittelverwendung) Orientieren wir uns an der Bilanz, so können wir sagen: Unter Finanzierung versteht man alle Maßnahmen, die - der Beschaffung von Kapital dient, - und sich auf der Passivseite der Bilanz nieder schlagen. Unter Investitionen alle Maßnahmen, die - der Anlage von Kapital im Unternehmen dienen - und sich auf der Aktivseite der Bilanz niederschlagen.

7 Da beide Seiten einer Bilanz gleich groß sein müssen läßt sich sagen : - Aufgabe der Finanzierung ist es, das für die Investition benötigte Kapital zu beschaffen. - Es kann nur so viel Kapital investiert werden, wie beschafft werden kann. Das Anlagevermögen sollte möglichst durch Eigenkapital oder langfristiges Fremdkapital finanziert werden. Zunehmend werden aber Anlagegüter nicht mehr gekauft, sondern zur Nutzung gegen Entgelt überlassen.(leasing) z.b. Computer, Kopiergeräte, Kraftfahrzeuge. Anstelle des Kaufs eines Investitionsgutes tritt also eine befristete Nutzung. Bei Rohstoffen, unfertigen und fertigen Erzeugnissen, Forderungen usw. also bei den Gütern des Umlaufvermögens ist es sehr wahrscheinlich das sie im Verlaufe eines Jahres zu Geld werden. Sie sind die Gewinnträger eines Unternehmens. Hierfür kann Fremdkapital aufgenommen werden. Investitionsmotive: Wann tätigt ein Unternehmer Investitionen? Er muß die zukünftige Entwicklung positiv einschätzen. Positiv bezieht sich z.b. auf - die politische Entwicklung - die gesamtwirtschaftliche Entwicklung - die Entwicklung des Marktanteils - die Gewinnerwartung Schätzt er die Zukunft negativ ein, so wird er eine Investition aufschieben oder unterlassen. Investitionen können weiterhin motiviert werden durch steuerliche Vergünstigungen (z.b.abschreibungen) gesetzliche Vorschriften (Arbeits-, Umweltschutz)

8 Überblick über die Finanzierungsarten Wir unterscheiden: FINANZIERUNGSARTEN Nach der Herkunft des Kapitals Außenfinanzierung Innenfinanzierung Nach der Form der Finanzierung Kredit- Beteiligungs- Selbst- Finanzierung finanzierung finanzierung finanzierung aus freigesetztem Kapital Nach der Rechts- Fremd- Eigenfinanzierung stellung der finanzierung Kapitalgeber Ziel der Finanzierung : Zuführung von Zuführung von Fremdkapital Eigenkapital Unter Finanzierungsarten versteht man die Möglichkeit, die ein Unternehmen hat, um das benötigte Kapital zu beschaffen. Soll ein Unternehmen neu gegründet werden, so kann das benötigte Kapital nur auf zwei Wegen aufgebracht werden: Der/die Inhaber bringt/bringen einen Teil in Form von Bargeld, Sach- oder Rechtswerten auf. (Beteiligungsfinanzierung) Der Rest muß anderweitig besorgt werden. Da fremde Personen oder Institutionen (z.b. Banken, Versicherungen) dem Betrieb einen Kredit gewähren, spricht man von Kredit- oder Fremdfinanzierung. Vom Standpunkt der Unternehmen aus betrachtet, fließen ihr die Mittel in beiden Fällen von außen zu. Deshalb bezeichnet man diese beiden Möglichkeiten als Außenfinanzierung. Es stammt also nicht aus dem betrieblichen Umsatzprozeß.

9 Innenfinanzierung : Bei der Innenfinanzierung werden die für die Investitionszwecke benötigten Mittel vom Unternehmen selbst ( von innen heraus ) aufgebracht. Die wichtigste Art der Innenfinanzierung ist die Selbstfinanzierung. Durch den Verkauf von Erzeugnissen werden ständig Teile des Anlagevermögens und Umlaufvermögens in flüssige Mittel umgewandelt, die wieder zur Finanzierung verwendet werden. Es handelt sich um Finanzierung aus freigesetztem Kapital. Dabei wird ein Gewinn erzielt. Beschränkt sich der Eigentümer darauf, nur einen Teil des Gewinns zu entnehmen, so kann der im Betrieb verbleibende Rest für die Finanzierung verwendet werden. Da diese Mittel vom Betrieb selbst erwirtschaftet werden, spricht man von Selbstfinanzierung. Überblick über die Kreditarten: Fremdfinanzierung Einteilung der Kredite Nach der Laufzeit nach dem Verwendungszweck nach den Sicherheiten Kredite nach der Laufzeit: Nach der Laufzeit oder Fristigkeit unterscheidet man Kurzfristige Kredite: bis 6 Monate Laufzeit, Mittelfristige Kredite: von 6 Monaten bis 4 Jahren Laufzeit, Langfristige Kredite: ab 4 Jahren Laufzeit. Kredite nach dem Verwendungszweck:

10 Investitionskredit: Er dient der Finanzierung von Investitionen. Die Rückzahlung erfolgt mit Hilfe der Erträge, die aus den Investitionen erwirtschaftet werden. Betriebskredit: Er dient überwiegend dem Kauf von Vorräten: Das Lager wird aufgestockt, die Fertigungsdauer verlängert sich, eine Rechnung soll unter Abzug von Skonto bezahlt werden, den Kunden wird ein längeres Zahlungsziel eingeräumt. Er wird aus späteren Zahlungseingang getilgt. Überbrückungskedit: Er dient dazu, Liquitätsengpässe zu überbrücken, die z.b. an den Steuerterminen, bei der Lohn und Gehaltszahlung sowie der Überweisung von Sozialversicherungsbeiträge entstehen. Der Grund ist meistens, daß Zahlungen nicht termingerecht eingehen. Er wird aus den laufenden Zahlungseingängen getilgt. Zwischenkredit: Er dient zur Vorfinanzierung eines zugesagten, meist langfristigen Kredits.(z.B. bei Baumaßnahmen). Was ist Factoring? Factoring ist eine besondere Form des Lieferantenkredits und damit der Absatzfinanzierung. Es läuft auf eine Kombination von Kreditge-währung, Dienstleistung und Kreditsicherung hinaus. Factoring Banken kaufen von ihren Kunden offene Forderungen auf und schreiben ihnen sofort den Gegenwert abzüglich der Zinsen bis zum Fälligkeitstag und einer Factoring-Provision gut. Außerdem wird ein Betrag von 10 bis 20% der Forderungen auf einem Sperrkonto solange einbehalten bis der Warenabnehmer bezahlt. Die Factoring-Provision wird für die Überwachung der Zahlungstermine, für die Eintreibung der Forderungen und für die Übernahme des Risikos bei Forderungsausfällen berechnet.

11 Kostenrechnung und Controlling Was bringt die Kostenrechnung? Welche Fragen beantwortet die Kostenrechnung? Sie beantwortet: Wo liegen Preisuntergrenzen? (Mit dem Ziel einer sinnvollen Preisgestaltung, die sich am Markt behaupten kann.) Wo entstehen welche Kosten? (Mit dem Ziel diese so zu beeinflussen, daß unnötige Kosten vermieden werden.) Die Aufgaben der Kostenrechnung In allen Betrieben müssen die notwendigen Aufwendungen erfaßt und den betrieblichen Leistungen verursachergemäß zugerechnet werden. Dies ist die Aufgabe des betrieblichen Rechnungswesens. Die Buchführung erfaßt die Aufwendungen, und die Kostenrechnung hat die Aufgabe, mit geeigneten Verfahren die Zurechenbarkeit zu ermöglichen. Dabei werden folgende Verfahren unterschieden: Kostenartenrechnung: Die Kosten werden nach der Art der Entstehung (Kosten der Produktionsfaktoren) erfaßt. Kostenstellenrechnung: Die Kosten werden in den Bereichen (Kostenstellen), in denen sie auftreten, ermittelt. Kostenträgerrechnung: Die Kosten werden der Leistung bzw. dem Produkt (Kostenträger) zugeordnet. Man nennt sie auch Kalkulation. Kostendefinition: Unter Kosten versteht man den Einsatz (Verbrauch) von Sachen, Dienstleistungen oder Rechten bei der betrieblichen Leistungserstellung (Produktion).

12 Was hat die Kostenrechnung mit der Buchhaltung zu tun? Die in der Finanzbuchhaltung erfaßten Aufwendungen gehen in die Kostenrechnung ein und bilden sozusagen das Grundgerüst der Daten, mit denen diese arbeitet. Die Kosten und Leistungsrechnung liefert die Herstellungskosten, die für die Bestandsbewertung (vor allem für die Bilanz) benötigt werden. Braucht ein Controller die Kostenrechnung? Kaum jemand spricht heute noch von der Kostenrechnung; Controlling ist das Thema für den Unternehmer von heute. Dieser Satz ist richtig und falsch. Controlling bedeutet nicht Kontrolle (so wie es im Deutschen oft fälschlicherweise interpretiert wird) sondern steuern. Präziser übersetzt wäre noch regeln, denn Controlling soll ein sich selbst steuerndes Regelsystem sein. Dazu gehören: die Umsetzung von Unternehmenszielen in Budgets und konkrete Pläne die Feststellung von Abweichungen ( der sogenannte Soll- Ist- Vergleich), die Analyse der Abweichungen das Erkennen von Krisen und insbesondere Krisenanzeichen Vorschläge für die Regelung von Störungen (Planänderungen) Das Instrumentarium, auf das sich der Controller bezieht, besteht im wesentlichen aus : einem gut funktionierenden Finanz-und Rechnungswesen, einer Kosten und Leistungsrechnung (möglichst auf Deckungsbeitragsbasis und/oder einem modernen Kostenrechnungssystem) Statistiken und Zahlen aus allen Betriebsbereichen Investitions und Kapitalflußrechnungen Ein brauchbares Controlling baut also auf einem Kostenrechnungssystem auf.

13 In der Kostenrechnung haben wir es mit vielen verschiedenen Kostenbegriffen zu tun. Welche Kostenarten gibt es? Kosten der Produktionsfaktoren Gemeint sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit dem Einsatz der Produktionsfaktoren (Betriebsmittel, Werkstoffe und Arbeitskräfte) bei der betrieblichen Leistungserstellung auftreten. - Personal- und Sozialkosten: Löhne, Gehälter, Arbeitgeberbeiträge zu den Sozialversicherungen, freiwillige Sozialleistungen. - Materialkosten : Verbrauch von Fertigungsmaterial, Hilfs- und Betriebsstoffen - Kapitalkosten: Zinsen für Fremdkapital( Kredite) und kalkulatorische Zinsen für das eingesetzte Eigenkapital. - Betriebsmittelkosten: Kosten für die Instandhaltung und Abnutzung der Maschinen und Anlagen (Abschreibungen). - Fremdleistungskosten: Kosten für die Inanspruchnahme von Leistungen fremder Stellen. Reperaturen, Energie, Wasser, Miete (z.b. Gewerbesteuer), Gebühren und Beiträge. Fixe und variable Kosten Fixe (feste) Kosten fallen unabhängig vom Produktionsumfang stets in gleicher Höhe an. Das gilt selbst dann, wenn noch gar nicht produziert wird. Bsp.: Mietkosten, Personalkosten. Variable(veränderliche) Kosten verändern sich mit der produzierten Menge. Wird die Produktion ausgedehnt, so steigen sie, bei Produktionseinschränkungen sind sie rückläufig. Bsp: Materialkosten Fertigungslöhne, Hilfs- und Betriebsstoffe. Gesamtkosten = fixe Kosten + variable Kosten

14 Einzel und Gemeinkosten Einzelkosten können unmittelbar einer betrieblichen Leistung (Produkt) zugeordnet werden. Dazu gehören in erster Linie Fertigungsmaterial und Löhne im Fertigungsbereich. Gemeinkosten fallen für mehrere Produkte gemeinsam an. Eine direkte Zurechnung Auf einzelne Erzeugnisse ist nicht möglich oder wäre zu aufwendig. Bsp. : Löhne und Gehälter in der Verwaltung, Abschreibungen, Fremdleistungen, Raumkosten, Hilfs- und Betriebsstoffe. Sie werden den einzelnen Produkten indirekt zugerechnet, indem man sie auf die Einzelkosten verteilt. Die Gemeinkosten werden nach bestimmten Verteilungsschlüsseln den vier Hauptkostenstellen des Betriebes Materialstelle, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb- zugeordnet. Einzelkosten Gemeinkosten können der betrieblichen Leistung direkt zugerechnet werden werden. nur indirekt (mit Zuschlagssätzen) zugerechnet