Managed Service. Projekt Freizeichen. Gerd Armbruster Abteilungsleiter Infrastrukturmanagement Fachbereich IT

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1 Managed Service Projekt Freizeichen Gerd Armbruster Abteilungsleiter Infrastrukturmanagement Fachbereich IT

2 Stadt Mannheim Einwohner Zentrum der Kurpfalz Mittelpunkt der Metropolregion Rhein-Neckar 2. größtes Barockschloß der Welt Stadt der Erfinder Universitätsstadt Oberbürgermeister Dr. Peter Kurz 2

3 Change 2 3

4 4

5 Ambassador - New Way to Work 5

6 IT Stadt Mannheim Mitarbeiter PC 350 Server 230 TB Storage 250 Fachapplikationen 70 IT Mitarbeiter (zentral) 6

7 TK Infrastruktur vor Projekt >120 eigene TK Anlagen von Alcatel Betriebsunterstützung durch Nextiraone Festnetz Telekom (de Facto Flatrate) Mobil Vodafone Keine PC Integration Diverse Rechnungen Technische Verantwortung Abteilung Infrastrukturmanagement im Fachbereich IT 7

8 Managed Services als Strategie Seit 2000 Innovationsleasing PC Seit 2005 Drucker Seit 2006 Betriebsunterstützung Alcatel TK Anlagen Seit 2008 Betriebsunterstützung MS Kommunikations- Produkte Seit 2009 Storage on Demand Seit 2011 Microsoft Office 365: Sharepoint für Projekte mit externen Partnern 8

9 Idee Freizeichen Telefonanlagen Festnetz Ein Anbieter Mobilfunk Funktionale Anforderungen KEINE technischen Anforderungen Alle Kosten sind in Portpreisen enthalten. Flatrates wo möglich Integration in Microsoft Kommunikationsinfrastruktur 9

10 Projekt Phase 1 - Kommunikationskonzept 10

11 Projekt Phase 2 - Machbarkeitsstudie 11

12 Das Projekt Managed Service Ausschreibungsgegenstand Der Dienstleister übernimmt das Management aller anfallenden Leistungen, Verträge und Aufgaben und stellt somit die Kommunikationseffizienz sicher. Der Kundenaufwand reduziert sich auf die Vorgabe der ITK-Strategien und das Leistungscontrolling für die relevanten Bereiche. Notwendige Investitionen sind in der Kostenkalkulation des Managed Services durch den Dienstleister zu berücksichtigen. Service-Prozesse werden am ITIL -Standard (Incident-/ Configuration- / Change-Management) ausgerichtet. Die Abrechnung soll auf Basis eines Portpreismodells erfolgen. Der künftige Dienstleister muss für alle Gewerke der zentrale Ansprechpartner (Service Delivery Manager, Single Point of Contact) des Fachbereichs 12 (IT) sein. Der FB 12 ist die Schnittstelle zwischen dem Kunden (Mitarbeiter der Stadt) und dem Auftragnehmer. 12

13 Das Projekt Rahmenbedingungen Organisatorisch Die bestehenden Wartungsverträge für Telekommunikationsinfrastruktur laufen Ende Juni 2011 aus. Gleiches gilt für die Carrierverträge. Folgende Bereiche sollen in einem Managed Service - Konzept berücksichtigt werden: Telekommunikationssysteme Festnetz Mobilfunk externe DSL-Anschlüsse Die IT-Themen,aktive und passive LAN- und WAN- Infrastruktur sowie Software sind nicht Bestandteil des geplanten Managed Service - Konzeptes. Die vorhandenen TK-Systeme und Endgeräte können vom Auftragnehmer verwendet werden. Die vertragliche Gestaltung dieser Nutzung (Übernahme durch Kauf, Leasing, etc. oder einer leihweise zur Verfügungstellung ist zu diskutieren 13

14 Signalisierung Das Projekt Rahmenbedingungen 85% 1 x N30 Carrier xTKS BD Schönau 1 größeres TK-System OXE 1 x N30 Carrierzultg. 96 Schnittstellen 12x N30 (Carrier) xTKS 12 größere TK-Systeme OXE - 33 abgesetzte Anlagenteile ACTs - 12 N30 Carrierzuleitungen 45 kleinere Office-Systeme - 63 N2 Carrierzuleitungen - Ø 25 Port / 12 Teilnehmer Schnittstellen 1 x N30 Carrier xTKS Nationaltheater 1 größere TK-Systeme OXE 1 x N30 Carrierzultg. 524 Schnittstellen 63 x N2 Carrier xTKS Feuerwehr 4 größere TK-Systeme OXE 1 x N30 Carrierzultg. 416 Schnittstellen XXXX - 3xTKS Verkehrssignalanlagen 1 größeres TK-System OXE - 2 abgesetzte ACTs 1 x N2 Carrierzultg. 392 Schnittstellen Diverse 76xTKS Stand-Alone-Systeme 74 kleinere Office-Systeme - Ø 15 Port / 7 Tln. 90x N2 Carrierzultg. 3 x N30 Carrierzultg Schnittstellen 1 x N30 Carrier 1 x N2 Carrier 90 x N2 Carrier 14

15 Das Projekt Die inhaltlichen Grundzüge Ausgangslage Systeme, Mengengerüst Mitarbeiter PC-Arbeitsplätze ~ Standard-Arbeitsplätze ~ 500 Arbeitsplätze mit Chef-Sekretär-Funktion Unified Communications & Collaboration Strategische Entscheidung der Stadt Mannheim für die Microsoft-Produktlinie Exchange, SharePoint und Lync Die Einführung weiterer Client-Software-Lösungen im Bereich UC&C ist nicht gewünscht. Möglichkeit der Nutzung der Voice-Funktionalität von Lync (Lizenzen vorhanden) Der Auftragnehmer definiert die Anforderungen an die Lync-Server Voic für PC-Nutzer und für Mitarbeiter ohne PC (nur Endgerät) Ziel: einheitliche Plattform Fax Nutzung der bestehenden Faxlösung HylaFAX 15

16 Das Projekt Die inhaltlichen Grundzüge Arbeitsplatzkategorien Es sind 4 Arbeitsplatz-Kategorien geplant: PC-Arbeitsplatz Ausstattung bauseits: PC, Microsoft Software (Windows 7, Office 2010, Lync, im jeweils aktuellen Release) Standard Telefonie-Leistungsmerkmale Möglichkeit der Nutzung von» Telefon-Endgerät (Standard/Komfort)» Voice-Funktion Lync» Handset, Headset Arbeitsplatz ohne PC z.b. Mitarbeiter ohne PC, Nebenräume, Sonderendgeräte wie z.b. Faxgeräte, Türöffner oder EC-Cash-Terminals etc. Standard-Telefon Anschlüsse / Schnittstellen (analog, ISDN S0 intern/extern, S2M, Internet- Zugang) mobiler Arbeitsplatz Mobile GSM-Endgeräte (Symbian Betriebssystem) oder UMTS-Karten Vermittlungs-Arbeitsplatz 6 zentrale Vermittlungsarbeitsplätze 16

17 Das Projekt Die inhaltlichen Grundzüge Geplante Aufgabenverteilung 17

18 Vergabeverfahren Europaweite Ausschreibung im wettbewerblichen Dialog. 3 Dialogphasen von 09/2010 bis 1/2011 Externe fachliche- und juristische Beratung Vergabeentscheidung GR am Vertragsbeginn Vertragsende (+Verlängerungsoption 2 Jahre) 18

19 Ergebnis Generalunternehmer Provider 19

20 Arbeitsplatzmodelle Arbeitsplatz mit PC Telefoniesteuerung durch Lync Komfort Telefonendgerät OpenStage 40 Arbeitsplatz ohne PC Komfort Telefonendgerät Openstage 40 Analoger Telefonanschluss (Fax, Modem, Telefone z.b. Gigaset) Achtung: Nur an Standorten die über LWL angebunden sind Mobiler Arbeitsplatz Wenigtelefonierer (z.b. Bereitschaftshandy) mit subventioniertem Handy Vieltelefonierer mit subventioniertem Handy Vieltelefonierer mit Datenflatrate und subventioniertem Handy UMTS-Karten für Notebook inkl. Datenflatrate Schnittstellen Internetanschluss DSL Dig. Anschluss mit 2 Sprachkanälen (intern z.b. EC-Cash Terminal) July 11 Presenter s Name Version # 2011 Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG. Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG is a Trademark Licensee of Siemens AG. 20

21 Preisblatt 21

22 Portpreise Festnetz Alle Kosten werden über Portpreismodelle verrechnet. z.b. Telefonendgerät OpenStage40 Flatrate Deutschland Flatrate EU Flatrate Dt. Mobilnetze Ein Preis Gerät Support, Service etc. 22

23 Portpreise Mobil Bei Vieltelefonierern Flatrate Deutschland Flatrate Dt. Mobilnetze Ein Preis Support, Service etc. 23

24 OpenStage 40 Oktober Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG. Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG is a Trademark Licensee of Siemens AG. 24

25 Schulungskonzept Das Schulungskonzept sieht vor, dass die Mitarbeiter Online geschult werden. Hierzu werden folgende Medien zur Verfügung gestellt. Videos Online-Trainings Kurzbedienungsanleitung Bedienungsanleitungen als PDF-Datei Oktober Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG. Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG is a Trademark Licensee of Siemens AG. 25

26 Projektablauf Freizeichen Machbarkeitsstudie 2009 Projekt 2010 Vergabe 03/2011 Betriebsübergabe Ende Migrationsphase auf Siemens Technologie Vertragsende (oder 2018) 26

27 Lync mit Voice Integration Lync OpenScape Fusion 27

28 Click to dial 28

29 Fazit Managed Service funktioniert, allerdings müssen bei der Projektplanung alle Aufgaben genau beschrieben werden. Ein Managed Service Projekt kann nur in einer Partnerschaft mit dem Dienstleister erfolgreich umgesetzt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen mitgenommen werden. Kein Outsourcing, Outtasking, Outmanaging bei strategischen Aufgabenstellungen. Technische Kompetenzen müssen weiterhin vorgehalten werden. 29

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!! Gerd Armbruster Stadt Mannheim Fachbereich IT Abteilungsleiter Infrastrukturmanagement Rathaus E Mannheim Gerd.Armbruster@Mannheim.de Tel Mobil