Inventur. Dortmund, Oktober 1998

Transkript

1 Inventur Dortmund, Oktober 1998 Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, Fachbereich Wirtschaft FH Dortmund Emil-Figge-Str. 44, D44227-Dortmund, TEL.: (0231) , FAX: (0231)

2 Inhalt Seite Inventurarten 3 Ordnungsgemässe Inventur 5 Vorbereitung einer Inventur 6 Inventurgrundsätze 7 Beispiel Zählzettel 8 Stichprobeninventur 9 Permanente Inventur 11 2

3 Inventurarten Stichtagsinventur vollständige Inventur Stichprobeninventur Permanente Inventur (laufende Inventur) Kombinationen von Buchinventur und körperlicher Aufnahme gezählt wird in der Regel bei Erreichen der Bestellmenge 3

4 ... Inventurarten Lagerbestandsführung Artikelbestandsliste Artikel 1 Zeitpunkt 1 Artikel n Zeitpunkt n Vergleich der geführten und tatsächlichen Bestände Vergleich der geführten und tatsächlichen Bestände Vergleich der geführten und tatsächlichen Bestände Stichtagsinventur Permanente Inventur, Stichprobeninventur 4

5 Ordnungsgemäße Inventur Forderungen Vollständigkeit Es sind alle Wirtschaftsgüter im Eigentum des Betriebes zu erfassen. Weist das Inventar Lücken auf, dann kann die Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß gelten. Genauigkeit Alle Güter sollen genau bezeichnet werden, z.b. unter Heranziehung der Artikelnummer. Die Mengen- und Wertangaben sollen ebenfalls genau sein. Bei Halbfertigerzeignissen soll der Fertigungsgrad angegeben werde. Einhaltung des Prinzips der Einzelaufnahme Ist dies jedoch unzumutbar, dann können annähernd gleichartige und gleichwertige Güter als Gruppe mit ihrem Durchschnittswert bewertet werden (Gruppenbewertung) Übersichtliche und verständliche Darstellung des Inventars 5

6 Vorbereitung einer Inventur Aufstellung von übersichtlichen und vollständigen Inventarlisten; Festlegung der Termine für die Stillegung der Arbeiten und des Inventurtermins; Bestimmung des Personaleinsatzes, Klärung der jeweiligen Aufgaben, wie Aufsichtsführender, Aufnahmeleiter, Prüfer, und Schulung des Personals; scharfe Trennung von Lagerfunktionen und Aufnahme; Vorbereitung von Vorräten. z.b. durch eine ordentliche und übersichtliche Lagerung und ihre Kennzeichnung mit Artikelnummern; Periodenabgrenzung und Kennzeichnung der Warenein- und ausgänge 14 Tage vor und 14 Tage nach der Inventur; Kennzeichnung der letzten Wareneingangsmeldung und das Festhalten der Nummer des letzten Lieferscheines vor der Inventur 6

7 Inventurgrundsätze Benutzung vornumerierter Belege. Ist einer davon nachträglich geändert worden, muß er ungültig gemacht und durch einen neuen ersetzt werden. Die Ausstellung des neuen Beleges muß auf dem alten ungültigen Beleg mit Angabe der Belegnummer vermerkt werden; Kopien der Aufnahmebelege bleiben bei den erfaßten Artikeln bis zur Beendigung der Inventur bzw. bis zu einer Überprüfung; Die Mengen sind durch Wiegen, Messen und Zählen festzustellen. Bei Kleinteilen kann das Zählen von Zählwaagen übernommen werden; Für jeden besetzten Lagerort ist ein Aufnahmebeleg auszustellen; Der Zustand von nicht einwandfreien Teilen muß vermerkt werden. Auch überalterte Teile sind anzugeben; Der Fertigungsgrad ist anzugeben und der letzte noch verrichtete Arbeits gang bei noch nicht fertiggestellten Teilen muß vermerkt werden; Die Originale der Inventurbelege sind nach Beendigung der Inventur, und nachdem sie vom Aufnehmer und den Zählern unterschrieben worden sind, dem Aufnahmeleiter zu übergeben; Soll die Freigabe der Inventur nach einer Stichprobenkontrolle erfolgen; so müssen die Originalbelege an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Nach der Verbuchung werden sie wie Handelsbücher zehn Jahre lang aufbewahrt. 7

8 Beispiel eines Zählzettels für eine Inventur 8

9 Stichprobeninventur Gesetzliche Grundlage "Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wertauch mit Hilfe anerkannter mathematisch statistischer Methoden aufgrund von Stichproben ermittelt werden. Das Verfahren muß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Der Aussagewert des auf diese Weise aufgestellten Inventars muß dem Aussagewert eines aufgrund einer körperlichen Bestandsaufnahme aufgestellten Inventars gleichkommen." 241 Absatz 1 HGB 9

10 ...Stichprobeninventur Aussagewahrscheinlichkeit 5% 95% Zählaufwand "Unsicherheit" Aufwandseinsparung 5% 95% Bei einem Zählaufwand von etwa 5% (oder weniger) und einer Aussagewahrscheinlichkeit von 95% ergibt sich eine maximale rechnerische Ungenauigkeit von höchstens 1% 10

11 Die Permanente Inventur Grundprinzipien Kombination von Buchinventur und körperlicher Aufnahme Annahme: Buchbestände = Istbestände Mindestens einmal pro Wirtschaftsjahr Überprüfung der Annahme. Bei Differenzen: Buchbestand = Ist-Bestand Zeitpunkt der Überprüfung: Zweckmäßig auf Zeiten mit geringen Beständen legen: z.b. Ende der Wiederbeschaffungszeit Protokoll: Zeitpunkt der Aufnahme Bestandsmengen Unterschrift des Aufnehmers 10 Jahre Aufbewahrungszeit Nach 241 Abs.2 HGB kann Permanente Inventur das Inventar am Bilanzstichtag liefern.es entspricht dann den Angaben der Lagerbücher zu den entsprechenden Terminen. Voraussetzung: Einhaltung Abschn.30, Abs. 2 Einkommenssteuerrichtlinien 11

12 ... Die Permanente Inventur Vorteile Menschliche Fehlerquellen scheiden fast völlig aus, denn es wird nicht mehr so viel hintereinander in wenigen Tagen und drängender Zeit gezählt. Die Kosten der Durchführung reduzieren sich schon nach dem zweiten Jahr der Anwendung erfahrungsgemäß um rund sechzig bis siebzig Prozent. Nach einer weiteren Einarbeitung und unter Verwendung von Stichprobenverfahren lassen sich die Kosten der Inventur um bis zu 90% reduzieren. Bei einer Permanenten Inventur wird die Sicherheit über die tatsächlichen Bestände bei den Disponenten größer, weil im Laufe eines Jahres mehrmals eine Mengenfeststellung erfolgt. So werden keine unnötigen "Sicherheitsbestände" gehalten zur Aufrechterhaltung der Produktion oder zur Erfüllung von Kundenwünschen. Damit wird auch ein erster Schritt getan zum Abbau überhöhter Kapitalbindung. Bei einer Permanenten Inventur wird die Feststellung von Fehlerquellen sofort bearbeitet und nicht, wie bei der Stichtagsinventur, Wochen oder gar Monate später, was in den meisten Fällen dann gar nicht mehr möglich ist. Die Schließzeiten der Lager werden entweder wesentlich verkürzt oder sind sogar nicht mehr Erforderlich. Die Permanente Inventur schafft die Voraussetzungen für ein monatliches Controlling. 12