Haushalten mit knappen Ressourcen Ressourcenmanagement mit CA Clarity TM PPM

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1 PPM WHITEPAPER RESSOURCENMANAGEMENT Haushalten mit knappen Ressourcen Ressourcenmanagement mit CA Clarity TM PPM Leitfaden für die erfolgreiche Einführung von Ressourcenmanagement in Ihrem Unternehmen

2 itdesign GmbH VORWORT Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, der sinnvolle Umgang mit Ressourcen spielt eine große Rolle für den Erfolg von Projekten. Es geht insbesondere um die Planung und Beantragung von personellen Ressourcen und um die Auswirkungen auf deren Auslastung in parallel laufenden Projekten. Aus einer Vielzahl von Projekten, die itdesign in den vergangenen zehn Jahren durchgeführt hat, haben wir eine Reihe von Erfolgsfaktoren und Stolperfallen gesammelt, die die Einführung von Ressourcenmanagement stark beeinflussen können. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ressourcenmanagement erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen, und mit Hilfe der Software-Lösung CA Clarity TM PPM den Einsatz Ihrer Mitarbeiter in Projekten optimieren. Gerne weisen wir Sie auf weitere Leitfäden aus unserem Hause hin. Sie möchten mehr über die Einführung von Portfoliomanagement, Projektmanagement oder Demand Management erfahren? Dann senden Sie einfach eine an Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen beim Lesen und viel Erfolg bei der Einführung. Jörg Leute Geschäftsführender Gesellschafter

3 Bringen Sie Ihre wertvollen Ressourcen effektiver zum Einsatz. Ressourcenmanagement erfolgreich einführen Die Planung und Auslastung von Mitarbeitern innerhalb einer Organisation führt immer wieder zu Konflikten. Dies beruht auf dem Spannungsfeld, welches den Mitarbeiter umgibt. Auf der einen Seite versuchen Projektmanager händeringend freie Kapazitäten für die Durchführung von Unternehmensvorhaben und -projekten zu gewinnen. Auf der anderen Seite werden Mitarbeiter mit Restkapazität oftmals nicht den richtigen Projekten zugeordnet. Beide Situationen sind unbefriedigend. Überlast bedeutet Stress, Unterlast bedeutet Unterforderung. Um Mitarbeiter zeitlich, räumlich und gemäß ihrer Fähigkeiten gleichmäßig auszulasten, ist eine systematische Optimierung der Kapazitäten notwendig. Abbildung 1 Der Mitarbeiter im Spannungsfeld des Ressourcenmanagements

4 Grundvoraussetzungen des Ressourcenmanagements Bevor es in medias res geht, möchten wir hier zunächst auf zwei wichtige Grundvoraussetzungen, Kapazität und Prozesszeremonie, eingehen. Kapazität Vor der Verplanung Ihrer Mitarbeiter sollten Sie die folgenden Punkte klären: Welche Arbeitszeitmodelle, zum Beispiel Vollzeit oder Teilzeit, gibt es? Welche Feiertage müssen berücksichtigt werden? Gelten die gleichen Feiertage für alle Mitarbeiter? Wie wird mit Urlaub, Krankheit und anderer Abwesenheit umgegangen? Soll diese die vorhandene Kapazität verringern oder auf Sonderprojekte gebucht werden? Wie gehen Sie mit Urlaubsanträgen um? Werden sie nur durch den Vorgesetzten genehmigt oder sollen die Projektleiter, in deren Projekte die Urlaubszeit fällt, auch hinzugezogen werden? Mit welchem Anteil produktiver Zeit rechnen Sie? Untersuchungen ergeben, dass maximal 70 % der normalen Arbeitszeit für produktive Arbeit genutzt werden kann. Möchten Sie ein Grundrauschen -Projekt anlegen oder soll die Zeit für Geburtstagsfeiern, s aufräumen und das Neustarten des PCs auf die jeweiligen Projekte gebucht werden? Nach der Klärung dieser Fragen gilt es, die Mitarbeiter im System richtig anzulegen und erst einmal die tatsächlich verfügbare Kapazität festzustellen. Dabei ist es nicht verwunderlich, dass ein Vollzeit-Mitarbeiter pro Jahr unter Berücksichtigung der oben stehenden Faktoren auf etwa 150 Tage produktiver Arbeitszeit kommt. Prozesszeremonie Die zweite und gleichzeitig die Kernfrage des Ressourcenmanagements ist abhängig von der Organisation und Vorgehensweise in Ihrem Unternehmen. Die unterschiedlichen Ansätze werden durch die folgenden Fragen bestimmt: Wie viel Zeremonie bei der Verplanung von Mitarbeitern muss eingehalten werden? Unter Zeremonie verstehen wir die Notwendigkeit, Entscheidungen zu dokumentieren und Vertragsschlüsse herbeizuführen. Wie ist die interne Organisation aufgestellt? Verfügen Sie über eine zentrale Stelle für das Ressourcenmanagement? Werden die Mitarbeiter von ihren jeweiligen Teamleitern oder Abteilungsleitern verbucht? Verfügen Sie über eine Linienorganisation? Wie lange gilt eine Buchung? Nur für die nächsten 2 Wochen oder verbindlich für 2 Jahre? Wie viele Projekte laufen gleichzeitig ab, und wie hoch ist die durchschnittliche Buchung eines Mitarbeiters auf ein Projekt?

5 Typen der Ressourcenbeantragung Bei der Einführung muss immer situativ entschieden werden, welche Vorgehensweise und technische Unterstützung für die eigene Organisationsform am besten geeignet ist. Wir unterscheiden hierbei vier Typen, für die wir jeweils spezielle technische Lösungsansätze entwickelt haben. Diese Stufen sowie die entsprechenden Lösungsansätze werden im Nachfolgenden genauer ausgeführt. Abbildung 2 Die vier Typen der Ressourcenbeantragung und -buchung

6 Typ 1, Ressourcenbuchung auf Zuruf Die Ressourcenbuchung auf Zuruf ist ein pragmatischer Ansatz zur Verbuchung von Mitarbeitern. Sie erlaubt Buchungs- und Planungsverantwortlichen einen einfachen Einstieg in das Thema Ressourcenmanagement. Sie ist geeignet für Unternehmen, die Ressourcenmanagement neu einführen möchten oder einen pragmatischen Ansatz der Ressourcenbuchung bevorzugen. Ziel ist es, ohne organisatorische oder technische Hürden den Einsatz der Mitarbeiter zu verbessern. Die Vorgehensweise beruht auf dem Ansatz Jeder darf alles. Jeder Projektleiter darf jede Ressource buchen. Jeder Ressourcenmanager kann in jedes Projekt hineinregieren. Das klingt praxisuntauglich, ist aber ein hervorragender Einstieg in das Thema Ressourcenmanagement. Überlastungen werden aufgelöst, indem die Beteiligten miteinander telefonieren oder sich treffen. Die Diskussion, wer in welchem Projekt arbeitet, findet außerhalb der Software statt. Damit ist die Software zunächst nur eine Visualisierung des Status quo. Sie bringt aber von der ersten Minute an einen Mehrwert mit sich, da die Konsequenzen einer Entscheidung sofort sichtbar sind. Geeignet für Kleine Unternehmen Wenige Projekte Unternehmen, bei denen Ressourcenmanagement, Abteilungsleiter und Projektleiter häufig in Personalunion auftreten Unternehmen, in denen erst Erfahrung mit dem Ressourcenmanagement gesammelt werden soll Vorteile Das Arbeiten mit der Software verunsichert niemanden. Bestehende Missstände werden visualisiert. Die Software erweckt nicht den Anschein, Mitarbeiter wegzurationalisieren. Der Weg für ein formaleres Ressourcenmanagement wird geebnet. Nachteile Die Lösung bietet geringe Formalität. Jeder Mitarbeiter hat Einblick in alle Vorgänge und verfügt über alle Rechte. Die einzelnen Vorgänge sind im Nachhinein schwer nachzuvollziehen. Ad-Hoc-Änderungen sind möglich. Abbildung 3 Projektübergreifende Ressourcenplanung mit dem itd Assignment Editor Technische Lösung Als technische Lösung empfehlen wir den Einsatz des itd Assignment Editors. Das von itdesign entwickelte Planungstableau für CA Clarity TM PPM erlaubt eine projektübergreifende Ressourcenplanung per Drag-and-Drop und stellt der Verbuchung einer Ressource die Verfügbarkeit gegenüber.

7 Typ 2, Gemischte Ressourcenbuchung Ressourcenmanagement vom Typ 2 baut auf Typ 1 auf, fügt aber eine weitere Ebene, die Zusage, hinzu. Das bedeutet, dass zwar immer noch jeder Projektleiter jeden Mitarbeiter verbuchen darf, der verantwortliche Vorgesetzte des Mitarbeiters entscheidet aber in letzter Instanz, welche Buchung verbindlich wird. Das System unterscheidet zwischen unverbindlichen Vorausplanungen, verbindlichen Zusagen und einer Mischung beider Arten. Geeignet für Kleine bis mittlere Unternehmensgrößen mit vielen Projekten Unternehmen, für die die Devise Jeder darf alles nicht gilt Unternehmen, in denen Abteilungsleiter und Projektleiter über den Einsatz von Mitarbeitern verhandeln Unternehmen, in denen Ressourcenmanagement per Telefon betrieben wird Abbildung 4 Ressourcenbuchungen in CA Clarity TM PPM und deren Status Die unterschiedliche Behandlung der festen und unverbindlichen Zuordnung kann in folgendem Screenshot aus CA Clarity TM PPM im rechten Bereich eingesehen werden. Beachten Sie den Buchungsstatus in der dritten Spalte. Abbildung 5 Team-Ansicht in CA Clarity TM PPM mit gemischtem Buchungsstatus Vorteile Die Ressourcenbuchung erfolgt pragmatisch und schnell. Der Ressourcenmanager trifft letztendlich die Entscheidung. Zielgruppenspezifische Ansichten können erzeugt werden. Nachteile Das Verbindlich/Unverbindlich-Konzept muss kommuniziert und regelmäßig in Erinnerung gerufen werden. Dadurch ist Schulungsbedarf vorhanden. Es entstehen steigende Aufwände für die Einrichtung von CA Clarity TM PPM. Technische Lösung Die technische Lösung besteht in der Verwendung des itd Assignment Editors aus Typ 1 und einigen Standard-Ressourcenmanager-Ansichten in CA Clarity TM PPM, die unverbindliche und verbindliche Buchungen gegenüberstellen.

8 Typ 3, Formale Ressourcenanforderung Typ 3 zeichnet sich durch eine schwer überschaubare Organisationsstruktur aus. Die einzelnen Beteiligten begegnen sich nicht mehr zwangsläufig. Die Beantragung von Mitarbeitern läuft im Tool fortan wie ein Hauspostbrief ab. Ein Projektleiter fragt bei einem Buchungsmanager einen Mitarbeiter an. Er erhält daraufhin Vorschläge, die angenommen oder abgelehnt werden können. Vorteile Dieser Typ ist im Standard des CA Clarity TM PPM-Systems verwendbar. Es sind in CA Clarity TM PPM Buttons für das Vorschlagen, Buchen etc. vorhanden. CA Clarity TM PPM versendet konfigurierbare Nachrichten. Das System ist robust. Nachteile Eine Projektverschiebung führt zu Schwierigkeiten. Da die freigegebene Ressourcenkapazität in einem solchen Fall nicht mehr zum Projektverlauf passt, muss die beantragte Zeit erst freigegeben und anschließend neu beantragt werden. Ein erhöhter Schulungsbedarf entsteht. Der Prozess setzt ein tieferes Verständnis der Clarity-Ressourcen-Allokationskurven voraus. Geeignet für Große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und wenigen Projekten Unternehmen, in denen Abteilungsleiter, Projektleiter und Buchungsmanager als getrennte Rollen existieren Unternehmen, in denen die Mitarbeiter sich nicht zwangläufig begegnen Den Fall, dass eine dokumentierte Zuteilung als Vertragsschluss benötigt wird Unternehmen, in denen die langfristige Zusage von Mitarbeitern auf wenige Projekte der Normalfall ist Abbildung 6 Screenshot einer Standard-Liste von Ressourcenanforderungen in CA Clarity TM PPM Technische Lösung Da Typ 3 im Gegensatz zum späteren Typ 4 viele Beteiligte einbezieht, gleichzeitig aber über wenige Projekte, die zudem sehr zeitstabil geplant werden können, verfügt, empfehlen wir den Ressourcenbeantragungs-Prozess im Standard von CA Clarity TM PPM. Dieser kann über das Objekt Ressourcenanfrage (Englisch: Requisition) angesprochen werden und versendet Clarity-Standard-Benachrichtigungen.

9 Typ 4, Formale Ressourcenanforderung mit Rollen Der vierte Ressourcenmanagement-Typ, und damit die höchste Schule des Ressourcenmanagements, ist die optimale Wahl für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und vielen Projekten. Neben dem Standardfall der Beantragung eines Mitarbeiters werden auch Spezialfälle wie die Verschiebung von Projekten, das Umbesetzen eines Mitarbeiters sowie der kurzfristige Ausfall berücksichtigt. Das System bildet nicht nur einen vollständigen Vertragsschluss zwischen Beantragendem und Bereitsteller ab, sondern bietet stets ein Vier-Augen-Prinzip. Dieses gilt auch für das Zurückziehen eines Mitarbeiters aus einem Projekt. Geeignet für Große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und vielen Projekten Planungen mit kurzfristigen Änderungen durch Projektverschiebung, den kurzfristigen Ausfall von Mitarbeitern oder das Zurückziehen von Mitarbeitern aus dem Projekt Vorteile Dieser Typ erlaubt eine umfassende Abbildung der Realität in großen Unternehmen. Viele Spezialfälle werden abgebildet. Die Benutzung für Beantrager und Bereitsteller gestaltet sich einfach. Das 4-Augen-Prinzip gilt ausnahmslos. Nachteile Auch hier können Schulungen notwendig werden. Gegenüber Typ 3 fallen höhere Aufwände bei der Einführung an. Abbildung 7 Das 4-Augen-Prinzip zwischen Abteilungsleiter und Projektleiter Technische Lösung Kern der Lösung ist ein speziell von itdesign angepasster Ressourcenbeantragungs-Prozess, der die folgenden Anwendungsfälle abdeckt: Beantragung eines bestimmten Mitarbeiters oder einer bestimmten Rolle Unterbreiten eines Gegenvorschlags durch den Bereitsteller Projektverschiebung Projektabbruch Auswechseln eines Mitarbeiters im laufenden Projekt

10 Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Ressourcenmanagement Rückhalt von oben Jedes uns bekannte Ressourcenmanagement-Einführungsprojekt ist gescheitert, wenn es keinen Rückhalt durch das Top-Management gab. Ressourcenmanagement ist ein Thema, das nur schwierig von unten betrieben werden kann. Allenfalls der hier beschriebene Typ 1 bietet einen spielerischen Umgang mit dem Thema Ressourcenmanagement. Change Management Kommunizieren Sie das Thema Ressourcenmanagement aktiv. Bilden Sie Informationskreise, beziehen Sie Kritiker von Anfang an in die Gespräche mit ein. Pilotprojekt aufsetzen Pilotieren Sie das Thema Ressourcenmanagement in einer Abteilung, in der Sie sich echten Mehrwert versprechen. Bestenfalls ist das eine chronisch überlastete Abteilung, der niemand diese Überlastung abnimmt. Betriebsrat einbeziehen Informieren Sie den Betriebsrat. Stellen Sie klar, dass Ressourcenmanagement kein Transparenz-Erzwingungs-System ist, sondern, dass das Ziel darin besteht, eine langfristig gleichmäßige Auslastung im Sinne aller Beteiligten zu erreichen. Für Typ 3 und 4 Etablieren Sie organisatorische Verantwortlichkeiten, bevor Sie das System einführen. Stufenweise Einführung Statt eines Big Bang empfiehlt sich die Einführung in kleineren logisch-abgeschlossenen Schritten. Die stufenweise Gewöhnung der Anwender mithilfe von positiven Botschaftern erhöht die Akzeptanz. Ein persönlicher Tipp Sprechen Sie nicht von Ressourcen, sondern von Kollegen, Mitarbeitern oder Angestellten. Es geht hier um Menschen.

11 Und wie geht es jetzt weiter? Haben Sie noch Fragen? Möchten Sie eines der hier vorgestellten Systeme live sehen? Oder würden Sie gerne mit einem unserer Referenzkunden sprechen? Gerne unterstützen wir Sie bei Ihren Überlegungen, der Auswahl und Einführung eines hier vorgestellten Ansatzes oder der Anpassung Ihres CA Clarity-Systems. Senden Sie uns dazu einfach eine an itdesign - Ihr Partner für Beratung, Einführung und Betreuung itdesign ist seit 1999 Spezialist für Beratung und Software-Lösungen in den Bereichen Customer Relationship Management, CRM, und Project Portfolio Management, PPM. Als Technologiepartner des Herstellers CA Technologies verfügen wir nicht nur über ein hohes Produktverständnis, sondern entwickeln die Software-Lösung CA Clarity TM PPM mit eigenen Modulen, den itd AddOns, weiter. Wir bringen ausgewiesenes Projektmanagement-Know-how in die Zusammenarbeit mit Konzern-Bereichen wie IT und Forschung & Entwicklung sowie mit Unternehmensberatungen und IT-Dienstleistern. Gute Gründe für itdesign Stark in Konzeption und Realisierung Mehr als 10 Jahre Erfahrung Best Practices aus unterschiedlichen Branchen Entwicklungspartnerschaft mit dem marktführenden Hersteller Zertifizierte Berater Unser Leistungsspektrum Diese Kunden vertrauen uns Wir freuen uns auf Ihre Anfrage an ppm@itdesign.de.

12 Planen Sie Ihre Ressourcen optimal. Wir unterstützen Sie dabei. Folgen Sie itdesign auf: facebook.de/itdesign.de twitter.com/itdesigngmbh itdesign GmbH Karlstraße Tübingen Tel Fax info@itdesign.de